Interpretacja 0112-KDIL2-1.4011.187.2026.2.DJ

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

20 lutego 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 20 lutego 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnili go Państwo pismem z 7 kwietnia 2026 r. (wpływ 7 kwietnia 2026 r.) – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

X Sp. z o.o. (dalej: Wnioskodawca/Spółka) zatrudnia trzy grupy pracowników mobilnych: przedstawicieli handlowych, których obowiązki polegają na odbywaniu spotkań z klientami i potencjalnymi klientami w terenie (dalej: Handlowcy), pracowników serwisujących odpowiedzialnych za realizację zleceń serwisowych (dalej: Serwisanci) oraz technologów, do obowiązków, których należą: wdrażanie rozwiązań/produktów/usług Spółki jej klientom oraz przeprowadzanie szkoleń dla klientów Spółki (dalej: Technolodzy), (dalej razem: Pracownicy). Zatrudnienie Pracowników odbywa się na podstawie umów o pracę. W umowach jako miejsce pracy zostaną wskazane konkretne obszary geograficzne - obszar całej Polski, jednego lub kilku: województw, powiatów, gmin oraz obszar obowiązujących kodów pocztowych. Charakter zadań wymaga jednak stałej mobilności i świadczenia pracy w terenie poza siedzibą.

Pracownikom nie są/nie będą wypłacane diety z tytułu odbywania podróży służbowych.

Spółka finansuje następujące wydatki ponoszone przez Pracowników w związku z wykonywaniem przez nich zadań służbowych:

1) Wydatki noclegowe na pobyty w hotelach, pensjonatach i pokojach gościnnych (dalej: Koszty Noclegów) ponoszone w związku z wykonywaniem zadań przez Pracowników poza miejscem ich zamieszkania. Faktury dokumentujące te wydatki są wystawiane na Spółkę i przekazywane do rozliczenia w cotygodniowych/miesięcznych zestawieniach.

Na decyzję o nocowaniu przez Pracowników poza miejscem zamieszkania składają się różne czynniki, takie jak np.:

·   potrzeba wykonywania czynności służbowych przez więcej niż jeden dzień z rzędu, a przy tym miejsce wykonywania obowiązków służbowych jest na tyle oddalone od miejsca zamieszkania Pracowników, że biorąc pod uwagę czas, jaki Pracownicy musieliby poświęcić na dojazdy oraz koszty paliwa, wynajęcie miejsca noclegowego jest bardziej zasadne pod względem logistycznym czy ekonomicznym;

·   Pracownicy mają tak zaplanowaną trasę swoich przejazdów, że bardziej uzasadnione jest nocowanie w czasie podróży w hotelu, pensjonacie czy pokoju gościnnym - aby mieć bliżej do kolejnych punktów, do których Pracownicy muszą dojechać następnego dnia - niż powrót do miejsca swojego zamieszkania;

·   Pracownicy są na tyle daleko od miejsca swojego zamieszkania, że po całym dniu wykonywania obowiązków służbowych nie jest możliwy ich bezpieczny powrót do miejsca zamieszkania.

W każdym więc przypadku decyzja o noclegu jest podyktowana względami ekonomicznymi oraz celowościowymi, a nadto odbycie noclegu jest niezbędne do prawidłowego wykonywania obowiązków służbowych przez Pracowników.

2) Pracownicy korzystają z pojazdów służbowych oraz kart paliwowych, Spółka zapewnia/będzie zapewniać im również pokrycie kosztów transportu w postaci biletów lotniczych, kolejowych, autobusowych, biletów komunikacji miejskiej i podmiejskiej, przejazdów taksówkami i kosztów innych rodzajów transportu (dalej: Koszty Transportu). Pokrywanie przez spółkę Kosztów Transportu jest ograniczone do celów służbowych, zgodnie z zasadami obowiązującymi w Spółce. Wydatki prywatne nie podlegają finansowaniu ani refundacji. Spółka prowadzi ewidencję i rozliczenia kosztów ponoszonych przez Pracowników na podstawie przedłożonych dokumentów źródłowych i zasad określonych w wewnętrznych regulacjach. Do Kosztów Transportu Spółka zalicza również w szczególności: opłaty eksploatacyjne związane z korzystaniem z samochodów służbowych takie jak płyn do spryskiwaczy, olej silnikowy oraz opłaty dodatkowe związane z parkowaniem na parkingach publicznych jak i prywatnych, opłaty związane z przejazdami autostradami, opłaty związane z wykupieniem bagażu w innych środkach transportu oraz wszelkie inne opłaty towarzyszące - niezbędne do odbycia podróży.

Podsumowując finansowanie przez Spółkę Kosztów Noclegów i Kosztów Transportu Pracowników jest niezbędne do wykonania zadań wynikających ze stosunku pracy. Wydatki te pozostają w bezpośrednim i wyłącznym związku z wykonywaniem obowiązków służbowych. Sfinansowanie przez Spółkę wyżej wymienionych kosztów nie przynosi Pracownikom korzyści w postaci powiększenia ich aktywów lub uniknięcia przez nich wydatków, które musieliby ponieść w normalnych warunkach. Poniesienie tych wydatków wymusza bowiem charakter pracy wykonywanej przez Pracowników i jest ono niezbędne do prawidłowego wywiązania się przez Pracowników z ich obowiązków.

Zgodnie z art. 77⁵ § 1 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 z późn. zm.; dalej: KP), podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba zakładu pracy lub poza stałym miejscem świadczenia pracy. Specyfika pracy Pracowników powoduje, że zakres terytorialny wykonywania przez nich pracy obejmuje obszary wskazane w umowach o pracę. Wobec powyższego ich wyjazdy, związane z noclegami, odbywają się w ramach zwykłych obowiązków pracowniczych, a nie w ramach podróży służbowej.

Finansowanie Kosztów Noclegów i Kosztów Transportu Pracownikom stanowi realizację przez Spółkę jako pracodawcę obowiązku, który wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawa pracy, tj. art. 129-133 KP oraz art. 94 pkt 2 KP, art. 94 pkt 2a KP.

Finansowanie wynika z ustawowego obowiązku prawidłowego organizowania pracy przez pracodawcę w sposób zapewniający wysoką wydajność i należytą jakość pracy oraz zmniejszenie uciążliwości pracy (art. 94 pkt 2 KP, art. 94 pkt 2a KP). Zapewnienie noclegu Pracownikom gwarantuje również dochowanie wymaganego przepisami Kodeksu pracy odpoczynku dobowego i tygodniowego (art. 129-133 KP).

Pytanie

Czy finansowanie przez Spółkę Kosztów Noclegów i Kosztów Transportu w związku z wykonywaniem zadań służbowych przez Pracowników Spółka powinna traktować jako przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 Ustawy PIT i w konsekwencji czy na Wnioskodawcy ciąży z tego tytułu obowiązek obliczania, pobierania i odprowadzania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, finansowanie przez Spółkę Kosztów Noclegów i Kosztów Transportu w związku z wykonywaniem zadań służbowych przez Pracowników nie powinno być traktowane przez Spółkę jako przychód Pracownika ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 Ustawy PIT i w konsekwencji na Wnioskodawcy nie ciąży z tego tytułu obowiązek obliczania, pobierania i odprowadzania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy:

Zgodnie z przepisem art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2025 r. poz. 111 z późn. zm.; dalej OP):

Płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach Ustawy PIT jest zasada powszechności opodatkowania, która wyrażona została w art. 9 ust. 1 tej ustawy. Zgodnie z jego treścią:

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów OP zaniechano poboru podatku.

Treść powyższego przepisu wskazuje, że opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają wszelkiego rodzaju dochody uzyskane przez podatnika, z wyjątkiem tych, które zostały enumeratywnie wymienione w katalogu zwolnień przedmiotowych zawartym w powyższej ustawie bądź od których zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 11 ust. 1 Ustawy PIT:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Przy czym, Ustawa PIT wyraźnie rozróżnia źródła przychodów oraz sposób opodatkowania dochodów z poszczególnych źródeł.

Zgodnie z art. 10 ust. 1 Ustawy PIT w katalogu źródeł przychodów podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych znajduje się stosunek pracy. Natomiast w art. 11 ust. 1 Ustawy PIT wskazano, że przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Z kolei, zgodnie z art. 12 ust. 1 Ustawy PIT, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. W art. 12 ust. 1 Ustawy PIT wskazano jedynie przykładowe przychody ze stosunku pracy, jest to katalog otwarty. Świadczy o tym użycie zwrotu "w szczególności". Jednakże nie oznacza to, że każde świadczenie zrealizowane przez pracodawcę na rzecz pracownika stanowić będzie przychód pracownika podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Należy przy tym wskazać, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawierają definicji sformułowania „nieodpłatnych świadczeń”, o których mowa w art. 11 ust. 1 oraz art. 12 ust. 1 Ustawy PIT.

Kwestia rozumienia pojęcia „innych nieodpłatnych świadczeń" - w aspekcie świadczeń pracowniczych - była natomiast przedmiotem analizy Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. o sygn. akt K 7/13 (dalej: Wyrok TK), w którym Trybunał Konstytucyjny (dalej: Trybunał) wskazał, jakie cechy należy przypisać "innym nieodpłatnym świadczeniom" w kontekście świadczeń pracowniczych, by można je było uznać za przychody podlegające opodatkowaniu w rozumieniu art. 12 ust. 1 Ustawy PIT. Jak zauważył Trybunał, „należy przyjąć, że za przychód pracownika mogą być uznane świadczenia, które:

·   po pierwsze, zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),

·   po drugie, zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,

·   po trzecie, korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów)".

Kryteria przytoczone w Wyroku TK jako warunki uznania nieodpłatnego świadczenia za przychód pracownika są brane pod uwagę w interpretacjach indywidualnych wydawanych na gruncie stanów faktycznych dotyczących świadczeń nieodpłatnych otrzymywanych przez pracowników mobilnych. W wydawanych na tym tle interpretacjach podkreśla się, że wydatek ponoszony na sfinansowanie przez pracodawcę noclegu pracownika mobilnego jest ponoszony w interesie pracodawcy, a nie pracownika.

Odnosząc się do warunku pierwszego, czyli zgody pracownika, Trybunał w Wyroku TK określił, iż „zgoda na skorzystanie ze świadczenia wyraża bowiem ocenę pracownika, że świadczenie - z punktu widzenia jego sytuacji zawodowej, życiowej, rodzinnej - jest celowe i przydatne, leży w jego interesie. Oznacza to, że w braku świadczenia ze strony pracodawcy pracownik musiałby ponieść wydatek. W konsekwencji: przyjęcie świadczenia oferowanego przez pracodawcę oznacza uniknięcie tego wydatku”.

Formułując drugi warunek Trybunał wyjaśnił, że dla oceny czy świadczenie leżało w interesie pracownika istotne jest, czy stanowi ono realne przysporzenie majątkowe (korzyść), którego efekt jest uchwytny w jego majątku. Trybunał w ślad za uchwałami NSA uznał, że w zakres nieodpłatnego świadczenia, jako przychodu, wchodzą wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne „których skutkiem jest nieodpłatne, tj. niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie majątku tej osobie, mające konkretny wymiar finansowy”. W konsekwencji, aby wartość świadczenia uzyskanego od pracodawcy podlegała opodatkowaniu, po stronie pracownika musi pojawić się dochód, czyli korzyść majątkowa. Korzyść ta może wystąpić w dwóch postaciach: prowadzi do powiększenia aktywów, co jest zwykłym skutkiem wypłaty pieniędzy albo do zaoszczędzenia wydatków, co może być następstwem świadczenia rzeczowego lub w formie usługi. W wyniku takiego świadczenia w majątku pracownika nie pojawia się wprawdzie realny dochód (w znaczeniu ekonomicznym), ale ponieważ znaczenie dochodu na gruncie ustawy jest szersze, zaoszczędzenie wydatków musi być traktowane na równi z przyrostem majątku. Jako przykład Trybunał wskazał m.in. dowożenie pracownika z miejsca zamieszkania do pracy. W ocenie Trybunału zorganizowanie tego rodzaju transportu może oznaczać zaoszczędzenie wydatku po stronie pracownika i w konsekwencji może stanowić przysporzenie objęte podatkiem dochodowym. Taka ocena jest jednak poprawna tylko pod warunkiem, że świadczenia te pracodawca spełniał dysponując uprzednią zgodą pracownika na ich przyjęcie. O ile bowiem pracownik decyduje się skorzystać z przewozu, niewątpliwie zaoszczędza sobie wydatku, który musiałby ponieść.

Jednocześnie Trybunał Konstytucyjny zauważył, że w sytuacji, gdy nieodpłatne świadczenie zostało przyjęte jako warunek niezbędny do zgodnego z prawem wykonania pracy - po stronie pracownika nie pojawia się korzyść, która mogłaby być objęta podatkiem dochodowym.

Odnosząc się natomiast do trzeciego warunku z Wyroku TK, Trybunał wskazał, że przychód powstaje, gdy można zindywidualizować świadczenie, określić jego wartość pieniężną, skonkretyzować odbiorcę. Mając powyższe na uwadze, Trybunał zauważył, że w sytuacji, gdy otrzymane przez pracownika nieodpłatne świadczenie stanowi świadczenie pracodawcy, na które pracownik wyraził zgodę, które zostało spełnione w jego interesie i oznacza realne przysporzenie mu korzyści, problem ustalenia podstawy opodatkowania w zasadzie ulega rozwiązaniu. Dotyczy to między innymi zorganizowania przez pracodawcę dowozu do pracy, w sytuacji, gdy pracodawca wie kto będzie korzystał z tej formy transportu oraz zna odległości, którą każdy będzie pokonywał. W takim przypadku pracodawca jest w stanie precyzyjnie określić wartość świadczenia przypadającą indywidualnie na każdego przewożonego.

W świetle powyższego zauważyć należy, że nie każde świadczenie spełnione przez pracodawcę na rzecz pracownika bez ustalonej za nie zapłaty jest świadczeniem podlegającym podatkowi dochodowemu, podobnie jak nie każde tego rodzaju świadczenie jest wyłączone spod regulacji ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przy czym - jak zauważył Trybunał - ze względu na otwarty i rozwijający się katalog świadczeń oferowanych przez pracodawców nie jest możliwe enumeratywne wyliczenie w ustawie podatkowej wszystkich nieodpłatnych przysporzeń, które zgodnie z zasadą powszechności przedmiotowej podatku dochodowego powinny być przez ustawodawcę uwzględnione.

Powyższe prowadzi do wniosku, że w sytuacji, gdy pracodawcy oferują pracownikom cała gamę nieprzewidzianych w umowie o pracę świadczeń, które leżą niejako wpół drogi między gratyfikacją (rzeczową czy w postaci usługi), przyznaną pracownikowi jako element wynagrodzenia za pracę, która jest objęta podatkiem dochodowym, a wymaganymi przez odpowiednie przepisy świadczeniami ze strony pracodawcy, które służą stworzeniu odpowiednich warunków pracy (przepisy bhp) i które są zwolnione z tego podatku - każda sprawa wymaga jej rozpatrzenia z uwzględnieniem wszystkich elementów dotyczących wykonywanej pracy, tj. w szczególności postanowień umowy o pracę, charakteru pracy oraz obowiązków pracodawcy wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa pracy.

Na tle przedstawionego opisu sprawy, a także w świetle Wyroku TK uznać należy, że wynikające z konieczności wykonywania czynności służbowych sfinansowanie przez Wnioskodawcę Kosztów Noclegów oraz Kosztów Transportu Pracownikom, którzy nie są w podróży służbowej, lecz ich praca opiera się na konieczności stałego przemieszczania się na terenie wskazanym w umowie o pracę, nie będzie generować po stronie tego pracownika przychodu ze stosunku pracy. Z uwagi na specyfikę wykonywanej pracy przedmiotowe wydatki mają charakter służbowy. Ponoszone są bowiem wyłącznie w interesie pracodawcy, a co za tym idzie pracownik nie otrzyma od Wnioskodawcy jakiegokolwiek przysporzenia majątkowego. Charakter obowiązków wykonywanych przez Pracowników nie pozwala im na powracanie do miejsca zamieszkania po zakończeniu w danym dniu pracy. Zapewnienie Pracownikom noclegu i poniesienie jego kosztów pozostaje w interesie Wnioskodawcy. Wykonywane przez Wnioskodawcę usługi wymagają zatrudniania specjalistycznej, wykwalifikowanej kadry, posiadającej odpowiednie doświadczenie w wykonywaniu określonych prac. Terminy realizacji prac, oczekiwane przez klientów Wnioskodawcy, dynamika procesów oraz konieczność przenoszenia kadry pomiędzy poszczególnymi miejscami na terytorium kraju nie pozwalają Wnioskodawcy na zatrudnianie kadry każdorazowo na potrzeby realizowania poszczególnych usług dla klientów. Jednocześnie, gdyby Wnioskodawca nie zapewniał Pracownikom noclegu lub oczekiwał od nich poniesienia kosztów tego noclegu, świadczenie pracy dla Wnioskodawcy stałoby się dla Pracowników nieopłacalne. Rezultatem tego mogłaby być utrata przez Wnioskodawcę cennej, wykwalifikowanej kadry. W konsekwencji, finansowanie Kosztów Noclegów i Kosztów Transportu poniesionych przez Pracowników na pełnienie zadań służbowych nie generuje po ich stronie przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Powyższe potwierdzają liczne interpretacje indywidualne Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, w tym m.in.:

·      z dnia 23 czerwca 2025 r., nr 0115-KDIT1.4011.335.2025.2.DB:

„Na tle przedstawionego stanu faktycznego, a także w świetle wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. oraz orzeczeń Naczelnego Sądu Administracyjnego, wynikająca z konieczności wykonywania czynności służbowych refundacja przez Państwa kosztów noclegów przedstawicielom handlowym (tj. pracownikom mobilnym, którzy nie są w podróży służbowej, lecz ich praca opiera się na konieczności stałego przemieszczania się na obszarze Polski, nie generuje po stronie tych pracowników przychodu ze stosunku pracy. Z uwagi na specyfikę wykonywanej pracy przedmiotowe wydatki mają charakter służbowy. Ponoszone są bowiem wyłącznie w interesie Państwa jako pracodawcy, a co za tym idzie pracownicy nie otrzymują od Państwa jakiegokolwiek przysporzenia majątkowego. Tym samym nie ciąży na Państwu obowiązek poboru zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych z tego tytułu.”

·      z dnia 4 lipca 2024 r., nr 0112-KDIL2-1.4011.483.2024.2.DJ:

„Zatem, wartość świadczenia w postaci finansowania kosztów noclegów przedstawicieli handlowych (o których mowa we wniosku) w sytuacji, gdy noclegi mają związek z wykonywaniem przez nich obowiązków służbowych na terenie całego kraju (Polski), nie stanowi/nie będzie stanowiła dla tych pracowników przychodu ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Tym samym, na Państwu nie ciąży i nie będzie ciążył obowiązek poboru zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych z tego tytułu.”

Powyższe potwierdza również orzecznictwo Naczelnego Sądu Administracyjnego dotyczące przedstawicieli handlowych (wyrok NSA z dnia 2 października 2014 r. sygn. akt II FSK 2387/12 oraz z dnia 16 września 2014 r. sygn. akt II FSK 2280/12). O ile bowiem umowa o pracę tych osób wskazuje jako miejsce świadczenia pracy określony region lub obszar całej Polski mamy do czynienia z pracownikami mobilnymi, u których podczas wyjazdów służbowych, mogą zdarzyć się sytuacje, że pracownicy będą zmuszeni nocować w miejscu wykonywania swoich czynności służbowych. Uwzględniając zatem, specyfikę pracy pracownika mobilnego oraz ustalenia Trybunału Konstytucyjnego, Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 19 września 2014 r. sygn. akt II FSK 2280/12 wyraził pogląd, że jakkolwiek skorzystanie ze świadczenia w postaci noclegu wykupionego przez pracodawcę niewątpliwie następuje za zgodą pracownika, niemniej świadczenie to nie jest spełnione w jego interesie, ale w interesie pracodawcy obowiązanego do właściwego zorganizowania pracy.

Z kolei w wyroku z dnia 2 października 2014 r. sygn. akt II FSK 2387/12, Naczelny Sąd Administracyjny orzekł, że obowiązek zapewnienia prawidłowej organizacji pracy nie może być utożsamiany tylko z zapewnieniem biurka, materiałów biurowych czy pokryciem kosztów eksploatacji samochodu służbowego czy kosztów zużytej energii elektrycznej. Jeżeli prawidłowe i efektywne wykonywanie obowiązków pracowniczych wymaga od pracownika nocowania w hotelu, aby w określonym czasie wynikającym z kontaktów handlowych pracodawcy i kontrahenta dotrzeć do kontrahenta, to zapewnienie tej możliwości przez pracodawcę nie jest korzyścią pracownika, ale właśnie wypełnieniem przez pracodawcę ustawowego obowiązku prawidłowego organizowania pracy, tak aby była ona wydajna i należytej jakości. W konsekwencji. Naczelny Sąd Administracyjny przyjął, że w tego rodzaju sytuacji zapewnienie przez pracodawcę bezpłatnego zakwaterowania pracownikowi mobilnemu, który z uwagi na zakres i charakter wykonywania pracy nie może w danym dniu wrócić do domu (stałego lub czasowego miejsca pobytu) nie stanowi przychodu w rozumieniu art. 12 ust. 1 w związku z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Reasumując, uznać należy, że zwracane/rozliczane przez Pracowników kwoty wypłacanych tytułem zwrotu Kosztów Noclegów i Kosztów Transportu poniesionych przez Pracowników nie powoduje powstania po stronie Pracowników przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Wnioskodawca zaś jako płatnik nie powinien doliczać do przychodów Pracowników z umowy o pracę kwoty wypłacanego świadczenia, stanowiącego zwrot poniesionych Kosztów Noclegów i Kosztów Transportu oraz naliczać i odprowadzać od tych kwot zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Stosownie bowiem do treści art. 32 ust. 1 Ustawy PIT, zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane, jako płatnicy obliczać i pobierać wciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy. Obowiązek obliczenia, pobrania i wpłacenia przez płatnika zaliczki na podatek dochodowy powstaje w razie osiągnięcia za pośrednictwem płatnika przychodu. Z treść art. 32 ust. 1 Ustawy PIT, wynika zatem, że w razie wypłacenia lub przekazania przysporzenia niestanowiącego przychodu, płatnik nie ma obowiązku poboru zaliczki na podatek dochodowy.

Mając na uwadze przedstawiony wyżej stan faktyczny, a także przytoczone przepisy prawa oraz orzecznictwo i interpretacje indywidualne, należy stwierdzić, że w przedstawionym stanie faktycznym, w związku z otrzymaniem przez Pracowników od Wnioskodawcy świadczenia w postaci nieodpłatnego noclegu w czasie świadczenia pracy na terytorium Polski, Pracownicy nie osiągają dochodu, o którym mowa w art. 12ust. 1 Ustawy PIT, w związku z czym Wnioskodawca nie jest obowiązany jako płatnik do obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy zgodnie z treścią art. 32 ust. 1 Ustawy PIT.

Mając na względzie powyższe Spółka wnosi o potwierdzenie przedstawionego stanowiska.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na podstawie art. 9 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

Natomiast stosownie do art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Z ogólnej definicji przychodów zawartej w art. 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, iż przychodami są w szczególności otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Ponieważ za przychody należy uznać każdą formę przysporzenia majątkowego – zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika – to wskazać należy, że dla celów podatkowych przez nieodpłatne świadczenie rozumie się te wszystkie zdarzenia prawne lub gospodarcze, których skutkiem jest nieodpłatne, tj. niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie w majątku podatnika mające konkretny wymiar finansowy. Zatem do przychodu należy zaliczyć każdy rodzaj świadczenia, które dana osoba (podatnik) otrzymuje kosztem majątku innej osoby.

Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy:

Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy:

Użyty powyżej w art. 12 ust. 1 ww. ustawy zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego od pracodawcy świadczenia. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy.

Na podstawie art. 12 ust. 3 ustawy:

W myśl art. 11 ust. 2 ustawy:

Stosownie zaś do art. 11 ust. 2a tej ustawy:

Zauważyć należy, że kwestia rozumienia pojęcia „innych nieodpłatnych świadczeń” – w kontekście świadczeń pracowniczych – była przedmiotem analizy Trybunału Konstytucyjnego, który w wyroku z 8 lipca 2014 r. sygn. akt K 7/13 stwierdził, że za przychód pracownika z tytułu „innych nieodpłatnych świadczeń”, o których mowa w art. 12 ust. 1 i art. 11 ust. 1 ustawy, mogą być uznane takie świadczenia, które:

-   po pierwsze, zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),

-   po drugie, zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,

-   po trzecie, korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

W kontekście pierwszego warunku, Trybunał Konstytucyjny podkreślił, że „inne nieodpłatne świadczenia” na rzecz pracownika mogą być uznane za jego dochód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych tylko pod warunkiem, że rzeczywiście spowodowały zaoszczędzenie przez niego wydatków. Ustalenie tej okoliczności zależy od tego, czy pracownik skorzystał ze świadczenia oferowanego przez pracodawcę w pełni dobrowolnie. Zgoda na skorzystanie ze świadczenia wyraża bowiem ocenę pracownika, że świadczenie – z punktu widzenia jego sytuacji zawodowej, życiowej, rodzinnej – jest celowe i przydatne, leży w jego interesie. Oznacza to, że w braku świadczenia ze strony pracodawcy pracownik musiałby ponieść wydatek. W konsekwencji, przyjęcie świadczenia oferowanego przez pracodawcę oznacza uniknięcie tego wydatku.

Formułując drugi warunek Trybunał Konstytucyjny wyjaśnił, że dla oceny czy świadczenie leżało w interesie pracownika, istotne jest czy stanowi ono realne przysporzenie majątkowe (korzyść), którego efekt jest uchwytny w jego majątku. Trybunał Konstytucyjny – w ślad za uchwałami NSA – uznał, że w zakres nieodpłatnego świadczenia, jako przychodu wchodzą wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, „których skutkiem jest nieodpłatne, tj. niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie majątku tej osobie, mające konkretny wymiar finansowy”. W konsekwencji, aby wartość świadczenia uzyskanego od pracodawcy podlegała opodatkowaniu po stronie pracownika musi pojawić się dochód, czyli korzyść majątkowa. Korzyść ta może wystąpić w dwóch postaciach: prowadzi do powiększenia aktywów, co jest zwykłym skutkiem wypłaty pieniędzy, albo do zaoszczędzenia wydatków, co może być następstwem świadczenia rzeczowego lub w formie usługi. W wyniku takiego świadczenia w majątku pracownika nie pojawia się wprawdzie realny dochód (w znaczeniu ekonomicznym), ale ponieważ znaczenie dochodu na gruncie ustawy jest szersze, zaoszczędzenie wydatków musi być traktowane na równi z przyrostem majątku.

Jako przykład Trybunał Konstytucyjny wskazał m.in. dowożenie pracownika z miejsca zamieszkania do pracy. W ocenie Trybunału Konstytucyjnego zorganizowanie tego rodzaju transportu może oznaczać zaoszczędzenie wydatku po stronie pracownika i w konsekwencji może stanowić przysporzenie objęte podatkiem dochodowym. Taka ocena jest jednak poprawna tylko pod warunkiem, że świadczenia te pracodawca spełniał, dysponując uprzednią zgodą pracownika na ich przyjęcie. O ile bowiem pracownik decyduje się skorzystać z przewozu, niewątpliwie zaoszczędza sobie wydatku, który musiałby ponieść. Jednocześnie Trybunał Konstytucyjny zauważył, iż w sytuacji, gdy nieodpłatne świadczenie zostało przyjęte jako warunek niezbędny do zgodnego z prawem wykonania pracy – po stronie pracownika nie pojawia się korzyść, która mogłaby być objęta podatkiem dochodowym.

Odnosząc się natomiast do trzeciego warunku, Trybunał Konstytucyjny wskazał, że przychód powstaje, gdy można zindywidualizować świadczenie, określić jego wartość pieniężną oraz skonkretyzować odbiorcę. Mając powyższe na uwadze Trybunał Konstytucyjny zauważył, że w sytuacji gdy otrzymane przez pracownika nieodpłatne świadczenie stanowi świadczenie pracodawcy, na które pracownik wyraził zgodę, które zostało spełnione w jego interesie i oznacza realne przysporzenie mu korzyści, problem ustalenia podstawy opodatkowania w zasadzie ulega rozwiązaniu.

W świetle powyższego zauważyć należy, że nie każde świadczenie spełnione przez pracodawcę na rzecz pracownika bez ustalonej za nie zapłaty jest świadczeniem podlegającym podatkowi dochodowemu, podobnie jak nie każde tego rodzaju świadczenie jest wyłączone spod regulacji ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przy czym, jak słusznie zauważył Trybunał Konstytucyjny, ze względu na otwarty i rozwijający się katalog świadczeń oferowanych przez pracodawców nie jest możliwe enumeratywne wyliczenie w ustawie podatkowej wszystkich nieodpłatnych przysporzeń, które zgodnie z zasadą powszechności przedmiotowej podatku dochodowego powinny być przez ustawodawcę uwzględnione.

Co istotne, wytyczne zawarte w wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. sygn. akt K 7/13 mogą mieć zastosowanie również do świadczeń pieniężnych, jednakże wtedy gdy kwestia (tj. opodatkowanie/zwolnienie z opodatkowania) danego świadczenia nie jest wprost uregulowana w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W myśl natomiast art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Z opisu sprawy wynika, że zatrudniają Państwo na podstawie umowy o pracę trzy grupy pracowników mobilnych: przedstawicieli handlowych, których obowiązki polegają na odbywaniu spotkań z klientami i potencjalnymi klientami w terenie (tj. Handlowcy), pracowników serwisujących odpowiedzialnych za realizację zleceń serwisowych (tj. Serwisanci) oraz technologów, do obowiązków, których należą: wdrażanie rozwiązań/produktów/usług Spółki jej klientom oraz przeprowadzanie szkoleń dla klientów Spółki (tj. Technolodzy), (dalej razem: Pracownicy). W umowach jako miejsce pracy zostaną wskazane konkretne obszary geograficzne - obszar całej Polski, jednego lub kilku: województw, powiatów, gmin oraz obszar obowiązujących kodów pocztowych. Charakter zadań wymaga jednak stałej mobilności i świadczenia pracy w terenie poza siedzibą. Spółka finansuje ww. Pracownikom wydatki ponoszone przez Pracowników w związku z wykonywaniem przez nich zadań służbowych (tj. Koszty Noclegów i Koszty Transportu).

Wydatki noclegowe na pobyty w hotelach, pensjonatach i pokojach gościnnych (tj. Koszty Noclegów) ponoszone są w związku z wykonywaniem zadań przez Pracowników poza miejscem ich zamieszkania. Faktury dokumentujące te wydatki są wystawiane na Spółkę i przekazywane do rozliczenia w cotygodniowych/miesięcznych zestawieniach. Na decyzję o nocowaniu przez Pracowników poza miejscem zamieszkania składają się różne czynniki (szczegółowo wyjaśnione wyżej przez Państwa we wniosku) i – jak sami Państwo wskazali - w każdym przypadku decyzja o noclegu jest podyktowana względami ekonomicznymi oraz celowościowymi, a nadto odbycie noclegu jest niezbędne do prawidłowego wykonywania obowiązków służbowych przez Pracowników.

Ww. Pracownicy korzystają także z pojazdów służbowych oraz kart paliwowych. Spółka zapewnia/będzie zapewniać im również pokrycie kosztów transportu w postaci biletów lotniczych, kolejowych, autobusowych, biletów komunikacji miejskiej i podmiejskiej, przejazdów taksówkami i kosztów innych rodzajów transportu (tj. Koszty Transportu). Pokrywanie przez spółkę Kosztów Transportu jest ograniczone do celów służbowych, zgodnie z zasadami obowiązującymi w Spółce. Wydatki prywatne nie podlegają finansowaniu ani refundacji. Spółka prowadzi ewidencję i rozliczenia kosztów ponoszonych przez Pracowników na podstawie przedłożonych dokumentów źródłowych i zasad określonych w wewnętrznych regulacjach. Do Kosztów Transportu Spółka zalicza również w szczególności: opłaty eksploatacyjne związane z korzystaniem z samochodów służbowych takie jak płyn do spryskiwaczy, olej silnikowy oraz opłaty dodatkowe związane z parkowaniem na parkingach publicznych jak i prywatnych, opłaty związane z przejazdami autostradami, opłaty związane z wykupieniem bagażu w innych środkach transportu oraz wszelkie inne opłaty towarzyszące - niezbędne do odbycia podróży.

Jak dalej Państwo wyjaśnili w podaniu, finansowanie przez Spółkę Kosztów Noclegów i Kosztów Transportu Pracowników jest niezbędne do wykonania zadań wynikających ze stosunku pracy. Wydatki te pozostają w bezpośrednim i wyłącznym związku z wykonywaniem obowiązków służbowych. Sfinansowanie przez Spółkę wyżej wymienionych kosztów nie przynosi Pracownikom korzyści w postaci powiększenia ich aktywów lub uniknięcia przez nich wydatków, które musieliby ponieść w normalnych warunkach. Poniesienie tych wydatków wymusza bowiem charakter pracy wykonywanej przez Pracowników i jest ono niezbędne do prawidłowego wywiązania się przez Pracowników z ich obowiązków.

Rozważając zatem skutki podatkowe dokonywania/sfinansowania świadczeń czy zwrotu kosztów na rzecz pracowników mobilnych, należy zauważyć, że zgodnie z uchwałą Sądu Najwyższego z dnia 19 listopada 2008 r. sygn. akt II PZP 11/08 pracownicy mobilni są grupą osób pracujących w warunkach stałego przemieszczania się (podróży). Są to osoby, w przypadku których miejsce świadczenia pracy stanowi lub może stanowić pewien obszar (np. kraj, województwo, region).

Powyższe ustalenia Sądu Najwyższego potwierdza orzecznictwo Naczelnego Sądu Administracyjnego, zgodnie z którym pracownikiem mobilnym jest osoba, której charakter pracy wymusza nieustanne przebywanie w trasie, w celu prawidłowego i należytego wykonania obowiązków służbowych.

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 2 października 2014 r. sygn. akt II FSK 2387/12 w odniesieniu do pracowników mobilnych orzekł, że obowiązek zapewnienia prawidłowej organizacji pracy nie może być utożsamiany tylko z zapewnieniem biurka, materiałów biurowych czy pokryciem kosztów eksploatacji samochodu służbowego czy kosztów zużytej energii elektrycznej. Ten obowiązek należy i trzeba odnosić i analizować w kontekście konkretnych obowiązków pracowniczych i wynikających z tych obowiązków oczekiwań pracodawcy. Skoro więc prawidłowe i efektywne wykonywanie obowiązków pracowniczych wymaga od pracownika nocowania w hotelu, aby w określonym czasie wynikającym z kontaktów handlowych pracodawcy i kontrahenta dotrzeć do kontrahenta, to zapewnienie tej możliwości przez pracodawcę nie jest korzyścią pracownika ale właśnie wypełnieniem przez pracodawcę ustawowego obowiązku prawidłowego organizowania pracy, tak aby była ona wydajna i należytej jakości. Zapewnienie możliwości nocnego wypoczynku odpowiada także obowiązkowi pracodawcy organizowania pracy w sposób zmniejszający uciążliwość pracy.

W konsekwencji, przyjąć należy, że mimo bardzo szerokiego ujęcia w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przychodów ze stosunku pracy, nie każde świadczenie spełnione przez pracodawcę na rzecz pracownika podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Przykładem tego rodzaju świadczeń są świadczenia spełnione wyłącznie w interesie pracodawcy, tj. mające charakter służbowy a nie prywatny.

Zatem, na tle przedstawionego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego sprawy, a także w świetle wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. oraz orzeczeń Naczelnego Sądu Administracyjnego uznać należy, że sfinansowanie przez Państwa swoim Pracownikom (tj. pracownikom mobilnym) Kosztów Noclegów i Kosztów Transportu (o których mowa we wniosku, a będących przedmiotem Państwa zapytania) w związku z wykonywaniem przez nich zadań służbowych nie stanowi/nie będzie stanowiło dla pracowników mobilnych przychodu ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Z uwagi bowiem na specyfikę wykonywanej pracy przedmiotowe wydatki mają charakter służbowy, ponoszone są wyłącznie w Państwa interesie, a co za tym idzie Pracownik nie otrzyma jakiegokolwiek przysporzenia majątkowego.

W konsekwencji, w związku z dokonywaniem na rzecz ww. pracowników mobilnych świadczeń wskazanych we wniosku nie ciąży/nie będzie ciążył na Państwu obowiązek obliczenia, poboru i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

-     stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia;

-     zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

W odniesieniu do powołanych we wniosku interpretacji indywidualnych informuję, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·   Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·   Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·   Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·   w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·   w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.