Obowiązki płatnika w związku ze zwrotem pracownikowi poniesionych kosztów tytułem używania prywatnego samochodu do celów służbowych.
Pracownik mieszka w miejscowości A, a pracę wykonuje w miejscowości B oddalonej o 9 km. W ramach obowiązków służbowych ma odbierać i dostarczać dokumenty od/do kontrahenta znajdującego się w miejscowości A, pokonując trasę „po drodze” do/z pracy. Używa prywatnego samochodu, a pracodawca nie zawarł z nim umowy cywilnoprawnej dotyczącej używania pojazdu do celów służbowych.…
Interpretacja indywidualna
– stanowisko prawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
12 czerwca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 9 czerwca 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika w związku ze zwrotem pracownikowi poniesionych kosztów tytułem używania prywatnego samochodu do celów służbowych. Treść wniosku jest następująca:
Opis stanu faktycznego
Pracownik mieszka w miejscowości A. Pracę (zgodnie z zapisami umowy o pracę) wykonuje w miejscowości B, oddalonej od miejsca zamieszkania o około 9 km. Z tego tytułu naliczane są podwyższone koszty uzyskania przychodu.
Jednocześnie w ramach obowiązków służbowych pracownik jest zobowiązany do odebrania dokumentów od Państwa kontrahenta na początku swojego dnia pracy, już w godzinach pracy i przewiezienia ich do miejsca pracy (miejscowość B). Pracownik zobowiązany jest też do dostarczenia z miejsca pracy (miejscowość B) do Państwa kontrahenta dokumentów po zakończeniu każdego dnia pracy. Siedziba kontrahenta znajduje się w miejscowości A, czyli w miejscowości zamieszkania pracownika. Dostarczenie dokumentów odbywa się na koniec dnia pracy, w godzinach pracy – pracownik kończy pracę po dostarczeniu dokumentów do kontrahenta.
Pracownik przewozi dokumenty na podstawie Państwa ustnego polecenia. Używa samochodu prywatnego, ponieważ porusza się nim jadąc do pracy i z pracy. A dokumenty przewozi, jak to zostało wcześniej wskazane, niejako „po drodze” z miejsca wykonywania pracy lub do miejsca wykonywania pracy. Nie została na razie zawarta umowa cywilnoprawna dotycząca używania samochodu prywatnego do celów służbowych. Pracownik uważa, że z tytułu używania prywatnego samochodu do celów służbowych (przewiezienia dokumentów od kontrahenta i do kontrahenta) powinien otrzymać od Państwa jako pracodawcy zwrot kosztów podróży rozliczony kilometrówką, który będzie zwolniony z podatku dochodowego jako zwrot poniesionych kosztów podczas wykonywania zadania służbowego poza miejscem pracy.
Nie są Państwo zakładem pracy, którego działalność regulowana jest przez odrębną ustawę, z przepisów której wynika wprost możliwość przyznania pracownikom prawa do zwrotu przez zakład pracy kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdu (samochodu osobowego) stanowiącego własność tego pracownika dla potrzeb zakładu pracy, albo z przepisów której wynika wprost obowiązek ponoszenia ww. kosztów przez zakład pracy.
Samochód jest samochodem osobowym i stanowi własność pracownika.
Wypłacany pracownikowi w formie miesięcznego ryczałtu zwrot kosztów używania prywatnego samochodu dotyczyłby przejazdów w ramach jazd lokalnych, ponieważ pracownik w umowie o pracę jako miejsce pracy ma wpisane dwie miejscowości: miejscowość wskazaną we wniosku jako B, w której pracuje i miejscowość wskazaną jako A, w której zamieszkuje, znajduje się tam Państwa siedziba i siedziba kontrahenta. W rzeczywistości wykonuje stale pracę tylko w miejscowości B.
Wskazane we wniosku przejazdy Pracownika nie stanowią podróży służbowej w rozumieniu art. 77(5) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.
W przedstawionej sytuacji Państwa wątpliwości budzi sam fakt należności z tytułu pokrycia kosztów związanych z podróżą służbową zgodnie z art. 77(5) § 1 Kodeksu pracy lub ewentualnie kosztów z tytułu jazd lokalnych (w tym zakresie zwrócili się Państwo do Państwowej Inspekcji Pracy o wyjaśnienie).
Pytania
Czy w wyżej opisanej sytuacji (w wypadku przyjęcia hipotetycznego założenia, że pracownik otrzyma zwrot kosztów podróży) ewentualna wypłata kosztów podróży powinna zostać opodatkowana podatkiem dochodowym?
Czy jako pracodawca od wypłaconego świadczenia stanowiącego zwrot kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych powinni Państwo obliczyć i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych analogicznie jak w przypadku wynagrodzenia za pracę i innych przychodów pracownika?
Państwa stanowisko w sprawie
W Państwa ocenie, od wypłaconego świadczenia powinni Państwo obliczyć i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych, ponieważ w tej sytuacji stanowi to dodatkowe świadczenie dla pracownika, niestanowiące zwrotu rzeczywiście poniesionych kosztów związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych, gdyż większa część trasy pokonywanej z siedziby kontrahenta do miejsca pracy i z miejsca pracy do kontrahenta pokrywa się z drogą pracownika z domu do miejsca pracy i z miejsca pracy do domu.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z przepisem art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 592 ze zm.):
Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.
Powyższy przepis ustanawia generalną zasadę opodatkowania podatkiem dochodowym, zgodnie z którą opodatkowaniu tym podatkiem podlegają wszelkie uzyskane przez podatnika w danym roku korzyści majątkowe, z wyjątkiem tych, które na mocy ustawy wyłączone zostały z tego opodatkowania (np. poprzez wprowadzenie ustawowego zwolnienia z opodatkowania, czy też zaniechanie poboru podatku).
Na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Źródłami przychodów są stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.
Stosownie do art. 11 ust. 1 ww. ustawy:
Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
Według art. 12 ust. 1 cytowanej ustawy:
Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Użyty powyżej zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.
Z kolei art. 12 ust. 4 powołanej ustawy stanowi, że:
Za pracownika w rozumieniu ustawy uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy.
W świetle art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.
Dokonując oceny stanu faktycznego przedstawionego w złożonym wniosku wyjaśniam, że zgodnie z art. 34a ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1490 ze zm.):
Na podstawie umów cywilnoprawnych mogą być używane, do celów służbowych, samochody osobowe, motocykle i motorowery niebędące własnością pracodawcy.
Jak stanowi art. 34a ust. 2 ww. ustawy:
Minister właściwy do spraw transportu w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw finansów publicznych określa, w drodze rozporządzenia, warunki ustalania oraz sposób dokonywania zwrotu kosztów używania pojazdów, o których mowa w ust. 1, uwzględniając rodzaj pojazdu mechanicznego, jego pojemność oraz limit kilometrów w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, właściwych ze względu na miejsce zatrudnienia pracownika.
W świetle § 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27 poz. 271 ze zm.):
1. Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwanych dalej „pojazdami do celów służbowych”, następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu.
2. Zwrot kosztów używania przez pracownika pojazdu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika, określają przepisy w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.
Stosownie do § 2 ust. 1 przytoczonego rozporządzenia:
Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:
1) dla samochodu osobowego:
a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,89 zł,
b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 1,15 zł,
2) dla motocykla – 0,69 zł,
3) dla motoroweru – 0,42 zł.
Wedle § 4 komentowanego rozporządzenia:
1. Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu, o której mowa w § 2, i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, o którym mowa w § 3, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
2 Kwotę ustalonego ryczałtu, o którym mowa w ust. 1, zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
Uwzględniając powyższe stwierdzić należy, że kwota zwrotu wydatków w formie ryczałtu tytułem wykorzystywania samochodu prywatnego do celów służbowych celem wykonywania zleconych zadań stanowi dodatkowe świadczenie otrzymywane przez pracownika od pracodawcy. Obowiązujące przepisy prawa pracy nie nakładają bowiem na pracodawcę obowiązku zrekompensowania pracownikowi ww. wydatku, tak jak ma to miejsce w przypadku podróży służbowej, zgodnie z art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.), który stanowi, że:
Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
To z kolei prowadzi do wniosku, że w sytuacji nieotrzymania zwrotu poniesionych kosztów przez pracownika, musiałby je pokryć on z własnych środków. Zatem przyjęcie dodatkowego świadczenia oferowanego przez pracodawcę leży w interesie pracownika, gdyż jest równoznaczne z uniknięciem przez niego wydatku jaki musiałby ostatecznie ponieść, gdyby pracodawca nie dokonał jego zwrotu.
Należy również wskazać, że gdyby wolą ustawodawcy nie było zaliczenie omawianych świadczeń do przychodów, to nie zawarłby w katalogu zwolnień przepisu określonego w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym:
Wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw – do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika; przepis art. 23 ust. 7 stosuje się odpowiednio.
Odrębnymi ustawami, do których odsyła powołany art. 21 ust. 1 pkt 23b o podatku dochodowym od osób fizycznych, są:
- ustawa z 5 września 2008 r. o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej „Poczta Polska” (t. j. Dz. U. z 2020 r. poz. 2064);
- ustawa z 28 września 1991 r. o lasach (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 663);
- ustawa z 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 639);
- ustawa z 27 lipca 2001 r. o kuratorach sądowych (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 200 ze zm.).
Z powyższego wynika, że zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy jest wolny od podatku dochodowego, jeżeli samochód jest wykorzystywany w jazdach lokalnych, a obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów odrębnych ustaw. W pozostałych przypadkach zwrot taki stanowi przychód pracownika podlegający opodatkowaniu wraz z innymi przychodami ze stosunku pracy.
Zatem, wskazane zwolnienie swoją dyspozycją obejmuje określone kategorie osób, o których mowa w odrębnych ustawach, do których odwołał się ustawodawca.
Jak wynika z opisu sprawy, wskazane we wniosku przejazdy pracownika nie stanowią podróży służbowej w rozumieniu art. 775 § 1 Kodeksu pracy. Wypłacany pracownikowi w formie miesięcznego ryczałtu zwrot kosztów użytkowania prywatnego samochodu dotyczyłby przejazdów w ramach jazd lokalnych. Jednocześnie nie są Państwo zakładem pracy, którego działalność regulowana jest przez odrębną ustawę, z przepisów której wynika wprost możliwość przyznania pracownikom prawa do zwrotu przez zakład pracy kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdu (samochodu osobowego) stanowiącego własność tego pracownika dla potrzeb zakładu pracy, albo z przepisów której wynika wprost obowiązek ponoszenia ww. kosztów przez zakład pracy.
Mając na uwadze powyższe, ewentualny zwrot kosztów, w formie miesięcznego ryczałtu, używania prywatnego samochodu do celów służbowych w jazdach lokalnych, będzie stanowić dodatkowe świadczenie otrzymane przez pracownika od Państwa jako pracodawcy, a w konsekwencji – przychód, w rozumieniu art. 11 ust. 1 i art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podlegający opodatkowaniu. W konsekwencji Państwo, jako płatnik, powinni od wypłaconych kwot pobrać zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, na podstawie art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo