Interpretacja 0112-KDIL3.4012.327.2025.1.MS

Interpretacja indywidualna
– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

30 maja 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 30 maja 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie możliwości przechowywania miesięcznych raportów fiskalnych wyłącznie w formie elektronicznej bez konieczność wystawiania, a tym samym drukowania miesięcznych raportów fiskalnych w formie papierowej.

Uzupełnili go Państwo pismem z 10 lipca 2025 r. (wpływ 10 lipca 2025 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą polegającą między innymi na sprzedaży detalicznej towarów spożywczych bądź przemysłowych oraz usług, które oferowane są w ramach sieci sklepów (…) zlokalizowanych na terenie Polski.

Sprzedaż ta jest ewidencjonowana przy zastosowaniu kas rejestrujących, o których mowa w art. 111 ustawy o VAT, tj.:

a) drukarek fiskalnych z elektronicznym zapisem danych fiskalnych, tzn. takie, w których kopie paragonów oraz raportów fiskalnych i niefiskalnych powstających w module fiskalnym są zapisywane w pamięci elektronicznej urządzenia oraz dodatkowo na informatycznych nośnikach danych (na karcie (...)).

b) drukarek on-line zapewniających prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kas rejestrujących na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiających połączenie i przesyłanie danych między kasami rejestrującymi a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3 ustawy o VAT.

Obecnie Spółka, zgodnie z przepisami prawa, po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, sporządza między innymi miesięczny raport fiskalny, który jest drukowany w formie fizycznej (papierowej) na podstawie zapisanych w pamięci fiskalnej urządzenia oraz na karcie (...) dobowych raportów fiskalnych. Wskazany miesięczny raport nie jest zapisywany w pamięci fiskalnej urządzenia oraz na karcie (...) tylko drukowany i przechowywany w formie papierowej.

Z uwagi, że oprogramowanie producenta kas nie posiada funkcjonalności pozwalającej na automatyczne odczytanie danych z więcej niż jednej drukarki na raz, Spółka chce wykorzystać system (dalej: „System (...)”), dostarczony przez inną firmę niż producent kas, które umożliwi za pomocą oprogramowania (dalej „(...)”) odczytanie i zapisanie danych fiskalnych, w celu wygenerowania miesięcznych raportów fiskalnych, które będą następnie archiwizowane. Spółka obecnie, za każdy miesiąc drukuje z kas fiskalnych w formie papierowej ponad (...) szt. miesięcznych raportów fiskalnych. Aktualnie, z uwagi na dużą ilość drukowanych miesięcznych raportów fiskalnych oraz brak technicznych rozwiązań do automatycznego przesyłania raportów z wszystkich drukarek fiskalnych jednocześnie, Spółka rozważa wprowadzenie nowego rozwiązania polegającego na zmianie sposobu:

· drukowania miesięcznych raportów fiskalnych: zastąpienie obecnej formy papierowej poprzez wydruk w formie elektronicznej, tj. wydruk do pliku pdf. Zmiana sposobu drukowania miesięcznych raportów fiskalnych polegałaby na tym, że dane fiskalne pobierane bezpośrednio z pamięci fiskalnej za pomocą oprogramowania (...), bez możliwości ich zmiany, przesyłane będą do centralnej bazy danych znajdującej się na zewnętrznym serwerze. System (...), służący do gromadzenia i odczytu plików kopii elektronicznej z drukarek fiskalnych po weryfikacji kompletności danych, zapisze plik, tj. miesięczny raport fiskalny w Archiwum (...). Drukowane w ten sposób raporty do pliku pdf zawierałyby wszystkie wymagane przepisami prawa informacje, o których mowa w § 26 Rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 12 września 2021 r. w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących (Dz.U.2024.1654 t. j. z dnia 13 listopada 2024 r.),

· archiwizowania miesięcznych raportów fiskalnych: zmiana przechowywania z formy papierowej na przechowywanie w formie elektronicznej – raporty te będą odpowiednio posegregowane z podziałem na okresy miesięczne umożliwiając ich szybkie odszukanie.

Wnioskodawca zamierza objąć nowym, elektronicznym systemem zarządzania drukarkami fiskalnymi wszystkie obecnie użytkowane drukarki, tj. – kasy on-line (spełniające warunki określone w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT) oraz kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem. Wnioskodawca zamierza objąć nowym, elektronicznym systemem, także wszystkie nowe urządzenia, jakie zostaną oddane do użytku w przyszłości.

Wprowadzenie nowego rozwiązania zapewnione zostanie dzięki Systemowi (...), który pozwoli zapewnić takie funkcje jak zachowanie integralności, niezmienności danych i czytelności dokumentów zapisanych w formie elektronicznej oraz pozwoli na dostęp do elektronicznych zasobów archiwalnych, łatwe ich odszukanie oraz wydruk na każde żądanie organu podatkowego.

Planowane przez Spółkę rozwiązanie przewiduje, dzięki zastosowaniu systemów informatycznych:

1. Zapewnienie integralności i niezmienności danych – poprzez brak możliwości edytowania danych przesyłanych z pamięci fiskalnej drukarek fiskalnych do systemu oraz brak możliwości edytowania w miesięcznych raportach fiskalnych przechowywanych na zewnętrznym serwerze;

2. Interfejs dostępu do elektronicznych zasobów archiwalnych – umożliwiający bezpośredni dostęp do miesięcznych raportów fiskalnych, zapewniający szybkie ich odszukanie oraz ich wydruk na każde żądanie organu podatkowego;

3. Archiwizację miesięcznych raportów fiskalnych w postaci elektronicznej (bez możliwości modyfikacji) – zastępującą konieczność drukowania i przechowywania miesięcznych raportów fiskalnych w formie papierowej;

4. Automatyczną weryfikację kompletności danych i raportowanie o brakujących informacjach:

a. weryfikację kompletności danych i archiwizację kompletnego miesięcznego raportu fiskalnego w postaci nieedytowalnego pliku pdf;

b. raport zawierający wykaz drukarek fiskalnych służący do kontroli kompletności danych i do wykrywania problemów z drukarkami fiskalnymi;

5. Inwentaryzację drukarek fiskalnych.

W celu zapewnienia ww. funkcji na każdej kasie fiskalnej użytkowanej przez Wnioskodawcę, w każdym markecie, zostanie zainstalowane oprogramowanie (...), którego zadaniem będzie przesyłanie za pomocą łącza internetowego wszystkich danych zapisanych w pamięci drukarek fiskalnych niezbędnych do wygenerowania w postaci elektronicznej miesięcznych raportów fiskalnych. Dane z pamięci fiskalnej wszystkich drukarek użytkowanych w danym markecie będą przesyłane automatycznie do centralnej bazy danych znajdującej się na zewnętrznym serwerze utrzymywanym przez zewnętrznego dostawcę usług. W przypadku braku technicznej możliwości przesłania danych (np. awaria łącza internetowego, brak podłączenia drukarki fiskalnej do sieci) (...) zapewni przesłanie danych w najszybszym możliwym terminie po usunięci awarii. Dodatkowo, każda osoba uprawniona w Spółce do obsługi programu będzie mogła dzięki temu oprogramowaniu kontrolować i analizować kompletność przesłanych danych, a w przypadku problemów z pobraniem danych z drukarki fiskalnej oraz ich wysyłką na serwer centralny, poinformować dostawcę oprogramowania o konieczności przesłania danych.

Głównym celem pobierania i gromadzenia danych z pamięci fiskalnej drukarek i przesyłania ich na serwery centralne za pomocą (...) jest drukowanie miesięcznych raportów fiskalnych w postaci elektronicznej i zapisywanie ich w postaci elektronicznej, tj. plików pdf w celu archiwizacji.

Z uwagi, że miesięczne raporty fiskalne będą przechowywane na serwerach pomiotu zewnętrznego Spółka dodatkowo, w celu zapewnienia bezpieczeństwa ewentualnej utraty danych, będzie zapisywać na własnych serwerach kopie miesięcznych raportów fiskalnych w postaci plików pdf do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zamiarem Spółki jest wprowadzenie rozwiązania, zgodnie z którym miesięczne raporty fiskalne nie będą drukowane w formie papierowej tylko będą drukowane w formie elektronicznej, tj. w postaci nieedytowalnych plików pdf, które będą następnie przechowywane na zewnętrznych serwerach (a kopie na serwerach Spółki) z podziałem na okresy, w celu łatwego ich odszukania, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka pragnie niniejszym potwierdzić, iż taka praktyka jest dopuszczalna na gruncie przepisów ustawy o VAT oraz przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie.

W uzupełnieniu do wniosku wskazali Państwo, że:

1. Miesięczne raporty fiskalne będą przechowywane na serwerach podmiotu zewnętrznego, których lokalizacja to terytorium Polski. Również kopie tych raportów będą zapisywane na serwerach własnych Spółki zlokalizowanych na terytorium Polski.

2. Spółka będzie przechowywać dokumenty tj. miesięczne raporty fiskalne w formie elektronicznej do czasu upływu terminu zobowiązania podatkowego w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich szybkie i łatwe ich odszukanie.

Pytania

1. Czy w rozumieniu art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy o VAT oraz § 6 ust. 1 pkt 7 r.m.f. przechowywanie miesięcznych raportów fiskalnych wyłącznie w formie elektronicznej, będzie postępowaniem prawidłowym?

2. Czy w rozumieniu art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy o VAT oraz § 19 ust. 1 pkt 5 oraz § 29 r.m.f. jest konieczność wystawiania a tym samym drukowania miesięcznych raportów fiskalnych w formie papierowej skoro raporty te będą wystawiane w formie elektronicznej?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy:

1. W świetle art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy o VAT w powiązaniu z § 6 ust. 1 pkt 7 i § 29 r.m.f., przechowywanie miesięcznych raportów fiskalnych wyłącznie w formie elektronicznej (i brak ich przechowywania w formie papierowej) jest postępowaniem prawidłowym, z uwagi na fakt, że przepisy nie regulują formy przechowywania dokumentów.
2. W świetle art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy o VAT w powiązaniu z § 6 ust. 1 pkt 7, § 19 ust. 1 pkt 5 oraz § 29 r.m.f., w sytuacji wystawiania miesięcznych raportów fiskalnych w formie elektronicznej, Spółka nie będzie zobowiązana do wystawiania a tym samym drukowania raportów fiskalnych miesięcznych w formie papierowej.

I. Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

AD 1

W zakresie tego pytania przytoczyć należy art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, zgodnie z którym podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Art. 111 ust. 3a pkt 6 stanowi jednocześnie, że podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w art. 112, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r., poz. 120 i 295).

Art. 112 ustawy o VAT stanowi natomiast, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Jednocześnie podatnicy, którzy ewidencjonują sprzedaż z zastosowaniem kas rejestrujących stosownie do § 6 ust. 1 pkt 7 r.m.f. są zobowiązani przechowywać odpowiednio dokumenty fiskalne i kopie dokumentów fiskalnych, w tym dane z pamięci chronionej, przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości i zapewniają do nich dostęp.

Poprzez dokumenty fiskalne rozumie się przy tym paragon fiskalny, fakturę i raport fiskalny (np. dobowy i okresowy, w tym miesięczny) – zgodnie z § 2 pkt 1 r.m.f.

Zgodnie natomiast z § 29 r.m.f., w przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii podatnicy prowadząc ewidencję dokonują wydruku wystawionych przy użyciu kasy dokumentów a obowiązek wydruku dokumentów fiskalnych nie dotyczy paragonów fiskalnych, paragonów fiskalnych anulowanych, faktur i faktur anulowanych w przypadku, o którym mowa w § 12 ust. 2, oraz raportów fiskalnych dobowych, które mają postać zapisu na informatycznym nośniku danych.

Z treści art. 112 ustawy o VAT wynika wprost, że podatnicy mają dowolność w wyborze metody archiwizowania dokumentacji fiskalnej pod warunkiem spełnienia określonych w tym przepisie wymogów formalnych.

Z perspektywy art. 112 ustawy o VAT, bez znaczenia pozostaje techniczna forma realizacji wymogów określonych w tym przepisie. Jeżeli metoda archiwizacji zapewnia czytelność i integralność przechowywanych danych to bez znaczenia jest fakt, czy archiwizacja dokonywana jest fizycznie (papierowo) czy elektronicznie (np. w formie plików pdf).

Zdaniem Wnioskodawcy, obecne warunki obrotu gospodarczego oraz postęp technologiczny stwarzają możliwość gromadzenia różnego rodzaju informacji w formie elektronicznej. Niewątpliwą zaletą tej formy jest to, że umożliwia ona szybki i sprawny dostęp do danych przy zachowaniu integralności treści dokumentów. Stosowane przez Wnioskodawcę drukarki fiskalne a także zintegrowany z nimi system informatyczny dadzą możliwość archiwizacji danych zawartych w miesięcznych raportach fiskalnych wyłącznie w formie elektronicznej. Ponadto, obecnie obowiązujące przepisy ustaw i rozporządzeń podatkowych nie przewidują przy tym obowiązku przechowywania tych dokumentów wyłącznie w formie papierowej. Wnioskodawca wskazuje, że przyjęty przez niego sposób postępowania w żaden sposób nie wpłynie na rozliczenia podatkowe, tj. w szczególności na moment powstania obowiązku podatkowego oraz na kwotę podatku należnego, która prawidłowo zostanie ujęta w rozliczeniach podatkowych. W ocenie Wnioskodawcy, opisany sposób archiwizowania dokumentów fiskalnych spełnia cechy integralności i czytelności danych.

Poprzez integralność danych należy rozumieć uniemożliwienie zmiany danych wchodzących w skład dokumentu fiskalnego. Natomiast czytelność, to możliwość odczytania danych zapisanych na nośnikach elektronicznych. W związku z powyższym, zdaniem Wnioskodawcy, przechowywanie dokumentów fiskalnych może odbywać się w formie elektronicznej w systemie archiwizującym (na zewnętrznym serwerze) w okresie do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Dokumenty w tej formie będą mogły być udostępnione organom skarbowym w celu weryfikacji prawidłowości rozliczeń Wnioskodawcy. Jednocześnie dodatkowe przechowywanie dokumentów w wersji papierowej nie jest konieczne. Zdaniem Wnioskodawcy, postępowanie takie będzie zgodne z przepisami powołanych wcześniej ustaw i rozporządzeń podatkowych regulujących kwestię rejestrowania sprzedaży za pomocą kas rejestrujących.

AD 2

Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy o VAT, podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawiać przy zastosowaniu kas rejestrujących dokumenty inne niż określone w pkt 1 dotyczące sprzedaży lub pracy tych kas.

Powyższy przepis został zmieniony na podstawie ustawy z dnia 26 maja 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U.2024.361 t. j. z dnia 13 marca 2024 r.), dalej: „SLIM VAT 3” i zastąpił obowiązujący do 30 czerwca 2023 r. przepis zgodnie z którym podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonać wydruku dokumentów wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących, z wyjątkiem dokumentów, o których mowa w pkt. 1 lit. b.

W myśl § 6 ust. 1 pkt 4 r.m.f. podatnicy, prowadząc ewidencję wystawiają raport fiskalny okresowy (miesięczny) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu; w przypadku kas on-line zamiast raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego) podatnicy mogą wystawić łączny raport fiskalny okresowy (miesięczny).

Ponadto w zależności od rodzaju kasy zostały określone następujące wymagania dla:

1) kas z elektronicznym zapisem kopii – na podstawie § 29 r.m.f. podatnicy, prowadząc ewidencję przy użyciu kasy z elektronicznym zapisem kopii dokonują wydruku wystawianych przy użyciu kasy dokumentów;

2) kas on-line – na podstawie § 19 ust. 1 pkt 5 r.m.f. podatnicy, prowadząc ewidencję przy użyciu kasy on-line, wystawiają raporty fiskalne okresowe, w tym miesięczne, w postaci papierowej

Jak wynika z treści obowiązującego przepisu, tj. art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy o VAT oraz § 6 ust. 1 pkt 4 r.m.f. podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas fiskalnych są obowiązani wystawiać dokumenty dotyczące sprzedaży lub pracy tych kas bez określenia formy, w jakiej te dokumenty powinny zostać wystawione. To oznacza, że przepisy dopuszczają możliwość wystawiania takich dokumentów dla kas on-line oraz dla kas z elektronicznym zapisem kopii zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej.

Z powyższych przepisów wynika, że nie ma obowiązku drukowania miesięcznych raport fiskalnych w formie papierowej pomimo odmiennego określenia w przepisach wykonawczych wymagań dla:

1) kas z elektronicznym zapisem kopii – zgodnie z § 29 r.m.f. jest mowa o wydruku kopii a to oznacza, że nie musi to być wydruk w formie papierowej i wydruk taki może zostać dokonany w formie elektronicznej np. do pliku pdf,

2) kas on-line - zgodnie z § 19 ust. 1 pkt 5 r.m.f. jest mowa o wystawianiu raportu fiskalnego, w tym miesięcznego, w postaci papierowej – czytając literalnie przepis oznaczałoby to, że taki dokument należałoby wystawić w formie papierowej, natomiast celem wprowadzenia SLIM VAT 3 było ograniczenie drukowania dokumentów w formie papierowej i danie podatnikom wyboru czy takie dokumenty będą wystawiane i przechowywane w formie elektronicznej.

Pomimo zmiany art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy o VAT w związku z SLIM VAT, przepisy r.m.f. nie uległy zmianie i możliwość drukowania dokumentów w formie elektronicznej była możliwa przed zmianą przepisów.

Dodatkowo, zgodnie z uzasadnieniem do SLIM VAT 3 celem ustawy było doprecyzowanie obowiązujących do tej pory przepisów w zakresie możliwości wystawiania dokumentów w formie elektronicznej. W uzasadnieniu do SLIM VAT 3 czytamy: „Proponowana zmiana w art. 111 ust. 3a pkt 8 wprowadza rezygnację z obowiązku drukowania dokumentów wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących – tj.: raportów fiskalnych i dokumentów niefiskalnych wystawianych przez podatników prowadzących ewidencję sprzedaży przy ich zastosowaniu. Rozwiązanie to będzie miało zastosowanie tylko do kas on-line, w tym kas wirtualnych. Powyższe pozwoli podatnikom na wybór, czy decydują się na przechowywanie raportów fiskalnych oraz dokumentów niefiskalnych w postaci papierowej, czy też wyłącznie elektronicznej. Mimo, że wprowadzane rozwiązanie oznacza, że podatnicy nie będą mieli obowiązku drukowania tych dokumentów, dokumenty te nadal będą wystawiane, tak jak do tej pory, tj. w postaci elektronicznej. Rozwiązanie takie stanowi ułatwienie oraz zmniejszenie kosztów wywiązywania się z obowiązków ewidencyjnych.

Proponowane zmiany nie mają wpływu na konstrukcję kas rejestrujących, polegają jedynie na doprecyzowaniu przepisów dotyczących e-paragonu oraz przepisów w zakresie dokumentowania transakcji za pośrednictwem maszyn vendingowych, np. w myjniach samochodowych. Z wprowadzaną zmianą w art. 111 ust. 3a pkt 8 wiąże się również potrzeba odpowiedniego dostosowania delegacji zawartej w art. 111 ust. 7a pkt 1, art. 111b ust. 3 pkt 2 i art. 145a ust. 15 pkt 1 ustawy o VAT oraz wprowadzenia przepisu przejściowego i związanego z tym odpowiedniego wydania rozporządzeń w oparciu o te delegacje.

Wprowadzenie zmian w delegacjach ustawowych wpisuje się w trend nowoczesnych rozwiązań polegających na stopniowym przejściu z wystawiania dokumentów w postaci papierowej na wystawianie dokumentów w postaci elektronicznej”.

Głównym celem zmiany przepisów w zakresie SLIM VAT 3 było wprowadzenie nowoczesnych rozwiązań umożliwiających ograniczenie wystawiania dokumentów w formie papierowej i zastąpienie tej formy na formę elektroniczną.

Takie właśnie nowoczesne zmiany, które są zgodne z obowiązującymi przepisami chce wprowadzić Spółka poprzez zastąpienie wystawiania miesięcznych raportów fiskalnych z formy papierowej na formę elektroniczną.

Rozwiązanie takie spowoduje zmniejszenie kosztów oraz negatywnych skutków w zakresie ekologii związanych z comiesięcznym drukowaniem w formie papierowej kilku tysięcy miesięcznych raportów fiskalnych, natomiast archiwizacja w formie elektronicznej przyczyni się do łatwiejszego identyfikowania i odszukania takich dokumentów w przypadku np. kontroli organów skarbowych.

Powyższe stanowisko Wnioskodawcy zostało potwierdzone w licznych interpretacjach indywidualnych organów podatkowych tj. w interpretacji z dnia 22 grudnia 2020 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.591.2020.1.KP) oraz z dnia 26 kwietnia 2021 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.101.2021.2.KP). Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, uznał że „odnosząc się zatem do przechowywania w formie elektronicznej miesięcznych raportów fiskalnych należy wskazać, że przepisy prawa podatkowego nie wskazują w jakiej formie należy przechowywać te raporty fiskalne, dlatego też nie ma przeciwwskazań do przechowywania przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej tego rodzaju dokumentów przy zachowaniu przepisów w zakresie przechowywania dokumentacji w formie elektronicznej”.

Takie samo stanowisko w sprawie zostało zaprezentowane również w interpretacji indywidualnej z dnia 31 maja 2024 r. (sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.132.2024.2.JM). Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że „ Mając powyższe na uwadze uznać należy, że skoro będą Państwo używać do ewidencjonowania sprzedaży kas on-line, to nie będą mieli Państwo obowiązku drukowania kopii dokumentów fiskalnych w postaci raportów miesięcznych i dobowych wystawianych za ich pośrednictwem.

Odnośnie przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej wszystkich dokumentów fiskalnych wystawionych za pośrednictwem kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii, należy zauważyć, że przepisy prawa podatkowego nie nakazują formy, w jakiej należy przechowywać paragony fiskalne, raporty fiskalne miesięczne i dobowe.

Mając na uwadze przedstawione okoliczności sprawy oraz obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa należy wskazać, że nie ma przeciwwskazań do przechowywania dokumentów fiskalnych w postaci raportów fiskalnych miesięcznych i dobowych w formie elektronicznej, które zostały wystawione za pośrednictwem kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii. Ustawodawca nie wskazał bowiem jednoznacznej formy przechowywania takich dokumentów. Tym samym, elektroniczna archiwizacja wystawionych za pośrednictwem kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii ww. dokumentów fiskalnych przy zachowaniu przepisów w zakresie przechowywania dokumentacji w formie elektronicznej, jest możliwa”.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z przepisem art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775) zwanej dalej „ustawą”:

Stosownie do art. 2 pkt 22 ustawy:

W myśl art. 109 ust. 3 ustawy:

Art. 112 ustawy stanowi, że:

Przepis art. 112 ustawy zobowiązuje podatnika do przechowywania wszystkich dokumentów związanych z rozliczeniem podatku VAT.

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy:

W myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy:

Paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu, natomiast dla sprzedawcy dokonanie sprzedaży i potwierdzenie tożsamości towaru.

Z treści art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy wynika, że:

Na podstawie art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy:

Zgodnie z art. 111 ust. 7a ustawy:

Stosownie do art. 145a ust. 15 ustawy:

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w ww. art. 111 ust. 7a i art. 145a ust. 15 ustawy zostało wydane rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (t. j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1625 ze zm.), zwane dalej „rozporządzeniem”, które reguluje zasady prowadzenia ewidencji sprzedaży i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Według § 2 pkt 1 rozporządzenia:

W myśl § 2 pkt 14 rozporządzenia:

Zgodnie z § 2 pkt 15 rozporządzenia:

Z treści § 2 pkt 25 rozporządzenia wynika, że:

Na podstawie § 2 pkt 26 rozporządzenia:

Zgodnie z § 2 pkt 27 rozporządzenia:

W myśl § 6 ust. 1 rozporządzenia:

W myśl art. 73 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.):

Zgodnie z art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości:

§ 13 ust. 1 rozporządzenia stanowi, że:

W myśl § 22 ust. 1 rozporządzenia:

Stosownie do § 17 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia:

Zgodnie z § 22 ust. 4 i ust. 5 rozporządzenia:

Natomiast w myśl § 19 ust. 1 rozporządzenia:

W myśl § 29 rozporządzenia:

Na podstawie § 30 rozporządzenia:

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą polegającą między innymi na sprzedaży detalicznej towarów spożywczych bądź przemysłowych oraz usług, które oferowane są w ramach sieci sklepów wielkopowierzchniowych (hipermarketów) zlokalizowanych na terenie Polski. Sprzedaż ta jest ewidencjonowana przy zastosowaniu kas rejestrujących, o których mowa w art. 111 ustawy o VAT, tj.:

a) drukarek fiskalnych z elektronicznym zapisem danych fiskalnych, tzn. takie, w których kopie paragonów oraz raportów fiskalnych i niefiskalnych powstających w module fiskalnym są zapisywane w pamięci elektronicznej urządzenia oraz dodatkowo na informatycznych nośnikach danych (na karcie (...)).

b) drukarek on-line zapewniających prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kas rejestrujących na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiających połączenie i przesyłanie danych między kasami rejestrującymi a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3 ustawy o VAT.

Obecnie Spółka zgodnie z przepisami prawa po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc sporządza między innymi miesięczny raport fiskalny, który jest drukowany w formie fizycznej (papierowej) na podstawie zapisanych w pamięci fiskalnej urządzenia oraz na karcie (...) dobowych raportów fiskalnych. Wskazany miesięczny raport nie jest zapisywany w pamięci fiskalnej urządzenia oraz na karcie (...) tylko drukowany i przechowywany w formie papierowej. Z uwagi, że oprogramowanie producenta kas nie posiada funkcjonalności pozwalającej na automatyczne odczytanie danych z więcej niż jednej drukarki na raz, Spółka chce wykorzystać system (dalej: „System (...)”), dostarczony przez inną firmę niż producent kas, które umożliwi za pomocą oprogramowania (dalej „(...)”) odczytanie i zapisanie danych fiskalnych, w celu wygenerowania miesięcznych raportów fiskalnych, które będą następnie archiwizowane. Spółka obecnie za każdy miesiąc drukuje z kas fiskalnych w formie papierowej ponad (...) szt. miesięcznych raportów fiskalnych. Aktualnie, z uwagi na dużą ilość drukowanych miesięcznych raportów fiskalnych oraz brak technicznych rozwiązań do automatycznego przesyłania raportów z wszystkich drukarek fiskalnych jednocześnie, Spółka rozważa wprowadzenie nowego rozwiązania polegającego na zmianie sposobu:

· drukowania miesięcznych raportów fiskalnych: zastąpienie obecnej formy papierowej poprzez wydruk w formie elektronicznej, tj. wydruk do pliku pdf. Zmiana sposobu drukowania miesięcznych raportów fiskalnych polegałaby na tym, że dane fiskalne pobierane bezpośrednio z pamięci fiskalnej za pomocą oprogramowania (...), bez możliwości ich zmiany, przesyłane będą do centralnej bazy danych znajdującej się na zewnętrznym serwerze. System (...) służący do gromadzenia i odczytu plików kopii elektronicznej z drukarek fiskalnych po weryfikacji kompletności danych zapisze plik, tj. miesięczny raport fiskalny w Archiwum (...). Drukowane w ten sposób raporty do pliku pdf zawierałyby wszystkie wymagane przepisami prawa informacje, o których mowa w § 26 Rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 12 września 2021 r. w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących (Dz.U.2024.1654 t. j. z dnia 13 listopada 2024 r.),

· archiwizowania miesięcznych raportów fiskalnych: zmiana przechowywania z formy papierowej na przechowywanie w formie elektronicznej – raporty te będą odpowiednio posegregowane z podziałem na okresy miesięczne umożliwiając ich szybkie odszukanie.

Wnioskodawca zamierza objąć nowym, elektronicznym systemem zarządzania drukarkami fiskalnymi wszystkie obecnie użytkowane drukarki, tj. - kasy on-line (spełniające warunki określone w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT) oraz kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem. Wnioskodawca zamierza objąć nowym, elektronicznym systemem, także wszystkie nowe urządzenia jakie zostaną oddane do użytku w przyszłości. Wprowadzenie nowego rozwiązania zapewnione zostanie dzięki Systemowi (...), który pozwoli zapewnić takie funkcje jak zachowanie integralności, niezmienności danych i czytelności dokumentów zapisanych w formie elektronicznej oraz pozwali na dostęp do elektronicznych zasobów archiwalnych, łatwe ich odszukanie oraz wydruk na każde żądanie organu podatkowego. Planowane przez Wnioskodawcę rozwiązanie przewiduje, dzięki zastosowaniu systemów informatycznych:

1. Zapewnienie integralności i niezmienności danych – poprzez brak możliwości edytowania danych przesyłanych z pamięci fiskalnej drukarek fiskalnych do systemu oraz brak możliwości edytowania w miesięcznych raportach fiskalnych przechowywanych na zewnętrznym serwerze;

2. Interfejs dostępu do elektronicznych zasobów archiwalnych – umożliwiający bezpośredni dostęp do miesięcznych raportów fiskalnych, zapewniający szybkie ich odszukanie oraz ich wydruk na każde żądanie organu podatkowego;

3. Archiwizację miesięcznych raportów fiskalnych w postaci elektronicznej (bez możliwości modyfikacji) – zastępującą konieczność drukowania i przechowywania miesięcznych raportów fiskalnych w formie papierowej;

4. Automatyczną weryfikację kompletności danych i raportowanie o brakujących informacjach:

a. weryfikację kompletności danych i archiwizację kompletnego miesięcznego raportu fiskalnego w postaci nieedytowalnego pliku pdf;

b. raport zawierający wykaz drukarek fiskalnych służący do kontroli kompletności danych i do wykrywania problemów z drukarkami fiskalnymi;

5. Inwentaryzację drukarek fiskalnych.

W celu zapewnieniu ww. funkcji na każdej kasie fiskalnej użytkowanej przez Wnioskodawcę, w każdym markecie, zostanie zainstalowane oprogramowanie (...), którego zadaniem będzie przesyłanie za pomocą łącza internetowego wszystkich danych zapisanych w pamięci drukarek fiskalnych niezbędnych do wygenerowania w postaci elektronicznej miesięcznych raportów fiskalnych. Dane z pamięci fiskalnej wszystkich drukarek użytkowanych w danym markecie będą przesyłane automatycznie do centralnej bazy danych znajdującej się na zewnętrznym serwerze utrzymywanym przez zewnętrznego dostawcę usług. W przypadku braku technicznej możliwości przesłania danych (np. awaria łącza internetowego, brak podłączenia drukarki fiskalnej do sieci) (...) zapewni przesłanie danych w najszybszym możliwym terminie po usunięci awarii. Głównym celem pobierania i gromadzenia danych z pamięci fiskalnej drukarek i przesyłania ich na serwery centralne za pomocą (...) jest drukowanie miesięcznych raportów fiskalnych w postaci elektronicznej i zapisywanie ich w postaci elektronicznej, tj. plików pdf w celu archiwizacji. Z uwagi, że miesięczne raporty fiskalne będą przechowywane na serwerach pomiotu zewnętrznego Spółka dodatkowo, w celu zapewnienia bezpieczeństwa ewentualnej utraty danych będzie zapisywać na własnych serwerach kopie miesięcznych raportów fiskalnych w postaci plików pdf do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Miesięczne raporty fiskalne będą przechowywane na serwerach podmiotu zewnętrznego, których lokalizacja to terytorium Polski. Również kopie tych raportów będą zapisywane na serwerach własnych Spółki zlokalizowanych na terytorium Polski. Spółka będzie przechowywać dokumenty tj. miesięczne raporty fiskalne w formie elektronicznej do czasu upływu terminu zobowiązania podatkowego w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich szybkie i łatwe ich odszukanie.

Zamiarem Spółki jest wprowadzenie rozwiązania, zgodnie z którym miesięczne raporty fiskalne nie będą drukowane w formie papierowej tylko będą drukowane w formie elektronicznej tj. w postaci nieedytowalnych plików pdf, które będą następnie przechowywane na zewnętrznych serwerach (a kopie na serwerach Spółki) z podziałem na okresy w celu łatwego ich odszukania, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Państwa wątpliwości dotyczą prawa do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej miesięcznych raportów fiskalnych oraz braku konieczności drukowania tych raportów formie papierowej.

Odnośnie przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej miesięcznych raportów fiskalnych wystawionych za pośrednictwem kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii, należy zauważyć, że przepisy prawa podatkowego nie nakazują formy, w jakiej należy przechowywać te raporty. W przepisie § 29 rozporządzenia nie został wskazany obowiązek wydruku raportu miesięcznego raportu fiskalnego.

Dlatego też, mając na uwadze przedstawione okoliczności sprawy oraz obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa należy wskazać, że nie ma przeciwskazań do przechowywania miesięcznych raportów fiskalnych w formie elektronicznej, które zostały wystawione za pośrednictwem kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii. Ustawodawca nie wskazał bowiem jednoznacznej formy przechowywania takich dokumentów. Tym samym, elektroniczna archiwizacja wystawionych za pośrednictwem kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii ww. miesięcznych raportów fiskalnych przy zachowaniu przepisów w zakresie przechowywania dokumentacji w formie elektronicznej, bez konieczności ich wydruku jest możliwa.

Jeśli chodzi o kasy on-line, to umożliwiają one przekazywanie danych o sprzedaży rejestrowanej na kasach do systemu teleinformatycznego prowadzonego przez Szefa KAS. System ten odbiera i gromadzi dane z kas w celach analitycznych i kontrolnych. Dane z kas on-line zawierają wszystkie informacje z paragonów m.in. NIP podatnika i jego dane adresowe, podstawę opodatkowania, kwotę podatku, stawkę VAT, rodzaj towaru/usługi, datę i czas sprzedaży. Dane te są przekazywane bezpośrednio, automatycznie, również w czasie rzeczywistym dokonanej transakcji. Wprowadzenie kas on-line miało na celu m.in. zmniejszenie zakresu obowiązków podatników w zakresie drukowania kopii dokumentów fiskalnych. Kasy on-line zapewniają klientowi możliwość otrzymania m.in. paragonu fiskalnego w formie papierowej, jednakże podatnik użytkujący ten rodzaj kas nie ma obowiązku drukowania kopii paragonów fiskalnych i raportów itp.

Zatem, uznać należy, że skoro będą Państwo używać do ewidencjonowania sprzedaży kas on-line, to nie będą mieli Państwo obowiązku drukowania kopii dokumentów fiskalnych w postaci raportów fiskalnych miesięcznych wystawionych za ich pośrednictwem oraz nie ma przeciwwskazań do ich przechowywania w sposób elektroniczny.

Mając na uwadze powołane powyżej przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy należy stwierdzić, że po wprowadzeniu nowego systemu zarządzania drukarkami fiskalnymi będą mieli Państwo prawo do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej raportów fiskalnych miesięcznych wystawionych za pośrednictwem swoich kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii jak i kas on-line przy zachowaniu przepisów w zakresie przechowywania dokumentacji w wersji elektronicznej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego bez konieczności ich drukowania.

Tym samym, Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.

· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.