Interpretacja 0113-KDIPT1-2.4012.183.2026.1.KC

Interpretacja indywidualna
– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

23 lutego 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie:

-        prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców, poza Krajowym Systemem e-Faktur,

-        momentu w jakim Spółka będzie uprawniona od odliczenia podatku naliczonego wynikającego z ww. faktur zakupowych.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

(…) sp. z o.o. (dalej jako: Wnioskodawca, Spółka) jest spółką mającą siedzibę na terenie Polski, prowadzącą działalność gospodarczą. Wnioskodawca należy do (…), która jest (...). W ramach (…) Spółka zajmuje się produkcją (...). W związku z realizowaną działalnością Spółka jest zarejestrowana w Polsce jako czynny podatnik VAT. Dla potrzeb tej działalności Wnioskodawca nabywa różnego rodzaju towary i usługi.

W przypadku gdy nabywane towary/usługi podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce, a dostawcy towarów/usługodawcy (dalej jako: Dostawcy) są zarejestrowani w Polsce jako czynni podatnicy VAT i są zobowiązani do rozliczenia VAT należnego z tytułu dokonanych transakcji, Wnioskodawca otrzymuje od Dostawców polskie faktury dokumentujące dostarczone towary/nabyte usługi. Na fakturach tych ujęte są kwoty VAT, wykazane w złotych (dalej jako: Faktury Zakupowe).

Niniejszy wniosek dotyczy sytuacji, w której nabywane przez Spółkę od Dostawców towary/usługi nie podlegają zwolnieniu z VAT i są wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności, w odniesieniu do których Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego (są związane ze sprzedażą opodatkowaną) i równocześnie nie istnieją negatywne przesłanki do odliczenia podatku naliczonego, wskazane w art. 88 ustawy o VAT.

W związku z wejściem w życie przepisów wprowadzających obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (dalej również jako: KSeF), od dnia 1 lutego 2026 r., faktury zakupowe otrzymywane przez Spółkę od Dostawców objętych tym obowiązkiem powinny być co do zasady wystawiane w formie faktur ustrukturyzowanych, tj. za pośrednictwem KSeF. Część Dostawców w zależności od poziomu obrotów może być objęta obowiązkowym KSeF nieco później (1 kwietnia 2026 r./1 stycznia 2027 r.), ale niniejszy wniosek dotyczy tylko tych przypadków, w których dany Dostawca na moment wystawiania przez niego faktury ma obowiązek - zgodnie z właściwymi przepisami – wystawić ją w KSeF.

Wnioskodawca bierze pod uwagę, że część Faktur Zakupowych – wbrew przepisom obowiązującym w 2026 r. – może zostać wystawiona przez Dostawców poza Krajowym Systemem e-Faktur.

Przykładowo, może dojść do sytuacji, że pewna część podmiotów objętych obowiązkiem korzystania z KSeF od lutego 2026 r. (najwięksi podatnicy VAT z obrotami powyżej 200 mln zł) nie zdąży z pełnym wdrożeniem KSeF w wymaganym terminie, z uwagi na opóźnienia po stronie dostawców oprogramowania i będzie po 1 lutego 2026 r. wciąż wystawiać faktury na rzecz Spółki w starym schemacie (nie-KSeF). Może też zdarzyć się, że Dostawca zagraniczny zarejestrowany w Polsce na VAT wystawi fakturę w formie tradycyjnej, uznając, że nie posiada na terytorium Polski ani siedziby, ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, a zatem nie jest objęty obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych na podstawie art. 106ga ustawy o VAT. W dalszej kolejności może się jednak okazać, że Dostawca faktycznie dysponuje w Polsce stałym miejscem prowadzenia działalności, a zatem faktura powinna była zostać wystawiona przy użyciu KSeF. Może też okazać się, że dany Dostawca wadliwie skalkulował swoje obroty i uznał, że obligatoryjny KSeF obejmuje go później niż w rzeczywistości (np. Dostawca mylnie uznał, że powinien wystawiać faktury w KSeF od 1 kwietnia 2026 r., podczas gdy w rzeczywistości obowiązek ten został na niego nałożony już 1 lutego 2026 r.).

Powodów takich pomyłek może być wiele i Wnioskodawca w wielu przypadkach nawet nie będzie w stanie w sposób stuprocentowy zweryfikować, dlaczego dany Dostawca wystawił fakturę poza KSeF, mimo że miał obowiązek zrobić to w KSeF. Wspólny mianownik wszystkich tych sytuacji będzie taki, że Spółka otrzymuje fakturę poza KSeF, która powinna znajdować się w KSeF, ale tak się nie stało.

Pytania

1.  Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Spółki przez Dostawców w przypadku, gdy - wbrew obowiązkowi – Faktura Zakupowa, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona przez Dostawcę bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur?

2.  Czy Spółka słusznie uważa, że termin „okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny”, o którym mowa w art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT (czyli pierwszy/najwcześniejszy miesiąc, w którym powstaje prawo do odliczenia VAT naliczonego) oznacza okres, w którym Spółka faktycznie (fizycznie lub elektronicznie) otrzyma Fakturę Zakupową (wystawioną bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur) od Dostawcy, w okolicznościach opisanych w zdarzeniu przyszłym powyżej?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, w opisanym zdarzeniu przyszłym Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Spółki przez Dostawców w przypadku, gdy – wbrew obowiązkowi – Faktura Zakupowa, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.

Jednocześnie, termin „okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny”, o którym mowa w art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT (czyli pierwszy/najwcześniejszy miesiąc, w którym powstaje prawo do odliczenia VAT naliczonego) zdaniem Wnioskodawcy oznacza okres, w którym Spółka faktycznie (fizycznie lub elektronicznie) otrzyma daną Fakturę Zakupową (wystawioną bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur) od Dostawcy. Innymi słowy, prawo do odliczenia VAT będzie powstawać w okresie, w którym Spółka otrzyma Fakturę Zakupową (wystawioną bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur) od Dostawcy, fizycznie w formie papierowej lub elektronicznie (np. plik PDF przesłany na adres e-mail), zakładając że wszystkie ogólne przesłanki odliczenia są spełnione, tzn. w szczególności powstał już obowiązek podatkowy u Dostawcy (prawo to będzie mogło być zrealizowane przez Spółkę również w trzech następnych miesiącach, zgodnie z art. 86 ust. 11 ustawy o VAT). Bez znaczenia przy tym będzie, że dany Dostawca np. pół roku później zreflektuje się i wystawi fakturę ponownie w KSeF (dośle ją do KSeF). Faktura będzie otrzymana przez Spółkę już wcześniej (w momencie fizycznego przekazania dokumentu w wersji papierowej lub elektronicznej) i późniejsze ewentualne dosłanie jej do KSeF nie będzie miało znaczenia dla powstania prawa do odliczenia po stronie Wnioskodawcy. Nie można bowiem tej samej faktury otrzymać dwa razy – skoro dana Faktura Zakupowa została już raz otrzymana, to późniejsze pojawienie się jej w KSeF nie będzie miało znaczenia dla okresu odliczenia.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 tej ustawy przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego w zakresie, w jakim nabywane przez niego towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Ponadto prawo do odliczenia przysługuje również, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami (art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy o VAT). Z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT wynika, że kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a)    nabycia towarów i usług,

b)    dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Z powyższych regulacji wynikają tzw. przesłanki pozytywne, które muszą zostać spełnione w celu odliczenia VAT naliczonego, tj.:

a)    odliczenia dokonuje podatnik, czyli podmiot prowadzący działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy o VAT,

b)    nabywane przez podatnika towary/usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT (lub czynności zrównanych z tymi czynnościami),

c)    kwota podatku wynika z faktury wystawionej dla podatnika.

Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, natomiast zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 prawo to, w przypadku, o którym mowa w art. 86 ust. 2 pkt 1, powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Poza wskazanymi powyżej pozytywnymi przesłankami odliczenia podatku naliczonego ustawodawca przewidział również w art. 88 ustawy o VAT zamknięty katalog przesłanek negatywnych, tzn. takich, których zaistnienie uniemożliwia nabywcy obniżenie podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, jednak w zdarzeniu przyszłym będącym przedmiotem niniejszego wniosku, jak wskazano w jego opisie, nie znajdą one zastosowania.

Na podstawie art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT, od 1 lutego 2026 r., co do zasady, na podatnikach podatku od towarów i usług będzie ciążył obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Przepisy przewidują kilka wyjątków od ww. zasady. Przykładowo, zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF nie będą objęci podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju. Również małe podmioty (pod warunkiem, że u danego podatnika łączna wartość sprzedaży brutto w danym miesiącu nie przekroczy 10 000 zł) czasowo tj. do końca 2026 r. będą mogły nadal wystawiać faktury poza KSeF.

Żaden przepis ustawy o VAT nie nakłada na nabywcę obowiązku weryfikowania, czy sprzedawca był zobowiązany do wystawienia faktury w określonej formie, w tym do zbadania, czy faktura powinna zostać wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. W szczególności nabywca nie jest zobligowany do ustalania, czy sprzedawca posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski ani do analizowania, jaki jest jego miesięczny czy też roczny obrót.

W związku z powyższym, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że będzie mu przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Spółki przez Dostawców, również w przypadku, gdy – wbrew obowiązkowi – Faktura Zakupowa, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.

Powyższe stanowisko znajduje swoje potwierdzenie w wielu interpretacjach indywidualnych wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Tytułem przykładu można wskazać następujące interpretacje indywidualne:

·         interpretacja indywidualna z dnia 22.01.2026 r. sygn., 0113-KDIPT1-2.4012.1158.2025.1.AJB,

·         interpretacja indywidualna z dnia 21.01.2026 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.894.2025.1.PRM,

·         interpretacja indywidualna z dnia 20.01.2026 r. sygn., 0114-KDIP1-3.4012.896.2025.1.JG,

·         interpretacja indywidualna z dnia 29.12.2025 r. sygn. 0112-KDIL1-3.4012.816.2025.1.KM

·         interpretacja indywidualna z dnia 18.11.2025 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.815.2025.1.PRM,

·         interpretacja indywidualna z dnia 18.11.2025 r. sygn. 0112-KDIL1-3.4012.722.2025.1.MR,

·         interpretacja indywidualna z dnia 20.10.2025 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.739.2025.1.AMA,

·         interpretacja indywidualna z dnia 17.10.2025 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.751.2025.1.KAB,

·         interpretacja indywidualna z dnia 13.10.2025 r. sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.833.2025.2.ALN,

·         interpretacja indywidualna z dnia 12.08.2025 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.507.2025.1.JG,

·         interpretacja indywidualna z dnia 04.03.2025 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.838.2024.1.MPA,

·         interpretacja indywidualna z dnia 19.03.2025 r. sygn. 0112-KDIL1-3.4012.596.2023.3.KK,

·         interpretacja indywidualna z dnia 21.03.2024 r. sygn. 0112-KDIL1-3.4012.2.2024.2.KK.

Jak prawidłowo stwierdzono we wskazanych interpretacjach, „prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis art. 88 ustawy enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Jednakże nie wymienia opisanego we wniosku przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur jako przesłanki negatywnej, powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).”

Nie oznacza to jednak, że ustawodawca nie przewidział konsekwencji za naruszenie obowiązku wystawiania faktur przy użyciu KSeF, o którym mowa w art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT. Sankcje te dotyczą jednak podmiotu zobowiązanego do wystawienia faktury w KSeF.

Równocześnie, zdaniem Spółki, analizowane prawo do odliczenia może zostać przez Wnioskodawcę zrealizowane na zasadach ogólnych, tj. powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, ale nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym Wnioskodawca otrzyma fakturę, przy czym to otrzymanie należy rozumieć jako rzeczywiste przekazanie dokumentu (fizycznie w formie papierowej lub elektronicznie np. w postaci pliku PDF na e-mail). Nie będzie miało znaczenia, że np. dany Dostawca rok później zreflektuje się i wystawi fakturę ponownie w KSeF (dośle ją do KSeF). Faktura będzie otrzymana przez Spółkę już wcześniej (w momencie przekazania dokumentu w wersji papierowej lub elektronicznej) i późniejsze ewentualne naprawienie błędu przez Dostawcę w postaci dosłania Faktur Zakupowych do KSeF, niezależnie od tego czy będzie spowodowane przyczynami wewnętrznymi, czy sugestiami innych nabywców czy też stanowiskiem danego organu podatkowego właściwego dla Dostawcy i chęcią uniknięcia sankcji, nie będzie miało znaczenia dla momentu powstania i realizacji prawa do odliczenia dokonanego przez Wnioskodawcę.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą o VAT”:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT:

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Według art. 86 ust. 10 ustawy o VAT:

Z art. 86 ust. 10b ustawy o VAT wynika:

Ponadto, w myśl art. 86 ust. 11 ustawy o VAT:

W świetle art. 86 ust. 13 ustawy o VAT:

Podkreślić należy, że ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W myśl art. 88 ust. 3a ustawy o VAT:

W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy o VAT:

Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy o VAT:

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy o VAT:

Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT:

Faktura jest dokumentem wystawianym dla potrzeb dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Dane, które powinna zawierać faktura zostały określone w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT:

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy o VAT stanowi, że:

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy o VAT:

Według art. 2 pkt 32a ustawy o VAT:

Stosownie do art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT, obowiązującego od 1 lutego 2026 r.:

Na podstawie art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, obowiązującego od 1 lutego 2026 r.:

Według art. 106ga ust. 3 ustawy o VAT, obowiązującego od 1 lutego 2026 r.:

Art. 106ga ust. 4 ustawy o VAT, obowiązujący od 1 lutego 2026 r. stanowi:

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy o VAT, obowiązującego od 1 lutego 2026 r.:

Według art. 106na ustawy o VAT, obowiązującego od 1 lutego 2026 r.:

Stosownie do art. 145l ustawy o VAT:

Zgodnie z art. 145m ust. 1-2 ustawy o VAT:

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym. Są Państwo wiodącym globalnym dostawcą wysokiej jakości sprzętu gospodarstwa domowego, koncentrującym się na produkcji urządzeń AGD do kuchni, pralni i pielęgnacji podłóg, a także produktów wykorzystywanych w działalności gospodarczej oraz urządzeń medycznych. Dla potrzeb prowadzonej działalności nabywają Państwo różnego rodzaju towary i usługi. Otrzymują Państwo od Dostawców faktury dokumentujące dostarczone towary/nabyte usługi, na fakturach tych ujęte są kwoty VAT.

Nabywane przez Spółkę od Dostawców towary/usługi nie podlegają zwolnieniu z VAT i są wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności, w odniesieniu do których przysługuje Państwu prawo do odliczenia VAT naliczonego (są związane ze sprzedażą opodatkowaną) i równocześnie nie istnieją negatywne przesłanki do odliczenia podatku naliczonego, wskazane w art. 88 ustawy o VAT.

W związku z wejściem w życie przepisów o obowiązkowym Krajowym Systemie e-Faktur, od 1 lutego 2026 r. Faktury Zakupowe otrzymywane przez Spółkę od Dostawców objętych obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, powinny być wystawiane w tej właśnie formie (tj. jako faktury ustrukturyzowane wystawione przy użyciu KSeF).

Spodziewają się Państwo, że niektóre Faktury Zakupowe mogą być wystawiane poza KSEF, pomimo ciążącego na Dostawcach obowiązku wynikającego z ustawy o VAT.

Przechodząc do kwestii objętej zakresem pytania nr 1 należy podkreślić, że jedną z fundamentalnych zasad konstrukcji podatku od towarów i usług jest prawo podatnika do odliczenia podatku zapłaconego w cenie przy nabyciu towarów i usług związanych z działalnością gospodarczą. Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej.

Analiza powołanego art. 88 ustawy o VAT prowadzi do wniosku, że w dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.

Należy wskazać, że celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami.

W tym miejscu należy jeszcze raz wskazać, że prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT. Przepis art. 88 ustawy o VAT enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Jednakże nie wymienia opisanego we wniosku przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur jako przesłanki negatywnej, powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Przy czym podkreślić należy, że wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) będzie przysługiwało – na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy o VAT – prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych wystawionych wbrew obowiązkowi poza Krajowym Systemem e-Faktur, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie faktur zakupowych wbrew obowiązkowi poza Krajowym Systemem e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy o VAT.

Zatem w analizowanej sprawie należy stwierdzić, że będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Kontrahentów wbrew obowiązkowi poza Krajowym Systemem e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Tym samym Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 należało uznać za prawidłowe.

Kolejne Państwa wątpliwości dotyczą wskazania, czy Spółka słusznie uważa, że termin „okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny”, o którym mowa w art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT (czyli pierwszy/najwcześniejszy miesiąc, w którym powstaje prawo do odliczenia VAT naliczonego) oznacza okres, w którym Spółka faktycznie (fizycznie lub elektronicznie) otrzyma Fakturę Zakupową (wystawioną bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur) od Dostawcy.

W tym miejscu, należy wskazać, że ww. art. 86 ust. 10 ustawy o VAT w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT, uzupełnia art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy VAT, zgodnie z którym:

Zatem należy stwierdzić, że odliczenia podatku naliczonego na podstawie przepisów ustawy w odniesieniu do nabytych towarów lub wyświadczonych usług – co do zasady – można dokonać dopiero w rozliczeniu za okres, w którym spełnione są łącznie następujące przesłanki:

·         powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabywanych towarów i usług, doszło do faktycznego nabycia tych towarów i usług,

·         podatnik jest w posiadaniu faktury dokumentującej tę transakcję.

Jeżeli podatnik nie dokonał odliczenia podatku naliczonego w oparciu o art. 86 ust. 10 ustawy o VAT (z uwzględnieniem warunku wskazanego w art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT), to na podstawie art. 86 ust. 11 ustawy o VAT, będzie mógł dokonać tego odliczenia w trzech kolejnych okresach rozliczeniowych. Przy czym – co należy podkreślić – termin „trzech kolejnych okresów rozliczeniowych” do odliczenia podatku będzie liczony dopiero od okresu, w którym zostaną spełnione łącznie wskazane wyżej przesłanki do odliczenia.

W sytuacji natomiast, gdy podatnik nie odliczy podatku naliczonego, ani zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT (z uwzględnieniem art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT), ani w terminie, o którym mowa w art. 86 ust. 11 ustawy o VAT, będzie mógł – na podstawie art. 86 ust. 13 ustawy o VAT – zrealizować to prawo poprzez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, tj. za pierwszy okres rozliczeniowy, w którym spełnił wszystkie warunki do dokonania odliczenia, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Według przywołanego art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, jednym z warunków dokonania odliczenia podatku VAT jest posiadanie przez podatnika faktury dokumentującej zakup związany z działalnością opodatkowaną podatkiem VAT.

Zatem otrzymanie faktury przez podatnika wyznacza moment, od którego możliwe jest zrealizowanie tego prawa.

Jak już wyżej wskazano, prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

W związku z powyższym Spółka słusznie uważa, że termin „okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny”, o którym mowa w art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT (czyli pierwszy/najwcześniejszy miesiąc, w którym powstaje prawo do odliczenia VAT naliczonego) oznacza okres, w którym Spółka faktycznie (fizycznie lub elektronicznie) otrzyma Fakturę Zakupową (wystawioną bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur) od Dostawcy.

Tym samym, Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 2 uznaję za prawidłowe.

Należy jednakże zauważyć, że zasadniczo korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem Państwa wniosku (zapytania). Inne kwestie, które nie zostały objęte pytaniami, nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty opis sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem sprawy podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.

Jednocześnie podkreślam, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy co oznacza, że w przypadku gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

W odniesieniu do powołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych, należy zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięcia, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych i nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego co oznacza, że należy je traktować indywidualnie. W konsekwencji powołane interpretacje nie mogą stanowić podstawy do rozstrzygnięcia w rozpatrywanej sprawie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem sprawy i zastosują się Państwo do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·         w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA),

albo

·         w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.