Interpretacja 0112-KDIL2-1.4011.124.2026.3.DJ

Interpretacja indywidualna
– stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanych stanów faktycznych i zdarzeń przyszłych w podatku dochodowym od osób fizycznych jest:

-     prawidłowe – w zakresie braku obowiązku obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy w odniesieniu do:

·      świadczeń dodatkowych oraz ubezpieczeń otrzymanych przez Uczestników Kongresu;

·      świadczeń w postaci transportu i noclegów otrzymanych przez Autorów w związku z delegowaniem ich za granicę;

·      świadczeń w postaci ubezpieczenia w związku z delegowaniem Autorów za granicę (w przypadku Autorów, z którymi Państwa nie łączy żadna umowa cywilnoprawna);

·      przychodów uzyskiwanych od Państwa przez Autorów z tytułu prowadzonej przez nich działalności gospodarczej;

-     nieprawidłowe – w pozostałym zakresie.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

4 lutego 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 4 lutego 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnili go Państwo pismami z 6 marca 2026 r. (wpływ 9 marca 2026 r.), z 20 kwietnia 2026 r. (wpływ 20 kwietnia 2026 r.) – w odpowiedzi na wezwania. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanów faktycznych i zdarzeń przyszłych

X (…) (dalej: „X” lub „Wnioskodawca”) jest posiadającą osobowość prawną (…) instytucją kultury wpisaną do Rejestru Instytucji Kultury prowadzonego przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w (…). X działa na podstawie ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 87 ze zm.) oraz swojego statutu. X jest podatnikiem VAT zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny.

W świetle statutu Wnioskodawcy, do jego zadań należy: (…).

X realizuje te zadania poprzez:

1.  (…)

Wnioskodawca nie prowadzi działalności w celu osiągnięcia zysku. X może osiągać zyski z prowadzonej przez siebie działalności, które przeznaczane są jednak w całości na działalność statutową X.

Zapraszani goście wydarzeń organizowanych przez X.

W ramach realizacji swoich zadań statutowych X organizuje m.in. Kongres (…) (dalej: „Kongres”), na który zaprasza uznanych na świecie tłumaczy literatury polskiej - zarówno z kraju, jak i z zagranicy. Program Kongresu obejmuje ich udział w prezentacjach, spotkaniach autorskich oraz panelach dyskusyjnych z udziałem pisarzy, krytyków literackich i wydawców, a także prowadzenie prelekcji.

Celem Kongresu jest zwiększenie liczby przekładów literatury polskiej na języki obce. Podczas wydarzenia tłumacze poznają nowe tytuły i autorów, które następnie rekomendują wydawcom w swoich krajach. W efekcie rośnie liczba publikacji polskich twórców na rynkach zagranicznych, co służy promocji kultury polskiej oraz realizacji misji X. Kongres jest finansowany z dotacji celowej na wydatki bieżące przyznane przez Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego.

Zaproszeni goście są zarówno rezydentami, jak i nierezydentami podatkowymi Rzeczypospolitej Polskiej (obywatelami państw Unii Europejskiej oraz krajów spoza Unii Europejskiej). Goście uczestniczą w wydarzeniu na podstawie imiennych zaproszeń. Z zaproszonymi osobami nie są zawierane umowy cywilnoprawne. Za udział w Kongresie goście nie otrzymują honorariów ani wynagrodzenia pieniężnego. Ich udział polega na uczestnictwie w wydarzeniach merytorycznych, w tym spotkaniach autorskich, panelach dyskusyjnych oraz prelekcjach. W założeniu zaproszeni goście mają swoją obecnością uświetnić Kongres oraz podwyższyć jego rangę. Tak jak wskazano, zaproszeni goście są zobowiązani uczestniczyć w określonych wydarzeniach odbywających się w ramach Kongresu, choć nie uzyskują z tego tytułu wynagrodzenia.

X przesyła uczestnikom zaproszenie na Kongres za pośrednictwem systemu B, umożliwiającego podpisanie dokumentacji w formie elektronicznej. Akceptując zaproszenie w systemie B, goście wyrażają zgodę na udział w Kongresie na warunkach określonych przez X oraz zobowiązują się do osobistego udziału w wydarzeniu.

Jednocześnie, akceptując zaproszenie, uczestnicy składają oświadczenie, że nie zaliczą do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z udziałem w Kongresie, które są ponoszone przez X. Złożenie powyższych oświadczeń oraz akceptacja warunków zaproszenia stanowią warunek udziału w Kongresie.

W związku z organizacją Kongresu X ponosi/będzie ponosił na potrzeby prowadzonej działalności statutowej wydatki.

Przybyli na Kongres goście mają zapewnione przez X świadczenia (dalej: „Świadczenia dodatkowe”) w postaci:

1.  wyżywienia (lunch w postaci szwedzkiego stołu podczas kongresu oraz napoje i przekąski w postaci szwedzkiego stołu w czasie przerw kawowych, goście są też zaproszeni na galę przyznania nagrody (…) z poczęstunkiem w formie szwedzkiego stołu …),

2.  noclegu ze śniadaniem,

3.  transportu do i z miejsca wydarzenia.

Goście nie dokonują samodzielnie zakupu noclegów i biletów transportu. Wyłoniony w przetargu operator kupuje zaproszonym gościom noclegi i dokonuje zakupu biletów na transport do i z miejsca wydarzenia (możliwy jest też zwrot poniesionych przez tłumaczy kosztów podróży). Następnie X rozlicza się z operatorem, który wystawia zbiorcze faktury.

Ponadto X planuje zapewnić zaproszonym gościom ubezpieczenie na czas pobytu w Polsce, którego zakres różni się w zależności od miejsca zamieszkania uczestnika. W przypadku osób mieszkających na terytorium Polski ubezpieczenie obejmuje następstwa nieszczęśliwych wypadków (NNW), mając na uwadze fakt, że goście ci powinni być objęci ubezpieczeniem zdrowotnym w ramach NFZ. Natomiast w odniesieniu do uczestników mieszkających poza granicami kraju ubezpieczenie obejmuje organizację oraz pokrycie niezbędnych z medycznego punktu widzenia kosztów leczenia w sytuacji nagłego zachorowania lub nieszczęśliwego wypadku, które wymagały bezzwłocznego podjęcia leczenia podczas pobytu na terytorium Polski (dalej: „Ubezpieczenia’’). Ubezpieczenie NNW to ubezpieczenie grupowe bez oznaczenia osób objętych ubezpieczeniem. Na potrzeby ubezpieczenia X podaje jedynie maksymalna liczbę ubezpieczonych bez podawania ich tożsamości. Zależnie od frekwencji w trakcie Kongresu liczba ubezpieczonych może być mniejsza lub równa maksymalnej liczbie zadeklarowanych osób. Z kolei ubezpieczenie dla osób mieszkających poza granicami Polski obejmujące koszty leczenia może przybrać postać ubezpieczenia grupowego bezimiennego lub ubezpieczenia grupowego imiennego. W przypadku ubezpieczenia grupowego imiennego, X wskazuje maksymalna liczbę osób objętą ubezpieczeniem oraz regiony świata, z których pochodzić będą osoby ubezpieczone. Ich dane podawane są tuż przed Kongresem, przy czym liczba osób faktycznie objętych ubezpieczeniem może być niższa niż maksymalna wskazana w polisie. Zatem na dzień zawarcia umowy a nawet na dzień przed Kongresem, X ani towarzystwo ubezpieczeniowe nie znają faktycznej liczby osób objętej ubezpieczaniem - tylko liczbę maksymalną. X do samego Kongresu nie zna więc liczby osób faktycznie objętych ubezpieczeniem.

Zakres ubezpieczenia w każdej edycji Kongresu może się różnić, ponieważ uzależniony jest od aktualnej oferty poszczególnych towarzystw ubezpieczeniowych.

Zapewnienie wyjazdu autorów za granicę.

Zgodnie ze swoimi zadaniami statutowymi, X wysyła swoich pracowników oraz polskich autorów (dalej: „Autorzy") za granicę w celu uczestnictwa w wydarzeniach literackich, promujących literaturę polską.

Uczestnictwo Autorów w tych wydarzeniach pozwala X realizować swoje zadania związane z promocją literatury za granicą, ponieważ dzięki interesującym wystąpieniom autorów zagraniczni czytelnicy chętniej sięgają po polskie książki, a tłumacze i wydawcy - częściej podejmują się ich przekładu i publikacji w swoich krajach.

Autorzy nie są pracownikami X. W związku z wyjazdem zagranicznym X zawiera z autorem umowę zlecenie, regulującą jego udział w wydarzeniu literackim. Autorzy mogą zawierać umowy jako osoby nieprowadzące działalności gospodarczej lub w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. W ramach umowy zlecenie Autor zasadniczo otrzymuje wynagrodzenie za działania podejmowane na rzecz X za granicą.

Zdarzają się sytuacje, w których Autor nie otrzymuje wynagrodzenia. Wówczas X nie podpisuje z Autorem umowy zlecenie, a jedynie wysyła zaproszenie, które wymaga potwierdzenia. Akceptując zaproszenie Autor wyraża zgodę na udział w wydarzeniu, na warunkach określonych przez X oraz zobowiązuje się do osobistego udziału w wydarzeniu. Dodatkowo, akceptując zaproszenie. Autorzy składają oświadczenie, że nie zaliczą do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z udziałem w wydarzeniu, które są ponoszone przez X. Złożenie powyższych oświadczeń oraz akceptacja warunków zaproszenia stanowią warunek udziału w wydarzeniu.

Z kolei pracownicy X są delegowani przez X na wyjazdy zagraniczne, w szczególności na (…), w celach organizacyjnych i merytorycznych związanych z realizowanymi projektami, a także jako osoby wspierające wyjazdy Autorów reprezentujących X za granicą i dbające o prawidłową organizację wyjazdu. Pracownicy w szczególności: organizują, nadzorują i koordynują stoiska targowe, a także przebieg spotkań autorskich, warsztatów i innych wydarzeń organizowanych przez X w celu promocji polskiej literatury za granicą, zapewniają dokumentację fotograficzną, potwierdzają prawidłowy przebieg wydarzeń, relacjonują przebieg imprezy. Podczas wyjazdów odbywają się także spotkania branżowe (biznesowe) z tłumaczami, agentami, dziennikarzami oraz organizatorami (…) targów i imprez literackich. W czasie tych spotkań pracownicy X zachęcają do wydawania książek polskich autorów za granicą (często obecnych na wydarzeniach), opowiadają o polskiej literaturze, udzielają generalnych informacji o polskim rynku książki, pomagają w łączeniu wydawców z tłumaczami oraz przedstawiają ofertę programów X.

W związku z wyjazdami X zapewnia pracownikom i Autorom transport oraz nocleg, do miejsc wydarzeń za granicą, w którym z ramienia X mają uczestniczyć.

Wskazane koszty X pokrywa bezpośrednio. Faktury są wystawiane na X. Autor oświadcza, że nie zalicza do kosztów uzyskania przychodów kosztów transportu oraz noclegu, tj. faktur, rachunków, biletów i innych dokumentów, które są ponoszone zgodnie z umową przez X. Obowiązek ten nie dotyczy pracowników, bowiem nie są oni delegowani na zagraniczne wyjazdy w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, a w ramach stosunku pracy z X.

Zdarzają się sytuacje, w których pracownik lub Autor sam pokrywa koszty transportu oraz noclegu, jednak w tym przypadku koszty podlegają zwrotowi przez X na rzecz pracownika lub Autora na podstawie dostarczonych faktur czy rachunków.

W niektórych przypadkach wartość noclegu przekracza limity określone w § 16 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190. dalej: „Rozporządzenie”).

Przekroczenie limitu jest dopuszczalne wyłącznie w uzasadnionych przypadkach, pod warunkiem sporządzenia pisemnego wyjaśnienia przez pracownika merytorycznego dokonującego zakupu noclegu. Wyjaśnienie to, a przez to przekroczenie limitu musi zostać zatwierdzone przez Dyrektora X.

X zapewnia również pracownikom i Autorom ubezpieczenie. X jest ubezpieczającym.

Ubezpieczenie obejmuje, do określonej kwoty limitu (sumy ubezpieczenia), w szczególności następujące ryzyka:

1.  (…)

(dalej: „Ubezpieczenie”).

Zakres ubezpieczenia w każdym okresie może się różnić, ponieważ uzależniony jest od aktualnej oferty poszczególnych towarzystw ubezpieczeniowych.

Umowa ubezpieczenia zostaje zawarta na czas określony, wynoszący co najmniej jeden rok w formie grupowej bezimiennej. Ochroną ubezpieczeniową obejmuje się określoną liczbę osób, przy czym minimalna liczba uczestników objętych ubezpieczeniem wynosi (…). W dacie zawarcia i trwania umowy i zapłaty składki ani X ani ubezpieczyciel nie zna ani konkretnej liczby osób, które będą objęte ubezpieczeniem w danym roku, ani ich tożsamości.

Umowa ubezpieczenia nie przewiduje obowiązku podawania danych osobowych poszczególnych osób objętych ochroną w momencie jej zawarcia. W praktyce oznacza to, że ubezpieczający nie dysponuje w tym momencie informacją ani o dokładnej liczbie osób, ani o ich tożsamości, które w przyszłości będą objęte ochroną ubezpieczeniową. Osoby te są deklarowane w momencie wyjazdu. Zatem grupa osób objęta ubezpieczeniem nie jest sprecyzowana.

Ubezpieczający zobowiązany jest do zgłoszenia osób objętych ubezpieczeniem najpóźniej w dniu ich wyjazdu. Zgłoszenie to dotyczy wszystkich osób korzystających z ochrony ubezpieczeniowej.

Wskazane świadczenia są/będą poniesione przez X w ramach/na potrzeby prowadzonej przez X działalności statutowej, w ramach których X zapewnia wskazane świadczenia dodatkowe zaangażowanym w nie pracownikom i Autorom. Tym samym X realizuje swoje zadania wynikające z odrębnych przepisów oraz statutu, w niektórych sytuacjach w ramach przedsięwzięć X generowane są niewielkie przychody. Takie działania podejmowane przez X służą więc realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw (art. 21 ust. 13 ustawy o PIT).

Ponadto, w piśmie z 6 marca 2026 r., stanowiącym uzupełnienie wniosku doprecyzowali Państwo podanie o następujące informacje.

X nie prowadzi ewidencji pozwalającej ustalić, czy zapraszani goście są osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej, czy osobami prowadzącymi działalność gospodarczą. Zaproszenia są wystawiane imiennie dla poszczególnych uczestników.

Zaproszenia na Kongres są przekazywane uczestnikom za pośrednictwem systemu B, który umożliwia elektroniczne podpisanie dokumentów. Akceptując zaproszenie w systemie B uczestnik potwierdza przyjęcie warunków udziału w Kongresie określonych przez X oraz zobowiązuje się do osobistego udziału w wydarzeniu.

Jednocześnie, akceptując zaproszenie, uczestnik składa oświadczenie, że nie zaliczy do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z udziałem w Kongresie, które są ponoszone przez X. Złożenie tego oświadczenia oraz akceptacja warunków zaproszenia stanowi warunek udziału w Kongresie. Uczestnicy Kongresu nie uczestniczą więc w nim w charakterze osób prowadzących działalność gospodarczą, ale indywidualnie zaproszonych gości.

Zaproszeni goście (uczestnicy Kongresu) nie są pracownikami X.

Pracownicy X, o których mowa w pytaniu nr 4 mają miejsce zamieszkania dla celów podatkowych (tzw. rezydencję podatkową) i nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce w rozumieniu art. 3 ust. 1 i 1a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przez „polskich autorów” (dalej „Autorzy”) należy rozumieć osoby fizyczne mające miejsce zamieszkania dla celów podatkowych (tzw. rezydencję podatkową) i nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce w rozumieniu art. 3 ust. 1 i 1a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Pracownicy X, o których mowa w pytaniu nr 4, w związku z delegowaniem za granicę odbywają podróż służbową w rozumieniu art. 77⁵ Kodeksu pracy.

W odniesieniu do uczestników Kongresu mieszkających na terytorium Polski oraz osób mieszkających poza granicami Polski, którym zapewniają Państwo ubezpieczenie grupowe bezimienne wyjaśnili Państwo, że:

X występuje w roli ubezpieczającego, natomiast ubezpieczonymi jest grupa bezimiennych osób o określonej liczbie.

Świadczenie lub odszkodowanie wypłacane jest ubezpieczonemu, osobie lub podmiotowi upoważnionym do odbioru świadczenia lub odszkodowania, a w przypadku refundacji kosztów - osobie lub podmiotowi, które faktycznie poniosły te koszty.

Jak już podkreślono w uzasadnieniu prawnym wniosku, zapewnienie ochrony ubezpieczeniowej zaproszonym gościom w trakcie Kongresu, realizuje przede wszystkim interes Wnioskodawcy jako podmiotu organizującego wydarzenie i ponoszącego odpowiedzialność za realizację projektu. Ubezpieczenie stanowi element zabezpieczenia ryzyk związanych z wykonywaniem pracy lub czynności twórczych przez uczestników Kongresu, a jego zapewnienie jest przejawem dochowania należytej staranności przez ubezpieczającego.

W konsekwencji świadczenia te, choć zapewniane uczestnikom, służą przede wszystkim zabezpieczeniu ryzyk związanych z pełnieniem przez X roli organizatora wydarzenia, które mogą wystąpić w trakcie Kongresu.

Wnioskodawca jest (…) instytucją (…) posiadającą osobowość prawną. W ramach realizacji swoich zadań statutowych X organizuje Kongres. Wydarzenie to jest finansowane z dotacji celowej, przyznanej przez Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, a więc ze środków Wnioskodawcy.

Na wysokość składki ubezpieczeniowej wpływają m.in. suma ubezpieczenia lub suma gwarancyjna, zakres i okres ubezpieczenia, czynniki ryzyka, częstotliwość opłacania składki, wiek ubezpieczonych, liczba osób objętych ochroną ubezpieczeniową oraz indywidualna ocena ryzyka ubezpieczeniowego.

Składka ubezpieczeniowa ustalana jest ryczałtowo i odnosi się do całej, zmiennej grupy osób objętych ubezpieczeniem, bez możliwości wyodrębnienia części składki przypadającej na konkretną osobę.

Na potrzeby zawarcia umowy ubezpieczenia X wskazuje maksymalną liczbę osób objętych ochroną ubezpieczeniową, bez podawania ich tożsamości.

W zależności od faktycznej frekwencji podczas Kongresu liczba ubezpieczonych może być mniejsza lub równa maksymalnej liczbie zadeklarowanych osób, dla których wykupiono ubezpieczenie.

W chwili zawarcia umowy ubezpieczenia oraz zapłaty składki Wnioskodawca nie zna dokładnej liczby ani danych personalnych zaproszonych gości.

W przypadku ubezpieczenia grupowego bezimiennego Wnioskodawca nie jest zobowiązany do przekazywania ubezpieczycielowi danych personalnych poszczególnych osób objętych ochroną ubezpieczeniową. Z informacji uzyskanych od ubezpieczyciela wynika, że w przypadku zawarcia umowy ubezpieczenia w formie grupowej bezimiennej ochroną ubezpieczeniową muszą być objęte wszystkie osoby należące do grupy określonej w umowie ubezpieczenia, stanowiącej jednolitą zbiorowość.

X przesyła uczestnikom zaproszenia na Kongres za pośrednictwem systemu B, który umożliwia podpisanie dokumentacji w formie elektronicznej. Akceptując zaproszenie w systemie B, goście wyrażają zgodę na udział w Kongresie na warunkach określonych przez X oraz zobowiązują się do osobistego udziału w wydarzeniu.

W edycji Kongresu w 2026 r. X nie przekazywał zaproszonym gościom informacji o objęciu ich ubezpieczeniem. X rozważa jednak w przyszłości uzupełnienie treści zaproszenia o informacje dotyczące objęcia uczestników ubezpieczeniem grupowym poprzez zamieszczenie odpowiedniej wzmianki w części odnoszącej się do warunków udziału w wydarzeniu. Na moment sporządzania niniejszych wyjaśnień goście Kongresu nie wiedzą więc o chęci X objęcia ich ochroną ubezpieczeniową. W edycji Kongresu w 2026 r. uczestnicy dostaną stosowne powiadomienia w momencie, kiedy X zdecyduje się objąć ich ochroną ubezpieczeniową.

Nie można powiedzieć, że ubezpieczeni uczestnicy Kongresu skorzystali lub skorzystają dobrowolnie z ubezpieczenia, gdyż w tym przypadku działa automatyzm, każdy uczestnik Kongresu jest objęty ubezpieczeniem decyzją Wnioskodawcy. Potwierdzenia zaproszeń wysyłane gościom nie przewidują i nie będą przewidywały możliwości odrzucenia ubezpieczenia.

Objęcie zaproszonych gości ochroną ubezpieczeniową na czas trwania Kongresu, w ocenie X, służy przede wszystkim realizacji interesu Wnioskodawcy jako organizatora wydarzenia oraz podmiotu odpowiedzialnego za prawidłową realizację projektu. Zapewnienie ubezpieczenia stanowi formę zabezpieczenia ryzyk związanych z wykonywaniem przez uczestników pracy lub działalności twórczej w trakcie Kongresu i jest przejawem dochowania należytej staranności przez ubezpieczającego.

Uczestnicy Kongresu mogą nawet nie mieć świadomości, że są objęci taką ochroną ubezpieczeniową. W tym przypadku działa automatyzm. W edycji Kongresu w 2026 r. zaproszeni goście zostaną poinformowani o objęciu ich ubezpieczeniem w momencie podjęcia takiej decyzji przez X. W kolejnych latach, jeśli X zdecyduje się na wykupienie ubezpieczenia dla zaproszonych gości, informacja o tym będzie przekazywana na etapie akceptacji zaproszenia na wydarzenie. Nie wydaje się również, że w ten sposób uczestnicy Kongresu zwiększają swoje aktywa lub unikają wydatku, który musieliby ponieść. Uczestnicy nie są zobowiązani do zakupu takiego świadczenia - mogliby uczestniczyć w Kongresie bez ochrony ubezpieczeniowej - nie jest ona warunkiem uczestnictwa w Kongresie. Jednocześnie X nie przewiduje sytuacji, w której zaproszony gość nie jest objęty ubezpieczeniem, ponieważ nie wyraził na to zgody. Działa więc automatyzm - z założenia wszyscy goście Kongresu będą objęci ubezpieczeniem.

W rezultacie świadczenie to, choć formalnie obejmuje uczestników wydarzenia, ma przede wszystkim na celu ograniczenie ryzyk związanych z pełnieniem przez X roli organizatora Kongresu.

Ponadto zapewnienie ochrony ubezpieczeniowej zwiększa atrakcyjność wydarzenia oraz sprzyja zapraszaniu uznanych twórców i ekspertów. Wpływa to na podniesienie rangi Kongresu oraz pozwala na pełniejszą realizację celów statutowych X związanych z promocją literatury.

W odniesieniu do uczestników Kongresu mieszkających poza granicami Polski, którym zapewniają Państwo ubezpieczenie grupowe imienne wyjaśnili Państwo co następuje:

X występuje w roli ubezpieczającego, natomiast ubezpieczonymi jest grupa imienna o określonej liczbie.

Odszkodowanie lub świadczenie z tytułu zawartej umowy ubezpieczeniowej wypłacane jest ubezpieczonemu lub osobie upoważnionej.

Należy wskazać, że zapewnienie ochrony ubezpieczeniowej zaproszonym gościom w trakcie Kongresu, realizuje przede wszystkim interes Wnioskodawcy jako podmiotu organizującego wydarzenie i ponoszącego odpowiedzialność za realizację projektu. Ubezpieczenie stanowi element zabezpieczenia ryzyk związanych z wykonywaniem pracy lub czynności twórczych przez uczestników Kongresu, a jego zapewnienie jest przejawem dochowania należytej staranności przez ubezpieczającego.

W konsekwencji świadczenia te, choć zapewniane uczestnikom, służą przede wszystkim zabezpieczeniu ryzyk związanych z pełnieniem przez X roli organizatora wydarzenia, które mogą wystąpić w trakcie Kongresu.

Dodatkowo zapewnienie takiej ochrony zwiększa atrakcyjność wydarzenia i ułatwia zapraszanie uznanych twórców oraz ekspertów, co wpływa na podniesienie rangi Kongresu oraz umożliwia pełniejszą realizację celów statutowych X związanych z promocją literatury. Wydatki ponoszone w tym zakresie są zatem ponoszone w interesie X.

Wnioskodawca jest (…) instytucją (…) posiadającą osobowość prawną. W ramach realizacji swoich zadań statutowych X organizuje Kongres. Wydarzenie to jest finansowane z dotacji celowej, przyznanej przez Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, a więc ze środków Wnioskodawcy.

Na wysokość składki ubezpieczeniowej wpływają m.in. zakres ubezpieczenia, cel podróży, okres ubezpieczenia, suma ubezpieczenia, częstotliwość opłacania składki, kursu euro, liczba ubezpieczonych i/lub zadeklarowanej liczby osobodni, indywidualnej oceny ryzyka.

Składka ubezpieczeniowa do zapłaty jest określona ryczałtowo, odnosi się do całej grupy osób objętych ubezpieczeniem.

Na potrzeby zawarcia umowy ubezpieczenia X wskazuje maksymalną liczbę osób objętych ochroną ubezpieczeniową oraz regiony świata, z których pochodzić będą osoby ubezpieczone. W chwili zawarcia umowy ubezpieczenia oraz zapłaty składki Wnioskodawca nie zna dokładnej liczby ani danych personalnych zaproszonych gości.

Dane zaproszonych gości podawane są ubezpieczycielowi tuż przed Kongresem, przy czym liczba osób faktycznie objętych ubezpieczeniem może być niższa niż maksymalna wskazana w polisie.

W zależności od faktycznej frekwencji podczas Kongresu liczba ubezpieczonych może być mniejsza lub równa maksymalnej liczbie zadeklarowanych osób, dla których wykupiono ubezpieczenie.

X przesyła uczestnikom zaproszenie na Kongres za pośrednictwem systemu B, który umożliwia podpisanie dokumentacji w formie elektronicznej. Akceptując zaproszenie w systemie B, goście wyrażają zgodę na udział w Kongresie na warunkach określonych przez X oraz zobowiązują się do osobistego udziału w wydarzeniu.

W edycji Kongresu w 2026 r. X nie przekazywał zaproszonym gościom informacji o objęciu ich ubezpieczeniem. X rozważa jednak w przyszłości uzupełnienie treści zaproszenia o informacje dotyczące objęcia uczestników ubezpieczeniem grupowym poprzez zamieszczenie odpowiedniej wzmianki w części odnoszącej się do warunków udziału w wydarzeniu. Na moment sporządzania niniejszych wyjaśnień goście Kongresu nie wiedzą więc o chęci X objęcia ich ochroną ubezpieczeniową. W edycji Kongresu w 2026 r. uczestnicy dostaną stosowne powiadomienia w momencie, kiedy X zdecyduje się objąć ich ochroną ubezpieczeniową.

Nie można powiedzieć, że ubezpieczeni uczestnicy Kongresu skorzystali lub skorzystają dobrowolnie z ubezpieczenia, gdyż w tym przypadku działa automatyzm, każdy uczestnik Kongresu jest objęty ubezpieczeniem decyzją Wnioskodawcy. Potwierdzenia zaproszeń wysyłane gościom nie przewidują i nie będą przewidywały możliwości odrzucenia ubezpieczenia.

Objęcie zaproszonych gości ochroną ubezpieczeniową na czas trwania Kongresu, w ocenie X, służy przede wszystkim realizacji interesu Wnioskodawcy jako organizatora wydarzenia oraz podmiotu odpowiedzialnego za prawidłową realizację projektu. Zapewnienie ubezpieczenia stanowi formę zabezpieczenia ryzyk związanych z wykonywaniem przez uczestników pracy lub działalności twórczej w trakcie Kongresu i jest przejawem dochowania należytej staranności przez ubezpieczającego.

Uczestnicy Kongresu mogą nawet nie mieć świadomości, że są objęci taką ochroną ubezpieczeniową. W tym przypadku działa automatyzm. W edycji Kongresu w 2026 r. zaproszeni goście zostaną poinformowani o objęciu ich ubezpieczeniem w momencie podjęcia takiej decyzji przez X. W kolejnych latach, jeśli X zdecyduje się na wykupienie ubezpieczenia dla zaproszonych gości, informacja o tym będzie przekazywana na etapie akceptacji zaproszenia na wydarzenie. Nie wydaje się również, że w ten sposób uczestnicy Kongresu zwiększają swoje aktywa lub unikają wydatku, który musieliby ponieść. Uczestnicy nie są zobowiązani do zakupu takiego świadczenia - mogliby uczestniczyć w Kongresie bez ochrony ubezpieczeniowej - nie jest ona warunkiem uczestnictwa w Kongresie. Jednocześnie X nie przewiduje sytuacji, w której zaproszony gość nie jest objęty ubezpieczeniem, ponieważ nie wyraził na to zgody. Działa więc automatyzm - z założenia wszyscy goście Kongresu będą objęci ubezpieczeniem.

W rezultacie świadczenie to, choć formalnie obejmuje uczestników wydarzenia, ma przede wszystkim na celu ograniczenie ryzyk związanych z pełnieniem przez X roli organizatora Kongresu.

Ponadto zapewnienie ochrony ubezpieczeniowej zwiększa atrakcyjność wydarzenia oraz sprzyja zapraszaniu uznanych twórców i ekspertów. Wpływa to na podniesienie rangi Kongresu oraz pozwala na pełniejszą realizację celów statutowych X związanych z promocją literatury.

W odniesieniu do Państwa pracowników i Autorów, którym zapewniają Państwo ubezpieczenie wyjaśnili Państwo, że:

X występuje w roli ubezpieczającego, natomiast ubezpieczonymi jest grupa bezimiennych osób o określonej liczbie. Beneficjentem ubezpieczenia może być ubezpieczony, uprawniony lub osoba trzecia.

Wnioskodawca jest państwową instytucją kultury posiadającą osobowość prawną. Na realizację swoich zadań statutowych X otrzymuje dotację podmiotową i dotacje celowe, przyznawane przez Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego. Środki przeznaczone na opłacenie składek ubezpieczeniowych pracowników oraz Autorów pochodzą z tych dotacji.

Wysokość składki zależy od wariantu ubezpieczenia, okresu ubezpieczenia, zakresu ubezpieczenia, wysokości sum ubezpieczenia i sum gwarancyjnych oraz ich podmiotów.

Umowa ubezpieczenia zostaje zawarta na czas określony, wynoszący co najmniej jeden rok, w formie grupowej bezimiennej. Ochroną ubezpieczeniową obejmuje się określoną liczbę osób, przy czym minimalna liczba uczestników objętych ubezpieczeniem wynosi (…). Składka na ubezpieczenia określona jest ryczałtowo. W dacie zawarcia i trwania umowy, i zapłaty składki ani X ani ubezpieczyciel nie zna ani konkretnej liczby osób, które będą objęte ubezpieczeniem w danym roku, ani ich tożsamości.

Umowa ubezpieczenia zawierana jest na czas określony, nie krótszy niż jeden rok w formie ubezpieczenia grupowego bezimiennego. Na etapie zawierania umowy oraz w momencie opłacania składki ani X ani ubezpieczyciel nie dysponują informacją o dokładnej liczbie osób, które w danym roku będą objęte ochroną ubezpieczeniową ani o ich tożsamości.

Z uwagi na charakter ubezpieczenia osoby objęte ochroną zgłaszane są każdorazowo przez ubezpieczającego dopiero w momencie wyjazdu. Wówczas przekazywane są dane personalne osób, które w danym czasie, tj. w okresie trwania konkretnego wyjazdu, będą objęte ochroną ubezpieczeniową. Procedura ta jest powtarzana przy każdym wyjeździć do wyczerpania limitu polisy.

Zatem w dniu zawarcia umowy ubezpieczenia oraz w chwili opłacenia składki X nie posiada wiedzy ani o liczbie planowanych wyjazdów w danym okresie ubezpieczenia, ani o liczbie pracowników i Autorów, którzy zostaną oddelegowani do udziału w tych wyjazdach, ani o tym bardziej o ich tożsamości. W konsekwencji nie jest możliwe ustalenie ani dokładnego kręgu osób objętych ubezpieczeniem, ani liczby osób, które ostatecznie skorzystają z ochrony ubezpieczeniowej w danym roku.

Ochrona ubezpieczeniowa obejmuje wszystkich pracowników oraz Autorów oddelegowanych przez X do wyjazdu bez pytania ich o wyrażenie chęci objęcia takim ubezpieczeniem.

W ocenie Wnioskodawcy, świadczenie w postaci ubezpieczenia zostało spełnione w interesie X. W ramach zawieranych umów o pracę (odpowiednich umów z Autorami), osoby te uczestniczą w aktywnościach X podejmowanych w ramach realizowanych przez X działalności statutowych. Zatem w sytuacji zaistnienia zdarzeń objętych ochroną X mógłby ponosić odpowiedzialność odszkodowawczą wobec pracowników lub Autorów. Zawarcie stosownej polisy w tym zakresie minimalizuje ryzyka X związane z tą odpowiedzialnością.

Świadczenia te nie są ponoszone przez Wnioskodawcę w celu powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść pracownik X lub Autor we własnym zakresie. Sam wyjazd jest realizowany w interesie X, a pracownicy X uczestniczą w tym wyjeździe w ramach swoich obowiązków, zaś Autorzy w ramach obowiązków wynikających z zawieranych umów z X lub realizacji swoich zobowiązań wobec X. Tym samym osoby te nie zawierałyby takich ubezpieczeń, gdyby nie konieczność wyjazdu w związku z realizacją obowiązków na rzecz X. Osoby te nie odnoszą więc w ocenie X korzyści osobistej wynikającej z zapewnionego ubezpieczenia. Jest ono ściśle powiązane z realizacją obowiązków przez pracowników X oraz Autorów wobec Wnioskodawcy.

Dodatkowo, w piśmie z 20 kwietnia 2026 r., stanowiącym uzupełnienie wniosku doprecyzowali Państwo podanie o następujące informacje.

Wniosek dotyczy zarówno zaistniałych stanów faktycznych, jak i zdarzeń przyszłych.

1.

W zakresie organizacji Kongresu przedmiotem wniosku jest organizacja Kongresu w 2026 r. i latach kolejnych. Z kolei w przypadku współpracy z Autorami wniosek obejmuje świadczenia realizowane przez Wnioskodawcę przed dniem złożenia wniosku, tj. w bieżącym roku oraz w okresach wcześniejszych, które odbywały się od 2024 r.

Z kolei zdarzenie przyszłe dotyczy świadczeń tego samego rodzaju, które Wnioskodawca zamierza kontynuować w przyszłości lub których wdrożenie jest rozważane, przy zachowaniu modelu działalności opisanego we wniosku (np. wprowadzenie ubezpieczenia uczestników Kongresu).

2.

W edycji Kongresu w 2026 r. planowano poinformowanie uczestników o objęciu ich ubezpieczeniem w formie pisemnej, z odpowiednim wyprzedzeniem, po akceptacji zaproszenia do udziału w wydarzeniu, z uwagi na względy organizacyjne i logistyczne. W związku z krótkim czasem pozostałym do organizacji Kongresu w 2026 r. oraz wydłużające się postępowanie interpretacyjne, X podjął decyzję o rezygnacji z przyznania tego świadczenia w tej edycji wydarzenia. Tym samym uczestnicy Kongresu w 2026 r. nie zostaną objęci ubezpieczeniem.

W odniesieniu do ewentualnych przyszłych edycji Kongresu, w przypadku podjęcia decyzji o objęciu uczestników ubezpieczeniem, informacja w tym zakresie będzie przekazywana uczestnikom z odpowiednim wyprzedzeniem, na etapie kierowania zaproszeń do udziału w wydarzeniu. Zatem uczestnik dowie się o fakcie ubezpieczenia na etapie zaproszenia, ale nie będzie miał wpływu na to czy przyjmuje ubezpieczenie czy nie. Jako uczestnik będzie nim objęty automatycznie.

3.

W odniesieniu do kolejnych edycji Kongresu, w przypadku podjęcia decyzji o ubezpieczeniu (uzależnionej m.in. od dostępności środków w ramach dotacji przeznaczonej na finansowanie Kongresu), stosowna informacja będzie przekazywana w formie pisemnej, w treści zaproszenia dotyczącej udziału w wydarzeniu. Oznacza to, że uczestnicy zostaną poinformowani o objęciu ubezpieczeniem przed akceptacją zaproszenia, ale będą nim objęci automatycznie (nie będą mieli możliwości wyboru czy chcą czy nie chcą być objęci ubezpieczeniem).

4.

Zgodnie z treścią wcześniejszych wyjaśnień, w edycji Kongresu w 2026 r. potwierdzenie zaproszenia wysłanego gościom nie przewidywało możliwości odrzucenia ubezpieczenia, co wynikało z faktu, że zaproszenie nie zawierało informacji o objęciu uczestników ubezpieczeniem. Jednocześnie planowana przez X informacja o ubezpieczeniu, przekazywana po akceptacji zaproszenia, również nie miała przewidywać możliwości rezygnacji z tego świadczenia. Ze względu na wydłużające się postępowanie interpretacyjne X podjął decyzję o rezygnacji z przyznania tego świadczenia w tej edycji wydarzenia. Tym samym uczestnicy Kongresu w 2026 r. nie zostaną objęci ubezpieczeniem.

W odniesieniu do przyszłych edycji Kongresu, w przypadku podjęcia decyzji o objęciu zaproszonych gości ubezpieczeniem, zaproszenie również nie będzie przewidywało możliwości rezygnacji z tego świadczenia. X przesyła uczestnikom zaproszenie na Kongres za pośrednictwem systemu, który umożliwia podpisanie dokumentacji w formie elektronicznej. Akceptując zaproszenie w systemie, goście wyrażają zgodę na udział w Kongresie na warunkach określonych przez X oraz zobowiązują się do osobistego udziału w wydarzeniu.

5.

Zgodnie z wcześniejszymi wyjaśnieniami Wnioskodawcy, w edycji Kongresu w 2026 r. informacja o objęciu uczestników ubezpieczeniem nie była elementem zaproszenia, lecz miała zostać przekazana na późniejszym etapie, po podjęciu przez X decyzji w tym zakresie. Ze względu na wydłużające się postępowanie interpretacyjne X podjął decyzję o rezygnacji z przyznania tego świadczenia w tej edycji wydarzenia. Tym samym uczestnicy Kongresu w 2026 r. nie zostaną objęci ubezpieczeniem.

Wskazane we wniosku stwierdzenie dotyczące wpływu zapewnienia ochrony ubezpieczeniowej na atrakcyjność wydarzenia odnosi się natomiast do ogólnej oceny tego rodzaju świadczenia z perspektywy organizacji Kongresu, a nie do sposobu komunikowania tej informacji w konkretnej edycji wydarzenia.

W odniesieniu do przyszłych edycji Kongresu, w przypadku podjęcia decyzji o objęciu uczestników ubezpieczeniem, planowane jest uwzględnienie informacji w tym zakresie już na etapie zaproszenia, co zapewni uczestnikom pełną wiedzę o warunkach udziału w wydarzeniu. Będzie również niewątpliwie wpływać na podniesienie rangi Kongresu.

6.

W odniesieniu do ubezpieczenia imiennego uczestników Kongresu mieszkających poza granicami Polski Wnioskodawca informuje, że informacje przedstawione w pkt 2-5 odnoszą się do wszystkich zaproszonych gości, zarówno zamieszkujących na terytorium Polski, jak i poza jej granicami.

7.

Zaproszeni goście (uczestnicy Kongresu), będący nierezydentami podatkowymi Rzeczypospolitej Polskiej, nie złożyli Wnioskodawcy certyfikatów rezydencji, wydanych przez właściwe organy administracji podatkowej państw ich miejsca zamieszkania w edycji Kongresu w 2026 r. Wnioskodawca nie planuje również ich pozyskania w późniejszych edycjach, przy czym w przypadku zaistnienia takiego obowiązku lub konieczności w celu wyłączenia obowiązku poboru ewentualnego podatku wynikającego z przepisów prawa lub interpretacji indywidualnej, stosowna dokumentacja będzie gromadzona.

8.

W odniesieniu do przekazywanych przez Państwa Świadczeń dodatkowych w postaci noclegu ze śniadaniem, transportu do i z miejsca wydarzenia dla uczestników Kongresu wyjaśnili Państwo, że:

a.

W przesyłanych zaproszeniach do uczestników Kongresu, w części dotyczącej warunków udziału w wydarzeniu, zawarta jest informacja o Świadczeniach dodatkowych. W edycji Kongresu w 2026 r. zaproszenia zostały już rozesłane.

b.

Przyjęcie zaproszenia do udziału w Kongresie jest równoznaczne z akceptacją warunków określonych przez X. W zaproszeniu zawarto informację, zgodnie z którą udział w wydarzeniu na przedstawionych zasadach wymaga ich akceptacji, a potwierdzenie udziału następuje poprzez akceptację zaproszenia w systemie.

Jednocześnie zaproszeni goście mogą nie skorzystać ze Świadczeń dodatkowych, jeżeli nie mają takiej potrzeby.

c.

W ocenie Wnioskodawcy, Świadczenia dodatkowe są spełniane przede wszystkim w interesie X. Celem ich przyznania jest zapewnienie udziału zaproszonych gości w Kongresie, co ma kluczowe znaczenie dla realizacji założeń organizacyjnych wydarzenia oraz jego poziomu merytorycznego.

Zaproszeni goście nie otrzymują wynagrodzenia za udział w Kongresie, a ich obecność wynika z zaproszenia wystosowanego przez X. Zapewnienie tych świadczeń umożliwia ich udział w wydarzeniu, w przypadku braku zapewnienia tych świadczeń, uczestnictwo większości z zaproszonych osób nie byłoby możliwe.

Jednocześnie świadczenia te służą przede wszystkim interesowi organizatora, gdyż obecność uznanych tłumaczy wpływa na rangę, poziom merytoryczny oraz odbiór Kongresu, a tym samym umożliwia pełniejszą realizację celów statutowych X.

d.

Przekazywane przez Wnioskodawcę Świadczenia dodatkowe nie przekroczą limitów określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

9.

W odniesieniu do zapewnionych przez Państwa pozostałych świadczeń w związku z delegowaniem polskich Autorów za granicę, w szczególności w zakresie transportu i noclegów wyjaśnili Państwo, że:

a.

Sformułowanie „pozostałe świadczenia” w związku z delegowaniem polskich Autorów za granicę należy rozumieć jako noclegi (w tym noclegi ze śniadaniem, jeśli taką usługę oferuje wybrany hotel) oraz transport do i z miejsc wydarzeń za granicą.

b.

Zagadnienie dotyczące informacji o tych świadczeniach dotyczy kwestii związanych z organizacją Kongresu i zostało już wyjaśnione w odpowiedzi na pytanie zawarte w pkt 8a.

Jednocześnie, w zakresie wyjazdów Autorów, informacja o świadczeniach dodatkowych jest przekazywana autorom delegowanym za granicę przed realizacją wydarzenia. Informacja ta jest zawarta odpowiednio w treści umowy zlecenia zawieranej z Autorem albo w treści zaproszenia kierowanego do Autora, w przypadku, gdy umowa nie jest podpisywana.

Skorzystanie z możliwości udziału w wydarzeniu na warunkach proponowanych przez X wymaga akceptacji odpowiednio umowy lub zaproszenia, co jest równoznaczne z przyjęciem określonych w nich zasad, w tym dotyczących świadczeń dodatkowych.

c.

Autorzy wyrażają zgodę na przyjęcie Świadczeń dodatkowych poprzez akceptację warunków współpracy - są one niezbędne do realizacji obowiązków Autora wynikających z umowy lub zasad współpracy wynikających z zaproszenia Autora. W przypadku zawarcia umowy zlecenia poprzez jej podpisanie, natomiast w przypadku braku umowy poprzez akceptację zaproszenia w systemie.

d.

Zdaniem Wnioskodawcy, świadczenia w postaci zapewnienia noclegu oraz transportu do i z miejsca wydarzenia Autorów są spełniane przede wszystkim w interesie X i są niezbędne do wykonania przez Autorów swoich obowiązków wobec X. Ich celem jest umożliwienie udziału Autorów w wydarzeniach organizowanych za granicą, co stanowi istotny element realizacji podstawowych zadań statutowych X, w szczególności w zakresie promocji literatury polskiej poza granicami kraju. Autorzy współpracujący z X wspierają X swoją obecnością w realizacji tych celów.

Jak wskazano we wniosku o interpretację, obecność Autorów na tego rodzaju wydarzeniach przekłada się na zwiększenie zainteresowania polską literaturą wśród zagranicznych odbiorców, a także sprzyja podejmowaniu decyzji o tłumaczeniu i publikacji polskich książek przez zagranicznych wydawców. Tym samym świadczenia te stanowią element realizacji zadań statutowych X.

e.

Autor nie byłby zobowiązany do ponoszenia wskazanych kosztów z własnych środków. W przypadku braku zapewnienia przez X świadczeń w postaci transportu oraz noclegu, udział Autora w danym wydarzeniu co do zasady nie doszedłby do skutku. To X wyszukuje i deleguje Autora na dane wydarzenie.

Udział Autorów w wydarzeniach zagranicznych następuje z inicjatywy X, na podstawie zawieranej umowy zlecenia albo na podstawie zaproszenia kierowanego do Autora. Zapewnienie świadczeń dodatkowych stanowi element organizacyjny umożliwiający realizację tego udziału. Autor nie byłby więc zobowiązany do przeznaczenia własnych środków na ww. koszty, gdyż jego wyjazd nie doszedłby po prostu do skutku.

f.

Zwrot kosztów lub zapewnienie świadczeń dodatkowych odbywa się na podstawie zawartej z Autorem umowy zlecenia, w której określone są przysługujące mu świadczenia, w tym w szczególności dotyczące transportu i noclegu.

W przypadku gdy umowa zlecenia nie jest zawierana, podstawą zapewnienia świadczeń jest zaproszenie kierowane do Autora, zawierające informacje o warunkach udziału w wydarzeniu, w tym o świadczeniach dodatkowych. Akceptacja zaproszenia przez Autora jest równoznaczna z przyjęciem tych warunków.

g.

W przypadku noclegu mogą zdarzyć się sytuacje, w których zostaną przekroczone limity określone w § 16 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie Strona 8 z 29 należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Przekroczenie limitu jest dopuszczalne wyłącznie w uzasadnionych przypadkach, pod warunkiem sporządzenia pisemnego wyjaśnienia przez pracownika merytorycznego dokonującego zakupu noclegu. Wyjaśnienie to, a przez to przekroczenie limitu musi zostać zatwierdzone przez Dyrektora X.

10.

W odniesieniu do pracowników, zasady obejmowania ich ochroną ubezpieczeniową w związku z podróżami służbowymi wynikają z wewnętrznego zarządzenia X dotyczącego zasad odbywania i rozliczania podróży służbowych. Zgodnie z jego treścią, na czas zagranicznej podróży służbowej pracodawca zapewnia pracownikowi ubezpieczenie w zakresie wynikającym z § 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. W celu realizacji tego obowiązku X nabywa corocznie polisę ubezpieczeniową o charakterze bezimiennym, obejmującą koszty podróży służbowych pracowników.

Powyższe uregulowania dotyczą wyłącznie pracowników i nie mają zastosowania do osób niebędących pracownikami.

W odniesieniu do Autorów, na dzień sporządzenia niniejszych wyjaśnień, w Instytucie brak jest odrębnych uregulowań dotyczących obejmowania ich ubezpieczeniem. Ewentualne kwestie w tym zakresie mogą być określane w treści umów cywilnoprawnych zawieranych z Autorami lub w zaproszeniach kierowanych do nich, a postanowienia w tych umowach będą wzorowane na wskazanych wyżej postanowieniach.

11.

W odpowiedzi na pytanie organu, czy na Państwu ciąży nałożony przepisami powszechnie obowiązującego prawa pracy obowiązek zapewnienia, sfinansowania uczestnikom Kongresu, pracownikom oraz Autorom świadczeń, o których mowa we wniosku, a będącym przedmiotem Państwa pytań [tj. (noclegu ze śniadaniem, transportu do i z miejsca wydarzenia oraz ubezpieczeń dla uczestników Kongresu) oraz (kosztów transportu, noclegu oraz ubezpieczeń pracownikom i Autorom) - a jeśli tak to proszę jednoznacznie wskazać te przepisy prawa (nazwę aktu prawnego wraz ze wskazaniem konkretnego przepisu wynikającego z tego aktu) wskazali Państwo, że powyższe pytanie nie stanowi elementu zdarzenia przyszłego, ale zapytanie o element oceny prawnej stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Ocena ta została przedstawiona szczegółowo we wniosku przez Stronę, a w postępowaniu interpretacyjnym jest wymagana od organu podatkowego.

Zgodnie z utrwalonym stanowiskiem sądów administracyjnych, organ interpretacyjny nie jest uprawniony do żądania od wnioskodawcy dokonania kwalifikacji prawnej przedstawionych okoliczności faktycznych. Wnioskodawca zobowiązany jest do przedstawienia stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego, natomiast ich ocena prawna należy do organu. W ślad za m.in. wyrokiem NSA z dnia 20 maja 2025 r., sygn. akt: I FSK 160/22, należy podkreślić, że „Organ może pytać o fakty, ale nie można tego mylić z pytaniem o kwalifikację prawną faktów. Kwalifikacji takiej dokonać ma bowiem organ interpretacyjny. ”

Wnioskodawca pragnie jednak udzielić odpowiedzi na pytanie w wezwaniu. Wnioskodawca wskazuje, że jego zdaniem w niniejszych stanach faktycznych i zdarzeniach przyszłych znajdą zastosowanie przepisy § 2, § 3, § 4, § 8, § 16, § 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190), w związku z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a i b ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 z późn. zm.).

Pytania

1)  Czy przekazane przez Wnioskodawcę Świadczenia dodatkowe stanowią przychód dla uczestników Kongresu (zaproszonych przez X gości) i tym samym Wnioskodawca zobowiązany jest jako płatnik podatku dochodowego od równowartości przedstawionych we wniosku Świadczeń dodatkowych do obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy od Świadczeń dodatkowych na rzecz uczestników Kongresu?

2)  Czy zagwarantowane przez Wnioskodawcę Ubezpieczenie stanowi przychód dla uczestników Kongresu i tym samym Wnioskodawca zobowiązany jest jako płatnik podatku dochodowego do obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy od Ubezpieczenia na rzecz uczestników Kongresu?

3)  Czy zapewnienie przedstawionych we wniosku pozostałych świadczeń w związku z delegowaniem polskich Autorów za granicę, w szczególności w zakresie transportu i noclegów, stanowią przychód po stronie Autorów i tym samym Wnioskodawca zobowiązany jest jako płatnik podatku dochodowego do obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy od tych świadczeń na rzecz Autorów?

4)  Czy zapewnienie przez Wnioskodawcę przedstawionego we wniosku Ubezpieczenia w związku z delegowaniem polskich pracowników i Autorów za granicę stanowi przychód po stronie pracowników i Autorów, i tym samym Wnioskodawca zobowiązany jest jako płatnik podatku dochodowego do obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy od Ubezpieczenia na rzecz pracowników i Autorów?

Państwa stanowisko w sprawie

Ad. 1

W ocenie Wnioskodawcy, w okolicznościach przedstawionych w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego X nie jest zobligowany do poboru zaliczki na PIT od równowartości Świadczeń dodatkowych poniesionych przez Wnioskodawcę. W opinii X, świadczenia na rzecz osób wskazanych w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego albo w ogóle nie stanowią przychodu albo korzystają ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT na warunkach określonych w przepisach wykonawczych, do których odnosi się ten przepis. Wnioskodawca nie ma więc obowiązku pobrania i odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy od Świadczeń dodatkowych.

Informacje ogólne

Wyrazem powszedniości opodatkowania w ustawie o PIT jest art. 9 ust. 1, zgodnie z którym opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku. Przychodami są zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy o PIT z pewnymi zastrzeżeniami (...) otrzymane lub pozostawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Wytyczne, w jaki sposób należy ustalić wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych zawiera art. 12 ust. 3 ustawy o PIT. Regulacja ta wskazuje, że wartość pieniężną nieodpłatnych świadczeń ustala się według zasad określonych w art. 11 ust. 2-2b ustawy o PIT.

Niezindywidualizowany odbiorca - stół szwedzki

Świadczenia, których nie można przypisać indywidualnemu odbiorcy, nie mogą stanowić przychodu beneficjenta podlegającego opodatkowaniu PIT. Dotyczy to w szczególności wyżywienia (lunch w postaci szwedzkiego stołu podczas Kongresu oraz napoje i przekąski w postaci szwedzkiego stołu w czasie przerw kawowych, poczęstunek w formie szwedzkiego stołu (…), w którym nie sposób określić, którzy z zaproszonych gości korzystać będą z przedmiotowych świadczeń, a którzy nie.

Pojęcie „nieodpłatne świadczenie” nie zostało zdefiniowane w jakiejkolwiek ustawie podatkowej. Z tych przyczyn niezbędne jest odwołanie się do orzecznictwa sądowego, aby zrozumieć znaczenie tego pojęcia. Analizując orzecznictwo sądowe można stwierdzić, że nieodpłatnym świadczeniem dla potrzeb przepisów o podatku dochodowym jest każde zdarzenie prawne i zjawisko gospodarcze, którego następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie zdarzenia prawne i gospodarcze, których skutkiem jest nieodpłatne, czyli niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie majątku danej osobie, mające konkretny wymiar finansowy.

Przysporzenie takie może polegać na zwiększeniu majątku (aktywów) bądź uniknięciu jego pomniejszenia, innymi słowy zaoszczędzeniu wydatków.

Ważne wskazówki odnośnie znaczenia pojęcia „nieodpłatne świadczenie” sformułował Trybunał Konstytucyjny (dalej: „TK”) w wyroku z dnia 8 lipca 2014 r. sygn. K 7/13 TK we wskazanym wyroku określił, jakie warunki musi spełniać dane świadczenie, aby można było mówić o przychodzie z tego tytułu.

Zdaniem TK przychód z nieodpłatnych świadczeń powstaje, gdy spełnione są łącznie następujące warunki:

·      Po pierwsze konieczne jest, aby świadczenie było spełnione za zgodą pracownika (pracownik skorzystał z nich w pełni dobrowolnie). Innymi słowy wszelkie świadczenia, z których skorzystanie jest obowiązkowe nie skutkują powstaniem przychodu.

·      Po drugie, świadczenia powinny być spełnione w interesie pracownika, a nie w interesie pracodawcy. Powinny ponadto przynosić mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby w przeciwnym razie ponieść samodzielnie.

·      Po trzecie, korzyść ta powinna być wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

Warto wskazać, że powyższe uwagi nie mają zastosowania wyłącznie do pracownika na gruncie przepisów prawa pracy. Dotyczą one również np. zleceniobiorców czy osób niezwiązanych z X umową zlecenia jak zaproszeni goście Kongresu - mogą więc mieć odpowiednie zastosowanie w przedstawionym przez Wnioskodawcę stanie faktycznym.

O sposobie określania tej wartości stanowi art. 11 ust. 2 oraz ust. 2a Ustawy o PIT. Wartość pieniężną świadczeń w naturze, z zastrzeżeniem ust. 2c oraz art. 12 ust. 2-2c określa się na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania.

Kwestia zapewnienia wyżywienia w postaci stołu szwedzkiego wskutek orzeczenia TK nie budzi wątpliwości i jest uznawana za świadczenie, które nie generuje przychodu po stronie osób korzystających. Tym samym nie jest zasadne opodatkowanie PIT w tej sytuacji. Wynika to z faktu, że w większości przypadków nie sposób jest określić, kto konkretnie i w jakim zakresie skorzystał z posiłków udostępnianych w ramach usługi cateringowej.

W orzecznictwie i interpretacjach wskazuje się, że tak długo jak nie jest możliwe przyporządkowanie konkretnych świadczeń do konkretnych odbiorców (np. ze względu na to, że dane świadczenie jest udostępniane grupie odbiorców jako całości), przychód z nieodpłatnego świadczenia nie powstanie: gdy świadczeń nie można przyporządkować do konkretnie oznaczonego pracownika, gdzie koszt ponoszony jest przez pracodawcę ryczałtowo za wszystkich pracowników bez względu na to, czy pracownik ze świadczeń skorzysta, czy też nie, brak jest podstaw do ustalenia dla konkretnego pracownika kwoty przychodu uzyskanego z tytułu finansowania przez pracodawcę kosztów imprez integracyjnych (okolicznościowych). (wyrok WSA we Wrocławiu z 19 września 2014 r. sygn. I SA Wr 1677/14)

Tożsame konkluzje potwierdza szereg interpretacji podatkowych:

Kluczowe znaczenie w przedmiotowej sprawie ma trzeci warunek opisany w wyroku Trybunału Konstytucyjnego. W ww. wyroku Trybunał orzekł, że aby nieodpłatne świadczenie stanowiło przychód podatkowy, powinna być to korzyść przypisana konkretnej osobie (indywidualnemu pracownikowi, osobie zatrudnionej na podstawie umowy o dzieło i umowy zlecenia), w ustalonej dla niej indywidualnie wysokości. Tym samym, nie można mówić o przychodzie podatkowym, w sytuacji, gdy przypisana wartość świadczenia byłaby jedynie wartością statystyczną (ustaloną np. przez podzielenie kosztów zakupu artykułów spożywczych, usług cateringowych czy usług gastronomicznych przez całkowitą liczbę pracowników lub innych osób zatrudnionych na umowę zlecenia i umowę o dzieło), a nie odzwierciedlałyby rzeczywistej korzyści odniesionej przez daną osobę.

Zatem bez elementu realnego w postaci otrzymania korzyści przez pracowników, osoby zatrudnione na podstawie umowy o dzieło i umowy zlecenia nie uzyskują one przychodu; nie występuje zdarzenie, z którym ustawa wiąże powstanie obowiązku podatkowego. Tym bardziej, bez skonkretyzowanego i indywidualnie przypisanego świadczenia, brak podstaw do określenia jego wysokości. Tak więc, zapewnienie artykułów spożywczych, usług cateringowych, usług gastronomicznych, nie oznacza uzyskania przychodu przez te osoby, gdyż nie ma podstaw, by świadczenie adresowane do wszystkich przypisać indywidualnym uczestnikom jako ich wymierną korzyść.

(interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 2 grudnia 2025 r. nr 0114-KDIP3-2.4011.871.2025.5.JK3)

Podobne stanowisko potwierdziły organy podatkowe w stosunku do szeregu powszechnie dostępnych świadczeń, gdy nie jest możliwe określenie ich zindywidualizowanego odbiorcy:

Mając na uwadze powyższe, nie ma możliwości ustalenia wartości świadczenia przypadającego na konkretnego pracownika z tytułu udostępnienia przez Państwa posiłków, zajęć sportowych oraz możliwości korzystania z siłowni. Pracownik nie uzyska przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń, o którym mowa w art. 12 ust. 1 w zw. z art. 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Nie będziecie Państwo zobowiązani do obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych z tego udostępnienia w. świadczeń.

(interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 21 lutego 2024 r. nr 0114-KDIP3-2.4011.959.2023.2.JK3)

Z tych przyczyn tak długo jak świadczenie usług cateringowych nie będzie zindywidualizowane na potrzeby danego gościa Kongresu i skonkretyzowane (tzn. X nie będzie w stanie określić, który z gości skorzystał z posiłku) w świetle powołanych interpretacji indywidualnych przychód z nieodpłatnego świadczenia w ogóle nie powstanie.

Dlatego też, zapewnienie stołu szwedzkiego dla zaproszonych gości, w większości sytuacji, nie powinno powodować powstania przychodu z nieodpłatnego świadczenia po ich stronie. Nie powinny więc wystąpić obowiązki płatnika związane z poborem podatku od tych świadczeń, o ile X nie jest w stanie ustalić kto i w jakim zakresie korzysta ze wskazanych świadczeń. Jeżeli X zaoferuje zindywidualizowany posiłek konkretnej osobie i będzie w stanie ten posiłek przyporządkować do konkretnego gościa, to takie świadczenie może powodować powstanie przychodu po stronie gościa. Może ono jednak korzystać ze zwolnienia z PIT na zasadach wskazanych poniżej.

Świadczenia indywidualne

Świadczenia, które można przypisać indywidualnemu odbiorcy, co do zasady mogą stanowić przychód ich beneficjenta, lecz w określonych okolicznościach przychód ten może korzystać ze zwolnienia z PIT.

Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT).

Obecnie właściwymi przepisami w tym zakresie są te ujęte w Rozporządzeniu.

Zdaniem X, powyższe zwolnienie można zastosować również do podróży osób niebędących pracownikami, a w szczególności do zaproszonych gości Kongresu, którzy zobowiązują się do osobistego udziału w wydarzeniu, w tym udziału w panelach, prelekcjach czy spotkaniach autorskich.

Jak podkreśla się w orzecznictwie i interpretacjach indywidualnych podróż nie jest utożsamiana z podróżą służbową - jest to każda podróż osoby współpracującej z X:

Pojęcie "podróż” należy definiować zgodnie ze znaczeniem, jakie ma ono w języku powszechnym. W języku powszechnym pojęcie to oznacza "przebywanie drogi do jakiegoś odległego miejsca. Nie będzie zatem podróżą przemieszczanie się na krótkich dystansach, w obrębie jednego miasta. Stąd, zasadnie organ uznał, że zwolnienie to nie obejmuje jazd o charakterze lokalnym, w obrębie miejscowości, w której jest siedziba banku.

(wyrok WSA w Warszawie z 26 września 2024 r. sygn. III SA Wa 1509/24).

Jeżeli więc określone Świadczenia dodatkowe związane z przyjazdem gości na zaproszenie X, które zapewnia X, są wskazane w treści Rozporządzenia, ich zapewnienie wskazanym we wniosku osobom może korzystać ze zwolnienia z opodatkowania PIT na warunkach wskazanych w Rozporządzeniu.

Zgodnie z powołanym już przepisem, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem - do wysokości określonej w Rozporządzeniu z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Zgodnie z art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zwolnienie określone w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ma zastosowanie, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

·      w celu osiągnięcia przychodów lub

·      w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub

·      przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podlegle lub przez nie nadzorowane, lub

·      przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5 w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Przepis ten warunkuje zastosowanie zwolnienia z podatku dochodowego (PIT) od tego, czy otrzymane świadczenia zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Sformułowanie „otrzymane świadczenia” jednoznacznie wskazuje, że aby możliwe było zastosowanie zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT, to osoba uzyskująca Świadczenia dodatkowe nie może zaliczyć ich wartości do kosztów uzyskania przychodu.

Powyższą konkluzję potwierdza interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowe Informacji Skarbowej w Warszawie z 1 lipca 2022 r. nr 0114-KDIP3-1.4011.366.2022.2.MS2, w której Dyrektor wskazał, że:

Aby zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) mogło mieć zastosowanie w odniesieniu do podróży odbywanych przez osoby niebędące pracownikami, otrzymane świadczenia nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów oraz musi być spełniona przynajmniej jedna dodatkowa przesłanka, wskazana w art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Na prawidłowość takich wniosków wskazuje również interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 11 lutego 2025 r. nr 0113-KDWPT.4011.255.2020.11.PPK: „Przepis ust. 1 pkt 16 lit. b stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

1)  w celu osiągnięcia przychodów lub

2)  w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub

3)  przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub

4)  przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Podobne stanowisko wyrażane jest powszechnie w interpretacjach indywidualnych.

W ocenie Wnioskodawcy, oba ww. warunki w przypadku Świadczeń dodatkowych (opisanych w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym) finansowanych przez X są spełnione. X finansuje te świadczenia w związku z prowadzoną działalnością statutową opartą na podstawie odrębnych przepisów, tj. ustawie o organizacji działalności kulturalnej. Jednocześnie wartość tych świadczeń nie jest zaliczana przez beneficjentów Świadczeń dodatkowych do kosztów uzyskania przychodów.

Mając na uwadze powyższe rozważania należy uznać, że do Świadczeń dodatkowych na rzecz wskazanych w treści wniosku beneficjentów zastosowanie ma zwolnienie od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT na warunkach określonych w Rozporządzeniu. Taki wniosek potwierdza szereg interpretacji indywidulanych wydawanych przez organy podatkowe, w tym: interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 11 lutego 2025 r.. nr 0113-KDWPT.4011.255.2020.11.PPK, z dnia 1 lipca 2022 r. nr 0114-KDIP3-1.4011.366.2022.2.MS2, z dnia 9 grudnia 2025 r. nr 0113-KDIPT2-3.4011.796.2025.1.GG.

Co istotne, w ocenie X, bez znaczenia dla potrzeb stosowania art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT pozostaje sposób zapewnienia w tym przypadku Świadczeń dodatkowych (zwrot kosztów przejazdu lub zapewnienie noclegu).

Powyższe konkluzje zostały potwierdzone w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 18 października 2010 r. nr IPPB4 /415-554/10-6/SP:

Należy zauważyć, iż dla kwalifikacji wydatków poniesionych w związku z podróżą osoby fizycznej mającej miejsce zamieszkania w Polsce, forma płatności, tj. bezpośrednio przez Spółkę czy na zasadzie zwrotu poniesionych kosztów nie ma żadnego znaczenia dla powstania obowiązku podatkowego.

Na możliwość stosowania odpowiednich postanowień Rozporządzenia np. do gości specjalnych wskazuje interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 5 lutego 2020 r. nr 0112-KDIL3-2.4011.459.2019.1.TR, która w ocenie X może być odpowiednio stosowana do sytuacji Wnioskodawcy.

W związku z powyższym, świadczenia dodatkowe w postaci sfinansowania zaproszonym gościom przez Wnioskodawcę kosztów transportu (zakup biletów lotniczych i kolejowych) oraz zwrot kosztów podróży na podstawie przedstawionych biletów korzystają ze zwolnienia na zasadach wynikających z w. rozporządzenia. W odniesieniu do kosztów noclegów należy wyjaśnić, że w myśl § 8 ust. 1 ww. rozporządzenia, za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1 (ust. 2 § 8 w. rozporządzenia). Zgodnie z § 8 ust. 3 rozporządzenia, pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu, i który nie przedłożył rachunku, o którym mowa w ust. 1, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. Zgodnie z § 16 ust. 1 rozporządzenia, za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1 (§ 16 ust. 3 w. rozporządzenia). Reasumując: w sytuacji gdy koszty opisanych świadczeń dodatkowych dla gości nieprowadzących działalności gospodarczej w całości będą korzystały ze zwolnienia od podatku dochodowego, na Wnioskodawcy z tytułu sfinansowania tych świadczeń nie będą ciążyły obowiązki płatnika.

Tożsame konkluzje wynikają z interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 17 lutego 2020 r. nr 0114-KDIP3-2.4011.611.2019.2.JK2. W piśmie tym stan faktyczny został przedstawiony m.in. w poniższy sposób:

Wydarzenia odbywają się zarówno w Polsce jak i poza terytorium Polski.

Wnioskodawca refunduje lub bezpośrednio pokrywa wydatki, o których mowa we wniosku wszystkim zagranicznym oraz polskim twórcom (tj. autorom, ilustratorom, tłumaczom i innym twórcom), specjalistom, dziennikarzom, aktorom i wszystkim innym osobom uczestniczącym w Wydarzeniach.

Uczestnicy Wydarzeń zazwyczaj nie mają i w przyszłości zazwyczaj nie będą mieli zawartych umów, np. umów zlecenia, umów o dzieło lub innych podobnych umów. Jednakże może się zdarzyć, że Wnioskodawca zawrze z uczestnikami Wydarzeń tego typu umowy.

W przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą, którzy uczestniczą w Wydarzeniach, ich udział jest związany z prowadzeniem przez nich działalności gospodarczej.

Zwrot kosztów przelotu lub przejazdu

W przypadku Świadczeń dodatkowych zindywidualizowanych takich jak zapewnienie lub zwrot kosztów przelotu lub przejazdu, w ocenie Wnioskodawcy, zastosowanie znajdzie zwolnienie z PIT zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT. W ocenie X spełnione są również przesłanki z art. 21 ust. 13 ustawy o PIT w postaci niezaliczenia do kosztów uzyskania przychodów dodatkowych świadczeń przez beneficjentów oraz, że poniesiony koszt na Świadczenia dodatkowe służy X zarówno celu realizacji zadań statutowych jako jednostki działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw.

W myśl § 3 ust. 1 Rozporządzenia, środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje (§ 3 ust. 2 Rozporządzenia).

Przy czym, zgodnie z § 3 ust. 3 Rozporządzenia, na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.

Stosownie do § 3 ust. 4 Rozporządzenia, w przypadkach, o których mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym.

Zatem, w przypadku, gdy Wnioskodawca chce pokryć koszty biletów, koszty paliwa, koszty podróży komunikacją zbiorową według przedstawionych rachunków (jednak nie więcej niż limit wynikający z Rozporządzenia), w jego ocenie będą one zwolnione z PIT do wysokości limitu zwolnienia wynikającego z odpowiednich regulacji Rozporządzenia właściwych dla każdej kategorii i rodzaju kosztów.

Na prawidłowość powyższych tez wskazuje interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 30 września 2021 r. nr 0112-KDIL2-1.4011.641.2021.1.TR (mająca odpowiednie zastosowanie do sytuacji X):

Odnosząc powyższe uregulowania prawne na grunt niniejszej sprawy stwierdzić należy, że zwrot kosztów dojazdu z miejsca zamieszkania szkolonego do miejsca szkolenia i powrotu do miejsca zamieszkania, jaki otrzymują uczestnicy szkoleń (nauczyciele) dojeżdżający z miejscowości zamieszkania do miejscowości, gdzie znajduje się Uczelnia - przy spełnieniu warunków wynikających z art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych - korzysta ze zwolnienia wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy, do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. W związku z powyższym, na Wnioskodawcy nie spoczywają obowiązki płatnika związane z obliczeniem, pobraniem i odprowadzeniem zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych ani sporządzeniem informacji PIT-11 w związku z wypłacanymi należnościami.

Podobne stanowisko w stosunku do zapewnienia przejazdu zaproszonych gości potwierdza interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 5 lutego 2020 r. nr 0112-KDIL3-2.4011.459.2019.1.TR:

W związku z powyższym, świadczenia dodatkowe w postaci sfinansowania zaproszonym gościom przez Wnioskodawcę kosztów transportu (zakup biletów lotniczych i kolejowych) oraz zwrot kosztów podróży na podstawie przedstawionych biletów korzystają ze zwolnienia na zasadach wynikających z ww. rozporządzenia.

Reasumując, przychód ze Świadczeń dodatkowych (zwrot kosztów przejazdu) będzie korzystał ze zwolnienia z podatku. Tym samym X nie będzie zobowiązany do obliczenia, pobrania i zapłaty podatku dochodowego z tytułu takich świadczeń.

Zapewnienie zakwaterowania/noclegu

W przypadku Świadczeń dodatkowych zindywidualizowanych takich jak zapewnienie noclegu, w ocenie Wnioskodawcy, zastosowanie znajdzie zwolnienie z PIT zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT. Konsekwentnie X uważa, że spełnione są również przesłanki z art. 21 ust. 13 ustawy o PIT w postaci niezaliczenia do kosztów uzyskania przychodów dodatkowych świadczeń przez beneficjentów oraz, że poniesiony koszt na Świadczenia dodatkowe służy X realizacji zadań statutowych określonych w odrębnych przepisach.

Tym samym, zapewnienie noclegu (zakwaterowania) korzysta ze zwolnienia przedmiotowego do limitu określonego w § 8 ust. 1 oraz § 16 ust. 1 Rozporządzenia. Wnioskodawca wskazuje, że w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1 § 8 oraz w ust. 1 § 16 Rozporządzenia (§ 8 ust. 2 oraz § 16 ust. 3 Rozporządzenia).

Tożsame konkluzje wynikają z interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wydanej w podobnych okolicznościach faktycznych (zapraszanie gości i jurorów) na wydarzenia w Polsce:

przychód ze Świadczeń Dodatkowych (zapewnienie noclegu) będzie korzystał ze stosownych zwolnień wskazanych w Rozporządzeniu. Tym samym, Muzeum nie będzie zobowiązane do obliczenia, pobrania i zapłaty podatku dochodowego z tytułu takich świadczeń.

(interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowe Informacji Skarbowej z dnia 1 lipca 2022 r., nr 0114-KDIP3-1.4011.366.2022.2.MS2)

Reasumując, przychód ze Świadczeń dodatkowych (zapewnienie noclegu) będzie korzystał ze zwolnienia z podatku dochodowego. Tym samym, X nie będzie zobowiązany do obliczenia, pobrania i zapłaty podatku dochodowego z tytułu takich świadczeń.

Ad. 2

W ocenie Wnioskodawcy, w okolicznościach przedstawionych w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego zagwarantowane przez Wnioskodawcę Ubezpieczenie dla uczestników Kongresu nie stanowi przychodu albo ewentualnie korzysta ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT na warunkach określonych w przepisach wykonawczych powołanych w tym przepisie. Tym samym Wnioskodawca nie jest zobowiązany jako płatnik podatku dochodowego do obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy od Ubezpieczenia na rzecz zaproszonych gości.

Dla prawidłowej oceny skutków podatkowych przedmiotowego świadczenia kluczowe znaczenie ma przywoływany w niniejszym wniosku dorobek orzeczniczy TK, w szczególności wyrok z dnia 8 lipca 2014 r. sygn. akt K 7/13, który w sposób fundamentalny doprecyzował przesłanki uznania danego świadczenia za przychód z tytułu innych nieodpłatnych świadczeń po stronie pracownika.

TK jednoznacznie wskazał, iż nie każde świadczenie spełnione przez pracodawcę na rzecz pracownika może być automatycznie uznane za przychód podatkowy.

Zdaniem Trybunału, do kategorii innych nieodpłatnych świadczeń należą świadczenia, które:

·      zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie);

·      zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść;

·      korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

Odnosząc powyższe kryteria do przedstawionego stanu faktycznego, należy w pierwszej kolejności wskazać, iż zapewnienie ochrony ubezpieczeniowej zaproszonym gościom w trakcie Kongresu realizuje przede wszystkim interes Wnioskodawcy jako podmiotu organizującego i ponoszącego odpowiedzialność za realizację projektu. Ubezpieczenie stanowi element zabezpieczenia ryzyk związanych z wykonywaniem pracy lub czynności twórczych, a jego zapewnienie jest standardem należytej staranności po stronie Ubezpieczającego. Tym samym świadczenia te są zapewniane w interesie X i zabezpieczają te ryzyka X związane z pełnieniem przez X roli organizatora jakie mogą wystąpić w trakcie Kongresu. Co więcej, zapewnienie takiej ochrony uczestnikom Kongresu zwiększa szanse X na zaproszenia bardziej prominentnych gości, co podwyższa jego rangę i pozwala w pełniejszy sposób realizować cele statutowe X związane z promocją literatury. Wydatki w tym zakresie ponoszone są więc w interesie X.

Objęcie ochroną ubezpieczeniową nie prowadzi do powstania po stronie zaproszonych gości wymiernej korzyści majątkowej. Ubezpieczenie ma charakter grupowy. Ubezpieczenie NNW jest bezimienne i obejmuje/będzie obejmować co najmniej (…) osób. Z kolei ubezpieczenie dla osób mieszkających poza granicami Polski może przybrać postać ubezpieczenia grupowego bezimiennego lub ubezpieczenia grupowego imiennego i również obejmuje/będzie obejmować co najmniej (…) osób. W obu polisach ubezpieczeniowych na dzień zawarcia umowy ubezpieczenia nie są zidentyfikowane imiennie. Składka ubezpieczeniowa ustalana jest ryczałtowo i odnosi się do całej, zmiennej grupy osób, bez możliwości wyodrębnienia części przypadającej na konkretną osobę. W przypadku ubezpieczenia grupowego imiennego, dane personalne podawane są dopiero po zawarciu polisy tuż przed Kongresem.

W chwili zawarcia umowy ubezpieczeniowej i zapłaty składki Wnioskodawca nie zna dokładnej ilości oraz danych personalnych zaproszonych gości.

Brak możliwości przypisania konkretnej wartości świadczenia do konkretnego podatnika uniemożliwia powstanie przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przychód musi bowiem mieć charakter skonkretyzowany, realny i przypisany do określonego podmiotu, nie może być hipotetyczny ani zbiorczy.

Mając na uwadze powyższe, jeśli nie jest możliwe przypisanie poszczególnym osobom objętym ochroną ubezpieczeniową przychodu w określonej wysokości, nie będzie możliwe określenie poszczególnym pracownikom przychodu i w konsekwencji jego opodatkowanie.

Takie konkluzje potwierdza NSA w wyroku z 7 września 2021 r. sygn. akt: II FSK 216/19:

Z powyższego wynika, że w przypadku, gdy osoby ubezpieczone nie zostały z góry określone w umowie (załączniku do umowy, aneksie lub innym dokumencie) w sposób pozwalający na ich jednoznaczną identyfikację, jako osób ubezpieczonych od odpowiedzialności cywilnej, lecz są identyfikowane dopiero w chwili zajścia wypadku ubezpieczeniowego lub w chwili spełnienia świadczenia przez ubezpieczyciela, nie jest możliwe ustalenie przychodu w postaci otrzymania nieodpłatnych świadczeń przez poszczególnych ubezpieczonych, ponieważ brak jest podstaw do przyporządkowania im składek w dacie zawarcia umowy i opłacenia ich przez spółkę. Zdaniem Sądu w stanie faktycznym przedstawionym we wniosku nie ma możliwości określenia konkretnego przychodu przypadającego na konkretnego pracownika (członka zarządu) zgodnie z regulacją art. 11 ust. 2a pkt 2 u.p.d.o.f, do którego w zakresie ustalenia wartości pieniężnej świadczenia odsyła art. 12 ust. 3. Jeżeli zaś nie można ustalić wartości przychodu z nieodpłatnych świadczeń, to tymi samym nie może być on uwzględniony w podstawie opodatkowania, a w konsekwencji opodatkowany.

Tożsame konkluzje widzimy również w wyroku NSA z 8 kwietnia 2025 r. sygn. akt: II FSK 1639 24, w którym czytamy, że:

Naczelny Sąd Administracyjny stwierdza, że za przychód pracownika mogą być uznane tylko takie świadczenia, które zostały spełnione za jego zgodą i w jego interesie - a nie w interesie pracodawcy i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść, a korzyść ta jest wymierna i możliwa do przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna sposób ogólny dla wszystkich pracowników). Przychód powstaje wyłącznie w przypadku uzyskania realnego przysporzenia w postaci, a warunkiem uznania określonego świadczenia za przychód podatkowy jest możliwość przypisania poszczególnemu pracownikowi wymiernej, skonkretyzowanej wielkości uzyskanej korzyści z tego tytułu, ustalonej według zasad określonych w art. 11 ust. 1 u.p.d.o.f. w związku z art. 13 pkt 8 u.p.d.o.f.

Z kolei w wyroku NSA z 9 grudnia 2020 r., sygn. akt II FSK 2186/18 czytamy:

Uwzględniając pogląd Trybunału Konstytucyjnego, że art. 12 ust. 1 w związku z art. 11 ust. 1 oraz art. 12 ust. 3 w zw. z art. 11 ust. 2-2b u.p.d.o.f. rozumieć należy w ten sposób, że pojęcie "inne nieodpłatne świadczenie" oznacza przysporzenie majątkowe o indywidualnie określonej wartości, uznać należy, że dopóki taka wysokość nie zostanie w sposób precyzyjny opisana, brak jest podstaw do przypisania przychodu. Rację zatem ma WSA w Gdańsku, że w niniejszej sprawie nie ma możliwości określenia wysokości przychodu przypadającego na każdą z ubezpieczonych osób (odpowiadającego określonej części składki ubezpieczeniowej). Organ interpretacyjny ani w zaskarżonym akcie, ani w skardze kasacyjnej nie wyjaśnił kwestii obliczenia przychodu, który miałby być uwzględniony w podstawie opodatkowania, a w konsekwencji opodatkowany. Niewystarczające zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego są rozważania co do możliwości ustalenia zamkniętego i ograniczonego kręgu osób objętych ubezpieczeniem oraz stwierdzenie, że koszt opłaconej składki na ubezpieczenie OC stanowi nieodpłatne świadczenie. W sprawie nie jest kwestionowana możliwość każdorazowego ustalenia kręgu osób ubezpieczonych, czyli zidentyfikowanie członków zarządu i rady nadzorczej spółki. Istotą sporu jest natomiast możliwość ustalenia przypadającej na każdego z ubezpieczonych wartości nieodpłatnego świadczenia w postaci ubezpieczenia i w kontekście powstania przychodu uwzględnianego w podstawie opodatkowania. Organ interpretacyjny uchylił się w istocie od odpowiedzi na drugie pytanie i nie sprecyzował jak należałoby ustalić wartość, która miałaby stanowić podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Wobec powyższego Naczelny Sąd Administracyjny podziela pogląd Sądu pierwszej instancji, że skoro nie ma możliwości określenia wysokości przychodu przypadającego na konkretną osobę, w tym zarządzającego (prezesa zarządu i innych członków organów spółki), czyli wartości przychodu z nieodpłatnych świadczeń, to zgodnie z regulacją zawartą w art. 11 ust. 2a u.p.d.o.f, nie może być on uwzględniony w podstawie opodatkowania i w konsekwencji opodatkowany.

W świetle powyższego należy stwierdzić, iż w sytuacji, w której brak jest obiektywnej możliwości przyporządkowania wartości świadczenia ubezpieczeniowego do konkretnej osoby fizycznej, nie dochodzi do powstania przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o PIT.

Dla zaistnienia przychodu konieczne jest bowiem wystąpienie rzeczywistego, indywidualnie określonego przysporzenia majątkowego, przypisanego do konkretnego podatnika, a nie jedynie potencjalnej lub zbiorczej korzyści o charakterze abstrakcyjnym.

W konsekwencji, objęcie zaproszonych gości ochroną ubezpieczeniową w ramach opisanego modelu nie skutkuje powstaniem po ich stronie przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Tym samym, po stronie Wnioskodawcy nie powstają obowiązki płatnika w zakresie obliczenia, poboru oraz odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tego tytułu.

Jednakże, w sytuacji, w której Organ uzna, że wydatki z tytułu Ubezpieczenia stanowią przychód dla tych uczestników Kongresu, to zdaniem Wnioskodawcy przychód ten powinien podlegać zwolnieniu z podatku dochodowego od osób fizycznych i tym samym Wnioskodawca nie jest zobowiązany jako płatnik podatku dochodowego do obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy od Ubezpieczenia na rzecz zaproszonych gości.

Na wstępie należy zauważyć, że w ocenie Wnioskodawcy, uwagi Wnioskodawcy odnośnie możliwości zastosowania zwolnienia z PIT zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT znajdą odpowiednie zastosowanie.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT zwolnione od podatku są diety i inne należności za czas:

a)  podróży służbowej pracownika,

b)  podróży osoby niebędącej pracownikiem

- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c.

W opinii X pojęcie diet i inne należności za czas podróży obejmuje również ubezpieczenie zagranicznych gości uczestniczących w Kongresie, przewidziane w przepisach odpowiedniego Rozporządzenia.

Zgodnie § 19 Rozporządzenia w przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą.

Zwrot wskazanych kosztów następuje ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej, o których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2561. z późn. zm.).

Mając na uwadze powyższe, wskazane świadczenie korzysta ze zwolnienia z PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT. X chcąc zapewnić powyższe świadczenia dokonuje zakupu Ubezpieczenia, które pokrywa ryzyka związane z podróżą zapraszanych gości. Tym samym, w ocenie X, Ubezpieczenie powinno również korzystać ze zwolnienia od PIT.

Ad. 3

W ocenie Wnioskodawcy zapewnienie przedstawionych we wniosku w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym świadczeń w związku z delegowaniem polskich Autorów za granicę, w szczególności w zakresie transportu i noclegów, stanowi przychód po stronie Autorów korzystający ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT na warunkach określonych w przepisach wykonawczych, wskazanych w tym przepisie. Tym samym Wnioskodawca nie jest zobowiązany jako płatnik podatku dochodowego do obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy od tych świadczeń na rzecz Autorów.

W ocenie X, w odniesieniu do świadczeń, na rzecz Autorów wysyłanych przez X na wydarzenia zagraniczne realizujące cele statutowe X, korzystają one ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT.

Zgodnie z art. 21 ust. 11 pkt 16 lit. b ustawy o PIT zwolnione od podatku są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c.

Przepis ust. 1 pkt 16 lit. b stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

·      w celu osiągnięcia przychodów lub

·      w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub

·      przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub

·      przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5 w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Zdaniem X, wyjazdy Autorów na wydarzenia, podczas których promują oni polską literaturę lub realizują zadania o charakterze organizacyjnym i merytorycznym, wspierając tym samym realizację statutowych celów X, spełniają kryteria podróży osoby niebędącej pracownikiem. Wskazana wykładnia X jest zbieżna z przeważającym orzecznictwem i interpretacjami indywidualnymi.

Jak podkreślił Sąd Najwyższy w postanowieniu z 20 marca 2024 r. sygn. II USK 321/23:

W tej sytuacji pojęcie "podróż" należy definiować zgodnie ze znaczeniem, jakie ma ono w języku powszechnym. W języku powszechnym pojęcie to oznacza "przebywanie drogi do jakiegoś odległego miejsca". Tak rozumiane pojęcie podróż swym zakresem nie obejmuje stałych, rutynowych jazd wykonywanych na określonym w umowie obszarze w celu wykonania usług, gdyż nie stanowią one przebywania drogi do odległego miejsca. Z zakresu pojęcia podróż wyłączone są jazdy o charakterze lokalnym.

Jednocześnie zgodnie z otrzymywanymi przez X oświadczeniami Autorzy nie zaliczają w żaden sposób wartości zapewnionych świadczeń związanych z podróżą oraz zakwaterowaniem do kosztów uzyskania przychodów.

Świadczenia zostały poniesione w celu realizacji zadań statutowych związanych z promocją polskiej literatury, a w konsekwencji zostały poniesione w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw.

Dodatkowo, należy zauważyć, że w niektórych przypadkach w zakresie dodatkowych świadczeń, takich jak nocleg, wartość noclegu przekracza limity określone w § 16 ust. 1 Rozporządzenia.

Przekroczenie limitu jest dopuszczalne wyłącznie w uzasadnionych przypadkach, pod warunkiem sporządzenia pisemnego wyjaśnienia przez pracownika merytorycznego dokonującego zakupu noclegu. Wyjaśnienie to, a przez to przekroczenie limitu musi zostać zatwierdzone przez Dyrektora jednostki (tu: Dyrektora X).

Powyższe jest więc zgodne z art. 16 ust. 3 Rozporządzenia, które mówi, że w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit.

Należy zauważyć, że takie działanie jest aprobowane przez organy podatkowe. W interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 kwietnia 2025 r. nr: 0115-KDIT2.4011.134.2025.1.ENB, czytamy:

W związku z tym, skoro z uwagi na wskazane przez Panią okoliczności pracodawca wyraził zgodę na pokrycie udokumentowanych rachunkiem kosztów za noclegi również w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w § 16 ust. 1 rozporządzenia, to zwolnieniem przedmiotowym objęta jest cała kwota wynikająca z rachunku (bez ograniczenia do wysokości limitu).

Zgodzić się zatem z Panią należy, że - w sytuacji wyrażenia zgody przez pracodawcę na sfinansowanie rzeczywistych kosztów noclegu - kwota przekraczająca limit wynikający z załącznika do rozporządzenia nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Ze zwolnienia bowiem korzysta zwrot kosztów noclegu, w wysokości którą pracodawca zgodził się sfinansować.

Stanowisko to zostało potwierdzone również w odniesieniu do osób niebędących pracownikami, np. członków zarządu. W szczególności, w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowe Informacji Skarbowej z dnia 30 października 2025 r. nr: 0113-KDIPT2-3.4011.653.2025.2.KKA wskazano, że:

Jednakże przychód ten, w oparciu o przepis art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b, z zastrzeżeniem art. 21 ust. 13 w. ustawy może korzystać ze zwolnienia z opodatkowania do wysokości limitu określonego w ww. rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

W konsekwencji Państwo nie powinni pobierać zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych z ww. tytułu.

Tym samym do świadczeń przedstawionych we wniosku w związku z delegowaniem polskich Autorów za granicę, w szczególności w zakresie transportu i noclegów zastosowanie znajdzie zwolnienie od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT. X nie będzie więc zobowiązany do obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy od tych świadczeń na rzecz Autorów.

Odpowiednie zastosowanie znajdą uwagi oraz orzecznictwo i interpretacje indywidualne zawarte przez X w stanowisku dotyczącym pytania nr 1.

Ad. 4

W ocenie Wnioskodawcy, w okolicznościach przedstawionych w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przeszłego zagwarantowane przez Wnioskodawcę Ubezpieczenie w związku z delegowaniem polskich pracowników i Autorów za granicę nie stanowi przychodu albo ewentualnie korzysta ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT na warunkach określonych w przepisach wykonawczych powołanych w tym przepisie. Tym samym Wnioskodawca nie jest zobowiązany jako płatnik podatku dochodowego do obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy od Ubezpieczenia na rzecz pracowników i Autorów.

Na wstępie należy zauważyć, że w ocenie Wnioskodawcy, uwagi Wnioskodawcy - uzasadnienie w pkt 2 wniosku odnośnie argumentacji w zakresie, w którym Ubezpieczenia nie stanowią przychodu albo korzystają ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT znajdą odpowiednie zastosowanie.

W ślad za uzasadnieniem pytania 2, Wnioskodawca podkreśla, że dla prawidłowej oceny skutków podatkowych przedmiotowego świadczenia kluczowe znaczenie ma przywoływany w niniejszym wniosku dorobek orzeczniczy TK, w szczególności wyrok z dnia 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13, który w sposób fundamentalny doprecyzował przesłanki uznania danego świadczenia za przychód z tytułu innych nieodpłatnych świadczeń po stronie pracownika.

TK jednoznacznie wskazał, iż nie każde świadczenie spełnione przez pracodawcę na rzecz pracownika może być automatycznie uznane za przychód podatkowy.

Zdaniem Trybunału, do kategorii innych nieodpłatnych świadczeń należą świadczenia, które:

·      zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie);

·      zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść;

·      korzyść ta jest wymienia i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

Odnosząc powyższe kryteria do przedstawionego stanu faktycznego, należy w pierwszej kolejności wskazać, iż zapewnienie ochrony ubezpieczeniowej w związku z delegowaniem pracowników i Autorów za granicę realizuje przede wszystkim interes Wnioskodawcy jako podmiotu organizującego i ponoszącego odpowiedzialność za realizację projektów poza granicami kraju. Ubezpieczenie stanowi element zabezpieczenia ryzyk związanych z wykonywaniem pracy/zlecenia lub czynności twórczych w warunkach zagranicznych, a jego zapewnienie jest standardem należytej staranności po stronie podmiotu delegującego.

Co istotne, objęcie ochroną ubezpieczeniową nie prowadzi do powstania po stronie pracowników ani Autorów wymiernej, indywidualnej korzyści majątkowej. Ubezpieczenie ma charakter grupowy i obejmuje co najmniej (…) osób, które na dzień zawarcia umowy ubezpieczenia nie są zidentyfikowane imiennie, ani nawet co do faktycznej liczby osób korzystających z ubezpieczenia. Składka ubezpieczeniowa ustalana jest ryczałtowo i odnosi się do całej, zmiennej grupy osób, bez możliwości wyodrębnienia części przypadającej na konkretną osobę.

Dodatkowo, krąg osób objętych ochroną ubezpieczeniową ma charakter dynamiczny i może ulegać zmianom w trakcie obowiązywania polisy - zarówno po stronie pracowników, jak i Autorów. Oznacza to, że w praktyce nie istnieje obiektywna możliwość ustalenia wartości świadczenia przypadającej na daną osobę w danym okresie, co wyklucza spełnienie trzeciej z przesłanek wskazanych przez TK, tj. wymierności i indywidualizacji korzyści.

Brak możliwości przypisania konkretnej wartości świadczenia do konkretnego podatnika uniemożliwia powstanie przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przychód musi bowiem mieć charakter skonkretyzowany, realny i przypisany do określonego podmiotu, nie może być hipotetyczny ani zbiorczy.

Mając na uwadze powyższe, jeśli nie jest możliwe przypisanie poszczególnym osobom objętym ochroną ubezpieczeniową przychodu w określonej wysokości, nie będzie możliwe określenie poszczególnym pracownikom i Autorom przychodu i w konsekwencji jego opodatkowanie.

Powyższe konkluzje zostały potwierdzone w przywoływanych już wyrokach m.in.: w wyroku NSA z 7 września 2021 r. sygn. akt II FSK 216/19, w wyroku NSA z 8 kwietnia 2025 r., sygn. akt: II FSK 1639/24, czy w wyroku NSA z 9 grudnia 2020 r. sygn. II FSK 2186/18.

W świetle powyższego należy stwierdzić, iż w sytuacji, w której brak jest obiektywnej możliwości przyporządkowania wartości świadczenia ubezpieczeniowego do konkretnej osoby fizycznej, nie dochodzi do powstania przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o PIT.

Dla zaistnienia przychodu konieczne jest bowiem wystąpienie rzeczywistego, indywidualnie określonego przysporzenia majątkowego, przypisanego do konkretnego podatnika, a nie jedynie potencjalnej lub zbiorczej korzyści o charakterze abstrakcyjnym.

W konsekwencji, objęcie pracowników oraz Autorów ochroną ubezpieczeniową w ramach opisanego modelu, charakteryzującego się grupowym i nieimiennym zakresem ochrony oraz brakiem możliwości wyodrębnienia wartości świadczenia przypadającej na poszczególne osoby, nie skutkuje powstaniem po ich stronie przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Tym samym, po stronie Wnioskodawcy nie powstają obowiązki płatnika w zakresie obliczenia, poboru oraz odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tego tytułu.

W sytuacji, w której Organ uzna, że powyższe wydatki z tytułu Ubezpieczenia stanowią jednak przychód dla pracowników i Autorów, to zdaniem Wnioskodawcy przychód ten powinien podlegać zwolnieniu z podatku dochodowego od osób fizycznych i tym samym Wnioskodawca nie jest zobowiązany jako płatnik podatku dochodowego do obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy od Ubezpieczenia na rzecz pracowników i Autorów.

Na wstępie należy zauważyć, że w ocenie Wnioskodawcy, uwagi Wnioskodawcy odnośnie możliwości zastosowania zwolnienia z PIT zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT znajdą odpowiednie zastosowanie.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT zwolnione od podatku są diety i inne należności za czas:

a)  podróży służbowej pracownika,

b)  podróży osoby niebędącej pracownikiem

- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c.

W opinii X pojęcie diet i inne należności za czas podróży obejmuje Ubezpieczenie zarówno pracowników, jak i Autorów (wysyłanych za granicę przez X na potrzeby statutowe X) przewidziane w przepisach Rozporządzenia.

Zgodnie z § 19 Rozporządzenia w przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą.

Zwrot wskazanych kosztów następuje ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej, o których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2561, z późn. zm.).

W razie zgonu pracownika za granicą, pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.

Wskazane powyżej świadczenia w ocenie X korzystają ze zwolnienia z PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT. Tym samym w ocenie X powinno również korzystać ze zwolnienia od PIT.

Podsumowując, w ocenie X wskazane świadczenia nie stanowią przychodu pracowników oraz Autorów, gdyż ponoszone są w interesie X (realizacja celów statutowych w związku zrealizowanymi przedsięwzięciami zagranicznymi), a dodatkowo brak jest możliwości wyodrębnienia wartości świadczenia przypadającej na poszczególne osoby. Nawet gdyby uznać, ze taki przychód powstaje korzystałby on ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest w części prawidłowe i w części nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 8 ustawy 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.):

Z uwagi na powyższe, na płatniku ciążą trzy podstawowe obowiązki, tj.:

1) obliczenie,

2) pobranie,

3) wpłacenie

- podatku, zaliczki.

Z kolei płatnik, który nie wykonał obowiązków określonych w art. 8 Ordynacji podatkowej, odpowiada za podatek niepobrany lub podatek pobrany a niewpłacony, o czym stanowi art. 30 § 1 Ordynacji podatkowej.

Zgodnie natomiast z art. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 592):

Ustawa przewiduje przy tym dwa „tryby” zapłaty/poboru podatku dochodowego od osób fizycznych:

• tzw. samoobliczenie (samowymiar) i zapłatę podatku przez podatnika;

• obliczenie i pobór podatku przez płatnika.

Zasadą jest, że obowiązek prawidłowego ustalenia podstawy opodatkowania, obliczenia i zapłaty podatku dochodowego od osób fizycznych ciąży na podatnikach. Niemniej jednak, w odniesieniu do licznych sytuacji zasada ta została wyłączona przez ustawodawcę przez nałożenie obowiązków płatnika na podmioty wypłacające podatnikowi (stawiające do dyspozycji podatnika) należności stanowiące jego dochody (przychody).

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wprowadza system poboru podatku przez płatnika w przypadkach wskazanych w Rozdziale 7: „Pobór podatku lub zaliczek na podatek przez płatników”.

Jak wynika z przepisów przywołanego Rozdziału 7, ustawodawca ustanowił obowiązki płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych przez:

·      określenie rodzaju podmiotu dokonującego wypłaty (realizacji) świadczeń na rzecz podatników, przy czym rodzaj podmiotu jest określany poprzez wskazanie jego formy organizacyjnej, jego statusu bądź roli, jaką podmiot ten pełni w relacji z podatnikiem oraz

·      określenie kategorii przychodów (dochodów) w odniesieniu do których na ww. podmiotach ciążą obowiązki płatnika podatku.

Podstawowym warunkiem dla rozważań o obowiązkach płatnika jest jednak istnienie relacji: udzielający świadczenia (płatnik) – uzyskujący świadczenie (podatnik).

Żaden z przepisów nie nakłada jednak na dany podmiot obowiązków płatnika w stosunku do przychodów uzyskiwanych od tego podmiotu przez podatników z prowadzonej przez tychże podatników działalności gospodarczej.

W przypadku podatników prowadzących działalność gospodarczą, fakt czy przychód powstanie, czy nie, pozostaje bowiem bez wpływu na niniejsze rozstrzygnięcie w zakresie obowiązków płatnika (Państwa), ponieważ ewentualny przychód i tak powinien zostać zakwalifikowany do źródła przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej, a zatem do przychodów, co do których obowiązki płatnika nie mają zastosowania.

Niewątpliwie, gdyby nie przedmiotowa działalność gospodarcza prowadzona przez daną osobę, ta osoba tego przychodu by nie otrzymała.

Przepisy dotyczące obowiązków płatnika – stanowiące wyłom od zasady samoopodatkowania – nie dotyczą przychodów ze źródła, którym jest pozarolnicza działalność gospodarcza. W związku z powyższym w odniesieniu do przekazywanych przez Państwa świadczeń, będących przedmiotem Państwa pytań w stosunku do osób uzyskujących świadczenie w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nie są i nie będą Państwo zobowiązani do obliczenia, poboru i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Przechodząc natomiast do skutków podatkowych relacji prawnych Państwa jako Wnioskodawcy z osobami nieprowadzącymi działalności gospodarczej, należy wskazać, co następuje.

Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

W myśl art. 3 ust. 2a ww. ustawy:

Stosownie do art. 3 ust. 2b tejże ustawy:

Natomiast w myśl art. 4a ustawy:

Jak dowodzi powyżej użyte sformułowanie „w szczególności” w art. 3 ust. 2b ustawy, definicja dochodów (przychodów) uważanych za osiągane na terenie Rzeczypospolitej Polskiej ma charakter otwarty i nie ma przeszkód, aby zaliczyć do nich również inne przychody niewymienione wprost w tym przepisie. To oznacza, że do przychodów (dochodów) uznawanych za dochody osiągane na terenie Rzeczypospolitej Polskiej należy zaliczyć te wszystkie przychody (dochody), których źródło uzyskania mieści się (jest położone) na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Źródło to należy m.in. definiować poprzez siedzibę podmiotu, od którego przychody (dochody) są uzyskiwane.

Zgodnie z generalną zasadą powszechności opodatkowania, wyrażoną w art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają zatem wszelkie dochody osiągane przez podatnika, z wyjątkiem tych dochodów, które zostały enumeratywnie wymienione przez ustawodawcę jako zwolnione z podatku, bądź od których zaniechano poboru podatku, w drodze rozporządzenia.

Stosownie do art. 11 ust. 1 przywołanej ustawy:

W myśl art. 11 ust. 2a ww. ustawy:

Wobec niezdefiniowania w ustawie podatkowej pojęcia „nieodpłatnego świadczenia” zasadne jest odwołanie się do znaczenia tego pojęcia ukształtowanego w orzecznictwie sądowym, zgodnie z którym, nieodpłatnym świadczeniem w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym – generalnie – jest każde zdarzenie prawne i zjawisko gospodarcze, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie zdarzenia prawne i gospodarcze, których skutkiem jest nieodpłatne, to jest niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie majątku danej osobie, mające konkretny wymiar finansowy. Przysporzenie to może polegać na zwiększeniu majątku (aktywów) bądź uniknięciu jego pomniejszenia (zaoszczędzenie wydatków).

W art. 10 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych określone zostały źródła przychodów, gdzie m. in. wymieniono:

-     stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta (pkt 1);

-     działalność wykonywana osobiście (pkt 2);

-     inne źródła (pkt 9).

Stosownie do art. 12 ust. 1 ww. ustawy:

W myśl art. 13 pkt 8 przedmiotowej ustawy:

Zgodnie z treścią art. 20 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Jak stanowi art. 32 ust. 1 ustawy:

Zgodnie natomiast z art. 41 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Jednocześnie, na mocy art. 42a ww. ustawy:

Natomiast w myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 ww. ustawy:

Jednocześnie zgodnie z art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Natomiast w myśl art. 21 ust. 15c ww. ustawy:

Odnosząc się do znaczenia pojęć „podróż osoby niebędącej pracownikiem” i „podróż służbowa” wskazać należy, że nie są one tożsame.

Według internetowego Słownika Języka Polskiego (www.sjp.pl) „podróż” to przebywanie drogi do odległego miejsca; przemierzanie rozległych terenów; podróżowanie. W Małym Słowniku Języka Polskiego pod red. Elżbiety Sobol (Wyd. Naukowe PWN Warszawa 1995) „podróż” definiuje się jako: przebywanie drogi do jakiegoś odległego miejsca; podróżowanie.

Stosując reguły wykładni systemowej zewnętrznej, należy przyjąć, że pojęcie „podróży służbowej” zostało zdefiniowane w art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1976 r. – Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.), który stanowi, że:

Niemniej jednak jest to definicja, która może być odnoszona tylko do „podróży służbowej” pracowników, a nie do „podróży osoby niebędącej pracownikiem”.

Należy też zauważyć, że podróż służbowa realizowana jest w ramach stosunku pracy, którego definicję zawiera art. 22 Kodeksu pracy. Przepis ten w § 1 stanowi, że:

Umówione miejsce świadczenia pracy jest więc istotnym elementem stosunku pracy, zaś jej wykonywanie poza wyznaczonym miejscem odbywa się na polecenie pracodawcy. Warto podkreślić, że ustawa podatkowa dla zastosowania analizowanego zwolnienia nie wprowadza warunku, że podróż służbowa musi być dokonana w celu osiągnięcia przychodów.

W zakresie umów zlecenia przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do wykonania określonej czynności; miejsce wykonania tej czynności nie jest elementem istotnym umowy na warunkach zlecenia, nawet jeżeli w umowie takie miejsce wskazano (art. 734 w zw. z art. 750 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny).

Przedstawione we wniosku okoliczności prowadzą do konkluzji, że istotą tych umów jest świadczenie usług. Nie sposób wykluczyć, że przyjmujący zlecenie odbędzie podróż w celu należytego wykonania zlecenia. Wskazane różnice między stosunkiem pracy a stosunkiem prawnym na warunkach zlecenia prowadzą do wniosku, że wskazanie w umowie zlecenia miejsca, w którym czynność ma być dokonana, nie może być utożsamiane z miejscem wykonywania pracy określonym w umowie o pracę.

Z kolei zgodnie z art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ww. ustawy (czyli dotyczące podróży osób niebędących pracownikami) ma zastosowanie jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji. Ustawodawca zatem obu ww. przypadków (podróży służbowej i podróży osoby niebędącej pracownikiem) nie traktuje w sposób tożsamy. Natomiast zakres ww. zwolnienia jest ograniczony do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c.

Zasady rozliczania ww. podróży reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).

Zgodnie z § 2 powołanego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej:

W myśl § 3 ust. 1-4 ww. rozporządzenia:

W tym zakresie obowiązują przepisy rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 ze zm.).

Jak stanowi § 4 ust. 1-2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej:

Stosownie natomiast do § 7 ww. rozporządzenia:

Zgodnie z § 8 ust. 1-5 tegoż rozporządzenia:

Stosownie do § 9 ust. 1-3 cytowanego rozporządzenia:

W myśl § 13 ww. rozporządzenia:

Stosownie do treści § 14 powołanego rozporządzenia:

Zgodnie z § 16 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej:

W niniejszej sprawie powzięli Państwo m.in. wątpliwość, czy przekazane przez Państwa Świadczenia dodatkowe [tj. świadczenia w postaci: wyżywienia (lunch w postaci szwedzkiego stołu podczas kongresu oraz napoje i przekąski w postaci szwedzkiego stołu w czasie przerw kawowych, goście są też zaproszeni na galę przyznania nagrody (…) z poczęstunkiem w formie szwedzkiego stołu (…), noclegu ze śniadaniem, transportu do i z miejsca wydarzenia] stanowią przychód dla uczestników Kongresu (zaproszonych przez Państwa gości, będących osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej - rezydentów, jak i nierezydentów podatkowych Polski) i tym samym czy Państwo zobowiązani są/będą jako płatnik podatku dochodowego do obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy od ww. świadczeń.

Biorąc powyższe pod uwagę, należy stwierdzić, że poniesienie przez Państwa kosztów związanych z obecnością uczestników Kongresu (zaproszonych gości) może powodować, co do zasady, powstanie po ich stronie przychodu na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Pokrycie kosztów oznacza bowiem wymierne i konkretne przysporzenie majątkowe po stronie osób uczestniczących, polegające na tym, że osoba zaproszona w związku ze swoim uczestnictwem nie musi ponosić kosztów we własnym zakresie i tym samym nie uszczupla swojego majątku (co miałoby miejsce w sytuacji, gdyby ww. osoba chciała uczestniczyć w wizycie bez Państwa zaproszenia, przez co musiałaby ponieść powyższe koszty ze swoich środków). Przychód taki powinien być przy tym traktowany jako przychód z innych źródeł, o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 9 w zw. art. 20 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Dokonując oceny, czy na gruncie niniejszej sprawy ponoszenie wydatków na rzecz zaproszonych gości w postaci wyżywienia (w formie szwedzkiego stołu), noclegu ze śniadaniem, transportu do i z miejsca wydarzenia prowadzi do powstania po stronie osób nieprowadzących działalności gospodarczej przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, należy kierować się wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13 (Dz. U. z 2014 r., poz. 947), w którym Trybunał Konstytucyjny dokonał ustalenia, jakie kryteria statuują nieodpłatne świadczenie do zakwalifikowania go jako przychodu.

Trybunał Konstytucyjny definiując pojęcie „innych nieodpłatnych świadczeń” jako przychodu, w rozumieniu art. 12 ust. 1 i art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazał, że za przychód mogą być uznane takie świadczenia, które:

·      po pierwsze, zostały spełnione za zgodą podatnika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),

·      po drugie, zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie płatnika) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,

·      po trzecie, korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu podatnikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

Wobec tego, przyjęcie oceny uznającej konkretne świadczenie ze strony płatnika za przychód podatnika z innych źródeł, podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, winno opierać się na przesłankach wynikających z ww. przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, które Trybunał Konstytucyjny w przywołanym powyżej wyroku uznał za zgodne z Konstytucją i przedstawił ich interpretację.

Należy też pokreślić, że ustawowe pojęcie nieodpłatnych świadczeń musi być zawsze interpretowane w konkretnym kontekście, a nie w oderwaniu od niego, z pominięciem okoliczności realizacji pewnych uprawnień, zjawisk gospodarczych i zdarzeń prawnych. Wskazać należy, że nieodpłatne świadczenie jest przychodem – gdy świadczenie to, powoduje wystąpienie po stronie podatnika przysporzenia: w postaci nabycia wymiernej korzyści majątkowej lub w postaci również wymiernego zaoszczędzenia wydatku. Nieodpłatne świadczenie jest przychodem podatnika, gdy zostało spełnione za zgodą podatnika, tj. gdy podatnik skorzystał z niego w pełni dobrowolnie. Zatem, płatnik spełnił określone świadczenie na rzecz podatnika, gdy dysponował uprzednią zgodą podatnika na jego przyjęcie.

Przychód podatnika będzie obejmował nieodpłatne świadczenie, gdy świadczenie to zostanie spełnione w interesie podatnika (a nie w interesie płatnika) i przyniesie podatnikowi korzyść w postaci powiększenia jego aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść. W zakresie tego kryterium należy wskazać, że chodzi o realny charakter przysporzenia, jako warunku objęcia nieodpłatnego świadczenia podatkiem dochodowym. Nieodpłatne świadczenie jest przychodem podatnika, gdy korzyść jest wymierna i przypisana indywidualnemu podatnikowi, tj. nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów.

W sytuacji, gdy nieodpłatne świadczenie nie powoduje przysporzenia w postaci nabycia wymiernej korzyści majątkowej, czy to w postaci również wymiernego zaoszczędzenia wydatku, to wówczas nie można mówić o przychodzie z tytułu nieodpłatnego świadczenia.

Powyższy wyrok Trybunału Konstytucyjnego dotyczy wprawdzie świadczeń uzyskiwanych przez pracowników, jednak zawiera wskazówki interpretacyjne, jak należy rozumieć nieodpłatne świadczenia i przywołane ustalenia pozostają aktualne do sytuacji innych osób nieprowadzących działalności gospodarczej, o których mowa w analizowanym wniosku.

Z opisu sprawy wynika, m.in. że, X (tj. Państwo) jest posiadającą osobowość prawną (…) instytucją (…) wpisaną do Rejestru Instytucji Kultury prowadzonego przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego. X działa na podstawie ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej oraz swojego statutu. W ramach realizacji swoich zadań statutowych X organizuje m.in. Kongres (…) (dalej: „Kongres”), na który zaprasza uznanych na świecie tłumaczy literatury polskiej - zarówno z kraju, jak i z zagranicy. Program Kongresu obejmuje m.in. ich udział w prezentacjach, spotkaniach autorskich oraz panelach dyskusyjnych z udziałem pisarzy, krytyków literackich i wydawców, a także prowadzenie prelekcji. Kongres jest finansowany z dotacji celowej na wydatki bieżące przyznane przez Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego. Zaproszeni goście są zarówno rezydentami, jak i nierezydentami podatkowymi Rzeczypospolitej Polskiej (obywatelami państw Unii Europejskiej oraz krajów spoza Unii Europejskiej). Goście uczestniczą w wydarzeniu na podstawie imiennych zaproszeń. Z zaproszonymi osobami nie są zawierane umowy cywilnoprawne. Zaproszeni goście (uczestnicy Kongresu) nie są Państwa pracownikami. X przesyła uczestnikom zaproszenie na Kongres za pośrednictwem systemu B, umożliwiającego podpisanie dokumentacji w formie elektronicznej. Akceptując zaproszenie w systemie B, goście wyrażają zgodę na udział w Kongresie na warunkach określonych przez X oraz zobowiązują się do osobistego udziału w wydarzeniu. Jednocześnie, akceptując zaproszenie, uczestnicy składają oświadczenie, że nie zaliczą do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z udziałem w Kongresie, które są ponoszone przez X. Złożenie powyższych oświadczeń oraz akceptacja warunków zaproszenia stanowią warunek udziału w Kongresie. W związku z organizacją Kongresu Państwo ponoszą/będą ponosili na potrzeby prowadzonej działalności statutowej wydatki. Przybyli na Kongres goście mają zapewnione przez Państwa świadczenia (dalej: „Świadczenia dodatkowe”) w postaci:

·      wyżywienia (lunch w postaci szwedzkiego stołu podczas kongresu oraz napoje i przekąski w postaci szwedzkiego stołu w czasie przerw kawowych, goście są też zaproszeni na galę przyznania nagrody (...) z poczęstunkiem w formie szwedzkiego stołu (…),

·      noclegu ze śniadaniem,

·      transportu do i z miejsca wydarzenia.

Przenosząc powyższe rozważania na grunt niniejszej sprawy, wskazać należy, że poniesienie przez Państwa kosztów w postaci zapewnienia uczestnikom Kongresu wyżywienia (lunchu w postaci szwedzkiego stołu podczas kongresu oraz napoi i przekąsek w postaci szwedzkiego stołu w czasie przerw kawowych, czy poczęstunku w formie szwedzkiego stołu (...) przyznania nagrody (...) , na którą są zaproszeni goście), który jest posiłkiem ogólnodostępnym, nie spowoduje powstania przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń, o którym mowa w art. 20 ust. 1 w związku z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Nie będzie bowiem spełnione kryterium wystąpienia po stronie tych osób przysporzenia majątkowego (korzyści). Nie można mówić o powstaniu przysporzenia majątkowego w sytuacji, gdy nie jest możliwe ustalenie wartości rzeczywistej korzyści, którą odniosą z tego tytułu konkretne osoby. Tym samym uznać należy, że wobec niemożności ustalenia konkretnej wartości świadczenia w związku z zapewnieniem przez Państwa wyżywienia w postaci szwedzkiego stołu, który jest posiłkiem ogólnodostępnym, po stronie osób korzystających nie dochodzi do powstania przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Powyższe wynika z faktu, że w omawianej sytuacji nie zostanie spełniona jedna z podstawowych przesłanek wskazanych przez Trybunał Konstytucyjny, jako warunek sine qua non dla rozpoznania danego świadczenia jako przychodu. Trybunał Konstytucyjny podkreślił bowiem, że aby nieodpłatne świadczenie stanowiło przychód podatkowy, powinna być to korzyść przypisana konkretnej osobie, w ustalonej dla niej indywidualnie wysokości. Tym samym, nie można mówić o przychodzie podatkowym, w sytuacji gdy przypisana wartość świadczenia byłaby jedynie wartością statystyczną (ustaloną np. przez podzielenie kosztów wyżywienia w postaci szwedzkiego stołu przez całkowitą liczbę osób korzystających), a nie odzwierciedlałyby rzeczywistej korzyści odniesionej przez daną osobę.

W konsekwencji, uznać należy, że w niniejszej sprawie po stronie opisanych uczestników Kongresu (zaproszonych przez Państwa gości zarówno z kraju, jak i z zagranicy) nieprowadzących działalności gospodarczej nie powstał i nie powstanie przychód z tytułu zapewnionego im świadczenia w postaci wyżywienia w formie szwedzkiego stołu (tj. lunchu w postaci szwedzkiego stołu podczas kongresu oraz napoi i przekąsek w postaci szwedzkiego stołu w czasie przerw kawowych, czy poczęstunku w formie szwedzkiego stołu (...) przyznania nagrody (...) , na którą są zaproszeni goście), a tym samym na Państwu nie ciąży obowiązek obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy z tego tytułu.

Natomiast w odniesieniu do pozostałych Świadczeń dodatkowych (tj. noclegu ze śniadaniem, transportu do i z miejsca wydarzenia) dla ww. gości (uczestników Kongresu) nieprowadzących działalności gospodarczej, ich wartość spowoduje powstanie przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń, o którym mowa w art. 20 ust. 1 w związku z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zauważyć bowiem należy, że mając na uwadze treść wskazanego wyżej wyroku Trybunału Konstytucyjnego przenosząc powyższe na grunt niniejszej sprawy, należy wskazać, że w sytuacji, gdy Państwo ponoszą koszty związane z uczestnictwem ww. osób w wydarzeniach (tj. noclegu ze śniadaniem, transportu do i z miejsca wydarzenia), uznać należy, że wartość tych świadczeń stanowi dla uczestników Kongresu przychód (przysporzenie majątkowe).

Należy wyjaśnić, że przyjęcie przez uczestnika wydarzeń przedmiotowych świadczeń następuje za jego zgodą oraz przynosi mu wymierną korzyść majątkową (w omawianym przypadku korzyść polega na uniknięciu wydatku). Tym samym spełniony jest warunek dobrowolności świadczeń, skoro uczestnik wydarzenia wyraził zgodę na przyjęcie świadczenia (co ma miejsce w niniejszej sprawie). Powyższe wynika z uzupełnienia podania, w którym m.in. Państwo wskazali: (…) W przesyłanych zaproszeniach do uczestników Kongresu, w części dotyczącej warunków udziału w wydarzeniu, zawarta jest informacja o Świadczeniach dodatkowych. (…) Przyjęcie zaproszenia do udziału w Kongresie jest równoznaczne z akceptacją warunków określonych przez X. W zaproszeniu zawarto informację, zgodnie z którą udział w wydarzeniu na przedstawionych zasadach wymaga ich akceptacji, a potwierdzenie udziału następuje poprzez akceptację zaproszenia w systemie. Jednocześnie zaproszeni goście mogą nie skorzystać ze Świadczeń dodatkowych, jeżeli nie mają takiej potrzeby (…). Zatem otrzymane przez uczestników Kongresu (zaproszonych przez X gości) Świadczenia dodatkowe w postaci noclegu ze śniadaniem czy transportu do i z miejsca wydarzenia zostały spełnione w ich interesie i oznaczają realne przysporzenie im korzyści. Są swoistą zapłatą za udział w Kongresie jego uczestnika. Jednocześnie ww. korzyść jest przypisana indywidualnie do uczestnika wydarzenia.

W przedstawionej we wniosku sytuacji w wydarzeniach uczestniczą konkretne osoby fizyczne (znane z imienia i nazwiska) i to dla nich, a nie dla bliżej nieokreślonego kręgu osób, zapewniają/będą zapewniali Państwo Świadczenia dodatkowe w postaci noclegu czy dojazdu. Stąd, w sytuacji, gdy zapewniają/finansują Państwo uczestnikowi wydarzenia nocleg ze śniadaniem czy transport do i z miejsca wydarzenia, to wartość takich świadczeń stanowi przychód tego uczestnika, gdyż świadczenia zostały spełnione za jego zgodą (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie akceptując zaproszenie), zostały spełnione w jego interesie i przyniosły mu wymierną korzyść w postaci uniknięcia wydatku (bowiem chcąc uczestniczyć w Kongresie sam musiałby ponieść takie koszty), a korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnej osobie fizycznej.

Jednakże odnosząc się wprost do zadanego przez Państwa pytania nr 1 wskazać należy, że mimo, że przekazane przez Państwa Świadczenia dodatkowe (w formie noclegu, dojazdu) stanowią przychód dla uczestników Kongresu, jednakże Państwo od równowartości tych świadczeń nie są i nie będą zobowiązani do obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Zauważyć bowiem należy, że w odniesieniu do uczestników Kongresu nieprowadzących działalności gospodarczej, będących nierezydentami podatkowymi Polski należy wziąć pod uwagę przepisy poszczególnych, odpowiednich umów o unikaniu podwójnego opodatkowania. Zapisy umów o unikaniu podwójnego opodatkowania będą miały pierwszeństwo przed ustawodawstwem polskim. W sytuacji, gdy z analizy poszczególnej umowy dotyczącego konkretnego nierezydenta wynika, że dochody uzyskiwane przez uczestników Kongresu z tytułu przekazanych/sfinansowanych przez Państwa Świadczeń dodatkowych w postaci noclegu i transportu nie podlegają w Polsce opodatkowaniu lub są zwolnione z opodatkowania, rozpatrywanie zwolnienia wynikającego z przepisu art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest niecelowe, ponieważ dochody te nie podlegają regulacji polskiego ustawodawstwa. W konsekwencji na Państwu nie ciąży/nie będzie ciążył obowiązek obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tego tytułu.

Natomiast w przypadku, gdy z ww. umów wynika, że rzeczone przychody nierezydentów podlegają opodatkowaniu w Polsce, jak również w odniesieniu do polskich rezydentów podatkowych, gdzie również wywiedziono, że świadczenia te stanowią przychód z innych źródeł – na Państwu także nie ciąży obowiązek obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. Skoro jak sami Państwo wskazali w uzupełnieniu podania, że Przekazywane przez Państwa Świadczenia dodatkowe w postaci noclegu ze śniadaniem, transportu do i z miejsca wydarzenia nie przekroczą limitów określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, to w okolicznościach opisanych we wniosku wartość tych świadczeń przekazywanych gościom może być zwolniona od opodatkowania w oparciu o przepis art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Dodać jednakże należy, że ze zwolnienia – na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b – korzystać będą ww. świadczenia uczestników Kongresu niemających miejsca zamieszkania w miejscowości, w której odbywa się wydarzenie. W przypadku tychże świadczeń uczestników Kongresu mających miejsca zamieszkania w miejscowości, w której odbywa się wydarzenie ww. zwolnienie nie przysługuje, a zatem w tej sytuacji wartość sfinansowanych/zapewnionych im bezpłatnie świadczeń stanowi przychód z innych źródeł o którym mowa w art. 20 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, od którego jednak Państwo nie są/nie będą zobowiązani do obliczenia, poboru i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy – z tego tytułu ciąży/będzie ciążył na Państwu jedynie obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 42a ww. ustawy.

Ponadto, jak wynika z wniosku zgodnie ze swoimi zadaniami statutowymi, X wysyła swoich pracowników oraz polskich autorów (dalej: „Autorzy") za granicę w celu uczestnictwa w wydarzeniach literackich, promujących literaturę polską. Autorzy nie są pracownikami X. W związku z wyjazdem zagranicznym X zawiera z Autorem umowę zlecenie, regulującą jego udział w wydarzeniu literackim. Autorzy mogą zawierać umowy jako osoby nieprowadzące działalności gospodarczej lub w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. W ramach umowy zlecenie Autor zasadniczo otrzymuje wynagrodzenie za działania podejmowane na rzecz X za granicą. Zdarzają się sytuacje, w których Autor nie otrzymuje wynagrodzenia. Wówczas X nie podpisuje z Autorem umowy zlecenie, a jedynie wysyła zaproszenie, które wymaga potwierdzenia. Akceptując zaproszenie Autor wyraża zgodę na udział w wydarzeniu, na warunkach określonych przez X oraz zobowiązuje się do osobistego udziału w wydarzeniu. Dodatkowo, akceptując zaproszenie, Autorzy składają oświadczenie, że nie zaliczą do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z udziałem w wydarzeniu, które są ponoszone przez X. Złożenie powyższych oświadczeń oraz akceptacja warunków zaproszenia stanowią warunek udziału w wydarzeniu. W związku z wyjazdami X zapewnia pracownikom i Autorom transport oraz nocleg, do miejsc wydarzeń za granicą, w którym z ramienia X mają uczestniczyć. Wskazane koszty X pokrywa bezpośrednio. Faktury są wystawiane na X. Zdarzają się sytuacje, w których pracownik lub Autor sam pokrywa koszty transportu oraz noclegu, jednak w tym przypadku koszty podlegają zwrotowi przez X na rzecz pracownika lub Autora na podstawie dostarczonych faktur czy rachunków. W niektórych przypadkach wartość noclegu przekracza limity określone w § 16 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Przekroczenie limitu jest dopuszczalne wyłącznie w uzasadnionych przypadkach, pod warunkiem sporządzenia pisemnego wyjaśnienia przez pracownika merytorycznego dokonującego zakupu noclegu. Wyjaśnienie to, a przez to przekroczenie limitu musi zostać zatwierdzone przez Dyrektora X. Pracownicy oraz Autorzy są osobami fizycznymi mającymi miejsce zamieszkania dla celów podatkowych i nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce. Państwa pracownicy w związku z delegowaniem za granicę przebywają w podróży służbowej, o której mowa w art. 77⁵ Kodeksu pracy.

W odniesieniu do powyższego wątpliwość Państwa budzi m.in. kwestia, czy zapewnienie tychże świadczeń w związku z delegowaniem polskich Autorów za granicę, w zakresie transportu i noclegów, stanowią przychód po stronie Autorów i tym samym czy Państwo zobowiązani są jako płatnik podatku dochodowego do obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy od tych świadczeń na rzecz Autorów.

W odniesieniu do przekazanych/sfinansowanych przez Państwa ww. kosztów noclegów i transportu Autorom - osobom nieprowadzącym działalności gospodarczej stwierdzam (mając na uwadze treść wskazanego wyżej wyroku Trybunału Konstytucyjnego) że wartość tych świadczeń stanowi dla Autorów przychód (przysporzenie majątkowe), klasyfikowany do źródła przychody z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2 w zw. z art. 13 pkt 8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (w przypadku Autorów, z którymi Państwo mają zawarte umowy zlecenia) i do przychodów z innych źródeł, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 9 w zw. z art. 20 ust. 1 ustawy (w przypadku Autorów, z którymi Państwa nie łączy żadna umowa cywilnoprawna).

Zauważyć bowiem należy, że w sytuacji braku tych świadczeń ze strony Państwa Autor musiałby ponieść przedmiotowe wydatki. Zatem, przyjęcie świadczeń oferowanych przez Państwa leży – wbrew Państwa twierdzeniu – w interesie Autora, gdyż jest równoznaczne z uniknięciem przez niego wydatków, jakie musiałby ponieść w celu zrealizowania zleconych obowiązków w ramach umowy zlecenia. Podpisując umowę zlecenia, w której zawarto regulacje dotyczące jego udziału w wydarzeniu literackim za granicą, Autor zatem dobrowolnie wyraża zgodę na warunki w niej określone. Również w przypadku Autorów, z którymi nie jest podpisana żadna umowa, który nie otrzymuje wynagrodzenia to akceptując zaproszenie Autor zgadza się na osobisty udział w wydarzeniu za granicą i warunki zawarte w tym zaproszeniu. A więc ww. osoba wyraża zgodę na przyjęcie świadczeń w postaci noclegu i transportu (do miejsc wydarzeń za granicą), które stanowią swoistą zapłatę za udział w wyjeździe zagranicznym.

Z tych też względów uznać należy, że przyjęcie przez Autorów wysyłanych za granicę świadczeń w postaci bezpłatnego noclegu czy transportu następuje za ich zgodą oraz przynosi im wymierną korzyść majątkową (w omawianym przypadku korzyść polega na uniknięciu wydatków, których koszt sami musieliby ponieść wyjeżdżając i biorąc udział w wydarzeniu za granicą). Tym samym, spełniony jest warunek dobrowolności świadczenia oraz jego udzielenia w interesie tychże osób.

Jednocześnie ww. korzyść jest przypisana indywidualnie do Autora. Wysyłają Państwo wybrane stosownie do zakresu realizowanego zadania, znane z imienia i nazwiska osoby i to dla nich, a nie dla bliżej nieokreślonego kręgu osób, zapewniają/organizują/finansują Państwo noclegi czy transport.

Stąd, w sytuacji, gdy Państwo sfinansują/zapewnią bezpłatny nocleg i transport Autorom wysyłanym za granicę, przy uwzględnieniu przytoczonych przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, orzecznictwa sądowoadministracyjnego oraz wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. sygn. akt K 7/13, stwierdzić należy, że wartość tych świadczeń będzie stanowić dla Autorów przychód z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2 w zw. z art. 13 pkt 8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (w przypadku Autorów, z którymi Państwo mają zawarte umowy zlecenia) i przychód z innych źródeł, o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 9 w zw. z art. 20 ust. 1 ustawy (w przypadku Autorów, z którymi Państwa nie łączy żadna umowa cywilnoprawna). Należy jednakże zauważyć, że świadczenie dotyczące zapewnienia pracownikom noclegów ze śniadaniem i transportu z miejsca wydarzeń za granicą może korzystać ze zwolnienia od opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W związku z powyższym, świadczenia w związku z delegowaniem polskich Autorów za granicę w postaci zapewnienia/sfinansowania przez Państwa noclegu (lub noclegu ze śniadaniem) oraz kosztów transportu do i z miejsca wydarzeń za granicą korzystają/będą korzystać ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w wysokościach określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

W opisie sprawy wskazali Państwo ponadto, że w przypadku noclegu mogą zdarzyć się sytuacje, w których zostaną przekroczone limity określone w § 16 ust. 1 ww. rozporządzenia. Przekroczenie limitu jest dopuszczalne wyłącznie w uzasadnionych przypadkach, pod warunkiem sporządzenia pisemnego wyjaśnienia przez pracownika merytorycznego dokonującego zakupu noclegu. Wyjaśnienie to, a przez to przekroczenie limitu musi zostać zatwierdzone przez Dyrektora X. Zatem, mając na uwadze treść § 16 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej również w tym przypadku wartość sfinansowanego przez Państwa noclegu może korzystać ze zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Tym samym, na Państwu nie ciąży i nie będzie ciążył obowiązek obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy z tytułu zapewnienia/sfinansowania polskim Autorom świadczeń w postaci noclegu (lub noclegu ze śniadaniem, jeśli taką usługę oferuje wybrany hotel) oraz transport do i z miejsc wydarzeń za granicą.

Ponadto X planuje zapewnić zaproszonym gościom (uczestnikom Kongresu) ubezpieczenie na czas pobytu w Polsce. W przypadku osób mieszkających na terytorium Polski ubezpieczenie obejmuje następstwa nieszczęśliwych wypadków (NNW), mając na uwadze fakt, że goście ci powinni być objęci ubezpieczeniem zdrowotnym w ramach NFZ. Natomiast w odniesieniu do uczestników mieszkających poza granicami kraju ubezpieczenie obejmuje organizację oraz pokrycie niezbędnych z medycznego punktu widzenia kosztów leczenia w sytuacji nagłego zachorowania lub nieszczęśliwego wypadku, które wymagały bezzwłocznego podjęcia leczenia podczas pobytu na terytorium Polski. Ubezpieczenie NNW to ubezpieczenie grupowe bez oznaczenia osób objętych ubezpieczeniem. Dane zaproszonych gości podawane są ubezpieczycielowi przed Kongresem. Zależnie od frekwencji w trakcie Kongresu liczba ubezpieczonych może być mniejsza lub równa maksymalnej liczbie zadeklarowanych osób. Z kolei ubezpieczenie dla osób mieszkających poza granicami Polski obejmujące koszty leczenia może przybrać postać ubezpieczenia grupowego bezimiennego lub ubezpieczenia grupowego imiennego. W przypadku ubezpieczenia grupowego imiennego, X wskazuje maksymalna liczbę osób objętą ubezpieczeniem oraz regiony świata, z których pochodzić będą osoby ubezpieczone. Ich dane podawane są tuż przed Kongresem, przy czym liczba osób faktycznie objętych ubezpieczeniem może być niższa niż maksymalna wskazana w polisie. Ponadto, w uzupełnieniach podania wskazali Państwo, że uczestnicy Kongresu w 2026 roku nie zostaną objęci ubezpieczeniem. W odniesieniu do kolejnych edycji Kongresu, w przypadku podjęcia decyzji o objęciu uczestników ubezpieczeniem, informacja w tym zakresie będzie przekazywana uczestnikom z odpowiednim wyprzedzeniem, na etapie kierowania zaproszeń do udziału w wydarzeniu.

Wątpliwość Państwa w tym zakresie budzi kwestia, czy zagwarantowane przez Państwa Ubezpieczenie stanowi przychód dla uczestników Kongresu, będących osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej i tym samym czy są Państwo zobowiązani jako płatnik podatku dochodowego do obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy od opłaconego Ubezpieczenia na rzecz uczestników Kongresu.

Należy w związku z tym wskazać, że zgodnie z treścią art. 805 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1071 ze zm.):

Stosownie do art. 808 § 1 Kodeksu cywilnego:

Jednocześnie zgodnie z § 2 ww. artykułu:

Celem umowy ubezpieczenia jest więc udzielenie ubezpieczonemu ochrony na wypadek określonego w umowie ryzyka, w zamian za zapłatę składki. Funkcja ochronna jest istotą każdej umowy ubezpieczenia. W konsekwencji opłacenie składki przez inną osobę niż ta, w której interesie majątkowym zawierana jest umowa powoduje powstanie przychodu u osoby, na rzecz której zawierana jest umowa. Świadczenie nieodpłatne stanowi bowiem w tym przypadku ochrona ubezpieczeniowa na wypadek zaistnienia zdarzenia określonego w umowie ubezpieczenia.

Każdorazowo należy odróżniać kwestię powstania przychodu od sposobu ustalania jego wysokości. Okoliczności takie jak zakres obowiązków, uprawnień decyzyjnych i odpowiedzialności poszczególnych ubezpieczonych przekładający się też niewątpliwie na różne prawdopodobieństwo/możliwość spowodowania przez nich zdarzenia rodzącego obowiązek odszkodowawczy mogą wpływać na sposób ustalania jego wysokości. Powinny jednak, tak jak i np. ryczałtowy charakter składki pozostawać bez wpływu na sam fakt powstania przychodu w rozumieniu ustawy. Jeżeli krąg ubezpieczonych jest ograniczony (zamknięty), przychód powstaje, nawet mimo bezimiennego charakteru umowy ubezpieczenia.

Z wniosku i jego uzupełnień wynika, iż krąg osób objętych ubezpieczeniem grupowym mieszkających na terytorium Polski jest zamknięty/ograniczony, bowiem jak sami Państwo wskazali ubezpieczonymi jest grupa bezimiennych osób o określonej liczbie. Co prawda, w chwili zawarcia umowy ubezpieczenia oraz zapłaty składki nie mają Państwo wiedzy o dokładnej liczbie osób ani danych personalnych zaproszonych gości, ale skoro po wysłaniu zaproszenia goście potwierdzają swoje uczestnictwo w Kongresie to znana jest Państwu ilość i tożsamość osób jeszcze przed rozpoczęciem Kongresu. Ponadto – co sami Państwo wyjaśnili w uzupełnieniu wniosku – w tej formie ubezpieczenia muszą być objęte wszystkie osoby należące do grupy określonej w umowie ubezpieczenia, stanowiącej jednolitą zbiorowość. A zatem w tym przypadku - mimo bezimiennego charakteru umowy ubezpieczenia - krąg ubezpieczonych jest ograniczony do konkretnych osób.

Podobnie ma się sytuacja w odniesieniu do zapewnienia przez Państwa ubezpieczenia grupowego bezimiennego osobom mieszkającym poza granicami Polski. Ubezpieczenie grupowe dotyczy osób mieszkających za granicą – mimo, że nie są one wymienione z imienia i nazwiska – to jest to grono zamknięte, ograniczone, gdyż wiadomo, które osoby z zagranicy potwierdzą zaproszenia i wezmą udział w Kongresie. Zatem mogą Państwo ustalić konkretnie te osoby, jak również wskazać dokładne okresy, kiedy te osoby będą brały udział w Kongresie. W rezultacie można więc wskazać każdą osobę, która jest objęta tym ubezpieczeniem, a także okres, w którym korzysta z ochrony ubezpieczeniowej. Uwzględniając następnie wysokość zapłaconej składki oraz okres ubezpieczenia można ustalić wysokość przychodu uzyskanego przez daną osobę.

Zatem, w przedmiotowej sprawie katalog osób objętych polisą ubezpieczeniową w ramach ubezpieczenia grupowego bezimiennego zarówno osób mających miejsce zamieszkania w Polsce, jak i poza granicami Polski jest zamknięty. Można bowiem ustalić te osoby. Co do kwestii objęcia ochroną ubezpieczeniową osób mających miejsce zamieszkania za granicą, którym finansują Państwo ubezpieczenie w formie polisy imiennej nie ma wątpliwości, że ubezpieczeniem objęta jest grupa osób znanych z imienia i nazwiska, a więc również w tym przypadku krąg osób jest ograniczony.

Ponadto, jak sami Państwo wskazali w uzupełnieniach podania uczestnicy Kongresu w 2026 r. nie zostaną objęci ubezpieczeniem, ale w kolejnych edycjach Kongresu informacja o ubezpieczeniu będzie przekazywana uczestnikom z odpowiednim wyprzedzeniem na etapie kierowania zaproszeń do udziału w wydarzeniu. Zatem uczestnik dowie się o fakcie ubezpieczenia na etapie zaproszenia i nie można zgodzić się z Państwa twierdzeniem, że nie będzie miał wpływu na to czy przyjmie ubezpieczenie, czy nie. Uczestnik Kongresu będzie miał dobrowolny, świadomy wybór – jeśli zaakceptuje zaproszenie to będzie wyrażał zgodę również na objęcie go ubezpieczeniem, a jeśli nie to znaczy, że nie będzie uczestniczył w Kongresie, a tym samym zrezygnuje również z ubezpieczenia. Sam może zdecydować o swoim wyborze. Dodatkowo, ww. ubezpieczenie stanowi korzyść dla uczestnika Kongresu w postaci zaoszczędzenia wydatku, bowiem gdyby sam chciał się ubezpieczyć to musiałby ponieść środki finansowe ze „swojej kieszeni”.

Zatem, mając na uwadze wytyczne wskazane w wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. sygn. akt K 7/13 uznać należy, że u osób objętych ochroną ubezpieczeniową, tj. uczestników Kongresu powstanie przychód z nieodpłatnego świadczenia.

Jednakże odnosząc się wprost do zadanego przez Państwa pytania nr 3 wskazać należy, że mimo, że sfinansowane przez Państwa świadczenia w postaci objęcia uczestników Kongresu ubezpieczeniem zarówno grupowym bezimiennym jak i imiennym stanowią przychód dla uczestników Kongresu, jednakże Państwo od równowartości tych świadczeń nie są i nie będą zobowiązani do obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Zauważyć bowiem należy, że w odniesieniu do uczestników Kongresu nieprowadzących działalności gospodarczej, będących nierezydentami podatkowymi Polski należy wziąć pod uwagę przepisy poszczególnych, odpowiednich umów o unikaniu podwójnego opodatkowania. Zapisy umów o unikaniu podwójnego opodatkowania będą miały pierwszeństwo przed ustawodawstwem polskim. W sytuacji, gdy z analizy poszczególnej umowy dotyczącej konkretnego nierezydenta wynika, że dochody uzyskiwane przez uczestników Kongresu z tytułu objęcia/sfinansowania przez Państwa świadczeń w postaci polisy ubezpieczeniowej nie podlegają w Polsce opodatkowaniu lub są zwolnione z opodatkowania, dochody te nie podlegają regulacji polskiego ustawodawstwa. W konsekwencji, na Państwu nie ciąży obowiązek obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tego tytułu.

Natomiast w przypadku, gdy z ww. umów wynika, że rzeczone przychody nierezydentów podlegają opodatkowaniu w Polsce, jak również w odniesieniu do polskich rezydentów podatkowych, gdzie również wywiedziono, że świadczenia te stanowią przychód z innych źródeł – na Państwu także nie ciąży obowiązek obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. W tym przypadku wartość sfinansowanych/zapewnionych bezpłatnie ubezpieczeń stanowi przychód z innych źródeł, o którym mowa w art. 20 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, od którego jednak Państwo nie są/nie będą zobowiązani do obliczenia, poboru i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy – z tego tytułu ciąży/będzie ciążył na Państwu jedynie obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 42a ww. ustawy.

Dodać należy, że w tym przypadku – wbrew Państwa stanowisku – do uzyskanego dochodu z tytułu ubezpieczeń przez uczestników Kongresu nie będzie miało zastosowanie zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Z uwagi bowiem na fakt, że w przypadku lit. b, mowa jest wyłącznie o podróży w rozumieniu potocznym, przez "inne należności za czas podróży", o których mowa w powołanych rozporządzeniach, należy rozumieć wyłącznie wydatki związane np. z dojazdem do miejsca wykonywania określonych czynności, a nie wydatki związane z realizacją celu podróży. Dlatego też "sfinansowanie kosztów ubezpieczenia", nie może stanowić, przewidzianych w powołanym rozporządzeniu, "innych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb". W analizowanej sprawie do "innych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb" można zaliczyć wyłącznie wydatki związane stricte z podróżowaniem (przemieszczaniem się), jak np. opłatę za przejazd autostradą itp. Zatem, opłacenie polisy ubezpieczeniowej na rzecz gości (uczestników Kongresu) biorących udział w Kongresie skutkuje powstaniem po ich stronie przychodu i przychód ten nie korzysta ze zwolnienia. Sytuacja, w której składka opłacana jest przez inną osobę niż ta, w której interesie zawierana jest umowa powoduje powstanie przychodu u osoby, na rzecz której zawierana jest umowa, jest ona bowiem odstępstwem od ogólnej zasady pokrywania kosztów ubezpieczenia przez podmiot, którego interesów umowa dotyczy. Zatem ponoszony przez Państwa koszt ubezpieczenia dla uczestników biorących udział w Kongresie ma konkretny wymiar finansowy, gdyż nie spowoduje uszczuplenia ich majątku, do którego musiałoby dojść, gdyby nie pokrycie przez Państwa ww. kosztów.

Z opisu sprawy wynika ponadto, że Państwo wysyłają swoich pracowników oraz Autorów (będących polskimi rezydentami podatkowymi) za granicę w celu uczestnictwa w wydarzeniach literackich, promujących literaturę polską. W związku z powyższymi wyjazdami zapewniają Państwo swoim pracownikom i Autorom ubezpieczenie w formie grupowej bezimiennej. Jednakże jak dalej Państwo wskazali, ubezpieczający zobowiązany jest do zgłoszenia osób objętych ubezpieczeniem najpóźniej w dniu ich wyjazdu. Zgłoszenie to dotyczy wszystkich osób korzystających z ochrony ubezpieczeniowej. Zatem, w tym przypadku krąg osób ubezpieczonych jest znany i ograniczony, bowiem za granicę wysyłają Państwo konkretne znane z imienia i nazwiska osoby. Zatem – nie można zgodzić się z Państwa twierdzeniem, że nie jest możliwe ustalenie ani dokładnego kręgu osób objętych ubezpieczeniem, ani liczby osób, które ostatecznie skorzystają z ochrony ubezpieczeniowej w danym okresie.

Dalej Państwo poinformowali, że ochrona ubezpieczeniowa obejmuje wszystkich pracowników oraz Autorów oddelegowanych przez X do wyjazdu bez pytania ich o wyrażenie chęci objęcia takim ubezpieczeniem. Jednakże zauważyć należy, że przyjęcie ww. świadczenia przez Państwa pracowników i Autorów jest dobrowolne. Wyrażając zgodę na wyjazdy zagraniczne (czy to na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia, czy zaproszenia) ww. osoby dokonują świadomego wyboru. Gdyby nie chcieli oferowanego przez Państwa ubezpieczenia to mogą zrezygnować z wyjazdu zagranicznego. Zatem ich wybór jest nieprzymuszony, a więc i ww. świadczenie w postaci opłaconej polisy ubezpieczeniowej przyjmują dobrowolnie. Dodatkowo, ww. ubezpieczenie stanowi korzyść dla pracownika i Autora w postaci zaoszczędzenia wydatku, bowiem gdyby te osoby samodzielnie chciały się ubezpieczyć to musiałyby dokonać sfinansowania zakupu tej polisy ze swoich środków (a więc zobowiązane byłyby do uszczuplenia swojego majątku).

W konsekwencji, analizując przesłanki zawarte w wyroku Trybunału Konstytucyjnego sygn. akt K 7/13 uznać należy, że u osób objętych ochroną ubezpieczeniową, tj. Państwa pracowników i Autorów wysyłanych za granicę powstanie przychód z nieodpłatnych świadczeń.

W tym przypadku wartość sfinansowanych/zapewnionych przez Państwa ubezpieczeń stanowi dla:

·      Państwa pracowników podlegający opodatkowaniu przychód w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Z tego tytułu są/będą Państwo jako płatnik zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy obowiązani do obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

·      Autorów - przychód z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2 w zw. z art. 13 pkt 8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (w przypadku Autorów, z którymi Państwo mają zawarte umowy zlecenia). Z tego tytułu ciążą/będą ciążyć na Państwu obwiązki płatnika wskazane w wyżej cytowanym art. 41 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

·      Autorów - przychód z innych źródeł, o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 9 w zw. z art. 20 ust. 1 ustawy (w przypadku Autorów, z którymi Państwa nie łączy żadna umowa cywilnoprawna), od którego jednak Państwo nie są/nie będą zobowiązani do obliczenia, poboru i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy. Z tego tytułu ciąży/będzie ciążył na Państwu jedynie obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 42a ww. ustawy.

Dodać należy, że również w tej sytuacji do uzyskanego dochodu z tytułu ubezpieczeń przez uczestników Kongresu nie znajdzie zastosowanie zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, bowiem przepis ten swym zakresem nie przewiduje zwolnienia od podatku świadczeń w postaci ochrony ubezpieczeniowej w związku ze sfinansowaniem lub zapewnieniem przez Państwa bezpłatnego ubezpieczenia.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

·      stanów faktycznych, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia;

·      zdarzeń przyszłych, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Wskazać należy, że niniejsza interpretacja została wydana w zakresie zadanych przez Państwa pytań i w oparciu o ocenę Państwa stanowiska w odniesieniu do ww. pytań. Natomiast, ocenie tutejszego Organu nie podlegały zapisy poszczególnych umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, bowiem kwestia ta nie była przedmiotem Państwa pytań.

W odniesieniu do przywołanych we wniosku interpretacji indywidualnych oraz wyroków sądów, informuję, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania, ani konsekwencji wiążących, w odniesieniu do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego bądź zdarzenia przyszłego.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.