Interpretacja 0112-KDSL1-2.4011.398.2026.3.BR

Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

4 maja 2026 r. wpłynął Pana wniosek z 4 maja 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnił go Pan pismami z 10 czerwca 2026 r. (wpływ 10 czerwca 2026 r. i 23 czerwca 2026 r.) – w odpowiedzi na wezwania. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawca (dalej również: Podatnik) jest polskim rezydentem podatkowym (posiada nieograniczony obowiązek podatkowy na terytorium Polski). Wnioskodawca od 2010 r. prowadzi Jednoosobową Działalność Gospodarczą, dalej: JDG. Forma opodatkowania z jakiej korzysta Wnioskodawca to ryczałt od przychodów ewidencjonowanych zgodnie z ustawą z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 843, dalej: ustawa o ryczałcie).

Zgodnie z danymi dostępnymi w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej przeważająca działalność gospodarcza JDG (kod Polskiej Klasyfikacji Działalności 2025) to 70.20.Z – Doradztwo w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i pozostałe doradztwo w zakresie zarządzania.

Obecnie, Wnioskodawca podjął współpracę z kontrahentem z siedzibą na terytorium (…) (dalej: Spółka). Spółka nie posiada siedziby/oddziału przedsiębiorcy zagranicznego na terytorium Polski.

Usługi świadczone przez Wnioskodawcę zaliczone są do poniższych grupowań Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług:

·   70.22.11.0 Usługi doradztwa związane z zarządzaniem strategicznym – ze stawką ryczałtu w wysokości 15% na podstawie art. 12 ust. 1 pkt 2 lit. m ustawy o ryczałcie;

·   70.22.20.0 Pozostałe usługi zarządzania projektami, z wyłączeniem projektów budowlanych – ze stawką ryczałtu w wysokości 8,5% na podstawie art. 12 ust. 1 pkt 5 lit. a ustawy o ryczałcie;

·   74.90.19.0 Pozostałe usługi doradztwa naukowego i technicznego, gdzie indziej niesklasyfikowane – ze stawką ryczałtu w wysokości 8,5% – na podstawie art. 12 ust. 1 pkt. 2 lit. h ustawy o ryczałcie.

Wnioskodawca prowadzi szczegółową ewidencję przychodów, w której wyodrębnia przychody z tytułu świadczenia usług, do których znajdują zastosowanie różne stawki ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Z tytułu świadczonych usług Wnioskodawcy przysługuje wynagrodzenie stałe wypłacane w okresach miesięcznych. Dodatkowo, niezależnie od ww. wynagrodzenia, na podstawie odrębnego zapisu umownego, Spółka zwraca Wnioskodawcy uzasadnione i udokumentowane koszty poniesione przez Wnioskodawcę w związku z realizacją umowy, po przedstawieniu faktur lub rachunków (np. za zakwaterowanie w hotelu, czy koszty podróży itp.) zgodnie z obowiązującymi zasadami dotyczącymi podróży i wydatków w Spółce.

Zwrot wydatków wypłacany przez Spółkę ma charakter całkowicie odrębny od wynagrodzenia należnego Wnioskodawcy za świadczone usługi. Wnioskodawcy przysługuje stałe miesięczne wynagrodzenie, ustalone niezależnie od ewentualnych zwrotów kosztów. Zwrot ten jest należny wyłącznie dodatkowo, na podstawie odrębnego postanowienia umowy, po spełnieniu określonych warunków, tj. po poniesieniu wydatku, jego udokumentowaniu oraz zaakceptowaniu zgodnie z polityką wydatków Spółki.

Zwrot kosztów nie stanowi wynagrodzenia za wykonanie usług ani elementu ceny tych usług. Nie jest kalkulowany według czasu pracy, wartości wykonanych czynności, efektu biznesowego, marży, prowizji ani narzutu. Jego wysokość odpowiada rzeczywistej wartości konkretnych, uzasadnionych i udokumentowanych wydatków poniesionych przez Wnioskodawcę w związku z realizacją umowy, zaakceptowanych przez Spółkę.

Wnioskodawca nie refakturuje tych kosztów jako własnej usługi i nie dolicza do nich marży. Otrzymuje wyłącznie równowartość wydatków poniesionych i wykazanych fakturami lub rachunkami. Każdy zwrot można przypisać do konkretnego wydatku, co odróżnia go od ryczałtowego dodatku kosztowego, premii, benefitu, zwiększenia wynagrodzenia albo ogólnego finansowania działalności Wnioskodawcy.

Zwrot kosztów nie wpływa na wysokość miesięcznego wynagrodzenia, nie zastępuje go i nie stanowi jego zmiennego składnika.

Zwroty wydatków nie są również związane z nabyciem, wytworzeniem ani otrzymaniem środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji.

Podsumowując Wnioskodawca wskazuje, że:

1.  Zwrot wydatków jest należny na podstawie odrębnego postanowienia umowy i nie stanowi elementu wynagrodzenia za usługi.

2.  Wynagrodzenie za usługi jest kalkulowane niezależnie od zwrotu kosztów.

3.  Zwrot kosztów nie obejmuje marży, narzutu, prowizji ani wynagrodzenia za organizację podróży.

4.  Zwrot następuje wyłącznie do wysokości faktycznie poniesionych i udokumentowanych wydatków.

5.  Wydatki są akceptowane przez Spółkę zgodnie z jej polityką podróży i wydatków.

6.  Ostateczny ciężar ekonomiczny wydatków ponosi Spółka.

7.  Wnioskodawca będzie ujmował zwroty w ewidencji przychodów odrębnie od przychodów z usług.

8.  Zwroty nie dotyczą wydatków na nabycie, wytworzenie lub otrzymanie środków trwałych ani wartości niematerialnych i prawnych.

9.  Zwroty nie dotyczą prywatnych benefitów, świadczeń socjalnych ani ogólnych kosztów prowadzenia działalności.

Wnioskodawca prowadzi szczegółową ewidencję przychodów, w której oprócz wyodrębnienia przychodów z tytułu świadczenia usług, do których znajdują zastosowanie różne stawki ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych wyodrębnia także przychody z tytułu zwrotu poniesionych wydatków.

W uzupełnieniu udzielił Pan następujących odpowiedzi na zawarte w wezwaniu pytania:

1. Czy prowadzona przez Pana działalność spełniała/spełnia definicję działalności usługowej w myśl art. 4 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 843 ze zm.)?

Odp. Prowadzona przez Mocodawcę działalność spełniała/spełnia definicję działalności usługowej w myśl art. 4 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 843 ze zm.).

2. Czy usługi dla kontrahenta z zagranicy (…) były/są wykonywane przez Pana w Polsce czy w kraju, w którym podmiot ten ma siedzibę? Jeśli usługi były/są wykonywane w kraju, w którym podmiot ten ma siedzibę, to, czy działalność gospodarcza w tym państwie była/jest prowadzona za pośrednictwem zakładu w rozumieniu umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania zawartej między Polską a tym państwem?

Odp. Co do zasady, usługi dla kontrahenta z zagranicy (…) były/są wykonywane przez Mocodawcę w Polsce. Praca ma charakter zdalny. W sytuacji okazjonalnego wykonywania przedmiotowych usług za granicą, okoliczność ta nie spowodowała/nie spowoduje powstania po stronie Mocodawcy zakładu w rozumieniu umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, których stroną jest Polska.

Pytanie

Czy nieodpłatne świadczenia uzyskane z tytułu zwrotu uzasadnionych i udokumentowanych kosztów poniesionych przez Wnioskodawcę w związku z realizacją umowy, po przedstawieniu faktur lub rachunków (np. za zakwaterowanie w hotelu, czy koszty podróży itp.) nie stanowiące wynagrodzenia za usługi Wnioskodawcy będą podlegały opodatkowaniu zryczałtowanym podatkiem dochodowym w wysokości 3%, zgodnie z art. 12 ust. 1 pkt 7 lit. e ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne?

Pana stanowisko w sprawie

Nieodpłatne świadczenia uzyskane z tytułu zwrotu uzasadnionych i udokumentowanych kosztów poniesionych przez Wnioskodawcę w związku z realizacją umowy, po przedstawieniu faktur lub rachunków (np. za zakwaterowanie w hotelu, czy koszty podróży itp.) nie stanowiące wynagrodzenia za usługi Wnioskodawcy będą podlegały opodatkowaniu zryczałtowanym podatkiem dochodowym w wysokości 3%, zgodnie z art. 12 ust. 1 pkt 7 lit. e ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 1 pkt 1 ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 843 z późn. zm.; dalej: „ustawa o ryczałcie”), ustawa ta reguluje opodatkowanie zryczałtowanym podatkiem dochodowym niektórych przychodów, dochodów, osiąganych przez osoby fizyczne prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą.

W myśl art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o ryczałcie, osoby fizyczne oraz przedsiębiorstwa w spadku osiągające przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej mogą opłacać zryczałtowany podatek dochodowy w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Stosownie do art. 4 ust. 1 pkt 12 ustawy o ryczałcie, użyte w tej ustawie określenie „pozarolnicza działalność gospodarcza” oznacza pozarolniczą działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym.

Zgodnie z art. 5a pkt 6 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 z późn. zm.; dalej: „ustawa o PIT”), ilekroć w ustawie jest mowa o działalności gospodarczej albo pozarolniczej działalności gospodarczej, oznacza to działalność zarobkową:

a)  wytwórczą, budowlaną, handlową, usługową,

b)  polegającą na poszukiwaniu, rozpoznawaniu i wydobywaniu kopalin ze złóż,

c)  polegającą na wykorzystywaniu rzeczy oraz wartości niematerialnych i prawnych

-  prowadzoną we własnym imieniu, bez względu na jej rezultat, w sposób zorganizowany i ciągły, z której uzyskane przychody nie są zaliczane do innych przychodów ze źródeł wymienionych w art. 10 ust. 1 pkt 1, 2 i 4-9.

Z kolei zgodnie z art. 5b ust. 1 ustawy o PIT, za pozarolniczą działalność gospodarczą nie uznaje się czynności, jeżeli łącznie spełnione są następujące warunki:

1) odpowiedzialność wobec osób trzecich za rezultat tych czynności oraz ich wykonywanie, z wyłączeniem odpowiedzialności za popełnienie czynów niedozwolonych, ponosi zlecający wykonanie tych czynności;

2) są one wykonywane pod kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonych przez zlecającego te czynności.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o PIT, opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Konstrukcja podatku dochodowego od osób fizycznych zakłada przy tym zróżnicowanie sposobu opodatkowania poszczególnych rodzajów dochodów, przychodów, osiąganych przez osoby fizyczne, w oparciu o system ich przyporządkowania do właściwego źródła przychodów.

W myśl art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT, źródłem przychodów jest pozarolnicza działalność gospodarcza.

Ogólne określenie „przychodów” zawiera art. 11 ust. 1 ustawy o PIT. W myśl tego przepisu, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Pojęcie przychodu wiąże się zatem z przysporzeniem majątkowym po stronie podatnika, tj. z wartością wchodzącą do jego majątku.

Ustawodawca odróżnia przy tym przysporzenia o charakterze:

·   pieniężnym — pieniądze i wartości pieniężne;

·   niepieniężnym — świadczenia w naturze, tj. otrzymane rzeczy lub prawa, oraz inne nieodpłatne świadczenia, w szczególności otrzymane usługi lub świadczenia polegające na udostępnianiu rzeczy lub praw.

Zasady ustalania wartości świadczeń w naturze oraz innych nieodpłatnych świadczeń regulują art. 11 ust. 2-2c ustawy o PIT.

Stosownie do art. 11 ust. 2 ustawy o PIT, wartość pieniężną świadczeń w naturze, z zastrzeżeniem ust. 2c oraz art. 12 ust. 2-2c, określa się na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania.

Zgodnie natomiast z art. 11 ust. 2a ustawy o PIT, wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń ustala się:

1)  jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej dokonującego świadczenia — według cen stosowanych wobec innych odbiorców;

2)  jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione — według cen zakupu;

3)  jeżeli przedmiotem świadczeń jest udostępnienie lokalu lub budynku — według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku;

4)  w pozostałych przypadkach — na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.

Stosownie do art. 6 ust. 1 ustawy o ryczałcie, opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych podlegają przychody osób fizycznych lub przedsiębiorstw w spadku z pozarolniczej działalności gospodarczej, o których mowa w art. 7a ust. 4 lub art. 14 ustawy o PIT, z zastrzeżeniem ust. 1e-1g, w tym również w przypadku, gdy działalność ta jest prowadzona w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki cywilnej osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku lub spółki jawnej osób fizycznych, zwanych dalej „spółką”. Do przychodów przedsiębiorstwa w spadku nie stosuje się przepisu art. 12 ust. 10a.

Przepis ten odwołuje się zatem do przychodów z działalności gospodarczej ustalanych m.in. na podstawie art. 14 ustawy o PIT. Przepis ten określa zarówno moment powstania przychodu z pozarolniczej działalności gospodarczej, jak i rodzaje przychodów kwalifikowanych do źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza.

Stosownie do art. 14 ust. 1 ustawy o PIT, za przychód z działalności, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3, uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek od towarów i usług.

Zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy o PIT, przychodem z działalności gospodarczej są również dotacje, subwencje, dopłaty, z zastrzeżeniem ust. 3 pkt 13 i ust. 9, i inne nieodpłatne świadczenia otrzymane na pokrycie kosztów albo jako zwrot wydatków, z wyjątkiem gdy przychody te są związane z otrzymaniem, zakupem albo wytworzeniem we własnym zakresie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, od których, zgodnie z art. 22a-22o, dokonuje się odpisów amortyzacyjnych.

Zgodnie z art. 12 ust. 1 pkt 7 lit. e ustawy o ryczałcie, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych wynosi 3% przychodów, o których mowa w art. 14 ust. 2 pkt 2, 5-10 i 19-21 ustawy o PIT.

Zdaniem Wnioskodawcy, w analizowanej sytuacji zastosowanie znajduje art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy o PIT. Przepis ten obejmuje bowiem świadczenia otrzymane „na pokrycie kosztów albo jako zwrot wydatków”. W przedstawionym stanie faktycznym Spółka wypłaca Wnioskodawcy właśnie tego rodzaju świadczenia – zwraca mu uzasadnione i udokumentowane koszty poniesione w związku z realizacją umowy. Skoro natomiast art. 12 ust. 1 pkt 7 lit. e ustawy o ryczałcie wprost przypisuje do tej kategorii przychodów stawkę 3%, zasadą powinno być zastosowanie właśnie tej stawki.

Jednocześnie art. 12 ust. 3 ustawy o ryczałcie potwierdza, że jeżeli podatnik osiąga przychody opodatkowane różnymi stawkami, ryczałt ustala się według stawki właściwej dla każdego rodzaju działalności albo przychodu, pod warunkiem prowadzenia ewidencji umożliwiającej ich wyodrębnienie. Wnioskodawca prowadzi taką ewidencję zarówno w odniesieniu do przychodów z tytułu świadczenia usług opodatkowanych różnymi stawkami ryczałtu, jak również w odniesieniu do nieodpłatnych świadczeń w postaci zwrotu wydatków.

Dodatkowo należy wskazać, że każdy zwrot wydatków otrzymywany przez przedsiębiorcę pozostaje w pewnym związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Gdyby jednak sam fakt związku z wykonywaną usługą miał automatycznie skutkować opodatkowaniem zwrotu wydatków stawką właściwą dla tej usługi, to art. 12 ust. 1 pkt 7 lit. e ustawy o ryczałcie, w części dotyczącej zwrotu wydatków, miałby bardzo ograniczone albo wręcz iluzoryczne zastosowanie.

Należy także podkreślić, że nieodpłatne świadczenie w postaci zwrotu wydatków nie stanowi elementu wynagrodzenia za usługi świadczone przez Wnioskodawcę na rzecz Spółki. Potwierdzają to również postanowienia umowne, które wyraźnie rozdzielają wynagrodzenie za świadczone usługi od zwrotu wydatków. Podatnik ma przy tym swobodę w zakresie występowania do Spółki o zwrot wydatków, tj. może, ale nie musi, skorzystać z tej możliwości. Ponadto, w przypadku braku należytego udokumentowania danego wydatku, Spółka może odmówić jego refundacji. Skoro więc zwrot wydatków nie stanowi elementu wynagrodzenia za świadczone usługi, nie powinien być przyporządkowywany do stawek ryczałtu właściwych dla usług świadczonych przez Wnioskodawcę na rzecz Spółki.

Wnioskodawca wskazuje ponadto, że:

1)  zwrot wydatków jest należny na podstawie odrębnego postanowienia umowy i nie stanowi elementu wynagrodzenia za usługi;

2)  wynagrodzenie za usługi jest kalkulowane niezależnie od zwrotu kosztów;

3)  zwrot kosztów nie obejmuje marży, narzutu, prowizji ani wynagrodzenia za organizację podróży;

4)  zwrot następuje wyłącznie do wysokości faktycznie poniesionych i udokumentowanych wydatków;

5)  wydatki są akceptowane przez Spółkę zgodnie z jej polityką podróży i wydatków;

6)  ostateczny ciężar ekonomiczny wydatków ponosi Spółka;

7)  Wnioskodawca będzie ujmował zwroty w ewidencji przychodów odrębnie od przychodów z usług;

8)  zwroty nie dotyczą wydatków na nabycie, wytworzenie lub otrzymanie środków trwałych ani wartości niematerialnych i prawnych;

9)  zwroty nie dotyczą prywatnych benefitów, świadczeń socjalnych ani ogólnych kosztów prowadzenia działalności.

Ustawa o ryczałcie ani ustawa o PIT nie określają, a tym samym nie ograniczają, jakie towary, wyroby czy usługi mogą być przedmiotem nieodpłatnych świadczeń otrzymanych na pokrycie kosztów. Ustawa o ryczałcie posługuje się pojęciem „przychodów, o których mowa w art. 14 ust. 2 pkt 2, 5-10 i 19-22 ustawy o PIT”, co obejmuje również nieodpłatne świadczenia – niezależnie od ich charakteru, źródła czy okoliczności.

Żaden przepis ustawy o ryczałcie, ustawy o PIT ani innej ustawy nie uzależnia wysokości stawki ryczałtu z tytułu „innych nieodpłatnych świadczeń otrzymanych na pokrycie kosztów albo jako zwrot wydatków” od stawki ryczałtu właściwej dla innej albo głównej działalności gospodarczej prowadzonej przez przedsiębiorcę w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej. Gdyby taki był zamiar ustawodawcy, prawodawca nie ustanawiałby dla tego rodzaju dodatkowego ekwiwalentu odrębnej podstawy prawnej przewidującej stawkę ryczałtu w wysokości 3%, lecz uzależniłby jej wysokość od rodzaju głównej działalności gospodarczej wykonywanej przez przedsiębiorcę opodatkowanego ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Tego jednak ustawodawca nie uczynił.

Ustawodawca jednoznacznie przewidział w ustawie o ryczałcie odrębną, samodzielną stawkę dla tego rodzaju przychodów, niezależną od stawki właściwej dla podstawowego przedmiotu działalności podatnika. Świadczenia tego typu nie muszą być powiązane z konkretną usługą ani z wynagrodzeniem za jej wykonanie. Stanowią bowiem odrębne przysporzenie majątkowe, które należy kwalifikować jako przychód z działalności gospodarczej, a nie jako wynagrodzenie sensu stricto.

Pojęcie „nieodpłatnego świadczenia” nie zostało zdefiniowane wprost w przepisach, jednak jego znaczenie zostało utrwalone w orzecznictwie oraz interpretacjach podatkowych. Nieodpłatnym świadczeniem jest każde przysporzenie majątkowe, które ma konkretny wymiar finansowy i nie jest związane z obowiązkiem świadczenia wzajemnego. Trybunał Konstytucyjny w wyroku z dnia 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13, podkreślił, że nieodpłatne świadczenie obejmuje wszelkie zdarzenia gospodarcze skutkujące przysporzeniem, które podatnik może wykorzystać na własne potrzeby – nawet jeżeli nie otrzymał ich w formie pieniężnej.

W odniesieniu do świadczeń takich jak przykładowo zakwaterowanie czy koszty podróży, korzyść po stronie Wnioskodawcy jest jednoznaczna i mierzalna finansowo. Wnioskodawca nie ponosi bowiem w ostatecznym rozrachunku ekonomicznego ciężaru tych usług, ponieważ ich koszt jest zwracany przez Spółkę, a jednocześnie może z nich w pełni korzystać. Wypełnia to rozumienie pojęcia przychodu z nieodpłatnego świadczenia.

Ustawa o ryczałcie wyraźnie stanowi, że jeżeli podatnik obowiązany do prowadzenia ewidencji przychodów prowadzi działalność, z której przychody są opodatkowane różnymi stawkami, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych ustala się według stawki właściwej dla przychodów z każdego rodzaju działalności, pod warunkiem że ewidencja przychodów jest prowadzona w sposób umożliwiający określenie przychodów z każdego rodzaju działalności, zgodnie z art. 12 ust. 3 ustawy o ryczałcie. W działalności Wnioskodawcy takie wyodrębnienie będzie zapewnione – zarówno w zakresie stosowania odmiennych stawek ryczałtu do różnych rodzajów usług, jak również w odniesieniu do kwot zwracanych kosztów.

Stanowisko Wnioskodawcy znajduje bezpośrednie potwierdzenie w zbliżonym stanie faktycznym w interpretacji podatkowej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (dalej: „DKIS”) z 4 sierpnia 2023 r., nr 0114-KDWP.4011.52.2023.3.AS, w której organ podatkowy uznał stanowisko podatnika za prawidłowe, stwierdzając, że: „Reasumując – otrzymane przez Panią świadczenia niestanowiące wynagrodzenia za wykonywane usługi, jako nieodpłatnego świadczenia otrzymanego na pokrycie kosztów albo jako zwrot wydatków związanych z udziałem w kongresach/konferencjach międzynarodowych (rejestracje na konferencji, bilety lotnicze, hotele, transport naziemny, diety) będzie podlegać opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych według stawki 3% zgodnie z art. 12 ust. 1 pkt 7 lit. e ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne”.

Wnioskodawca wskazuje również, że znane są mu inne interpretacje podatkowe wydane przez DKIS, w których organ podatkowy uznawał za prawidłowe stanowiska podatników w stanach faktycznych zbliżonych do sytuacji opisanej w złożonym wniosku, z tą różnicą, że dany koszt był opłacany bezpośrednio przez spółkę. W analizowanej sytuacji poszczególne koszty są lub będą ponoszone przez Wnioskodawcę, a następnie Spółka będzie dokonywała ich zwrotu.

W konsekwencji Wnioskodawca stoi na stanowisku, że nie ma podstaw do różnicowania tych dwóch przypadków, skoro ich skutek ekonomiczny jest lub będzie taki sam. Ostatecznie to Spółka będzie odpowiedzialna za poniesienie danego wydatku, ponieważ to z jej majątku wypłyną środki niezbędne do pokrycia poszczególnych kosztów – w obu wskazanych wariantach. Tym samym w każdym przypadku to kontrahent, tj. Spółka, finansuje wartość nieodpłatnych świadczeń uzyskiwanych przez usługodawcę.

Wnioskodawca wskazuje w tym zakresie następujące interpretacje podatkowe DKIS, w których organ podatkowy uznał stanowiska przedstawione przez podatników za prawidłowe:

·      interpretację z 23 stycznia 2026 r., nr 0115-KDST2-1.4011.618.2025.1.MR;

·      interpretację z 16 czerwca 2023 r., nr 0112-KDIL2-2.4011.295.2023.2.AA;

·      interpretację z 7 lipca 2021 r., nr 0115-KDIT1.4011.313.2021.1.MR.

Powyższe interpretacje potwierdzają, w ocenie Wnioskodawcy, szerszą zasadę, zgodnie z którą nie każde świadczenie otrzymane od kontrahenta w związku ze współpracą B2B musi być automatycznie opodatkowane stawką właściwą dla usługi podstawowej. Jeżeli świadczenie ma samodzielny charakter i mieści się – jak w analizowanym przypadku – w art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy o PIT, możliwe jest zastosowanie stawki 3%.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 592 ze zm.):

Zgodnie z art. 1 pkt 1 ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 843 ze zm.):

Przy czym według art. 4 ust. 1 pkt 12 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:

Według art. 5a pkt 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Z kolei, zgodnie z treścią art. 5b ust. 1 tej ustawy:

Przy czym art. 4 ust. 1 pkt 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne stanowi, że:

Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:

Stosownie do art. 6 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:

W myśl art. 6 ust. 4 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:

Możliwość opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych uzależniona jest między innymi od niespełnienia przesłanek negatywnych określonych w art. 8 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.

Według ww. przepisu:

Kolejnym warunkiem skorzystania ze zryczałtowanej formy opodatkowania jest złożenie oświadczenia o wyborze opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Stosownie do art. 9 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:

Wysokość stawek ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych została przez ustawodawcę ustalona w art. 12 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.

Z art. 12 ust. 1 pkt 2 lit. m ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne wynika, że:

Stosownie do art. 12 ust. 1 pkt 5 lit. a ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:

Podkreślić należy, że możliwość opłacania oraz wysokość stawki ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych uzyskanych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą zależy wyłącznie od faktycznego rodzaju świadczonych w ramach tej działalności usług. Zatem konieczne jest każdorazowe przypisanie rodzaju wykonywanych czynności do określonego grupowania PKWiU.

W myśl art. 12 ust. 3 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:

Zatem, w sytuacji prowadzenia działalności gospodarczej opodatkowanej zryczałtowanym podatkiem dochodowym wg różnych stawek, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych na podstawie prowadzonej ewidencji przychodów ustala się według stawki właściwej dla przychodów z każdego rodzaju działalności, pod warunkiem że ewidencja przychodów jest prowadzona w sposób umożliwiający określenie przychodów z każdego rodzaju działalności.

Jak stanowi art. 12 ust. 2 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:

Zatem przedmiotem opodatkowania zryczałtowanym podatkiem dochodowym jest przychód bez pomniejszenia o koszty uzyskania przychodów.

Stosownie do art. 14 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

„Kwoty należne” to te przychody, które wynikają ze źródła przychodów, jakim jest działalność gospodarcza, i które w następstwie prowadzenia tej działalności stają się wymagalną wierzytelnością, choćby faktycznie środków z tego tytułu jeszcze nie uzyskano. Termin „kwota należna” jest w tym ujęciu tożsamy z pojęciem „wymagalne świadczenie (wierzytelność)”.

Na podstawie art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Zgodnie z art. 14 ust. 3 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

W myśl art. 14 ust. 3 pkt 3a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Ostatni z przytoczonych przepisów wyłącza z przychodów z działalności gospodarczej kwoty zwrócone podatnikowi na pokrycie wydatków, które nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów tej działalności.

Odnosząc się szczegółowo do tego unormowania, wskazuję, że „zwrot” w języku powszechnym oznacza oddanie, zwrócenie czegoś. Użyte w omawianej regulacji określenie „inne wydatki” koresponduje natomiast z poprzedzającym go art. 14 ust. 3 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, dotyczącym zwrotu określonego rodzaju wydatków. Przez inne wydatki należy zatem rozumieć wydatki inne niż wymienione w art. 14 ust. 3 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Dlatego też jeżeli zwrot poniesionych wydatków dotyczyć będzie kosztów, które zgodnie z przepisami podatkowymi nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, wówczas zwrócone wydatki nie będą dla podatnika przychodem podatkowym. Takie rozwiązanie wynika literalnie z art. 14 ust. 3 pkt 3a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jednocześnie, posługując się zasadami wnioskowania a contrario, z art. 14 ust. 3 pkt 3a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, mając ponadto na względzie art. 14 ust. 1 tej ustawy, można wyprowadzić zasadę, że zwrócone wydatki zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, stanowią przychody podatnika.

Tym samym – skutki podatkowe związane ze zwrotem wydatków są generalnie uzależnione od tego, czy wydatki, które są zwracane, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z przepisami, czy też nie. Jeżeli zwracane wydatki, zgodnie z przepisami podatkowymi, podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, wówczas kwota zwrotu powinna podlegać zaliczeniu do przychodów. Natomiast jeżeli zwrot poniesionych wydatków dotyczyć będzie kosztów, które zgodnie z przepisami podatkowymi nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, wówczas zwrócone wydatki nie będą dla podatnika przychodem podatkowym.

Powyższa zasada ma zastosowanie również do podatników, którzy jako formę opodatkowania wybrali ryczał od przychodów ewidencjonowanych. W takim przypadku, opodatkowaniu podlega przychód, a koszty uzyskania przychodów są tylko hipotetyczne, gdyby podatnik wybrał inną formę opodatkowania.

Z opisu sprawy wynika, że forma opodatkowania z jakiej Pan korzysta to ryczałt od przychodów ewidencjonowanych zgodnie z ustawą o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. Prowadzona przez Pana działalność spełniała/spełnia definicję działalności usługowej w myśl art. 4 ust. 1 pkt 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. Obecnie, podjął Pan współpracę z kontrahentem z siedzibą na terytorium (…) (Spółką). Spółka nie posiada siedziby/oddziału przedsiębiorcy zagranicznego na terytorium Polski. Usługi świadczone przez Pana zaliczone są do poniższych grupowań Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług: 70.22.11.0 Usługi doradztwa związane z zarządzaniem strategicznym – ze stawką ryczałtu w wysokości 15% na podstawie art. 12 ust. 1 pkt 2 lit. m ustawy o ryczałcie; 70.22.20.0 Pozostałe usługi zarządzania projektami, z wyłączeniem projektów budowlanych – ze stawką ryczałtu w wysokości 8,5% na podstawie art. 12 ust. 1 pkt 5 lit. a ustawy o ryczałcie; 74.90.19.0 Pozostałe usługi doradztwa naukowego i technicznego, gdzie indziej niesklasyfikowane – ze stawką ryczałtu w wysokości 8,5% – na podstawie art. 12 ust. 1 pkt. 2 lit. h ustawy o ryczałcie. Z tytułu świadczonych usług przysługuje Panu wynagrodzenie stałe wypłacane w okresach miesięcznych. Dodatkowo, niezależnie od ww. wynagrodzenia, na podstawie odrębnego zapisu umownego, Spółka zwraca Panu uzasadnione i udokumentowane koszty poniesione przez Pana w związku z realizacją umowy, po przedstawieniu faktur lub rachunków (np. za zakwaterowanie w hotelu, czy koszty podróży itp.) zgodnie z obowiązującymi zasadami dotyczącymi podróży i wydatków w Spółce. Zwrot wydatków wypłacany przez Spółkę ma charakter całkowicie odrębny od wynagrodzenia Panu należnego za świadczone usługi. Przysługuje Panu stałe miesięczne wynagrodzenie, ustalone niezależnie od ewentualnych zwrotów kosztów. Zwrot ten jest należny wyłącznie dodatkowo, na podstawie odrębnego postanowienia umowy, po spełnieniu określonych warunków, tj. po poniesieniu wydatku, jego udokumentowaniu oraz zaakceptowaniu zgodnie z polityką wydatków Spółki. Zwrot kosztów nie stanowi wynagrodzenia za wykonanie usług ani elementu ceny tych usług. Nie jest kalkulowany według czasu pracy, wartości wykonanych czynności, efektu biznesowego, marży, prowizji ani narzutu. Jego wysokość odpowiada rzeczywistej wartości konkretnych, uzasadnionych i udokumentowanych wydatków poniesionych przez Pana w związku z realizacją umowy, zaakceptowanych przez Spółkę. Nie refakturuje Pan tych kosztów jako własnej usługi i nie dolicza do nich marży. Otrzymuje Pan wyłącznie równowartość wydatków poniesionych i wykazanych fakturami lub rachunkami. Każdy zwrot można przypisać do konkretnego wydatku, co odróżnia go od ryczałtowego dodatku kosztowego, premii, benefitu, zwiększenia wynagrodzenia albo ogólnego finansowania Pana działalności. Zwrot kosztów nie wpływa na wysokość miesięcznego wynagrodzenia, nie zastępuje go i nie stanowi jego zmiennego składnika. Zwroty wydatków nie są również związane z nabyciem, wytworzeniem ani otrzymaniem środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji. Prowadzi Pan szczegółową ewidencję przychodów, w której oprócz wyodrębnienia przychodów z tytułu świadczenia usług, do których znajdują zastosowanie różne stawki ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych wyodrębnia także przychody z tytułu zwrotu poniesionych wydatków. Co do zasady, usługi dla kontrahenta z zagranicy (Belgii) były/są wykonywane przez Pana w Polsce. Praca ma charakter zdalny. W sytuacji okazjonalnego wykonywania przedmiotowych usług za granicą, okoliczność ta nie spowodowała/nie spowoduje powstania po Pana stronie zakładu w rozumieniu umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, których stroną jest Polska.

Na podstawie powołanych wyżej przepisów oraz opisu sprawy stwierdzam, że zwrot wydatków poniesionych przez Pana w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą dotyczy kosztów, które zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie wyłącza takich wydatków z katalogu kosztów uzyskania przychodów. Dlatego też powinny stanowić u Pana przychód podatkowy podlegający opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych stawką właściwą dla rodzaju działalności, w związku z którą ten przychód powstał, czyli u Pana odpowiednio wg stawki 15% oraz 8,5%. Tym samym przychód ze zwróconych kosztów poniesionych przez Pana w związku z realizacją umowy (np. za zakwaterowanie w hotelu, czy koszty podróży itp.) zgodnie z obowiązującymi zasadami dotyczącymi podróży i wydatków w Spółce, należy wyliczyć i opodatkować proporcjonalnie, tj. wg stawki 15% dla usług doradztwa związanych z zarzadzaniem strategicznym (PKWiU 70.22.11.0) oraz stawki 8,5% dla pozostałych usług zarządzania projektami, z wyłączeniem projektów budowlanych (PKWiU 70.22.20.0) oraz dla pozostałych usług doradztwa naukowego i technicznego, gdzie indziej niesklasyfikowanych (PKWiU 74.90.19.0).

W Pana sprawie opodatkowaniu podlegają wszelkie wpływy majątkowe powstałe przy prowadzeniu działalności gospodarczej. Zgodnie z tą zasadą również otrzymany przez Pana zwrot kosztów (np. za zakwaterowanie w hotelu, czy koszty podróży itp. zgodnie z obowiązującymi zasadami dotyczącymi podróży i wydatków w Spółce) poniesionych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą stanowi dla Pana przychód podlegający opodatkowaniu. Dlatego też Pan, jako osoba prowadząca działalność gospodarczą, otrzymująca kwotę tytułem zwrotu uzasadnionych i udokumentowanych kosztów poniesionych przez Pana w związku z realizacją umowy, jest zobowiązany uznać ten wpływ za przychód podatkowy.

Zgodnie z art. 12 ust. 1 pkt 7 lit. e ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:

Zwrócone Panu wydatki opisane we wniosku nie stanowią przychodów, które zostały wymienione w tym przepisie i dlatego tych przychodów nie może Pan opodatkować wg 3% stawki ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Reasumując, uzyskiwany przez Pana zwrot uzasadnionych i udokumentowanych kosztów poniesionych przez Pana w związku z realizacją umowy, po przedstawieniu faktur lub rachunków (np. za zakwaterowanie w hotelu, czy koszty podróży itp.) podlega opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych według stawek właściwych do opodatkowania przychodu uzyskiwanego ze świadczonych usług. W Pana przypadku przychód ten należy opodatkować proporcjonalnie stawką 15% i 8,5% ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Pana i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona interpretacja traci swoją aktualność

Przy wydawaniu niniejszej interpretacji tutejszy organ dokonał wyłącznie analizy okoliczności podanych we wniosku. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego nie jest bowiem ustalanie, czy przedstawiony we wniosku stan faktyczny jest zgodny ze stanem rzeczywistym. W ramach postępowania o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego organ nie przeprowadza postępowania dowodowego, lecz opiera się jedynie na stanie faktycznym przedstawionym we wniosku. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne.

W odniesieniu do powołanych przez Pana interpretacji indywidualnych wskazuję, że zapadły one w indywidualnych sprawach i nie są wiążące dla organu wydającego niniejszą interpretację.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·   Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pan do interpretacji.

·   Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·   Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·    w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·    w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.