Interpretacja 0113-KDIPT1-1.4012.1055.2025.2.RG

Interpretacja indywidualna
– stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualne

28 października 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 20 października 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy nieuznania obciążenia Dostawcy przez Wnioskodawcę karą umowną, na podstawie Umowy sprzedaży, w związku ze zmianą urzędowej ceny zbytu Produktów Refundowanych, za wynagrodzenie za usługę podlegające opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług na podstawie art. 5 ust. 1 pkt 1 w związku z art. 8 ustawy o podatku od towarów i usług.

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 13 grudnia 2025 r. (data wpływu 23 grudnia 2025 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawca jest polskim dystrybutorem farmaceutycznym.

X prowadzi działalność w zakresie hurtowej dystrybucji na rzecz aptek na terenie całej Polski, obejmującej: leki (produkty lecznicze), wyroby i materiały medyczne oraz produkty do pielęgnacji. Siedziba Wnioskodawcy znajduje się w …, a spółka funkcjonuje w modelu ogólnopolskiej sieci magazynowo-logistycznej.

Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem VAT.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Wnioskodawca nabywa m.in. produkty podlegające refundacji (dalej: „Produkty Refundowane”) zgodnie z przepisami ustawy z dnia 12 maja 2011 r. o refundacji leków, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2024 r. poz. 930 z późn. zm.; dalej: „Ustawa o refundacji”). Wnioskodawca nabywa Produkty Refundowane od różnych dostawców (dalej: „Dostawca”) profesjonalnie zajmujących się obrotem i wytwarzaniem środków leczniczych, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz produktów medycznych, w tym Produktów Refundowanych, a następnie odpłatnie zbywa je do hurtowni farmaceutycznych, aptek, podmiotów leczniczych itp.

Nabycie Produktów Refundowanych następuje na podstawie umów sprzedaży zawieranych z Dostawcą, zgodnie z którymi Dostawca zobowiązuje się sprzedawać towary, w tym Produkty Refundowane, a Wnioskodawca zobowiązuje się je nabywać (dalej: „Umowa sprzedaży”).

Zgodnie z Ustawą o refundacji, urzędowa cena zbytu powiększona o urzędową marżę hurtową stanowi cenę, po jakiej Wnioskodawca nabywa od Dostawcy podlegający refundacji Produkt Refundowany, oraz urzędową cenę sztywną, po jakiej Wnioskodawca może sprzedać dany Produkt Refundowany. Co do zasady urzędowa cena zbytu ma charakter ceny sztywnej. Wyjątek przewiduje art. 9 Ustawy o refundacji, zgodnie z którym ceny, po jakich podmiot może nabywać określone produkty, przyjmują charakter cen maksymalnych. Ustawa określa także zasady ustalania maksymalnej ceny dla danego produktu.

Może się zdarzyć, że na mocy Ustawy o refundacji cena Produktu Refundowanego ulegnie obniżeniu. W takim przypadku Dostawca sprzedaje Wnioskodawcy kolejne partie Produktów Refundowanych po nowej, niższej cenie. Wnioskodawca natomiast nie może zbywać wcześniej nabytych Produktów Refundowanych, zakupionych po wyższej cenie, po dotychczasowej cenie - jest związany obniżoną ceną również przy ich zbyciu.

Co do zasady Dostawca jest zobowiązany do przyjęcia zwrotu Produktów Refundowanych, których cena uległa obniżeniu, jeżeli zostały one nabyte przez Wnioskodawcę przed zmianą ceny. Zdarza się jednak, że Dostawca odmawia przyjęcia takiego zwrotu. W przypadku odmowy przyjęcia zwrotu Wnioskodawca obciąża Dostawcę karą umowną. Na wypadek zmiany ceny stałej Produktu Refundowanego w Umowie sprzedaży zastrzeżono co następuje:

•   W przypadku zmiany urzędowej ceny zbytu Produktów refundowanych Wnioskodawcy przysługuje prawo do dokonania zwrotu do Dostawcy Produktów refundowanych, których urzędowa cena zbytu uległa obniżeniu, a które zostały nabyte przez Wnioskodawcę bezpośrednio od Dostawcy do dnia zmiany urzędowej ceny zbytu i nie zostały sprzedane przez Wnioskodawcę do tego dnia, a Dostawca ma obowiązek taki zwrot przyjąć.
• W razie odmowy przyjęcia przez Dostawcę zwrotu wskazanych przez Wnioskodawcę Produktów refundowanych, Dostawca zobowiązany będzie do zapłaty na rzecz Wnioskodawcy kary umownej.
• Kwota kary umownej zostanie ustalona jako różnica pomiędzy urzędową ceną zbytu Produktów refundowanych wskazanych przez Wnioskodawcę do zwrotu obowiązującą w dniu bezpośrednio poprzedzającym zmianę urzędowej ceny zbytu tych produktu, a ich nową, obniżoną urzędową ceną zbytu, na podstawie przedstawionego przez Wnioskodawcę oświadczenia informującego o nazwach i ilości Produktów refundowanych, które były własnością Wnioskodawcy w dniu złożenia oświadczenia i których zwrotu żądał Wnioskodawca.
• Kara umowna płatna będzie w terminie 60 dni od daty otrzymania przez Dostawcę prawidłowo wystawionej noty obciążeniowej. (...)

Tym samym, w przypadku obniżenia urzędowej ceny zbytu Produktów Refundowanych oraz odmowy przyjęcia przez Dostawcę Produktów Refundowanych wskazanych przez Wnioskodawcę, pomimo obowiązku wynikającego z Umowy sprzedaży, po stronie Dostawcy powstanie obowiązek zapłaty kary umownej. Wysokość kary ustalana jest na podstawie remanentu jako iloczyn liczby posiadanych przez Wnioskodawcę opakowań objętych obniżką oraz wartości tej obniżki. Kara umowna jest płatna na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez Wnioskodawcę na rzecz Dostawcy.

Na pytania Organu:

1.    Czy kara umowna, którą obciążają Państwo Dostawcę w związku z odmową przyjęcia zwrotu Produktów Refundowanych, których cena uległa obniżeniu, ma na celu pokrycie/zrekompensowanie Państwu poniesionej szkody, w związku ze sprzedażą tych Produktów po cenach obniżonych?

2.    Czy w zamian za otrzymane od Dostawcy kwoty Kar Umownych są Państwo zobowiązani do wykonania jakichkolwiek czynności/świadczeń na rzecz Dostawcy (jeśli tak, to prosimy je wskazać)?

Odpowiedzieli Państwo:

1.    Kara umowna, którą obciążamy dostawcę ma na celu zrekompensowanie szkody poniesionej na skutek konieczności sprzedaży leków po obniżonej cenie polegającej na zakładanej marży a nawet poniesionej straty w sytuacji, gdy nowa cena sztywna jest niższa od ceny zakupu.

2.    W zamian za otrzymaną karę umowną X S.A. nie jest zobowiązany do wykonywania jakichkolwiek czynności wobec dostawcy.

Pytanie

Czy w przedstawionym stanie faktycznym obciążenie Dostawcy karą umowną przez Wnioskodawcę, na podstawie Umowy sprzedaży i udokumentowane notą obciążeniową, w związku ze zmianą urzędowej ceny zbytu Produktów Refundowanych stanowi wynagrodzenie za usługę i podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług na podstawie art. 5 ust. 1 pkt 1 w związku z art. 8 ustawy o podatku od towarów i usług?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy obciążenie Dostawcy karą umowną, dokonane na podstawie Umowy sprzedaży i udokumentowane notą obciążeniową, w związku ze zmianą urzędowej ceny zbytu Produktów Refundowanych nie stanowi wynagrodzenia za usługę w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług, a zatem nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy:

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 z późn. zm.; dalej: „Ustawa o VAT”) opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają odpłatna dostawa towarów oraz odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

W myśl art. 7 ust. 1 Ustawy o VAT przez „dostawę towarów”, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (...).

Stosownie do art. 8 ust. 1 Ustawy o VAT przez „świadczenie usług”, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7, w tym w szczególności:

1.    przeniesienie praw do wartości niematerialnych i prawnych, bez względu na formę, w jakiej dokonano czynności prawnej;

2.    zobowiązanie do powstrzymania się od dokonania czynności lub do tolerowania czynności lub sytuacji;

3.    świadczenie usług zgodnie z nakazem organu władzy publicznej lub podmiotu działającego w jego imieniu albo nakazem wynikającym z mocy prawa.

Ustawa o VAT nie definiuje pojęcia „kary umownej”, dlatego, w celu ustalenia jej charakteru prawnego, należy odwołać się do art. 483 i 484 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (dalej: „k.c.”).

Zgodnie z art. 483 § 1 i 2 k.c. można zastrzec w umowie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy (kara umowna), przy czym dłużnik nie może bez zgody wierzyciela zwolnić się z zobowiązania przez zapłatę kary umownej.

Z kolei na podstawie art. 484 § 1 i 2 k.c. w razie niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania kara umowna należy się wierzycielowi w zastrzeżonej na ten wypadek wysokości - niezależnie od wysokości poniesionej szkody.

Jak wskazał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w wyroku z dnia 22 września 2016 r., sygn. I SA/Kr 1201/15:

„W art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego, zapisano, że można zastrzec w umowie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy (kara umowna).

W ujęciu Kodeksu cywilnego zastrzeżenie kary umownej zależy wyłącznie od woli stron. Łączą się z nim nie tylko pewne ułatwienia, ale i niedogodności, dlatego określenie go jako składnika umowy powinno być wyraźne. Wbrew swej nazwie kara umowna nie jest karą w ścisłym tego słowa znaczeniu (ius puniendi), lecz jedynie zastrzeżoną sankcją cywilnoprawną na wypadek niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, sankcją oznaczoną w pieniądzu, chyba że w ramach swobody umów wierzyciel zastrzeże sobie inne świadczenie. Z art. 483 § 1 wynika, że kara umowna ma na celu „naprawienie szkody”, można więc uznać, że jest ona swoistą postacią odszkodowania. Kara umowna może obejmować trzy grupy zdarzeń:

1.niewykonanie zobowiązania,

2.nienależyte wykonanie zobowiązania w ogólności i

3.konkretne uchybienia w zakresie sposobu wykonania zobowiązania (np. co do czasu, jakości).

W jednej umowie można przewidzieć odrębną karę za niewykonanie, a odrębną za nienależyte wykonanie zobowiązania. Można też łączyć kary za różne tytuły. W badanym przypadku strony zastrzegły karę umowną jedynie za nienależyte wykonanie zobowiązania wynikającego z umowy.”

W przedstawionym stanie faktycznym pomiędzy Wnioskodawcą a Dostawcą istnieje stosunek zobowiązaniowy wynikający z Umowy sprzedaży, w ramach którego w razie obniżenia urzędowej ceny zbytu Produktów Refundowanych Dostawca jest obowiązany przyjąć od Wnioskodawcy zwrot niesprzedanych produktów nabytych przed zmianą ceny. Odmowa przyjęcia zwrotu stanowi niewykonanie zobowiązania o charakterze niepieniężnym, co, zgodnie z art. 483 i 484 k.c., otwiera drogę do dochodzenia zastrzeżonej w umowie kary umownej. Zastrzeżona kara ma w tym układzie funkcję odszkodowawczą: rekompensuje uszczerbek majątkowy Wnioskodawcy wynikający z naruszenia przez Dostawcę obowiązku przyjęcia zwrotu i jest kalkulowana jako iloczyn liczby opakowań objętych obniżką oraz wartości obniżki.

Na gruncie Ustawy o VAT brak jest podstaw do uznania tej płatności za wynagrodzenie za usługę. Po pierwsze, nie dochodzi do świadczenia usług w rozumieniu art. 8 ust. 1 Ustawy o VAT, gdyż spełniona płatność nie pozostaje w bezpośrednim, ekwiwalentnym związku z jakimkolwiek świadczeniem Wnioskodawcy na rzecz Dostawcy. Wnioskodawca nie wykonuje na rzecz Dostawcy ani czynności pozytywnej, ani nie zobowiązuje się do powstrzymania się od czynności czy tolerowania określonej sytuacji; przeciwnie - egzekwuje należyte wykonanie wiążącego obie strony zobowiązania przez zastosowanie przewidzianej sankcji. Po drugie, brak jest elementu przysporzenia po stronie Dostawcy otrzymującego „świadczenie”, płatność ma charakter sankcyjny i rekompensacyjny, nie stanowi zapłaty za usługę ani wynagrodzenia za jakiekolwiek zachowanie Wnioskodawcy. Po trzecie, brak jest towaru w rozumieniu art. 7 Ustawy o VAT oraz brak jest konsumpcji typowej dla czynności podlegających opodatkowaniu w rozumieniu art. 5 ust. 1 pkt 1 Ustawy o VAT. Tym samym płatność kary umownej, dochodzona w związku z niewykonaniem przez Dostawcę obowiązku umownego przyjęcia zwrotu Produktów Refundowanych, pozostaje poza zakresem opodatkowania VAT.

Mając na względzie, że w przypadku wypłaty kary umownej przez Dostawcę na rzecz Wnioskodawcy nie dochodzi do świadczenia usługi, Wnioskodawca nie powinien dokumentować tej czynności fakturą VAT, lecz innym dokumentem księgowym, takim jak nota obciążeniowa.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.) zwanej dalej ustawą:

W myśl art. 7 ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 2 pkt 6 ustawy:

Natomiast w myśl art. 8 ust. 1 powołanej ustawy:

Dostawa towarów i świadczenie usług na terytorium kraju, co do zasady podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Świadczenie usług na gruncie podatku od towarów i usług ma szersze znaczenie niż świadczenie usług w rozumieniu potocznym. Stosownie do treści powołanych przepisów, każde świadczenie na rzecz osób fizycznych, osób prawnych lub jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7 ustawy o VAT, uznawane jest na gruncie ustawy za usługę. Zatem pod pojęciem usługi (świadczenia) należy rozumieć każde zachowanie, na które składać się może zarówno działanie (uczynienie, wykonanie czegoś na rzecz innej osoby), jak i zaniechanie (nieczynienie bądź też tolerowanie). Przy ocenie charakteru świadczenia jako usługi należy mieć na względzie, że ustawa zalicza do grona usług każde świadczenie.

Opodatkowaniu podlegają tylko takie transakcje, w ramach których występuje możliwy do zidentyfikowania konsument towarów lub usług. W związku z powyższym zaniechanie działania lub tolerowanie czynności lub sytuacji podlega opodatkowaniu jedynie wówczas, gdy wykonywane jest w ramach umowy zobowiązaniowej, a jedna ze stron transakcji może zostać uznana za bezpośredniego beneficjenta usługi.

Należy wskazać, że ustawa o podatku od towarów i usług nie definiuje co należy rozumieć przez czynność odpłatną. Jednak dla uznania, że dostawa towarów oraz świadczenie usługi podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, bezwzględnym warunkiem jest „odpłatność” za daną czynność, co wynika z ww. przepisu art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy.

Odpłatność oznacza wykonanie czynności (dostawy towarów oraz świadczenia usług) za wynagrodzeniem. W znaczeniu potocznym wynagrodzenie to zapłata za pracę, należność, a także odszkodowanie. Natomiast odpłatny to taki, który wymaga zapłacenia, zwrotu kosztów, płatny.

Powyższa analiza prowadzi do wniosku, że istotną cechą wynagrodzenia jest istnienie bezpośredniego związku pomiędzy dostawą towarów lub świadczeniem usług i otrzymaną zapłatą.

Kwestia odpłatności była wielokrotnie przedmiotem rozstrzygnięć Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej.

W wyroku z 15 lipca 1982 r. w sprawie Hong-Kong Trade Development Council TSUE stwierdził, że wskazane w sprawie czynności podlegają opodatkowaniu jedynie wtedy, gdy zostały wykonane odpłatnie. Analizując głębiej ten problem TSUE w wyroku z 8 marca 1988 r. w sprawie C-102/86 Apple and Pear Development Council stwierdził, że czynność można uznać za dokonaną odpłatnie, gdy istnieje bezpośrednia i jasno zindywidualizowana korzyść po stronie dostawcy towaru lub usługi, a ponadto odpłatność za otrzymane świadczenie (towar lub usługę) pozostaje w bezpośrednim związku z czynnością, która miałaby być opodatkowana tym podatkiem.

Pojęcie „odpłatności” pojawiło się również w orzeczeniu z 5 lutego 1981 r. w sprawie C-154/80, które zapadło na tle przepisów I Dyrektywy VAT z dnia 11 kwietnia 1967 r. w sprawie harmonizacji przepisów Państw Członkowskich w zakresie podatków obrotowych (67/227/EWG). Trybunał wskazał, że termin „zapłata” stanowi integralną część przepisów prawa wspólnotowego, które nie odwołuje się do prawa państw członkowskich dla ustalenia jego znaczenia i zakresu. Stąd też wykładnia tego wyrażenia nie może być pozostawiona dyskrecjonalnemu władztwu każdego państwa członkowskiego. Ponadto Trybunał przypomniał, że świadczenie podlega opodatkowaniu jedynie w wypadku, gdy podstawę opodatkowania stanowi świadczenie wzajemne otrzymane przez świadczącego usługę. Musi również istnieć możliwość wyrażenia w pieniądzu wartości tego świadczenia wzajemnego. W końcu - jak wskazał Trybunał - świadczenie wzajemne musi stanowić pewną wartość subiektywną, gdyż podstawą opodatkowania jest świadczenie wzajemne rzeczywiście otrzymane, nie zaś wartość otrzymana według kryteriów obiektywnych.

Na uwagę zasługuje także orzeczenie w sprawie C-16/93 pomiędzy R. J. Tolsma a Inspecteur der Omzetbelasting Leeuwarden (Holandia) gdzie Trybunał zauważył, że czynność:

W związku z powyższym czynność podlega opodatkowaniu jedynie wówczas, gdy wykonywana jest w ramach umowy zobowiązaniowej, a jedna ze stron transakcji może zostać uznana za bezpośredniego beneficjenta tej czynności.

Bezpośredni związek pomiędzy dostawą towarów lub świadczeniem usług a otrzymanym wynagrodzeniem istnieje wówczas, gdy jest możliwe zidentyfikowanie bezpośredniej i jasno zindywidualizowanej korzyści na rzecz dostawcy towaru lub świadczącego usługę oraz gdy świadczenie wzajemne pozostaje w bezpośrednim związku ze świadczeniem dokonanej czynności.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem VAT i jest polskim dystrybutorem farmaceutycznym. X prowadzi działalność w zakresie hurtowej dystrybucji na rzecz aptek, obejmującej: leki (produkty lecznicze), wyroby i materiały medyczne oraz produkty do pielęgnacji. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Wnioskodawca nabywa m.in. produkty podlegające refundacji („Produkty Refundowane) od różnych dostawców profesjonalnie zajmujących się obrotem i wytwarzaniem środków leczniczych, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz produktów medycznych, w tym Produktów Refundowanych, a następnie odpłatnie zbywa je do hurtowni farmaceutycznych, aptek, podmiotów leczniczych itp. Zgodnie z Ustawą o refundacji, urzędowa cena zbytu powiększona o urzędową marżę hurtową stanowi cenę, po jakiej Wnioskodawca nabywa od Dostawcy podlegający refundacji Produkt Refundowany, oraz urzędową cenę sztywną, po jakiej Wnioskodawca może sprzedać dany Produkt Refundowany. Co do zasady urzędowa cena zbytu ma charakter ceny sztywnej. Wyjątek przewiduje art. 9 Ustawy o refundacji, zgodnie z którym ceny, po jakich podmiot może nabywać określone produkty, przyjmują charakter cen maksymalnych. Ustawa określa także zasady ustalania maksymalnej ceny dla danego produktu. Może się zdarzyć, że na mocy Ustawy o refundacji cena Produktu Refundowanego ulegnie obniżeniu. W takim przypadku Dostawca sprzedaje Wnioskodawcy kolejne partie Produktów Refundowanych po nowej, niższej cenie. Wnioskodawca natomiast nie może zbywać wcześniej nabytych Produktów Refundowanych, zakupionych po wyższej cenie, po dotychczasowej cenie - jest związany obniżoną ceną również przy ich zbyciu. Co do zasady Dostawca jest zobowiązany do przyjęcia zwrotu Produktów Refundowanych, których cena uległa obniżeniu, jeżeli zostały one nabyte przez Wnioskodawcę przed zmianą ceny. Zdarza się jednak, że Dostawca odmawia przyjęcia takiego zwrotu. W przypadku obniżenia urzędowej ceny zbytu Produktów Refundowanych oraz odmowy przyjęcia przez Dostawcę Produktów Refundowanych wskazanych przez Wnioskodawcę, pomimo obowiązku wynikającego z Umowy sprzedaży, po stronie Dostawcy powstanie obowiązek zapłaty kary umownej. Wysokość kary ustalana jest na podstawie remanentu jako iloczyn liczby posiadanych przez Wnioskodawcę opakowań objętych obniżką oraz wartości tej obniżki. Kara umowna jest płatna na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez Wnioskodawcę na rzecz Dostawcy. Kara umowna, którą obciążają Państwo dostawcę ma na celu zrekompensowanie szkody poniesionej na skutek konieczności sprzedaży leków po obniżonej cenie polegającej na zakładanej marży a nawet poniesionej straty w sytuacji, gdy nowa cena sztywna jest niższa od ceny zakupu. W zamian za otrzymaną karę umowną X S.A. nie jest zobowiązany do wykonywania jakichkolwiek czynności wobec dostawcy.

Zagadnienie dotyczące kar umownych regulują przepisy Działu II Kodeksu cywilnego - „Skutki niewykonania zobowiązań”.

Zgodnie z art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego:

Na podstawie art. 484 § 1 i § 2 ww. ustawy:

Przepis wprowadzający karę umowną ma charakter bezwzględnie obowiązujący. Kara umowna może obejmować trzy grupy zdarzeń, a mianowicie: niewykonanie zobowiązania, nienależyte wykonanie zobowiązania oraz konkretne uchybienia w zakresie sposobu wykonania zobowiązania. Ma na celu „naprawienie szkody”, a więc należy uznać, że jest ona swoistą postacią odszkodowania.

Istotą kary umownej jest rekompensata, zadośćuczynienie. Nie jest to płatność za świadczenie, lecz wyrównanie wyrządzonej szkody. Brak jest zatem ekwiwalentności, wzajemności jaka zachodzi pomiędzy świadczeniem usługi/dostawą towarów a wynagrodzeniem za te usługi/dostawą towarów. Otrzymana kara umowna nie wiąże się z żadnym świadczeniem ze strony podmiotu, który je otrzymuje. Z uwagi na powyższe regulacje prawne należy wskazać, że kary umowne mogą być wyłącznie sankcją za niewykonanie lub niewłaściwe wykonanie zobowiązań.

Przedmiotem rozstrzygnięcia jest ustalenie, czy kwota należna Wnioskodawcy w przypadku odmowy przyjęcia przez Dostawcę zwrotu Produktów Refundowanych po obniżeniu ich urzędowej ceny zbytu stanowi odszkodowanie/karę umowną pozostającą poza zakresem VAT, czy też zapłatę za usługę bądź czy jest elementem kształtującym cenę uprzednio dokonanej dostawy towarów, a tym samym wpływa na podstawę opodatkowania podatkiem od towarów i usług.

Dla celów podatku od towarów i usług decydujące znaczenie ma rzeczywisty charakter ekonomiczny płatności, a nie jej kwalifikacja cywilnoprawna czy nazwa użyta przez strony. Stanowisko to prezentuje Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej, wskazując, że dla oceny skutków w VAT kluczowa jest funkcja gospodarcza danej płatności. (por. wyrok TSUE C-726/23, gdzie Trybunał stwierdził, że korekta rozliczeń może być traktowana jako wynagrodzenie za konkretne usługi podlegające VAT, jeżeli jest bezpośrednio powiązana umownie i ekonomicznie ze świadczeniem i istnieje wyraźny kontrakt/usługa/specyfikacja, której płatność jest rzeczywistym wynagrodzeniem. Trybunał wskazał, że nie można automatycznie uznawać korekt za neutralne wobec VAT – ich charakter ekonomiczny i faktyczne powiązanie z określonym świadczeniem decyduje o opodatkowaniu.)

Nie jest zatem wystarczające odwołanie się do regulacji art. 483–484 Kodeksu cywilnego i wskazanie, że dana kwota została określona jako „kara umowna”. O kwalifikacji podatkowej rozstrzyga to, czy płatność:

• pozostaje w bezpośrednim związku z ceną dostarczonych towarów,
• wpływa na wysokość wynagrodzenia należnego z tytułu dostawy,
• stanowi element kalkulacyjny ceny.

Z opisu sprawy wynika, że:

• wysokość płatności jest ustalana jako iloczyn liczby niesprzedanych opakowań i różnicy pomiędzy „starą” a „nową” urzędową ceną zbytu,
• dotyczy wyłącznie towarów uprzednio nabytych od konkretnego Dostawcy,
• jej ekonomicznym skutkiem jest wyrównanie ceny nabycia do poziomu nowej, obniżonej ceny urzędowej.

W konsekwencji analizowana kwota:

• nie jest ustalana w sposób oderwany od ceny towaru,
• nie ma charakteru sankcyjnego,
• nie stanowi ryczałtowego naprawienia szkody niezależnej od transakcji dostawy.

Jej wysokość jest ściśle powiązana z konkretną dostawą towarów oraz z ceną jednostkową tych towarów.

Tym samym istnieje bezpośredni związek pomiędzy pierwotną dostawą towarów a późniejszą płatnością.

Ponadto w analizowanej sprawie:

• „szkoda” polega wyłącznie na konieczności sprzedaży towarów po niższej cenie,
• wypłacona kwota dokładnie odpowiada różnicy pomiędzy ceną pierwotną a nową ceną urzędową.

Tak więc opisany mechanizm prowadzi do obniżenia efektywnej ceny nabycia towarów, mającym wpływ płatności na podstawę opodatkowania w podatku VAT. Zgodnie z art. 29a ust. 10 pkt 1 ustawy jeżeli po dokonaniu dostawy dochodzi do zmniejszenia ceny, następuje odpowiednie obniżenie podstawy opodatkowania.

W analizowanym przypadku:

1.    Dostawca sprzedał towary po określonej cenie.

2.    Następnie – wskutek zmiany urzędowej ceny Produktu Refundowanego – cena została obniżona.

3.    W odniesieniu do niesprzedanych partii towarów Dostawca wypłaca kwotę odpowiadającą różnicy cen.

Na podstawie powyższego można wskazać na ekonomiczny efekt, tj. ostateczna cena, jaką Wnioskodawca płaci za towar, zostaje zredukowana do poziomu nowej ceny urzędowej, co oznacza, iż udzielono tak zwanego rabatu potransakcyjnego (tj. obniżki ceny po dokonaniu sprzedaży).

W przedmiotowej sprawie należy prawidłowo ustalić podstawę opodatkowania pierwotnej dostawy towarów.

Płatność, stanowiąca rekompensatę, związaną z obniżką ceny Produktu Refundowanego nie stanowi w opisanej sytuacji nowej czynności opodatkowanej lecz modyfikuje ekonomiczne wynagrodzenie za wcześniejszą dostawę. Tym samym wpływa na wysokość podatku należnego po stronie Dostawcy oraz podatku naliczonego po stronie Wnioskodawcy. W konsekwencji uznania, że analizowana płatność stanowi obniżenie ceny, Dostawca powinien udokumentować ją fakturą korygującą obniżającą podstawę opodatkowania i podatek należny. Natomiast po stronie Wnioskodawcy powstaje obowiązek obniżenia podatku naliczonego w związku obniżeniem ceny udokumentowanym fakturą korygującą.

Reasumując w analizowanym stanie faktycznym kwota określona jako „kara umowna”:

• nie stanowi wynagrodzenia za usługę,
• nie ma charakteru autonomicznego odszkodowania pozostającego poza VAT,
• jest ekonomicznie tożsama z obniżeniem ceny uprzednio dostarczonych towarów.

W konsekwencji należy ją traktować jako rabat potransakcyjny skutkujący korektą podstawy opodatkowania i podatku należnego po stronie Dostawcy oraz korektą podatku naliczonego po stronie Wnioskodawcy.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Tut. Organ informuje, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania). Inne kwestie przedstawione we wniosku, w tym w szczególności sposób dokumentowania obciążenia Dostawcy karą umowną, które nie zostały objęte pytaniem, nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Należy zauważyć, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany z przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. Biorąc pod uwagę powyższe, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Odnosząc się do powołanego wyroku sądu administracyjnego, wyjaśniam, że powołany wyrok jest rozstrzygnięciem w indywidualnej sprawie, osadzony w określonym stanie faktycznym i tylko do niego się zawęża. Zatem wskazany we wniosku wyrok sądu nie ma wpływu na podjęte w tej interpretacji rozstrzygnięcie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w …. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.