Interpretacja 0112-KDWL.4011.117.2025.2.DK

Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

18 września 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 18 września 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnili go Państwo pismem z 20 października 2025 r. (wpływ 21 października 2025 r.) – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego (wynikający z wniosku i jego uzupełnienia)

X jest spółką akcyjną mającą siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w miejscowości (…), powiat (…), województwo (…).

Spółka jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych (dalej: „CIT”), podlegającym w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu oraz czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług jak również płatnikiem podatku PIT. X jest spółką prawa handlowego, tj. spółką akcyjną. Na podstawie przepisów ustawy z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (dalej: „k.s.h.”) została powołana Rada Nadzorcza. Funkcjonowanie Rady Nadzorczej oraz prawa i obowiązki członków Rady Nadzorczej są uregulowane w wewnętrznych dokumentach, tj. Regulaminie Rady Nadzorczej oraz Uchwałach Zgromadzenia Akcjonariuszy.

Rada Nadzorcza sprawuje stały nadzór nad działalnością Spółki we wszystkich dziedzinach działalności. Członkowie Rady Nadzorczej obowiązani są w czasie swojej kadencji do uczestnictwa w stałym nadzorze przez cały rok obrotowy. Członkowie Rady Nadzorczej wykonują kompetencje wskazane w k.s.h., w tym w szczególności dokonują oceny sprawozdań finansowych oraz sprawozdań Zarządu w zakresie ich zgodności z księgami, dokumentami, stanem faktycznym, oceny wniosków Zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty, a także składają Zgromadzeniu Akcjonariuszy coroczne pisemne sprawozdania z wyników tej oceny. Członkowie Rady Nadzorczej pełnią swoje funkcje na podstawie powołania (nie łączy ich ze Spółką umowa o pracę). W związku z powyższym, celem wykonywania swoich obowiązków i zadań, członkowie Rady Nadzorczej zobowiązani są w czasie swej kadencji do uczestnictwa w posiedzeniach Rady Nadzorczej, które zgodnie z postanowieniami Statutu Spółki oraz Regulaminu Rady Nadzorczej Spółki, odbywają się w miarę potrzeb, jednakże nie rzadziej niż raz na dwa miesiące.

Posiedzenia Rady Nadzorczej odbywają się w siedzibie Spółki, znajdującej się poza miejscem zamieszkania niektórych członków Rady Nadzorczej. W konsekwencji, na posiedzenia Rady Nadzorczej niektórzy jej członkowie muszą się przemieszczać poza miejscowość swojego miejsca zamieszkania.

Posiedzenia Rady Nadzorczej odbywają się w siedzibie Spółki w (…), znajdującej się poza miejscem zamieszkania 4 członków Rady Nadzorczej. 2 osoby zamieszkują w miejscowości będącej siedzibą Spółki. Wtedy 4 członków Rady Nadzorczej musi przemieścić się poza swoje miejsce zamieszkania.

Zdarza się sporadycznie, że posiedzenia odbywają się poza siedzibą Spółki a mianowicie w (…) i wówczas 5-oro członków Rady Nadzorczej, którzy zamieszkują poza tą miejscowością musi się przemieszczać poza miejscowość swojego miejsca zamieszkania.

Zgodnie z art. 2221 § 2 k.s.h. członkom Rady Nadzorczej przysługuje zwrot kosztów związanych z udziałem w pracach rady. Członkom Rady Nadzorczej przysługuje także wynagrodzenie miesięczne w wysokości określonej w uchwale podjętej przez Nadzwyczajne Walne Zgromadzenie Spółki. W celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania Rady Nadzorczej Spółka pokrywa koszty związane z podróżami na posiedzenia Rady Nadzorczej poprzez zwrot członkom Rady Nadzorczej poniesionych przez nich wydatków w oparciu o odpowiednie dokumenty potwierdzające, do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej bądź w oparciu o faktury wystawione na X gdy Spółka zamawia usługę.

Każdy z członków Rady Nadzorczej otrzymuje od Spółki zwrot kosztów podróży na posiedzenia tylko w różnej wysokości i w zależności od tego gdzie się odbywa posiedzenie.

Członkowie Rady mają nieograniczony obowiązek podatkowy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w świetle art. 3 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

X nie zalicza wydatków z tytułu zwrotu poniesionych wydatków przez członków Rady Nadzorczej do kosztów uzyskania przychodów na gruncie podatku CIT.

Członkowie Rady Nadzorczej nie zaliczają otrzymywanych świadczeń w postaci zwrotu kosztów podróży (dojazdu, zakwaterowania, wyżywienia) na posiedzenie Rady Nadzorczej do swoich kosztów uzyskania przychodu.

Pytanie

Czy przychody członków Rady Nadzorczej z tytułu zwracanych przez Spółkę kosztów podróży, a w szczególności kosztów dojazdu na posiedzenia Rady Nadzorczej oraz zakwaterowania i wyżywienia związanych z udziałem w pracach Rady Nadzorczej nie podlegają zwolnieniu z podatku PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy PIT, a X jest zobowiązana jako płatnik podatku PIT do pobrania z tego tytułu zaliczek na podatek PIT?

Państwa stanowisko w sprawie (wynikające z wniosku i jego uzupełnienia)

Zdaniem X przychody członków Rady Nadzorczej z tytułu zwracanych przez Spółkę kosztów podróży, a w szczególności kosztów dojazdu na posiedzenia Rady Nadzorczej oraz noclegów związanych z udziałem w pracach Rady Nadzorczej, nie podlegają zwolnieniu z podatku PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy PIT, a X jest zobowiązana jako płatnik podatku PIT do pobrania z tego tytułu zaliczek na podatek PIT.

Przychody osób fizycznych klasyfikowane są w zależności od źródła, z którego są uzyskiwane. Katalog źródeł przychodów podlegających opodatkowaniu podatkiem PIT zawarty został w art. 10 ust. 1 ustawy PIT. Jednym z ww. źródeł przychodów jest działalność wykonywana osobiście, wskazana w art. 10 ust. 1 pkt 2 ustawy PIT, która obejmuje m.in. przychody otrzymywane przez osoby, niezależnie od sposobu ich powoływania, należące do składu zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych organów stanowiących osób prawnych, co wynika z art. 13 pkt 7 ustawy PIT. W ocenie Spółki należy zatem stwierdzić, że otrzymywane przez członków Rady Nadzorczej świadczenia stanowiące zwroty kosztów przejazdu na posiedzenia Rady Nadzorczej jak również zwrot kosztów noclegów i wyżywienia związanych z posiedzeniami Rady Nadzorczej stanowią przysporzenie majątkowe członków Rady Nadzorczej, będące ich przychodem podatkowym. Przy tym, jest to przychód z działalności wykonywanej osobiście, z tytułu pełnienia funkcji w Radzie Nadzorczej, o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2 w zw. z art. 13 pkt 7 ustawy PIT, w odniesieniu do którego stosuje się zwolnienie przedmiotowe uregulowane w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy PIT pod warunkiem spełnienia przesłanek wynikających z ust. 13. Zgodnie z tymi przepisami, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

a)  podróży służbowej pracownika,

b)  podróży osoby niebędącej pracownikiem

- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Z powyżej powołanych przepisów wynika, że dla skorzystania ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy PIT, koniecznym jest otrzymanie świadczeń w związku z odbywaniem podróży oraz aby podróż odbywana była w celu osiągnięcia przychodów i aby wydatki z tego tytułu nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Tak jak wspomniano, X nie zalicza wydatków z tytułu zwrotu poniesionych wydatków przez członków Rady Nadzorczej do kosztów uzyskania przychodów na gruncie podatku CIT.

Otrzymane przez członków Rady Nadzorczej świadczenia stanowiące zwrot kosztów przejazdu na posiedzenia Rady Nadzorczej jak i zwrot kosztów noclegów i wyżywienia związanych z posiedzeniami Rady Nadzorczej stanowią przysporzenie majątkowe członków Rady Nadzorczej będące ich przychodem podatkowym a nie zaliczają tych świadczeń do kosztów uzyskania przychodu.

Przy tym, jest to przychód z działalności wykonywanej osobiście, z tytułu pełnienia funkcji w Radzie Nadzorczej, o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2 w zw. z art. 13 pkt 7 ustawy PIT. Przedmiotowe przychody podlegają opodatkowaniu na zasadach ogólnych przy zastosowaniu skali podatkowej określonej w art. 27 ust. 1 ustawy PIT.

Katalog zwolnień przedmiotowych określony w art. 21 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przewiduje w pkt 16 zwolnienie od podatku diet i innych należności za czas:

a.  podróży służbowej pracownika,

b.  podróży osoby niebędącej pracownikiem

- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Z treści art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że przepis art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

1.  w celu osiągnięcia przychodów lub

2.  w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub

3.  przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub

4.  przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Z wyżej wymienionych przepisów wynika, że dla skorzystania ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, konieczne jest uzyskanie tych świadczeń przez osobę będącą w podróży pod warunkiem, że wypłacone należności nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów przez podmiot otrzymujący świadczenie, oraz zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów przez podmiot je finansujący. Ustalić zatem należy jak należy rozumieć pojęcie „podróży” ujęte w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Należy zaznaczyć, że w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawodawca posłużył się terminem „podróż” bez określenia „służbowa”. Różnica treści lit. a i lit. b w art. 21 ust. 1 pkt 16 ww. ustawy związana jest jednak wyłącznie z faktem, że w podróży służbowej może pozostawać jedynie pracownik, gdyż regulacje w tym zakresie zawiera ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 1076, z późn. zm.). Stąd w odniesieniu do osób niepozostających w stosunku pracy (stosunkach pokrewnych) można mówić jedynie o podróży, a nie o podróży służbowej w rozumieniu Kodeksu pracy.

Niezależnie od powyższego, pojęcie „podróż” należy rozumieć identycznie. Przywołać w tym miejscu należy definicję podróży służbowej zawartą w przepisach Kodeksu pracy, którą posiłkowo stosuje się przy interpretacji art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy.

Zgodnie z art. 775 § 1 ustawy – Kodeks pracy, za podróż służbową uznaje się wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, bądź stałe miejsce pracy pracownika. Zatem podróżą w sensie ogólnym jest wykonywanie zadania poza miejscowością, w której znajduje się siedziba Spółki bądź stałe miejsce wykonywania zadań i tylko do wydatków (do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej) poniesionych podczas takiej podróży ma zastosowanie zwolnienie przedmiotowe wynikające z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym.

Z konstrukcji wyżej omówionych przepisów wynika jednoznacznie, że intencją ustawodawcy było zastosowanie zwolnienia przedmiotowego wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, do diet i innych należności należnych zarówno z tytułu podróży służbowej (tj. podróży pracownika), jak i z tytułu podróży spełniającej te same cechy co podróż służbowa, która jednak jest wykonywana przez osobę niebędącą pracownikiem. Zatem, ustawodawca w przedmiotowym zwolnieniu zagwarantował takie same prawa zarówno osobie będącej w podróży służbowej (pracownikowi), jak i osobie niebędącej pracownikiem, która wykonuje podróż spełniającą te same cechy co podróż służbowa.

Zatem, ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b nie korzysta zwrot kosztów z tytułu dojazdu na posiedzenie rady nadzorczej i wypłacane tym tytułem należności należy opodatkować podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Wobec powyższego Spółka jest zobowiązana do naliczenia i pobrania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od wypłaconych członkom Rady Nadzorczej zwrotu kosztów podróży oraz noclegu a następnie uwzględnienia ich wartości w rocznej deklaracji PIT-11, łącznie z przychodami z wynagrodzenia członka Rady Nadzorczej.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

Na podstawie art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Za przychody należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną, jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika.

W myśl art. 11 ust. 2 cytowanej ustawy:

Stosownie do art. 11 ust. 2a powołanej ustawy:

Art. 11 ust. 2b wskazanej ustawy stanowi, że:

Dla celów podatkowych nieodpłatne świadczenie obejmuje działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie zdarzenia prawne i gospodarcze w działalności osób, których skutkiem jest nieodpłatne, to jest niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie majątku innej osobie, mające konkretny wymiar finansowy.

Katalog źródeł przychodów podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych zawiera art. 10 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Z art. 10 ust. 1 pkt 2 tej ustawy wynika, że jednym ze źródeł przychodów jest działalność wykonywana osobiście.

Na mocy art. 13 pkt 7 ww. ustawy:

W świetle powyższego, za przychody należy uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika. Tym samym, za przychód członka rady nadzorczej z tytułu pełnionej funkcji uznaje się każde świadczenie, nie tylko wynagrodzenie z tego tytułu, ale także inne świadczenia, w tym nieodpłatne otrzymywane w związku z pełnieniem obowiązków członka rady nadzorczej, niezależnie od sposobu powołania.

Przychody zaliczone do przychodów z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2 w związku z art. 13 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podlegają co do zasady opodatkowaniu przy zastosowaniu skali podatkowej określonej w art. 27 ust. 1 przytoczonej ustawy. Jednocześnie niektóre z takich świadczeń korzystać mogą ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych na podstawie art. 21 tej ustawy.

Według art. 41 ust. 1 omawianej ustawy:

Na gruncie art. 42 ust. 1 przywołanej ustawy:

W myśl natomiast art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Odrębnymi przepisami, o których mowa w ww. artykule są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2109).

W myśl § 2 przywołanego rozporządzenia:

Stosownie do art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Z wyżej wymienionych przepisów wynika, że dla skorzystania ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ważnym jest otrzymanie świadczeń w związku z odbywaniem podróży oraz aby podróż odbywana była w celu osiągnięcia przychodów i aby wydatki z tego tytułu nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Dlatego koniecznym jest przede wszystkim ustalenie, jak należy rozumieć pojęcie „podróży” ujęte w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ustawodawca w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wyodrębnił dwa rodzaje podróży: „podróż służbową” oraz „podróż osoby niebędącej pracownikiem”. Według jednej z dyrektyw wykładni językowej, tj. zakazu wykładni synonimicznej, zakłada się, że różnym zwrotom nie należy nadawać tego samego znaczenia. Nie można zatem uznać za poprawną takiej wykładni, która prowadzi do ustalenia, że zwroty „podróż służbowa” oraz „podróż osoby niebędącej pracownikiem” będą miały to samo znaczenie.

Należy wskazać, że pojęcie „podróż” zawarte w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie zostało zdefiniowane ani w ustawie podatkowej ani w innych przepisach. Zatem właściwą metodą odkodowania jego znaczenia jest sięgnięcie do reguł wykładni językowej. Według internetowego Słownika Języka Polskiego (www.sjp.pl) – podróż to przebywanie drogi do odległego miejsca; przemierzanie rozległych terenów; podróżowanie. Efektem zastosowania wykładni językowej jest więc ustalenie, że podróż to przebycie drogi do jakiegoś odległego miejsca, bez dookreślenia tego pojęcia przez takie elementy jak czas odbywania, częstotliwość czy też przez zdefiniowanie kierunku podróży. Stąd też przedmiotowe zwolnienie nie obejmuje zwrotu kosztów za jazdy lokalne, bowiem nie spełniają definicji „podróży”.

Biorąc powyższe pod uwagę należy przyjąć, że podróżą, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest dojazd osób należących do składu Rad Nadzorczych na posiedzenia Rady, z miejscowości położonych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba osoby prawnej, jeśli posiedzenia odbywają się w tej miejscowości lub w innej niż siedziba osoby prawnej miejscowości.

Zatem zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ma zastosowanie do przychodu z tytułu zwrotu kosztów podróży członkom Rady Nadzorczej, do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, pod warunkiem spełnienia przesłanek wynikających z art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Z opisu stanu faktycznego wynika, że Wnioskodawca jest spółką prawa handlowego, tj. spółką akcyjną. Na podstawie przepisów ustawy Kodeks spółek handlowych została powołana Rada Nadzorcza. Rada Nadzorcza sprawuje stały nadzór nad działalnością Spółki we wszystkich dziedzinach działalności. Członkowie Rady Nadzorczej obowiązani są w czasie swojej kadencji do uczestnictwa w stałym nadzorze przez cały rok obrotowy. Członkowie Rady Nadzorczej pełnią swoje funkcje na podstawie powołania (nie łączy ich ze Spółką umowa o pracę). W związku z powyższym, celem wykonywania swoich obowiązków i zadań, członkowie Rady Nadzorczej zobowiązani są w czasie swej kadencji do uczestnictwa w posiedzeniach Rady Nadzorczej. Posiedzenia Rady Nadzorczej odbywają się w siedzibie Spółki, znajdującej się poza miejscem zamieszkania niektórych członków Rady Nadzorczej. W konsekwencji, na posiedzenia Rady Nadzorczej niektórzy jej członkowie muszą się przemieszczać poza miejscowość swojego miejsca zamieszkania. Posiedzenia Rady Nadzorczej odbywają się w siedzibie Spółki w (…), znajdującej się poza miejscem zamieszkania 4 członków Rady Nadzorczej. 2 osoby zamieszkują w miejscowości będącej siedzibą Spółki. Wtedy 4 członków Rady Nadzorczej musi przemieścić się poza swoje miejsce zamieszkania. Zdarza się sporadycznie, że posiedzenia odbywają się poza siedzibą Spółki a mianowicie w (…) i wówczas 5-oro członków Rady Nadzorczej, którzy zamieszkują poza tą miejscowością musi się przemieszczać poza miejscowość swojego miejsca zamieszkania. Zgodnie z art. 2221 § 2 k.s.h. członkom Rady Nadzorczej przysługuje zwrot kosztów związanych z udziałem w pracach rady. W celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania Rady Nadzorczej Spółka pokrywa koszty związane z podróżami na posiedzenia Rady Nadzorczej poprzez zwrot członkom Rady Nadzorczej poniesionych przez nich wydatków w oparciu o odpowiednie dokumenty potwierdzające, do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej bądź w oparciu o faktury wystawione na X gdy Spółka zamawia usługę. Każdy z członków Rady Nadzorczej otrzymuje od Spółki zwrot kosztów podróży na posiedzenia tylko w różnej wysokości i w zależności od tego gdzie się odbywa posiedzenie. Członkowie Rady Nadzorczej nie zaliczają otrzymywanych świadczeń w postaci zwrotu kosztów podróży (dojazdu, zakwaterowania, wyżywienia) na posiedzenie Rady Nadzorczej do swoich kosztów uzyskania przychodu.

Przenosząc powyższe uregulowania prawne na grunt przedmiotowej sprawy, wobec tego, że jak Państwo wskazali posiedzenia Rady Nadzorczej odbywają się poza miejscem zamieszkania niektórych członków Rady Nadzorczej, a w konsekwencji, na posiedzenia Rady Nadzorczej niektórzy członkowie muszą się przemieszczać poza miejscowość swojego miejsca zamieszkania, stwierdzam, że przychody tych członków Rady Nadzorczej z tytułu zwracanych przez Państwa kosztów podróży, a w szczególności kosztów dojazdu na posiedzenia Rady Nadzorczej oraz zakwaterowania i wyżywienia, stanowią przychody z działalności wykonywanej osobiście.

Jednakże przychody z tytułu zwrotu kosztów podróży uzyskane przez członków Rady Nadzorczej, którzy na posiedzenia Rady Nadzorczej muszą przemieszczać się poza miejscowość swojego zamieszkania, podlegają zwolnieniu z podatku dochodowego od osób fizycznych, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

W konsekwencji, w sytuacji gdy – jak wskazali Państwo w opisie sprawy - wypłacone kwoty nie przekraczają limitów określonych wskazanym rozporządzeniem, nie są Państwo zobowiązani, jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych, do pobrania zaliczek na podatek dochodowy z tytułu zwrotu poniesionych przez członków kosztów.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·   Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·   Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·  Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·   w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·   w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.