Interpretacja 0112-KDIL2-2.4011.43.2026.1.AA

Interpretacja indywidualna
– stanowisko prawidłowe

Szanowna Pani,

stwierdzam, że Pani stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

16 stycznia 2026 r. wpłynął Pani wniosek z 15 stycznia 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego

Prowadzi Pani jednoosobową działalność gospodarczą opodatkowaną na zasadach ogólnych według skali podatkowej.

Od 21.08.2025 r. wynajmuje Pani mieszkanie w miejscowości (…) w pobliżu siedziby Pani kontrahenta (…), z którym Pani współpracuje w ramach prowadzonej działalności gospodarczej (copywriting, SEO) od 1.09.2025 r. Mieszkanie znajduje się przy (…) w (…) i jest wynajmowane w celu obecności przestrzeni coworkingowej kontrahenta przez ok. 14-15 dni w miesiącu, co jest niezbędne do realizacji powierzonych obowiązków zawodowych, w tym: bieżącej współpracy z zespołem, uczestnictwa w spotkaniach i zapewnienia terminowej realizacji projektów. Część obowiązków służbowych (30% w skali roku, czyli 75 dni w roku) wykonuje Pani zdalnie z domu w (…), w siedzibie Pani firmy, jednak charakter pracy wymaga obecności w biurze kontrahenta przez większość czasu. Siedziba Pani firmy znajduje się w (…), gdzie jest Pani również zameldowana i jest domownikiem w gospodarstwie rolnym podlegającym ubezpieczeniu w KRUS. Z racji odległości między miejscem zamieszkania a siedzibą kontrahenta (ok. 100 km) oraz czasu potrzebnego na codzienne dojazdy wynajem mieszkania w pobliżu biura kontrahenta jest racjonalnym i gospodarczo uzasadnionym rozwiązaniem. Zapewnia sprawne wykonywanie obowiązków służbowych, zwiększa Pani dyspozycyjność i efektywność pracy, a jednocześnie pozwala zachować ciągłość prowadzenia działalności gospodarczej w miejscu stałego zamieszkania, co przyczynia się do utrzymania i rozwoju źródła przychodów.

OPIS ZDARZENIA PRZYSZŁEGO

Planowane jest ujmowanie kosztów wynajmu mieszkania oraz opłat za media ponoszonych z tego tytułu w kosztach uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wydatki te mają charakter gospodarczo uzasadniony, pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z prowadzoną działalnością i nie mają charakteru wydatków osobistych w przeważającym zakresie. Wynajem mieszkania jest konieczny z uwagi na wykonywanie obowiązków zawodowych w miejscu świadczenia usług na rzecz kontrahenta. Dojazd komunikacją byłby dla Pani zbyt uciążliwy. Mieszkanie umożliwia Pani przede wszystkim codzienną obecność w biurze coworkingowym kontrahenta, co jest niezbędne do wykonywania obowiązków zawodowych, terminowej realizacji projektów i współpracy z zespołem. Dzięki temu może Pani efektywniej wykonywać obowiązki służbowe oraz zwiększać dyspozycyjność wobec kontrahenta, co przyczynia się do osiągania przychodów i rozwoju prowadzonej działalności gospodarczej.

Pytanie

Czy wydatki ponoszone na wynajem mieszkania (czynsz, opłaty za media) w miejscowości, w której wykonuje Pani usługi na rzecz kontrahenta, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?

Pani stanowisko w sprawie

W Pani ocenie - ponoszone cyklicznie wydatki z tytułu wynajmu mieszkania i opłat za media w miejscowości, w której znajduje się biuro kontrahenta, stanowią koszty uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. Wydatki te są ponoszone w celu osiągnięcia przychodu, zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów, ponieważ umożliwiają wykonywanie usług w miejscu, w którym wymaga tego kontrahent. Są one racjonalne i gospodarczo uzasadnione, a ich poniesienie pozostaje w bezpośrednim związku z działalnością gospodarczą. Wskazuje Pani, że codzienne dojazdy pomiędzy miejscem zamieszkania a siedzibą kontrahenta byłyby nieefektywne, generowałyby nadmierne koszty i znacząco utrudniały realizację zadań. Wynajem mieszkania pozwala na dyspozycyjność, efektywność i terminowe wykonywanie obowiązków, co wpływa bezpośrednio na uzyskiwanie przychodów. Wydatek jest właściwie udokumentowany (umowa najmu, potwierdzenia przelewów, rachunki), a ponadto nie został wymieniony w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT jako wydatek niestanowiący kosztu uzyskania przychodów.

UZASADNIENIE STANOWISKA

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. W świetle utrwalonej praktyki interpretacyjnej wydatki na wynajem mieszkania w miejscowości, w której przedsiębiorca świadczy usługi, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, jeśli ich poniesienie jest uzasadnione ekonomicznie i pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskanym przychodem.

Na poparcie swojego stanowiska powołuje się Pani na interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 16 kwietnia 2024 r. sygnatura: 0115-KDIT1.4011.300.2024.1.MST, w której uznano za prawidłowe stanowisko podatniczki w analogicznej sytuacji (wynajem mieszkania w innej miejscowości w związku z koniecznością świadczenia usług w siedzibie kontrahenta). W interpretacji tej organ stwierdził m.in., że: „O ile powodem wynajęcia mieszkania jest nawiązanie stałej współpracy z podmiotem gospodarczym, na rzecz którego świadczy Pani usługi, a którego siedziba znajduje się poza miejscowością, w której Pani zamieszkuje i na stałe przebywa, to wydatki poniesione z tego tytułu – jako niemające charakteru wydatków osobistych – mogą stanowić koszty uzyskania przychodów”. Analogicznie, w Pani przypadku wynajem mieszkania w miejscowości, w której świadczy usługi, jest podyktowany charakterem współpracy z kontrahentem, a jego celem jest zapewnienie ciągłości i efektywności prowadzonej działalności.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawiła Pani we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego między poniesieniem kosztu a powstaniem przychodów lub realną szansą powstania przychodów podatkowych bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli między jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodów istnieje związek przyczynowy.

Zatem warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów jest łączne spełnienie następujących przesłanek:

·      został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztów uzyskania przychodów podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

·      jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

·      pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

·      poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

·      został właściwie udokumentowany,

·      nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Dlatego też stwierdzam, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, które nie są wymienione w art. 23 ust. 1 omawianej ustawy podatkowej. Koszty ponoszone przez podatnika należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów.

Wyrażenie „w celu osiągnięcia przychodów” zawarte we wskazanym przepisie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oznacza, że nie wszystkie wydatki ponoszone przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością pomniejszają przychody. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym wydatkiem a osiągnięciem przychodów musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tych przychodów, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Zauważam też, że przez sformułowanie „w celu” należy rozumieć dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy (przychodów), a dążenie podatnika ma przymiot „celowości”. Przy czym jest możliwe zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatku, który – racjonalnie oceniając – mógłby przyczynić się do powstania przychodów, czy ich zwiększenia, nawet jeżeli przychód faktycznie nie wystąpi.

Możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów jest uzależniona od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów.

Dokonując oceny charakteru ponoszonych przez Panią wydatków, należy rozstrzygnąć, czy spełniają one kryteria określone w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz czy nie podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 23 ust. 1 tej ustawy. Jednocześnie sam fakt nieobjęcia ustawowym wykazem wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów nie jest wystarczający do podatkowej kwalifikacji kosztów. Brak takiego wydatku w katalogu kosztów negatywnych nie skutkuje automatycznym przyjęciem, że stanowi on koszt podatkowy.

Pogląd przeciwny, zgodnie z którym do kosztów podatkowych zalicza się wszelkie koszty związane z prowadzoną działalnością gospodarczą (z wyłączeniem wymienionych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) jest zbyt daleko idący i abstrahuje od wskazanego w art. 22 ust. 1 omawianej ustawy podatkowej celu poniesienia kosztów, a w rezultacie nie znajduje podstawy w tym przepisie. Uprawnione jest bowiem przyjęcie założenia, że gdyby zamiarem ustawodawcy było uznanie za koszty uzyskania przychodów wszelkich kosztów ponoszonych przez podatnika w ramach działalności gospodarczej, nadałby temu przepisowi takie właśnie brzmienie.

Obowiązkiem podatnika jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów jest wykazanie związku między poniesieniem kosztów a uzyskaniem przychodów, zgodnie z dyspozycją powołanego art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Musi to być zatem taki wydatek, którego związek z prowadzoną działalnością nie budzi wątpliwości, a obowiązek wykazania tego związku należy do podatnika. Kwalifikacja wydatków do kosztów uzyskania przychodów ze względu na kryterium celowości leży bowiem w gestii podatnika. Należy jednak mieć na uwadze, że prawidłowość dokonanej kwalifikacji podlega ocenie organów podatkowych.

Z informacji przedstawionych we wniosku wynika, że prowadzi Pani jednoosobową działalność gospodarczą opodatkowaną na zasadach ogólnych. Siedziba Pani firmy znajduje się w Pile. Od sierpnia 2025 r. wynajmuje Pani mieszkanie w (…) w pobliżu siedziby kontrahenta, z którym Pani współpracuje w ramach działalności copywriting, SEO. Mieszkanie jest wynajmowane w celu Pani obecności przestrzeni coworkingowej kontrahenta przez 14-15 dni w miesiącu. Część obowiązków służbowych wykonuje Pani zdalnie z domu, jednak charakter pracy wymaga Pani obecności w biurze kontrahenta przez większość czasu. Zapewnia to - jak sama Pani wskazała - sprawne wykonywanie obowiązków służbowych, zwiększa Pani dyspozycyjność i efektywność pracy. To natomiast przyczynia się do osiągania przychodów i rozwoju prowadzonej przez Panią działalności gospodarczej.

Na podstawie przedstawionego opisu sprawy wskazuję, że w sytuacji gdy powodem wynajęcia mieszkania poza miejscowością, w której Pani zamieszkuje i na stałe przebywa, jest sprawne wykonywanie działalności w innej miejscowości, a wynajęte mieszkanie pełni wyłącznie funkcje związane z działalnością gospodarczą i nie będzie stanowić miejsca Pani prywatnego zamieszkania – to wydatki na wynajem mieszkania, tj. czynsz najmu oraz opłaty za media – jako niemające charakteru wydatków osobistych – spełniają przesłanki określone w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a w konsekwencji stanowią koszty uzyskania przychodów.

Zwracam jednak uwagę na konieczność właściwego udokumentowania wskazanych we wniosku wydatków. Zaznaczam, że zgromadzone dowody nie mogą się ograniczać wyłącznie do dowodów wystawionych przez właściciela wynajmowanego mieszkania stwierdzających jedynie wysokość poniesionych przez Panią wydatków z tytułu wynajmu mieszkania. Niezbędne jest bowiem posiadanie dowodów świadczących o wykonanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej usługach wymagających pobytu w miejscowości, w której Pani wynajmie mieszkanie, umożliwiających w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowego poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami z prowadzonej działalności gospodarczej, a ponadto potwierdzających racjonalność ich poniesienia.

Podsumowanie: wydatki ponoszone przez Panią na wynajem mieszkania (czynsz, opłaty za media) w miejscowości, w której wykonuje Pani w ramach działalności gospodarczej usługi na rzecz kontrahenta, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w prowadzonej przez Panią działalności gospodarczej.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

-     stanu faktycznego, który Pani przedstawiła, i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia,

-     zdarzenia przyszłego, które Pani przedstawiła, i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

W odniesieniu do powołanej przez Panią interpretacji stwierdzam, że zapadła ona w indywidualnej sprawie i nie jest wiążąca dla organu wydającego tę interpretację.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pani sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pani do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pani prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.