Interpretacja 0112-KDIL2-2.4011.81.2026.3.WS

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

22 stycznia 2026 r. wpłynął Pana wniosek z 19 stycznia 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnił go Pan pismem z 27 lutego 2026 r. (wpływ 27 lutego 2026 r. oraz 3 marca 2026 r.) – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Prowadzi Pan jednoosobową działalność gospodarczą polegającą na handlu i imporcie samochodów.

W (…) 2025 r., w związku z prowadzoną działalnością, dokonał Pan przelewu bankowego na kwotę (…) EUR tytułem zakupu samochodu dostawczego na podstawie otrzymanej faktury, po uprzednim sprawdzeniu numeru w systemie, strony internetowej sprzedawcy oraz lokalizacji firmy. Transakcja została potwierdzona przez sprzedającego oraz został umówiony termin i miejsce odbioru zakupionego pojazdu. W umówionym dniu stawił się Pan pod wskazany adres, ale okazało się, że pod tym adresem firma nie istnieje. Zgłosił Pan ten fakt (…).

Okazało się, że:

-       faktura była fałszywa,

-       sprzedawca nie istniał pod wskazanym adresem,

-       pojazd o wskazanym numerze należał do innego, niepowiązanego podmiotu,

-       doszło do oszustwa, (...).

Do dnia złożenia niniejszego wniosku:

-       nie doszło do dostawy towaru,

-       środki pieniężne nie zostały odzyskane,

-       prowadzone są postępowania wyjaśniające.

Uzupełnienie wniosku

Prowadzi Pan działalność gospodarczą związaną z zakupem i sprzedażą samochodów. Zapytanie dotyczy zakupu samochodu – towaru w (…) i oszustwa ze strony kontrahenta (…). Zakup samochodu na portalu ogłoszeniowym (…), zapłata na podstawie otrzymanego rachunku od kontrahenta i numeru rachunkowego bankowego. Pod wskazanym adresem kontrahent nie istnieje, numery podatkowe oraz numer identyfikacyjny samochodu na rachunku są sfałszowane, dotyczą innego niezwiązanego podmiotu. Oszustwo zgłoszone (…) (sprawa w toku, postępowanie nie zostało zakończone), na portalu (…) oraz w banku. Forma opodatkowania Pana działalności gospodarczej: podatek liniowy.

Pytania

1.  Czy jest możliwość zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodu?

2.  Czy po uzyskaniu ostatecznego potwierdzenia braku możliwości odzyskania środków (np. pismo z banku lub postanowienie organów ścigania), poniesiona strata może zostać:

- zaliczona do kosztów uzyskania przychodów jako strata powstała w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą,

- ujęta jako pozostały koszt operacyjny/strata nadzwyczajna?

3.  W którym momencie podatkowym (data) taka strata powinna zostać ujęta w księgach?

Pytanie nr 1 wynika z uzupełnienia wniosku.

Pana stanowisko w sprawie

W Pana ocenie:

-   fałszywa faktura nie dokumentuje rzeczywistej transakcji i nie może stanowić podstawy do ujęcia kosztu ani odliczenia VAT,

-   do czasu zakończenia postępowań środki powinny być traktowane jako należność sporna/roszczenie,

-   dopiero po definitywnym potwierdzeniu braku możliwości odzyskania środków strata może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów jako strata powstała w wyniku oszustwa, przy zachowaniu należytej staranności przedsiębiorcy.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

Zatem w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej kosztem uzyskania przychodów będzie taki koszt, który spełnia łącznie następujące warunki:

·        został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,

·        jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

·        pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

·        poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,

·        został właściwie udokumentowany,

·        nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 cyt. ustawy podatkowej nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Przy czym należy pamiętać, że związek przyczynowy między poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodów bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem ich źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku.

Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodów bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów. Zatem kosztami uzyskania przychodów będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w tym celu, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Należy też przyjąć, że koszty związane z zachowaniem źródła przychodów to takie, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła w dalszym ciągu uzyskiwano, oraz aby takie źródło w ogóle dalej mogło istnieć.

Natomiast za koszty służące zabezpieczeniu źródła przychodów należy uznać te koszty, które zostały poniesione na ochronę istniejącego źródła przychodów, w sposób gwarantujący bezpieczne jego funkcjonowanie. Istotą tego rodzaju kosztów jest więc ich obligatoryjne poniesienie w celu niedopuszczenia do utraty źródła przychodów w przyszłości.

Jednocześnie zwracam uwagę, że konieczność poniesienia danego wydatku nie może wynikać z zaniedbań lub sprzecznych z prawem działań podatnika.

Wspomniany wcześniej katalog wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, zawarty w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie stwarza domniemania, że wszelkie pozostałe koszty, które nie są wymienione w tym przepisie, zostaną ex lege uznane za koszty uzyskania przychodów.

Wśród wyżej wymienionego tzw. negatywnego katalogu kosztów nie wyszczególniono strat w środkach obrotowych. Nie oznacza jednak, że w każdym przypadku straty te, jako związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów.

Jednak wyraźnie podkreślam, że w niektórych sytuacjach strata w środkach obrotowych, np. w środkach pieniężnych – może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów. Niemniej jednak strata ta powinna mieć charakter wyjątkowy, sporadyczny i faktycznie niemożliwy do uniknięcia.

Zaliczenie strat w środkach obrotowych do kosztów uzyskania przychodów powinno być każdorazowo ocenione w aspekcie:

·        całokształtu prowadzonej przez podatnika działalności,

·        okoliczności, które spowodowały powstanie straty,

·        udokumentowania straty,

·        podjętych przez podatnika działań zabezpieczających.

Na ogół stratą jest zniszczenie, uszkodzenie, utracenie towarów lub maszyn, urządzeń i innych wartości w wyniku pożaru, powodzi lub kradzieży. Strata jest następstwem zdarzeń losowych i nie wynika z celowego działania danego podmiotu. Dla celów podatkowych natomiast uznaje się za stratę tylko taką, która dodatkowo powstała na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych i będących nie do uniknięcia przez racjonalnie działającego podatnika. I tylko takie okoliczności mogą być uzasadnione dla zaliczenia powstałej straty w ciężar kosztów uzyskania przychodów.

Podkreślam przy tym, że w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej jedynie straty w środkach obrotowych powstałe w trakcie działania podatnika, ze szczególnym uwzględnieniem dochowania przez niego należytej staranności, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów. Jednocześnie każdy przypadek straty w środkach obrotowych należy rozpatrywać indywidualnie, z uwzględnieniem okoliczności faktycznych towarzyszących sprawie oraz oceniać pod kątem całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika.

Co do zasady, za stratę w środkach obrotowych można uznać wyłącznie skutki takiego nagłego i nieprzewidywalnego zdarzenia, które spowodowało uszczerbek w majątku podatnika, tj. utratę (bądź zmniejszenie wartości) składników majątku będących w jego posiadaniu lub stanowiących jego własność.

Zwracam uwagę, że dodatkowym warunkiem zaliczenia straty w środkach obrotowych do kosztów uzyskania przychodów jest wymóg braku zawinienia podatnika w powstaniu straty. W konsekwencji – zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów mogą podlegać tylko takie straty, które nie zostały zawinione przez podatnika i są normalnym, niezamierzonym następstwem działalności, a ich wystąpienie przy zachowaniu należytej staranności było nieuniknione.

Straty będące wynikiem braku staranności bądź nieracjonalnego działania podatnika, nawet jeśli mieszczą się w normach ustalonych przez daną jednostkę gospodarczą, nie będą mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Ponadto, aby można było zaliczyć poniesioną przez podatnika stratę do kosztów uzyskania przychodów, niezbędne jest spełnienie także warunku formalnego, jakim jest właściwe udokumentowanie poniesionego kosztu.

Dlatego też podkreślam, że to na podatniku spoczywa szczególny obowiązek zachowania należytej staranności, aby strata w ogóle nie powstała. Nie może być też ona skutkiem działań lub zaniedbań podatnika.

Należy przyjąć, że dla celów podatkowych wydatek będący wynikiem przestępczej działalności powstały na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia przez racjonalnie działający podmiot gospodarczy można uznać za zdarzenie losowe, które uzasadnia zaliczenie tego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Istotnym warunkiem jest, aby wydatek będący wynikiem przestępczej działalności nie powstał z winy podatnika jako wynik jego niedbalstwa lub naruszenia przepisów bądź braku nadzoru nad pracownikami. Jakiekolwiek zawinienie ze strony podatnika przez niezachowanie staranności wymaganej w danych warunkach, niedopełnienie obowiązków ciążących na podatniku w celu uniknięcia szkody, uniemożliwia przyjęcie, że powstała szkoda stanowi wydatek o charakterze losowym.

Określając należytą staranność, należy mieć na uwadze staranność ogólnie wymaganą w stosunkach danego rodzaju, chodzi tu o pewien wzorzec zachowania w zakresie zaangażowania i dbałości w wykonywaniu pewnych czynności. Ocena należytej staranności w zakresie prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej musi tym bardziej uwzględniać zawodowy charakter tej działalności. W tym przypadku zawodowy charakter działalności określa obiektywny wzorzec wymaganej staranności.

W sytuacji, gdy wydatek będący wynikiem działalności przestępczej powstał na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia dla starannie działającego przedsiębiorcy, niezawiniony przez niego, może stanowić koszt uzyskania przychodów. Koniecznym jest jednak, aby był to wydatek rzeczywisty, który musi być również prawidłowo udokumentowany.

Z przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego wynika, że prowadzi Pan jednoosobową działalność gospodarczą polegającą na handlu i imporcie samochodów, opodatkowaną podatkiem liniowym. W (…) 2025 r., w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, dokonał Pan przelewu bankowego tytułem zakupu samochodu dostawczego na podstawie otrzymanej faktury, po uprzednim sprawdzeniu numeru w systemie (…), strony internetowej sprzedawcy oraz lokalizacji firmy. Transakcja została potwierdzona przez sprzedającego oraz został umówiony termin i miejsce odbioru zakupionego pojazdu. W umówionym dniu stawił się Pan pod wskazany adres. Okazało się jednak, że pod tym adresem firma nie istnieje. Zgłosił Pan ten fakt (…). Okazało się, że faktura była fałszywa, sprzedawca nie istniał pod wskazanym adresem, pojazd o wskazanym numerze (…) należał do innego, niepowiązanego podmiotu, doszło do oszustwa, które zostało zgłoszone do banku oraz organów ścigania. Sprawa jest w toku, a postępowanie nie zostało zakończone.

Na podstawie całokształtu okoliczności przedstawionych we wniosku oraz obowiązujących przepisów stwierdzam, że po zakończonym postępowaniu i po otrzymaniu stosownego dokumentu potwierdzającego, że w sprawie faktycznie doszło do oszustwa, a wpłacone przez Pana pieniądze nie zostaną odzyskane, poniesiona przez Pana strata będzie stanowić – w myśl art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – koszt uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej.

Jednocześnie zaznaczam, że w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych nie istnieją pojęcia straty nadzwyczajnej, kosztu operacyjnego, należności spornej.

W związku z tym utracone przez Pana pieniądze w związku z oszustwem należy traktować jako stratę stanowiącą koszt uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Odnosząc się natomiast do momentu ujęcia poniesionej straty w kosztach uzyskania przychodów, zauważam, że ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wyróżnia dwie kategorie kosztów:

1)   koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami;

2)   koszty uzyskania przychodów inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami.

W myśl bowiem art. 22 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Stosownie natomiast do art. 22 ust. 5c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Z kolei art. 22 ust. 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi:

Jak stanowi natomiast art. 22 ust. 6b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Koszty bezpośrednio związane z przychodami to wydatki, których poniesienie przyczynia się wprost do osiągnięcia konkretnych przychodów, które składają się na całość przychodów osiąganych w roku podatkowym. Są to koszty określonego rodzaju działalności prowadzonej przez podatnika, a także koszty związane z konkretnymi transakcjami składającymi się na tą działalność. Koszty bezpośrednie to wszystkie koszty, które w sposób bezpośredni wpłynęły na przychód. Będą one różne w zależności od profilu działalności danego podatnika.

Z kolei do kosztów innych niż bezpośrednio związanych z przychodami należy zaliczyć wszelkie inne koszty dotyczące funkcjonowania jednostki, które nie mają bezpośredniego związku z uzyskiwanymi przychodami.

Wydatki związane z poniesioną stratą stanowią inny niż bezpośredni koszt podatkowy w rozumieniu art. 22 ust. 5c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, gdyż nie mają one bezpośredniego odzwierciedlenia w uzyskanych przychodach, ale ich poniesienie jest niewątpliwie związane z całokształtem działalności lub też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Koszty pośrednie, jak wskazałem powyżej, potrąca się, co do zasady, w dacie ich poniesienia, a w przypadku podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów w dniu wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

Zatem właściwym momentem rozpoznania kosztu z tytułu poniesionej przez straty w środkach pieniężnych będzie zatem moment uzyskania ostatecznej informacji o niemożności odzyskania środków, o których mowa we wniosku, tj. moment otrzymania przez Pana stosownego dokumentu potwierdzającego, że w sprawie faktycznie doszło do oszustwa, a wpłacone przez Pana pieniądze nie zostaną odzyskane (może to być np. postanowienie o umorzeniu postępowania w Pana sprawie, postanowienie o umorzeniu śledztwa), a więc moment, w którym strata będzie miała postać wydatku definitywnego i nie będzie Pan w stanie w jakikolwiek sposób podejmować dalszych prób odzyskania środków przekazanych na konto oszusta.

Podkreślam jednak, że dokonanie jednoznacznych ustaleń w ww. zakresie wykracza poza ramy postępowania o wydanie interpretacji indywidualnej, które jest postępowaniem szczególnym, odrębnym od postępowania podatkowego. W jego toku nie przeprowadzam postępowania dowodowego, lecz dokonuję oceny Pana stanowiska na gruncie przedstawionego we wniosku stanu faktycznego. Nie jestem więc uprawniony do zbadania, czy dochował Pan wskazanej powyżej należytej staranności, podjął wszelkie niezbędne (możliwe) w określonych okolicznościach działania, zmierzające do odzyskania utraconych środków pieniężnych oraz czy dysponuje Pan stosownymi dokumentami potwierdzającymi spełnienie ww. przesłanek.

Podsumowanie: poniesiona przez Pana strata może stanowić – w myśl art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – koszt uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej. Jednak zaliczenie jej do kosztów może nastąpić dopiero, gdy strata ta będzie miała postać wydatku definitywnego, czyli zostanie potwierdzona stosownym dokumentem, z którego będzie wynikać, że w sprawie faktycznie doszło do oszustwa, a wpłacone przez Pana pieniądze nie zostaną odzyskane. Otrzymanie tego dokumentu będzie momentem, w którym strata będzie mogła być ujęta w księgach Pana działalności gospodarczej.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pan przedstawił, i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Ponadto informuję, że wniosek w zakresie podatku od towarów i usług podlega odrębnemu rozpatrzeniu.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·   Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pan do interpretacji.

·   Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·   Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA): 

·    w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·    w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.