Podatnik, osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, świadczy usługi archiwizacyjne obejmujące porządkowanie, skanowanie, niszczenie i serwisowanie dokumentacji dla przedsiębiorstw i instytucji. Działalność ta jest sklasyfikowana pod kodem PKD 82.10.Z i PKWiU 82.19.13.0. W 2025 roku przychody z tej działalności nie przekroczyły 2 000 000 euro, a podatek był opłacany…
Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe
Szanowny Panie,
stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
2 stycznia 2026 r. wpłynął Pana wniosek z 13 grudnia 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnił go Pan pismem z 30 stycznia 2026 r. (wpływ 30 stycznia 2026 r.) – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego
Prowadzi Pan działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług wykonywanych na zlecenie przedsiębiorstw i instytucji w zakresie usług archiwizacyjnych obejmujących:
1. Archiwizowanie (porządkowanie) akt, dokumentacji administracyjnej, osobowej, finansowej oraz dokumentacji specjalistycznej wytwarzanej przez przedsiębiorstwa i instytucje funkcjonujące, jak również będące w likwidacji lub upadłości.
Usługi te polegają na:
- nadawaniu dokumentacji prawidłowej kategorii archiwalnej wg obowiązujących przepisów prawnych,
- przygotowaniu materiałów archiwalnych kategorii (…) do przekazania właściwemu Archiwum Państwowemu,
- dla dokumentacji kategorii (…), dla której upłynął okres przechowywania, przygotowanie odpowiednich dokumentów w postaci spisów, wniosków i protokołów poprzedzających brakowanie (zniszczenie) dokumentacji oraz pomoc w uzyskaniu zgody Archiwum Państwowego,
- uporządkowanie dokumentów w archiwum danego przedsiębiorstwa lub instytucji, celem stworzenia przejrzystego systemu przechowywania i gromadzenia dokumentacji.
- tworzenie od podstaw archiwów zakładowych oraz składnic akt,
- przygotowanie ewidencji wytworzonej całościowej dokumentacji w postaci elektronicznych i papierowych spisów zdawczo-odbiorczych.
2. Skanowanie kluczowej dokumentacji firmy (istotne z punktu widzenia prowadzonej działalności dokumenty, takie jak: akta osobowe, dokumenty finansowe, administracyjne oraz statutowe, notarialne itp.) do wybranego formatu pliku. Skatalogowanie zeskanowanej dokumentacji w elektroniczne foldery danych. Zeskanowana dokumentacja zostaje przekazana klientowi na wybranym przez niego nośniku danych elektronicznych.
3. Niszczenie dokumentacji, które odbywa się zgodnie z najwyższymi, obowiązującymi standardami bezpieczeństwa (…). Dokumentacja pakowana jest w pojemniki transportowe/pudła archiwizacyjne, które są zaplombowane. Następnie spakowana dokumentacja zabierana jest Pana transportem do niszczarni.
Dla dokumentacji kategorii (…), dla której upłynął okres przechowywania, Pana firma oferuje przygotowanie stosownego spisu poprzedzającego zniszczenie dokumentacji oraz pomoc w uzyskaniu zgody Archiwum Państwowego.
4. Serwisie archiwum. Usługa polega na obsłudze i zarządzaniu archiwum/składnicą akt danego przedsiębiorstwa bądź instytucji. Jest to nowoczesne rozwiązanie outsourcingowe w dziedzinie postępowania z dokumentacją zgromadzoną w archiwum firmy/jednostki organizacyjnej. Przedsiębiorstwo lub instytucja wybierają zakres wykonywanych czynności i okres ich wykonania.
Usługi wymienione powyżej zostały przyporządkowane do kodu PKD 82.10.Z Działalność związana z administracyjną obsługą biura, włączając działalność wspomagającą, a kod PKWiU to 82.19.13.0.
W roku 2025 działalność opodatkowana była podatkiem liniowym.
Uzupełnienie
Czy w roku 2025 uzyskał Pan przychody z działalności gospodarczej w wysokości nieprzekraczającej 2 000 000 euro.
W 2025 roku uzyskał Pan przychody z działalności gospodarczej w wysokości nieprzekraczającej 2 000 000 euro.
Pytanie
Od dnia 01 stycznia 2026 roku zamierza Pan zmienić formę opodatkowania na ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Działalność nie obejmuje usług doradczych, prawniczych ani innych wyłączonych z ryczałtu zgodnie z art 8 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym.
Jaka będzie prawidłowa stawka ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych dla wskazanych usług archiwizacyjnych (PKD 82.10.Z, PKWiU 82.19.13.0.)?
Pani stanowisko w sprawie
Pana zdaniem – dla usług archiwizacyjnych (PKD 82.10.Z Działalność związana z administracyjną obsługą biura, włączając działalność wspomagającą, PKWiU 82.19.13.0.) właściwa stawka wynosi 8,5% zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 20 listopada 1998 r o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku, jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Na podstawie art. 1 pkt 1 ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 843 ze zm.):
Ustawa reguluje opodatkowanie zryczałtowanym podatkiem dochodowym niektórych przychodów (dochodów) osiąganych przez osoby fizyczne prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą.
W myśl art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:
Osoby fizyczne oraz przedsiębiorstwa w spadku osiągające przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej mogą opłacać zryczałtowany podatek dochodowy w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.
Na podstawie art. 4 ust. 1 pkt 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:
Użyte w ustawie określenie działalność usługowa oznacza – pozarolniczą działalność gospodarczą, której przedmiotem są czynności zaliczone do usług zgodnie z Polską Klasyfikacją Wyrobów i Usług (PKWiU) wprowadzoną rozporządzeniem Rady Ministrów z 4 września 2015 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU) (Dz. U. poz. 1676, z 2017 r., poz. 2453, z 2018 r. poz. 2440, z 2019 r., poz. 2554 oraz z 2020 r., poz. 556), z zastrzeżeniem pkt 2 i 3.
Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:
Opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych podlegają przychody osób fizycznych lub przedsiębiorstw w spadku z pozarolniczej działalności gospodarczej, o których mowa w art. 7a ust. 4 lub art. 14 ustawy o podatku dochodowym, z zastrzeżeniem ust. 1e i 1f, w tym również gdy działalność ta jest prowadzona w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki cywilnej osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku lub spółki jawnej osób fizycznych, zwanych dalej „spółką”. Do przychodów przedsiębiorstwa w spadku nie stosuje się przepisu art. 12 ust. 10a.
W myśl art. 6 ust. 4 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:
Podatnicy opłacają w roku podatkowym ryczałt od przychodów ewidencjonowanych z działalności wymienionej w ust. 1, jeżeli:
1) w roku poprzedzającym rok podatkowy:
a) uzyskali przychody z tej działalności, prowadzonej wyłącznie samodzielnie, w wysokości nieprzekraczającej 2 000 000 euro, lub
b) uzyskali przychody wyłącznie z działalności prowadzonej w formie spółki, a suma przychodów wspólników spółki z tej działalności nie przekroczyła kwoty 2 000 000 euro,
2) rozpoczną wykonywanie działalności w roku podatkowym i nie korzystają z opodatkowania w formie karty podatkowej – bez względu na wysokość przychodów.
Zwracam też uwagę, że u osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą możliwość opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych jest uzależniona od niewystąpienia przesłanek negatywnych określonych w art. 8 ww. ustawy podatkowej.
Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:
Opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, z zastrzeżeniem art. 6 ust. 1b, nie stosuje się do podatników:
1) opłacających podatek w formie karty podatkowej na zasadach określonych w rozdziale 3;
2) korzystających, na podstawie odrębnych przepisów, z okresowego zwolnienia od podatku dochodowego;
3) osiągających w całości lub w części przychody z tytułu:
a) prowadzenia aptek,
b) uchylona,
c) działalności w zakresie kupna i sprzedaży wartości dewizowych,
d) uchylona,
e) uchylona,
f) działalności w zakresie handlu częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych;
4) wytwarzających wyroby opodatkowane podatkiem akcyzowym, na podstawie odrębnych przepisów, z wyjątkiem wytwarzania energii elektrycznej z odnawialnych źródeł energii;
5) podejmujących wykonywanie działalności w roku podatkowym po zmianie działalności wykonywanej:
a) samodzielnie na działalność prowadzoną w formie spółki z małżonkiem,
b) w formie spółki z małżonkiem na działalność prowadzoną samodzielnie przez jednego lub każdego z małżonków,
samodzielnie przez małżonka na działalność prowadzoną samodzielnie przez drugiego małżonka
- jeżeli małżonek lub małżonkowie przed zmianą opłacali z tytułu prowadzenia tej działalności podatek dochodowy na ogólnych zasadach;
6) (uchylony).
W myśl art. 8 ust. 2 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:
Jeżeli podatnik prowadzący działalność samodzielnie lub w formie spółki, który wybrał opodatkowanie w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, uzyska z tej działalności przychody ze sprzedaży towarów handlowych lub wyrobów lub ze świadczenia usług na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy, odpowiadających czynnościom, które podatnik lub co najmniej jeden ze wspólników:
1) wykonywał w roku poprzedzającym rok podatkowy lub
2) wykonywał lub wykonuje w roku podatkowym
- w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy, podatnik ten traci w roku podatkowym prawo do opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych i, poczynając od dnia uzyskania tego przychodu do końca roku podatkowego, opłaca podatek dochodowy na ogólnych zasadach.
Na podstawie art. 8 ust. 3 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:
Jeżeli podatnik w roku poprzedzającym rok podatkowy nie uzyskał przychodu z działalności, o której mowa w ust. 1 pkt 3 i 4, traci w roku podatkowym prawo do opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych z dniem uzyskania przychodów z tych rodzajów działalności i od tego dnia opłaca podatek dochodowy na ogólnych zasadach.
W art. 8 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne zawarto wyłączenia z opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, jednak – jak Pan oświadczył – w odniesieniu do prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej nie występują negatywne przesłanki wynikające z tej regulacji.
Kolejnym warunkiem skorzystania ze zryczałtowanej formy opodatkowania jest złożenie w odpowiednim terminie oświadczenia o wyborze opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.
Zgodnie bowiem z art. 9 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:
Sporządzone na piśmie oświadczenie o wyborze opodatkowania przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych na dany rok podatkowy podatnik składa naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według miejsca zamieszkania podatnika, a w przypadku przedsiębiorstwa w spadku – według ostatniego miejsca zamieszkania zmarłego przedsiębiorcy, do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnął pierwszy przychód z tego tytułu w roku podatkowym, albo do końca roku podatkowego, jeżeli pierwszy taki przychód osiągnął w grudniu roku podatkowego.
Wysokość stawek ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych została przez ustawodawcę ustalona w art. 12 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.
Stosownie do art. 12 ust. 1 pkt 5 lit. a ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych wynosi 8,5% przychodów z działalności usługowej, w tym przychodów z działalności gastronomicznej w zakresie sprzedaży napojów o zawartości alkoholu powyżej 1,5%, z zastrzeżeniem pkt 1-4 oraz 6-8.
Z informacji przedstawionych we wniosku wynika, że prowadzi Pan działalność gospodarczą, w ramach której świadczy Pan usługi archiwizacyjne sklasyfikowane pod symbolem PKWiU 82.19.13.0. We wniosku opisał Pan charakter i zakres świadczonych usług. Od 2026 r. zamierza Pan zmienić formę opodatkowania na ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Pana przychody w 2025 r. nie przekroczyły kwoty 2 000 000 euro.
Na podstawie przedstawionego opisu sprawy oraz powołanych przepisów wskazuję, że do przychodów uzyskanych z tytułu opisanych we wniosku usług, mieszczących się w grupowaniu PKWiU 82.19.13.0 stawka ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych wynosi 8,5%, zgodnie z art. 12 ust. 1 pkt 5 lit. a ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.
Podsumowanie: usługa archiwizacyjna, w zakresie opisanym we wniosku, mieszcząca się w grupowaniu PKWiU 82.19.13.0, powinna być przez Pana opodatkowana stawką ryczałtu 8,5%.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
Interpretacja została wydana przy założeniu, że poprawnie zakwalifikował Pan świadczone usługi do odpowiedniego klasyfikowania PKWiU. Interpretacja nie rozstrzyga o prawidłowości tej klasyfikacji. Przyporządkowanie do wskazanej klasyfikacji zostało podane jako element opisu zdarzenia przyszłego.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.
· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo