Interpretacja 0112-KDIL2-2.4011.686.2025.1.AA

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowna Pani,

stwierdzam, że Pani stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

W dniu 15 sierpnia 2025 r. wpłynął Pani wniosek z 15 sierpnia 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą (prawniczą – PKD: 69.10.Z) w ramach indywidualnej kancelarii radcy prawnego, począwszy od 1.10.2013 r. Działalność ta w przeważającej części polega na stałej obsłudze prawnej podmiotów gospodarczych, polegającej na wykonywaniu zlecanych Wnioskodawcy na bieżąco czynności prawnych.

Ponadto zgodnie z ustaleniami z klientami Wnioskodawca zobowiązany jest do rejestrowania faktycznego czasu realizacji usług w każdym okresie rozliczeniowym (miesiącu kalendarzowym), które to informacje są przekazywane klientom wraz z fakturą VAT obejmującą wynagrodzenie za świadczone usługi (jest to przy tym wymóg umowny). Klienci ponadto są uprawnieni do żądania niezależnie od ww. informacji także cyklicznych lub dotyczących konkretnych zdarzeń pisemnych raportów lub notatek z wykonywanych czynności. Do tego celu Wnioskodawca prowadzi na bieżąco zestawienie czasu poświęcanego na poszczególne zlecone czynności prawne (z dokładnością odpowiadającą każdorazowym wymaganiom klientów).

Wnioskodawca wskazuje również, że umowy na stałą obsługę prawną zawierane z klientami są umowami, o których mowa w art. 750 Kodeksu cywilnego, a sam Wnioskodawca jest „przyjmującym zlecenie lub świadczącym usługi” w rozumieniu ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę z 10 października 2002 r. (m.in. nie zatrudnia pracowników i nie zawiera umów ze zleceniobiorcami). Tym samym, klienci mają obowiązek zapewnienia, by wysokość wynagrodzenia Wnioskodawcy za każdą godzinę świadczenia usług była nie niższa niż wysokość minimalnej stawki godzinowej, ustalonej zgodnie z ww. ustawą (art. 8a ww. ustawy), co wymaga potwierdzania liczby godzin świadczenia usług według sposobu określonego w umowie (art. 8b ww. ustawy) oraz przechowywania takich potwierdzeń przez okres 3 lat od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne (art. 8c ww. ustawy).

Z wyżej wskazanego względu, niezbędnym narzędziem pracy Wnioskodawcy jest urządzenie, za pomocą którego możliwe jest dokładne odmierzanie czasu poświęcanego na poszczególne zadania (np. z funkcją stopera/chronografu lub w inny sposób umożliwiającego jego odczyt lub obliczenie).

Wnioskodawca, choć posiada inne urządzenia pozwalające dokonywać pomiaru i podsumowywać czas realizacji konkretnego zadania (np. smartfon), to na potrzeby sporządzania wyżej opisanego zestawienia potrzebuje w pracy urządzenia podręcznego i poręcznego, posiadanego zawsze przy (na) sobie i z którego można skorzystać nawet gdy smartfon jest niedostępny lub nie można skorzystać z jego funkcji pomiarowych (np. w trakcie rozmowy telefonicznej lub uczestnictwa w wideokonferencji z wykorzystaniem smartfonu).

Dodatkowo, z uwagi na świadczenie usług prawnych dla podmiotów wchodzących w skład dużych grup kapitałowych, dla których szczególnie istotne jest zachowanie poufności wymienianych z Wnioskodawcą informacji (w tym ustnie), Wnioskodawca w trakcie spotkań z przedstawicielami tych podmiotów bywa proszony o niekorzystanie z urządzeń pozwalających na rejestrację dźwięku ani obrazu (co wyłącza możliwość korzystania z urządzeń typu smartwatch, telefon, palmtop, czy laptop). Urządzeniem spełniającym wszystkie ww. wymogi jest natomiast naręczny zegarek mechaniczny lub na baterię, odmierzający czas z dokładnością przynajmniej co do sekundy.

Wnioskodawca zamierza nabyć zegarek, którego cena netto z pewnością nie przekroczy wartości 10 000 zł netto (przy czym zegarki mechaniczne są zasadniczo droższe od kwarcowych, z uwagi na zastosowanie werku nie wymagającego do działania baterii, co wpływa na niezawodność zegarka, szczególnie istotną dla osiągnięcia założonego celu i wymaganą w profesjonalnej działalności Wnioskodawcy).

Intencją Wnioskodawcy jest, by cena zakupu nie przekraczała istotnie rynkowego minimum dla zegarków naręcznych adekwatnej jakości. W zależności od statusu podatkowego podmiotu sprzedającego do ceny netto transakcji zostanie lub nie zostanie doliczony podatek VAT. Jednocześnie Wnioskodawca wskazuje, że:

1) Wnioskodawca zamierza używać przedmiotowego zegarka jedynie w dniach, w których prowadzi działalność gospodarczą, i wyłącznie do celów tej działalności, gdyż tylko wtedy potrzebuje mieć przy sobie bezustannie urządzenie do dokładnego odmierzania czasu poświęcanego poszczególnym zadaniom; Zegarek nie będzie używany do celów osobistych (prywatnie Wnioskodawca ustala czas z pomocą telefonu); Wnioskodawca w prowadzonej działalności nie wykorzystywał dotychczas do opisanych celów innego zegarka naręcznego;

2) istnieje związek przyczynowo-skutkowy między kosztem zakupu zegarka a osiąganymi przychodami/obrotami z prowadzonej działalności gospodarczej; Przychody osiągane są z umów o współpracy, przy realizacji których niezbędne jest rejestrowanie czasu poświęcanego na realizację poszczególnych usług (wymaganie wynika z treści samych umów, jak i z przepisów powszechnie obowiązującego prawa); Brak odpowiedniego urządzenia uniemożliwiałby rejestrowanie i raportowanie czasu świadczenia usług, co byłoby niezgodne z umowami i z obowiązującym prawem i uniemożliwiałoby realizację zawartych umów, a tym samym osiąganie dochodów z tych umów;

3) wydatki poniesione na zakup zegarka mogą zostać udokumentowane fakturą wystawioną na rzecz Wnioskodawcy (z VAT lub bez VAT, zależnie od statusu podatkowego sprzedającego), ewentualnie będą dokumentowane w inny sposób, np. umową zawartą za pośrednictwem portalu aukcyjnego i bankowym potwierdzeniem przelewu ceny zakupu (zakup od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej – w szczególności w przypadku zakupu zegarka używanego);

4) Wnioskodawca posiada nieograniczony obowiązek podatkowy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w myśl art. 3 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych;

5) dochody Wnioskodawcy uzyskane z działalności gospodarczej opodatkowane są na ogólnych zasadach – podatek liniowy (19%);

6) Wnioskodawca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów;

7) Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku VAT (wymagane w przypadku prowadzenia działalności polegającej na świadczeniu usług prawnych (69.10.Z); (…)).

Wnioskodawca zamierza dokonać zakupu opisanego we wniosku zegarka w roku kalendarzowym 2025 lub na początku 2026 r., w miarę możliwości jak najszybciej. Dokładnej daty, tygodnia, czy nawet miesiąca nie sposób określić z góry (przed zakupem), gdyż Wnioskodawca nie zna daty wydania interpretacji podatkowej w odpowiedzi na wniosek (której treść w oczywisty sposób będzie miała wpływ na decyzję w przedmiocie zakupu i będzie uwzględniana przy ocenie konkurencyjności ofert).

Wnioskodawca podnosi, że zegarek będzie służył ustalaniu podstawy wynagrodzenia, na podstawie umów z klientami, dla których Wnioskodawca świadczy stałą obsługę prawną – Zegarek będzie służyć do ustalenia czasu świadczenia usług w okresach rozliczeniowych. Niezależnie od powyższego, z uwagi na znaczną konkurencyjność rynku usług prawnych, w zakres oferty świadczonych przez Wnioskodawcę usług (poza stałą obsługą prawną) wchodzą jednorazowe spotkania z klientami (np. w celu konsultacji prawnej) rozliczane indywidualnie między innymi (obok np. zwrotu kosztów dojazdu do klienta) w oparciu o poświęcony na nie czas (stawka godzinowa, przeliczana proporcjonalnie na konkretny czas poświęcony na spotkanie z klientem). Dokładne obliczenie czasu świadczenia takiej jednorazowej usługi (przy czym mogą się one powtarzać w razie ciągu konsultacji z danym klientem) wprost wpływa na wysokość otrzymywanego z tego tytułu wynagrodzenia – służąc ustaleniu jego podstawy.

Nadto, w zakres oferty świadczonych przez Wnioskodawcę usług wchodzą jednorazowe czynności w ramach indywidualnych zleceń, jak na przykład sporządzanie/analiza pism procesowych, pism pozasądowych, umów (kontraktów), itp. Typowa usługa tego typu zakłada rozliczenia w oparciu o poświęcony na nie czas (stawka godzinowa, przeliczana proporcjonalnie na konkretny czas poświęcony na usługę, raportowany klientowi), choć oczywiście uzgodnienie z klientem może zakładać, że tak obliczone wynagrodzenie nie przekroczy określonego maksimum (do osiągnięcia tego maksimum rozliczenie następuje jednak w oparciu o dokładny poświęcony czas).

W jaki sposób nalicza Pan opłatę za spotkanie z klientami?

Odpowiedź: Spotkanie z klientem jest jedynie jedną z większej liczby świadczonych usług, dla ustalenia wynagrodzenia za które konieczne jest ustalenie czasu ich świadczenia, o czym szerzej w lit. b powyżej. W zakresie jednorazowych spotkań z klientami (np. w celu konsultacji prawnej) stosuje Pan rozliczenie indywidualne między innymi (obok np. zwrotu kosztów dojazdu do klienta) w oparciu o poświęcony na nie czas (stawka godzinowa, przeliczana proporcjonalnie na konkretny czas poświęcony na spotkanie z klientem). Dokładne obliczenie czasu świadczenia takiej jednorazowej usługi (przy czym mogą się one powtarzać w razie ciągu konsultacji z danym klientem) wprost wpływa na wysokość otrzymywanego z tego tytułu wynagrodzenia – służąc ustaleniu jego podstawy.

Jeśli chodzi o planowane funkcje zegarka, Wnioskodawca zakłada, że wystarczające jest, by zegarek umożliwiał ustalenie czasu rozpoczęcia i zakończenia usługi z dokładnością do sekundy. Zależnie od treści najlepszej z ofert (która jest nie do określenia z góry), zegarek może posiadać funkcje dodatkowe typu chronometr/chronograf (ułatwiające i przyspieszające rejestrację czasu świadczenia usługi) lub tzw. automat naciągu (mechanizm wahadłowy powodujący samonakręcanie się zegarka, co zabezpiecza przed ustaniem jego chodu w trakcie usługi). Poza samymi funkcjami charakterystycznymi dla danego modelu zegarka mechanicznego istotne będą cechy wspólne wszystkim zegarkom mechanicznym, tj. ich analogowość (co szczegółowo wyjaśniono we wniosku). Z uwagi na charakter świadczonych usług, w tym specyfikę zawodu zaufania publicznego, kluczowe jest (i wymagane przez wszystkich klientów) prowadzenie rozmów z zachowaniem najwyższych standardów poufności, w szczególności (wymóg części klientów) w sposób uniemożliwiający rejestrację obrazu lub dźwięku. Zakupiony zegarek będzie się wyróżniał od innych urządzeń posiadanych przez Wnioskodawcę, a służących do odmierzania czasu, tym, że zegarek nie będzie miał możliwości rejestracji dźwięku i obrazu, co jest istotne z punktu widzenia poufności, której klienci wymagają przy świadczeniu usług prawnych. Niejednokrotnie klient wręcz oczekuje, że spotkanie z Wnioskodawcą ma odbywać się bez urządzenia rejestrującego dźwięk i obraz.

Zegarek ma umożliwiać rejestrację czasu świadczenia usług, co z kolei ma służyć ustaleniu wynagrodzenia za te usługi. Ewentualne funkcje dodatkowe typu chronometr/chronograf będą służyły ułatwieniu i przyspieszeniu rejestracji czasu świadczenia usługi, a dodatkowy tzw. automat naciągu zegarka będzie służył zabezpieczeniu przed ustaniem jego chodu w trakcie usługi (co uniemożliwiłoby rejestrację czasu świadczenia usługi). Funkcje dodatkowe zegarka nie są niezbędne. Wnioskodawcy zależy jedynie na możliwości odmierzania czasu na potrzeby świadczonych usług.

Wydatek poniesiony na zakup zegarka nie zostanie Wnioskodawcy w jakikolwiek sposób zwrócony lub zrefundowany?

Wydatek na zakup zegarka ma służyć uzyskaniu przychodów. Wydatek ma być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu, przez co należy rozumieć dążenie Wnioskodawcy do osiągnięcia przychodu, które zdecydowanie ma przymiot „celowości”. Wydatek zostanie poniesiony w trakcie dążenia do uzyskania przychodów, z taką chęcią i zamiarem. Wydatek pozostaje przy tym w takim związku przyczynowo-skutkowym z prowadzoną przeze Wnioskodawcę działalnością gospodarczą, że poniesienie go będzie miało lub będzie mogło mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu w przyszłości. Wnioskodawca zamierza ponieść opisywany wydatek mając za założenie, że może on obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu (w szczególności pozyskiwania nowych klientów, dzięki możliwości świadczenia wyższej jakości usług na ich rzecz, poprzez zachowanie wyższego stopnia poufności i bezpieczeństwa prowadzonych rozmów, co dla części klientów może być warunkiem koniecznym dla skorzystania z usług Wnioskodawcy).

Opisany cel przyświeca Wnioskodawcy na dzień składania wniosku i będzie widoczny również w momencie ponoszenia kosztu. Poniesienie wydatku ma omawiany cel realizować, przy czym planując ten wydatek Wnioskodawca zakłada realność założonego celu.

Wydatek na zakup zegarka ma także służyć zachowaniu i zabezpieczeniu źródła przychodów.

Wydatek ma być poniesiony między innymi na zachowanie obecnego źródła przychodu, tj. aby przychody z obecnego źródła przychodów w dalszym ciągu mogły być przez Wnioskodawcę uzyskiwane oraz aby takie źródła w ogóle dalej istniały.

Mając na uwadze, że konieczne jest rejestrowanie przez Wnioskodawcę czasu świadczenia usług, w tym czasu prowadzenia rozmów (spotkań), niezbędne jest dysponowanie przez Wnioskodawcę urządzeniem jednocześnie umożliwiającym rejestrowanie czasu i niepozwalającym na rejestrację dźwięku lub obrazu, które to zadanie ma realizować zakupiony zegarek.

Wydatek ma służyć także zabezpieczeniu źródła przychodów, tzn. ma być poniesiony na ochronę istniejącego źródła przychodów, w sposób gwarantujący bezpieczne funkcjonowanie tego źródła. Ma to być wydatek poniesiony w celu niedopuszczenia do utraty źródła przychodu w przyszłości.

Wydatek będzie pozostawał przy tym w takim związku przyczynowo-skutkowym z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą, że poniesienie go będzie miało lub będzie mogło mieć wpływ na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodu w przyszłości.

Zakup zegarka nie ma na celu: wykreowania lub utrwalenia pozytywnego wizerunku działalności Wnioskodawcy wobec innych podmiotów, uwypuklenia zasobności Wnioskodawcy, podkreślenia profesjonalizmu, zachęcenie potencjalnych klientów do skorzystania z świadczonych przez Wnioskodawcę usług.

Pytanie

Czy Wnioskodawca może zaliczyć koszt zakupu naręcznego zegarka jako koszt uzyskania przychodu w prowadzonej działalności gospodarczej?

Pani stanowisko w sprawie

W Pani ocenie, jest Pani uprawniona do zaliczenia kosztu zakupu zegarka naręcznego jako kosztu uzyskania przychodu w prowadzonej działalności gospodarczej (w razie dokonania takiego zakupu), co uzasadnia poniżej.

Na gruncie przepisów ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, zwanej dalej „ustawą”, wskazać należy, że zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu, a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy. A zatem, warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów jest łączne spełnienie następujących przesłanek: został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik), jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona, pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów, został właściwie udokumentowany, nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów. Tak więc możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku, jako kosztu uzyskania przychodu, uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodu. Konstrukcja art. 22 ust. 1 ustawy daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy) pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni lub pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wysokość osiągniętego przychodu bądź zachowanie źródła przychodu. Chociaż ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: „w celu osiągnięcia przychodu”, „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła przychodów, należy je rozumieć (zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN) następująco: sformułowanie „w celu osiągnięcia przychodu” należy rozumieć jako dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy (przychodu), a dążenie podatnika ma przymiot „celowości”. Koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów, z taką chęcią i zamiarem. Zgodnie z orzecznictwem, nie każdy wydatek poniesiony przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością podlega odliczeniu od podstawy opodatkowania, lecz tylko ten wydatek, który pozostaje w takim związku przyczynowo-skutkowym, że poniesienie go miało lub mogło mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie danego przychodu (wyrok NSA z 29 listopada 1993 r., sygn. akt SA/Wr 1242/94). Podatnik, oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą, winien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu.

Ponadto poniesione koszty winny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność.

Wskazuje się, że istnieją sytuacje, w których związek przyczynowo-skutkowy nie jest wyraźny.

Należy je rozwiązywać w oparciu o zasadę zdrowego rozsądku, a każda sytuacja wymaga odrębnego potraktowania (wyrok NSA z 16 grudnia 1999 r., sygn. akt I SA/Bk 1619/98, LEX nr 39745). Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu uzyskiwano oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało; za koszty służące zabezpieczeniu źródła przychodów należy uznać koszty poniesione na ochronę istniejącego źródła przychodów, w sposób gwarantujący bezpieczne funkcjonowanie tego źródła.

Istotą tego rodzaju kosztów jest więc ich obligatoryjne poniesienie w celu niedopuszczenia do utraty źródła przychodu w przyszłości. Pamiętać przy tym należy, że koszty uzyskania przychodów nie są kosztami uzyskania jakichkolwiek przychodów, lecz zawsze związane są z uzyskaniem przychodu z konkretnego źródła. Koszty uzyskania przychodu z danego źródła pomniejszają przychody z tego właśnie źródła. Koszty te są zatem ściśle i funkcjonalnie przyporządkowane do danego źródła przychodów. W art. 23 ustawy zawarto katalog wydatków, które nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów. W tym miejscu wskazać należy na treść art. 23 ust. 1 pkt 49 ustawy, zgodnie z którym: nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zakup zużywających się stopniowo rzeczowych składników majątku przedsiębiorstwa, niezaliczanych zgodnie z odrębnymi przepisami do środków trwałych – w przypadku stwierdzenia, że składniki te nie są wykorzystywane dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, lecz służą celom osobistym podatnika, pracowników lub innych osób, albo bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą przedsiębiorstwa.

Wnioskodawca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług prawnych – kancelarię radcy prawnego. Wnioskodawca rozważa zakup naręcznego zegarka mechanicznego lub na baterię. Mechanizm zegarka jest przez to ekonomicznie uzasadniony, będzie służył praktycznie dożywotnio, jest niezawodny. Zegarek będzie przez Wnioskodawcę wykorzystywany tylko do potrzeb związanych z pracą i realizowanymi w ramach niej zadaniami.

Zegarek pozwoli odmierzyć czas, jaki Wnioskodawca poświęca na wykonanie konkretnej usługi prawniczej (poszczególnej czynności prawnej lub faktycznej zleconej przez klienta) na spotkania z klientami z zachowaniem reguł poufności, bez urządzeń elektronicznych. Specyfika praktyki prawnej wymaga najdalej idących reguł bezpieczeństwa i poufności. Co więcej, niejednokrotnie Wnioskodawca nie jest upoważniony do wniesienia na miejsce spotkania z klientem żadnych urządzeń elektronicznych typu smartwatche, telefony, tablety, laptopy etc. Ustalony czas realizacji poszczególnych usług (oraz czas sumaryczny w danym okresie rozliczeniowym) jest przedmiotem cyklicznych zestawień (może ponadto być przedmiotem dodatkowych szczegółowych raportów składanych na żądanie klientów), na podstawie których wypłacane jest honorarium i ewentualne premie (dodatki jakościowe przewidziane umowami). Prawidłowe notowanie czasu pozwala rozliczyć z klientem czas świadczenia usług. Realizacja umowy z klientem wymaga ponadto, z uwagi że jest to umowa stypizowana w art. 750 Kodeksu cywilnego, rejestracji czasu świadczenia usług na potrzeby weryfikacji zachowania minimalnej stawki godzinowej, zgodnie z ustawą o minimalnym wynagrodzeniu za pracę z 10 października 2002 r. Związek przyczynowo-skutkowy poniesionego wydatku z przychodem jest tego typu, że od wykonanych usług na rzecz klienta przysługuje Wnioskodawcy ustalone w umowie wynagrodzenie. Brak dokładnego rozliczenia czasu wykonywania poszczególnych czynności może skutkować zakwestionowaniem wykonanych czynności i w efekcie odmową zapłaty za wykonane usługi. Częstokroć Wnioskodawca musi uczestniczyć w czynnościach i działać w miejscach, gdzie nie ma dostępu do cyfrowych urządzeń, np. telefonów (czy to na podstawie obowiązujących przepisów prawa, czy też z uwagi na wymagania klienta). Związek przyczynowo-skutkowy poniesionego wydatku z przychodem wynika również z obowiązującego prawa, nakazującego weryfikację zachowania minimalnej stawki godzinowej, potwierdzania liczby godzin świadczenia usług według sposobu określonego w umowie oraz przechowywania takich potwierdzeń. Biorąc pod uwagę, że wydatki na nabycie zegarka nie są ujęte w katalogu kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, to mogą być uwzględnione w kosztach podatkowych, o ile istnieje związek tych wydatków z możliwością uzyskania przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów. Wykazanie tego związku spoczywa na podatniku i nie może następować w oderwaniu od konkretnego stanu faktycznego. Ocena, czy w danym przypadku zachodzi związek przyczynowy pomiędzy poniesionym wydatkiem a osiągnięciem przychodu lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów powinna odbywać się przy uwzględnieniu wszystkich aspektów prowadzonej działalności gospodarczej, w tym charakteru i rodzaju prowadzonej działalności. Zauważyć również należy, że w myśl art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy: nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Mimo że zegarek jest adekwatny do formalnego i urzędowego stroju radcy prawnego, to ww. przepis nie znajdzie zastosowania w niniejszej sprawie, ponieważ wydatek związany z zakupem zegarka nie będzie służył stworzeniu/poprawie wizerunku Wnioskodawcy, czy wykreowaniu pozytywnych relacji z kontrahentami. W świetle przytoczonych wyżej przepisów prawa i opisu zdarzenia przyszłego zawartego w niniejszym wniosku, stwierdzić należy, że wydatek poniesiony przez Wnioskodawcę w związku zakupem zegarka, jako spełniający przedstawione powyżej kryteria, może zostać zaliczony w ciężar kosztów uzyskania przychodów, na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy.

Podobne stanowisko zostało wyrażone przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej m.in. w interpretacji indywidualnej z 9 maja 2023 r. (0113-KDIPT2-1.4011.183.2023.4.AP) oraz wcześniej w interpretacji indywidualnej z 8 czerwca 2021 r. (0113-KDIPT2-1.4011.408.2021.1.DJD).

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawiła Pani we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów. Dlatego przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów.

W takim ujęciu kosztami tymi są zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

Jednak, aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, podatnik musi wykazać jego związek z prowadzoną działalnością oraz to, że jego poniesienie miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów. Ustawodawca wiąże bowiem koszty uzyskania przychodów z celem ich poniesienia, jakim jest osiągnięcie przychodów, ewentualnie zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Podkreślam, że o tym, co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z działalnością gospodarczą, w tym okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.

W złożonej rzeczywistości życia gospodarczego istnieje obiektywna i zasadnicza trudność w precyzyjnym wyznaczeniu linii rozgraniczającej poszczególne przejawy aktywności gospodarczej, wykazywanej przez przedsiębiorców. Chodzi tu o ich podstawową działalność (produkcję, handel, usługi) i towarzyszące tej działalności przedsięwzięcia o charakterze marketingowym, promocyjnym, reklamowym, reprezentacyjnym – dotyczące sprzedaży towarów i usług oraz relacji z aktualnymi i potencjalnymi kontrahentami.

Zatem kosztem uzyskania przychodów nie są wszystkie wydatki, ale tylko takie, które nie są wymienione w art. 23 omawianej ustawy podatkowej i których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem (zwiększeniem) przychodów z danego źródła bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Jednak ciężar wykazania owego związku spoczywa na podatniku, który wywodzi z tego określone skutki prawne.

Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów, winien, w myśl powołanego na wstępie przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

- pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami lub źródłem przychodów i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

- nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, enumeratywnie wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

- być właściwie udokumentowany.

Zatem, możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku, jako kosztu uzyskania przychodów, uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodu.

Konstrukcja art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 23 ust. 1 tej ustawy) pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni lub pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wysokość osiągniętego przychodu bądź zachowanie źródła przychodu.

Ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: „w celu” osiągnięcia przychodu, jak i „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła przychodów.

Zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN, pojęcie:

· cel to „to, do czego się zmierza, dąży, to, co chce się osiągnąć”;

· celowość oznacza: „przydatność do jakichś potrzeb”, „świadome zmierzanie do celu”, „taki przebieg zjawisk, zdarzeń, działań ludzkich, jakby w swym rozwoju zmierzały one do określonego celu”,

· zabezpieczyć oznacza: „zapewnienie ochrony przed czymś niebezpiecznym lub szkodliwym”, „uczynienie bezpiecznym”, „zapewnienie utrzymania czegoś w dotychczasowym stanie”, „zapewnienie komuś środków do życia”, „zapewnienie zaspokojenia roszczenia lub wykonanie kary”, natomiast „zachować” oznacza: „pozostać w posiadaniu czegoś”, „dochować coś w niezmienionym stanie mimo upływu czasu lub niesprzyjających okoliczności”, „uchronić przed zapomnieniem”.

Przez sformułowanie „w celu osiągnięcia przychodu” należy zatem rozumieć dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy (przychodu), a dążenie podatnika ma przymiot „celowości”. Koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów, z taką chęcią i zamiarem. Zgodnie z orzecznictwem, nie każdy wydatek poniesiony przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością podlega odliczeniu od podstawy opodatkowania, lecz tylko ten wydatek, który pozostaje w takim związku przyczynowo-skutkowym, że poniesienie go miało lub mogło mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie danego przychodu (wyrok NSA z 29 listopada 1993 r. sygn. akt SA/Wr 1242/94). Podatnik, oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą, winien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto poniesione koszty winny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność. Wskazuje się, że istnieją sytuacje, w których związek przyczynowo-skutkowy nie jest wyraźny. Należy je rozwiązywać w oparciu o zasadę zdrowego rozsądku, a każda sytuacja wymaga odrębnego potraktowania (wyrok NSA z 16 grudnia 1999 r. sygn. akt SA/Bk 1619/98, LEX nr 39745).

Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu uzyskiwano oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast za koszty służące zabezpieczeniu źródła przychodów należy uznać koszty poniesione na ochronę istniejącego źródła przychodów, w sposób gwarantujący bezpieczne funkcjonowanie tego źródła. Istotą tego rodzaju kosztów jest więc ich obligatoryjne poniesienie w celu niedopuszczenia do utraty źródła przychodu w przyszłości.

Pamiętać przy tym należy, że koszty uzyskania przychodów nie są kosztami uzyskania jakichkolwiek przychodów, lecz zawsze związane są z uzyskaniem przychodu z konkretnego źródła. Koszty uzyskania przychodów z danego źródła pomniejszają przychody z tego właśnie źródła. Koszty te są zatem ściśle i funkcjonalnie przyporządkowane do danego źródła przychodów.

W art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zawarto katalog wydatków, które nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów.

W tym miejscu wskazuję na art. 23 ust. 1 pkt 49 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym:

Z opisu sprawy wynika, że prowadzi Pani indywidualną kancelarię radcy prawnego. Działalność ta polega na stałej obsłudze prawnej podmiotów gospodarczych, polegającej na wykonywaniu zlecanych na bieżąco czynności prawnych. Dochody z działalności gospodarczej opodatkowuje Pani podatkiem liniowym i w ramach tej działalności prowadzi Pani podatkową księgę przychodów i rozchodów. W ramach działalności gospodarczej jest Pani zobowiązana do rejestrowania faktycznego czasu realizacji usług w każdym okresie rozliczeniowym, które to informacje są przekazywane klientom wraz z fakturą za usługi. Pani klienci są uprawnieni do żądania, niezależnie od ww. informacji, także cyklicznych lub dotyczących konkretnych zdarzeń pisemnych raportów lub notatek z wykonywanych czynności. Do tego celu prowadzi Pani na bieżąco zestawienie czasu poświęconego na poszczególne zlecone czynności prawne. Wskazała Pani również, że umowy na stałą obsługę prawną zawierane z klientami są umowami, o których mowa w art. 750 Kodeksu cywilnego, a Pani jest „przyjmującym zlecenie lub świadczącym usługi” w rozumieniu ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Tym samym, klienci mają obowiązek zapewnienia, by wysokość Pani wynagrodzenia za każdą godzinę świadczenia usług była nie niższa niż wysokość minimalnej stawki godzinowej, ustalonej zgodnie z ww. ustawą, co wymaga potwierdzania liczby godzin świadczenia usług według sposobu określonego w umowie oraz przechowywania takich potwierdzeń przez okres 3 lat od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne. Z wyżej wskazanego względu, niezbędnym narzędziem Pani pracy jest urządzenie, za pomocą którego możliwe jest dokładne odmierzanie czasu poświęcanego na poszczególne zadania (np. z funkcją stopera/chronografu lub w inny sposób umożliwiającego jego odczyt lub obliczenie). Mimo że posiada Pani inne urządzenia pozwalające dokonywać pomiaru i podsumowywać czas realizacji konkretnego zadania (np. smartfon), to na potrzeby sporządzania wyżej opisanego zestawienia potrzebuje Pani w pracy urządzenia podręcznego i poręcznego, posiadanego zawsze przy (na) sobie i z którego można skorzystać nawet wtedy, gdy smartfon jest niedostępny lub nie można skorzystać z jego funkcji pomiarowych. Zwróciła Pani również uwagę, że niektórzy klienci ceniący zachowanie poufności proszą Panią o niekorzystanie podczas spotkań z urządzeń pozwalających na rejestrację dźwięku ani obrazu (co wyłącza możliwość korzystania z urządzeń typu smartwatch, telefon, palmtop, czy laptop). Wskazała Pani, że urządzeniem spełniającym wszystkie ww. wymogi jest naręczny zegarek mechaniczny lub na baterię, odmierzający czas z dokładnością przynajmniej co do sekundy. W 2025 roku lub na początku 2026 roku zamierza Pani nabyć zegarek, którego wartość nie przekroczy wartości 10 000 zł netto. Zamierza Pani używać tego zegarka jedynie w dniach, w których prowadzi Pani działalność gospodarczą i wyłącznie do jej celów. Zegarek nie będzie używany do celów osobistych. Wyjaśniła Pani we wniosku również, że zakup zegarka nie ma na celu wykreowania lub utrwalenia pozytywnego wizerunku Pani działalności wobec innych podmiotów, uwypuklenia Pani zasobności, podkreślenia profesjonalizmu, zachęcania potencjalnych klientów do skorzystania ze świadczonych przez Panią usług.

Biorąc pod uwagę, że wydatki na nabycie zegarka nie są ujęte w katalogu kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, to mogą być uwzględnione w kosztach podatkowych, o ile istnieje związek tych wydatków z możliwością uzyskania przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów. Wykazanie tego związku spoczywa na podatniku i nie może następować w oderwaniu od konkretnego stanu faktycznego. Ocena, czy w danym przypadku zachodzi związek przyczynowy między poniesionym wydatkiem a osiągnięciem przychodu lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów powinna odbywać się przy uwzględnieniu wszystkich aspektów prowadzonej działalności gospodarczej, w tym charakteru i rodzaju prowadzonej działalności.

Zauważam, że w myśl art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Ww. przepis nie znajdzie u Pani zastosowania, ponieważ – jak Pani podkreśliła – wydatek związany z zakupem zegarka w Pani przypadku nie ma charakteru reprezentacji, tzn. jego zakup nie ma na celu wykreowania lub utrwalenia pozytywnego wizerunku Pani działalności wobec innych podmiotów, uwypuklenia Pani zasobności, podkreślenia profesjonalizmu, zachęcania potencjalnych klientów do skorzystania ze świadczonych przez Panią usług.

Zatem wydatek poniesiony przez Panią na zakup zegarka naręcznego służącego do pomiaru czasu świadczenia usługi prawnej, może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Pamiętać przy tym należy, że to na Pani, jako podmiocie odnoszącym korzyść z faktu zaliczenia wskazanego we wniosku wydatku do kosztów uzyskania przychodów, spoczywa obowiązek wykazania związku przyczynowo-skutkowego poniesionego wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą, jak również obowiązek właściwego jego udokumentowania.

Podsumowanie: wydatek na zakup wskazanego w opisie sprawy zegarka będzie stanowił w Pani działalności gospodarczej polegającej na wykonywaniu zawodu radcy prawnego koszt uzyskania przychodów, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pani przedstawiła, i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

W odniesieniu do powołanych przez Panią interpretacji stwierdzam, że zapadły one w indywidualnych sprawach i nie są wiążące dla organu wydającego tę interpretację.

Ponadto wskazuję, że Pani wniosek w zakresie podatku od towarów i usług był przedmiotem odrębnego rozstrzygnięcia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pani sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pani do interpretacji.

· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pani prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.