Podatnik prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie transportu drogowego od czerwca 2022 roku na terenie Polski i Unii Europejskiej, opodatkowaną podatkiem liniowym, z nieograniczonym obowiązkiem podatkowym w Polsce. Wykonuje działalność osobiście, korzystając z własnego pojazdu, i prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. W związku z działalnością odbywa podróże służbowe krajowe i zagraniczne, które są bezpośrednio związane z osiąganiem przychodów, i zamierza zaliczać do kosztów…
Interpretacja indywidualna
– stanowisko prawidłowe
Szanowny Panie,
stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
17 grudnia 2025 r. wpłynął Pana wniosek z 17 grudnia 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnił go Pan pismem z 5 stycznia 2026 r. (wpływ 5 stycznia 2026 r.) – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego
Prowadzi Pan jednoosobową działalność gospodarczą od czerwca 2022 r. na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Przedmiotem działalności jest transport drogowy rzeczy na terenie Polski oraz innych państw Unii Europejskiej. Działalność wykonuje Pan osobiście, prowadząc pojazd ciężarowy stanowiący Pana własność i wykorzystuje go Pan wyłącznie do prowadzenia działalności gospodarczej.
Posiada Pan nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce w rozumieniu art. 3 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Dochody z prowadzonej działalności gospodarczej opodatkowuje Pan podatkiem liniowym, zgodnie z art. 30c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Prowadzi Pan podatkową księgę przychodów i rozchodów.
W związku z wykonywaniem transportu drogowego odbywa Pan podróże służbowe poza miejscowość, w której znajduje się siedziba Pana działalności, w tym podróże zagraniczne. Podróże te pozostają w bezpośrednim związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i są niezbędne do osiągania przychodów.
Zamierza Pan zaliczać do kosztów uzyskania przychodów wartość diet z tytułu podróży służbowych, zarówno krajowych, jak i zagranicznych, w wysokości nieprzekraczającej limitów diet przysługujących pracownikom, określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Diety te mają na celu pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia ponoszonych przez Pana w czasie odbywania podróży służbowych związanych bezpośrednio z realizacją usług transportowych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.
Uzupełnienie
Przedstawione we wniosku pytanie nie ma związku z dodaniem do ustawy o czasie pracy kierowców art. 26f.
Przepis art. 26f ustawy o czasie pracy kierowców dotyczy wyłącznie kierowców pozostających w stosunku pracy i odnosi się do pojęcia podróży służbowej w rozumieniu Kodeksu pracy. Nie znajduje on zastosowania do osób fizycznych prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą, które wykonują działalność osobiście.
Wniosek o interpretację dotyczy wyłącznie skutków podatkowych na gruncie ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, w szczególności art. 22 ust. 1 oraz art. 23 ust. 1 pkt 52 tej ustawy, i odnosi się do możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów diet z tytułu podróży służbowych przedsiębiorcy.
Pytanie nie dotyczy ani nie wymaga interpretacji przepisów ustawy o czasie pracy kierowców ani Kodeksu pracy.
Pytanie
Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym ma Pan prawo zaliczać do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej jednoosobowej działalności gospodarczej, opodatkowanej podatkiem liniowym wartość diet z tytułu podróży służbowych, w tym podróży zagranicznych, do wysokości diet przysługujących pracownikom, zgodnie z art. 22 ust. 1 oraz art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?
Pana stanowisko w sprawie
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła. Odbywane przez Pana podróże służbowe pozostają w bezpośrednim związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i są niezbędne do świadczenia usług transportowych.
Jednocześnie art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wyłącza z kosztów uzyskania przychodów jedynie tę część diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą, która przekracza wysokość diet przysługujących pracownikom określoną w odrębnych przepisach. Oznacza to, że wartość diet do wysokości tych limitów może stanowić koszt uzyskania przychodów.
W konsekwencji, uważa Pan, że w przedstawionym zdarzeniu przyszłym przysługuje Panu prawo do zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych, zarówno krajowych, jak i zagranicznych, w części nieprzekraczającej limitów określonych w przepisach.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku, jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Oznacza to, że zaliczenie wydatków do kosztów podatkowych jest możliwe, jeżeli zostaną spełnione kryteria wynikające z wyżej wymienionego przepisu.
Regulacje prawne dotyczące zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą zostały zawarte w art. 23 ust. 1 pkt 52 omawianej ustawy podatkowej.
Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
Odrębnymi przepisami, o których mowa w tej regulacji, jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2190).
Podkreślam jednak odmienny charakter regulacji w przypadku pracownika i osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą. Pracownikowi cel podróży służbowej określa pracodawca w poleceniu odbycia podróży służbowej, natomiast w odniesieniu do przedsiębiorcy istotnym kryterium dla uznania wyjazdu za podróż służbową winno być ustalenie, czy wyjazd ma bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Wskazuję zatem, że odesłanie w art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do pojęcia pracownika może mieć zastosowanie jedynie w kontekście ograniczenia wysokości diety z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą, nie natomiast samej zasady dopuszczalności zastosowania tego przepisu do wymienionych w nim podmiotów.
Z powyższej regulacji prawnej wynika konieczność wyłączenia z kosztów podatkowych wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą, ale tylko w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom. Oznacza to, że osobom tym przysługuje prawo uwzględniania w kosztach uzyskania przychodów wartości diet za czas podróży służbowych w ramach określonego limitu, tj. do wysokości diet przysługujących pracownikom.
Powołane przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych obejmując swoją dyspozycją sytuację odbywania podróży służbowych przez osoby prowadzące działalność gospodarczą, nie przewidują w tej kategorii podatników żadnych wyłączeń o charakterze przedmiotowym lub podmiotowym. Dlatego nieuprawnione jest różnicowanie osób prowadzących działalność gospodarczą według rodzaju tej działalności.
W szczególności, przepisy te nie przewidują żadnych ograniczeń kręgu osób uprawnionych ze względu na rodzaj lub miejsce wykonywania czynności w ramach działalności gospodarczej ani też nie rozróżniają wyjazdu służbowego w celu zawarcia umowy o świadczenie usług, dokonania zakupu środka trwałego, czy świadczenia usług w wykonaniu zawartej umowy.
Jednocześnie podkreślam, że problematyka dotycząca podróży służbowych, odbywanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, znalazła odzwierciedlenie w orzecznictwie sądów administracyjnych. Orzecznictwo ukształtowało w tym zakresie jednolitą linię rozstrzygnięć, wskazując, że nie znajduje uzasadnienia stanowisko, że jedynie podróże mające na celu czynności incydentalne spełniają wymogi podróży służbowych, natomiast realizowanie zasadniczego przedmiotu działalności nie wchodzi w zakres podróży służbowych.
W orzecznictwie przyjmuje się ponadto, że podróżą służbową jest również realizowanie przedmiotu działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę poza stałym miejscem działalności.
Dlatego stwierdzam, że przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet z tytułu podróży służbowych, związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, do wysokości określonej w odrębnych przepisach.
Na powyższe nie ma wpływu dodanie – na podstawie art. 40 pkt 5 ustawy z dnia 28 lipca 2023 r. o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym (Dz. U. z 2023 poz. 1523) – do ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2022 r. poz. 1473) art. 26f ust. 1, zgodnie z którym:
Kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 775 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.
Przepis ten bowiem nie dotyczy przedsiębiorców prowadzących osobiście działalność gospodarczą w zakresie usług transportowych, lecz pracowników zatrudnionych na stanowisku kierowcy.
Na podstawie przedstawionego zdarzenia przyszłego oraz powołanych przepisów prawa podatkowego stwierdzam, że jeżeli wydatki z tytułu diet za czas przebywania Pana w podróży służbowej zarówno w Polsce, jak i za granicą będą spełniać przesłanki zawarte w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. zostaną poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z tej działalności, to będzie miał Pan prawo zaliczyć poniesione z tego tytułu wydatki do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, jednak wyłącznie w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, tj. w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Podsumowanie: w opisanym zdarzeniu przyszłym ma Pan prawo zaliczać do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej jednoosobowej działalności gospodarczej, opodatkowanej podatkiem liniowym wartość diet z tytułu podróży służbowych, w tym podróży zagranicznych, do wysokości diet przysługujących pracownikom, zgodnie z art. 22 ust. 1 oraz art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pan przedstawił, i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.
· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo