Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, będąca czynnym podatnikiem VAT, nabywa towary i usługi od kontrahentów w Polsce przed i po wejściu w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 lutego 2026 roku. Po tej dacie niektóre faktury zakupowe są wystawiane przez kontrahentów z pominięciem KSeF, mimo że ci kontrahenci są zobowiązani do jego użycia. Spółka nie jest w stanie zweryfikować, którzy kontrahenci muszą stosować…
Interpretacja indywidualna
– stanowisko prawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
25 lutego 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.
Treść wniosku jest następująca:
Opis zaistniałego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego
(…) spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług w rozumieniu ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 z późn. zm.; dalej: „Ustawa o VAT”) i prowadzi działalność opodatkowaną podatkiem od towarów i usług (dalej: „VAT”).
W celu wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu Spółka nabywa towary i usługi podlegające opodatkowaniu VAT w Polsce (i nieobjęte zwolnieniem z opodatkowania). Część z dostawców tych towarów i usługodawców jest zarejestrowana w Polsce jako czynni podatnicy VAT i jest zobowiązana do rozliczenia VAT należnego z tytułu dokonywanych dla Spółki dostaw towarów lub usług (dalej: „Kontrahenci”). W związku z dostarczanymi Spółce towarami bądź usługami Kontrahenci wystawiają faktury, na kwoty przysługujących im od Spółki należności (dalej: „Faktury Zakupowe”) i przekazują je Spółce.
Faktury Zakupowe dokumentują nabycie towarów i usług wykorzystywanych przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.
Spółka nabywała towary i usługi od Kontrahentów przed 1 lutego 2026 roku (tj. przed wejściem w życie przepisów o obowiązkowym Krajowym Systemie e-Faktur; dalej: „KSeF”) i nabywa/będzie je nabywała również po tej dacie.
Jednocześnie, niektóre z Faktur Zakupowych wystawionych po 1 lutego 2026 roku zostały wystawione przez Kontrahentów z pominięciem KSeF. Spółka nie może wykluczyć, że również w przyszłości Faktury Zakupowe będą wystawiane z pominięciem KSeF.
Spółka nie jest też w stanie zweryfikować, którzy Kontrahenci i od jakiego momentu są/będą zobowiązani do wystawiania faktur w KSeF.
To oznacza, że mogą występować sytuacje, w których Spółka dysponuje lub będzie dysponowała zarówno Fakturami Zakupowymi wystawionymi i udostępnionymi poprzez KSeF (fakturami ustrukturyzowanymi, o których mowa w art. 2 pkt 32a Ustawy o VAT), jak i fakturami w innej formie – wystawionymi poza KSeF (wbrew ciążącemu na Kontrahentach obowiązkowi do wystawiania faktur w KSeF) i doręczonymi jej w tradycyjnej formie papierowej lub fakturami elektronicznymi, o których mowa w art. 2 pkt 32 Ustawy o VAT, innymi niż faktury ustrukturyzowane
Pytanie
Czy Spółce przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych po 31 stycznia 2026 roku na rzecz Wnioskodawcy przez Kontrahentów z pominięciem KSeF pomimo istnienia obowiązku wystawiania faktur w KSeF przez tych Kontrahentów (przy założeniu spełnienia pozostałych warunków wymaganych do odliczenia podatku VAT naliczonego u Wnioskodawcy)?
Pytanie nie dotyczy Faktur Zakupowych dokumentujących zakup usług noclegowych i gastronomicznych, o których mowa w art. 88 ust. 1 pkt 4 Ustawy o VAT.
Państwa stanowisko w sprawie
Zdaniem Wnioskodawcy, w opisanym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym Spółka będzie miała prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych po 31 stycznia 2026 roku na rzecz Wnioskodawcy przez Kontrahentów z pominięciem KSeF pomimo istnienia obowiązku wystawiania faktur w KSeF przez tych Kontrahentów (przy założeniu spełnienia pozostałych warunków wymaganych do odliczenia podatku VAT naliczonego u Wnioskodawcy).
Uzasadnienie
Pomimo, że wniosek dotyczy zarówno stanu faktycznego, jak i zdarzenia przyszłego na potrzeby niniejszego wniosku w dalszej części pisma Wnioskodawca będzie opisywał sprawę w czasie teraźniejszym, przy czym argumentacja dotyczy zarówno stanu faktycznego jak i zdarzenia przyszłego.
Zgodnie z art. 86 ust. 1 Ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.
Stosownie zaś do art. 86 ust 2 pkt 1 Ustawy o VAT kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług lub z tytułu dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
Jednocześnie prawo do odliczenia VAT przysługuje, w wypadku gdy nie jest spełniona żadna z przesłanek negatywnych opisanych w art. 88 ust. 3a Ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem nie stanowią podstawy do odliczenia podatku naliczonego faktury w przypadku gdy:
1. sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi wystawionymi przez podmiot nieistniejący;
2. transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;
3. wystawione faktury, faktury korygujące (lub dokumenty celne):
a) stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane – w części dotyczącej tych czynności,
b) podają kwoty niezgodne z rzeczywistością – w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,
c) potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego – w części dotyczącej tych czynności;
4. faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;
5. wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze – w części dotyczącej tych czynności.
Ponadto, zgodnie z art. 88 ust. 4 Ustawy o VAT odliczenia VAT może dokonać tylko zarejestrowany czynny podatnik VAT.
Na podstawie powyższego należy stwierdzić, że faktura stanowi podstawę do odliczenia podatku naliczonego, w wypadku gdy dokumentuje transakcję, w ramach której podmiot zarejestrowany jako podatnik VAT czynny nabywa usługi lub towary wykorzystywane na potrzeby działalności opodatkowanej VAT i nie występują przesłanki negatywne wymienione w art. 88 ust. 3a Ustawy o VAT.
Jak wynika z opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego odliczenie VAT naliczonego przez Spółkę od Faktur Zakupowych następuje w związku z wykonywaniem czynności opodatkowanych VAT. Sytuacji opisanych w niniejszym wniosku nie dotyczą i nie będą dotyczyć też wspomniane powyżej przesłanki negatywne. W szczególności można wskazać, iż w opisywanej sytuacji:
Wątpliwość Wnioskodawcy dotyczy głównie tego czy sama Faktura Zakupowa wystawiona po 31 stycznia 2026 r. wbrew przepisom dotyczącym KSeF będzie stanowiła fakturę stanowiącą podstawę obniżenia podatku VAT.
Przepisy Ustawy o VAT (art. 2 pkt 31 Ustawy o VAT) definiują fakturę jako dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane Ustawą o VAT i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Natomiast faktura elektroniczna (art. 2 pkt 32 Ustawy o VAT) to faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Faktura ustrukturyzowana (art. 2 pkt 32a Ustawy o VAT) to z kolei faktura wystawiona przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
Ustawa o VAT, co do zasady, dopuszcza więc istnienie trzech rodzajów faktur:
Zgodnie z art. 106b ust. 1 Ustawy o VAT podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż dokonywaną przez niego na rzecz innego podatnika.
Od 1 lutego 2026 r. (lub od 1 kwietnia 2026 r./1 stycznia 2027 r, w zależności od „wielkości” podatnika), zgodnie z art. 106ga ust. 1-4 Ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
Obowiązek ten, zgodnie z ust. 2, nie dotyczy podatników:
1. nieposiadających siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2. nieposiadających siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
3. korzystających z procedur szczególnych wymienionych szczegółowo w Ustawie o VAT;
4. wystawiających faktury na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
5. dokumentujących dostawy towarów lub świadczenie usług, określone w przepisach wydanych na podstawie art. 106s Ustawy o VAT;
6. korzystających ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1 Ustawy o VAT.
W powyższych przypadkach wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, a dodatkowo w przypadkach opisanych w pkt. 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.
Na podstawie powyższych przepisów należy stwierdzić, że dokument wystawiony z pominięciem przepisów dotyczących KSeF, ale zawierający wszystkie elementy wymagane przepisami podatkowymi dla faktur, nadal stanowi fakturę w rozumieniu Ustawy o VAT. Faktura w postaci papierowej lub elektronicznej (niemająca postaci ustrukturyzowanej) jest również fakturą w rozumieniu art. 2 pkt 31 Ustawy o VAT. Wystawienie faktury bez użycia KSeF nie powoduje tego, że dokument taki traci cechy faktury zdefiniowanej w art. 2 pkt 31 Ustawy o VAT. Fakturami takimi będą więc też Faktury Zakupowe wystawione przez Kontrahentów poza KSeF.
Nadto, wystawienie faktury z pominięciem KSeF nie zostało wymienione wśród przesłanek negatywnych skatalogowanych w art. 88 ust. 3a Ustawy o VAT – a więc nie stanowi to przeszkody w odliczeniu VAT zgodnie z tym przepisem.
W analizowanym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym, wszystkie warunki do odliczenia VAT z Faktur Zakupowych są spełnione tj. spełniony jest zarówno warunek pozytywny opisany w art. 86 ust. 1 Ustawy o VAT jak i nie występuje żadna z przesłanek negatywnych, o których mowa w art. 88 Ustawy o VAT. Wnioskodawca posiada też Faktury Zakupowe – w postaci papierowej, elektronicznej (innej niż ustrukturyzowana) lub ustrukturyzowanej – wszystkie będące fakturami w rozumieniu Ustawy o VAT i wskazanymi w art. 86 ust. 2 pkt 1 Ustawy o VAT jako dokumenty, z których powinna wynikać kwota podatku VAT podlegającego odliczeniu.
Ostatecznie należy podkreślić, że jedną z fundamentalnych zasad konstrukcji podatku od towarów i usług jest prawo podatnika do odliczenia podatku zapłaconego w cenie nabytych towarów lub usług – związanych z działalnością gospodarczą opodatkowaną podatkiem VAT.
Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej.
W analizowanej sprawie należy zatem stwierdzić, że Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na jej rzecz przez Kontrahentów bez użycia KSeF, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Wnioskodawcę do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego.
Powyższe stanowisko jest potwierdzane w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, przykładowo w interpretacjach:
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą o VAT”:
W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT:
Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:
a) nabycia towarów i usług,
b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).
Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.
Stosownie do art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy o VAT:
Podatnik ma również prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, o której mowa w ust. 2, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, innych niż te, do których stosuje się zwolnienie, o którym mowa w art. 113b ust. 1, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami.
Według art. 86 ust. 10 ustawy o VAT:
Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.
Z art. 86 ust. 10b ustawy o VAT wynika, że:
Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w:
1) ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny;
2) ust. 2 pkt 4 lit. c - powstaje zgodnie z ust. 10, pod warunkiem że podatnik:
a) (uchylona),
b) uwzględni kwotę podatku należnego z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów w deklaracji podatkowej, w której jest on obowiązany rozliczyć ten podatek;
3) ust. 2 pkt 4 lit. a, b i d - powstaje zgodnie z ust. 10, pod warunkiem że podatnik uwzględni kwotę podatku należnego z tytułu tych transakcji w deklaracji podatkowej, w której jest on obowiązany rozliczyć ten podatek.
Ponadto, w myśl art. 86 ust. 11 ustawy o VAT:
Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3, w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.
W świetle art. 86 ust. 13 ustawy o VAT:
Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 10d, 10e i 11, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej:
1) za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, albo
2) za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3, za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych, po okresie rozliczeniowym, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego
– nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.
Podkreślić należy, że ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.
W myśl art. 88 ust. 3a ustawy o VAT:
Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy:
1) sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:
a) wystawionymi przez podmiot nieistniejący;
b) (uchylona)
2) transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;
3) (uchylony)
4) wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:
a) stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane – w części dotyczącej tych czynności,
b) podają kwoty niezgodne z rzeczywistością – w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,
c) potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego – w części dotyczącej tych czynności;
5) faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;
6) (uchylony)
7) wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze – w części dotyczącej tych czynności.
W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy o VAT:
Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.
Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.
Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy o VAT:
Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.
W świetle art. 15 ust. 2 ustawy o VAT:
Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT:
Podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;
3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,
c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.
Faktura jest dokumentem wystawianym dla potrzeb dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Dane, które powinna zawierać faktura zostały określone w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT:
Faktura powinna zawierać:
1) datę wystawienia;
2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a oraz pkt 25;
5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b, pkt 26 i 27;
6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12) stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9;
13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15) kwotę należności ogółem (…).
Przepis art. 2 pkt 31 ustawy o VAT stanowi, że:
Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy o VAT:
Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze elektronicznej – rozumie się przez to fakturę w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.
Według art. 2 pkt 32a ustawy o VAT:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej – rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
Stosownie do art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT, obowiązującego od 1 lutego 2026 r.:
Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e‑Faktur.
Na podstawie art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, obowiązującego od 1 lutego 2026 r.:
Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:
1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;
6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.
Według art. 106ga ust. 3 ustawy o VAT, obowiązującego od 1 lutego 2026 r.:
W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.
Art. 106ga ust. 4 ustawy o VAT, obowiązujący od 1 lutego 2026 r. stanowi:
W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.
W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy o VAT, obowiązującego od 1 lutego 2026 r.:
Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.
Według art. 106na ustawy o VAT, obowiązującego od 1 lutego 2026 r.:
1. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.
2. (uchylony)
3. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
4. W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.
Z opisu sprawy wynika, że są Państwo zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. W celu wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu nabywają Państwo towary i usługi podlegające opodatkowaniu VAT w Polsce. Faktury Zakupowe dokumentują nabycie towarów i usług wykorzystywanych przez Państwa do wykonywania czynności opodatkowanych VAT. Nabywali Państwo towary i usługi od Kontrahentów przed wejściem w życie przepisów o obowiązkowym Krajowym Systemie e-Faktur oraz nabywają i w dalszym ciągu będą je Państwo nabywali.
W związku z wejściem w życie przepisów o obowiązkowym Krajowym Systemie e-Faktur, od 1 lutego 2026 r. Faktury Zakupowe otrzymywane przez Państwa od Kontrahentów objętych obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, powinny być wystawiane w tej właśnie formie (tj. jako faktury ustrukturyzowane wystawione przy użyciu KSeF).
Przy tym, nie mogą Państwo wykluczyć, że niektóre Faktury Zakupowe – wbrew przepisom obowiązującym od 1 lutego 2026 r. – zostaną wystawione przez Kontrahentów poza KSeF.
Należy podkreślić, że jedną z fundamentalnych zasad konstrukcji podatku od towarów i usług jest prawo podatnika do odliczenia podatku zapłaconego w cenie przy nabyciu towarów i usług związanych z działalnością gospodarczą. Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej.
Analiza powołanego art. 88 ustawy o VAT prowadzi do wniosku, że w dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.
Należy wskazać, że celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami.
W tym miejscu należy jeszcze raz wskazać, że prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT. Przepis art. 88 ustawy o VAT enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Jednakże nie wymienia opisanego we wniosku przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur jako przesłanki negatywnej, powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).
Przy czym podkreślić należy, że wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.
Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że jako czynnemu podatnikowi podatku VAT przysługuje/będzie Państwu przysługiwało – na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy o VAT – prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie faktur zakupowych wbrew obowiązkowi użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy o VAT.
Zatem w analizowanej sprawie należy stwierdzić, że przysługuje/będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych po 1 lutym 2026 r. na Państwa rzecz przez Kontrahentów, również w przypadku, gdy wbrew obowiązkowi Faktura Zakupowa, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona bez użycia KSeF, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego.
Wobec powyższego Państwa stanowisko uznałem za prawidłowe.
Należy jednakże zauważyć, że zasadniczo korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy:
Wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem Państwa wniosku (zapytania). Inne kwestie, które nie zostały objęte pytaniem, nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.
Zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty opis sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem sprawy podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.
Jednocześnie podkreślam, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy co oznacza, że w przypadku gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.
W odniesieniu do powołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych, należy zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników, co oznacza, że należy je traktować indywidualnie. W konsekwencji powołane interpretacje nie mogą stanowić podstawy do rozstrzygnięcia w rozpatrywanej sprawie.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo