Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, będąca czynnym podatnikiem VAT, prowadzi sprzedaż detaliczną w sklepach stacjonarnych przy użyciu kas on-line, generując raporty fiskalne dobowe i okresowe, które dotychczas drukowano i archiwizowano w formie papierowej, z planem przejścia na elektroniczne przechowywanie…
Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług w zakresie możliwości archiwizowania i przechowywania raportów fiskalnych dobowych wyłącznie w formie elektronicznej jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
22 września 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 22 września 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie:
· możliwości archiwizowania i przechowywania raportów fiskalnych dobowych wyłącznie w formie elektronicznej (pytanie oznaczone we wniosku numerem 1),
· ustalenia, jeśli odpowiedź na pytanie 1 byłaby negatywna, czy po wydrukowaniu raportów kasowych Wnioskodawca może je zutylizować w przypadku, w którym dostęp do nich będzie elektroniczny (pytanie oznaczone we wniosku numerem 2).
Uzupełnili go Państwo pismami z 17 października 2025 r. (wpływ 17 października 2025 r.) oraz z 29 października 2025 r. (wpływ 29 października 2025 r.) i 30 października 2025 r. (wpływ
31 października 2025 r. – w odpowiedzi na wezwanie.
Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego
X spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej jako: „Spółka” albo „Wnioskodawca”), jest spółką kapitałową mającą siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług, polskim rezydentem podatkowym. Wnioskodawca prowadzi działalność za pośrednictwem sklepów zlokalizowanych w różnych miejscowościach w Polsce, w których oferuje do sprzedaży produkty spożywcze i inne artykuły. Oferta skierowana jest w głównej mierze do klientów indywidualnych (konsumentów).
W ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Spółka dokonuje sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą nabywających towary bez związku z prowadzoną przez siebie działalnością gospodarczą, a także rolników ryczałtowych w rozumieniu art. 2 pkt 19 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
Przychód ze sprzedaży produktów na sklepach jest ewidencjonowany w kasie rejestrującej, o której mowa w art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.; dalej: „ustawa o VAT”).
Spółka nie korzysta ze zwolnień z ewidencjonowania określonych w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art. 111 ust. 8 ustawy o VAT.
Po dokonanym zakończeniu sprzedaży danego dnia, pracownicy Spółki drukują raport fiskalny dobowy zawierający wszystkie transakcje z danego dnia, na koniec pracy kasy fiskalnej. Dokumentuje obroty, wartość sprzedaży oraz ilość zarejestrowanych paragonów. Jego celem jest zestawienie wszystkich transakcji przeprowadzonych w ciągu jednego dnia roboczego.
Natomiast po zakończonym miesiącu, pracownicy Spółki generują raport fiskalny okresowy będący zestawieniem wszystkich sprzedaży zarejestrowanych w zakończonym już miesiącu sprzedaży. Prezentuje on wykaz raportów dobowych wykonanych w poprzednim miesiącu i ma charakter dowodu księgowego oraz służy do prawidłowego rozliczenia podatku od towarów i usług.
Wnioskodawca drukuje i archiwizuje w formie papierowej dobowe oraz miesięczne raporty fiskalne, każdej kasy z każdego sklepu stacjonarnego, po czym dokumenty są przekazywane w formie papierowej do siedziby Spółki poprzez wsparcie firmy kurierskiej.
W celu ograniczenia papieru w procesach podatkowo-księgowych Spółki, Wnioskodawca planuje zmienić sposób przekazywania wyżej wymienianych dokumentów do centrali z formy papierowej na elektroniczną.
W tym celu Spółka zamierza wdrożyć system A, który umożliwia cyfrowe rejestrowanie, raportowanie oraz archiwizację. Wskazane raporty fiskalne byłyby, z poziomu B, w sposób elektroniczny przesyłane do działu księgowości w siedzibie Spółki, gdzie byłyby zapisywane w formacie pdf lub csv, a po zapisywaniu raportów fiskalnych we wskazanym formacie papierowe wersje byłyby utylizowane.
B umożliwia wprowadzenie systemu C to wielofunkcyjna, scentralizowana i skalowalna platforma, która zapobiega rozproszeniu danych z drukarek fiskalnych. Pozyskuje treści znajdujące się w zasobach, gromadzi dokumenty i umożliwia ich przetwarzanie zgodnie z potrzebami. Stroną inicjującą połączenia są zawsze drukarki fiskalne. Gromadzą one dane, a następnie co określany czas przesyłają zgromadzone dane do serwera C:
1) Dane nagłówkowe: podatnik (NIP), adres, kasa, data.
2) Paragony (w tym anulowane): nagłówek, nr kasy, pozycje – nazwa, cena brutto, rabat, stawki VAT, płatności, waluty, kody kreskowe, dane dodatkowe: NIP.
3) Faktury (w tym anulowane): analogicznie jak paragony, dodatkowo dane nabywcy: nazwa, adres, NIP.
4) Wydruki niefiskalne: poszczególne linie tekstowe, kod kreskowy (w postaci tekstu), kod 2D (w postaci tekstu); dane te nie są ustrukturyzowane.
5) Raporty dobowe fiskalne: numer raportu, daty, lista stawek VAT, wartości sumaryczne sprzedaży i podatku (bez rozbicia na stawki), podział na paragony i faktury oraz inne dane o opakowaniach, biletach itp.
6) Raporty fiskalizacji urządzenia: szczegółowe dane z fiskalizacji urządzenia – stawki VAT, typ własności, sposób użytkowania.
Zakres wysyłanych przez drukarki danych do systemu C jest tożsamy z danymi przesyłanymi przez drukarki fiskalne do serwerów Ministerstwa Finansów. Podstawową funkcją systemu jest udostępnianie raportów prezentujących sprzedaż w sieci sklepów. System umożliwia podgląd wybranych danych na ekranie, drukowanie oraz eksport w postaci dokumentów pdf lub arkuszy excel.
Raporty są generowane na żądanie operatora aplikacji klienckiej, na podstawie danych odebranych od drukarek fiskalnych. Raporty możliwe do generowania:
1) Raport dobowy sprzedaży w podziale na stawki VAT. Raport bazuje na danych o pojedynczych transakcjach.
2) Raport okresowy fiskalny. Raport bazuje na zagregowanych danych dobowych.
3) Podgląd paragonu. Wyszukiwanie możliwe jest po kryteriach: data, miejsce, numer, dane z transakcji – towar, kwota.
4) Podgląd faktury. Wyszukiwanie możliwe jest po kryteriach: data, miejsce, numer, dane z transakcji – towar, kwota.
5) Podgląd wydruku niefiskalnego. Wyszukiwanie możliwe jest po kryteriach: data, miejsce, ciąg tekstu.
W uzupełnieniu do wniosku udzielili Państwo odpowiedzi na zadane przez Organ w wezwaniu pytania:
1) Czy kasy rejestrujące, które Państwo wykorzystują w celu ewidencjonowania sprzedaży są wyłącznie kasami on-line, o których mowa w art. 111 ust. 6a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”, czy również kasami rejestrującymi z elektronicznym zapisem kopii?
Odp. Na sklepach Wnioskodawcy znajdują się wyłącznie kasy on-line.
2) Czy będą Państwo przechowywać w formie elektronicznej dobowe oraz miesięczne raporty na terytorium kraju?
Odp. Wnioskodawca planuje przechowywać raporty dobowe i miesięczne na terytorium Polski. W szczególności serwery, na których archiwizowane są raporty znajdują się na terytorium Polski.
3) Czy w przypadku przechowywania ww. dokumentów w formie elektronicznej umożliwią Państwo dostęp on-line do tych dokumentów organom wymienionym w art. 112a ust. 3 ustawy?
Odp. Tak. Dokumenty w tej formie będą mogły być udostępnione organom skarbowym w celu weryfikacji prawidłowości rozliczeń Wnioskodawcy.
4) Czy przy przechowywaniu opisanych we wniosku dokumentów fiskalnych, tj. dobowych oraz miesięcznych raportów, będą je Państwo przechowywać w sposób zapewniający ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego? Proszę opisać.
Odp. Zdaniem Wnioskodawcy, przechowywanie raportów dobowych na zewnętrznym serwerze należy uznać za zapis na informatycznym nośniku danych, przez co postępowanie takie będzie zgodne z treścią przytaczanego wcześniej § 29 Rozporządzenia Ministra Finansów. Wnioskodawca wskazuje, że przyjęty przez niego sposób postępowania będzie zakładał wykorzystanie oprogramowania dostawcy drukarek fiskalnych, które będzie bazowało na danych sczytywanych bezpośrednio z drukarek fiskalnych. Zatem, w opinii Wnioskodawcy, zostanie zachowana autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentów elektronicznych. Jednocześnie, dostawca drukarek fiskalnych przekaże Wnioskodawcy pisemne oświadczenie, w którym oświadczy, że dane przekazywane Wnioskodawcy mają zachowaną autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. Dodatkowo dane będą przechowywane przez Spółkę do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Pytanie ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu do wniosku z 30 października 2025 r.
Czy zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 6 i 8 Ustawy o VAT oraz § 6 ust. 1 pkt 7 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. 2025 r. 845; dalej: „Rozporządzenie”) Wnioskodawca ma prawo archiwizować i przechowywać raporty fiskalne dobowe wyłącznie elektronicznie?
Państwa stanowisko w sprawie ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu do wniosku z 30 października 2025 r.
Zdaniem Wnioskodawcy, w myśl przepisów art. 111 ust. 3a pkt 6 i 8 Ustawy o VAT oraz § 6 ust. 1 pkt 7 Wnioskodawca może archiwizować raporty fiskalne dobowe wyłącznie elektronicznie.
Powyższe potwierdza:
· Interpretacja indywidualna z 7 listopada 2018 r. (sygn. 0112-KDIL2-2.4012.458.2018.1.JK):
„Skoro Wnioskodawca posiada kasy z elektronicznym zapisem kopii paragonów, tzn. takie w których kopie paragonów i raportów są/będą zapisane na informatycznym nośniku danych, a sposób archiwizowania raportów w formie elektronicznej spełnia cechy integralności i czytelności danych, to Wnioskodawca ma/będzie miał możliwość przechowywania raportów fiskalnych wyłącznie w formie elektronicznej, zapewniając możliwość ich odczytu oraz wydruku na żądanie organów skarbowych. Zatem, nie jest konieczne dodatkowe przechowywanie dobowych, miesięcznych oraz pozostałych raportów fiskalnych generowanych przez te kasy w formie papierowych wydruków”.
· Interpretacja indywidualna z 7 czerwca 2022 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.171.2022.2.KP):
„Również w odniesieniu do archiwizacji wyłącznie w formie elektronicznej dobowych i miesięcznych raportów fiskalnych nie ma przeciwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów. Tym samym, w przypadku posiadania przez Spółkę kas z elektronicznym zapisem kopii nie jest konieczne przechowywanie pozostałych dokumentów fiskalnych, tj. raportów fiskalnych dobowych i okresowych, generowanych przez te kasy, w formie papierowych wydruków, o ile są one przechowywane elektronicznie w pamięci kasy fiskalnej.”
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie możliwości archiwizowania i przechowywania raportów fiskalnych dobowych wyłącznie w formie elektronicznej (pytanie oznaczone we wniosku nr 1) jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z przepisem art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.) zwanej dalej „ustawą”:
Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, zwanym dalej „podatkiem”, podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.
Stosownie do art. 2 pkt 22 ustawy:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o sprzedaży – rozumie się przez to odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.
W myśl art. 109 ust. 3 ustawy:
Podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9 albo art. 113a ust. 1, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku i sporządzenie informacji podsumowującej, w szczególności dane dotyczące:
1) rodzaju sprzedaży i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, w tym korekty podatku należnego, z podziałem na stawki podatku;
2) kwoty podatku naliczonego obniżającego kwotę podatku należnego, w tym korekty podatku naliczonego;
3) kontrahentów;
4) dowodów sprzedaży i zakupów.
Art. 112 ustawy stanowi, że:
Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.
Przepis art. 112 ustawy zobowiązuje podatnika do przechowywania wszystkich dokumentów związanych z rozliczeniem podatku VAT.
Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy:
Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
W myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy:
Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani:
1) wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:
a) w postaci papierowej lub
b) za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych.
Paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu, natomiast dla sprzedawcy dokonanie sprzedaży i potwierdzenie tożsamości towaru.
Z treści art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy wynika, że:
Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w art. 112, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120, 295 i 1598 oraz z 2024 r. poz. 619, 1685 i 1863).
Na podstawie art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy:
Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawiać przy zastosowaniu kas rejestrujących dokumenty inne niż określone w pkt 1 dotyczące sprzedaży lub pracy tych kas.
Zgodnie z art. 111 ust. 7a ustawy:
Minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia:
1) sposób prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym kas o zastosowaniu specjalnym dla danego rodzaju czynności, oraz warunki i sposób używania kas rejestrujących, w tym sposób zakończenia używania kas w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas, sposób wystawiania dokumentów z kas rejestrujących i szczególne przypadki wydawania nabywcy dowodu sprzedaży oraz rodzaje dokumentów składanych w związku z używaniem kas rejestrujących, sposób ich składania oraz wzory tych dokumentów, uwzględniając potrzebę właściwego prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących przez podatników, o których mowa w ust. 1, oraz potrzebę przeciwdziałania nieewidencjonowaniu sprzedaży przy zastosowaniu tych kas przez podatników, jak również zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku i prawidłowości końcowego rozliczenia pracy kas rejestrujących;
2) (uchylony)
3) warunki zorganizowania i prowadzenia serwisu kas rejestrujących mające znaczenie dla ewidencjonowania, w tym warunki, które powinny spełniać podmioty prowadzące serwis kas rejestrujących, uwzględniając potrzebę prawidłowego ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu tych kas przez podatników, o których mowa w ust. 1, oraz dostępność serwisu kas;
4) terminy oraz zakres obowiązkowych przeglądów technicznych, o których mowa w ust. 3a pkt 4 i 11, uwzględniając potrzebę sprawdzenia poprawnego działania kasy rejestrującej w zakresie prawidłowego ewidencjonowania sprzedaży, przechowywania zarejestrowanych w niej danych, wydawania konsumentowi dowodów nabycia towarów i usług i wydawania innych dokumentów fiskalnych.
Stosownie do art. 145a ust. 15 ustawy:
Minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia:
1) sposób prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, w tym kas o zastosowaniu specjalnym dla specyficznego rodzaju działalności, oraz warunki i sposób używania przez podatników kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, w tym sposób zakończenia używania tych kas w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas, oraz sposób wystawiania dokumentów z kas rejestrujących i szczególne przypadki wydawania nabywcy dowodu sprzedaży, uwzględniając potrzebę właściwego prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu tych kas przez podatników oraz potrzebę przeciwdziałania nieewidencjonowaniu sprzedaży przy ich zastosowaniu, jak również zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku i prawidłowości końcowego rozliczenia pracy tych kas;
2) termin zgłoszenia kasy rejestrującej z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego, rodzaje dokumentów, które są składane w związku z używaniem takiej kasy, sposób ich składania oraz wzory tych dokumentów, uwzględniając potrzebę zapewnienia prawidłowego prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu takich kas oraz zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku;
3) warunki zorganizowania i prowadzenia serwisu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii mające znaczenie dla prowadzenia ewidencji sprzedaży, w tym warunki, które powinny spełniać podmioty prowadzące serwis tych kas, uwzględniając potrzebę prawidłowego prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu tych kas oraz dostępność ich serwisu;
4) terminy oraz zakres obowiązkowych przeglądów technicznych, o których mowa w art. 111 ust. 3a pkt 4 i 11, uwzględniając potrzebę sprawdzenia poprawnego działania kasy rejestrującej z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii w zakresie prawidłowego prowadzenia ewidencji sprzedaży, przechowywania zarejestrowanych w niej danych, wydawania konsumentowi dowodów nabycia towarów i usług oraz wydawania innych dokumentów fiskalnych.
Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w ww. art. 111 ust. 7a i art. 145a ust. 15 ustawy zostało wydane rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 845), zwane dalej „rozporządzeniem”, które reguluje zasady prowadzenia ewidencji sprzedaży i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Według § 2 pkt 1 rozporządzenia:
Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o dokumencie fiskalnym – rozumie się przez to wystawiany przy użyciu kasy, zawierający w szczególności logo fiskalne i numer unikatowy:
a) w przypadku kas on-line – paragon fiskalny, paragon fiskalny anulowany, fakturę, fakturę anulowaną i raport fiskalny,
b) w przypadku kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii – paragon fiskalny, paragon fiskalny anulowany, fakturę, fakturę anulowaną, raport fiskalny dobowy, raport fiskalny okresowy, w tym miesięczny, i raport fiskalny rozliczeniowy.
W myśl § 2 pkt 15 rozporządzenia:
Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o pamięci fiskalnej – rozumie się przez to urządzenie trwale zawarte w kasie, zawierające elektroniczny nośnik danych, umożliwiające:
a) jednokrotny i niezmienialny zapis danych pod bezpośrednią kontrolą programu pracy kasy, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia,
b) wielokrotny odczyt tych danych.
Zgodnie z § 2 pkt 16 rozporządzenia:
Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o pamięci operacyjnej – rozumie się przez to pamięć wielokrotnego zapisu zawartą w kasie, pracującą pod bezpośrednią kontrolą programu pracy kasy, w której są przechowywane dane pochodzące z bieżącej czynności kasowej, do czasu zapisu danych z tej czynności, bezpośrednio po jej zakończeniu, w pamięci fiskalnej lub pamięci chronionej, albo na informatycznym nośniku danych, albo do czasu ich usunięcia przez procedurę awaryjnego zerowania pamięci operacyjnej, niedostępną dla użytkownika kasy.
Z treści § 2 pkt 27 rozporządzenia wynika, że:
Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o programie archiwizującym – rozumie się przez to zewnętrzny program umożliwiający w systemach ogólnie dostępnych odczyt, przedstawienie i sprawdzenie danych z kas z elektronicznym zapisem kopii zapisanych na informatycznych nośnikach danych.
Na podstawie § 2 pkt 28 rozporządzenia:
Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o programie do odczytu pamięci – rozumie się przez to zewnętrzny program umożliwiający w kasach on-line bezpośredni i lokalny odczyt oraz weryfikację i prezentację danych z pamięci fiskalnej i pamięci chronionej przez interfejsy komunikacyjne.
Zgodnie z § 2 pkt 29 rozporządzenia:
Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o raporcie fiskalnym dobowym, raporcie fiskalnym okresowym, w tym miesięcznym, raporcie fiskalnym rozliczeniowym, łącznym raporcie fiskalnym okresowym, w tym miesięcznym, i łącznym raporcie fiskalnym rozliczeniowym – rozumie się przez to odpowiednio pełny lub skrócony (łączny) raport fiskalny zawierający w szczególności dane sumaryczne o wartości sprzedaży i wysokości podatku należnego w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz wartości sprzedaży zwolnionej od podatku odpowiednio za daną dobę, wybrany okres lub cały okres pracy kasy.
W myśl § 6 ust. 1 rozporządzenia:
Podatnicy, prowadząc ewidencję:
1) wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 12; zamiast paragonu fiskalnego podatnicy mogą wystawić fakturę przy użyciu kasy i wydać ją nabywcy;
2) w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości albo części należności (zapłaty):
a) w gotówce – wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny z chwilą jej otrzymania,
b) za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo -kredytowej, której jest członkiem – wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania;
3) wystawiają raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym;
4) wystawiają raport fiskalny okresowy (miesięczny) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu; w przypadku kas on-line zamiast raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego) podatnicy mogą wystawić łączny raport fiskalny okresowy (miesięczny);
5) przypisują oznaczenia literowe od„ A” do„ G” do stawek podatku lub zwolnienia od podatku, przypisanych do nazw towarów i usług, w następujący sposób:
a) literze „A” – jest przypisana podstawowa stawka podatku w wysokości 22 % albo 23 %,
b) literze „B” – jest przypisana obniżona stawka podatku w wysokości 7 % albo 8 %,
c) literze „C” – jest przypisana obniżona stawka podatku w wysokości 5 %,
d) literze „D” – jest przypisana obniżona stawka podatku w wysokości 0 %,
e) literze „E” – jest przypisane zwolnienie od podatku,
f) literze „F” i „G” – są przypisane pozostałe stawki podatku, w tym wartość 0 % (zero techniczne) w przypadku sprzedaży opodatkowanej, o której mowa w art. 119 ust. 1 lub art. 120 ust. 4 ustawy;
6) przedstawiają, na żądanie organu podatkowego, przypisanie odpowiednich oznaczeń literowych do danej stawki podatku lub zwolnienia od podatku;
7) przechowują odpowiednio dokumenty fiskalne i kopie dokumentów fiskalnych, w tym dane z pamięci chronionej, przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111, 497, 621, 622, 769 i 820), zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120, 295 i 1598 oraz z 2024 r. poz. 619, 1685 i 1863), i zapewniają do nich dostęp;
8) umieszczają wyświetlacz kasy w miejscu umożliwiającym nabywcy odczyt pokazywanych na nim danych;
9) zapewniają stan techniczny kasy gwarantujący czytelny wydruk paragonu fiskalnego lub faktury w postaci papierowej, a w przypadku paragonu fiskalnego lub faktury w postaci elektronicznej zapewniają ich czytelny widok, umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży;
10) przed zatwierdzeniem paragonu fiskalnego lub faktury, w celu wyeliminowania oczywistych pomyłek w ewidencji, sprawdzają poprawność wystawianego dokumentu.
W myśl art. 73 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.):
Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.
Zgodnie z art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości:
Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.
§ 14 ust. 1 rozporządzenia stanowi, że:
Przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji przy użyciu kas on-line podatnik, przy pomocy serwisanta, dokonuje fiskalizacji, zapewniając połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą on-line a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3 ustawy.
W myśl § 23 ust. 1 rozporządzenia:
Rozpoczęcie prowadzenia ewidencji przez podatnika przy użyciu kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii jest poprzedzone dokonaniem fiskalizacji.
Stosownie do § 18 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia:
1. Podatnik, po uruchomieniu trybu fiskalnego, jest obowiązany zapewnić połączenie umożliwiające automatyczne lub na żądanie przesyłanie danych między kasą on-line a Centralnym Repozytorium Kas, zgodnie z harmonogramem przesyłania danych, w szczególności podczas prowadzenia ewidencji przy użyciu tej kasy.
2. Automatycznemu przesyłaniu danych z kasy on-line do Centralnego Repozytorium Kas podlegają dokumenty fiskalne i niefiskalne oraz inne dane związane z używaniem kasy zapisane w pamięci chronionej od czasu poprzedniego automatycznego przesyłania danych.
Zgodnie z § 23 ust. 4 i ust. 5 rozporządzenia:
4. Fiskalizacja jest potwierdzana wystawieniem raportu fiskalnego dobowego. Wydruk raportu fiskalnego dobowego jest dołączany do książki kasy.
5. W terminie 7 dni od dnia dokonania fiskalizacji podatnik składa do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, w celu otrzymania numeru ewidencyjnego, zgłoszenie danych dotyczących kasy, według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do rozporządzenia.
Natomiast w myśl § 20 ust. 1 rozporządzenia:
1. Podatnicy, prowadząc ewidencję przy użyciu kasy on-line, wystawiają:
1) paragony fiskalne i paragony fiskalne anulowane w postaci papierowej i w postaci elektronicznej, z zastrzeżeniem § 12,
2) faktury i faktury anulowane w postaci papierowej i w postaci elektronicznej, z zastrzeżeniem § 12,
3) raporty fiskalne dobowe w postaci elektronicznej,
4) raporty fiskalne fiskalizacji w postaci papierowej i w postaci elektronicznej albo tylko w postaci elektronicznej,
5) raporty fiskalne okresowe, w tym miesięczne, w postaci papierowej,
6) raporty fiskalne rozliczeniowe w postaci papierowej,
7) łączne raporty fiskalne okresowe, w tym miesięczne, w postaci papierowej,
8) łączne raporty fiskalne rozliczeniowe w postaci papierowej,
9) raporty fiskalne zdarzeń w postaci papierowej,
10) dokumenty niefiskalne w postaci papierowej i w postaci elektronicznej albo tylko w postaci elektronicznej
- zawierające kolejno dane określone w przepisach o wymaganiach technicznych (kryteriach i warunkach) dla kas.
W myśl § 30 rozporządzenia:
Podatnicy prowadząc ewidencję przy użyciu kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii dokonują wydruku wystawianych przy użyciu kasy dokumentów, a w przypadku kas z papierowym zapisem kopii – również ich kopii. W przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii obowiązek wydruku nie dotyczy paragonów fiskalnych, paragonów fiskalnych anulowanych, faktur i faktur anulowanych w przypadku, o którym mowa w § 12 ust. 2, oraz raportów fiskalnych dobowych, które mają postać zapisu na informatycznym nośniku danych. Przepis § 23 ust. 4 stosuje się.
Na podstawie § 31 rozporządzenia:
Podatnicy używający kasy z elektronicznym zapisem kopii:
1) prowadzą bieżącą kontrolę w zakresie prawidłowego i terminowego przesyłania danych do archiwizowania;
2) stosują urządzenia archiwizujące i informatyczne nośniki danych określone w książce kasy przez producenta;
3) stosują autoryzowany przez producenta program archiwizujący, zgodny z kartą kasy.
Z opisu sprawy wynika, że są Państwo spółką kapitałową mającą siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług, polskim rezydentem podatkowym. Spółka prowadzi działalność za pośrednictwem sklepów zlokalizowanych w różnych miejscowościach w Polsce, w których oferuje do sprzedaży produkty spożywcze i inne artykuły. Oferta skierowana jest w głównej mierze do klientów indywidualnych (konsumentów). W ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Spółka dokonuje sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą nabywających towary bez związku z prowadzoną przez siebie działalnością gospodarczą, a także rolników ryczałtowych. Przychód ze sprzedaży produktów na sklepach jest ewidencjonowany w kasie rejestrującej, o której mowa w art. 111 ust. 1 ustawy. Po dokonanym zakończeniu sprzedaży danego dnia, pracownicy Spółki drukują raport fiskalny dobowy zawierający wszystkie transakcje z danego dnia, na koniec pracy kasy fiskalnej. Dokumentuje obroty, wartość sprzedaży oraz ilość zarejestrowanych paragonów. Jego celem jest zestawienie wszystkich transakcji przeprowadzonych w ciągu jednego dnia roboczego. Natomiast po zakończonym miesiącu, pracownicy Spółki generują raport fiskalny okresowy będący zestawieniem wszystkich sprzedaży zarejestrowanych w zakończonym już miesiącu sprzedaży. Prezentuje on wykaz raportów dobowych wykonanych w poprzednim miesiącu i ma charakter dowodu księgowego oraz służy do prawidłowego rozliczenia podatku od towarów i usług. Obecnie Spółka drukuje i archiwizuje w formie papierowej dobowe oraz miesięczne raporty fiskalne, każdej kasy z każdego sklepu stacjonarnego, po czym dokumenty są przekazywane w formie papierowej do siedziby Spółki przy wsparciu firmy kurierskiej. Spółka planuje zmienić sposób przekazywania wyżej wymienianych dokumentów do centrali z formy papierowej na elektroniczną. W tym celu Spółka zamierza wdrożyć system, który umożliwia cyfrowe rejestrowanie, raportowanie oraz archiwizację. Wskazane raporty fiskalne byłyby, z poziomu systemu, w sposób elektroniczny przesyłane do działu księgowości w siedzibie Spółki, gdzie byłyby zapisywane w formacie pdf lub csv, a po zapisywaniu raportów fiskalnych we wskazanym formacie papierowe wersje byłyby utylizowane. System ten umożliwia wprowadzenie wielofunkcyjnej, scentralizowanej i skalowalnej platformy, która zapobiegnie rozproszeniu danych z drukarek fiskalnych. Pozyskuje ona treści znajdujące się w zasobach, gromadzi dokumenty i umożliwia ich przetwarzanie zgodnie z potrzebami. Stroną inicjującą połączenia są zawsze drukarki fiskalne. Gromadzą one dane, a następnie co określany czas przesyłają zgromadzone dane do serwera platformy. Zakres wysyłanych przez drukarki danych do systemu – platformy, jest tożsamy z danymi przesyłanymi przez drukarki fiskalne do serwerów Ministerstwa Finansów. Podstawową funkcją systemu jest udostępnianie raportów prezentujących sprzedaż w sieci sklepów. System umożliwia podgląd wybranych danych na ekranie, drukowanie oraz eksport w postaci dokumentów pdf lub arkuszy excel. Raporty są generowane na żądanie operatora aplikacji klienckiej, na podstawie danych odebranych od drukarek fiskalnych. Ponadto, wskazali Państwo, iż na sklepach Spółki znajdują się wyłącznie kasy on-line. Spółka planuje przechowywać raporty dobowe i miesięczne na terytorium Polski. W szczególności serwery, na których archiwizowane są raporty znajdują się na terytorium Polski. Dokumenty w tej formie będą mogły być udostępnione organom skarbowym w celu weryfikacji prawidłowości rozliczeń Spółki. Państwa zdaniem, przechowywanie raportów dobowych na zewnętrznym serwerze należy uznać za zapis na informatycznym nośniku danych, przez co postępowanie takie będzie zgodne z treścią przytaczanego wcześniej § 29 Rozporządzenia Ministra Finansów. Wskazują Państwo, że przyjęty przez Spółkę sposób postępowania będzie zakładał wykorzystanie oprogramowania dostawcy drukarek fiskalnych, które będzie bazowało na danych sczytywanych bezpośrednio z drukarek fiskalnych. Zatem, zostanie zachowana autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentów elektronicznych. Jednocześnie, dostawca drukarek fiskalnych przekaże Spółce pisemne oświadczenie, w którym oświadczy, że dane przekazywane Spółce mają zachowaną autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. Dodatkowo dane będą przechowywane przez Spółkę do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Państwa wątpliwości, dotyczą prawa do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej dobowych raportów fiskalnych oraz braku konieczności drukowania tych raportów formie papierowej.
Jeśli chodzi o kasy on-line, to umożliwiają one przekazywanie danych o sprzedaży rejestrowanej na kasach do systemu teleinformatycznego prowadzonego przez Szefa KAS. System ten odbiera i gromadzi dane z kas w celach analitycznych i kontrolnych. Dane z kas on-line zawierają wszystkie informacje z paragonów m.in. NIP podatnika i jego dane adresowe, podstawę opodatkowania, kwotę podatku, stawkę VAT, rodzaj towaru/usługi, datę i czas sprzedaży. Dane te są przekazywane bezpośrednio, automatycznie, również w czasie rzeczywistym dokonanej transakcji. Wprowadzenie kas on-line miało na celu m.in. zmniejszenie zakresu obowiązków podatników w zakresie drukowania kopii dokumentów fiskalnych. Kasy on-line zapewniają klientowi możliwość otrzymania m.in. paragonu fiskalnego w formie papierowej, jednakże podatnik użytkujący ten rodzaj kas nie ma obowiązku drukowania kopii paragonów fiskalnych i raportów itp.
Zatem, uznać należy, że skoro jak Państwo wskazali w opisie sprawy – na sklepach Spółki znajdują się wyłącznie kasy on-line – to nie będą mieli Państwo obowiązku drukowania kopii dokumentów fiskalnych, w postaci raportów fiskalnych dobowych, wystawionych za ich pośrednictwem. Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej za pośrednictwem Systemu kopii wyemitowanych przez kasę on-line dobowych raportów fiskalnych należy wskazać, że nie ma przeciwskazań do przechowywania przez Państwa tego rodzaju dokumentów w sposób wskazany we wniosku.
Mając na uwadze powołane powyżej przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy należy stwierdzić, że będą mieli Państwo prawo archiwizować i przechowywać raporty fiskalne dobowe wyłącznie elektronicznie zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 6 i 8 ustawy o VAT oraz § 6 ust. 1 pkt 7 Rozporządzenia.
Zatem, Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 jest prawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
Ponadto, zauważyć należy, że w myśl art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej:
Składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego oraz do przedstawienia własnego stanowiska w sprawie oceny prawnej tego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego.
Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym jego przedstawieniem. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. Wydając przedmiotową interpretację oparłem się na opisie sprawy, wskazującym że: „na sklepach Spółki znajdują się wyłącznie kasy on-line”. Zatem, należy zaznaczyć, że wydając przedmiotową interpretację oparłem się na wynikającym z treści wniosku opisie zdarzenia przyszłego.
W konsekwencji w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.
Zwrócić należy uwagę, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem Państwa wniosku (zapytania). Inne kwestie wynikające z opisu sprawy, które nie zostały objęte pytaniem, nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – w wydanej interpretacji rozpatrzone.
Odnośnie powołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych, należy zauważyć, że odnoszą się one do kas z elektronicznym zapisem kopii a zgodnie z informacją wskazaną przez Państwa we wniosku „na sklepach Spółki znajdują się wyłącznie kasy on-line”.
Niniejszą interpretacją załatwiono wniosek w zakresie podatku od towarów i usług w kwestii zadanego we wniosku pytania oznaczonego nr 1. Natomiast w zakresie pytania oznaczonego nr 2 zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo