Spółka planuje wprowadzić program benefitowy z kartami lunchowymi dla pracowników, obejmujący kartę przedpłaconą na zakup posiłków. Program zakłada zawarcie umowy z operatorem, który obsługuje karty, weryfikuje zakupy poprzez aplikację i pokrywa koszty zakupów niedozwolonych ze swoich środków, dochodząc zwrotu od pracownika. Pracownicy otrzymują miesięczne zasilenie…
Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanych zdarzeń przyszłych w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
27 stycznia 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 27 stycznia 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnili go Państwo pismem z 26 marca 2026 r (wpływ 26 marca 2026 r.). Treść wniosku jest następująca:
Opis stanów faktycznych
Spółka (dalej „Wnioskodawca”), planuje wprowadzić pozapłacowy benefit pracowniczy w postaci karty przedpłaconej na zakup posiłków tzw. karty lunchowe (dalej „Program benefitowy" lub „Program”). Celem Wnioskodawcy jest wprowadzenie benefitu w kształcie pozwalającym na odliczenia od podstawy wymiaru składek na ubezpieczania emerytalne i rentowe wartości dobrowolnie finansowanych posiłków za pomocą kart przedpłaconych (kart lunchowych) na podstawie § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tj. Dz. U. z 2023 r. poz. 728 z późn. zm.) – dalej Rozporządzenie.
Wnioskodawca w celu wprowadzenia przedmiotowego Programu planuje podjąć następujące działania:
a) wprowadzić wewnętrzny Regulamin Programu (dalej „Regulamin") dotyczący warunków korzystania przez pracowników z kart lunchowych i podać go do wiadomości pracowników w sposób umożliwiający zapoznanie się z nim,
b) zawrzeć umowę z podmiotem zewnętrznym (dalej „Operator”) odpowiedzialnym za świadczenie usług polegających na obsłudze w imieniu Wnioskodawcy kart lunchowych, rozliczeń środków i weryfikacji dokonywanych przez pracowników zakupów w zakresie zgodności dokonywanych za pomocą kart lunchowych zakupów z zasadami Regulaminu, w tym zgodności rodzaju zakupów. Operator pobiera od Wnioskodawcy wynagrodzenie z tytułu usługi polegającej na przygotowaniu i udostępnieniu Programu benefitowego oraz administrowaniu nim w imieniu Wnioskodawcy (dalej „Wynagrodzenie").
Pracownik Wnioskodawcy wyrażający wolę przystąpienia do programu złoży oświadczenie o zapoznaniu się z Regulaminem i otrzyma kartę lunchową, którą następnie będzie musiał aktywować poprzez aplikację komórkową udostępnianą przez Operatora. W aplikacji pracownik akceptuje regulamin Operatora dotyczący używania karty zawierający tożsame zasady używania karty lunchowej do tych zawartych w wewnętrznym Regulaminie Wnioskodawcy. Każda karta lunchowa będzie przypisana do określonego pracownika.
Pracownicy, którzy przystąpią do Programu będą otrzymywali co miesiąc świadczenie w postaci cyklicznego zasilenia karty przedpłaconej środkami pieniężnymi pochodzącymi od Wnioskodawcy. Wysokość tego dofinansowania wyniesie maksymalnie (…) zł miesięcznie. Zasilenie wiąże się z istnieniem stosunku pracy pracownika. Pracownik nie będzie mógł wypłacać ani przelewać kwoty zasilenia. Karta lunchowa uprawniać będzie do dokonania zakupów w kwocie nieprzekraczającej (...) zł miesięcznie.
Karta lunchowa zgodnie z Regulaminem nie może służyć do nabywania produktów i usług innych niż posiłki, w szczególności nie uprawnia do nabywania (…). Karty lunchowej nie będzie można użyć do zakupu produktów (…). Zakupy kartą lunchową będzie można dokonywać jedynie w placówkach gastronomicznych i handlowych.
Pracownicy będą zobowiązani do rozliczania każdej płatności dokonanej kartą przedpłaconą fotografując paragon i wgrywając zdjęcie paragonu do aplikacji udostępnianej przez Operatora, która umożliwiać będzie Wnioskodawcy kontrolę, za pośrednictwem Operatora, tego czy środki zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem. Mechanizm kontroli wydatków stosowany przez Operatora opiera się na technologii (…) i klasyfikacji transakcji w czasie rzeczywistym, na podstawie fotografii paragonów wgranych do aplikacji. System Operatora automatycznie identyfikuje, czy dany paragon dotyczący zakupów wykonanych kartą lunchową zawiera produkty niedozwolone (poza kategorią produktów dozwolonych do zakupu w Regulaminie). W przypadku rozpoznania zakupu produktu niedozwolonego, na podstawie umowy Wnioskodawcy z Operatorem, Operator będzie pokrywał koszt takiej transakcji ze swoich środków, których zwrotu następnie Operator będzie dochodził od pracownika na swoją rzecz. Również w Regulaminie oraz Regulaminie Operatora wskazano, na obowiązek zwrotu nieprawidłowo wydatkowanych środków na rzecz Operatora. W wyniku powyższego, z chwilą identyfikacji nieprawidłowego zakupu pracownika przy użyciu karty lunchowej, transakcja taka nie obciąża środków wpłacanych przez Wnioskodawcę w ramach Programu benefitowego na karcie lunchowej. Kwota takiego wydatku zostaje tymczasowo pokryta z tzw. „(…)” należącego do Operatora.
Zatem w wyniku zastosowania powyższego mechanizmu środki nieprawidłowo wydatkowane przez pracownika (niezgodnie z Regulaminem) nie powodują ubytku środków pochodzących z zasilenia karty lunchowej przez Wnioskodawcę, a są pokrywane ze środków Operatora. Operator nie pobiera od Wnioskodawcy z tego tytułu żadnych dodatkowych opłat. Analogiczny mechanizm będzie stosowany w wypadku, gdy pracownik nie wprowadzi do aplikacji zdjęcia paragonu, na podstawie którego prowadzona jest weryfikacja prawidłowości zakupów. Wówczas środki wydatkowane bez przedstawienia paragonu uznawane są za wydatkowane nieprawidłowo (niezgodnie z Regulaminem). Powyższy mechanizm ma na celu ochronę środków benefitowych przed wydatkowaniem przez pracownika niezgodnym z ich celem, a więc takim który nie byłby objęty możliwością odliczenia od podstawy wymiaru składek na ubezpieczania emerytalne i rentowe wartości finansowanych posiłków za pomocą kart lunchowych na podstawie § 2 ust. 1 pkt 11 Rozporządzenia.
W piśmie stanowiącym uzupełnienie wniosku doprecyzowali Państwo, że program benefitowy będzie finansowany ze środków obrotowych Spółki.
Pytania
1) Czy dokonanie przez pracownika za pomocą karty lunchowej wydanej mu w ramach Programu benefitowego zakupu produktu niedozwolonego zgodnie z Regulaminem lub niewprowadzenie do Aplikacji zdjęcia paragonu dokumentującego wydatki dokonane przy użyciu karty lunchowej, co skutkuje pokryciem kosztów takiego wydatku pracownika przez Operatora, nie powodują ubytku środków pochodzących z zasilenia karty lunchowej przez Wnioskodawcę, prowadzącego do powstania po stronie pracownika przychodu ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w zakresie wartości nieprawidłowo wydatkowanych środków?
2) Jeżeli stanowisko Spółki w zakresie pytania nr 1 zostanie uznane za prawidłowe, to czy Wnioskodawca jako płatnik ma obowiązek obliczyć i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych od tego rodzaju zdarzeń?
Państwa stanowisko w sprawie
Stanowisko do pytania nr 1.
Technologia obsługująca karty lunchowe oraz aplikacja mobilna Operatora umożliwia identyfikację każdego pojedynczego produktu i ocenę, czy mieści się on w katalogu produktów dozwolonych zgodnie z Regulaminem. Jeżeli system wykryje produkt niedozwolony, nie zostaje on w ogóle sfinansowany ze środków Wnioskodawcy (zasilenia karty lunchowej przez Wnioskodawcę), lecz koszt takiego zakupu w całości pokrywa Operator ze swoich środków, na podstawie umowy pomiędzy Wnioskodawcą a Operatorem. W takim przypadku po stronie pracownika powstaje wyłącznie zobowiązanie wobec Operatora do zwrotu kwoty odpowiadającej wartości zakupu na rzecz Operatora. Na skutek zastosowania powyższego mechanizmu zakupy niezgodne z Regulaminem będą finansowane ze środków Operatora, a nie środków Wnioskodawcy wpłacanych na kartę lunchową, gdyż w wypadku zakupu niezgodnego z Regulaminem środki odpowiadające wysokości tego zakupu zostaną na karcie lunchowej, a koszty zakupu pokryje Operator z własnych środków.
W przypadku wykrycia przez technologię Operatora zakupu przez pracownika produktu niedozwolonego zgodnie z Regulaminem, Operator pozostawi tę kwotę na karcie przedpłaconej pracownika, a zatem nie dojdzie formalnie do dokonania przysporzenia Wnioskodawcy na rzecz pracownika, mogącej stanowić podstawę dla objęcia go obowiązkiem odprowadzenia składek na ubezpieczenie społeczne. Przy czym jednocześnie z tego tytułu powstanie zobowiązanie pracownika wobec Operatora do zwrotu przedmiotowej kwoty. Natomiast z powyższego tytułu nie powstanie żadne dodatkowe zobowiązanie Wnioskodawcy wobec Operatora.
Zgodnie z art. 12 ustawy o PIT, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Powyższe nie wskazuje na powstanie po stronie pracownika przychodu ze stosunku pracy w rozumieniu wyższego przepisu, gdyż środki nie wypływają z majątku pracodawcy zgodnie z Umową pomiędzy Operatorem i Wnioskodawcą, a powstaje jedynie zobowiązanie do zwrotu środków przez pracownika na rzecz Operatora zgodnie z Regulaminem i Regulaminem Operatora dotyczącym używania karty, akceptowanym przez pracownika. Zatem Wnioskodawca stoi na stanowisku, że w odniesieniu do powyższego, wartość wydatków z karty lunchowej stanowiących wydatek niezgodny z Regulaminem, w wypadku zastosowania powyższego mechanizmu, nie spowoduje powstania po stronie pracownika przychodu ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Stanowisko do pytania nr 2 (przeformułowane w uzupełnieniu podania).
Zgodnie z art. 32 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.
Tym samym, jeżeli zdarzenie opisane powyżej, polegające na dokonaniu przez pracownika za pomocą karty lunchowej wydanej mu w ramach Programu benefitowego zakupu produktu niedozwolonego zgodnie z Regulaminem lub niewprowadzenie do Aplikacji zdjęcia paragonu dokumentującego wydatki dokonane przy użyciu karty lunchowej, co skutkuje pokryciem kosztów takiego wydatku pracownika przez Operatora, w konsekwencji brakiem ubytku środków pochodzących z zasilenia karty lunchowej przez Wnioskodawcę i po stronie pracownika powstaniem obowiązku zwrotu tych środków na rzecz Operatora, nie prowadzi do powstania po stronie pracownika przychodu ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w zakresie wartości nieprawidłowo wydatkowanych środków, to Wnioskodawca nie ma obowiązku obliczenia i pobrania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od takich zdarzeń.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.):
Płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.
Z uwagi na powyższe, na płatniku ciążą trzy podstawowe obowiązki, tj.:
1) obliczenie,
2) pobranie,
3) wpłacenie
- podatku, zaliczki.
Jak stanowi art. 30 § 1 Ordynacji podatkowej:
Płatnik, który nie wykonał obowiązków określonych w art. 8 , odpowiada za podatek niepobrany lub podatek pobrany a niewpłacony.
Zasadą jest, że obowiązek prawidłowego ustalenia podstawy opodatkowania, obliczenia i zapłaty podatku dochodowego od osób fizycznych ciąży na podatnikach. Niemniej, w odniesieniu do licznych sytuacji zasada ta została wyłączona przez ustawodawcę przez nałożenie obowiązków płatnika na podmioty wypłacające podatnikowi (stawiające do dyspozycji podatnika) należności stanowiące jego dochody (przychody).
Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.) wprowadza system poboru podatku przez płatnika w przypadkach wskazanych w Rozdziale 7: „Pobór podatku lub zaliczek na podatek przez płatników”.
Jak wynika z przepisów przywołanego Rozdziału 7, ustawodawca ustanowił obowiązki płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych przez:
· określenie rodzaju podmiotu dokonującego wypłaty (realizacji) świadczeń na rzecz podatników, przy czym rodzaj podmiotu jest określany poprzez wskazanie jego formy organizacyjnej, jego statusu bądź roli, jaką podmiot ten pełni w relacji z podatnikiem oraz
· określenie kategorii przychodów (dochodów), w odniesieniu do których na ww. podmiotach ciążą obowiązki płatnika podatku.
Stosownie do art. 11 ww. ustawy:
Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15 , art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19 , art. 25b , art. 30ca , art. 30da i art. 30f , są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
Za przychody należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną, jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika.
Dla celów podatkowych nieodpłatne świadczenie obejmuje każde działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze w działalności osób, których skutkiem jest nieodpłatne – to jest niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu – przysporzenie majątku innej osobie, mające konkretny wymiar finansowy.
Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Użyty powyżej zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy. Oznacza to, że do przychodów pracownika ustawodawca zaliczył nie tylko pieniądze, ale także wartość świadczeń w naturze, czy świadczeń nieodpłatnych otrzymanych od pracodawcy.
Zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowego od osób fizycznych:
Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.
Po myśli art. 38 ust. 1 cyt. ustawy:
Płatnicy, o których mowa w art. 32-35 , przekazują, z zastrzeżeniem ust. 2 i 2a, kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby. Jeżeli między kwotą potrąconego podatku a kwotą wpłaconego podatku występuje różnica, należy ją wyjaśnić w deklaracji, o której mowa w ust. 1a.
Wątpliwości Państwa budzi kwestia związana z powstaniem (lub nie) po stronie Państwa pracowników przychodu ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w przypadku dokonania przez pracownika za pomocą karty lunchowej (wydanej mu w ramach Programu benefitowego) zakupu produktu niedozwolonego zgodnie z Regulaminem lub niewprowadzenia do Aplikacji zdjęcia paragonu dokumentującego wydatki dokonane przy użyciu karty lunchowej, co skutkuje pokryciem kosztów takiego wydatku pracownika przez Operatora, nie powodując ubytku środków pochodzących z zasilenia karty lunchowej przez Państwa jako pracodawcę. Wobec tego, zastanawiają się Państwo, czy w konsekwencji na Państwu ciąży obowiązek obliczenia i pobrania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od tego rodzaju zdarzeń.
Wymaga podkreślenia, że o tym, czy świadczenie uzyskiwane przez podatnika jest przychodem ze stosunku pracy, decyduje okoliczność, czy może je otrzymać wyłącznie pracownik, czy także inna osoba, niezwiązana z pracodawcą. Istotne jest także to, czy istnieje związek prawny lub faktyczny danego świadczenia z istniejącym stosunkiem prawnym. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika (pracownika) powstaniem przysporzenia majątkowego, uzyskane bezpośrednio lub pośrednio od pracodawcy i mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.
W pierwszej kolejności należy rozważyć, czy Państwa pracownicy w sytuacji dokonania za pomocą karty lunchowej wydanej im w ramach Programu benefitowego zakupu produktu niedozwolonego zgodnie z Regulaminem lub niewprowadzenia do Aplikacji zdjęcia paragonu dokumentującego wydatki dokonane przy użyciu karty lunchowej (co skutkuje pokryciem kosztów takiego wydatku pracownika przez Operatora, nie powodując ubytku środków pochodzących z zasilenia karty lunchowej) otrzymują przedmiotowe świadczenie od Państwa, czy też od innego podmiotu, tj. Operatora. Obowiązki płatnika po Państwa stronie mogłyby bowiem powstać wyłącznie w odniesieniu do sytuacji udzielania przez Państwa świadczeń na rzecz swoich pracowników.
W przedmiotowej sprawie:
· są Państwo podmiotem planującym wprowadzić pozapłacowy benefit pracowniczy w postaci karty przedpłaconej na zakup posiłków tzw. karty lunchowe („Program benefitowy" lub „Program”);
· w celu wprowadzenia przedmiotowego Programu planują Państwo:
- wprowadzić wewnętrzny Regulamin Programu, dotyczący warunków korzystania przez pracowników z kart lunchowych i podać go do wiadomości pracowników w sposób umożliwiający zapoznanie się z nim,
- zawrzeć umowę z podmiotem zewnętrznym („Operatorem”) odpowiedzialnym za świadczenie usług polegających na obsłudze w Państwa imieniu kart lunchowych, rozliczeń środków i weryfikacji dokonywanych przez pracowników zakupów w zakresie zgodności dokonywanych za pomocą kart lunchowych zakupów z zasadami Regulaminu, w tym zgodności rodzaju zakupów. Operator pobiera od Państwa wynagrodzenie z tytułu usługi polegającej na przygotowaniu i udostępnieniu Programu benefitowego oraz administrowaniu nim w Państwa imieniu;
· Państwa pracownik wyrażający wolę przystąpienia do Programu złoży oświadczenie o zapoznaniu się z Regulaminem i otrzyma kartę lunchową, którą następnie będzie musiał aktywować poprzez aplikację komórkową udostępnianą przez Operatora. W aplikacji pracownik akceptuje regulamin Operatora dotyczący używania karty zawierający tożsame zasady używania karty lunchowej do tych zawartych w Państwa wewnętrznym Regulaminie. Każda karta lunchowa będzie przypisana do określonego pracownika;
· Karta lunchowa nie może służyć do nabywania produktów i usług innych niż posiłki (zgodnie z Regulaminem). Karty lunchowej nie będzie można użyć do zakupu (..). Zakupy kartą lunchową będzie można dokonywać jedynie w placówkach gastronomicznych i handlowych;
· Pracownicy będą zobowiązani do rozliczania każdej płatności dokonanej kartą przedpłaconą fotografując paragon i wgrywając zdjęcie paragonu do aplikacji udostępnianej przez Operatora, która umożliwiać będzie Państwu kontrolę, za pośrednictwem Operatora, tego czy środki zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem.
· System Operatora automatycznie identyfikuje, czy dany paragon dotyczący zakupów wykonanych kartą lunchową zawiera produkty niedozwolone, a jeśli tak to w przypadku rozpoznania zakupu produktu niedozwolonego, na podstawie umowy Państwa z Operatorem, Operator będzie pokrywał koszt takiej transakcji ze swoich środków, których zwrotu następnie Operator będzie dochodził od pracownika na swoją rzecz. Również w Regulaminie oraz Regulaminie Operatora wskazano, na obowiązek zwrotu nieprawidłowo wydatkowanych środków na rzecz Operatora. W wyniku powyższego, z chwilą identyfikacji nieprawidłowego zakupu pracownika przy użyciu karty lunchowej, transakcja taka nie obciąża środków wpłacanych przez Państwa w ramach Programu benefitowego na karcie lunchowej. Kwota takiego wydatku zostaje tymczasowo pokryta z tzw. „(…)” należącego do Operatora.
W opisanych zdarzeniach przyszłych nie można zatem uznać, że świadczenia pracowników związane z pokryciem przez Operatora zakupu produktu niedozwolonego (zgodnie z Regulaminem) lub niewprowadzenia do Aplikacji zdjęcia paragonu dokumentującego wydatki dokonane przy użyciu karty lunchowej są przez nich uzyskiwane od Państwa jako pracodawcy. Jak bowiem sami Państwo wskazali we wniosku: (…) środki nieprawidłowo wydatkowane przez pracownika (niezgodnie z Regulaminem) nie powodują ubytku środków pochodzących z zasilenia karty lunchowej przez Wnioskodawcę, a są pokrywane ze środków Operatora. Operator nie pobiera od Wnioskodawcy z tego tytułu żadnych dodatkowych opłat. Analogiczny mechanizm będzie stosowany w wypadku, gdy pracownik nie wprowadzi do aplikacji zdjęcia paragonu, na podstawie którego prowadzona jest weryfikacja prawidłowości zakupów. Wówczas środki wydatkowane bez przedstawienia paragonu uznawane są za wydatkowane nieprawidłowo (niezgodnie z Regulaminem).
Wobec tego, skoro Państwo nie są podmiotem dokonującym opisanych we wniosku świadczeń na rzecz pracowników w postaci pokrycia zakupu produktu niedozwolonego lub niewprowadzenia do Aplikacji zdjęcia paragonu dokumentującego wydatki dokonane przy użyciu karty lunchowej (bowiem pokrywa je Operator ze swoich środków), to po stronie ww. pracowników nie powstanie przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W związku z powyższym, po Państwa stronie nie powstanie obowiązek obliczenia i pobrania zaliczki na podatek dochodowy od będących przedmiotem Państwa pytań zdarzeń.
Z uwagi na fakt, że Państwo nie są podmiotem dokonującym świadczenia z tego tytułu na rzecz pracowników, nie można uznać, że Państwa pracownicy otrzymują świadczenie ze stosunku pracy od Państwa. Skoro nie są Państwo podmiotem dokonującym opisanych we wniosku, będących przedmiotem Państwa pytań świadczeń na rzecz Państwa pracowników, po Państwa stronie nie mogą powstać obowiązki płatnika określone w art. 32 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Zatem Państwa stanowisko w kontekście zadanych przez Państwa pytań jest prawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy stanów faktycznych, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.
Przedmiotem niniejszej interpretacji są wyłącznie kwestie, zakreślone zadanymi przez Państwa pytaniami. Inne zagadnienia, nieobjęte ww. pytaniami nie mogą być i nie były w interpretacji rozpatrywane.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo