Przedsiębiorstwo planuje refundować pracownikom koszty abonamentu za narzędzie typu AI, które pracownicy prywatnie opłacają i używają w celach służbowych, takich jak analiza danych, wsparcie administracyjne czy automatyzacja zadań. Refundacja odbywałaby się miesięcznie na podstawie wniosku pracownika i umowy, która określa warunki wykorzystania…
Interpretacja indywidualna
– stanowisko prawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
2 grudnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 28 listopada 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika w związku z refundacją ponoszonych przez pracowników kosztów dostępu do narzędzia (…) wykorzystywanego do celów służbowych. Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego
Są Państwo przedsiębiorstwem (…). Państwa pracownicy w swojej pracy używają narzędzia typu (…). Użytkowanie pełnych wersji tego narzędzia jest odpłatne i pracownicy prywatnie ponoszą te koszty.
Planują Państwo refundować koszty użytkowania narzędzia do celów służbowych. Refundacja dotyczyłaby kosztów poniesionych w związku z niezbędnym użyciem narzędzia (…) w ramach realizacji obowiązków służbowych, w szczególności w obszarach:
1) analizy danych i dokumentów;
2) wsparcia procesów administracyjnych, technicznych i projektowych;
3) przygotowywania materiałów analitycznych, projektowych i przetargowych;
4) usprawnienia procesów komunikacyjnych, sprawozdawczych oraz raportowych;
5) automatyzacji zadań powtarzalnych, przy zachowaniu zasad bezpieczeństwa informacji.
Pracownik składałby wniosek o refundację kosztów użytkowania narzędzia (…) i po pozytywnym rozpatrzeniu przez Zarząd, byłaby z pracownikiem podpisywana umowa o refundację kosztów. W umowie byłyby określone następujące elementy:
1) cel i zakres wykorzystania narzędzia (w tym w szczególności określenie, że narzędzie może być wykorzystywane wyłącznie w związku z realizacją obowiązków służbowych oraz z poszanowaniem zasad bezpieczeństwa informacji obowiązujących w Spółce);
2) obowiązki pracownika (w tym w szczególności zobowiązanie pracownika do: wykorzystywania narzędzia (…) zgodnie z obowiązującymi w Spółce regulacjami dot. ochrony informacji; niewprowadzania do narzędzia danych stanowiących tajemnicę Spółki, danych osobowych ani informacji prawnie chronionych; korzystania wyłącznie z legalnego i opłaconego abonamentu; przedkładania pracodawcy dowodów poniesienia kosztu);
3) zasady refundacji;
4) odpowiedzialność i ograniczenia techniczne.
Zwrot kosztów następowałby w okresach miesięcznych w wysokości miesięcznego abonamentu narzędzia (…), po złożeniu przez pracownika oświadczenia o wykorzystaniu narzędzia (…).
Pytanie
Czy prawidłowe jest Państwa stanowisko mówiące o tym, iż zwrot kosztów związanych z wykorzystywaniem narzędzia (…) korzysta ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?
Państwa stanowisko w sprawie
W Państwa ocenie, zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jako przychody ze stosunku pracy uważa się „wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty (...) bez względu na źródło finansowania”.
Jednocześnie istnieje zwolnienie z opodatkowania dla tzw. ekwiwalentów pieniężnych za używanie przez pracownika własnych narzędzi, sprzętu lub materiałów, jeżeli są wykorzystywane przy wykonywaniu pracy. To wynika z art. 21 ust. 1 pkt 13 PIT. Zatem, jeśli pracownik korzysta z własnego narzędzia/sprzętu (np. komputera, oprogramowania, licencji), a pracodawca wypłaca mu ekwiwalent pieniężny adekwatny i udokumentowany – taki ekwiwalent może być zwolniony z PIT.
Dlatego też, zdaniem Spółki, jeśli pracownik używa własnego narzędzia/sprzętu/ licencji (np. komputer, program Al, licencja oprogramowania), a pracodawca wypłaca mu ekwiwalent pieniężny odpowiadający rzeczywiście poniesionym kosztom – istnieje argument, że to może być zwolnione z PIT.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest zasada powszechności opodatkowania wyrażona w art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.). Zgodnie z jego treścią:
Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.
Ogólne pojęcie przychodu ustawodawca zdefiniował w art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tym przepisem:
Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
Za przychody należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika. Dla celów podatkowych przyjmuje się, że nieodpłatne świadczenie obejmuje każde działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze w działalności podmiotów, których skutkiem jest przysporzenie majątku innej osoby, mające konkretny wymiar finansowy.
Katalog źródeł przychodu, do których kwalifikuje się przychody danego rodzaju został wymieniony w art. 10 ust. 1 ww. ustawy. W myśl pkt 1 tego artykułu:
Źródłami przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.
Natomiast w świetle art. 12 ust. 1 cytowanej ustawy:
Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Na podmiotach dokonujących świadczeń z powyższego tytułu (pracodawcach) ciążą z kolei obowiązki płatnika, wynikające z art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym:
Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.
W świetle powyższych przepisów przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Przepis art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego od pracodawcy świadczenia. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy.
Jednakże nie wszystkie świadczenia, które pracownik może otrzymać od swojego pracodawcy podlegają opodatkowaniu. Jak wskazuje art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.
Z powyższego przepisu wynika, że kwota wypłaconego ekwiwalentu korzysta ze zwolnienia od podatku po spełnieniu łącznie następujących warunków:
- ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu,
- kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, to znaczy musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania,
- narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika,
- narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.
W ww. przepisie ustawodawca przewidział możliwość zwolnienia z opodatkowania ekwiwalentów pieniężnych za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.
Zgodnie z definicją słownikową ekwiwalent oznacza rzecz zastępującą inną rzecz o równej wartości, odpowiednik, równoważnik. Ekwiwalent nie zawsze będzie oznaczał zwrot faktycznie poniesionych wydatków przez pracownika. Jako kwotę ekwiwalentu można przyjąć z góry określoną sumę, która spełni przesłanki warunkujące uznanie jej za ekwiwalent.
Jak wynika z treści wniosku, Państwa pracownicy w swojej pracy wykorzystują narzędzia typu (…), do których dostęp wykupują prywatnie. Planują Państwo refundować pracownikom ww. koszty użytkowania narzędzia do celów służbowych. Ekwiwalent będzie wypłacany w formie pieniężnej, a wysokość refundacji odzwierciedlać będzie wydatki poniesione na ten cel przez pracowników (miesięczny abonament). Pracownicy prywatnie wykupują dostęp (abonament) do narzędzia (…) oraz będą je wykorzystywać wyłącznie przy wykonywaniu obowiązków służbowych na rzecz pracodawcy.
Zatem warunki, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zostaną spełnione. Tym samym, otrzymany przez pracowników zwrot kosztów związanych z wykorzystywaniem narzędzia (…) będzie korzystał ze zwolnienia z opodatkowania.
Podsumowując, wypłata refundacji w postaci zwrotu poniesionych przez pracowników miesięcznych wydatków na dostęp do narzędzia (…), wykorzystywanego do celów służbowych, będzie stanowić dla Państwa pracowników przychód ze stosunku pracy, korzystający ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W konsekwencji, z tytułu przekazywanej pracownikom refundacji nie będzie ciążył na Państwu obowiązek obliczenia, pobrania oraz wpłacenia zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo