Interpretacja 0112-KDIL2-2.4011.442.2025.2.IM

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe
Szanowny Panie,
Stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanych stanów faktycznych przyszłych w podatku dochodowym od osób fizycznych – z wyłączeniem należności, o których mowa we wniosku, z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, oraz sfinansowanych przez płatnika składek z tytułu tych należności określonych w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych w związku z usprawiedliwioną nieobecnością pracownika – jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

15 maja 2025 r. wpłynął Pana wniosek z 13 maja 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnił go Pan pismem z 23 czerwca 2025 r. (wpływ 23 czerwca 2025 r.) – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanów faktycznych

Wnioskodawca jest osobą fizyczną, która podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy o PIT. Prowadzi działalność gospodarczą w oparciu o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, posiada miejsce zamieszkania w Polsce. Dodatkowo Wnioskodawca wskazuje, że:

1) nie posiada statusu centrum badawczo-rozwojowego, o którym mowa w ustawie z dnia 30 maja 2008 r. o niektórych formach wspierania działalności innowacyjnej (t. j. Dz. U. z dnia 2022 r. poz. 2474),

2) nie prowadzi działalności gospodarczej w ramach specjalnej strefy ekonomicznej oraz nie korzysta ze zwolnień strefowych, o których mowa w ustawie o PIT.

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży maszyn i urządzeń dla różnych sektorów gospodarki.

W ramach działalności Wnioskodawca prowadzi prace związane z projektowaniem i budowaniem nowych maszyn i urządzeń, które na wysoce konkurencyjnym rynku decydują o przewadze Wnioskodawcy.

W tym celu Wnioskodawca na przestrzeni lat zgromadził w swoich zasobach osoby z wiedzą i doświadczeniem techniczno-konstrukcyjnym oraz opracował procesy, dzięki którym może samodzielnie tworzyć innowacyjne maszyny i linie produkcyjne, niedostępne na rynku lub dostosowane do zindywidualizowanych wymagań klientów, co stanowi istotny element przewagi konkurencyjnej Wnioskodawcy. Rozwiązania te pozwalają na stworzenie produktu niedostępnego dotychczas u Podatnika. Projekty opierają się o nowe i oryginalne autorskie koncepcje działania maszyn, opracowane przez Podatnika. Możliwość tworzenia autorskich rozwiązań wynika z posiadanych zasobów ludzkich, w szczególności osób składających się na zespół ekspercki.

Przykładem takich rozwiązań opracowanych przez Wnioskodawcę są zaprojektowane oraz zbudowane przez Wnioskodawcę (…)

Innym przykładem rozwiązań opracowanych przez Wnioskodawcę jest zbudowanie serii (…)

Podatnik projektuje oraz buduje również (…)

Podatnik koncentruje się na realizacji projektów obejmujących projektowanie i budowę maszyn oraz urządzeń:

· transportu bliskiego (…),

· automatyzujących procesy produkcyjne (…), oraz

· realizację projektów specjalnych wymagających zaawansowanych rozwiązań technicznych (np. optymalizacja istniejących maszyn lub opracowywanie niestandardowych konstrukcji),

– dalej łącznie: „Maszyny”.

W powyższych obszarach Wnioskodawca projektuje, przeprowadza budowę testową, tworzy oprogramowanie do Maszyn, testuje swoje projekty, a po pozytywnym zakończeniu, prac wprowadza je do sprzedaży dla podmiotów z różnych gałęzi przemysłu.

Klientami Podatnika są odbiorcy na całym świecie.

W ramach prac związanych z projektowaniem i budową Maszyn Wnioskodawca tworzy od etapu koncepcji, poprzez projekt techniczny i technologiczny, następnie budowę testową, projektowanie i wytworzenie oprogramowania do obsługi danej maszyny, aż do momentu próbnego uruchomienia (które pozwala sprawdzić, czy prototyp maszyny działa w sposób prawidłowy, zgodnie z założeniami projektowymi oraz wymaganiami stawianymi przed urządzeniem), dalej jako „Prace B+R”.

Ponadto, Wnioskodawca wykonuje również prace w obszarach niestanowiących Prac B+R, co nie jest przedmiotem niniejszego wniosku o interpretację.

Działalność w zakresie tworzenia lub rozwijania Maszyn

Działalność Podatnika w zakresie projektowania i produkcji Maszyn identyfikowana jest poprzez klasyfikację poszczególnych projektów do następujących obszarów:

1. Transport bliski – dynamicznie rozwijająca się działalność, która koncentruje się na projektowaniu i budowaniu m.in. (…)

2. Automatyzacja procesów produkcyjnych – projektowanie oraz wdrażanie rozwiązań automatyzujących procesy produkcyjne, co pozwala na zwiększenie wydajności, precyzji oraz bezpieczeństwa pracy.

3. Projekty specjalne – realizacja złożonych projektów wymagających zaawansowanych rozwiązań technicznych, np. (…).

W tym celu Wnioskodawca zatrudnia, na podstawie umowy o pracę, inżynierów posiadających wiedzę i doświadczenie w dziedzinach mechaniki, automatyki, hydrauliki i pneumatyki, materiałoznawstwa oraz informatyki (tworzenie oprogramowania do obsługi zaprojektowanych Maszyn), dalej: „Pracownicy”. Dodatkowo, Wnioskodawca współpracuje z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą (B2B), które wykonują czynności związane z montażem i produkcją Maszyn. Koszty te nie są wliczane do kosztów kwalifikowanych Prac B+R i nie są przedmiotem niniejszego Wniosku.

W ramach Prac B+R Pracownicy zatrudnieni przez Wnioskodawcę stają przed zagadnieniami technicznymi, których rozwiązanie pozwala na zbudowanie nowych Maszyn. Celem tych działań jest uzyskanie nowego produktu (Maszyny) o ulepszonych cechach użytkowych i sprawniejszym działaniu niż przykładowo maszyny dostępne na rynku, co przekłada się na konkurencyjność Wnioskodawcy.

W zależności od projektu Prace B+R wykonywane przez Pracowników obejmują m.in.:

· Przygotowywanie założeń i wymagań technicznych dla projektowanych Maszyn (np. określenie parametrów technicznych oraz wymagań związanych z celem, w jakim ma być opracowana Maszyna – tj. x do zastosowania w branży produkcji (…)

· Wyszukiwanie odpowiednich komponentów i materiałów, które spełniać będą parametry techniczne;

· Projektowanie prototypów Maszyn, wykonywanie modelowania wirtualnego 3D, przeprowadzanie komputerowej analizy konstrukcji x, wykonywanie badań eksperymentalnych;

· Opracowywanie rozwiązań umożliwiających integrację nowych maszyn z istniejącymi systemami produkcyjnymi klientów;

· Testowanie prototypowych wersji Maszyn pod kątem ich funkcjonalności i wydajności i bezpieczeństwa;

· Opracowywanie niezbędnej dokumentacji technicznej związanej z realizowanymi projektami (dokumentacja produkcyjna, montażowa oraz instrukcja obsługi i analiza ryzyka).

Prace projektowe pozwalają Pracownikom na zdobywanie nowej wiedzy w zakresie rozwiązań technologicznych z dziedziny mechaniki, automatyki, hydrauliki i pneumatyki, która pozwala na wykorzystanie jej w celu opracowywaniu nowych Maszyn, bardziej zaawansowanych urządzeń. Jest to dla Wnioskodawcy istotny element pozwalający budować przewagę konkurencyjną.

Jednocześnie Wnioskodawca pragnie wskazać, że prace związane z projektowaniem Maszyn nie sprowadzają się do łączenia gotowych komponentów, wymagają projektowania i budowania modułów i podzespołów, a stanowią autorskie projekty Wnioskodawcy, budowane i programowane od podstaw.

Przebieg Prac B+R

Działalność w zakresie Prac B+R prowadzona przez Wnioskodawcę jest realizowana w sposób systematyczny, metodyczny i uporządkowany. Poszczególne prace dzielą się na etapy, które pozwalają na efektywne zarządzanie projektami oraz osiąganie założonych celów.

Poniżej przedstawiono szczegółowy opis przebiegu prac badawczo-rozwojowych:

Etap 1 – Decyzja o rozpoczęciu projektu – w odniesieniu do przebiegu prac w ramach projektów realizowanych przez Podatnika, decyzja o rozpoczęciu projektu zapada po analizie zgłoszonych potrzeb klientów, trendów rynkowych lub wewnętrznych inicjatyw rozwojowych. Na tym etapie identyfikowane są obszary wymagające innowacji, takie jak projektowanie nowych maszyn, optymalizacja istniejących urządzeń lub wdrożenie nowych technologii. (…)

Etap 2 – Planowanie – po podjęciu decyzji o realizacji projektu następuje szczegółowe planowanie działań. W ramach tego etapu analizowane są wymagania techniczne i funkcjonalne stawiane projektowanemu rozwiązaniu, tworzony jest harmonogram działań oraz budżet projektu, dobierany jest zespół projektowy składający się z inżynierów posiadających odpowiednie kompetencje oraz uwzględniane są doświadczenia z wcześniejszych projektów, co pozwala na unikanie błędów i optymalizację procesu. Planowanie obejmuje również identyfikację potencjalnych ryzyk technicznych i organizacyjnych oraz opracowanie strategii ich minimalizacji.

Etap 3 – Projektowanie rozwiązania – na tym etapie zespół projektowy (Pracownicy) przystępuje do opracowywania koncepcji technicznych oraz szczegółowych rozwiązań konstrukcyjnych. Działania w ramach tego etapu obejmują: tworzenie schematów konstrukcyjnych, projektowanie modeli lub systemów, opracowywanie prototypów maszyn, analizę i symulacje komputerowe w celu przewidywania zachowań urządzeń w różnych warunkach eksploatacyjnych, eliminacja błędów zidentyfikowanych w trakcie, integrację nowych rozwiązań z istniejącymi systemami klientów lub infrastrukturą produkcyjną. Celem tego etapu jest stworzenie projektu prototypu, który będzie podstawą do dalszych testów i walidacji.

Etap 4 – Budowanie – na tym etapie zaprojektowana Maszyna jest budowana w formie prototypu, czyli przygotowywane są części, następnie jest ona składana i przygotowywana do testowego uruchomienia. Pracownicy weryfikują, czy projekt nie zawiera błędów lub wad, które pojawiają się na etapie prototypu. W przypadku identyfikacji błędów lub nieprawidłowości prace projektowe wracają do Etapu 3 w celu poprawek i zmian.

Etap 5 – Programowanie – prototyp Maszyny może składać się również z części oprogramowania, która pozwala na zarządzanie daną maszyną w określony sposób, ustawianie jej parametrów technicznych i użytkowych oraz włączenia jej w system produkcyjny klienta docelowego. Wnioskodawca tworzy więc kod oprogramowania komputerowego dla danej Maszyny, który ma spełniać określone wymagania co do języka i użytej technologii informatycznej, a jednocześnie daje możliwość „wpięcia” prototypu Maszyny w system produkcyjny (komunikacja między Maszyną a oprogramowaniem produkcyjnym). Odpowiednie przygotowanie oprogramowania jest kluczowe dla prawidłowego działania Maszyny, ponieważ bez tego sprzęt jest „niezarządzalny”, a więc bezużyteczny i nie spełnia wymagań norm i dyrektyw. Jednocześnie, błędne przygotowanie oprogramowania sprawia, że Maszyna działa w sposób nieprawidłowy – nie wykonuje określonych zadań lub przez złe dostosowanie niszczy towar/materiał i sama jest niebezpieczna dla operatora urządzenia.

Etap 6 – Testowanie rozwiązania – prototypy Maszyny poddawane są rygorystycznym testom w środowisku przemysłowym. Testowanie obejmuje: sprawdzanie funkcjonalności urządzeń w warunkach rzeczywistych, identyfikację potencjalnych problemów technicznych, testowanie oprogramowania przygotowanego dla Maszyny oraz ich eliminację, walidację zgodności rozwiązania z założeniami projektowymi i wymaganiami klientów. W przypadku wykrycia niezgodności lub problemów technicznych, prototyp jest modyfikowany i ponownie testowany. Proces ten powtarza się do momentu uzyskania satysfakcjonujących wyników.

Etap 7 – Zamknięcie prac rozwojowych – po zakończeniu testów i walidacji następuje zamknięcie prac rozwojowych nad Maszyną. W ramach tego etapu sporządzana jest pełna dokumentacja techniczna oraz użytkowa.

Powyższe wskazuje, że prace związane z tworzeniem Maszyn składają się z wielu elementów i etapów, są prowadzone w usystematyzowany i metodyczny sposób oraz angażują osoby posiadające różne obszary wiedzy i specjalizacji.

Opisane prace są prowadzone przez Wnioskodawcę w sposób systematyczny – planowo, w oparciu o przyjętą metodykę i określony harmonogram dla poszczególnych czynności podejmowanych w ramach prac projektowych.

Pracownicy projektowi

Prace B+R prowadzone przez Wnioskodawcę mają charakter systematyczny, twórczy i projektowy. Systematyczność oznacza, że działania są realizowane według określonego planu, harmonogramu , co zapewnia uporządkowany przebieg prac. Twórczy charakter prac przejawia się w opracowywaniu nowych rozwiązań technicznych lub znaczącym ulepszaniu istniejących konstrukcji, co wymaga kreatywności oraz zaawansowanej wiedzy technicznej. Projektowy charakter polega na podziale działań na odrębne projekty i etapy, co pozwala na efektywne zarządzanie nimi.

Dobór osób (Pracowników) do zespołu projektowego odbywa się w oparciu o ich wiedzę techniczną, kompetencje oraz doświadczenie, co zapewnia skuteczne prowadzenie Prac B+R. Zespół projektowy jest odpowiedzialny za realizację zadań związanych z projektowaniem nowych Maszyn oraz ich optymalizacją.

Tworzone przez inżynierów produkty mają charakter oryginalny i indywidualny. Są wynikiem procesów myślowych wymagających kreatywności oraz innowacyjności, rozwiązywania problemów, a ich rezultaty wnoszą nową wartość do działalności Wnioskodawcy (wiedzę, która może być wykorzystywana przy kolejnych projektach). Prace B+R prowadzone przez Podatnika nie mają charakteru rutynowego ani odtwórczego – każdorazowo są dostosowane do specyfiki projektu oraz indywidualnych potrzeb klientów.

Mimo że inżynierowie zatrudnieni przez Wnioskodawcę (Pracownicy), projektując nowe maszyny i urządzenia, opierają się na już zdobytej wiedzy, umiejętnościach i doświadczeniu (tj. wykorzystują istniejące technologie mechaniczne, automatyczne, hydrauliczne, pneumatyczne czy technologie informatyczne), to ich celem jest osiągnięcie rezultatów w postaci nowych i bardziej wydajnych rozwiązań technicznych. Specyfika i oryginalność każdego projektu oraz potrzeby klientów wymuszają opracowywanie innowacyjnych konstrukcji i rozwiązań. Unikalność prac polega na tworzeniu autorskich projektów Maszyn, będących wynikiem twórczej pracy inżynierów, którzy wnoszą do każdego projektu indywidualny wkład intelektualny.

Pracownikom i współpracownikom projektowym stawiane jest zatem wyzwanie opracowania dla Maszyny, m.in. funkcjonalności, użyteczności, niezawodności, wydajności oraz łatwości obsługi. Stworzenie lub rozwinięcie nowych Maszyn spełniających wskazane powyżej wymagania jest zadaniem trudnym do wykonania, wymagającym łączenia wiedzy z różnych dziedzin, ponieważ składa się to na złożoność i wielowymiarowość procesów oraz mechanizmów funkcjonujących w środowisku klientów oraz konieczność dostosowania rozwiązań do specyfiki działalności prowadzonej przez klienta końcowego oraz jego indywidualnych potrzeb i oczekiwań. Co natomiast przekłada się na wysoki stopień złożoności projektowanych Maszyn i wymaga angażowania osób posiadający różny zakres wiedzy i kompetencji. W związku z czym może się okazać, że dane rozwiązanie może nie spełniać oczekiwań Klienta.

Twórcza i unikalna działalność Pracowników sprawia, że opracowywane produkty mają charakter innowacyjny, są bardziej wydajne i lepiej dostosowane do wymagań klientów. Innowacyjność ta przejawia się w szczególności w tworzeniu zupełnie nowych lub znacząco ulepszonych maszyn i urządzeń, które wcześniej nie były stosowane przez Podatnika lub nie występowały na rynku. Każdy projekt stawia inżynierom wyzwanie opracowania produktu spełniającego określone wymagania w zakresie funkcjonalności, niezawodności, wydajności oraz łatwości obsługi.

Koszty Prac B+R

W związku z prowadzeniem Prac B+R Wnioskodawca ponosi:

· koszty pracownicze, obejmujące w szczególności wynagrodzenie zasadnicze z tytułu umowy o pracę oraz koszty składek sfinansowanych przez płatnika (dalej: „Koszty wynagrodzeń pracowników”) o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, oraz sfinansowane przez płatnika składki z tytułu tych należności określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – art. 26e ust. 2 pkt 1 Ustawy o PIT,

· koszty materiałowe, a więc komponentów wyprodukowanych przez Wnioskodawcę lub nabytych w celu opracowania Maszyny w ramach Prac B+R (dalej: „Koszty materiałowe”) –art. 26e ust. 2 pkt 1 Ustawy o PIT.

Ewidencje

Podatnik w ramach swojej działalności prowadzi ewidencje rachunkowe, w tym ewidencje pomocnicze, w ramach których ma możliwość wyodrębnienia poszczególnych kosztów Prac B+R.

Podstawą do wyliczenia Kosztów wynagrodzeń Pracowników jest zestawienie kosztów pracowniczych, ponieważ Pracownicy, czyli osoby zajmujące się pracą projektową, są zatrudnieni jedynie w celu wykonywania Prac B+R, tj. 100% ich czasu pracy związana jest z pracami nad projektami Maszyn, nie wykonują czynności innych, gdyż te są zarezerwowane dla pozostałych osób zatrudnionych przez Wnioskodawcę lub współpracujących z Podatnikiem.

W zakresie kosztów materiałowych Wnioskodawca, na podstawie stosownej ewidencji księgowej, ma możliwość wyodrębnienia i przypisania kosztów Materiałów zużytych do opracowania danego prototypu Maszyny, tj. do poszczególnych projektów związanych z Pracami B+R.

Wnioskodawca pragnie podkreślić, że ww. Koszty wynagrodzeń Pracowników oraz Koszty materiałowe nie zostały oraz nie zostaną zwrócone Wnioskodawcy w jakiejkolwiek formie.

Uzupełnienie wniosku

Jakiego roku podatkowego/lat podatkowych dotyczy Pana wniosek?

Lat 2020 – 2024.

Jaka była/jest forma opodatkowania Pana działalności gospodarczej (np. zasady ogólne, podatek liniowy) w okresie, którego dotycz wniosek?

Podatek liniowy.

W czym przejawia się twórczy charakter działalności wskazanej we wniosku określonej jako „Prace B+R”, w szczególności:

– co jest efektem prac mających stanowić działalność badawczo-rozwojową, tj. jakie nowe zastosowania powstały przy realizacji poszczególnych Maszyn,

– jakie konkretnie narzędzia, nowe koncepcje, rozwiązania niewystępujące w Pana praktyce gospodarczej zastosowano,

– co powoduje, że wytworzone/zrealizowane/rozwijane Maszyny różnią się od rozwiązań już funkcjonujących u Pana lub na rynku; na czym polega ich oryginalność,

– zastosowanie jakich technologii (rozwiązań, narzędzi) powoduje, że Maszyny różnią się od rozwiązań już funkcjonujących u Pana lub na rynku,

– na czym polega kreatywność tych prac; proszę opisać,

– na czym polega innowacyjność tych prac; również proszę opisać?

Fundamentem działalności Wnioskodawcy, dzięki którem jest wstanie zdobywać nowe zagraniczne rynki, jest opracowywanie rozwiązań w zakresie Maszyn, które nie występowały w praktyce Wnioskodawcy lub rynkowej oraz ulepszać obecnie istniejące rozwiązania na rynku, dzięki czemu Wnioskodawca może konkurować innowacyjnym podejściem do rozwiązań oraz ich elastycznością biznesową.

Twórczy charakter Prac B+R polega na innowacyjnym podejściu do problemu, jakie Wnioskodawca identyfikował w rozwiązaniach dostępnych na rynku lub w związku ze zgłaszanym zapotrzebowaniem na określone rozwiązanie na rynku, poprzez zastosowanie nowatorskich metod, które nie były wcześniej wykorzystywane w praktyce gospodarczej Wnioskodawcy oraz w przemyśle. Efektem Prac B+R było przykładowo opracowanie programowalnych rozwiązań pneumatycznych, które mogą być dostosowywane do indywidualnych potrzeb klienta.

Kluczową przewagą, jaką wypracował dla siebie Wnioskodawca, jest opracowanie gamy produktów (Maszyn) dostosowanych do potrzeb rożnych branż, które ze względu na swoją specyfikę mają odmienne wymagania.

Maszyny tego typu nie istniały w ofercie Wnioskodawcy, a rozwiązania innych producentów były znacznie droższe od opracowanych przez Wnioskodawcę.

W konsekwencji, Wnioskodawca, a w szczególności Pracownicy, identyfikowali problemy, jakie występują w danej branży (…), a następnie szukali rozwiązań powstałych problemów.

W ramach tych Prac B+R pracownicy Wnioskodawcy muszą szukać rozwiązań, które pozwolą na stworzenie schematu prototypu i integrację rozwiązania z istniejącymi produktami oraz infrastrukturą kontrahentów (elastyczność opracowywanych rozwiązań jest kluczowa). W procesie projektowym tworzone są prototypy, które są następnie przedmiotem badań, testów i walidacji.

Kluczowe dla realizacji prac jest zdobywanie nowej wiedzy z dziedzin, których dotyczą prowadzone prace (tutaj: automatyka i robotyka, maszynoznawstwo, materiałoznawstwo, technologie informatyczne). Zdobyta wiedza i umiejętności znajdują następnie przełożenie w codziennej pracy pracowników Wnioskodawcy. Pomysły na opracowanie nowych produktów lub zagadnień badawczych często powstają w wyniku prób wykorzystania metod poznanych w literaturze fachowej czy podczas wydarzeń branżowych, czy też dzięki analizie rynku i potrzeb klientów.

Pracownicy Biura Projektowego odpowiedzialni są za dobór odpowiednich materiałów i surowców uwzględniających specyfikę opracowywanego lub ulepszanego produktu (Maszyny). Dokonywane są obliczenia przeciążeniowe materiałów oraz następuje zamówienie niezbędnych materiałów i surowców. Po zakończeniu powyższego etapu opracowana dokumentacja produkcyjna.

Wnioskodawca w ramach prowadzonych Prac B+R zarówno wykorzystuje istniejącą wiedzę, jak i zdobywa nową wiedzę i umiejętności umożliwiające opracowywanie nowych lub ulepszonych produktów oraz procesów. W każdym z przypadków działalność ta ma charakter twórczy.

Jako przykład takich rozwiązań wskazać można:

Przykład 1 – (…), które w porównaniu do rozwiązań konkurencji obecnej na rynku charakteryzują się kilkoma ważnymi cechami:

– (…).

Problem: (…)

Efektem pracy Pracowników Wnioskodawcy było opracowanie know-how z zakresu budowania precyzyjnych urządzeń transportowych, gdzie wiedza i rozwiązania opracowane przez Pracowników Wnioskodawcy mogą być wykorzystywane w szerokiej gamie produktów Wnioskodawcy.

Rodzaje wiedzy: Przy opracowywaniu tego rozwiązania Pracownicy Wnioskodawcy łączyli wiedzę z zakresu mechaniki i automatyki, oprogramowania (programowanie sterowników i urządzeń) oraz materiałoznawstwa.

Opracowanie tego rozwiązania pozwoliło Wnioskodawcy na konkurowanie z podmiotami zagranicznymi, które sprzedają maszyny i rozwiązania dla przemysłu, w tym w szczególności dla producentów okien, szyb samochodowych, montowi, firm budowlanych.

Przykład 2 – (…), które w porównaniu do rozwiązań konkurencji obecnej na rynku charakteryzują się kilkoma ważnymi cechami:

– (…)

W konsekwencji, w ramach tego projektu Pracownicy Wnioskodawcy dokonali nowatorskiego połączeniu kilku obszarów wiedzy, efektem czego jest opracowanie know-how w zakresie projektowania i produkowania kompleksowych systemów (...), co pozwala Spółce wejść na nowe obszary/rynki zbytu.

Rodzaje wiedzy: W ramach prac nad systemem Pracownicy Wnioskodawcy korzystali z wiedzy z zakresu automatyki i robotyki, materiałoznawstwa i budowy maszyn oraz języków oprogramowania.

Opracowanie tego rozwiązania pozwoliło Spółce wejść w kolejny obszar rynku maszyn i rozwiązań dla przemysłu produkcyjnego i konkurować z innymi graczami.

Reasumując, kreatywność Prac B+R przejawia się na łączeniu ze sobą różnych dziedzin wiedzy i dostępnych rozwiązań, które pozwalają na budowanie know-how, z wykorzystaniem którego Wnioskodawca może budować szeroką ofertę Maszyn wspierających procesy produkcyjne, które rozwiązują postawione przed nimi problemy.

Innowacyjność tych projektów polega na łączeniu wiedzy w sposób, który sprawia, że wytwarzane Maszyny są efektywniejsze, tańsze, rozwiązują w lepszy sposób postawione przed nimi problemy związane z procesami, w których uczestniczą.

W odniesieniu do kryterium „systematyczności”:

– jakie cele postawił Pan w zakresie realizacji prac związanych z tworzeniem/realizacją/rozwijaniem poszczególnych Maszyn,

– jakie cele zostały osiągnięte, w ramach jakich zasobów ludzkich, rzeczowych i finansowych zostały faktycznie zrealizowane poszczególne Maszyny?

Celem Wnioskodawcy, jako stale rozwijającego się podmiotu, jest zwiększanie możliwości produkcyjnych, poszerzanie gamy wytwarzanych produktów (Maszyn) poprzez wprowadzanie innowacji produktowych udoskonaleń do produktów oferowanych na rynku, jak również usprawnianie procesów technologicznych.

Realizowane prace polegają między innymi na wytwarzaniu we własnym zakresie, poszukiwaniu na rynku oraz testowaniu nowych technologii, materiałów lub zamienników jako elementów produktów, tworzeniu nowych produktów, ulepszaniu istniejących rozwiązań i technologii, prowadzeniu produkcji prototypowej, dokonywaniu walidacji produktów oraz wprowadzeniu nowych lub udoskonalonych produktów na rynek.

Jak wskazano w Objaśnieniach MF do IP Box z dnia z dnia 15 lipca 2019 r., w świetle obowiązujących w Polsce znaczeń pojęcia „systematyczność”, prowadzenie działalności w taki sposób może oznaczać realizację tego rodzaju działań:

a) w znaczeniu pierwszym – w sposób stały, od dłuższego czasu (regularnie), bądź

b) w znaczeniu drugim – w sposób uporządkowany, według pewnego systemu (planowo, metodycznie).

Zgodnie z podejściem przyjętym przez Ministra Finansów w powoływanych już objaśnieniach podatkowych, dla potrzeb definicji działalności badawczo-rozwojowej, kryterium to należy rozumieć zgodnie z drugim znaczeniem (...)

Powyższe kryterium jest spełnione, z uwagi na prowadzanie prac w oparciu o wypracowaną metodykę, procedury postępowania, w ramach których do realizacji projektu (Maszyny) opracowywane są określone wymagania, harmonogram oraz przypisywane są adekwatne zasoby (w szczególności wykwalifikowana kadra – Pracownicy).

W tym miejscu Wnioskodawca pragnie wskazać, że tożsame kryteria spełnienia przesłanki systematyczności przyjął także Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, który przykładowo w interpretacji indywidualnej z 23 września 2019 r. (sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.402.2019.2.IR) wskazał, że: najbardziej właściwą definicją systematyczności prowadzenia działalności B+R jest definicja obejmująca prowadzenie działalności w sposób uporządkowany, według „pewnego systemu”, a „spełnienie kryterium” „systematyczności” danej działalności nie jest uzależnione od ciągłości tej działalności, w tym od określonego czasu przez jaki działalność taka ma być prowadzona, ani też od istnienia planu, co do prowadzenia przez podatnika podobnej działalności w przyszłości. Wystarczające jest, aby podatnik zaplanował i przeprowadził chociażby jeden projekt badawczo-rozwojowy, przyjmując dla niego określone cele do osiągnięcia, harmonogram i zasoby.

Wnioskodawca wskazuje, że niezależnie od spełnienia definicji systematyczności przyjętej w Objaśnieniach MF (tj. podejmowania prac w sposób uporządkowany, według określonej metodyki), działalność prowadzona przez Wnioskodawcę prowadzona jest w sposób systematyczny również w świetle pierwszej z przedstawionych definicji, tj. prowadzenia tego rodzaju prac w sposób stały, od dłuższego czasu. Jak podkreślono w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, Wnioskodawca prowadzi prace badawczo-rozwojowe w sposób stały, jako nieodłączny, kluczowy element prowadzenia swojej działalności gospodarczej, a także zamierza kontynuować prowadzenie tego rodzaju działalności w przyszłości.

W tym zakresie Wnioskodawca stawia przed Pracownikami cele w zakresie opracowania rozwiązań/produktów (Maszyn), które spełniają określone cele, spełniają wymagania rynkowe (potrzeby potencjalnych kontrahentów w danym obszarze lub je usprawniają) uzyskane z rynku lub samodzielnie zaobserwowane (jako mogące stanowić przewagę konkurencyjną).

Jako przykład osiągania tych celów można wskazać przywołane wyżej (pytanie nr c) rozwiązania opracowane samodzielnie przez Pracowników Wnioskodawcy, które stanowią odpowiedź na zapotrzebowanie rynku w postaci zbudowania Maszyn o określonych parametrach i kryteriach, które tworzą nową gamę produktów, a rozwiązana opracowane przy ich wytwarzaniu mogą być w przyszłości wykorzystywane również w innych Maszynach (know-how).

W odniesieniu do kryterium „w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań”:

– jakimi zasobami wiedzy dysponował Pan przed rozpoczęciem realizacji każdego projektu w ramach Prac B+R,

– jaki rodzaj wiedzy i umiejętności Pan wykorzystał i rozwinął w ramach każdego z projektów w ramach Prac B+R,

– czy w ramach podejmowanych przez Pana prac połączono i kształtowano istniejącą wiedzę (jaką); co było/jest/będzie efektem tego połączenia i kształtowania - proszę wyjaśnić odrębnie do każdego projektu?

Wnioskodawca zatrudnia pracowników na podstawie umów o pracę, którzy dysponują wiedzą z różnych obszarów swoich specjalizacji, tj. robotyka i automatyka, budowa maszyn, technologie informatyczne, pneumatyka, materiałoznawstwo.

W trakcie Prac B+R Pracownicy Ci wykorzystują posiadaną wiedzę, ale również muszą ją poszerzać ze względu na różne problemy konstrukcyjne, przed którymi w trakcie Prac B+R stają. W konsekwencji, łączenie ww. obszarów wiedzy, ciągłe jej poszerzanie, powoduje że w ramach Prac B+R Pracownicy tworzą dla Wnioskodawcy nowe zasoby wiedzy (know-how), które może być następnie wykorzystywane w trakcie prowadzonych prac projektowych.

W konsekwencji, w ramach Prac B+R łączy się i kształtuje wiedzę z ww. zakresów, poszerza ją, czego efektem jest opracowanie skomplikowanych rozwiązań (Maszyn).

Przykładowo w zakresie Projektu 1 (odpowiedź na pytanie c) kluczowe było połączenie wiedzy z zakresu pneumatyki, materiałoznawstwa oraz technologii informatycznych, które pozwoliło Wnioskodawcy na opracowanie (…). Dzięki temu, po stronie Wnioskodawcy nie ma konieczności w przyszłych projektach powielać procesu projektowania tych elementów, a mogą być one wykorzystywane na szeroką skalę. Ogranicza to po stronie Wnioskodawcy koszty projektowe, a więc przekłada się na wzrost konkurencyjności produktów. W zakresie Projektu 2 (odpowiedz na pytanie c) kluczowe było opracowanie połączonych ze sobą rozwiązań z zakresu robotyki i automatyki (…), opracowanie (…) wykorzystania (zmienne zakresu powierzchni, elastyczne dostosowywanie siły podciśnienia – budowa maszyn) oraz w pełni programowalne rozwiązanie, która jednocześnie mogą łączyć się z systemami produkcyjnymi danej fabryki i stanowić element procesu produkcyjnego (technologie informatyczne). Bez połączenia tych wszystkich elementów razem Wnioskodawca nie byłby wstanie opracować automatycznego systemu (...). Jednocześnie wiedza pochodząca z tego projektu (know-how) może być wykorzystana w przyszłości do budowy innych zbliżonych technologicznie rozwiązań, co ogranicza znowu koszty opracowywania nowych Maszyn, poprzez zastosowanie innowacyjnych rozwiązań z poprzednich projektów i przekłada się na wzrost konkurencyjności.

Jakie księgi podatkowe dla celów rozliczeń w podatku dochodowym od osób fizycznych Pan prowadzi (np. podatkową księgę przychodów i rozchodów, księgi rachunkowe)?

Podatkową księgę przychodów i rozchodów.

Czy w prowadzonych księgach podatkowych były/są wyodrębniane koszty Prac B+R, zgodnie z art. 24a ust. 1b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?

Tak.

Czy koszty, które mają podlegać odliczeniu w ramach ulgi na działalność badawczo-rozwojową:

– zostały/zostaną przez Pana odliczone od podstawy obliczenia podatku;

– nie zostały/nie zostaną przez Pana uwzględnione w kalkulacji dochodu zwolnionego z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 63a lub 63b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?

Koszty, które mają podlegać odliczeniu w ramach ulgi na działalność badawczo-rozwojową:

• nie zostały odliczone od podstawy obliczenia podatku,

• nie zostały uwzględnione w kalkulacji dochodu zwolnionego z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 63a lub 63b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Czy koszty, które mają podlegać odliczeniu w ramach ulgi na działalność badawczo-rozwojową, zostały/zostaną zaliczone, w myśl przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, do kosztów uzyskania przychodów?

Tak.

Jakie koszty materiałów są przedmiotem Pana wniosku – proszę sprecyzować te koszty.

Przez koszty materiałów Wnioskodawca rozumie koszty wskazane w art. 26e ust. 2 pkt 2 ustawy o PIT, tj.:

– elementy stalowe, konstrukcje spawane,

– elementy wykonane na maszynach (...),

– komponenty układu elektrycznego,

– komponenty układu podciśnieniowego,

– komponenty złączne (śruby itp.).

Ponadto, Wnioskodawca pragnie doprecyzować stan faktyczny, tj. choć Pracownicy związani z projektowaniem rozwiązań są zatrudnieni jedynie w celu powadzenia Prac B+R, to Wnioskodawca prowadzi ewidencję projektów i Pracowników związanych z projektami (Pracami B+R), za pośrednictwem której może określić zaangażowanie Pracowników do Prac B+R w danym okresie.

Pytania

1. Czy, na podstawie art. 26e ust. 1 w zw. z art. 5a pkt 38 i pkt 40 ustawy o PIT, działalność Wnioskodawcy w zakresie realizacji Prac B+R, do których należy projektowanie Maszyn, stanowi działalność badawczo-rozwojową?

2. Czy, na podstawie art. 26e ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 Ustawy o PIT, koszty Prac B+R ponoszone przez Podatnika, tj. Koszty wynagrodzeń pracowników oraz Koszty materiałowe, w zakresie w jakim są związane z Pracami B+R, stanowią koszty kwalifikowane?

3. Czy, zgodnie z art. 26e ust. 1 ustawy o PIT, Wnioskodawca jest uprawniony do pomniejszenia podstawy opodatkowania w podatku PIT o wysokość kosztów kwalifikowalnych (Koszty materiałowe oraz Koszty wynagrodzeń) związanych z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową?

Pana stanowisko w sprawie

Stanowisko Wnioskodawcy – w odniesieniu do pytania nr 1 – na podstawie art. 26e ust. 1 w zw. z art. 5a pkt 38 i pkt 40 ustawy o PIT, działalność Wnioskodawcy w zakresie realizacji Prac B+R, do których należy projektowanie Maszyn, stanowi działalność badawczo-rozwojową.

Zgodnie z art. 5a pkt 38 ustawy o PIT działalność badawczo-rozwojowa stanowi „działalność twórczą obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowaną w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań”.

Przez badania naukowe określone w art. 5a pkt 39 ustawy o PIT rozumie się badania podstawowe w rozumieniu art. 4 ust. 2 pkt 1 Ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2024 poz. 1571, dalej jako „Ustawa o prawie o SWiN”) oraz badania aplikacyjne w rozumieniu art. 4 ust. 2 pkt 2 prawa o SWiN.

Działalność Wnioskodawcy nie stanowi badań naukowych w rozumieniu Ustawy o prawie o SWiN.

Jak wskazuje natomiast art. 5a pkt 40 ustawy o PIT, prace rozwojowe to „prace rozwojowe w rozumieniu art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce”.

Tym samym, dla określenia definicji działalności badawczo-rozwojowej, w tym działalności rozwojowej, konieczne jest odniesie się do definicji zawartej w ustawie Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce.

Stosownie do art. 4 ust. 3 Ustawy o prawie o SWiN „Prace rozwojowe są działalnością obejmującą nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności, w tym w zakresie narzędzi informatycznych lub oprogramowania, do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług, z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do nich, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń”.

Zatem prace rozwojowe to działania polegające na:

· nabywaniu, łączeniu, kształtowaniu, wykorzystywaniu dostępnej już wiedzy i umiejętności, w tym narzędzi informatycznych lub oprogramowania,

· do produkcji, planowania oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług,

· jednocześnie prace rozwojowe nie są działaniami o czysto rutynowym charakterze, które wprowadzają jedynie okresowe zmiany.

Żeby prace rozwojowe mogły zostać zakwalifikowane jako prace badawczo-rozwojowe w rozumieniu przepisów Ustawy o PIT, powyższe przesłanki muszą zostać spełnione łącznie.

Zgodnie z Objaśnieniami podatkowymi Ministerstwa Finansów z dnia 15 lipca 2019 r. dot. IP BOX (dalej jako: „Objaśnienia”) w celu zakwalifikowania działalności podatnika do działalności badawczo-rozwojowej należy spełnić łącznie następujące kryteria, tj.:

• przesłanka twórczości (kreatywności),

• przesłanka systematyczności,

• zwiększenie zasobów wiedzy oraz wykorzystywania jej do tworzenia nowych zastosowań.

Przesłanka twórczości

Pojęcie „twórczość” nie zostało zdefiniowana w ustawie o PIT, w związku z czym, aby zrozumieć to pojęcie, należy się odwołać do jego wykładni językowej oraz pomocniczo wykładni przedstawionej przez Ministerstwo Finansów w Objaśnieniach.

Jak podaje słownik języka polskiego PWN, działalność twórcza to zespół działań podejmowanych w kierunku tworzenia (działalność – zespół działań podejmowanych w jakimś celu), powstania czegoś (twórczy – mający na celu tworzenie, tworzyć – powodować powstanie czegoś).

Jak zostało wskazane w Objaśnieniach, „na potrzeby działalności badawczo-rozwojowej, w stopniu minimalnym, wystarczające jest działanie twórcze na skalę przedsiębiorstwa, tzn. przedsiębiorca we własnym zakresie (w ramach prowadzonych prac badawczo-rozwojowych) opracowuje nowe lub ulepszone produkty, procesy, usługi, nawet jeżeli podobne rozwiązanie zostało już opracowane przez inny podmiot. Zatem twórczość działalności badawczo-rozwojowej może przejawiać się opracowywaniem nowych koncepcji, narzędzi, rozwiązań niewystępujących dotychczas w praktyce gospodarczej podatnika lub na tyle innowacyjne, że w znacznym stopniu odróżniają się od rozwiązań już funkcjonujących u podatnika”.

Natomiast w doktrynie prawa autorskiego podkreśla się, że cecha twórczości związana jest przede wszystkim z rezultatem działalności człowieka o charakterze kreacyjnym i jest spełniona wtedy, gdy istnieje nowy wytwór intelektu, tj. rezultat (przejaw) takiego działania, który choćby w minimalnym stopniu odróżnia się od innych rezultatów takiego samego działania, czyli posiada cechę nowości, której stopień nie ma znaczenia.

Zatem twórczy charakter prac badawczo-rozwojowych może przejawiać się w szczególności w opracowywaniu nowych rozwiązań lub koncepcji, dotychczas niewystępujących w praktyce gospodarczej podatnika lub opracowane koncepcje lub rozwiązania są na tyle nowatorskie, że istotnie różnią się lub odbiegają od rozwiązań oraz koncepcji już funkcjonujących. Natomiast z zakresu działalności badawczo-rozwojowej należy wyłączyć działalność o charakterze rutynowym.

Przenosząc powyższe na grunt dokonanej wykładni pojęcia „twórczy”, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że podjęta przez niego działalność w zakresie projektowania Maszyn odznacza się charakterem twórczym.

Projektowanie oraz optymalizacja konstrukcji mechanicznych i systemów automatyzacyjnych przez Pracowników stanowi wytwór intelektu osób zaangażowanych w Prace B+R, co przekłada się na unikalne rozwiązania techniczne, do których prawa posiada Podatnik (jako pracodawca). Realizacja Prac B+R wymaga od inżynierów wiedzy specjalistycznej z zakresu mechaniki, automatyki, hydrauliki, pneumatyki oraz technologii informatycznych, jak i kreatywności w opracowywaniu niestandardowych rozwiązań konstrukcyjnych, indywidualnego podejścia dostosowanego do specyfiki każdego projektu.

Jak wskazano w stanie faktycznym, innowacyjność Wnioskodawcy przejawia się w: opracowywaniu rozwiązań technicznych, integracji zaawansowanych technologii z istniejącą infrastrukturą klientów Podatnika i testowaniu prototypów w rzeczywistych warunkach eksploatacyjnych, co pozwala na weryfikację ich funkcjonalności i trwałości.

Projekty tworzenia przez Wnioskodawcę Maszyn nie mają charakteru rutynowego – każdy projekt jest dostosowany do indywidualnych wymogów klienta, potrzeb oraz specyfiki branży. Nawet przy wykorzystaniu istniejących komponentów mechanicznych finalne rozwiązania (projekty) są unikalne i niepowtarzalne, co uniemożliwia ich bezpośrednie odtworzenie bez zaangażowania zespołu projektowego.

Podsumowując, działalność Podatnika w zakresie Prac B+R ma na celu m.in. projektowanie nowych konstrukcji maszyn, znaczące udoskonalenia istniejących urządzeń, wprowadzanie innowacyjnych modyfikacji technologicznych. Prace te mają charakter twórczy i indywidualny, a ich efektem są rozwiązania uznawane za nowatorskie przynajmniej w skali przedsiębiorstwa. Działania te stanowią podstawę przewagi konkurencyjnej Wnioskodawcy na rynku maszyn specjalistycznych i systemów automatyzacyjnych.

Przesłanka systematyczności

Drugim kryterium działalności badawczo-rozwojowej, jest podejmowanie działalności w sposób systematyczny. Sformułowanie „systematyczny” również nie zostało zdefiniowane na gruncie Ustawy o PIT.

W celu zrozumienia ww. terminu należy posłużyć się wykładnią językową oraz odwołać się do Objaśnień.

Zgodnie ze słownikiem języka polskiego PWN słowo systematyczny oznacza (i) robiący coś regularnie i starannie, (ii) o procesach: zachodzący stale od dłuższego czasu, (iii) o działaniach: prowadzony w sposób uporządkowany, według pewnego systemu; też: o efektach takich działań; planowy, metodyczny.

Natomiast z brzmienia art. 5a pkt 38 Ustawy o PIT wynika, że działalność badawczo-rozwojowa musi być podejmowana w systematyczny sposób. Mając na uwadze, że w definicji działalności badawczo-rozwojowej słowo „systematyczny” występuje w sformułowaniu „podejmowaną (działalność) w sposób systematyczny”, a więc odnosi się do „działalności”, czyli zespołu działań podejmowanych w jakimś celu. Najbardziej właściwą definicją systematyczności w omawianym zakresie jest definicja obejmująca prowadzenie działalności w sposób uporządkowany, według pewnego systemu. Wobec czego, słowo systematycznie odnosi się również do działalności prowadzonej w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany.

Mając na uwadze powyższe, należy uznać, że działalność badawczo-rozwojowa jest prowadzona systematycznie niezależnie od tego, czy podatnik stale prowadzi prace badawczo-rozwojowe, czy tylko od czasu do czasu, a nawet incydentalnie, co wynika z charakteru prowadzonej przez niego działalności oraz m.in. zapotrzebowania rynku czy klientów.

Zatem spełnienie kryterium „systematyczności" danej działalności nie jest uzależnione od zachowania ciągłości tej działalności, a w tym od określonego czasu przez jaki działalność taka ma być prowadzona ani też od istnienia planu co do prowadzenia przez podatnika podobnej działalności w przyszłości. Wystarczy zatem, aby podatnik zaplanował i przeprowadził tylko jeden projekt badawczo-rozwojowy, przyjmując dla niego określone cele do osiągnięcia, harmonogram i odpowiednie zasoby. Wówczas działalność może być uznana za działalność systematyczną, tj. prowadzoną w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany.

Podobne stanowisko zostało przyjęte w Objaśnieniach, gdzie Minister Finansów wskazuje, że „najbardziej właściwą definicją systematyczności w omawianym zakresie jest definicja obejmująca prowadzenie działalności w sposób uporządkowany, według pewnego systemu. Zatem słowo systematycznie odnosi się również do działalności prowadzonej w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany. To oznacza, że działalność badawczo-rozwojowa jest prowadzona systematycznie niezależnie od tego, czy podatnik stale prowadzi prace badawczo-rozwojowe, czy tylko od czasu do czasu, a nawet incydentalnie, co wynika z charakteru prowadzonej przez niego działalności oraz potrzeb rynku, klientów, sytuacji mikro i makroekonomicznej”.

Zważywszy na powyższe, termin „systematyczność” należy rozumieć jako podejmowanie działalności w sposób regularny (zorganizowany), wykonywanie jej w sposób uporządkowany, według pewnego systemu i w sposób metodyczny. Przebieg prac powinien być odpowiednio zaplanowany. Jak już wcześniej zostało wskazane, na spełnienie ww. kryterium nie będzie miało wpływu ani określenie czasu, przez jaki dana czynność ma być wykonywana, ani jak również to, czy podatnik będzie chciał wykonywać podobne czynności w przyszłości. Innymi słowy, spełnienie powyższego kryterium nie jest uzależnione od ciągłości prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej.

Zdaniem Wnioskodawcy przedstawiona w opisie stanu faktycznego prowadzona działalność w zakresie realizacji Prac B+R jest realizowana w sposób systematyczny, tj. poszczególne Prace B+R dzielą się na części, w ramach których wyodrębnione zostają etapy:

Etap 1 – Decyzja o rozpoczęciu projektu,

Etap 2 – Planowanie,

Etap 3 – Projektowanie rozwiązania,

Etap 4 – Budowanie,

Etap 5 – Programowanie,

Etap 6 – Testowanie rozwiązania,

Etap 7 – Zamknięcie prac rozwojowych.

Biorąc powyższe pod uwagę, Prace B+R prowadzone są w sposób usystematyzowany, metodyczny, zorganizowany, w określonych etapach oraz nie mają charakteru incydentalnego. W szczególności, realizowane są przez dedykowane i specjalnie tworzone zespoły projektowe. Poszczególni Pracownicy są dobierani do zespołów projektowych z uwzględnieniem ich dotychczasowego doświadczenia, umiejętności i kompetencji. Taki sposób tworzenia zespołu pod konkretny projekt ma zapewnić najlepszą realizację danego projektu. W świetle powyższego oznacza to, że kryterium systematyczności w odniesieniu do działalności Wnioskodawcy jest spełnione, gdyż działalność w ramach Prac B+R związana z projektowaniem i doskonaleniem Maszyn prowadzona jest w sposób uporządkowany, zgodnie z określonymi procedurami postępowania, według wcześniejszego ściśle określonego planu.

Zwiększenie zasobów wiedzy oraz wykorzystywania jej do tworzenia nowych zastosowań

Ostatnim kryterium, jakie musi zostać spełnione, jest rezultat prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej (tj. zwiększenie zasobów wiedzy oraz wykorzystanie zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań).

Jak zostało wskazane w Objaśnieniach, „działalność badawczo-rozwojowa to zespół działań podejmowanych w kierunku tworzenia, w tym badań naukowych (nakierowanych na nową wiedzę i umiejętności) oraz prac rozwojowych (nakierowanych na wykorzystanie dostępnej wiedzy i umiejętności) w celu zwiększenia zasobów wiedzy do tworzenia nowych, zmienionych lub usprawnionych produktów, procesów lub usług (również w formie nowych technologii)”.

Jak wskazują ww. Objaśnienia, sformułowanie „zwiększenie zasobów wiedzy” odnosi się przede wszystkim do prowadzenia badań naukowych, natomiast „korzystanie z już istniejącej lub zwiększonej wiedzy do tworzenia nowych zastosowań” dotyczy przede wszystkim prac rozwojowych. Zatem Objaśnienia rozróżniają powyższą przesłankę i dzielą ją w zależności od tego, czy podatnik prowadzi badania naukowe czy prace rozwojowe.

Mając na uwadze, że przedstawione w niniejszym wniosku Prace B+R, zdaniem Wnioskodawcy, są pracami rozwojowymi, to należy odnieść się do elementu celowości, tj. zdobycia i wykorzystywania zasobów wiedzy do tworzenia nowych, zmienionych czy ulepszonych zastosowań.

Prowadząc działalność badawczo-rozwojową, przedsiębiorca rozwija specjalistyczną wiedzę oraz umiejętności, które może wykorzystać w ramach bieżących albo przyszłych projektów. W tym miejscu wskazać należy, że w ramach prac rozwojowych następuje połączenie wyników prac z wiedzą techniczną w celu wprowadzenia do produkcji nowego lub zmodernizowanego rozwiązania, nowej technologii czy nowego systemu organizacji. Innymi słowy, prowadzone systematyczne prace opierają się na istniejącej wiedzy, uzyskanej w wyniku działalności oraz/lub doświadczeń praktycznych i mają na celu wytworzenie nowych materiałów, produktów lub urządzeń, inicjowanie nowych i znaczące udoskonalenie już istniejących procesów, systemów i usług. Podmioty gospodarcze zajmujące się działalnością badawczo-rozwojową realizują ją obok swojej działalności podstawowej.

Zdaniem Wnioskodawcy kluczowym elementem działalności rozwojowej jest to, że działalność musi być nastawiona na zwiększenie zasobów wiedzy oraz wykorzystywanie jej do nowych zastosowań. Wobec czego w powyższym zakresie kluczowa jest możliwość wykazania, że w toku prowadzonej działalności podatnik zdobył i wykorzystał aktualnie dostępną wiedzę oraz umiejętności w celu planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia nowych, zmienionych czy usprawnionych produktów, procesów lub usług.

Jak wynika z przedstawionego w niniejszym wniosku stanu faktycznego, prowadzone przez Wnioskodawcę:

· prace dotyczą opracowywania nowych, innowacyjnych Maszyn, gdzie w ramach Prac B+R Pracownicy wykorzystują dostępną wiedzę z zakresu mechaniki, automatyki, hydrauliki, pneumatyki, technologii informatycznych lub pozyskują nową wiedzę w tych obszarach,

· Prace B+R są prowadzone w sposób systematyczny, tj. według określonych i ułożonych w odpowiedniej kolejności etapów,

· Prace B+R mają charakter twórczy, tj. są nakierowane na projektowanie nowych maszyn i urządzeń oraz ich optymalizacji,

· realizowane Prace B+R nie mają charakteru działań rutynowych czy okresowych zmian.

Jak zostało wskazane w stanie faktycznym, inżynierowie (Pracownicy) zatrudnieni przez Podatnika, realizując prace badawczo-rozwojowe, mogą opierać się na już zdobytych zasobach wiedzy, umiejętności i doświadczenia (tj. wykorzystują istniejące technologie mechaniczne oraz rozwiązania techniczne). Jednakże nie powielają oni stosowanych wcześniej rozwiązań, lecz dążą do osiągnięcia rezultatu w postaci nowych i bardziej wydajnych konstrukcji mechanicznych oraz systemów automatyzacji. Każdorazowo Wnioskodawca mówi o rozwinięciu lub stworzeniu autorskiego rozwiązania technicznego w środowisku produkcyjnym (np. w schematach konstrukcyjnych, prototypach maszyn i ich funkcjonalnościach) oraz o weryfikacji spełnienia opracowanych założeń koncepcyjnych w środowisku testowym.

Prace te są realizowane zanim Maszyna w danej (najnowszej lub indywidualnej wersji) zostanie wdrożona do produkcji. Jest to poniekąd wymuszone specyfiką i oryginalnością projektów oraz oczekiwaniami finalnych odbiorców. Należy wskazać, że dokonując analizy przebiegu realizacji Prac B+R, możliwe jest stwierdzenie, że w toku przeprowadzanych prac inżynierowie zdobywają i wykorzystują aktualnie dostępną wiedzę oraz umiejętności w celu planowania oraz projektowania.

W ocenie Podatnika prowadzona przez niego działalność, w związku z realizacją Prac B+R, nakierowana jest na zwiększenie zasobów wiedzy oraz wykorzystywanie jej do tworzenia nowych zastosowań biznesowych.

Podsumowując, zdaniem Wnioskodawcy, realizowane Prace B+R:

– są pracami rozwojowymi, mającymi twórczy charakter oraz są prowadzone w systematyczny sposób,

– mają na celu zwiększenie zasobów wiedzy lub jej wykorzystanie do projektowania i dostarczania nowych, zmienionych lub ulepszonych maszyn i urządzeń przemysłowych,

– polegają na wykorzystywaniu specjalistycznej wiedzy i umiejętności posiadanej przez Pracowników Wnioskodawcy,

– nie mają charakteru rutynowych i okresowych zmian.

Tym samym, w opinii Podatnika, działalność w zakresie realizacji Prac B+R, w zakresie tworzenia lub doskonalenia Maszyn, spełnia definicję prac rozwojowych, o której mowa w art. 5a pkt 40 ustawy o PIT w zw. z art. 4 ust. 3 Ustawy o prawie o SWiN, tj. nabywania, łączenia, kształtowania i wykorzystywania dostępnie aktualnie dostępnej wiedzy i umiejętności, w tym zakresie narzędzi informatycznych i oprogramowania, do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług.

Należy wskazać, że rezultatem Prac B+R wykonywanych przez Wnioskodawcę są unikatowe, niestosowane dotychczas, nowe Maszyny, które co najmniej w skali branży inżynierii mechanicznej i maszynowej są nowymi lub ulepszonymi, innowacyjnymi rozwiązaniami technicznymi i stanowią o przewadze konkurencyjnej Wnioskodawcy.

Zatem, realizowane przez Podatnika czynności polegające na projektowaniu i tworzeniu Maszyn przez zatrudnionych przez Wnioskodawcę do tego celu Pracowników, którzy realizują Prace B+R, spełniają definicję działalności badawczo-rozwojowej w rozumieniu art. 5a pkt 38 ustawy o PIT.

Podatnik pragnie wskazać, że również organy podatkowe w wydawanych interpretacjach konsekwentnie potwierdzają, że działalność polegająca na projektowaniu i optymalizowaniu maszyn i urządzeń stanowi działalność badawczo-rozwojową uprawniającą do stosowania ulgi badawczo-rozwojowej. Przykładowo Wnioskodawca wskazuje:

• Interpretacja indywidulana z dnia 14 sierpnia 2024 r., nr 0115-KDST2-2.4011.325.2024.1.AP,

• Interpretacja indywidulana z dnia 26 czerwca 2024 r., nr 0112-KDIL2-2.4011.230.2024.2.MC,

• Interpretacja indywidulana z dnia 8 grudnia 2023 r., nr 0112-KDIL2-2.4011.691.2023.2.AA,

• Interpretacja indywidulana z dnia 27 czerwca 2023 r., nr 0112-KDIL2-2.4011.198.2023.2.AA.

Stanowisko Wnioskodawcy – w odniesieniu do pytania nr 2 – na podstawie art. 26e ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 Ustawy o PIT, koszty Prac B+R ponoszone przez Podatnika, tj. Koszty wynagrodzeń pracowników oraz Koszty materiałowe, w zakresie w jakim są związane z Pracami B+R, stanowią koszty kwalifikowane.

Zgodnie z art. 26e ust. 1 ustawy o PIT podatnik uzyskujący przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej odlicza od podstawy opodatkowania koszty uzyskania przychodów poniesione na działalność badawczo-rozwojową, tj. koszty kwalifikowane. Przy czym kwota odliczenia nie może w roku podatkowym przekraczać kwoty dochodu uzyskanego przez podatnika z pozarolniczej działalności gospodarczej.

Natomiast w art. 26e ust. 2 Ustawy o PIT wprowadzony został katalog zamknięty wydatków, które mogą być uznane za koszty kwalifikowane, mogące podlegać odliczeniu od podstawy opodatkowania.

Katalog ten przewiduje, że za koszt kwalifikowany mogą zostać uznane:

1) poniesione w danym miesiącu należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 Ustawy o PIT oraz sfinansowane przez płatnika składki z tytułu tych należności określone ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2025 r. Poz. 350, dalej „ustawa o SUS”), w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu,

2) wydatki na nabycie materiałów i surowców bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową oraz nabycie niebędącego środkami trwałymi sprzętu specjalistycznego wykorzystywanego bezpośrednio w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej (art. 26e ust. 2 pkt 2 i 2a ustawy o PIT),

3) w przypadku wartości niematerialnych i prawnych w postaci kosztów prac rozwojowych, o których mowa w art. 22b ust. 2 pkt 2 ustawy o PIT, dokonywane od tej wartości niematerialnej i prawnej odpisy amortyzacyjne w proporcji, w jakiej w jej wartości początkowej pozostają koszty wymienione w art. 26e ust. 2 pkt 1-4a lub ust. 3a pkt 2 Ustawy o PIT.

Koszty wynagrodzeń pracowników

W zakresie Pracowników Wnioskodawca zatrudnia osoby na podstawie umów o pracę, w związku z czym ponosi w danym miesiącu należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT oraz sfinansowane przez płatnika składki z tytułu tych należności określone w ustawie o SUS.

Pracownicy Wnioskodawcy są zatrudnieni wyłącznie w celu prowadzenia prac projektowych (Prace B+R). Tym samym, ich zaangażowanie w Prace B+R wynosi 100%, co wynika z ich specyfiki pracy oraz celu zatrudnienia.

Zgodnie z art. 26e ust. 2 pkt 1 i 1a Ustawy o PIT za koszty kwalifikowane uznaje się poniesione w danym miesiącu należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT (tj. w szczególności przychody pracowników ze stosunku pracy, wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop) oraz art. 13 pkt 8 lit. a ustawy o PIT (wynagrodzenie z tytuły umowy zlecenia), w tym sfinansowane przez płatnika składki z tytułu tych należności określone w ustawie o SUS w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu.

Mając na uwadze powyższe, do kosztów kwalifikowanych można zaliczyć wydatki poniesione na pracowników wykonujących prace badawczo-rozwojowe, tj. m.in. wydatki na wynagrodzenie, godziny nadliczbowe, nagrody, dodatki, jak również sfinansowane przez płatnika składki z tych tytułów należności określonych w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych (bez składek na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych). Jednakże, żeby podatnik mógł skorzystać z odliczenia, musi on określić część, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu. Przy czym, przepisy ustawy o PIT nie precyzują jednocześnie szczegółowych zasad, zgodnie z którymi należy ustalać ww. udział.

Biorąc pod uwagę powyższe, należy przyjąć, że to faktyczne wykonywanie określonych czynności w zakresie działalności badawczo-rozwojowej przesądza o tym, czy wynagrodzenie oraz składki od wynagrodzenia (w całości lub w części) stanowią koszt kwalifikowany, o którym mowa w art. 26e ust. 2 pkt 1 i 1a Ustawy o PIT.

W tym miejscu Wnioskodawca chciałby zwrócić uwagę na Interpretację Ogólną Ministra Finansów z 13 lutego 2024 r. nr DD8.8203.1.2021 w sprawie możliwości zaliczenia do kosztów kwalifikowanych ulgi badawczo-rozwojowej poniesionych przez podatnika w danym miesiącu należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz sfinansowanych przez płatnika składek z tytułu tych należności określonych w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych w związku z usprawiedliwioną nieobecnością pracownika. Minister Finansów we wskazanej Interpretacji jednoznacznie stwierdził, że mając na uwadze rozbieżności interpretacyjne oraz uwzględniając linię orzeczniczą prezentowaną przez sądy administracyjne w zakresie omawianego zagadnienia, do kosztów kwalifikowanych ulgi badawczo-rozwojowej, o których mowa w art. 26e ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT, należą poniesione w danym miesiącu należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT oraz sfinansowane przez płatnika składki z tytułu tych należności określone w ustawie o SUS, w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu, w tym również należności z tytułu usprawiedliwionej nieobecności pracownika, do których poniesienia pracodawca jest zobowiązany na podstawie odrębnych przepisów, m.in. te dotyczące urlopu oraz choroby.

W związku z powyższą Interpretacją Wnioskodawca zaznacza, że planuje odliczać od podstawy opodatkowania wynagrodzenia wypłacane Pracownikom (zatrudnionym na umowie o pracę) świadczącym pracę z zakresu działalności badawczo-rozwojowej również za okres ich usprawiedliwionej nieobecności w pracy z powodu urlopu lub zwolnienia chorobowego.

Wnioskodawca zaznacza również, że Pracownicy, w ramach swoich obowiązków, wykonują wyłącznie Prace B+R (w tym celu zostali zatrudnieni), co sprawia, że prowadzenie ewidencji godzinowej czasu pracy nie jest wymagane w celu odliczenia kosztów zatrudnienia w ramach ulgi B+R. Zatrudnienie takich Pracowników w zespołach dedykowanych wyłącznie pracom badawczo-rozwojowym (a więc bezpośrednia alokacja czasu pracy Pracowników do Prac B+R) eliminuje konieczność określania proporcji czasu pracy poświęconego na Prace B+R w stosunku do innych zadań. Tym samym, wszystkie koszty wynagrodzeń tych Pracowników, wraz ze składkami na ubezpieczenia społeczne (z wyłączeniem Funduszu Pracy oraz Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych), mogą zostać uznane za koszty kwalifikowalne w ramach ulgi B+R. Takie podejście potwierdza interpretacja indywidualna z dnia 8 września 2021 r., sygn. 0111-KDIB1-3.4010.303.2018.14.APO.

W konsekwencji, zdaniem Wnioskodawcy, Koszty wynagrodzenia Pracowników mogą zostać uznane w całości za koszty kwalifikowane, zgodnie z w art. 26e ust 2 pkt 1 i 1a Ustawy o PIT.

Koszty materiałowe

W zakresie wydatków materiałowych, związanych z zakupem sprzętu oraz urządzeń peryferyjnych wykorzystywanego do Prac B+R, Wnioskodawca pragnie wskazać, że przepisy Ustawy o PIT nie definiują pojęć „materiały” i „surowce”.

Definicje w tym zakresie zawiera np. ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 z późn. zm.), gdzie jest wskazane, że materiały zaliczają się do zapasów i rzeczowych aktywów obrotowych, które zostały nabyte do zużycia na własne potrzeby.

Materiały stanowią zasadniczo niezbędny składnik w prowadzeniu procesu produkcji. Surowce stanowią jedną z kategorii materiałów, obok materiałów podstawowych, pomocniczych, paliw czy części zamiennych.

Słownik Języka Polskiego PWN definiuje materiały jako „zbiór przedmiotów używanych przy wykonywaniu jakiejś pracy”, a surowiec jako „materiał naturalny pochodzenia zwierzęcego, roślinnego lub mineralnego, służący do wytwarzania jakichś produktów lub energii”.

Kosztami kwalifikowanymi będą także wydatki na nabycie sprzętu specjalistycznego, który nie stanowi środków trwałych i który jest wykorzystywany bezpośrednio w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej.

Wydaje się jednak zasadnym przyjęcie, że kosztami kwalifikowanymi będą wszelkie materiały, surowce, wyposażenie, a także np. narzędzia, które są ściśle związane z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową i na potrzeby tej działalności wykorzystywane.

Skoro jako przykład takich wydatków (posługując się wyrazami „w szczególności”) Ustawodawca podaje naczynia, przybory laboratoryjne, urządzenia pomiarowe, to przenosząc ten przykład na sytuację Wnioskodawcy, jako koszty kwalifikowane powinny być uznane urządzenia mechaniczne, narzędzia pomiarowe, oprogramowanie wspomagające projektowanie, elementy wyposażenia technicznego, takie jak części zamienne do maszyn, specjalistyczne narzędzia warsztatowe oraz komponenty używane w procesach testowania i optymalizacji prototypów, a także materiały wykorzystywane w procesie budowy maszyn i urządzeń oraz ich prototypów.

Wydatki te bowiem są ponoszone w bezpośrednim związku z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową Wnioskodawcy (Pracami B+R). Gdyby nie zadania wykonywane w ramach prac związanych z projektowaniem, tworzeniem i optymalizowaniem maszyn i narzędzi, Wnioskodawca wydatków tych by nie poniósł. Jednocześnie są one niezbędne dla prawidłowej realizacji Prac B+R.

W konsekwencji, wydatki na zakup surowców i materiałów związanych z projektowaniem Maszyn mogą stanowić koszty kwalifikowane, o których mowa 26e ust. 2 pkt 2 ustawy o PIT, w zakresie w jakim są wykorzystywane do Prac B+R.

Powyższe podejście znajduje potwierdzenie w stanowiskach organów podatkowych, przykładowo Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidulanej z dnia z dnia 26 czerwca 2024 r., nr 0112-KDIL2-2.4011.230.2024.2.MC.

Stanowisko Wnioskodawcy – w odniesieniu do pytania nr 3 – zgodnie z art. 26e ust. 1 ustawy o PIT Wnioskodawca jest uprawniony do pomniejszenia podstawy opodatkowania w podatku PIT o wysokość kosztów kwalifikowalnych (Koszty materiałowe oraz Koszty wynagrodzeń) związanych z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową.

Zgodnie z art. 26e ust. 1 Ustawy o PIT „Podatnik uzyskujący przychody ze źródła określonego w art. 10 ust. 1 pkt 3 odlicza od podstawy obliczenia podatku, ustalonej zgodnie z art. 26 ust. 1 lub art. 30c ust. 2, koszty uzyskania przychodów poniesione na działalność badawczo-rozwojową, zwane dalej „kosztami kwalifikowanymi”. Kwota odliczenia nie może w roku podatkowym przekroczyć kwoty dochodu uzyskanego przez podatnika ze źródła określonego w art. 10 ust. 1 pkt 3”.

Powyższa regulacja wskazuje, że w przypadku podatników prowadzących działalność badawczo-rozwojową są oni uprawnieni do odliczenia od podstawy opodatkowania kwoty kosztów poniesionych na działalność badawczo-rozwojową (koszty kwalifikowalne), maksymalnie do wysokości dochodu uzyskanego w danym roku podatkowym przez podatnika z pozarolniczej działalności gospodarczej.

Zgodnie z art. 26e ust 7 pkt 3 Ustawy o PIT kwota kosztów kwalifikowanych nie może przekroczyć 100% kosztów, o których mowa w art. 18d ust. 2 pkt 2-5, ust. 2a i ust. 3 Ustawy o PIT, oraz 200% kosztów wskazanych w ust. 2 pkt 1 i pkt 1a Ustawy o PIT.

Ponadto, zgodnie z art. 26e ust 8 ustawy o PIT, odliczenia dokonuje się w zeznaniu za rok podatkowy, w którym poniesiono koszty kwalifikowane. W przypadku gdy podatnik poniósł za rok podatkowy stratę albo wielkość dochodu podatnika jest niższa od kwoty przysługujących mu odliczeń, odliczenia – odpowiednio w całej kwocie lub w pozostałej części – dokonuje się w zeznaniach za kolejno następujące po sobie sześć lat podatkowych następujących bezpośrednio po roku, w którym podatnik skorzystał lub miał prawo skorzystać z odliczenia. Dokonując odliczenia, o którym mowa w zdaniu drugim, uwzględnia się kwoty pomniejszeń, o których mowa w art. 26eb ust. 1 Ustawy o PIT.

Jednocześnie, w art. 26e ust. 5 Ustawy o PIT ustawodawca wskazał, że koszty kwalifikowane podlegają odliczeniu, jeżeli nie zostały podatnikowi zwrócone w jakiejkolwiek formie lub nie zostały odliczone od podstawy obliczenia podatku.

Natomiast, art. 24a ust. 1b Ustawy PIT wskazuje na konieczność wyodrębnienia w prowadzonej księdze albo prowadzonych księgach rachunkowych podatnika kosztów działalności badawczo-rozwojowej.

Tym samym, w przypadku podatników PIT, którzy:

1) prowadzą działalność badawczo-rozwojową w rozumieniu art. 5a pkt 38 Ustawy o PIT,

2) ponoszą koszty, które są bezpośrednio związane z działalnością rozwojową (koszty kwalifikowalne, o których mowa w art. 26e ust. 2 Ustawy o PIT),

3) koszty kwalifikowane nie zostały podatnikowi zwrócone w jakiejkolwiek formie,

4) prowadzą stosowne księgi rachunkowe, o których mowa w art. 24a ust. 1b Ustawy o PIT,

5) wykazują dochód do opodatkowania w danym roku,

są uprawnieni do odliczenia od podstawy opodatkowania (dochodu za dany rok podatkowy) kosztów kwalifikowalnych związanych z działalnością badawczo-rozwojową. Pamiętać należy jednak, że kwota odliczenia kosztów kwalifikowanych wynosi nie więcej niż:

1) 200% w przypadku kosztów kwalifikowalnych związanych z wynagrodzeniami (z wyłączeniem składek na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych) począwszy od roku 2022

2) 100% w pozostałych przypadkach kosztów kwalifikowalnych, jak również dla kosztów kwalifikowalnych związanych z wynagrodzeniami (z wyłączeniem składek na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych) za lata 2019-2021.

Odliczenia podatnik dokonuje w swoim rocznym zeznaniu podatkowym za dany rok.

Mając na uwadze powyższe, Wnioskodawca, będąc podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych:

· prowadzi działalność rozwojową, która stanowi element działalności badawczo-rozwojowej w zakresie projektowania, optymalizowania i dostarczania Maszyn,

· ponosił i ponosi koszty na działalność B+R (Prace B+R) w rozumieniu art. 5a pkt 38 w zw. z art. 26e ust. 1 Ustawy o PIT, tj. Koszty wynagrodzeń pracowników oraz Koszty materiałowe,

· koszty Prac B+R stanowiły dla Podatnika koszty uzyskania przychodów w rozumieniu Ustawy o PIT,

· koszty działalności B+R mieszczą się w katalogu kosztów kwalifikowanych określonym przepisami art. 26e ust. 2-3 Ustawy o PIT,

· w ewidencji rachunkowej, o których mowa w art. 24 ust. 1b Ustawy o PIT, wyodrębnia koszty działalności badawczo-rozwojowej (Prac B+R),

· koszty kwalifikowane, tj. Koszty wynagrodzeń pracowników oraz Koszty materiałowe nie zostały Wnioskodawcy zwrócone w jakiekolwiek formie.

Mając na uwadze powyższe, Wnioskodawca spełnia wszystkie wymagane przez regulacje Ustawy o PIT warunki do korzystania z ulgi badawczo-rozwojowej, o której mowa w art. 26e ustawy PIT, to znaczy do odliczania kosztów kwalifikowanych od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku – z wyłączeniem należności, o których mowa we wniosku, z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, oraz sfinansowanych przez płatnika składek z tytułu tych należności określonych w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych w związku z usprawiedliwioną nieobecnością pracownika – jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

W myśl art. 5a pkt 38 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Ustawa z dnia 3 lipca 2018 r. Przepisy wprowadzające ustawę – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2018 r. poz. 1669) znowelizowała definicję badań naukowych oraz prac rozwojowych zawartą w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tą ustawą – nowelizacja powyższych pojęć weszła w życie 1 października 2018 r.

I tak, stosownie do art. 5a pkt 39 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w brzmieniu obowiązującym od 1 października 2018 r.:

Zgodnie z art. 5a pkt 40 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – w stanie prawnym obowiązującym od 1 października 2018 r.:

Na podstawie art. 4 ust. 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2024 r. poz. 1571 ze zm.):

W myśl art. 4 ust. 3 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce:

Zatem z pracami badawczo-rozwojowymi mamy do czynienia wówczas, gdy wykorzystuje się dostępną wiedzę z dziedziny nauki, technologii i działalności gospodarczej oraz innej wiedzy i umiejętności do tworzenia nowych lub ulepszania istniejących produktów/usług oraz procesów i technologii produkcji.

Przenosząc powyższe na grunt Pana sprawy, wyraźnie podkreślam, że w celu stwierdzenia, czy prowadzi Pan działalność badawczo-rozwojową, należy przeprowadzić analizę nakierowaną na zidentyfikowanie przejawów działalności gospodarczej, które mogą zostać uznane za działalność badawczo-rozwojową (tj. tych aktywności podmiotu, które spełniają definicję wskazaną w art. 5a pkt 38 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Z ustawowej definicji zawartej w regulacjach ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że działalność badawczo-rozwojowa musi mieć charakter twórczy. Jak podaje słownik języka polskiego PWN, działalność twórcza to zespół działań podejmowanych w kierunku tworzenia (działalność – zespół działań podejmowanych w jakimś celu), powstania czegoś (twórczy – mający na celu tworzenie, tworzyć – powodować powstanie czegoś). W doktrynie prawa autorskiego podkreśla się natomiast, że cecha twórczości związana jest przede wszystkim z rezultatem działalności człowieka o charakterze kreacyjnym i jest spełniona wówczas, gdy istnieje nowy wytwór intelektu. Działalność twórcza oznacza, że „ustawodawca za przedmiot prawa autorskiego uznaje tylko rezultat (przejaw) takiego działania, który choćby w minimalnym stopniu odróżnia się od innych rezultatów takiego samego działania, a zatem, że posiada cechę nowości, której stopień nie ma znaczenia”. Zatem twórczość działalności badawczo-rozwojowej może przejawiać się opracowywaniem nowych koncepcji, narzędzi, rozwiązań niewystępujących dotychczas w praktyce gospodarczej podmiotu lub na tyle innowacyjnych, że w znacznym stopniu odróżniają się od rozwiązań już funkcjonujących u tego podmiotu.

Z opisu sprawy przedstawionego we wniosku i uzupełnienia wynika, że prowadzi Pan działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży maszyn i urządzeń dla różnych sektorów gospodarki. W ramach działalności prowadzi Pan prace związane z projektowaniem i budowaniem nowych maszyn i urządzeń (dalej: Maszyny), które na wysoce konkurencyjnym rynku decydują o Pana przewadze. W tym celu na przestrzeni lat zgromadził Pan w swoich zasobach osoby z wiedzą i doświadczeniem techniczno-konstrukcyjny oraz opracował procesy, dzięki którym może samodzielnie tworzyć innowacyjne maszyny i linie produkcyjne, niedostępne na rynku lub dostosowane do zindywidualizowanych wymagań klientów, co stanowi istotny element Pana przewagi konkurencyjnej. Rozwiązania te pozwalają na stworzenie produktu niedostępnego dotychczas u Pana. Projekty opierają się o nowe i oryginalne autorskie koncepcje działania maszyn, opracowane przez Pana. Możliwość tworzenia autorskich rozwiązań wynika z posiadanych zasobów ludzkich, w szczególności osób składających się na zespół ekspercki. Przykładem takich rozwiązań opracowanych przez Pana są zaprojektowane oraz zbudowane przez Pana (…), które pozwalają na przemieszczanie różnego typu materiałów, ograniczające wysiłek pracowników. Opracowanie (…) wymagało po Pana stronie opracowania konstrukcji, która będzie lekka (przy zastosowaniu trwałych stopów metalu oraz tworzyw sztucznych), opracowania (…) Koncentruje się Pan na realizacji projektów obejmujących projektowanie i budowę maszyn oraz urządzeń transportu bliskiego (…), automatyzujących procesy produkcyjne (...) oraz na realizacji projektów specjalnych wymagających zaawansowanych rozwiązań technicznych (np. optymalizacja istniejących maszyn lub opracowywanie niestandardowych konstrukcji). W tych obszarach projektuje Pan, przeprowadza Pan budowę testową, tworzy oprogramowanie do Maszyn, testuje swoje projekty, a po pozytywnym zakończeniu, prac wprowadza je Pan do sprzedaży dla podmiotów z różnych gałęzi przemysłu. Pana klientami są odbiorcy na całym świecie. W ramach prac związanych z projektowaniem i budową Maszyn tworzy Pan od etapu koncepcji, przez projekt techniczny i technologiczny, następnie budowę testową, projektowanie i wytworzenie oprogramowania do obsługi danej maszyny, aż do momentu próbnego uruchomienia (które pozwala sprawdzić, czy prototyp maszyny działa w sposób prawidłowy, zgodnie z założeniami projektowymi oraz wymaganiami stawianymi przed urządzeniem). Zatrudnia Pan, na podstawie umowy o pracę, inżynierów posiadających wiedzę i doświadczenie w dziedzinach mechaniki, automatyki, hydrauliki i pneumatyki, materiałoznawstwa oraz informatyki (tworzenie oprogramowania do obsługi zaprojektowanych Maszyn); dalej: Pracownicy. Dobór Pracowników do zespołu projektowego odbywa się na podstawie ich wiedzy technicznej, kompetencji oraz doświadczenia, co zapewnia skuteczne prowadzenie prac badawczo-rozwojowych. Zespół projektowy jest odpowiedzialny za realizację zadań związanych z projektowaniem nowych Maszyn oraz ich optymalizacją. Tworzone przez Pracowników produkty mają charakter oryginalny i indywidualny. Są wynikiem procesów myślowych wymagających kreatywności oraz innowacyjności, rozwiązywania problemów, a ich rezultaty wnoszą nową wartość do Pana działalności. Ponadto wskazał Pan, że fundamentem Pana działalności, dzięki której jest w stanie zdobywać nowe zagraniczne rynki, jest opracowywanie rozwiązań w zakresie Maszyn, które nie występowały w Pana praktyce lub rynkowej oraz ulepszać obecnie istniejące rozwiązania na rynku, dzięki czemu może Pan konkurować innowacyjnym podejściem do rozwiązań oraz ich elastycznością biznesową. Twórczy charakter Prac badawczo-rozwojowych polega na innowacyjnym podejściu do problemu, jakie Pan identyfikował w rozwiązaniach dostępnych na rynku lub w związku ze zgłaszanym zapotrzebowaniem na określone rozwiązanie na rynku, przez zastosowanie nowatorskich metod, które nie były wcześniej wykorzystywane w praktyce gospodarczej Wnioskodawcy oraz w przemyśle. Kluczową przewagą, jaką wypracował Pan dla siebie, jest opracowanie gamy produktów (Maszyn) dostosowanych do potrzeb rożnych branż, które ze względu na swoją specyfikę mają odmienne wymagania. Maszyny tego typu nie istniały w Pana ofercie, a rozwiązania innych producentów były znacznie droższe od opracowanych przez Pana. W konsekwencji, Pan, a w szczególności Pana Pracownicy, identyfikowali problemy, jakie występują w danej branży (…), a następnie szukali rozwiązań powstałych problemów. Specyfika i oryginalność każdego projektu oraz potrzeby klientów wymuszają opracowywanie innowacyjnych konstrukcji i rozwiązań. Unikalność prac polega na tworzeniu autorskich projektów Maszyn, będących wynikiem twórczej pracy Pracowników, którzy wnoszą do każdego projektu indywidualny wkład intelektualny. Twórcza i unikalna działalność Pracowników sprawia, że opracowywane produkty mają charakter innowacyjny, są bardziej wydajne i lepiej dostosowane do wymagań klientów. Innowacyjność ta przejawia się w szczególności w tworzeniu zupełnie nowych lub znacząco ulepszonych maszyn i urządzeń, które wcześniej nie były stosowane przez Pana lub nie występowały na rynku. Każdy projekt stawia Pracownikom wyzwanie opracowania produktu spełniającego określone wymagania w zakresie funkcjonalności, niezawodności, wydajności oraz łatwości obsługi.

Zatem prowadzona przez Pana działalność dotycząca opisanych przez Pana we wniosku i uzupełnieniu projektów ma twórczy charakter.

Kolejnym kryterium działalności badawczo-rozwojowej jest prowadzenie tej działalności w sposób systematyczny. Zgodnie ze słownikiem języka polskiego PWN słowo systematyczny oznacza (i) robiący coś regularnie i starannie, (ii) o procesach: zachodzący stale od dłuższego czasu, (iii) o działaniach: prowadzony w sposób uporządkowany, według pewnego systemu; też: o efektach takich działań; planowy, metodyczny. W związku z tym, że w definicji działalności badawczo-rozwojowej słowo „systematyczny” występuje w sformułowaniu „podejmowaną (działalność) w sposób systematyczny”, a więc odnosi się do „działalności”, czyli zespołu działań podejmowanych w jakimś celu, najbardziej właściwą definicją systematyczności w omawianym zakresie jest definicja obejmująca prowadzenie działalności w sposób uporządkowany, według pewnego systemu. Zatem słowo systematycznie odnosi się również do działalności prowadzonej w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany. To oznacza, że działalność badawczo-rozwojowa jest prowadzona systematycznie niezależnie od tego, czy podmiot stale prowadzi prace badawczo-rozwojowe, czy tylko od czasu do czasu, a nawet incydentalnie, co wynika z charakteru prowadzonej przez niego działalności oraz potrzeb rynku, klientów, sytuacji mikro i makroekonomicznej. Z powyższego wynika, że spełnienie kryterium „systematyczności” danej działalności nie jest uzależnione od ciągłości tej działalności, w tym od określonego czasu, przez jaki działalność taka ma być prowadzona ani też od istnienia planu co do prowadzenia przez podmiot podobnej działalności w przyszłości. Wystarczające jest, aby podmiot zaplanował i przeprowadził chociażby jeden projekt badawczo-rozwojowy, przyjmując dla niego określone cele do osiągnięcia, harmonogram i zasoby. Taka działalność może być uznana za działalność systematyczną, tj. prowadzoną w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany.

W odniesieniu do kryterium systematyczności wskazał Pan, że działalność w zakresie prac badawczo-rozwojowych jest przez Pana realizowana w sposób systematyczny, metodyczny i uporządkowany. Poszczególne prace dzielą się na etapy, które pozwalają na efektywne zarządzanie projektami oraz osiąganie założonych celów. W opisie sprawy przedstawił Pan szczegółowy opis przebiegu prac badawczo-rozwojowych. Opisane prace są prowadzone przez Pana w sposób systematyczny – planowo, na podstawie przyjętej metodyki i określonego harmonogramu dla poszczególnych czynności podejmowanych w ramach prac projektowych. Systematyczność Pana prac badawczo-rozwojowych oznacza, że działania są realizowane według określonego planu, harmonogramu, co zapewnia uporządkowany przebieg prac. Projektowy charakter Pana prac badawczo-rozwojowych polega na podziale działań na odrębne projekty i etapy, co pozwala na efektywne zarządzanie nimi. Prowadzi Pan prace badawczo-rozwojowe na podstawie wypracowanej metodyki, procedury postępowania, w ramach których do realizacji projektu (Maszyny) opracowywane są określone wymagania, harmonogram oraz przypisywane są adekwatne zasoby (w szczególności wykwalifikowana kadra – Pracownicy). Prowadzi Pan prace badawczo-rozwojowe w sposób stały, jako nieodłączny, kluczowy element prowadzenia Pana działalności gospodarczej, a także zamierza kontynuować prowadzenie tego rodzaju działalności w przyszłości.

Zatem kryterium systematyczności w odniesieniu do opisanych przez Pana we wniosku i uzupełnieniu projektów jest spełnione.

Powyżej omówione dwa kryteria działalności badawczo-rozwojowej dotyczą charakteru i organizacji prowadzenia tej działalności, podczas gdy ostatnie, trzecie kryterium, dotyczy rezultatu prowadzenia tej działalności, tj. zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań. W konsekwencji – głównym zadaniem dla zarządzającego projektem badawczo-rozwojowym jest zlokalizowanie i zidentyfikowanie zasobów wiedzy przed rozpoczęciem działań projektowych; zasobów w ujęciu funkcjonalnym i celowościowym, czyli podlegającym zwiększeniu oraz możliwym i właściwym do wykorzystania zwiększonej wiedzy do nowych zastosowań. Lokalizacja i identyfikacja wiedzy obejmuje szereg działań, w tym określenie stanu wiedzy, miejsca, sposobu jej wykorzystania oraz selekcji pod względem przydatności do realizacji celu projektu. Prowadząc działalność badawczo-rozwojową, przedsiębiorca rozwija specjalistyczną wiedzę oraz umiejętności, które może wykorzystać w ramach bieżących albo przyszłych projektów.

W odniesieniu do tego kryterium wskazał Pan, że zatrudnia Pan pracowników na podstawie umów o pracę, którzy dysponują wiedzą z różnych obszarów swoich specjalizacji, tj. robotyka i automatyka, budowa maszyn, technologie informatyczne, pneumatyka, materiałoznawstwo. W trakcie prac badawczo-rozwojowych Pracownicy wykorzystują posiadaną wiedzę, ale również muszą ją poszerzać ze względu na różne problemy konstrukcyjne, przed którymi w trakcie tych prac stają. W konsekwencji, łączenie ww. obszarów wiedzy, ciągłe jej poszerzanie, powoduje że, w ramach prac badawczo-rozwojowych Pracownicy tworzą dla Pana nowe zasoby wiedzy (know-how), które mogą być następnie wykorzystywane w trakcie prowadzonych prac projektowych. W konsekwencji, w ramach prac badawczo-rozwojowych łączy się i kształtuje wiedzę z ww. zakresów, poszerza ją, czego efektem jest opracowanie skomplikowanych rozwiązań (Maszyn). Prace projektowe pozwalają Pracownikom na zdobywanie nowej wiedzy w zakresie rozwiązań technologicznych z dziedziny mechaniki, automatyki, hydrauliki i pneumatyki, która pozwala na wykorzystanie jej w celu opracowywaniu nowych Maszyn, bardziej zaawansowanych urządzeń. Pracownikom i współpracownikom projektowym stawiane jest zatem wyzwanie opracowania dla Maszyny, m.in. funkcjonalności, użyteczności, niezawodności, wydajności oraz łatwości obsługi. Stworzenie lub rozwinięcie nowych Maszyn spełniających wskazane powyżej wymagania jest zadaniem trudnym do wykonania, wymagającym łączenia wiedzy z różnych dziedzin, ponieważ składa się to na złożoność i wielowymiarowość procesów oraz mechanizmów funkcjonujących w środowisku klientów oraz konieczność dostosowania rozwiązań do specyfiki działalności prowadzonej przez klienta końcowego oraz jego indywidualnych potrzeb i oczekiwań. Co natomiast przekłada się na wysoki stopień złożoności projektowanych Maszyn i wymaga angażowania osób posiadający różny zakres wiedzy i kompetencji. W związku z czym może się okazać, że dane rozwiązanie może nie spełniać oczekiwań Klienta.

Zatem kolejne kryterium definicji działalności badawczo-rozwojowej w odniesieniu do realizowanych przez Pana projektów jest spełnione.

Ponadto kluczowe jest zawarte w definicji działalności badawczo-rozwojowej rozróżnienie, które wskazuje, że taka działalność obejmuje dwa rodzaje aktywności, tj.:

- badania podstawowe i badania aplikacyjne zdefiniowane w art. 4 ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce oraz

- prace rozwojowe, o których mowa w art. 4 ust. 3 tej ustawy.

Prace rozwojowe polegają na nabywaniu, łączeniu, kształtowaniu i wykorzystywaniu dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności – przy czym użyty przez ustawodawcę spójnik „i” wskazuje, że aby uznać działania za prace rozwojowe konieczne jest zaistnienie wszystkich tych czynności, tj.:

· nabycia dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności;

· łączenia dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności;

· kształtowania dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności;

· wykorzystania dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności.

Prace rozwojowe bazują zatem na dostępnej wiedzy – w zależności od celów, jakie przyjęto dla prowadzenia prac, będzie to wiedza z określonej dziedziny lub dziedzin. Prace te obejmują kolejno:

· nabycie wiedzy i umiejętności, czyli pozyskanie wiedzy/umiejętności, zapoznanie się z wiedzą, zrozumienie jej;

· łączenie wiedzy i umiejętności, czyli znalezienie takich zależności między wiedzą z różnych zakresów, dziedzin lub wiedzy wynikającej z różnych badań naukowych oraz między umiejętnościami, które są istotne z punktu widzenia postawionych celów badań rozwojowych;

· kształtowanie wiedzy i umiejętności, czyli takie „ułożenie” efektów nabywania i łączenia wiedzy i umiejętności lub takie sformułowanie wniosków płynących z tych procesów, aby można je było wykorzystać dla realizacji postawionych celów prac rozwojowych;

· wykorzystanie wiedzy i umiejętności, czyli ich użycie, posłużenie się nimi dla osiągnięcia celów prac rozwojowych.

Co istotne, całość ww. czynności służy:

· planowaniu produkcji oraz

· projektowaniu i tworzeniu zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług.

Chodzi przy tym o konkretne produkty, konkretne procesy lub konkretne usługi albo konkretne rodzaje produktów, procesów lub usług. Podmiot prowadzący prace rozwojowe organizuje je z uwzględnieniem specyfiki konkretnych produktów, procesów lub usług – od niej zależą potrzeby prowadzenia prac rozwojowych i ich zakres.

Zwracam też uwagę na wyłączenie zawarte w art. 4 ust. 3 tej ustawy, mogące odnosić się do wielu przejawów aktywności podatnika. Zastrzeżenie zostało wprowadzone w celu wyeliminowania z zakresu działalności badawczo-rozwojowej tych przejawów aktywności podmiotu, które mimo ulepszenia istniejących procesów lub usług, z uwagi na swoją cykliczność (okresowość) oraz brak innowacyjnego charakteru (rutynowość), nie mogą stanowić prac rozwojowych.

Tym samym ustawodawca wyłączył z definicji prac rozwojowych działalność obejmującą rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do produktów, procesów lub usług, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń. O tym, jakie zmiany do produktów, procesów lub usług mają charakter rutynowy (wykonywany często i niemal automatycznie) i okresowy (powtarzający się, występujący co pewien czas), będzie każdorazowo decydował charakter konkretnych produktów, procesów bądź usług. Prace mające stanowić działalność badawczo-rozwojową nie obejmują rutynowych i okresowych zmian wprowadzonych do Projektów oraz Projektu PZ, nawet jeżeli mają one charakter ulepszenia.

Przykładowo w zakresie Projektu 1 (x) kluczowe było połączenie wiedzy z zakresu pneumatyki, materiałoznawstwa oraz technologii informatycznych, które pozwoliło Panu na opracowanie (...) wykorzystywane w Pana Maszynach, dzięki szerokiej możliwości ich adaptacji (rozmieszenia, przemieszczania oraz programowania). Dzięki temu, po Pana stronie nie ma konieczności w przyszłych projektach powielać procesu projektowania tych elementów, a mogą być one wykorzystywane na szeroką skalę. Ogranicza to po Pana stronie koszty projektowe, a więc przekłada się na wzrost konkurencyjności produktów. W zakresie Projektu 2 (kluczowe było opracowanie połączonych ze sobą rozwiązań z zakresu robotyki i automatyki (programowalne x), opracowanie (…) oraz w pełni programowalne rozwiązanie, która jednocześnie mogą łączyć się z systemami produkcyjnymi danej fabryki i stanowić element procesu produkcyjnego (technologie informatyczne). Bez połączenia tych wszystkich elementów razem nie byłby Pan w stanie opracować automatycznego systemu (...). Jednocześnie wiedza pochodząca z tego projektu (know-how) może być wykorzystana w przyszłości do budowy innych zbliżonych technologicznie rozwiązań, co ogranicza znowu koszty opracowywania nowych Maszyn, przez zastosowanie innowacyjnych rozwiązań z poprzednich projektów i przekłada się na wzrost konkurencyjności.

Prace badawczo-rozwojowe prowadzone przez Pana nie mają charakteru rutynowego ani odtwórczego – każdorazowo są dostosowane do specyfiki projektu oraz indywidualnych potrzeb klientów.

Wobec powyższych okoliczności i przedstawienia wszystkich cech charakterystycznych dla działalności badawczo-rozwojowej stwierdzam, że wskazana w opisie sprawy działalność w zakresie realizacji „Prac B+R” stanowi działalność badawczo-rozwojową, o której mowa w ww. art. 5a pkt 38 i pkt 40 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Podsumowanie: na podstawie art. 5a pkt 38 i pkt 40 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych Pana działalność w zakresie realizacji Prac B+R, do których należy projektowanie Maszyn, stanowi działalność badawczo-rozwojową.

Przechodząc do kwestii ulgi na działalność badawczo-rozwojową, wskazuję, że zgodnie z art. 26e ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Aby stwierdzić, czy przysługuje Panu prawo do skorzystania z odliczenia w ramach tzw. ulgi badawczo-rozwojowej, o której mowa w art. 26e ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, niezbędna jest ocena, czy spełnione są warunki do skorzystania z tego odliczenia, w tym czy koszty poniesione na działalność badawczo-rozwojową mieszczą się w zamkniętym katalogu kosztów kwalifikowanych określonym przepisami art. 26e ust. 2 i 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 26e ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – w stanie prawnym obowiązującym od 1 października 2018 r.:

W myśl art. 26e ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Stosownie do art. 26e ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Na podstawie art. 26e ust. 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – w stanie prawnym obowiązującym od 30 czerwca 2018 r.:

Z kolei w myśl art. 26e ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2021 r.:

Natomiast zgodnie z art. 26e ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2022 r.:

Ponadto, jak wynika z art. 26e ust. 8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2021 r.:

Zgodnie natomiast z art. 26e ust. 8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2022 r.:

W myśl art. 24a ust. 1b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Na podstawie tych przepisów stwierdzam, że aby podatnikowi podatku dochodowego od osób fizycznych przysługiwało prawo odliczenia w zeznaniu podatkowym kosztów kwalifikowanych poniesionych w danym roku podatkowym, powinny być łącznie spełnione następujące warunki:

1) podatnik poniósł koszty na działalność badawczo-rozwojową,

2) koszty na działalność badawczo-rozwojową stanowiły dla podatnika koszty uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

3) koszty na działalność badawczo-rozwojową mieszczą się w zamkniętym katalogu kosztów kwalifikowanych określonym przepisami art. 26e ust. 2, 2a i 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

4) podatnik nie uwzględnił kosztów kwalifikowanych w kalkulacji dochodu zwolnionego z podatku na podstawie przepisów art. 21 ust. 1 pkt 63a lub pkt 63b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

5) w ewidencji, o której mowa w art. 24a ust. 1b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podatnik wyodrębnił koszty działalności badawczo-rozwojowej,

6) podatnik wykazał w zeznaniu podatkowym koszty kwalifikowane podlegające odliczeniu,

7) kwota odliczonych kosztów kwalifikowanych nie przekroczyła limitów określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych,

8) koszty kwalifikowane nie zostały zwrócone podatnikowi w jakiejkolwiek formie lub nie zostały przez niego odliczone od podstawy obliczenia podatku.

W odniesieniu do uznania ponoszonych przez Pana w związku z działalnością badawczo-rozwojową opisanych we wniosku wydatków za koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 26e ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stwierdzam, co następuje.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Definicja kosztów uzyskania przychodów sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu – każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika podlega indywidualnej ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Jednocześnie art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zawiera zamknięty katalog wydatków, których podatnik nie może zaliczyć do kosztów pomniejszających przychody nawet wówczas, gdy mają one związek z prowadzoną przez niego działalnością i zostały poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Z wniosku wynika, że w związku z działalnością badawczo-rozwojową może Pan ponosić koszty wynagrodzeń z umów o pracę Pracowników wykonujących zadania ściśle związane z pracami badawczo-rozwojowymi oraz – jako płatnik – koszty składek na ubezpieczenie społeczne od tych wynagrodzeń.

Kwestia dotycząca możliwości zaliczenia wynagrodzeń pracowników (tj. osób zatrudnionych na umowy o pracę) do kosztów kwalifikowanych została uregulowana w cytowanym wyżej art. 26e ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Stosownie natomiast do art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Należności ze stosunku pracy mogą być uznane za koszty kwalifikowane tylko w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu.

W sytuacji, gdy pracownicy wykonują obowiązki nie tylko związane z działalnością badawczo-rozwojową, zasadne jest wyodrębnienie (wyłączenie z ulgi badawczo-rozwojowej) tej części wynagrodzeń wypłaconych pracownikom, a także składek od tych przychodów, określonych w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, która nie jest związana z realizacją działalności badawczo-rozwojowej.

Podkreślam, że ustawodawca nie narzucił przedsiębiorcom formy takiego podziału/wyodrębnienia. Wybór sposobu udokumentowania tych wydatków pozostawiony został podatnikom, którzy prowadzą działalność badawczo-rozwojową. Można zatem przyjąć, że podatnik korzystający z ulgi – dla celów dowodowych – winien prowadzić ewidencję czasu pracy poświęconego przez pracowników na działalność badawczo-rozwojową.

Z opisu sprawy wynika, że choć Pracownicy związani z projektowaniem rozwiązań są zatrudnieni jedynie w celu powadzenia Prac B+R, to Wnioskodawca prowadzi ewidencję projektów i Pracowników związanych z projektami (Pracami B+R), za pośrednictwem której może określić zaangażowanie Pracowników do Prac B+R w danym okresie.

Na podstawie powyższego przyjmuję zatem, że to faktyczne wykonywanie określonych czynności w zakresie działalności badawczo-rozwojowej przesądza o tym, czy wynagrodzenie za wykonane usługi oraz składki od wynagrodzenia stanowią koszt kwalifikowany, o którym mowa w art. 26e ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Podsumowanie: koszty wynagrodzeń Pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę oraz składki na ubezpieczenia społeczne od tych wynagrodzeń finansowane przez Pana stanowią koszty kwalifikowane podlegające odliczeniu w ramach ulgi badawczo-rozwojowej.

Ponadto, w związku z prowadzoną działalnością, ponosi Pan koszty nabycia materiałów stanowiących: materiały elementy stalowe, konstrukcje spawane, elementy wykonane na maszynach (...), komponenty układu elektrycznego, komponenty układu podciśnieniowego, komponenty złączne (śruby itp.). Są to koszty w celu opracowania Maszyn.

W odniesieniu do kosztów materiałów zużytych podczas prac badawczo-rozwojowych zwracam uwagę, że w art. 26e ust. 2 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ustawodawca posługuje się pojęciem „materiały”, które nie zostało zdefiniowane w przepisach ustawy o podatku dochodowym od fizycznych, stanowiąc przy tym, że w podstawie obliczania ulgi uwzględnione mogą być wyłącznie materiały związane bezpośrednio z prowadzoną przez podatnika działalnością badawczo-rozwojową.

W zakresie interpretacji pojęcia „materiały” należy odwołać się do interpretacji tego pojęcia funkcjonującej na gruncie przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.).

W świetle art. 3 ust. 1 pkt 19 ustawy o rachunkowości:

Pogląd ten znajduje również potwierdzenie w doktrynie, gdzie podkreśla się, że materiały to składniki majątku inicjujące realizację całego cyklu operacyjnego, które jednostka nabywa w celu ich całkowitego zużycia na własne potrzeby, w tym m.in. na potrzeby wytwarzania produktów, świadczenia usług czy realizacji działalności ogólnoadministracyjnej. Do materiałów zaliczyć można także pewne składniki majątkowe wytwarzane przez jednostkę we własnym zakresie (zazwyczaj w ramach działalności pomocniczej), a także różnego rodzaju odzyski, posiadające wartość użytkową, a pochodzące np. z likwidowanych środków trwałych, inwentarz żywy przeznaczony do uboju, części zamienne, półfabrykaty obcej produkcji, paliwa, opakowania itp.

Zatem wydatki na elementy stalowe, konstrukcje spawane, elementy wykonane na maszynach (...), komponenty układu elektrycznego, komponenty układu podciśnieniowego, komponenty złączne (śruby itp.), które wskazał Pan jako materiały przeznaczone do realizacji prac badawczo-rozwojowych, może Pan zaliczyć do kosztów kwalifikowanych.

Podsumowanie: ponoszone przez Pana wydatki na zakup elementów stalowych, konstrukcji spawanych, elementów wykonanych na maszynach (...), komponentów układu elektrycznego, komponentów układu podciśnieniowego i komponentów złącznych (śruby itp.), które nie stanowią środków trwałych, mogą stanowić dla Pana tzw. koszty kwalifikowane na podstawie art. 26e ust. 2 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, z uwzględnieniem art. 26e ust. 7 tej ustawy.

Do omówienia pozostaje zatem kwestia możliwości skorzystania przez Pana z ulgi na działalność badawczo-rozwojową.

W opisie sprawy wskazał Pan, że:

1) nie prowadzi działalności gospodarczej w ramach specjalnej strefy ekonomicznej oraz nie korzysta ze zwolnień strefowych, o których mowa w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych,

2) koszty, które mają podlegać odliczeniu w ramach ulgi na działalność badawczo-rozwojową, nie będą Panu zwrócone,

3) koszty, które mają podlegać odliczeniu w ramach ulgi na działalność badawczo-rozwojową, nie zostały odliczone od podstawy obliczenia podatku,

4) koszty, które mają podlegać odliczeniu w ramach ulgi na działalność badawczo-rozwojową, stanowią w myśl przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych koszty uzyskania przychodów,

5) w podatkowej księdze przychodów i rozchodów wyodrębnia Pan koszty prac badawczo-rozwojowych zgodnie z art. 24 ust. 1b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W interpretacji wskazałem, że czynności podejmowane przez Pana w ramach „Prac B+R” stanowią działalność badawczo-rozwojową, w rozumieniu art. 5a pkt 38 i pkt 40 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ponadto wskazałem, że:

- poniesione wydatki na wynagrodzenia pracowników oraz sfinansowane przez Pana jako płatnika składki na ubezpieczenia społeczne od tych wynagrodzeń,

- poniesione wydatki na zakup kosztów materiałowych (zakup elementów stalowych, konstrukcji spawanych, elementów wykonanych na maszynach (...), komponentów układu elektrycznego, komponentów układu podciśnieniowego i komponentów złącznych (śruby itp.),

mogą być zaliczone do kosztów kwalifikowanych w rozumieniu art. 26e ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zatem spełnia Pan przesłanki do skorzystania z ulgi na działalność badawczo-rozwojową.

Podsumowanie: zgodnie z art. 26e ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest Pan uprawniony do pomniejszenia podstawy opodatkowania w podatku dochodowym o wysokość kosztów kwalifikowalnych (koszty materiałowe oraz koszty wynagrodzeń) związanych z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanów faktycznych, które Pan przedstawił, i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

W odniesieniu do powołanych przez Pana interpretacji stwierdzam, że zapadły one w indywidualnych sprawach i nie są wiążące dla organu wydającego tę interpretację.

Przedmiotem tej interpretacji jest odpowiedź na pytania nr 1, nr 3 i nr 2 z wyłączeniem należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, oraz sfinansowanych przez płatnika składek z tytułu tych należności określonych w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych w związku z usprawiedliwioną nieobecnością pracownika. Wskazane wyłączenie podlega odrębnemu rozstrzygnięciu.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanów faktycznych i zastosuje się Pan do interpretacji.

· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.