Interpretacja 0112-KDIL2-2.4011.109.2026.1.MG

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowna Pani,

stwierdzam, że Pani stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

28 stycznia 2026 r. wpłynął Pani wniosek z 28 stycznia 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawczyni prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą od lipca 2025 r., zarejestrowaną w CEIDG.

Wnioskodawczyni ma nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce w rozumieniu art. 3 ust. 1 oraz ust. 1a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 z późn. zm. – dalej: „ustawa o PIT”) i rozlicza się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, a wybrana przez Wnioskodawczynię forma opodatkowania to skala podatkowa.

Wnioskodawczyni na co dzień mieszka w A. W mieście tym Wnioskodawczyni mieszka od urodzenia. Tutaj ma rodzinę, przyjaciół oraz całe swoje centrum interesów życiowych. To z tym miejscem Wnioskodawczyni wiąże swoje życie i nie planuje na stałe wyprowadzać się z miasta.

Przedmiotem działalności Wnioskodawczyni są usługi prawne, świadczone w ramach wykonywania zawodu radcy prawnego.

Wnioskodawczyni, w ramach zawartej umowy o świadczenie usług z Kontrahentem, wykonuje kompleksową obsługę prawną, polegającą m.in. na udzielaniu porad prawnych, sporządzaniu opinii prawnych, przygotowywaniu i analizie projektów umów oraz innych dokumentów, a także reprezentowaniu Kontrahenta i jego klientów przed sądami, organami administracji publicznej i innymi instytucjami. Usługi te mają charakter zindywidualizowany, są świadczone na bieżąco i często wymagają osobistego stawiennictwa Wnioskodawczyni w siedzibie Kontrahenta lub w miejscach prowadzenia spraw klientów, w tym podczas posiedzeń sądowych, rozpraw administracyjnych czy negocjacji handlowych.

Ze względu na specyfikę prowadzonej działalności Wnioskodawczyni była zmuszona poszukać potencjalnych klientów poza stałym miejscem zamieszkania. W ten sposób znalazła swojego głównego klienta w B.

Z obecnym Kontrahentem prowadzącym swoją działalność w B Wnioskodawczyni zawarła umowę o świadczenie usług. W ramach umowy Wnioskodawczyni jest zobowiązana do świadczenia usług prawnych na rzecz Kontrahenta, a także na rzecz jego klientów. Usługi te bardzo często wymagają osobistego stawiennictwa Wnioskodawczyni w siedzibie Kontrahenta. Spotkania te odbywają się zarówno w godzinach porannych, jak i późnych godzinach popołudniowych.

Ze względu na fakt, że miejsce zamieszkania i obecne miejsce świadczenia usług Wnioskodawczyni dzieli około (…) km, codzienne dojazdy (nawet kilka razy w ciągu dnia – gdy wymaga tego Kontrahent) są uciążliwe i kosztowne.

Z tego powodu Wnioskodawczyni wynajęła mieszkanie w B, w którym będzie przebywała w czasie wzmożonej aktywności zawodowej związanej z podjętą współpracą.

W ten sposób będzie mogła zapewnić klientom dyspozycyjność w oczekiwanych przez nich porach, a także szybciej przemieszczać się do ich siedziby lub do innych miejscowości, w których odbywają się spotkania z udziałem klientów.

Dodać należy, że najem mieszkania wpływa również na zwiększenie efektywności działalności gospodarczej Wnioskodawczyni. Czas poświęcany na dojazd Wnioskodawczyni będzie mogła wykorzystać na regenerację, świadczenie usług, czy kontakty z nowymi klientami i wykonywanie nowych zleceń.

Przedmiotowy lokal, który Wnioskodawczyni wynajmuje, jest lokalem mieszkalnym.

Wnioskodawczyni nie będzie prowadzić w nim działalności gospodarczej, a jedynie użytkować go wyłącznie w celach mieszkaniowych w okresie opisanej aktywności zawodowej.

Mieszkanie, o którym mowa, Wnioskodawczyni wynajmuje wspólnie ze współlokatorem.

Umowa najmu została zawarta wspólnie przez obie osoby, które partycypują w kosztach najmu i opłat eksploatacyjnych w równych częściach.

Takie rozwiązanie zostało przyjęte przez Wnioskodawczynię z uwagi na konieczność racjonalizacji wydatków ponoszonych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz ograniczenia kosztów związanych z najmem lokalu w większym mieście. Współdzielenie mieszkania pozwala bowiem na znaczące obniżenie kosztów stałych, co wprost przekłada się na ekonomiczny charakter decyzji o wynajmie oraz pozwala efektywniej zarządzać środkami finansowymi.

Wnioskodawczyni podkreśla, że jest zainteresowana zaliczeniem do kosztów uzyskania przychodu jedynie połowy uiszczanych opłat, tj. opłat, które przypadają na Wnioskodawczynię. Część czynszu oraz pozostałych opłat uiszczanych przez współlokatora Wnioskodawczyni nie są i nie będą przez Wnioskodawczynię zaliczane do kosztów uzyskania przychodu.

Ponoszone opłaty za mieszkanie, w tym czynsz i opłaty za media, odpowiadają średnim stawkom rynkowym na tym obszarze. Dojazd z A do B w dni robocze w godzinach szczytu zajmuje nawet (…) minut, powrót podobnie. Zakładając, że Wnioskodawczyni w ciągu dnia choćby raz będzie musiała udać się do B, z uwagi na ad hoc, zlecenie Kontrahenta, to można wskazać, że na dojazd poświęci aż (…) godziny, czasami jednak Wnioskodawczyni musi pojawić się w B więcej niż dwa razy w ciągu dnia (tj. w przypadku pilnych zleceń lub innych obowiązków wykonywanych w siedzibach organów administracji publicznej).

Powyższe oznacza, że najem mieszkania w B jest niezbędny w celu umożliwienia uzyskiwania przychodu z działalności gospodarczej oraz świadczenia usług odpowiadających oczekiwaniom Zleceniodawcy.

Najem pozwoli także zaoszczędzić czas oraz pieniądze potrzebne na podróże służbowe.

Należy dodać, że gdyby Zleceniodawcy Wnioskodawczyni nie wymagali od niej pełnej dyspozycyjności w godzinach wczesno porannych, czy późno popołudniowych, a także udziału w spotkaniach, w których oni uczestniczą, to najem mieszkania nie byłby konieczny.

Należy zaznaczyć, że powyższe będzie miało wpływ na utrzymanie źródła przychodu, a jednocześnie może wpłynąć na zdobycie nowych klientów na tym obszarze.

Pytanie

Czy wydatki ponoszone przez Wnioskodawczynię z tytułu najmu mieszkania w części, która przypada wyłącznie na Wnioskodawczynię, stanowią koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?

Pani stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawczyni – wydatki z tytułu najmu mieszkania w B stanowią koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W myśl art 22 ust. 1 ww. ustawy kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Kosztami uzyskania przychodów są wszystkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Z oceny związku z prowadzoną działalnością winno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywne może się przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła. Aby wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu musi, w myśl powołanego wyżej przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

-     winien pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

-     nie może znajdować się na liście wydatków nieuznanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

-     musi być właściwie udokumentowany.

Zdaniem Wnioskodawczyni zaliczenie wydatku z tytułu najmu mieszkania do kosztów uzyskania przychodów jest uzasadnione z uwagi na fakt zabezpieczenia źródła przychodu – mieszkanie pozwoli Wnioskodawczyni być dyspozycyjną i stawić się szybko w siedzibie Zleceniodawcy lub organach administracji publicznej, gdy będzie wymagała tego sytuacja. Gdyby nie pełna dyspozycyjność, Wnioskodawczyni nie mogłaby należycie świadczyć usług, co z kolei wpłynęłoby na wysokość przychodów z jej działalności.

Wnioskodawczyni podkreśla, że najem mieszkania nie ma charakteru osobistego lecz został zawarty wyłącznie w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, w celu zapewnienia szybszego i sprawniejszego świadczenia usług prawnych. Jego funkcją jest umożliwienie wykonywania zleceń w terminie oczekiwanym przez Zleceniodawcę oraz ograniczenie kosztów i czasu związanych z codziennymi dojazdami. Wynajęcie mieszkania stanowi zatem rozwiązanie organizacyjnie i ekonomicznie racjonalne, niezbędne dla zachowania i kontynuacji współpracy z głównym klientem.

Wnioskodawczyni nie zamierza przenosić ośrodka interesów życiowych do B – centrum życiowe Wnioskodawczyni niezmiennie pozostaje w A. Tymczasowy najem mieszkania w B stanowi wyłącznie środek organizacyjny, mający na celu umożliwienie świadczenia usług w sposób zgodny z oczekiwaniami Zleceniodawcy oraz zapewnienie efektywności operacyjnej działalności gospodarczej.

Stanowisko Wnioskodawczyni potwierdza interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 26 października 2022 r., sygn. 0115-KDIT1.4011.516.2022.1.MK, gdzie wskazano, iż „o ile powodem wynajęcia mieszkania było nawiązanie współpracy z podmiotem gospodarczym, na rzecz którego Wnioskodawczyni świadczy usługi, a którego siedziba znajduje się poza miejscowością, w której Wnioskodawczyni zamieszkuje i na stałe przebywa, to wydatki poniesione z tego tytułu, jako niemające charakteru wydatków osobistych, spełniające przesłanki określone w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów”.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawiła Pani we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego między poniesieniem kosztu a powstaniem przychodów lub realną szansą powstania przychodów podatkowych bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli między jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodów istnieje związek przyczynowy.

Zatem warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów jest łączne spełnienie następujących przesłanek:

·      został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztów uzyskania przychodów podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

·      jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

·      pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

·      poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

·      został właściwie udokumentowany,

·      nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Dlatego też stwierdzam, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, które nie są wymienione w art. 23 ust. 1 omawianej ustawy podatkowej. Koszty ponoszone przez podatnika należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów.

Wyrażenie „w celu osiągnięcia przychodów” zawarte we wskazanym przepisie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oznacza, że nie wszystkie wydatki ponoszone przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością pomniejszają przychody. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym wydatkiem a osiągnięciem przychodów musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tych przychodów, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Zauważam, że przez sformułowanie „w celu” należy rozumieć dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy (przychodów), a dążenie podatnika ma przymiot „celowości”. Przy czym możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatku, który – racjonalnie oceniając – mógłby przyczynić się do powstania przychodów, czy ich zwiększenia, nawet jeżeli przychód faktycznie nie wystąpi.

Możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów jest uzależniona od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów.

Dokonując oceny charakteru ponoszonych przez Panią wydatków, należy rozstrzygnąć, czy spełniają one kryteria określone w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz czy nie podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 23 ust. 1 tej ustawy. Jednocześnie sam fakt nieobjęcia ustawowym wykazem wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów nie jest wystarczający do podatkowej kwalifikacji kosztu. Brak takiego wydatku w katalogu kosztów negatywnych nie skutkuje automatycznym przyjęciem, że stanowi on koszt podatkowy.

Pogląd przeciwny, zgodnie z którym do kosztów podatkowych zalicza się wszelkie koszty związane z prowadzoną działalnością gospodarczą (z wyłączeniem wymienionych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) jest zbyt daleko idący i abstrahuje od wskazanego w art. 22 ust. 1 omawianej ustawy podatkowej celu poniesienia kosztów, a w rezultacie nie znajduje oparcia w tym przepisie. Uprawnione jest bowiem przyjęcie założenia, że gdyby zamiarem ustawodawcy było uznanie za koszty uzyskania przychodów wszelkich kosztów ponoszonych przez podatnika w ramach działalności gospodarczej, nadałby temu przepisowi takie właśnie brzmienie.

Obowiązkiem podatnika jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów jest wykazanie związku między poniesieniem kosztów a uzyskaniem przychodów, zgodnie z dyspozycją powołanego art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Musi to być zatem taki wydatek, którego związek z prowadzoną działalnością nie budzi wątpliwości, a obowiązek wykazania tego związku należy do podatnika. Kwalifikacja wydatków do kosztów uzyskania przychodów ze względu na kryterium celowości leży bowiem w gestii podatnika. Należy jednak mieć na uwadze, że prawidłowość dokonanej kwalifikacji podlega ocenie organów podatkowych.

Z informacji przedstawionych we wniosku wynika, że prowadzi Pani jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie usług prawnych, świadczonych w ramach wykonywania zawodu radcy prawnego. Siedziba Pani działalności znajduje się w A. A jest również Pani centrum interesów życiowych i osobistych. Ze względu na Pani specyfikę prowadzonej działalności gospodarczej zawarła Pani umowę o świadczenie usług z obecnym Kontrahentem prowadzącym swoją działalność w B. W ramach umowy jest Pani zobowiązana do świadczenia usług prawnych na rzecz Kontrahenta, a także na rzecz jego klientów. Usługi te wymagają Pani osobistego stawiennictwa w siedzibie Kontrahenta. Spotkania te odbywają się zarówno w godzinach porannych, jak i późnych godzinach popołudniowych. Odległość między Pani miejscem zamieszkania a obecnym miejscem świadczenia przez Panią usług wynosi około (…) km, codzienne dojazdy (nawet kilka razy w ciągu dnia – gdy wymaga tego Kontrahent) są dla Pani kosztowne. Z tego powodu wynajęła Pani mieszkanie w B, w którym będzie przebywać Pani w czasie wzmożonej aktywności zawodowej związanej z podjętą współpracą. Najem przez Panią mieszkania wpływa również na zwiększenie efektywności działalności gospodarczej. Lokal, który Pani wynajmuje wspólnie ze współlokatorem, jest lokalem mieszkalnym. Zamierza Pani zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów opłaty za mieszkanie. Czynsz i opłaty za media uiszczane przez współlokatora nie są i nie będą przez Panią zaliczane do kosztów uzyskania przychodów.

Na podstawie przedstawionego opisu sprawy wskazuję, że w sytuacji gdy powodem wynajęcia mieszkania poza miejscowością, w której Pani mieszka i na stałe przebywa – jest zwiększenie efektywności Pani działalności oraz utrzymanie źródła przychodów i zdobycie nowych klientów, a wynajęte mieszkanie będzie pełnić wyłącznie funkcję związaną z działalnością gospodarczą i nie będzie stanowić miejsca Pani prywatnego zamieszkania – to wydatki z tytułu najmu mieszkania (w tym czynsz i opłaty za media) w części, która przypada na Panią – jako niemające charakteru wydatków osobistych – będą spełniać przesłanki określone w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a w konsekwencji mogą stanowić koszty uzyskania przychodów.

Zwracam jednak uwagę na konieczność właściwego udokumentowania wskazanych we wniosku wydatków. Zaznaczam, że zgromadzone dowody nie mogą się ograniczać wyłącznie do dowodów wystawionych przez właściciela wynajmowanego mieszkania stwierdzających jedynie wysokość poniesionych przez Panią wydatków z tytułu wynajmu mieszkania. Niezbędne jest bowiem posiadanie dowodów świadczących o wykonanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej usługach wymagających pobytu w miejscowości, w której Pani wynajmie mieszkanie, umożliwiających w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowego poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami z prowadzonej działalności gospodarczej, a ponadto potwierdzających racjonalność ich poniesienia.

Podsumowanie: wydatki ponoszone przez Panią na wynajem w B mieszkania wykorzystywanego wyłącznie w związku z prowadzoną przez Panią działalnością gospodarczą, obejmujące czynsz najmu oraz opłaty za media mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w prowadzonej przez Panią działalności gospodarczej.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pani przedstawiła i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pani sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pani do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pani prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.