Interpretacja 0112-KDIL2-2.4011.840.2025.2.AA

Interpretacja indywidualna
– stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest:

-     prawidłowe – w części dotyczącej momentu powstania przychodów,

-     prawidłowe – w części dotyczącej zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów podatku od nieruchomości i opłat za drogę,

-     prawidłowe – w części dotyczącej amortyzacji środków trwałych w okresie zawieszenia działalności gospodarczej,

-     nieprawidłowe – w pozostałej części.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

W dniu 27 października 2025 r. wpłynął Pana wniosek z 22 października 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnił go Pan pismem z 1 grudnia 2025 r. (wpływ 3 grudnia 2025 r.) – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Prowadzi Pan jednoosobową działalność gospodarczą opodatkowaną na zasadach ogólnych, rozliczaną w formie Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR). Działalność obejmuje również wynajem krótkoterminowy domków letniskowych „(…)”, zlokalizowanych przy (…)

Działalność ma charakter sezonowy – przychody uzyskiwane są głównie w okresie od kwietnia do listopada oraz w okresie świąteczno-noworocznym (przełom grudnia i stycznia). W miesiącach styczeń – marzec i listopad planuje Pan zawieszenie działalności.

W ramach prowadzenia działalności ponosi Pan koszty m.in.: mediów (prąd, woda, ścieki, wywóz odpadów), ubezpieczenia domków i samochodu, podatku od nieruchomości i opłaty za drogę (dojazd do domków), drobnych opłat stałych (np. abonament internetowy).

Sytuacje praktyczne: Faktury za media obejmują okres np. 01.11-31.12.2025 r., ale są wystawiane w styczniu 2026 r.

Przychody z serwisu (…) dotyczą rezerwacji realizowanej na przełomie roku, np. 30.12.2025 – 02.01.2026; paragon wystawia Pan w dniu przyjazdu (31.12.2025 r.), natomiast środki wpływają na konto w styczniu 2026 r.

Ubezpieczenia domków i samochodu obejmują okresy aktywnej działalności oraz czas jej zawieszenia, np. polisa domków 01.02.2025 - 01.02.2026 przy zawieszeniu działalności 01.01 – 31.03.2025, polisa samochodu w tym samym okresie.

Nie ma Pan pewności, czy dla KPiR obowiązuje metoda memoriałowa czy kasowa oraz jak prawidłowo przyporządkować koszty i przychody do odpowiednich miesięcy i roku podatkowego, w szczególności przy przełomie roku i w okresach zawieszenia działalności. Chodzi zarówno o miesięczne, jak i roczne rozliczenie przychodów i kosztów, gdy rachunki lub wpływy są wystawiane w miesiącu następnym względem faktycznego zużycia lub świadczenia usług.

Uzupełnienie wniosku

Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą opodatkowaną na zasadach ogólnych, rozliczaną w formie Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR). Działalność obejmuje różne formy działalności, w tym wynajem krótkoterminowy domków letniskowych „(…)”, zlokalizowanych przy (…).

Działalność wynajmu domków ma charakter sezonowy – przychody są głównie w okresie od kwietnia do listopada oraz w okresie świąteczno-noworocznym (przełom grudnia i stycznia). W miesiącach styczeń – marzec i listopad planuje Pan zawieszenie działalności.

W ramach działalności ponosi Pan koszty m.in.:

1. Media – prąd, woda, ścieki, wywóz odpadów; faktury obejmują okres faktycznego zużycia, a często są wystawiane w miesiącu następnym. Koszty te ujmowane będą w KPiR za miesiące faktycznego zużycia.

2. Ubezpieczenie domków – polisa majątkowa chroniąca domki od ognia, zalania, zdarzeń losowych oraz odpowiedzialności cywilnej wobec gości. Polisa może być wystawiana i opłacana również w czasie zawieszenia działalności, zabezpieczając źródło przychodu. Koszty ujmowane będą w KPiR w miesiącu odwieszenia działalności lub zgodnie z datą faktury.

3. Samochód firmowy – osobowy w rozumieniu art. 5a pkt 19a UPDOF; używany do celów związanych z działalnością (dojazd do domków, kontrola stanu technicznego, nadzór, prace remontowe).

4. Ubezpieczenie samochodu – obejmuje OC, AC, NNW oraz Assistance. Polisa może być opłacana również w okresie zawieszenia działalności.

5. Koszty eksploatacji samochodu – paliwo, serwis, naprawy, części, przeglądy techniczne; wydatki ponoszone w okresie zawieszenia działalności są uznawane za koszty uzyskania przychodów w zakresie użycia samochodu do celów działalności (dojazd, utrzymanie i doglądanie domków). Jeśli samochód służy również prywatnie, koszty związane z działalnością mogą być zaliczane proporcjonalnie, np. w 75%.

6. Opłata za drogę dojazdową i podatek od nieruchomości – coroczne opłaty ponoszone na rzecz gminy, dotyczące utrzymania drogi dojazdowej i nieruchomości generujących przychody. Wydatki mogą być ponoszone w okresie zawieszenia działalności i ujmowane w KPiR w miesiącu odwieszenia działalności lub w miesiącu wystawienia decyzji/faktury.

7. Opłaty stałe – opłaty miesięczne związane z działalnością wynajmu domków (abonament internetowy i telefoniczny, media – prąd, woda, ogrzewanie włączone w celu zabezpieczenia instalacji), ponoszone również w okresie zawieszenia działalności gospodarczej (np. od 01.01.2026 do 31.03.2026), stanowią koszty uzyskania przychodu, jeśli służą utrzymaniu źródła przychodu lub kontaktowi z klientami i sprawom związanym z prowadzeniem działalności (np. zapytania o domki, rezerwacje, materiały do domków, sprzęty itp.). W KPiR koszty te należy ująć jednorazowo w miesiącu wznowienia działalności (kwiecień 2026 r.), wskazując przy tym faktyczne daty poniesienia wydatków (styczeń, luty, marzec), aby zachować pełną przejrzystość ewidencji i zgodność z zasadą memoriałową.

8. Koszty utrzymania i remontów domków – materiały budowlane, farby, impregnaty, drobne naprawy, prace konserwacyjne, wymiana części wyposażenia; wydatki ponoszone w okresie zawieszenia działalności również mogą być ujęte w kosztach uzyskania przychodu. Koszty te należy ująć jednorazowo w miesiącu wznowienia działalności.

9. Wyposażenie – meble, AGD, TV, pościel, sprzęty sprzątające i ogrodowe. Zakup nowego wyposażenia w okresie zawieszenia działalności (np. pościeli lub sprzętów niezbędnych do utrzymania domków) może być zaliczony do kosztów KPiR zgodnie z zasadami ewidencji i faktycznym przeznaczeniem dla działalności. Koszty te należy ująć jednorazowo w miesiącu wznowienia działalności.

10. Środki trwale – domki i samochód są wpisane do ewidencji środków trwałych.

Pytania

1. Dotyczy mediów i opłat stałych

Czy faktury za media (prąd, woda, ścieki, wywóz odpadów itp.), wystawione w miesiącu następującym po okresie faktycznego zużycia, oraz opłaty stałe (abonamenty internetowe i telefoniczne), ponoszone również w okresie zawieszenia działalności gospodarczej (np. od 01.01.2026 do 31.03.2026), należy ująć w kosztach uzyskania przychodów w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów (KPiR) za miesiąc, którego dotyczy faktyczne zużycie lub świadczenie usługi, zgodnie z zasadą memoriałową, niezależnie od daty wystawienia faktury lub naliczenia opłaty? Czy w przypadku opłat ponoszonych w okresie zawieszenia działalności należy je ujmować jednorazowo w miesiącu wznowienia działalności, wskazując faktyczne daty poniesienia wydatków, aby zachować pełną przejrzystość ewidencji?

2. Dotyczy momentu powstania przychodu z usług noclegowych

Czy przychód z usługi noclegowej realizowanej na przełomie roku podatkowego (np. 30.12.2025 –02.01.2026) powstaje w całości w dacie wystawienia faktury lub paragonu (np. 31.12.2025), niezależnie od momentu wpływu środków pieniężnych oraz faktu, że usługa częściowo dotyczy kolejnego roku podatkowego, a także w przypadku sprzedaży realizowanej za pośrednictwem platform rezerwacyjnych (np. (…))?

3. Dotyczy kosztów opłat rocznych (podatek od nieruchomości i opłata za drogę)

W jakim momencie należy ująć w KPiR (w dacie decyzji/faktury, w dacie zapłaty, czy proporcjonalnie do okresu) koszty opłat rocznych, takich jak podatek od nieruchomości i opłata za drogę, ponoszone na podstawie decyzji administracyjnej lub faktury, które dotyczą całego roku podatkowego lub jego części?

4. Dotyczy ujmowania kosztów w okresie zawieszenia działalności (ubezpieczenie, remonty, eksploatacja samochodu)

Czy wydatki związane z zabezpieczeniem źródła przychodu (np. składki ubezpieczeniowe majątku i samochodu, koszty remontów, koszty eksploatacji samochodu związane z doglądaniem domków), ponoszone w okresie zawieszenia działalności gospodarczej, stanowią koszty uzyskania przychodów, i w którym momencie (w dacie poniesienia wydatku czy w dacie wznowienia działalności) należy je ująć w KPiR?

5. Dotyczy zakupu wyposażenia w okresie zawieszenia działalności

Czy wydatki na zakup wyposażenia (np. nowa pościel, AGD, meble), które nie stanowią środków trwałych, ponoszone w okresie zawieszenia działalności, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w KPiR i w którym momencie?

6. Dotyczy zadatków otrzymanych w okresie zawieszenia działalności

Czy zadatki wpłacone przez klientów w okresie zawieszenia działalności (np. od 01.01.2026 do 31.03.2026) należy ujmować w przychodach dopiero w momencie wznowienia działalności i faktycznego wykonania usługi (lub wystawienia dokumentu sprzedaży – paragon/faktura), niezależnie od daty wpływu środków pieniężnych?

7. Dotyczy amortyzacji w okresie zawieszenia działalności

Czy w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej należy kontynuować dokonywanie odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych (domków letniskowych, samochodu firmowego) wpisanych do ewidencji środków trwałych?

8. Dotyczy potwierdzenia metody memoriałowej w KPiR dla działalności sezonowej

Czy przyjęta przez Wnioskodawcę metoda memoriałowa, polegająca na przyporządkowaniu przychodów i kosztów do okresów ich faktycznego powstania (a nie daty zapłaty czy wystawienia dokumentu), jest prawidłowa dla rozliczania sezonowej działalności gospodarczej w KPiR, w tym dla transakcji na przełomie roku oraz wydatków ponoszonych w okresie zawieszenia działalności?

Pytania oraz własne stanowisko w sprawie wynikają z uzupełnienia wniosku.

Pana stanowisko w sprawie

W Pana ocenie:

1.  Media – Koszty należy ująć w KPiR za miesiące faktycznego zużycia lub świadczenia usługi, zgodnie z zasadą memoriałową i współmierności przychodów i kosztów, niezależnie od daty wystawienia faktury lub naliczenia opłaty. Wydatki poniesione w okresie zawieszenia ujmuje się jednorazowo w miesiącu wznowienia działalności, wskazując faktyczne daty poniesienia wydatków (np. styczeń – marzec 2026).

2.  Przychody z usług noclegowych – przychód powstaje w całości w dacie wystawienia faktury lub paragonu (np. 31.12.2025), nawet jeśli część usługi przypada na kolejny rok podatkowy. Data wystawienia dokumentu jest decydująca dla celów PIT, także w przypadku płatności realizowanych przez platformy rezerwacyjne (np. (…)) z opóźnieniem. Część usługi przypadająca na kolejny rok podatkowy nie wpływa na moment powstania przychodu dla PIT, co jest zgodne z interpretacją organów skarbowych dla metod memoriałowych w działalności sezonowej.

3.  Podatek od nieruchomości i opłata za drogę – koszty te stanowią pośrednie koszty uzyskania przychodów. Powinny być ujęte w KPiR w dacie wystawienia dokumentu (decyzji administracyjnej/faktury).

4.  Ubezpieczenie domków i samochodu oraz koszty remontów i eksploatacji – wydatki związane z zabezpieczeniem źródła przychodów (ubezpieczenie, remonty, eksploatacja samochodu) ponoszone w okresie zawieszenia działalności stanowią koszty uzyskania przychodów. Należy je ująć w KPiR jednorazowo, w miesiącu wznowienia (odwieszenia) działalności gospodarczej.

5.  Zakup wyposażenia w okresie zawieszenia – wydatki na zakup wyposażenia o niskiej wartości (np. pościel, AGD, meble), ponoszone w okresie zawieszenia działalności, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów jednorazowo, w miesiącu wznowienia działalności gospodarczej.

6.  Zadatki – Zadatek wpłacony w okresie zawieszenia działalności należy ujmować w przychodach dopiero w momencie wznowienia działalności lub wystawienia dokumentu sprzedaży (paragon/faktura).

7.  Amortyzacja środków trwałych – w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej nie kontynuuje się dokonywania odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych. Amortyzacja powinna zostać zawieszona na ten okres.

8.  Metoda memoriałowa – przyjęta przez Wnioskodawcę metoda memoriałowa, polegająca na przyporządkowaniu przychodów i kosztów do okresów ich faktycznego powstania, jest prawidłowa dla rozliczania sezonowej działalności gospodarczej w KPiR, w tym dla transakcji na przełomie roku.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku, jest:

-     prawidłowe – w części dotyczącej momentu powstania przychodów,

-     prawidłowe – w części dotyczącej zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów podatku od nieruchomości i opłat za drogę,

-     prawidłowe – w części dotyczącej amortyzacji środków trwałych w okresie zawieszenia działalności gospodarczej,

-     nieprawidłowe – w pozostałej części.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1480):

W myśl art. 25 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców:

Stosownie do art. 25 ust. 2 ustawy Prawo przedsiębiorców:

Z powyższych przepisów wynika, że przedsiębiorca niezatrudniający pracowników może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej i w tym czasie nie może wykonywać działalności gospodarczej i osiągać bieżących przychodów z tej działalności. Może jednak wykonywać czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przyjmować należności lub regulować zobowiązania powstałe przed datą zawieszenia wykonywania działalności lub wynikające z umów zobowiązujących podatnika do ich poniesienia podpisanych przed zawieszeniem działalności gospodarczej. W okresie zawieszenia działalności przedsiębiorca zwolniony jest z niektórych obowiązków, np. z obowiązku płacenia podatku. Jeżeli jednak w okresie zawieszenia osiągnie jakikolwiek przychód z tej działalności, jest zobowiązany opodatkować go zgodnie z obowiązującymi go zasadami opodatkowania dochodów z prowadzonej działalności gospodarczej.

Z informacji przedstawionych we wniosku wynika, że prowadzi Pan jednoosobową działalność gospodarczą opodatkowaną na zasadach ogólnych rozliczaną w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów prowadzonej zgodnie z zasadą memoriałową. Pana działalność obejmuje wynajem krótkoterminowy domków letniskowych. Działalność ma charakter sezonowy, przychody uzyskuje Pan głównie w okresie od kwietnia do listopada oraz w okresie świąteczno-noworocznym (przełom grudnia i stycznia). W okresie od stycznia do marca i w listopadzie planuje Pan zawieszenie działalności gospodarczej. W ramach działalności ponosi Pan liczne koszty, m.in. opłaty za media, ubezpieczenie domków i samochodu, koszty eksploatacji samochodu, opłaty za drogę i podatek od nieruchomości, opłaty stałe związane z wynajmem domków (abonament internetowy i telefoniczny), koszty utrzymania i remontów domków, zakup wyposażenia.

Pana wątpliwości sprowadzają się do ustalenia, kiedy powinien Pan rozpoznać przychód w przypadku usługi realizowanej na przełomie roku oraz otrzymania zadatku.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

Stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Natomiast w myśl art. 14 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Przepis ten stanowi ogólną definicję przychodu w ramach działalności gospodarczej. Przychodem tym jest każde przysporzenie, które powiększa aktywa podatnika.

Stosownie do art. 14 ust. 1c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Zgodnie natomiast z art. 14 ust. 3 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

W myśl natomiast art. 44 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Zgodnie z art. 44 ust. 10 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Stosownie natomiast do art. 44 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Aby podatnik był zwolniony z obowiązku zapłaty zaliczek na podatek dochodowy w okresie zawieszenia działalności gospodarczej, nie może wykonywać działalności gospodarczej, tj. czynności będących przedmiotem tej działalności.

Może jednak wykonywać czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przyjmować należności lub regulować zobowiązania powstałe przed datą zawieszenia wykonywania działalności.

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych datą powstania przychodów jest dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień wystawienia faktury albo uregulowania należności. Podatnik prowadzący działalność gospodarczą zalicza do przychodów wszelkie kwoty należne wynikające z faktur bądź rachunków, nawet te, które nie zostały zapłacone przez nabywcę. Oznacza to, że jeżeli po wydaniu towaru lub zrealizowaniu usługi nabywca będzie zwlekał z zapłatą, to przedsiębiorca ma obowiązek wykazania nieotrzymanej należności jako przychodu z działalności.

W sytuacji gdy przychody powstają na przełomie roku, jeśli wykonanie usługi lub dostawa towaru mają miejsce na przełomie grudnia 2025 r. i stycznia 2026 r. i dokument potwierdzający sprzedaż jest wystawiony np. 31.12.2025 r. to, podatnik wykazuje przychód zgodnie z datą faktycznej sprzedaży, tj. w dacie wystawienia dokumentu.

Dodatkowo wyjaśniam, że wydanie towaru lub wykonanie usługi, a nawet wystawienie dokumentu potwierdzającego sprzedaż może poprzedzić otrzymanie należności. Termin powstania przychodu u przedsiębiorcy sprzedającego towar/usługę wyznacza wówczas data uregulowania należności przez kontrahenta. Ustalenie momentu powstania przychodu zgodnie z tą zasadą może jednak nastąpić, o ile zapłata ma charakter definitywny.

Zatem w Pana sprawie przychód z usługi noclegowej realizowanej na przełomie roku powstaje w całości w dacie wystawienia dokumentu potwierdzającego sprzedaż, niezależnie od tego, czy zapłata nastąpi również w tej dacie lub później, oraz niezależnie od faktu, że usługa dotyczy częściowo kolejnego roku podatkowego.

Należy też pamiętać, że nie każde otrzymanie należności stanowi przychód. W przypadku, kiedy należności stanowią przedpłatę lub zaliczkę na poczet przyszłych świadczeń, to nie są zapłatą za wykonane świadczenie i nie stanowią przychodu w momencie ich otrzymania. W tym przypadku otrzymana zaliczka będzie stanowić przychód z działalności gospodarczej dopiero w momencie ostatecznej realizacji dostawy lub usług, nie później niż w dniu wystawienia dokumentu końcowego lub w dniu uregulowania należności, jeżeli zapłata nastąpi wcześniej.

Kwestia zadatku została uregulowana w art. 394 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1071). W myśl tego przepisu:

Na podstawie powyższych przepisów, wyjaśniam, że otrzymanie zadatku nie rodzi dla Pana żadnych konsekwencji na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zadatek ma bowiem charakter zwrotny. Samo jego otrzymanie nie ma charakteru definitywnego. Ze względu na możliwość (domagania się) jego zwrotu nie jest pewne, czy dochód ostatecznie powstanie. Dlatego też samo otrzymanie zadatku nie powoduje u Pana powstania przychodu. Zadatek stanie się Pana przychodem, gdy jego wpłata będzie miała charakter definitywny.

Zatem, sam fakt otrzymania przez Pana zadatku w trakcie zawieszenia działalności nie generuje obowiązku podatkowego na gruncie podatku dochodowego, dopóki nie nastąpi okoliczność polegająca na tym, że przyszły kinet wywiąże się lub nie z postanowień umowy przedwstępnej.

Podsumowanie: otrzymanie zadatku nie będzie stanowić w dniu jego otrzymania przychodu podatkowego, nie rodzi też obowiązku jego rozliczenia w zaliczce na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz jego ujęcia w podatkowej księdze przychodów o rozchodów.

Pana wątpliwości dotyczą również ustalenia daty zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów opisanych we wniosku wydatków w okresie zawieszenia działalności.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Z tego przepisu wynika, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 powołanej ustawy.

W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu uzyskiwano oraz, aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast za koszty służące zabezpieczeniu źródła przychodów należy uznać koszty poniesione na ochronę istniejącego źródła przychodów, w sposób gwarantujący bezpieczne funkcjonowanie tego źródła. Istotą tego rodzaju kosztów jest więc ich obligatoryjne poniesienie w celu niedopuszczenia do utraty źródła przychodów w przyszłości.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztów a powstaniem przychodów lub realną szansą powstania przychodów podatkowych bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodów istnieje związek przyczynowy.

A zatem, warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów, jest łączne spełnienie następujących przesłanek:

§  został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztów uzyskania przychodów podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

§  jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

§  pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

§  poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

§  został właściwie udokumentowany,

§  nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Dokonując oceny charakteru poniesionych przez Pana wydatków należy rozstrzygnąć, czy spełniają one kryteria określone w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz czy nie podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 23 ust. 1 tej ustawy. Ocena prawna danego wydatku wymaga bowiem uwzględnienia unormowań art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w którym ustawodawca dokonał enumeratywnego wyliczenia wydatków niestanowiących kosztów podatkowych, nawet jeśli ponoszone są w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Mając na względzie powołane przepisy stwierdzam, że wydatki poniesione na:

-     media (prąd, wodę, ścieki, wywóz odpadów, ogrzewanie),

-     ubezpieczenie domków,

-     ubezpieczenie samochodu,

-     opłata za drogę dojazdową i podatek od nieruchomości (całoroczne opłaty ponoszone na rzecz gminy),

-     opłaty stałe (abonament internetowy i telefoniczny),

-     koszty eksploatacji samochodu osobowego wykorzystywanego na potrzeby działalności gospodarczej (paliwo, serwis, naprawy, części, przeglądy techniczne)

mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wydatki te, poniesione zostały jako konsekwencja podjętych przed zawieszeniem działalności zobowiązań i mają związek z osiągniętymi przez Pana przychodami. Zatem wydatki te należy uznać za pośrednio związane z działalnością gospodarczą i mające związek z zachowaniem źródła przychodów, a zobowiązanie do ich poniesienia powstało przed zawieszeniem działalności gospodarczej. Przy czym obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z działalnością gospodarczą – tak jak wskazano powyżej – spoczywa na Panu.

W tym miejscu wyjaśniam, że podatnik, który zawiesił wykonywanie działalności gospodarczej, jest zwolniony w zakresie tej działalności z obowiązku wpłaty zaliczek na podatek (co wynika z art. 44 ust. 10 i 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Dopiero po okresie zawieszenia wykonywania działalności jest on zobowiązany wpłacać zaliczki według dotychczasowych zasad. Jednak – mimo zawieszenia działalności gospodarczej – podatnik ma obowiązek złożenia zeznania podatkowego o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) na formularzu przeznaczonym dla podatników prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą oraz wpłaty ewentualnego podatku dochodowego. Ma także obowiązek prowadzenia ewidencji księgowej (np. podatkowej księgi przychodów i rozchodów) i ujmowania w niej zdarzeń gospodarczych, jakie występują w okresie zawieszenia działalności. Żadne bowiem przepisy nie zwalniają podatnika z takich obowiązków.

Odnosząc się natomiast do kwestii momentu ujęcia w kosztach podatkowych ww. wydatków, wskazuję na art. 22 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym:

Przepis ten ustanawia ogólną regułę, w myśl której koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione.

Podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów mogą zaliczać wydatki do kosztów uzyskania przychodów w roku ich poniesienia, bez względu na to, kiedy zostały uzyskane przychody, z którymi te koszty są bezpośrednio związane.

Stosownie do art. 22 ust. 6b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Zauważam przy tym, że definicja momentu poniesienia kosztu zawarta w tej regulacji dotyczy wszystkich podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, niezależnie od przyjętej metody ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych.

Zatem w sytuacji gdy poniesienie opisanych przez Pana wydatków jest niezbędne, aby utrzymać Pana działalność gospodarczą w gotowości do ponownego wznowienia działalności, wydatki te mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

W konsekwencji stałe koszty ponoszone w celu zachowania albo zabezpieczeniu źródła przychodów w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej powinny być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów na bieżąco, tj. w miesiącach ich poniesienia. Nie jest natomiast prawidłowe zaliczanie tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu wznowienia wykonywania działalności gospodarczej.

Podsumowanie: wydatki na media, ubezpieczenie domków i samochodu, opłata za drogę, podatek od nieruchomości, opłaty stałe (abonament internetowy i telefoniczny), koszty eksploatacji samochodu osobowego wykorzystywanego na potrzeby działalności gospodarczej (paliwo, serwis, naprawy, części, przeglądy techniczne) poniesione w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej powinny być ujęte w kosztach uzyskania przychodów na bieżąco, aby zapewnić rzetelne prowadzenie dokumentacji podatkowej.

Z informacji przedstawionych we wniosku wynika, że koszty uzyskania przychodów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów ewidencjonuje Pan metodą memoriałową.

W przypadku kosztów pośrednich – a takimi są wskazane przez Pana opłaty stałe – koszty takie, co do zasady, zalicza się do kosztów uzyskania przychodów w terminie wystawienia faktury. Jednak w sytuacji, jeśli dany koszt dotyczy przełomu roku, wówczas należy go podzielić proporcjonalnie na koszt roku bieżącego i przyszłego. Wtedy koszt roku bieżącego należy zaksięgować w dacie wystawienia faktury. Natomiast koszt roku przyszłego należy ująć w styczniu.

Dlatego też w Pana przypadku, np. faktury za media (prąd, woda, ścieki, wywóz odpadów itp.), wystawione w miesiącu następującym po okresie faktycznego zużycia, np. faktury za okres od 01 listopada 2025 roku do 31 grudnia 2025 roku wystawiane w styczniu 2026 roku należy ująć jednorazowo w kosztach uzyskania przychodów w grudniu 2025 roku zgodnie ze stosowaną przez Pana metodą memoriałową.

Natomiast np. koszty polis ubezpieczeniowych (domków i samochodu) zawarte na okres np. od 1 lutego 2025 roku do 1 lutego 2026 roku powinien Pan zaewidencjonować proporcjonalnie w dacie wystawienia polisy część dotyczącą roku 2025, a pozostałą część w styczniu 2026 roku.

Oznacza to, że faktury dokumentujące wysokość poniesionych wydatków dotyczących opłat stałych należy ująć w kosztach uzyskania przychodów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w dacie wystawienia faktury/polisy z uwzględnieniem roku, którego dotyczą.

Z kolei zarówno wydatki poniesione na utrzymanie i remonty domków (zakup materiałów budowlanych, farb, impregnatów, drobnych napraw, prac konserwacyjnych), jak i na zakup wyposażenia, takiego jak meble, AGD, TV, pościel, sprzęty sprzątające i ogrodowe, które nie stanowią środków trwałych, są – co do zasady – kosztami pozostającymi w pośrednim związku przyczynowo-skutkowym z przychodami, czyli są kosztami podatkowymi, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Koszty tego rodzaju nie zostały przy tym wymienione w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jako wyłączone z kosztów uzyskania przychodów.

Jednak wyjaśniam, że analiza ponoszonych przez Pana wydatków w czasie zawieszenia działalności gospodarczej nie powinna prowadzić do wniosku, że Pan, mimo zawieszenia działalności, w rzeczywistości dalej wykonuje działalność gospodarczą. Świadczy o tym fakt, że – mimo zawieszenia działalności – planuje Pan prace remontowe oraz zakup wyposażenia. W okresie zawieszenia działalności gospodarczej nie może Pan ujmować w kosztach podatkowych wydatków dotyczących zakupu związanych z remontem czy też zakupem wyposażenia. Wydatki takie, gdy zostaną poniesione w okresie zawieszenia działalności gospodarczej, mogą być uznane za nieistotne przy zabezpieczeniu źródła przychodów. W okresie zawieszenia działalności nie może Pan dokonywać sprzedaży oferowanych usług, czyli w tym przypadku nie zaliczy Pan ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Zakupy dokonywane podczas zawieszenia działalności w praktyce mogą świadczyć, że prowadzi Pan działalność gospodarczą.

Zatem w celu dokonania zarówno zakupów związanych z utrzymaniem, remontem domków, jak i zakupem wyposażenia powinien Pan wznowić prowadzenie działalności gospodarczej. Po wznowieniu działalności zakupy te będą kosztem uzyskania przychodów.

Podsumowanie: wydatki poniesione przez Pana na zakup wyposażenia i remonty (opisane szczegółowo we wniosku) nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów w okresie zawieszenia działalności.

Wyjaśniam również, że w czasie zawieszenia działalności gospodarczej nie można dokonywać odpisów amortyzacyjnych.

Zgodnie z art. 22c pkt 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Zatem począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło zawieszenie działalności, nie ma Pan prawa dokonywać odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych opisanych we wniosku. Dokonywanie odpisów amortyzacyjnych może Pan wznowić od pierwszego miesiąca reaktywowania działalności gospodarczej.

Podsumowanie: w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej nie należy kontynuować dokonywania odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych (domków letniskowych, samochodu osobowego).

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·     Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzeń przyszłych i zastosuje się Pan do interpretacji.

·     Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·     Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.