Skutki podatkowe dotyczące wartości sfinansowanych lub zwróconych pracownikowi kosztów noclegu poniesionych w trakcie podróży służbowej (krajowej lub zagranicznej), w wysokości przekraczającej limit określony w Rozporządzeniu korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy PIT.
Spółka prowadzi działalność gospodarczą i deleguje pracowników w krajowe oraz zagraniczne podróże służbowe. Pracownicy otrzymują zwrot lub sfinansowanie kosztów przejazdów, noclegów, wyżywienia, innych uzasadnionych wydatków oraz diety. Spółka stosuje Rozporządzenie MPiPS z 29 stycznia 2013 r., w tym § 8 dla podróży krajowych i § 16 dla zagranicznych. Wewnętrzne limity korporacyjne określają dopuszczalne wydatki na transport, noclegi i śniadania; przy podróżach zagranicznych odpowiadają limitom rozporządzenia. Przekroczenie limitu korporacyjnego wymaga zgody, a…
Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualne
13 sierpnia 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 12 sierpnia 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika w związku z pokrywaniem kosztów noclegu pracownikom w podróży służbowej powyżej limitu określonego przepisami prawa. Treść wniosku jest następująca:
Opis stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego
Prowadzą Państwo działalność gospodarczą, w ramach której pracownicy okresowo wykonują obowiązki służbowe poza miejscowością, w której znajduje się Państwa siedziba lub ich stałe miejsce pracy. W związku z tym delegują Państwo pracowników w krajowe lub zagraniczne podróże służbowe w celu realizacji powierzonych im zadań, np. uczestnictwa w konferencjach, targach branżowych lub spotkaniach biznesowych z kontrahentami.
W takich sytuacjach pracownikom zwracane są (tj. finansowane przez Państwa) koszty przejazdów, noclegów, wyżywienia oraz inne wydatki, odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, jak również wypłacane są odpowiednie diety. Ustalają Państwo należności przysługujące delegowanym pracownikom zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: Rozporządzenie).
W szczególności stosują Państwo odpowiednio § 8 (podróże krajowe) i § 16 (podróże zagraniczne) Rozporządzenia, zgodnie z którymi za nocleg podczas podróży przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem – w granicach określonych limitów, zaś w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przekraczających te limity. Przedmiotem tego wniosku jest ustalenie, czy sfinansowanie lub zwrot pracownikom kosztów noclegów korzysta, w przedstawionej przez Państwa sytuacji, ze zwolnienia z opodatkowania.
W wewnętrznym zarządzeniu określili Państwo limity wydatków na środki transportu (bilety lotnicze, (...), inny transport zbiorowy), noclegi w kraju i za granicą oraz śniadania w kraju i za granicą (dalej: limity korporacyjne); limity te mogą być zróżnicowane ze względu na określone zaszeregowanie stanowiskowe pracowników.
Limity mają charakter wewnętrznych wytycznych, ukierunkowanych na racjonalizację polityki kosztowej oraz kontrolę wydatków. Porządkują i optymalizują procesy rozliczeniowe (np. ograniczają proces uzyskiwania każdorazowych zgód) i stanowią punkt odniesienia dla zespołów księgowych dokonujących rozliczeń podróży służbowych. Stosowane są z zachowaniem przepisów prawa pracy. W przypadku, gdyby limit okazał się w niższy niż kwota określona w Rozporządzeniu, stanowi on wówczas kwotę rekomendowaną (z perspektywy polityki racjonalizacji polityki kosztowej Spółki). Należy podkreślić, że w przypadku podróży zagranicznych, limity korporacyjne zostały ustalone na poziomie odpowiadającym limitom zakwaterowania przewidzianym w Rozporządzeniu. Niezależnie od limitu korporacyjnego, ew. skutki sfinansowania czy zwrotu przez Państwa kosztów podróży dla celów podatku PIT ustalane są zawsze przy uwzględnieniu kwot (limitów) wynikających z Rozporządzenia.
W odniesieniu do kosztów noclegów – jeżeli wydatek nie przekracza limitu korporacyjnego, nie jest wymagana dodatkowa zgoda pracodawcy na potrzeby finalizacji rozliczenia. Jeżeli natomiast koszt noclegu przekracza ten limit, konieczne jest uzyskanie przez pracownika odrębnej zgody. Jeśli koszty noclegów przekraczają limity wynikające z Rozporządzenia, pracownik zobowiązany jest zastosować się do procedury pozwalającej Państwu ustalić, czy przekroczenie to było uzasadnione. W ramach tej procedury, w sytuacji przekroczenia limitów wynikających z Rozporządzenia:
a) pracownik (lub osoba koordynująca daną podróż i zajmująca się w związku z tym rezerwacją noclegów) jest zobowiązany do wskazania przyczyny przekroczenia (z wykorzystaniem opisanego poniżej formularza), a tak przygotowany wniosek zostaje udostępniony przełożonemu pracownika lub innemu upoważnionemu przedstawicielowi pracodawcy;
b) przełożony pracownika lub inny upoważniony przedstawiciel pracodawcy weryfikuje i zatwierdza (lub odrzuca) przedstawiony mu wniosek; akceptacja stanowi merytoryczną zgodę na rozliczenie rzeczywistych kosztów zakwaterowania ponad limit z Rozporządzenia.
Formularz przygotowany przez Państwa na potrzeby tej procedury uwzględnia (w formie listy z opcjami do wyboru) najbardziej typowe przyczyny, które mogą skutkować koniecznością przekroczenia limitu, jak również umożliwia, w razie potrzeby, opisanie przez osobę wypełniającą innych (niż uwzględnione w liście) przyczyn.
Uwzględnili Państwo w formularzu przyczyny takie jak:
- uczestnictwo w dużych wydarzeniach branżowych (konferencjach lub targach) – kiedy zwiększony popyt powoduje wzrost cen zakwaterowania i wyżywienia;
- podróż służbowa większych grup pracowników, którzy powinni zostać zakwaterowani w jednym miejscu, w sytuacji, gdy dostępność dużej puli miejsc noclegowych w tańszych hotelach jest ograniczona;
- potrzeba minimalizacji kosztów transportu oraz optymalizacji czasu pracy w trakcie podróży służbowej uzasadnia wybór konkretnego miejsca noclegu, nawet jeśli jego koszt przekracza limit (np. wybór hotelu w bezpośrednim sąsiedztwie miejsca konferencji);
- odgórne wskazanie miejsca noclegu przez pracodawcę, bez możliwości wyboru przez pracownika innej lokalizacji (decyzja taka przeważnie opiera się na analizie ofert hotelowych przeprowadzonej przez Dział X i rekomendacji wyboru danego hotelu przedstawionej przez ten Dział);
- wskazanie miejsca i czasu spotkania (a także hotel) przez klienta – w sytuacji, gdy Państwo (z uwagi na charakter negocjacji i relacji biznesowych) uważają za stosowne, aby respektować te ustalenia;
- wyjazd służbowy odbywa się w trybie nagłym, co uniemożliwia wcześniejszą rezerwację tańszego hotelu;
- z przyczyn niezależnych od pracownika (np. odwołany lot lub przesunięte spotkanie) konieczne jest przedłużenie pobytu, co uzasadnia poniesienie zwiększonego kosztu noclegu.
Wypełniony i zatwierdzony formularz jest weryfikowany również od strony formalnej, przez służby księgowe. Po akceptacji dokumentu i potwierdzeniu poniesienia kosztu fakturą lub rachunkiem, rozliczają Państwo delegację zgodnie z procedurą.
W sytuacji, gdy dojdzie do uzasadnionego (w Państwa ocenie) przekroczenia limitów kosztów noclegu wskazanych w Rozporządzeniu, będą Państwo zatem w posiadaniu:
- dokumentacji potwierdzającej faktyczne poniesienie wydatku w konkretnej kwocie (faktura, rachunek), jak również
- dokumentacji wskazującej przyczyny przekroczenia limitów wynikających z Rozporządzenia oraz potwierdzającej, iż przekroczenie to zostało zaakceptowane przez upoważnionego przedstawiciela pracodawcy.
Pytanie
Czy w przedstawionym przez Państwa stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym wartość sfinansowanych lub zwróconych pracownikowi kosztów noclegu poniesionych w trakcie podróży służbowej (krajowej lub zagranicznej), w wysokości przekraczającej limit określony w Rozporządzeniu korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT?
Państwa stanowisko w sprawie
Państwa zdaniem, w przedstawionym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym wartość sfinansowanych lub zwróconych pracownikowi kosztów noclegu poniesionych w trakcie podróży służbowej (krajowej lub zagranicznej), w wysokości przekraczającej limit określony w Rozporządzeniu korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT.
Uzasadnienie Państwa stanowiska
Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j.Dz.U.2025.163 z dnia 2025.02.07 ze zm., dalej: ustawa o PIT), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku. Powyższy przepis ustanawia generalną zasadę opodatkowania podatkiem dochodowym, zgodnie z którą opodatkowaniu tym podatkiem podlegają wszelkie uzyskane przez podatnika w danym roku korzyści majątkowe, z wyjątkiem tych, które na mocy ustawy wyłączone zostały z tego opodatkowania (np. poprzez wprowadzenie ustawowego zwolnienia z opodatkowania, czy też zaniechanie poboru podatku).
Ogólne pojęcie przychodu ustawodawca zdefiniował w art. 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W myśl tego artykułu przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
Świadczenia, jakie otrzymuje od pracodawcy pracownik w związku z rozliczeniem podróży służbowej, mogą korzystać ze zwolnienia dla celów podatku PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt. 16 ustawy o PIT. Stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w Rozporządzeniu.
Zgodnie z § 1 i § 2 Rozporządzenia, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez Pracodawcę, pracownikowi przysługują:
- diety;
- zwrot kosztów:
- przejazdów,
- dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
- noclegów,
- innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za noclegi, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit (§ 8 ust. 2 i § 16 ust. 3 Rozporządzenia). Oznacza to, że Rozporządzenie dopuszcza zwrot pracownikowi kwot z tytułu noclegów w wysokości wyższej niż limity wskazane w nim, pod warunkiem wyrażenia na to zgody przez pracodawcę, gdy jest to uzasadniony przypadek.
W przedstawionych w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym wysyłają Państwo pracownika w podróż służbową, aby realizował określone w poleceniu służbowym zadania. Kiedy jest zamawiana usługa hotelowa, pracownik bądź dedykowany dany specjalista dokonujący rezerwacji miejsca zakwaterowania, wykonuje te działania w pierwszej kolejności przy uwzględnieniu wytycznych odnośnie limitów określonych w wewnętrznych regulaminach oraz w Rozporządzeniu. Natomiast, w pewnych sytuacjach, ww. koszty hotelu są ponoszone w wyższych kwotach, aniżeli limity wynikające z Rozporządzenia. Zaznaczają Państwo przy tym, że sytuacje takie nie są normą, a raczej sytuacjami wyjątkowymi (bowiem zależy Państwu zasadniczo na obniżaniu kosztów noclegów, nie na ich zawyżaniu, zaś wyjściowo, jak w wskazano w opisie stanu faktycznego, limity korporacyjne dla kosztów noclegów zostały ustalone na poziomie kwot limitów z Rozporządzenia).
Aby ocenić zasadność takiej sytuacji (czy jest to uzasadniony przypadek, na który pracodawca wyraża zgodę), wprowadzili Państwo narzędzie formalnej weryfikacji w postaci formularza, który zawiera przykładowy katalog najbardziej typowych przyczyn przekroczenia limitu oraz (w razie potrzeby) miejsce na opis innych okoliczności, które stanowią uzasadnienie dla ww. wyższego kosztu. Dokument ten po zatwierdzeniu przez przełożonego (lub innego upoważnionego przedstawiciela pracodawcy) stanowi podstawę do uznania, że przekroczenie limitu było uzasadnione i nastąpiło z przyczyn obiektywnych, związanych wyłącznie z wykonywaniem obowiązków służbowych.
W Państwa ocenie, skoro § 8 ust. 2 i § 16 ust. 3 Rozporządzenia dopuszczają przekroczenie limitów w uzasadnionych przypadkach, to Państwo, dokonawszy oceny konkretnego przypadku, mają prawo do uznania go za uzasadniony i wyrażenia zgody na rozliczenie rzeczywistych kosztów – ponad limit z Rozporządzenia. W takiej sytuacji limit kwotowy przewidziany w Rozporządzeniu przestaje mieć zastosowanie, a zwrócone koszty lub sfinansowane koszty – jako udokumentowane i zaakceptowane w uzasadnionym przypadku – w całości powinny korzystać ze zwolnienia podatkowego.
Zaprezentowane powyżej stanowisko znajduje potwierdzenie w utrwalonej praktyce interpretacyjnej. Dyrektor KIS wielokrotnie potwierdzał, że w uzasadnionych przypadkach – po uzyskaniu zgody pracodawcy – zwrot kosztów noclegu ponad limit z Rozporządzenia nie stanowi przychodu pracownika i korzysta ze zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT. W tym zakresie można wymienić przykładowo:
- interpretację Dyrektora KIS, sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.269.2018.2.RR z 13 sierpnia 2018 r.:
„(…) zwrot kosztów noclegów (w tym kosztów hotelowych) w czasie podróży służbowej, dokonany przez Wnioskodawcę na rzecz pracownika korzystał/będzie korzystał ze zwolnienia pod warunkiem, że zgoda na zwrot kosztów w wysokości przekraczającej powyższe limity była podyktowana/będzie podyktowana uzasadnionym przypadkiem. W takim przypadku Wnioskodawca jako płatnik nie był zobowiązany/nie będzie zobowiązany do pobrania zaliczki na podatek dochodowy na zasadach określonych w art. 32 w zw. z art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych”.
- interpretację Dyrektora KIS, sygn. 0114-KDIP3-3.4011.87.2018.3.IM z 11 czerwca 2018 r.:
„(…) jeżeli pracodawca wyrazi zgodę na zwrot kosztów noclegu, stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit określony w cytowanym rozporządzeniu, uznając taki przypadek jako uzasadniony, wówczas otrzymany zwrot ww. kosztów będzie wolny od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W związku z powyższym, zwrot kosztów noclegów w hotelu/obiekcie świadczącym usługi hotelarskie (udokumentowany rachunkiem/fakturą) w czasie podróży służbowej dokonany przez Wnioskodawcę na rzecz pracownika będzie korzystać ze zwolnienia pod warunkiem, że zgoda na zwrot kosztów w powyższej kwocie podyktowana będzie uzasadnionym przypadkiem”.
- interpretację sygn. 0114-KDIP3-3.4011.450.2019.1.AK z 21 listopada 2019 r.:
„(…) rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z tytułu podróży zagranicznej dopuszcza zwrot pracownikom i osobom niebędącym pracownikami kwot z tytułu noclegu w wysokości wyższej niż limity wskazane w ww. rozporządzeniu, pod warunkiem wyrażenia na to zgody przez pracodawcę, gdy jest to uzasadniony przypadek. Zatem, jeżeli pracodawca wyrazi zgodę na zwrot kosztów noclegu, stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit określony w cytowanym rozporządzeniu, uznając taki przypadek jako uzasadniony, wówczas otrzymany zwrot ww. kosztów będzie wolny od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych”.
- interpretację sygn. 0115-KDIT2.4011.134.2025.1.ENB z 3 kwietnia 2025 r.:
„(…) pracodawca na wniosek złożony przed wyjazdem wyraził zgodę na rozliczenie rzeczywistych kosztów noclegu. Z związku z tym, skoro z uwagi na wskazane przez Panią okoliczności pracodawca wyraził zgodę na pokrycie udokumentowanych rachunkiem kosztów za noclegi również w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w § 16 ust. 1 rozporządzenia, to zwolnieniem przedmiotowym objęta jest cała kwota wynikająca z rachunku (bez ograniczenia do wysokości limitu).
W Państwa ocenie, dla zastosowania zwolnienia nie ma również znaczenia to, czy pracodawca zwraca wydatki pracownikowi, czy też finansuje wydatek na podstawie faktury wystawionej przez obiekt hotelowy bezpośrednio na pracodawcę. W obu sytuacjach, jeśli zachodzą omówione przesłanki, wartość zwróconego lub sfinansowanego kosztu, nie powinna skutkować rozpoznaniem po stronie pracownika przychodu podlegającego opodatkowaniu PIT. Wnoszą Państwo zatem o potwierdzenie prawidłowości Państwa stanowiska.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.):
Płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.
Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 592 ze zm.) jest zasada powszechności opodatkowania, która wyrażona została w art. 9 ust. 1 tej ustawy. Zgodnie z tym przepisem:
Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.
Treść powyższego przepisu wskazuje, że opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają wszelkiego rodzaju dochody uzyskane przez podatnika, z wyjątkiem tych, które zostały enumeratywnie wymienione w katalogu zwolnień przedmiotowych zawartym w powyższej ustawie bądź, od których zaniechano poboru podatku.
Ogólne pojęcie przychodu ustawodawca zdefiniował w art. 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Definicja przychodu zawarta w art. 11, jak również określone w nim zasady ustalania wartości tego przychodu (w tym świadczeń w naturze lub innych nieodpłatnych świadczeń) mają charakter ogólny, a zatem mają zastosowanie wówczas, gdy nie występują regulacje szczegółowe, inaczej normujące danego rodzaju przychód lub zasady jego ustalania.
Jak stanowi art. 11 ust. 1 cytowanej ustawy:
Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
Przy czym, ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wyraźnie rozróżnia źródła przychodów oraz sposób opodatkowania dochodów z poszczególnych źródeł. Stosownie do przepisów tej ustawy odrębnymi źródłami przychodów są m.in. określone w art. 10 ust. 1 pkt 1:
Stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.
Zgodnie z art. 12 ust. 1 ww. ustawy:
Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Użyty w ww. przepisie zwrot „w szczególności” oznacza, że wymieniane kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego świadczenia, które mógł on otrzymać od pracodawcy. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy. Oznacza to, że do przychodów pracownika ustawodawca zaliczył nie tylko pieniądze, ale także wartość świadczeń w naturze, czy świadczeń nieodpłatnych otrzymanych od pracodawcy.
Tak szerokie zdefiniowanie pojęcia przychodu pracownika wskazuje, że w każdym przypadku, w którym uzyska on realną korzyść, będzie powstawał obowiązek zwiększenia jego przychodu, z wyjątkiem świadczeń określonych w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawartych w art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ustawodawca do przychodów ze stosunku pracy zalicza bowiem nie tylko otrzymane pieniądze, ale i świadczenia, które przybrały postać rzeczy (produktu), wykonania usługi, bądź udostępnienia rzeczy lub praw.
Na podmiocie dokonującym ww. świadczeń (pracodawcy) ciążą natomiast obowiązki płatnika, wynikające z art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym:
Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.
Państwa wątpliwości dotyczą kwestii ustalenia czy wartość sfinansowanych lub zwróconych pracownikowi kosztów noclegu poniesionych w trakcie podróży służbowej (krajowej lub zagranicznej), w wysokości przekraczającej limit określony w Rozporządzeniu, korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
W tym miejscu wskazać należy, że definicja podróży służbowej została zawarta w art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.), który stanowi, iż:
Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
W myśl art. 775 § 2 ww. ustawy:
Minister właściwy do spraw pracy określi, w drodze rozporządzenia, wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Rozporządzenie powinno w szczególności określać wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju – walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.
Stosownie do ww. art. 775 § 3 Kodeksu pracy:
Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż wymieniony w § 2 określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.
Jak wynika z art. 775 § 5 Kodeksu pracy:
W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień, o których mowa w § 3, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów, o których mowa w § 2.
Mając zatem na uwadze powyższe, stwierdzić należy, że podróżą służbową jest taki wyjazd, który odbywa się na polecenie pracodawcy i jest związany ze świadczeniem pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem wykonywania pracy.
Jednocześnie, w niniejszej sprawie należy odnieść się do art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym:
Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c.
Z art. 21 ust. 15c tejże ustawy wynika, że:
Zwolnienia, o których mowa w ust. 1 pkt 16 i 20, nie mają zastosowania do przychodów otrzymanych przez kierowcę z tytułu wykonywania międzynarodowych przewozów drogowych na podstawie stosunku pracy lub umowy zlecenia, o której mowa w art. 13 pkt 8.
W konsekwencji, warunkiem niezbędnym dla skorzystania ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest odbycie przez pracownika podróży służbowej – co ma miejsce w przedmiotowej sprawie.
Natomiast zasady rozliczania zagranicznych podróży służbowych reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).
Zgodnie z § 2 powołanego rozporządzenia:
Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
1) diety;
2) zwrot kosztów:
a) przejazdów,
b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
c) noclegów,
d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
W myśl § 8 ust. 1 ww. rozporządzenia:
Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety.
Jak wynika z ust. 2 § 8 ww. rozporządzenia:
W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1.
Według § 8 ust. 3 ww. rozporządzenia:
Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu, i który nie przedłożył rachunku, o którym mowa w ust. 1, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety.
Zgodnie z § 16 ust. 1 cytowanego rozporządzenia:
Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia.
W myśl § 16 ust. 2 ww. rozporządzenia:
W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.
Na podstawie § 16 ust. 3 powołanego rozporządzenia:
W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1.
W świetle zaś § 16 ust. 4 ww. rozporządzenia:
Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg.
Z ww. przepisów wynika, że w przypadku podróży odbywanej:
- na terenie kraju – nocleg podczas podróży w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie – pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1 (§ 8 ust. 1-2 ww. rozporządzenia);
- poza granicami kraju – nocleg podczas podróży – pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1 (§ 16 ust. 1 i ust. 3 ww. rozporządzenia).
Zatem ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych będzie korzystać zwrot kosztów noclegu w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety (w przypadku podróży krajowej) lub w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia (w przypadku podróży zagranicznej). W uzasadnionych przypadkach, zwolnieniu może podlegać zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1 zgodnie z § 8 ust. 1-2 oraz § 16 ust. 1 i 3 ww. rozporządzenia).
Z opisu sprawy wynika, że stosują Państwo odpowiednio § 8 (podróże krajowe) i § 16 (podróże zagraniczne) omawianego rozporządzenia, zgodnie z którymi za nocleg podczas podróży przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem – w granicach określonych limitów, zaś w uzasadnionych przypadkach mogą Państwo wyrazić zgodę na zwrot kosztów przekraczających te limity.
Skoro w uzasadnionych przypadkach wyrażają Państwo zgodę na poniesienie wydatku za nocleg w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, to wartość sfinansowanych lub zwróconych pracownikowi kosztów noclegu poniesionych w trakcie podróży służbowej (krajowej lub zagranicznej), w wysokości przekraczającej limit określony w ww. rozporządzeniu, korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
W takim przypadku nie skutkuje/nie będzie skutkować to rozpoznaniem po stronie pracownika przychodu ze stosunku pracy podlegającego opodatkowaniem podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Tym samym, nie są i nie będą Państwo zobowiązani z tego tytułu do naliczenia i poboru zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy:
- stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz
- zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo