Interpretacja 0112-KDIL2-2.4011.526.2026.2.MM

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

14 maja 2026 r. wpłynął Pana wniosek z 14 maja 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnił go Pan pismem z 8 czerwca 2026 r. (wpływ 10 czerwca 2026 r.) – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Od 2 stycznia 2025 roku prowadzi Pan jednoosobową działalność gospodarczą pod firmą (…) z siedzibą (…).

Działalność gospodarcza związana jest z transportem drogowym towarów (PKD 49.41.Z – Transport drogowy towarów).

W Polsce posiada Pan nieograniczony obowiązek podatkowy w myśl ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych i podatek rozlicza Pan na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej świadczy Pan usługi transportowe krajowe i międzynarodowe, wykorzystując samochody ciężarowe powyżej 3,5 tony.

Osobiście realizuje Pan transport jako kierowca.

Do dnia 2 lutego 2022 r., tj. zmiany ustawy o transporcie drogowym i ustawy o czasie pracy kierowców, do kosztów uzyskania przychodów można było zaliczać diety z tytułu podróży służbowych z uwzględnieniem limitu na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Diety naliczało się na podstawie prowadzonej ewidencji dla każdego wyjazdu. Ewidencja ta określa daty i godziny rozpoczęcia wyjazdu, przekroczenia granic oraz zakończenia wyjazdu.

Każdy wyjazd poza siedzibę firmy, w celu realizacji przyjętego zlecenia transportowego traktuje Pan jako podróż służbową. Podróże służbowe międzynarodowe odbywa Pan średnio dwa razy w tygodniu w zależności od ilości zleceń i wszystkie służą do osiągnięcia przychodów.

Uzupełnienie

W uzupełnieniu do wniosku oświadczył Pan, że korzysta z zasad ogólnych opodatkowania.

Pytanie

Po zmianie z dnia 26 stycznia 2022 r. ustawy o transporcie drogowym, ustawy o czasie pracy kierowców oraz niektórych innych ustaw, w świetle art. 26f (ustawy o czasie pracy kierowców) kierowca wykonujący transport w ramach przewozów drogowych nie jest w podróży służbowej powstała więc wątpliwość, czy ma Pan prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów działalności gospodarczej wartość diet z tytułu podróży służbowej jako osoba prowadząca jednoosobową działalność, świadcząca osobiście usługi transportu krajowego i międzynarodowego – z uwzględnieniem art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku od osób fizycznych?

Pytanie dotyczy Pana jako osoby świadczącej usługi transportowe osobiście.

Pana stanowisko w sprawie

W Pana ocenie – art. 26f ustawy o czasie pracy kierowców z 16 kwietnia 2014 r. mówiący, że kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 775 par. 1 ustawy z dnia 26 czerwca1974 r. – Kodeksu Pracy, dotyczy pracownika – kierowcy pozostającego w stosunku pracy wykonującego polecenia służbowe, a nie pracodawcy.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 22 ust. 1) stanowi, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy.

W związku z powyższymi, Pana zdaniem, przedsiębiorca – kierowca odbywa podróże służbowe niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej, a zagraniczna podróż w celach biznesowych, jak jest w Pana przypadku, czyli przewóz towarów, jest traktowana jako podróż służbowa i spełnia warunek określony w art. 22 ust.1, dlatego koszty diet w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom (art. 23 ust.1 pkt 52 ustawy) są kosztem podatkowym. Pana twierdzenie opiera Pan na przepisach podatkowych, a nie na Kodeksie pracy.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 592 ze zm.):

Oznacza to, że zaliczenie wydatków do kosztów podatkowych jest możliwe, jeżeli zostaną spełnione kryteria wynikające z tego przepisu.

Regulacje prawne dotyczące zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą zostały zawarte w art. 23 ust. 1 pkt 52 omawianej ustawy podatkowej.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Odrębnymi przepisami, o których mowa w tej regulacji, jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2190).

Podkreślam jednak odmienny charakter regulacji w przypadku pracownika i osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą. Pracownikowi cel podróży służbowej określa pracodawca w poleceniu odbycia podróży służbowej, natomiast w odniesieniu do przedsiębiorcy istotnym kryterium dla uznania wyjazdu za podróż służbową winno być ustalenie, czy wyjazd ma bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Wskazuję zatem, że odesłanie w art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do pojęcia pracownika może mieć zastosowanie jedynie w kontekście ograniczenia wysokości diety z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą, nie natomiast samej zasady dopuszczalności zastosowania tego przepisu do wymienionych w nim podmiotów.

Z powyższej regulacji prawnej wynika konieczność wyłączenia z kosztów podatkowych wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą, ale tylko w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom. Oznacza to, że osobom tym przysługuje prawo uwzględniania w kosztach uzyskania przychodów wartości diet za czas podróży służbowych w ramach określonego limitu, tj. do wysokości diet przysługujących pracownikom.

Powołane przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, obejmując swoją dyspozycją sytuację odbywania podróży służbowych przez osoby prowadzące działalność gospodarczą, nie przewidują w tej kategorii podatników żadnych wyłączeń o charakterze przedmiotowym lub podmiotowym. Dlatego nieuprawnione jest różnicowanie osób prowadzących działalność gospodarczą według rodzaju tej działalności.

W szczególności przepisy te nie przewidują żadnych ograniczeń kręgu osób uprawnionych ze względu na rodzaj lub miejsce wykonywania czynności w ramach działalności gospodarczej ani też nie rozróżniają wyjazdu służbowego w celu zawarcia umowy o świadczenie usług, dokonania zakupu środka trwałego, czy świadczenia usług w wykonaniu zawartej umowy.

Jednocześnie podkreślam, że problematyka dotycząca podróży służbowych, odbywanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, znalazła odzwierciedlenie w orzecznictwie sądów administracyjnych. Orzecznictwo ukształtowało w tym zakresie jednolitą linię rozstrzygnięć, wskazując, że nie znajduje uzasadnienia stanowisko, że jedynie podróże mające na celu czynności incydentalne spełniają wymogi podróży służbowych, natomiast realizowanie zasadniczego przedmiotu działalności nie wchodzi w zakres podróży służbowych.

W orzecznictwie przyjmuje się ponadto, że podróżą służbową jest również realizowanie przedmiotu działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę poza stałym miejscem działalności.

Dlatego stwierdzam, że przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet z tytułu podróży służbowych, związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, do wysokości określonej w odrębnych przepisach.

Na powyższe nie ma wpływu dodanie – na podstawie art. 40 pkt 5 ustawy z dnia 28 lipca 2023 r. o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym (Dz. U. z 2023 poz. 1523) – do ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2022 r. poz. 1473) art. 26f ust. 1, zgodnie z którym:

Przepis ten bowiem nie dotyczy przedsiębiorców prowadzących osobiście działalność gospodarczą w zakresie usług transportowych, lecz pracowników zatrudnionych na stanowisku kierowcy.

Na podstawie przedstawionego stanu faktycznego oraz powołanych przepisów prawa podatkowego stwierdzam, że jeżeli wydatki z tytułu diet za czas przebywania Pana w podróży służbowej zarówno w Polsce, jak i za granicą będą spełniać przesłanki zawarte w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z tej działalności, to ma Pan prawo zaliczyć poniesione z tego tytułu wydatki do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, jednak wyłącznie w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, tj. w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Podsumowanie: jako osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, świadcząca usługi transportowe osobiście, odbywając w związku z wykonywaniem tych usług podróże służbowe, ma Pan prawo zaliczać do kosztów uzyskania przychodów z działalności gospodarczej wartość diet z tytułu krajowych i zagranicznych podróży służbowych, w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pan przedstawił, i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·   Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pan do interpretacji.

·   Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·   Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·   w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·   w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.