Obowiązki płatnika z tytułu ryczałtu za używanie prywatnych pojazdów do jazd lokalnych.
Wnioskodawca, jednostka budżetowa Miasta świadcząca usługi opiekuńcze, zatrudnia opiekunki pracujące w domach podopiecznych. Ze względu na brak samochodów służbowych, zawarto z pracownicami umowy na używanie prywatnych samochodów do celów służbowych w jazdach lokalnych, wypłacając miesięczny ryczałt zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury, przy…
Interpretacja indywidualna
– stanowisko nieprawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest nieprawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
13 listopada 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 13 listopada 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnili go Państwo pismami z: 17 grudnia 2025 r. (wpływ 17 grudnia 2025 r.) oraz 27 stycznia 2026 r. (wpływ 27 stycznia 2026 r.) – w odpowiedzi na wezwania. Treść wniosku jest następująca:
Opis stanu faktycznego
Wnioskodawca jest jednostką budżetową Miasta, realizującą zadania, o których mowa w art. 13 ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o realizowaniu usług społecznych przez centrum usług społecznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1818 ze zm.).
W ramach swej działalności ww. Wnioskodawca świadczy m.in. usługi opiekuńcze na podstawie decyzji Ośrodka Pomocy Społecznej. Wnioskodawca ponadto posiada cztery samochody służbowe wykorzystywane do celów zaopatrzeniowych, transportowych oraz administracyjnych. Wnioskodawca zatrudnia na dzień 29 października 2025 r. (...) osoby, w tym (...) opiekunki, których miejsce świadczenia pracy obejmuje teren miasta i które wykonują obowiązki wyłącznie w środowisku - w domach podopiecznych. Z racji ograniczonej liczby pojazdów służbowych i charakteru pracy, niemożliwe jest zapewnienie samochodów służbowych wszystkim opiekunkom.
Z dniem 2 czerwca 2025 r. dyrektor jednostki zawarła z (...) pracownicami działu pomocy społecznej umowy o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych w jazdach lokalnych. Umowy zostały zawarte na podstawie rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. (Dz.U. Nr 27, poz. 271), przewidującego wypłatę miesięcznego ryczałtu na podstawie limitu kilometrów pomnożonego przez stawkę kilometrówki. Koszty związane z użytkowaniem pojazdów prywatnych (paliwo, serwis, ubezpieczenie) pokrywają w całości pracownice. Wypłacany ryczałt pomniejszany jest o dni niewykorzystywania pojazdu służbowo. Pracownice składają comiesięczne oświadczenia o wykorzystaniu pojazdu do celów służbowych.
W uzupełnieniu wniosku podali Państwo, co następuje:
Umowy zostały zawarte na podstawie rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. (Dz.U. Nr 27, poz. 271). Obowiązek ponoszenia kosztów wypłaty ryczałtu nie wynika wprost z przepisów innych ustaw, jednak ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1214 ze zm.) w art. 121 ust. 3c przyznaje pracownikowi socjalnemu prawo do zwrotu kosztów przejazdów.
W Państwa opinii, sytuacja pracowników, z którymi zawierają Państwo umowy na ryczałt jest analogiczna, co potwierdza wydanie interpretacji indywidualnej o sygnaturze 0113-KDIPT2-3.4011.403.2018.2.MS przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w dniu 4 września 2018 r.
Opisane samochody prywatne stanowią własność pracownic.
Pytanie
1) Czy Wnioskodawca jako pracodawca i płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych jest zobowiązany do poboru zaliczek na PIT od wypłacanych pracownicom ryczałtów za używanie prywatnych samochodów do celów służbowych w jazdach lokalnych?
2) Czy ryczałt wypłacany pracownicom działu pomocy społecznej za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych stanowi przychód w rozumieniu ustawy o PIT, podlegający opodatkowaniu, czy też korzysta ze zwolnienia przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy?
Państwa stanowisko w sprawie
W Państwa ocenie, ryczałt wypłacany pracownikom działu pomocy społecznej za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych spełnia warunki zwolnienia z opodatkowania, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Tym samym, Wnioskodawca jako płatnik nie jest zobowiązany do obliczania i pobierania zaliczek na podatek dochodowy od tych kwot.
Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy:
Pracownice Wnioskodawcy używają samochodów prywatnych wyłącznie w celach służbowych, realizując obowiązki służbowe w środowisku (np. wizyty u podopiecznych, dostarczanie posiłków, zakupy dla podopiecznych). Ryczałt nie jest formą przysporzenia majątkowego dla pracownika – stanowi jedynie wyrównanie poniesionych przez niego kosztów w interesie i na rzecz pracodawcy.
Koszty eksploatacji pojazdów ponoszą w całości pracownicy. Umowy i wypłaty ryczałtu są realizowane zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury, o którym mowa powyżej. Z art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o PIT wynika, że wolny od podatku dochodowego jest m.in. „zwrot kosztów/ poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów/ stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika” (przepis art. 23 ust. 7 stosuje się odpowiednio).
Stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w orzecznictwie sądów administracyjnych (NSA: II FSK 2387/12, II FSK 2280/12, II FSK 635/14) oraz w interpretacjach indywidualnych wydanych przez Dyrektorów Izb Skarbowych, np. interpretacja z 14 grudnia 2016 r., nr IPPB4/4511-3-95/15-2/JK3.
Ponadto, zauważyli Państwo, że ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1214 ze zm.) w art. 121 ust. 3c przyznaje pracownikowi socjalnemu prawo do zwrotu kosztów przejazdów.
Jak Państwo podali, w analogicznej sprawie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wydał w dniu 4 września 2018 r. interpretację indywidualną o sygnaturze 0113-KDIPT2-3.4011.403.2018.2.MS.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.):
Płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.
Na podstawie art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):
Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21 , 52 , 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.
Powyższy przepis ustanawia generalną zasadę opodatkowania podatkiem dochodowym, zgodnie z którą opodatkowaniu tym podatkiem podlegają wszelkie uzyskane przez podatnika w danym roku korzyści majątkowe, z wyjątkiem tych, które na mocy ustawy wyłączone zostały z tego opodatkowania (np. poprzez wprowadzenie ustawowego zwolnienia z opodatkowania, czy też zaniechanie poboru podatku).
W myśl art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy:
Źródłami przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.
Stosownie do art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15 , art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19 , art. 25b , art. 30ca , art. 30da i art. 30f , są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
Według art. 12 ust. 1 cytowanej ustawy:
Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Użyty powyżej zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.
Z kolei art. 12 ust. 4 przywołanej ustawy stanowi, że:
Za pracownika w rozumieniu ustawy uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy.
W świetle art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.
Na mocy art. 38 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Płatnicy, o których mowa w art. 32-35 , przekazują, z zastrzeżeniem ust. 2 i 2a, kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby. Jeżeli między kwotą potrąconego podatku a kwotą wpłaconego podatku występuje różnica, należy ją wyjaśnić w deklaracji, o której mowa w ust. 1a.
Stosownie natomiast do art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznym:
Wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika; przepis art. 23 ust. 7 stosuje się odpowiednio.
Ww. regulacja ogranicza krąg podatników mogących skorzystać z omawianego zwolnienia do tych, którym przepisy odrębnych ustaw gwarantują możliwość przyznania prawa do zwrotu poniesionych kosztów, bądź nakładają na pracodawcę obowiązek zwrotu pracownikowi tych kosztów.
Odrębnymi ustawami, do których odsyła przywołany art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych są np.:
- ustawa z 5 września 2008 r. o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej „Poczta Polska” (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 2064);
- ustawa z 28 września 1991 r. o lasach (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 567);
- ustawa z 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1214 ze zm.);
- ustawa z 27 lipca 2001 r. o kuratorach sądowych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1095 ze zm.).
W uzupełnieniu wniosku podali Państwo, że:
Umowy zostały zawarte na podstawie rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. (Dz.U. Nr 27, poz. 271). Obowiązek ponoszenia kosztów wypłaty ryczałtu nie wynika wprost z przepisów innych ustaw, jednak ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1214 ze zm.) w art. 121 ust. 3c przyznaje pracownikowi socjalnemu prawo do zwrotu kosztów przejazdów.
W myśl art. 121 ust. 3c ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej:
Pracownikowi socjalnemu, do którego obowiązków należy świadczenie pracy socjalnej w środowisku lub przeprowadzanie rodzinnych wywiadów środowiskowych poza siedzibą jednostki, przysługuje zwrot kosztów przejazdów z miejsca pracy do miejsc wykonywania przez niego czynności zawodowych, w przypadku braku możliwości zapewnienia dojazdu środkami pozostającymi w dyspozycji zatrudniającego go pracodawcy.
Z kolei, kto w rozumieniu ustawy o pomocy społecznej jest uznawany za pracownika socjalnego znalazło uregulowanie w art. 116 tejże ustawy, który stanowi, że:
1. Pracownikiem socjalnym może być osoba, która spełnia co najmniej jeden z niżej wymienionych warunków:
1) posiada dyplom ukończenia kolegium pracowników służb społecznych;
2) ukończyła studia na kierunku praca socjalna lub w zakresie pracy socjalnej;
3) do dnia 31 grudnia 2013 r. ukończyła studia wyższe o specjalności przygotowującej do zawodu pracownika socjalnego na jednym z kierunków:
a) pedagogika,
b) pedagogika specjalna,
c) politologia,
d) polityka społeczna,
e) psychologia,
f) socjologia,
g) nauki o rodzinie;
4) ukończyła studia podyplomowe z zakresu metodyki i metodologii pracy socjalnej w uczelni realizującej studia na kierunku praca socjalna lub w zakresie pracy socjalnej, po uprzednim ukończeniu studiów na jednym z kierunków, o których mowa w pkt 3.
2. Ustala się następujące stopnie specjalizacji zawodowej w zawodzie pracownika socjalnego:
1) I stopień specjalizacji zawodowej z zakresu pracy socjalnej, mający na celu uzupełnienie wiedzy i doskonalenie umiejętności zawodowych pracowników socjalnych;
2) II stopień specjalizacji zawodowej z zakresu pracy socjalnej, mający na celu pogłębienie wiedzy i doskonalenie umiejętności pracy z wybranymi grupami osób korzystających z pomocy społecznej.
Natomiast na podstawie art. 119 ust. 1 ustawy o pomocy społecznej:
Do zadań pracownika socjalnego należy w szczególności:
1) praca socjalna;
1a) przeprowadzanie rodzinnych wywiadów środowiskowych;
2) dokonywanie analizy, diagnozy i oceny zjawisk indywidualnych i społecznych, a także formułowanie opinii w zakresie zapotrzebowania na świadczenia z pomocy społecznej oraz kwalifikowanie do uzyskania tych świadczeń;
3) udzielanie informacji, wskazówek, porad i pomocy w zakresie rozwiązywania spraw życiowych osobom, rodzinom, grupom i społecznościom, które dzięki tej pomocy będą zdolne samodzielnie rozwiązywać problemy będące przyczyną ich trudnej sytuacji lub zaspokajać niezbędne potrzeby życiowe;
4) pomoc w uzyskaniu dla osób lub rodzin będących w trudnej sytuacji życiowej specjalistycznego poradnictwa, terapii lub innych form pomocy w zakresie możliwości rozwiązywania problemów przez właściwe instytucje państwowe, samorządowe i organizacje pozarządowe;
5) udzielanie pomocy zgodnie z zasadami etyki zawodowej;
6) pobudzanie społecznej aktywności i inspirowanie działań samopomocowych w zaspokajaniu niezbędnych potrzeb życiowych osób, rodzin, grup i środowisk społecznych;
7) współpraca i współdziałanie z innymi specjalistami w celu przeciwdziałania i ograniczania problemów oraz skutków negatywnych zjawisk społecznych, łagodzenie konsekwencji ubóstwa;
8) inicjowanie nowych form pomocy osobom i rodzinom mającym trudną sytuację życiową oraz inspirowanie powołania instytucji świadczących usługi służące poprawie sytuacji takich osób i rodzin;
9) współuczestniczenie w inspirowaniu, opracowaniu, wdrożeniu oraz rozwijaniu regionalnych i lokalnych programów pomocy społecznej ukierunkowanych na podniesienie jakości życia;
10) inicjowanie lub współuczestniczenie w działaniach profilaktycznych nakierowanych na zapobieganie lub łagodzenie problemów społecznych.
W uzupełnieniu wniosku wskazali Państwo, że sytuacja pracowników, z którymi zawierają Państwo umowy na ryczałt (opiekunek) jest analogiczna jak sytuacja pracowników socjalnych, co oznacza, że zatrudniane przez Państwa opiekunki nie są pracownikami socjalnymi, a jedynie ich sytuacja jest tylko analogiczna do sytuacji pracowników socjalnych.
Zacytowany powyżej przepis art. 121 ust. 3c ustawy o pomocy społecznej odnosi się do zwrotu kosztów przejazdów związanych z wykonywaniem obowiązków zawodowych. Przewiduje on możliwość przyznania takiego zwrotu w sytuacji, gdy pracodawca nie ma możliwości zapewnienia dojazdu środkami transportu będącymi w jego dyspozycji. Należy zatem stwierdzić, że jest to przepis ustawowy, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zauważyć również należy, że powyższy przepis obejmuje swoją dyspozycją wyłącznie pracowników socjalnych, o których mowa w ustawie o pomocy społecznej.
W tym miejscu należy wyraźnie zaakcentować, że na gruncie konstrukcji i systematyki ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wprowadzenie przez ustawodawcę powyższego zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 23b ww. ustawy dowodzi, że każdy zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych stanowi przychód tegoż pracownika. Nie można bowiem stracić z pola widzenia faktu, że aby dane świadczenie wymienione w katalogu zwolnień z art. 21 ust. 1 ww. ustawy w ogóle mogło korzystać ze zwolnienia od podatku, najpierw (wyjściowo) musiałoby stanowić przychód. Gdyby bowiem takie świadczenie ustawodawca ulokował poza źródłem przychodu, byłoby z opodatkowania wyłączone, a nie zwolnione; do tego bowiem w istocie sprowadza się różnica między zwolnieniem podatkowym a wyłączeniem z opodatkowania, których to instytucji pod żadnym pozorem nie należy mylić, a tym bardziej stosować zamiennie, mimo nawet zbliżonych skutków ekonomicznych.
Dodatkowo należy wyjaśnić, że sam fakt zawarcia odrębnej umowy z pracownikiem, co do kwestii wykorzystania prywatnego samochodu pracownika nie ma znaczenia, gdyż zatrudniony wykorzystuje swój samochód celem świadczenia pracy na rzecz pracodawcy. Wykorzystywanie samochodu prywatnego do celów służbowych pracownika jest niewątpliwie związane z pozostawaniem przez niego w stosunku pracy.
Z powyższego wynika, że zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy jest wolny od podatku dochodowego, jeżeli samochód jest wykorzystywany w jazdach lokalnych, a obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów odrębnych ustaw. W pozostałych przypadkach zwrot taki stanowi przychód pracownika podlegający opodatkowaniu wraz z innymi przychodami ze stosunku pracy.
Zatem, wskazane zwolnienie swoją dyspozycją obejmuje określone kategorie osób, o których mowa w odrębnych ustawach, do których odwołał się ustawodawca.
Stosownie do postanowień art. 34a ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1490 ze zm.):
Na podstawie umów cywilnoprawnych mogą być używane, do celów służbowych, samochody osobowe, motocykle i motorowery niebędące własnością pracodawcy.
Natomiast § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (t.j. Dz.U. z 2002 r. Nr 27 poz. 271 ze zm.) stanowi, że:
Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwanych dalej "pojazdami do celów służbowych", następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu.
Tymczasem, w odpowiedzi na moją prośbę o doprecyzowanie opisu zdarzenia w ten sposób, aby Państwo wskazali jednoznacznie czy obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw, a jeśli tak – to z którego konkretnie przepisu, której konkretnie ustawy, Państwo wskazali, że:
Obowiązek ponoszenia kosztów wypłaty ryczałtu nie wynika wprost z przepisów innych ustaw (…).
Biorąc powyższe pod uwagę, na gruncie opisanego zdarzenia stwierdzam, że – skoro przedmiotowe ryczałty są zwrotami kosztów opiekunek, a nie pracowników socjalnych, o których mowa w art. 121 ust. 3c ustawy o pomocy społecznej i obowiązek ponoszenia kosztów wypłaty takiego ryczałtu nie wynika wprost z przepisów innych ustaw – to kwoty przedmiotowych ryczałtów nie korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego, na zasadach wynikających z art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, z uwagi na niespełnienie przesłanek uprawniających do zastosowania zwolnienia, wskazanych w tym przepisie.
Nie można bowiem uznać, że ww. świadczenia, nawet jeśli dotyczą jazd lokalnych, korzystają ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy, ponieważ prawo do zwrotu kosztów dla Państwa pracownika nie wynika wprost z przepisów odrębnych ustaw (np.: ustawy o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej, ustawy o lasach, ustawy o kuratorach sądowych czy ustawy o pomocy społecznej), a które gwarantują możliwość prawa do zwrotu poniesionych kosztów bądź nakładają na pracodawcę obowiązek zwrotu pracownikowi tych kosztów.
Wypłacane przez Państwa pracownikom zwroty kosztów z tytułu używania samochodu prywatnego do celów służbowych w postaci ryczałtów stanowią dla tychże pracowników przychód w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podlegający opodatkowaniu wraz z innymi przychodami ze stosunku pracy.
W konsekwencji, Państwo, jako płatnik, powinni od wypłacanych ww. kwot obliczyć, pobrać i wpłacić zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.
W odniesieniu do przywołanych interpretacji indywidualnych, zauważam, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięcia, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych/zdarzeń przyszłych co oznacza, że należy je traktować indywidualnie. Odnosząc się z kolei do przywołanych przez Państwa orzeczeń sądowoadministracyjnych zaznaczam, że orzeczenia sądowe są wiążące jedynie w sprawach, w których zapadły. Natomiast organ, mimo że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkuje się wydanymi rozstrzygnięciami sądów i innych organów, to nie ma możliwości zastosowania ich wprost, ponieważ nie stanowią materialnego prawa podatkowego.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo