Interpretacja 0113-KDIPT1-2.4012.1219.2025.2.MC

Interpretacja indywidualna
– stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest nieprawidłowe w części dotyczącej pytań nr 1, 2 i 3 wniosku i prawidłowe w części dotyczącej pytania nr 4 wniosku.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

31 grudnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy uznania, że:

1)   w sytuacji, w której rozpoczną Państwo proces wystawiania faktury online na rzecz Przedsiębiorcy polskiego, ale nie dojdzie jeszcze do przydzielenia w KSEF numeru identyfikującego tę fakturę, będą mogli Państwo wydać Przedsiębiorcy polskiemu wizualizację takiej faktury poza KSEF zanim faktura zostanie wysłana do KSEF,

2)   w sytuacji, w której zainicjują Państwo proces wystawiania faktury online na rzecz Przedsiębiorcy zagranicznego albo Konsumenta, ale nie dojdzie jeszcze do przydzielenia w KSEF numeru identyfikującego tę fakturę, będą mogli Państwo wydać fakturę (jej wizualizację) poza KSEF zanim faktura zostanie wysłana do KSEF,

3)   w sytuacji, w której będziecie Państwo wystawiać fakturę offline na rzecz Przedsiębiorcy polskiego, będą mogli Państwo wydać Przedsiębiorcy polskiemu fakturę (jej wizualizację) poza KSEF zanim faktura zostanie wysłana do KSEF,

4)   w sytuacji, w której wystawią Państwo fakturę offline na rzecz Przedsiębiorcy zagranicznego albo Konsumenta, będą mogli Państwo wydać takiemu podmiotowi fakturę (jej wizualizację) poza KSEF zanim faktura zostanie wysłana do KSEF.

Uzupełnili go Państwo pismem z 24 lutego 2026 r. (wpływ 24 lutego 2026 r.) – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

(…) Sp. z o.o. (dalej: Spółka, Wnioskodawca) prowadzi działalność hotelarską i w jej ramach świadczy usługi związane z zakwaterowaniem oraz inne usługi charakterystyczne dla tej branży (m.in. usługi związane z wyżywieniem, usługi w zakresie dokonywania zabiegów kosmetycznych, usługi fizjoterapeutyczne, usługi w zakresie działalności obiektów sportowych, usługi organizacji konferencji, itp.). Spółka jest zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: podatek VAT) na terytorium kraju.

Spółka świadczy ww. usługi zarówno na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą w rozumieniu art. 15 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775, t. j. ze zm., dalej: ustawa o VAT) - tak z siedzibą na terenie kraju (dalej: Przedsiębiorca polski) jak i poza jego granicami (dalej: Przedsiębiorca zagraniczny) oraz na rzecz podmiotów takiej działalności nieprowadzących (dalej: Konsument). W praktyce działalności Spółki obecnie często zdarza się, że faktury dokumentujące wykonywanie usług na rzecz ww. podmiotów wystawiane są fizycznie w papierowej formie, np. w znajdujących się w hotelu Spółki recepcji głównej, recepcji basenowej, w recepcji medical oraz w recepcji SPA. Przykładowo, gość hotelowy dokonując wymeldowania po zakończeniu pobytu w hotelu Spółki otrzymuje od recepcjonisty fakturę VAT, dokumentującą wykonanie usługi przez Spółkę. W niektórych przypadkach, Spółka ma obowiązek wystawiania faktury VAT (gdy nabywcą jest Przedsiębiorca polski albo Przedsiębiorca zagraniczny). W innych, Spółka wystawia faktury tzw. „na żądanie”, zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT. Spółka wystawia faktury także w innych okolicznościach i w inny sposób niż poprzez bezpośrednie wydanie papierowego wydruku (np. dokumentuje otrzymywane zaliczki na pobyt, wysyła elektroniczną drogą faktury dokumentujące różnego rodzaju usługi kompleksowe, przykładowo związane z organizacją konferencji itd.) ale te sytuacje nie są objęte zakresem niniejszego wniosku.

Ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1598 z późn. zm., dalej: „Nowelizacja”) wprowadzone zostały do ustawy o VAT przepisy dotyczące m.in. regulacji o obligatoryjnym Krajowym Systemie e-Faktur (dalej: KSeF). Zgodnie z ustawą z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852), termin wejścia w życie obowiązkowego systemu KSeF został przesunięty na 1 lutego 2026 r. Spółka zobowiązana będzie do wystawiania faktur ustrukturyzowanych dopiero od 1 kwietnia 2026 r.

Spółka aktualnie dostosowuje swoje wewnętrzne systemy i procesy do wejścia w życie ww. przepisów wprowadzających obowiązkowy KSEF. W trakcie procesu dostosowawczego Spółka zidentyfikowała, że dotychczasowy sposób wystawiania i wydawania faktur w oczywisty sposób musi ulec zmianie. Przede wszystkim bowiem, Spółka zostanie objęta od dnia 1 kwietnia 2026 r. obowiązkiem wystawiania faktur w sposób ustrukturyzowany (za wyjątkiem faktur na rzecz Konsumenta, choć one również mogą być wystawiane w KSEF). Nowy sposób wystawiania faktur wpłynie jednak na proces wydawania faktur w fizycznej papierowej formie przez pracowników recepcji Spółki, skoro faktura VAT będzie miała z zasady formę ustrukturyzowaną. Zasadą wystawiania faktur na rzecz Przedsiębiorcy polskiego i Przedsiębiorcy zagranicznego będzie rzecz jasna wystawianie faktur ustrukturyzowanych do KSEF. Spółka jest jednak świadoma, że niejednokrotnie same tylko wystawienie faktury ustrukturyzowanej do KSEF nie usatysfakcjonuje gościa hotelowego. Przykładowo, jeżeli gość hotelowy przebywa w podróży służbowej i w jej ramach nocuje w hotelu Spółki, bardzo często zgodnie z polityką rozliczania wydatków służbowych obowiązującą u pracodawcy gościa, ma on obowiązek dostarczenia faktury VAT za usługę noclegową do działu księgowości lub HR. Również goście korzystający z usług medical mogą domagać się papierowej wersji faktury (np. na potrzeby rozliczeń ulgi rehabilitacyjnej). Przypadków tego rodzaju można mnożyć. Spółka jako podmiot działający w branży wyjątkowo konkurencyjnej, w której zadowolenie klienta jest kwestią fundamentalną nie może sobie pozwolić na to, by potrzeby klientów w zakresie otrzymywania faktur również w wersji papierowej poza KSeF były ignorowane.

Spółka przewiduje zasadniczo dwa tryby wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Tryb online (dalej: online) zakłada, że Spółka będzie wystawiać faktury ustrukturyzowane w ustawowym terminie bezpośrednio do KSEF. Tryb offline (dalej: offline) zakłada zaś, że Spółka będzie wystawiać faktury w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej a następnie niezwłocznie, nie później niż kolejnego dnia roboczego będzie przesyłać fakturę ustrukturyzowaną do KSEF (względnie, Spółka będzie wystawiać w ten sposób faktury w trybie niedostępności KSEF). W obydwu ww. trybach możliwe jest, że Spółka nie będzie w stanie wydać gościowi hotelowemu wizualizacji faktury (papierowego wydruku) po tym, gdy trafi ona do KSEF gdyż najzwyczajniej w świecie gość hotelowy wymelduje się już i nie będzie fizycznie dostępny w hotelu.

W przypadku trybu online może to mieć miejsce np. wówczas, gdy pomimo podjęcia próby wystawienia faktury ustrukturyzowanej do KSEF, z uwagi na ograniczenia przepustowości albo przejściowe problemy techniczne faktura ustrukturyzowana nie zdąży „wysłać się” do KSEF zanim gość hotelowy nie opuści budynku hotelu po wymeldowaniu. Względnie, gdy np. Spółka zdecyduje się na wystawienie takiej faktury ustrukturyzowanej dopiero kolejnego dnia po wymeldowaniu gościa (co będzie zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT). W przypadku trybu offline, w oczywisty sposób faktura zostanie wysłana do KSEF kolejnego dnia roboczego po jej wystawieniu w formie elektronicznej, zatem Spółka nie będzie w stanie wystawić wizualizacji takiej faktury i wydać jej w formie wydruku w dniu wymeldowania gościa hotelowego po tym jak trafi ona do KSEF w formie ustrukturyzowanej. Nie będzie bowiem możliwe zachowanie sekwencji: najpierw faktura ustrukturyzowana wystawiona do KSEF, potem wydana w formie papierowej wizualizacji. Uwzględniając powyższe, Spółka nabrała wątpliwości co do możliwości wydawania faktur (ich wizualizacji) poza KSEF na rzecz Przedsiębiorców polskich, Przedsiębiorców zagranicznych oraz Konsumentów w sytuacji, gdy faktura ustrukturyzowana nie trafiła jeszcze do KSEF.

Ponadto, w odpowiedzi na zadane w wezwaniu pytania o treści:

1.     Od kiedy (proszę wskazać miesiąc i rok) prowadzą Państwo działalność gospodarczą, o której mowa we wniosku?

Odpowiedź: Spółka prowadzi działalność gospodarczą, o której mowa we wniosku od listopada 2001 r.

2.     Czy siedziba działalności gospodarczej Państwa Spółki znajduje się na terytorium kraju?

Odpowiedź: Tak.

3.     Czy przedsiębiorcy zagraniczni, o których mowa we wniosku:

a)  będą podmiotami nieposiadającymi siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub

b)  będą podmiotami nieposiadającymi siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, które posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie będzie uczestniczyło w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawią Państwo faktury?

Odpowiedź: Wniosek dotyczy przedsiębiorców zagranicznych, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju.

4.     Czy miejscem świadczenia czynności objętych zakresem postawionych we wniosku pytań nr 2 i 4 będzie terytorium Polski? Jeżeli nie, to należy wskazać, czy będzie to:

-        terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub

-        terytorium państwa trzeciego?

Odpowiedź: Miejscem świadczenia ww. usług jest Polska.

5.     Czy przedsiębiorcy zagraniczni, o których mowa we wniosku, są:

a)    podatnikami podatku od wartości dodanej,

b)    osobami prawnymi niebędącymi podatnikami podatku od wartości dodanej zidentyfikowanymi na potrzeby podatku od wartości dodanej?

Odpowiedź: Są oni podatnikami podatku od wartości dodanej w kraju swojej siedziby, względnie podobnego podatku w przypadku przedsiębiorców z siedzibą w kraju poza UE.

6.     Czy Konsument, o którym mowa w opisie sprawy oraz sformułowanych we wniosku pytaniach nr 2 i 4 to osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej?

Odpowiedź: Tak.

7.     Czy faktury objęte zakresem postawionych pytań we wniosku będą posiadały wszystkie elementy obowiązkowe, o których mowa w art. 106e ustawy o VAT?

Odpowiedź: Tak.

8.     Czy faktura (jej wizualizacja) wystawiona przez Państwa w trybie offline, będzie opatrzona dwoma kodami QR z napisami "OFFLine" oraz "Certyfikat"?

Odpowiedź: Tak.

9.     Czy sposób przekazania faktury (jej wizualizacji), o której mowa w pytaniach wniosku oznaczonych nr 2 i 4 będzie uzgodniony z nabywcą?

Odpowiedź: Tak.

10.  Czy faktura (jej wizualizacja) wystawiona przez Państwa i wydana podmiotom, o której mowa w pytaniach wniosku, będzie odzwierciedlała w swej treści fakturę przesłaną do KSeF, tj. czy dane w niej zawarte będą zawierały jakiekolwiek sprzeczności?

Odpowiedź: W przekazywanych wizualizacjach nie będzie sprzeczności względem faktury przesłanej w formacie xml. W szczególności, wszystkie dane obligatoryjne (zwłaszcza te określone w art. 106e ustawy o VAT) będą spójne między wizualizacją a xml. Na wizualizacji, jeśli pojawią się jakiekolwiek dane dodatkowe, to nie będą zaburzać czytelności faktury, powodować sprzeczności pomiędzy fakturą ustrukturyzowaną a wizualizowaną.

Pytania

1)    Czy w sytuacji, w której Spółka rozpocznie proces wystawiania faktury online na rzecz Przedsiębiorcy polskiego, ale nie dojdzie jeszcze do przydzielenia w KSEF numeru identyfikującego tę fakturę, Spółka będzie mogła wydać Przedsiębiorcy polskiemu wizualizację takiej faktury poza KSEF zanim faktura zostanie wysłana do KSEF?

2)    Czy w sytuacji, w której Spółka zainicjuje proces wystawiania faktury online na rzecz Przedsiębiorcy zagranicznego albo Konsumenta, ale nie dojdzie jeszcze do przydzielenia w KSEF numeru identyfikującego tę fakturę, Spółka będzie mogła wydać fakturę (jej wizualizację) poza KSEF zanim faktura zostanie wysłana do KSEF?

3)    Czy w sytuacji, w której Spółka będzie wystawiać fakturę offline na rzecz Przedsiębiorcy polskiego, Spółka będzie mogła wydać Przedsiębiorcy polskiemu fakturę (jej wizualizację) poza KSEF zanim faktura zostanie wysłana do KSEF?

4)    Czy w sytuacji, w której Spółka wystawi fakturę offline na rzecz Przedsiębiorcy zagranicznego albo Konsumenta, Spółka będzie mogła wydać takiemu podmiotowi fakturę (jej wizualizację) poza KSEF zanim faktura zostanie wysłana do KSEF?

Państwa stanowisko w sprawie

Odpowiedź na pytanie:

1)    Zdaniem Spółki, w sytuacji, w której Spółka zainicjuje proces wystawiania faktury online na rzecz Przedsiębiorcy polskiego, ale nie dojdzie jeszcze do przydzielenia w KSEF numeru identyfikującego tę fakturę, Spółka będzie mogła wydać Przedsiębiorcy polskiemu fakturę (jej wizualizację) poza KSEF, zanim faktura zostanie wysłana do KSEF.

2)    Zdaniem Spółki, w sytuacji, w której Spółka zainicjuje proces wystawiania faktury online na rzecz podmiotu, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, ale nie dojdzie jeszcze do przydzielenia w KSEF numeru identyfikującego tę fakturę, Spółka będzie mogła wydać Przedsiębiorcy polskiemu fakturę (jej wizualizację) poza KSEF zanim faktura zostanie wysłana do KSEF.

3)    Zdaniem Spółki, w sytuacji, w której Spółka wystawi fakturę offline na rzecz Przedsiębiorcy polskiego, Spółka będzie mogła wydać Przedsiębiorcy polskiemu fakturę (jej wizualizację) poza KSEF zanim faktura zostanie wysłana do KSEF.

4)    Zdaniem Spółki, w sytuacji, w której Spółka wystawi fakturę offline na rzecz podmiotu, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, Spółka będzie mogła wydać takiemu podmiotowi fakturę (jej wizualizację) poza KSEF zanim faktura zostanie wysłana do KSEF.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy w odniesieniu do pytania 1

Zgodnie z art. 2 pkt 32a ustawy o VAT, faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT, fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.

Zgodnie z art. 106gb ust. 5 pkt 2 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze, w przypadku użycia tej faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur. W ww. przepisie chodzi o tzw. wizualizację faktury online, opatrzoną odpowiednim kodem QR. Przepis ten w sposób klarowny dopuszcza posługiwanie się fakturami ustrukturyzowanymi online także poza systemem KSEF. To ważne także w kontekście art. 106nda ust. 16 ustawy o VAT, zgodnie z którym za fakturę offline uznaje się także fakturę ustrukturyzowaną (a więc online), jeżeli data jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur jest późniejsza niż data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT wskazana na tej fakturze.

W sytuacji, w której Spółka zainicjuje proces wystawiania faktury ustrukturyzowanej, jednak z przyczyn technicznych (np. ograniczeń przepustowości systemu) proces ten nie zadzieje się z przyczyn niezawinionych przez Spółkę „w czasie rzeczywistym”, w praktyce Spółka straci możliwość wydania Przedsiębiorcy polskiemu np. w recepcji hotelu czy w recepcji basenowej wizualizacji faktury online, skoro faktura ustrukturyzowana nie będzie miała jeszcze przydzielonego numeru KSEF w systemie. Nie zmienia to faktu, że zdaniem Spółki będzie ona uprawniona do wydania takiej wizualizacji, opatrzonej dwoma kodami QR zgodnie z art. 106nda ust. 6 ustawy o VAT jako wizualizacji faktury offline24.

Podejście takie nie narusza zdaniem Spółki przepisów ustawy o VAT. Spółka jest świadoma, że w tzw. Podręczniku KSEF 2.0 wskazane zostało, że (...) jeśli fakturze nie został jeszcze nadany numer KSeF - sprzedawca może wydać nabywcy (bez względu na jego status) potwierdzenie transakcji (tj. potwierdzenie, że w KSeF będzie wystawiona faktura o danej treści handlowej). W przypadku, gdy faktura dotyczy transakcji na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, konieczne będzie wydanie tej faktury nabywcy w sposób uzgodniony bez względu na to, czy wystawca przekazał temu nabywcy potwierdzenie transakcji. Spółka zauważa jednak, że wymóg ten nie znajduje oparcia w przepisach ustawy o VAT ani przepisów wykonawczych. Jednocześnie, podręcznik KSEF (z całym szacunkiem) nie jest ani źródłem prawa powszechnie obowiązującego, ani jakąkolwiek wiążącą formą stosowania lub interpretacji przepisów prawa podatkowego (np. objaśnieniami podatkowymi lub interpretacją ogólną prawa podatkowego). Instytucja „potwierdzenia transakcji” nie została z kolei przewidziana przez żadne przepisy prawa powszechnie obowiązującego.

W efekcie, zdaniem Spółki, w sytuacji, w której Spółka zainicjuje proces wystawiania faktury online na rzecz Przedsiębiorcy polskiego, ale z przyczyn leżących po stronie systemu albo Spółki nie dojdzie jeszcze do przydzielenia w KSEF numeru identyfikującego tę fakturę, Spółka będzie mogła wydać Przedsiębiorcy polskiemu wizualizację faktury ustrukturyzowanej poza KSEF w formie faktury offline24 (opatrzonej dwoma kodami QR).

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy w odniesieniu do pytania 2

Zgodnie z art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, w przypadku gdy:

1)    miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego, lub

2)    nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub

3)    nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę, lub

4)    nabywcą jest podatnik korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1 lub

5)    nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, inny niż nabywca, o którym mowa w pkt 1-3 i 6, lub

6)    nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej,

- faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

Z powyższego wynika, że zarówno w przypadku świadczenia usług na rzecz Przedsiębiorcy zagranicznego jak i Konsumenta, Spółka będzie uprawniona do wydawania im faktur ustrukturyzowanych w sposób z nimi uzgodniony, w tym także poza KSEF (np. w formie wydruku wydawanego w recepcji, jeśli taka forma zostanie odpowiednio uzgodniona). Zatem w przypadku, w którym Spółka zainicjuje proces wystawiania faktury ustrukturyzowanej, ale z przyczyn np. technicznych czy procesowych nie zostanie on zakończony do momentu odejścia przez gościa hotelowego np. z recepcji hotelowej, zdaniem Spółki będzie ona mogła wydać ww. klientom fakturę w zwizualizowanej formie, opatrzoną odpowiednimi kodami QR, o których mowa w art. 106nda ust. 6 ustawy o VAT. Do momentu wysyłki faktury do KSEF będzie ona bowiem miała charakter „systemowego offline”, co jest jednak dopuszczalne w kontekście art. 106nda ust. 1 i 16 ustawy o VAT nawet w przypadku, gdy faktura zostanie skutecznie wysłana do KSEF tego samego dnia co wydana przed jej wysyłką wizualizacja, opatrzona dwoma kodami QR.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy w odniesieniu do pytania 3

Zgodnie z art. 106nda ust. 1 ustawy o VAT, podatnik obowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych może wystawiać faktury w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8. Zgodnie z art. 106nda ust. 2 ustawy o VAT, w przypadku gdy podatnik wystawi fakturę w sposób określony w art. 106nda ust. 1 ustawy o VAT, jest obowiązany niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, przesłać tę fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur w celu przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur. Faktura, o której mowa w ust. 1, jest otrzymywana przez nabywcę przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Ale jednocześnie, fakturę, o której mowa w ust. 1, wystawioną na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, udostępnia się w sposób z nim uzgodniony (art. 106nda ust. 3 i 4 ustawy o VAT).

Zgodnie z art. 106nda ust. 10 ustawy o VAT, za datę wystawienia faktury, o której mowa w ust. 1, uznaje się datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, wskazaną przez podatnika na tej fakturze.

Zgodnie z uzasadnieniem do Nowelizacji w zakresie wprowadzanego trybu offline24, przesłanie faktury do KSeF jest niezbędne w celu przydzielenia jej numeru identyfikującego fakturę w KSeF. Tryb offline24 wychodzi zaś naprzeciw sygnalizowanym przez przedsiębiorców obawom, że dokumenty wysłane do KSeF mogą nie zostać przez ten system przyjęte w czasie rzeczywistym. Wówczas nabywca nie będzie mógł otrzymać faktury w momencie zawarcia transakcji, co może spowolnić działanie i spowodować trudności w prowadzeniu działalności gospodarczej. Stąd też poprzez dodanie art. 106nda ustawy o VAT ustawodawca przyznał podatnikowi prawo wyboru, czy wystawia fakturę ustrukturyzowaną na ogólnie obowiązujących zasadach przy użyciu KSeF, czyli w tzw. trybie online, czy decyduje się na nowo regulowany tryb offline24.

Wybór trybu offline jest dobrowolny, np. można z niego skorzystać w sytuacji braku możliwości wystawienia faktury w trybie online. W sytuacji, gdy podatnik wystawi fakturę w tzw. trybie offline24 ma obowiązek do niezwłocznego przesłania tej faktury do Krajowego Systemu e-Faktur - nie później niż w następnym dniu po dniu jej wystawienia - w celu przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF oraz w celu przekazania tej faktury nabywcy w KSEF podmiotom, które mają obowiązek korzystania z tego systemu. W zakresie ustalenia momentu powstania prawa do odliczenia u nabywcy uwzględnia się datę przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF.

Zdaniem Spółki, decydując się na wystawianie faktur offline Przedsiębiorcom polskim, Spółka będzie uprawniona do wydawania takim podmiotom takich faktur poza KSEF (np. w formie zwizualizowanego wydruku, opatrzonego dwoma kodami QR zgodnie z art. 106nda ust. 6 ustawy o VAT), a więc zanim faktury takie zostaną wysłane do KSEF w celu nadania im numeru identyfikującego, o którym mowa w art. 106na ust. 3 ustawy o VAT. Każde inne podejście oznaczałoby, że praktyczne zastosowanie trybu wystawiania faktur offline nie znajduje żadnego uzasadnienia. Oczywiście bowiem, faktura tak wystawiona będzie otrzymywana przez nabywcę przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur i wówczas dopiero wywoła u Przedsiębiorcy polskiego skutki podatkowe (z ewentualnym prawem do odliczenia podatku naliczonego na czele, o ile prawo takie w przypadku usług Spółki przysługuje). Niemniej, wydanie przez Spółkę wizualizacji faktury offline, opatrzonej dwoma kodami QR nie będzie stanowić naruszenia przepisów ustawy o VAT, nie wpłynie na ryzyko oszustwa podatkowego a co więcej, znacząco ułatwi Przedsiębiorcy polskiemu identyfikację faktury wystawionej przez Spółkę do KSEF. Oto bowiem faktura ta będzie łatwiej identyfikowana przez nabywcę w oparciu o wydaną przez Spółkę wizualizację faktury offline (fakturę wydaną poza KSEF).

Podejście takie nie narusza zdaniem Spółki żadnych przepisów ustawy o VAT ani przepisów wykonawczych. Spółka jest świadoma, że w tzw. Podręczniku KSEF 2.0 wskazane zostało, że (...) jeśli fakturze (offline) nie został jeszcze nadany numer KSeF i jednocześnie nabywcą jest podatnik krajowy z NIP (który otrzyma fakturę w KSeF) - sprzedawca nie wydaje nabywcy faktury w sposób inny niż poprzez KSeF, natomiast może wydać nabywcy potwierdzenie transakcji (tj. potwierdzenie wystawienia faktury, która zostanie przekazana nabywcy w KSeF). Spółka zauważa jednak, że wymóg ten nie znajduje oparcia w przepisach ustawy o VAT ani przepisów wykonawczych. Jednocześnie, podręcznik KSEF (z całym szacunkiem) nie jest ani źródłem prawa powszechnie obowiązującego, ani jakąkolwiek wiążącą formą stosowania lub interpretacji przepisów prawa podatkowego (np. objaśnieniami podatkowymi lub interpretacją ogólną prawa podatkowego).

W efekcie, zdaniem Spółki, w sytuacji, w której Spółka po wejściu w życie obowiązkowego KSEF wystawi fakturę offline na rzecz Przedsiębiorcy polskiego, Spółka będzie mogła wydać Przedsiębiorcy polskiemu fakturę (jej wizualizację) poza KSEF np. w formie wydruku, opatrzoną odpowiednio dwoma kodami QR zanim faktura zostanie wysłana do KSEF jako ustrukturyzowana, zgodnie z właściwymi przepisami (dla trybu offline24 lub niedostępność systemu).

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy w odniesieniu do pytania 4

Zgodnie z przywoływanym już art. 106nda ust. 1 ustawy o VAT, podatnik obowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych może wystawiać faktury w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8. Zgodnie z art. 106nda ust. 2 ustawy o VAT, w przypadku gdy podatnik wystawi fakturę w sposób określony w art. 106nda ust. 1 ustawy o VAT, jest obowiązany niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, przesłać tę fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur w celu przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur.

W art. 106nda ust. 3 określa się sposób udostępniania faktur wystawionych w trybie offline24 dla nabywców wymienionych w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT. Podmiotowi innemu niż zarejestrowany do VAT, nieposługującemu się NIP (w tym Konsumentowi lub Przedsiębiorcy zagranicznemu zagranicznemu) lub podmiotowi korzystającemu ze zwolnienia w procedurze SME udostępnia się te faktury w sposób uzgodniony z nabywcą, także poza KSeF. Podmiot, który nie posługuje się numerem identyfikacji podatkowej na potrzeby wystawienia faktury i jest podmiotem innym niż zarejestrowany na potrzeby podatku, otrzymuje zatem fakturę w sposób uzgodniony, tzn. może otrzymać fakturę poza KSeF, ale wówczas - zgodnie z art. 106nda ust. 4 ustawy o VAT - taki dokument wymaga opatrzenia kodem QR, umożliwiającym dostęp do niej w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na ww. fakturze. Kod QR będzie zawierał elementy określone rozporządzeniem wykonawczym do ustawy wydanym na podstawie art. 106r, dodatkowo pod kodem QR będzie umieszczane oznaczenie „OFFLINE”. Dodatkowo faktura udostępniania nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF powinna być opatrzona drugim kodem QR umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury. Kod QR będzie zawierał elementy określone rozporządzeniem wykonawczym do ustawy wydanym na podstawie delegacji ustawowej - art. 106r, dodatkowo pod kodem QR będzie umieszczane oznaczenie „CERTYFIKAT”. Faktura otrzymana w ten sposób poza KSeF jest „pełnoprawną” fakturą.

Reasumując, zdaniem Spółki, w sytuacji, w której Spółka wystawi fakturę offline na rzecz Konsumenta albo Przedsiębiorcy zagranicznego, Spółka będzie mogła wydać takiemu podmiotowi fakturę (jej wizualizację) poza KSEF, np. w formie wydruku opatrzonego dwoma kodami QR, zanim faktura zostanie wysłana do KSEF w formie ustrukturyzowanej.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe w części dotyczącej pytań nr 1, 2 i 3 wniosku i prawidłowe w części dotyczącej pytania nr 4 wniosku.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Z powołanego przepisu wynika tzw. zasada terytorialności, zgodnie z którą opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają wymienione czynności, ale tylko w sytuacji, gdy miejscem ich świadczenia jest terytorium kraju.

W świetle art. 2 pkt 22 ustawy:

Stosownie do art. 2 pkt 1 ustawy:

Na mocy art. 7 ust. 1 ustawy:

W świetle art. 8 ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Według art. 2 pkt 32a ustawy:

Zasady dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu regulują przepisy art. 106a-106q ustawy.

Zgodnie z art. 106a ustawy:

Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Na podstawie art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy:

Faktura dokumentuje sprzedaż. Podatnik dokonujący sprzedaży zobowiązany jest do udokumentowania tej czynności poprzez wystawienie faktury. Faktura jest zatem dokumentem (dowodem) potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego dokonanego przez podatnika VAT. Wystawienie faktury w znaczeniu literalnym odnosi się do fizycznego utworzenia (wytworzenia) dokumentu, który zawiera dane wynikające z art. 106e ust. 1 ustawy. Wystawienie faktury, chociaż samo w sobie nie powoduje powstania obowiązku podatkowego, to może powodować zapłatę podatku wykazanego na fakturze. Zatem wystawienie faktury związane jest z pewnymi konsekwencjami w sferze podatkowoprawnej.

Stosownie do art. 106ga ust. 1 ustawy obowiązującego od 1 lutego 2026 r.:

Na podstawie art. 106ga ust. 2 ustawy obowiązującego od 1 lutego 2026 r.:

Zgodnie z art. 106ga ust. 3 ustawy obowiązujący od 1 lutego 2026 r.:

Art. 106ga ust. 4 ustawy obowiązujący od 1 lutego 2026 r. stanowi:

W myśl art. 106gb ustawy obowiązującego od 1 lutego 2026 r.:

Z art. 106na ustawy obowiązującego od 1 lutego 2026 r. wynika, że:

Na podstawie art. 106nb ustawy obowiązującego od 1 lutego 2026 r. wynika, że:

Na mocy art. 106nda ustawy obowiązującego od 1 lutego 2026 r.:

Według art. 106nh ustawy obowiązującego od 1 lutego 2026 r.:

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy obowiązującym od 1 lutego 2026 r.:

W świetle art. 106m ust. 1a ustawy obowiązującego od 1 lutego 2026 r.:

Z opisu sprawy wynika, że od listopada 2001 r. prowadzą Państwo działalność hotelarską i w jej ramach świadczą usługi związane z zakwaterowaniem oraz inne usługi charakterystyczne dla tej branży. Jesteście Państwo zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług na terytorium kraju. Siedziba działalności gospodarczej Państwa Spółki znajduje się na terytorium kraju.

Świadczą Państwo ww. usługi zarówno na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą w rozumieniu art. 15 ust. 1 i 2 ustawy o VAT - tak z siedzibą na terenie kraju (dalej: Przedsiębiorca polski) jak i poza jego granicami (dalej: Przedsiębiorca zagraniczny) oraz na rzecz podmiotów takiej działalności nieprowadzących (dalej: Konsument).

Przedsiębiorcy zagraniczni, o których mowa we wniosku, nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju.

Miejscem świadczenia czynności objętych zakresem postawionych we wniosku pytań nr 2 i 4 jest Polska. Przedsiębiorcy zagraniczni, o których mowa we wniosku, są podatnikami podatku od wartości dodanej w kraju swojej siedziby, względnie podobnego podatku w przypadku przedsiębiorców z siedzibą w kraju poza UE. Konsument, o którym mowa w opisie sprawy oraz sformułowanych we wniosku pytaniach nr 2 i 4 to osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej.

W praktyce działalności Państwa Spółki często zdarza się, że faktury dokumentujące wykonywanie usług na rzecz ww. podmiotów wystawiane są fizycznie w papierowej formie. Przykładowo, gość hotelowy dokonując wymeldowania po zakończeniu pobytu w Państwa hotelu otrzymuje od recepcjonisty fakturę, dokumentującą wykonanie przez Państwa usługi przez Spółkę.

Aktualnie dostosowują Państwo swoje wewnętrzne systemy i procesy do wejścia w życie ww. przepisów wprowadzających obowiązkowy KSEF. Państwa Spółka zostanie objęta od 1 kwietnia 2026 r. obowiązkiem wystawiania faktur w sposób ustrukturyzowany (za wyjątkiem faktur na rzecz Konsumenta, choć one również mogą być wystawiane w KSEF). Nowy sposób wystawiania faktur wpłynie jednak na proces wydawania faktur w fizycznej papierowej formie przez pracowników recepcji, skoro faktura będzie miała z zasady formę ustrukturyzowaną. Zasadą wystawiania faktur na rzecz Przedsiębiorcy polskiego i Przedsiębiorcy zagranicznego będzie wystawianie faktur ustrukturyzowanych do KSEF.

Przewidują Państwo zasadniczo dwa tryby wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Tryb online (dalej: online) zakłada, że będziecie Państwo wystawiać faktury ustrukturyzowane w ustawowym terminie bezpośrednio do KSEF. Tryb offline (dalej: offline) zakłada zaś, że będziecie Państwo wystawiać faktury w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej a następnie niezwłocznie, nie później niż kolejnego dnia roboczego będziecie Państwo przesyłać fakturę ustrukturyzowaną do KSEF (względnie, będziecie Państwo wystawiać w ten sposób faktury w trybie niedostępności KSEF). W obydwu ww. trybach możliwe jest, że nie będą Państwo w stanie wydać gościowi hotelowemu wizualizacji faktury (papierowego wydruku) po tym, gdy trafi ona do KSEF gdyż gość hotelowy wymelduje się już i nie będzie fizycznie dostępny w hotelu.

W przypadku trybu online może to mieć miejsce np. wówczas, gdy pomimo podjęcia próby wystawienia faktury ustrukturyzowanej do KSEF, z uwagi na ograniczenia przepustowości albo przejściowe problemy techniczne faktura ustrukturyzowaną nie zdąży „wysłać się” do KSEF zanim gość hotelowy nie opuści budynku hotelu po wymeldowaniu.

W przypadku trybu offline, faktura zostanie wysłana do KSEF kolejnego dnia roboczego po jej wystawieniu w formie elektronicznej, zatem nie będziecie Państwo w stanie wystawić wizualizacji takiej faktury i wydać jej w formie wydruku w dniu wymeldowania gościa hotelowego po tym jak trafi ona do KSEF w formie ustrukturyzowanej. Nie będzie bowiem możliwe zachowanie sekwencji: najpierw faktura ustrukturyzowana wystawiona do KSEF, potem wydana w formie papierowej wizualizacji.

Faktury objęte zakresem postawionych pytań we wniosku będą posiadały wszystkie elementy obowiązkowe, o których mowa w art. 106e ustawy. Faktura (jej wizualizacja) wystawiona przez Państwa w trybie offline, będzie opatrzona dwoma kodami QR z napisami "OFFLine" oraz "Certyfikat". Sposób przekazania faktury (jej wizualizacji), o której mowa w pytaniach wniosku oznaczonych nr 2 i 4 będzie uzgodniony z nabywcą.

W przekazywanych wizualizacjach nie będzie sprzeczności względem faktury przesłanej w formacie xml. Wszystkie dane obligatoryjne (zwłaszcza te określone w art. 106e ustawy) będą spójne między wizualizacją a xml. Na wizualizacji, jeśli pojawią się jakiekolwiek dane dodatkowe, to nie będą zaburzać czytelności faktury, powodować sprzeczności pomiędzy fakturą ustrukturyzowaną a wizualizowaną.

Przenosząc powyższe rozważania na grunt rozpatrywanej sprawy w pierwszej kolejności wskazać należy, że skoro Państwa Spółka będąca zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług i posiadająca siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju zostanie objęta – jak Państwo wskazali - od 1 kwietnia 2026 r. obowiązkiem wystawiania faktur w sposób ustrukturyzowany, to będą mieli Państwo zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zarówno na rzecz Przedsiębiorcy polskiego prowadzącego działalność gospodarczą w rozumieniu art. 15 ust. 1 i 2 ustawy z siedzibą działalności gospodarczej na terenie kraju, o którym mowa w pytaniach nr 1 i 3 wniosku jak i Przedsiębiorcy zagranicznego, o którym mowa w pytaniach nr 2 i 4 wniosku nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju. Przy czym wskazać należy, że zgodnie z art. 106gb ust. 4 pkt 2 ustawy, w przypadku ww. Przedsiębiorcy zagranicznego faktura ustrukturyzowana będzie udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Odnosząc się natomiast do Konsumenta, o którym mowa w sformułowanych we wniosku pytaniach nr 2 i 4 będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, zauważyć należy, że obowiązek wystawiania faktury ustrukturyzowanej przy użyciu Krajowego Systemu e-F nie dotyczy faktur wystawianych na rzecz ww. osób fizycznych. Przy czym w przypadku gdy – jak w okolicznościach niniejszej sprawy – będą Państwo wystawiać na rzecz Konsumenta fakturę ustrukturyzowaną, to wskazać należy, że w myśl art. 106gb ust. 4 pkt 6 ustawy faktura ustrukturyzowana będzie udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

W tym miejscu należy zauważyć, że faktury ustrukturyzowane przyjmują format XML zgodny ze strukturą logiczną FA(3). Natomiast udostępnienie tych faktur poza KSeF wymaga dokonania wizualizacji plików XML w czytelnym dla odbiorcy formacie.

Podkreślić należy, że o sposobie prezentacji poszczególnych danych w wizualizacji faktury decyduje jej wystawca. Biorąc jednak pod uwagę, że faktura w formie zwizualizowanej jest pochodną przesłanego do KSeF pliku XML, należy zadbać o:

·         jej spójność w porównaniu do zawartości pliku XML faktury przesłanego do KSeF,

·         czytelność dokumentu, poprzez odpowiedni, logiczny układ danych w wizualizacji,

·         brak sprzeczności pomiędzy zawartością pliku XML przesłanego do KSeF, przyjętego przez system a treścią wizualizacji.

Co istotne, poza danymi znajdującymi się w pliku XML wizualizacja faktury może zawierać także np. informacje biznesowe, które są specyficzne dla danej branży. Istotne jest jednakże, aby informacje ujęte w wizualizacji nie zaburzały w jakimkolwiek stopniu czytelności dokumentu. Wobec tego, pomiędzy dokumentem XML a wizualizacją faktury nie mogą wystąpić rozbieżności. Wizualizacja ta nie powinna zawierać dodatkowych informacji dotyczących przedmiotu transakcji, które nie zostały zawarte w treści faktury ustrukturyzowanej, bowiem takie działanie mogłoby wprowadzić nabywcę w błąd co do przedmiotu transakcji.

Podali Państwo, że faktury objęte zakresem postawionych pytań we wniosku będą posiadały wszystkie elementy obowiązkowe, o których mowa w art. 106e ustawy. Z opisu sprawy wynika, że w przekazywanych fakturach (ich wizualizacji), nie będzie sprzeczności względem faktury przesłanej w formacie xml. Wszystkie dane obligatoryjne (zwłaszcza te określone w art. 106e ustawy) będą spójne między wizualizacją a xml. Na wizualizacji, jeśli pojawią się jakiekolwiek dane dodatkowe, to nie będą zaburzać czytelności faktury, powodować sprzeczności pomiędzy fakturą ustrukturyzowaną a wizualizowaną.

Należy wskazać, że przekazywana nabywcy faktura (jej wizualizacja), musi odzwierciedlać wszystkie informacje zawarte w pliku xml. Na wizualizacji umieszczane powinny być dane, które pozostają spójne z danymi zawartymi w fakturze wystawionej za pomocą Krajowego systemu e-Faktur.

Podkreślenia wymaga, że posługiwanie się fakturą ustrukturyzowaną poza KSeF wymaga również opatrzenia jej kodem QR (z oznaczeniem numeru KSeF faktury), a w przypadku faktur wystawianych w trybie OFFLINE i nieprzesłanych jeszcze do KSeF, dwoma kodami QR (z napisami „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”).

Należy także wskazać, że istnieje możliwość wydania nabywcy (bez względu na jego status) przez sprzedawcę, przed nadaniem fakturze numeru KSEF, potwierdzenia transakcji. Takie rozwiązanie ma charakter biznesowy i jest dobrowolne do stosowania. Wprowadzenie tego rozwiązania jest odpowiedzią na potrzeby rynku, a potwierdzenie transakcji może być wydawane w obu funkcjonujących w KSeF trybach wystawiania faktur: online i offline. Możliwość wydania potwierdzenia transakcji szczególnie przydatna będzie m.in. w przypadku sprzedaży, gdzie klient oczekuje przy kasie/recepcji na dokument potwierdzający transakcję (fakturę) na miejscu. Wydanie potwierdzenia transakcji zabezpieczy interes nabywcy w sytuacjach, gdy wystawiona w trybie online lub offline faktura nie posiada jeszcze numeru KSeF - dzięki zamieszczonym na potwierdzeniu transakcji kodom QR możliwy będzie m.in. dostęp do faktury i weryfikacja jej danych.

Należy zaznaczyć, że potwierdzenie transakcji z uwagi na swój zakres elementów nie jest fakturą w rozumieniu ustawy. Dokument ten powinien posiadać nazwę „potwierdzenie transakcji”.

Potwierdzenie transakcji musi zawierać poniższe elementy:

·         podstawowe dane stron transakcji tj.:

-        dane sprzedawcy (Podmiot1) - nazwę, identyfikator podatkowy NIP, adres,

-        dane nabywcy (Podmiot2) - nazwę, identyfikator podatkowy NIP/inny identyfikator lub informację o braku identyfikatora, adres,

·         numer faktury nadany przez podatnika (wartość z pola P_2),

·         kwotę należności ogółem (wartość z pola P_15),

·         dwa kody QR/linki, z czego pierwszy zapewnia dostęp do faktury i weryfikację danych z faktury, a drugi pozwala na weryfikację wystawcy faktury; nad pierwszym kodem QR zamieszcza się napis „sprawdź fakturę w KSeF”, a nad drugim kodem QR „zweryfikuj wystawcę faktury”.

Podkreślić należy, że pod kodami QR/linkami nie zamieszcza się żadnych napisów (np. „OFFLINE” czy „CERTYFIKAT”), niezależnie od trybu, w którym jest wystawiana faktura, której to potwierdzenie transakcji dotyczy.

W ramach ww. elementów potwierdzenia transakcji znajdują się więc m.in. dane określone rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Sysytemu e-Faktur, które umożliwią nabywcy za pomocą kodu QR/linku, dostęp do faktury w KSeF, bez konieczności uwierzytelnienia w systemie.

W tym miejscu należy wskazać, że w przypadku faktury wystawionej w trybie ONLINE:

·         Jeśli fakturze został już nadany numer KSeF i jednocześnie:

-        nabywcą jest podatnik krajowy z NIP (który zgodnie z przepisami otrzymuje fakturę w KSeF) – sprzedawca może dodatkowo wydać nabywcy fakturę poza KSeF np. wydruk tej faktury lub plik pdf, pamiętając o opatrzeniu tego dokumentu kodem QR (z oznaczeniem w postaci numeru KSeF), lub

-        jeżeli nabywcą jest podmiot wymieniony w art. 106gb ust. 4 ustawy - sprzedawca wydaje nabywcy fakturę w postaci uzgodnionej; w przypadku przekazania poza KSeF faktura powinna być opatrzona kodem QR (z oznaczeniem numeru KSeF);

·         Jeśli fakturze nie został jeszcze nadany numer KSeF - sprzedawca może wydać nabywcy potwierdzenie transakcji (tj. potwierdzenie, że w KSeF będzie wystawiona faktura).

W przypadku, gdy faktura dotyczy transakcji na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, konieczne będzie wydanie tej faktury nabywcy w sposób uzgodniony.

Z kolei w przypadku faktury wystawionej w trybie offline24 oraz offline – niedostępność KSeF:

·         Jeśli fakturze został już nadany numer KSeF – sprzedawca może wydać nabywcy fakturę w postaci zwizualizowanej np. wydruk tej faktury lub plik pdf drogą elektroniczną, pamiętając o opatrzeniu tego dokumentu kodem QR (z oznaczeniem w postaci numeru KSeF),

·         Jeśli fakturze nie został jeszcze nadany numer KSeF i jednocześnie:

-        nabywcą jest podmiot wymieniony w art. 106gb ust. 4 ustawy - sprzedawca wydaje nabywcy fakturę w postaci uzgodnionej; w przypadku gdy faktura jest wydawana poza KSeF, powinna zostać opatrzona dwoma kodami QR (z oznaczeniem „OFFLINE” oraz „CERTYFIKAT”), lub

-        nabywcą jest podatnik krajowy z NIP – sprzedawca nie wydaje nabywcy faktury w sposób inny niż poprzez KSeF, nabywca otrzymuje fakturę wyłącznie w KSeF; natomiast sprzedawca może wydać nabywcy potwierdzenie transakcji
(tj. potwierdzenie wystawienia faktury, która zostanie przekazana nabywcy w KSeF).

W świetle powyższego odnosząc się do Państwa wątpliwości objętych zakresem pytań nr 1 i 2 wniosku wskazać należy, że w sytuacji, w której rozpoczną/zainicjują Państwo proces wystawiania faktury w trybie online na rzecz Przedsiębiorcy polskiego, Przedsiębiorcy zagranicznego albo Konsumenta,  ale nie dojdzie jeszcze do przydzielenia w KSeF numeru identyfikującego tę fakturę, to w tej sytuacji – wbrew Państwa twierdzeniu - nie będą mogli Państwo wydać ww. faktury (jej wizualizacji) poza KSeF, zanim faktura zostanie wysłana do KSeF.

W przypadkach objętych pytaniami nr 1 i 2 wniosku, zanim faktura zostanie wysłana do KSEF, będą mogli Państwo wydać ww. nabywcom potwierdzenie transakcji (tj. potwierdzenie, że w KSeF będzie wystawiona faktura). Przy czym, jak wcześniej wskazałem, potwierdzenie transakcji musi zawierać poniższe elementy:

·         podstawowe dane stron transakcji tj.:

-        dane sprzedawcy (Podmiot1) - nazwę, identyfikator podatkowy NIP, adres,

-        dane nabywcy (Podmiot2) - nazwę, identyfikator podatkowy NIP/inny identyfikator lub informację o braku identyfikatora, adres,

·         numer faktury nadany przez podatnika (wartość z pola P_2),

·         kwotę należności ogółem (wartość z pola P_15),

·         dwa kody QR/linki, z czego pierwszy zapewnia dostęp do faktury i weryfikację danych z faktury, a drugi pozwala na weryfikację wystawcy faktury; nad pierwszym kodem QR zamieszcza się napis „sprawdź fakturę w KSeF”, a nad drugim kodem QR „zweryfikuj wystawcę faktury”.

Tym samym Państwa stanowisko w zakresie pytań nr 1 i 2 jest nieprawidłowe.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości objętych pytaniem nr 3, wskazać należy, że skoro nabywcą świadczonych przez Państwa usług będzie Przedsiębiorca polski prowadzący działalność gospodarczą w rozumieniu art. 15 ust. 1 i 2 ustawy z siedzibą działalności gospodarczej na terenie kraju i Państwo będziecie wystawiać na jego rzecz fakturę w trybie offline, to nie będą mogli Państwo wydać faktury w sposób inny niż przy użyciu KSeF, zanim faktura zostanie wysłana do KSEF. Przedsiębiorca polski, o którym mowa w pytaniu nr 3 wniosku, będzie mógł otrzymać fakturę, zgodnie z art. 106nda ust. 3 ustawy, wyłącznie przy użyciu KSeF.

Zatem w przypadku objętym pytaniem nr 3 wniosku, kiedy będą Państwo wystawiać fakturę w trybie offline i będą chcieli wydać ww. nabywcy fakturę poza KSeF zanim faktura zostanie wysłana do KSeF, będą mogli Państwo przekazać ww. nabywcy, o którym  mowa w pytaniu nr 3 wniosku, potwierdzenie transakcji z dwoma kodami QR tj. potwierdzenie wystawienia faktury, która zostanie przekazana nabywcy w KSeF.

W świetle powyższego Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 3 jest także nieprawidłowe.

Z kolei udzielając odpowiedzi na pytanie nr 4 odnoszące się do Przedsiębiorców zagranicznych nieposiadających siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, jak również Konsumentów będącymi osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej, zaznaczyć należy, że - jak Państwo wskazali - faktura (jej wizualizacja) wystawiona na rzecz ww. podmiotów w trybie offline będzie opatrzona dwoma kodami QR z napisami "OFFLine" oraz "Certyfikat", jak również, że sposób przekazania ww. faktury (jej wizualizacji) będzie uzgodniony z nabywcą.

Zatem w sytuacji, w której będą wystawiali Państwo fakturę w trybie offline na rzecz Przedsiębiorcy zagranicznego albo Konsumenta i uzgodnią udostępnienie jej w sposób inny niż przy użyciu KSeF, będą mogli Państwo zgodnie z art. 106nda ust. 6 ustawy wydać takiemu podmiotowi fakturę (jej wizualizację) poza KSEF zanim faktura zostanie wysłana do KSEF. Przy czym jak wyżej wskazałem powinna zostać opatrzona dwoma kodami QR (z oznaczeniem „OFFLINE” oraz „CERTYFIKAT”).

Wobec powyższego Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 4 należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem Państwa wniosku (zapytania). Inne kwestie, które nie zostały objęte pytaniami, nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty opis sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem sprawy podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.

Jednocześnie podkreślam, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy co oznacza, że w przypadku gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem sprawy i zastosują się Państwo do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·         Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSĄ”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSĄ). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSĄ):

·         w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSĄ),

albo

·         w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSĄ).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSĄ).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.