Interpretacja 0113-KDIPT1-2.4012.3.2026.2.AM

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

8 stycznia 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 29 grudnia 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku od towarów i usług dotyczącej:

• prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur,
• ustalenia momentu, w którym będą Państwo uprawnieni do odliczenia podatku naliczonego, wynikającego z ww. faktur zakupowych.

Uzupełnili go Państwo pismem z 16 lutego 2026 r. (wpływ 23 lutego 2026 r.) – w odpowiedzi na wezwanie.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego (z uwzględnieniem uzupełnienia wniosku)

A S.A. (dalej: Spółka lub Wnioskodawca ), jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT. Spółka zarządza (…) świadcząc usługi związane z (…). Spółka działa na podstawie zezwolenia na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie (…).

Dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej, Spółka nabywa od podmiotów będących czynnymi podatnikami VAT (dalej jako: Dostawcy) różnego rodzaju towary i usługi. W przypadku, gdy nabywane przez Spółkę towary lub usługi od Dostawców podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług na terytorium kraju, a Dostawcy są zobowiązani do rozliczenia należnego podatku z tytułu dokonanych dostaw towarów lub świadczenia usług, to Spółka otrzymuje od Dostawców za zakup towarów / usług faktury dokumentujące daną dostawę towarów / świadczenie usług z ujętą kwotą podatku (dalej jako: Faktury Zakupowe).

W rozliczeniach za okresy w których spełnione zostały warunki wynikające z art. 86 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa) i nie zaistniały przesłanki negatywne wynikające z art. 88 tej ustawy, Spółka korzysta z przysługującego jej prawa do pomniejszenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego na fakturach zakupowych.

W związku z wejściem w życie przepisów o obowiązkowym stosowaniu Krajowego Systemu e-Faktur (dalej również: KSeF) od:

a)    dnia 1 lutego 2026 r. dla podatników, u których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku VAT przekroczyła w 2024 r. kwoty 200 000 000 zł, oraz

b)    dnia 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników (z wyjątkiem tych, którzy mogą wystawiać faktury w innej formie w okresie od 1 kwietnia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r., jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł)

- Faktury Zakupowe powinny być wystawiane przez Dostawców objętych obowiązkiem stosowania KSeF od jednej z powyższych dat - przy uwzględnieniu okresów przejściowych wynikających z przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004 r. oraz aktów wykonawczych do tej ustawy - w formie faktur ustrukturyzowanych oraz wysyłane Spółce za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, a Spółka otrzymywać je powinna przez KSeF.

Biorąc pod uwagę powyższe Faktury Zakupowe od Dostawców powinny być wystawiane przez nich co do zasady tylko w formie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF. Jednak Wnioskodawca spodziewa się, że niektóre Faktury Zakupowe mogą być wystawiane poza KSeF, pomimo ciążącego na Dostawcach obowiązku wynikającego z ustawy z dnia 11 marca 2004 r. Nie można też wykluczyć sytuacji, że Dostawca nie użyje KSeF powołując się na awarię systemu lub inne przyczyny, które jednak nie miały miejsca, albo nie udostępni faktur wystawianych trybem awaryjnym. Faktury Zakupowe wystawione przez Dostawców poza KSeF Wnioskodawca będzie otrzymywał w formie papierowej lub elektronicznej.

W piśmie z 16 lutego 2026 r. Wnioskodawca wskazał, że nabywane towary i usługi udokumentowane otrzymanymi od Dostawców Fakturami zakupowymi, objętymi zakresem pytań we wniosku, będą wykorzystywane wyłącznie do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Wnioskodawca, w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, wykonuje zarówno czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, w stosunku do których przysługuje mu prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług , jak i czynności niepodlegające opodatkowaniu tym podatkiem, w odniesieniu do których prawo do odliczenia podatku naliczonego wynika z art. 86 ust. 8 pkt 1 tej ustawy. Do czynności tych należą w szczególności usługi lotniskowe świadczone na rzecz podatników posiadających siedzibę poza terytorium Polskiej, które — zgodnie z art. 28b ustawy z dnia 11 marca 2004 r. — nie podlegają opodatkowaniu na terytorium kraju.

W ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca dokonywać będzie nabycia towarów oraz usług podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług na terytorium Polski. Nabywane od Dostawców towary i usługi udokumentowane Fakturami zakupowymi będą wykorzystywane wyłącznie do wykonywania czynności, w odniesieniu do których Wnioskodawcy przysługiwać będzie prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Pytania

1)    Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych Faktur Zakupowych wystawionych przez Dostawców również w przypadku, gdy wbrew obowiązkowi Faktura Zakupowa zostanie wystawiona poza KSeF?

2)    Jeżeli organ uzna odpowiedź na pytanie pierwsze za prawidłową, w jakim momencie Spółka będzie uprawniona do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych przez Dostawców?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, w opisanym zdarzeniu przyszłym Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Spółki przez Dostawców , również w przypadku, gdy - wbrew obowiązkowi - Faktura Zakupowa, z której będzie wynikał podatek naliczony, zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu  e-Faktur.

W ocenie Spółki prawo do odliczenia podatku naliczonego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Spółki przez Dostawców powstanie, co do zasady, za okres, w którym Spółka otrzyma przedmiotowe faktury w formie papierowej lub elektronicznej.

Ad 1.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej ustawą, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem przepis w wskazanych w tym artykule.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług lub dokonania zapłaty przed wykonaniem dostawy bądź usługi. Z powyższych regulacji wynika, że prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje wyłącznie wówczas, gdy podatnik jest czynnym podatnikiem VAT oraz gdy nabyte towary i usługi służą czynnościom opodatkowanym, czyli generującym obowiązek podatkowy. Zasada ta wyklucza możliwość odliczenia podatku naliczonego związanego z czynnościami zwolnionymi od podatku lub niepodlegającymi temu podatkowi.

Jednocześnie w myśl art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. podatnik ma również prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, o której mowa w ust. 2, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, innych niż te, do których stosuje się zwolnienie, o którym mowa w art. 113b ust. 1 tej ustawy, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami.

Należy podkreślić, że prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje wyłącznie w przypadku spełnienia przesłanek pozytywnych wynikających z art. 86 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. oraz braku przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W myśl art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

a)    (uchylona)

b)    nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób,

c)    usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a.

W myśl art. 88 ust. 3a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy:

1)    sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:

a)    wystawionymi przez podmiot nieistniejący;

b)    (uchylona)

2)    transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

3)    (uchylony)

4)    wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

a)    stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,

b)    podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

c)    potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności;

5)    faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;

6)    (uchylony)

7)    wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze - w części dotyczącej tych czynności.

W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r., podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r., działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1)    sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2)    wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3)    wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4)    otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a)    wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b)    czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c)    dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Na podstawie art. 2 pkt 32 tej ustawy ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Według art. 2 pkt 32a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Na podstawie art. 2 pkt 32 tej ustawy ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Według art. 2 pkt 32a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF z wyjątkami wskazanymi w ust. 2.

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF nie dotyczy wystawiania faktur:

1)    przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

2)    przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;

3)    przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;

4)    na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;

5)    w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106.s;

6)    przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1;

W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej (art. 106ga ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r.).

W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane (art. 106ga ust. 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r.).

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy z dnia 11 marca 2004 r., który wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r. minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.

Ponadto art. 106na ustawy z dnia 11 marca 2004 r. określa zasady uznawania faktury ustrukturyzowanej za wystawioną i otrzymaną:

1.    Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.

3.    Faktura ustrukturyzowaną jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

4.    W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

W tym miejscu należy jeszcze raz wskazać, że prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r., a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 tej ustawy. Przepis art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Jednakże nie wymienia opisanego we wniosku przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur jako przesłanki negatywnej, powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że jako czynnemu podatnikowi podatku VAT Spółce będzie przysługiwało - na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. - prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych od dnia 1 lutego 2026 r. wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Spółkę do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie faktur zakupowych przez Dostawców wbrew obowiązkowi użycia Krajowego Systemu  e-Faktur, nie pozbawia Spółki prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.

Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Żaden przepis nie nakazuje nabywcy dokonywania weryfikacji zasadności wystawiania przez sprzedającego faktury w określonej postaci (w szczególności badania, czy faktura mogła być wystawiona poza KSeF), np. pod kątem posiadania przez sprzedawcę stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, czy zaistnienia okoliczności uniemożliwiających wystawienie faktury przy użyciu KSeF (awaria, niedostępność KSeF, inna przyczyna).

Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Jako przykład można wskazać następujące interpretacje indywidualne:

·         z dnia z 19 marca 2024 r. nr 0112-KDIL1-3.4012.596.2023.3.KK,

·         z dnia 21 marca 2024 r. nr 0112-KDIL1-3.4012.2.2024.2.KK,

·         z dnia 4 marca 2025 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.838.2024.1.MPA,

·         z dnia 12 sierpnia 2025 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.507.2025.1.JG,

·         z dnia 18 listopada 2025 r. nr 0112-KDIL1-3.4012.722.2025.1.MR,

·         z dnia 18 listopada 2025 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.815.2025.1.PRM.

Ad 2.

Zgodnie z art. 106na ust 1. ustawy z dnia 11 marca 2004 r. fakturę ustrukturyzowana uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

Zgodnie z art. 106na ust. 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. (przepis wchodzi w życie z dniem 1 lutego 2026 r.) w przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 tej ustawy, w sposób inny niż przy użyciu KSeF, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje w okresie, w którym w odniesieniu do nabytych towarów lub usług powstał obowiązek podatkowy.

W myśl art. 86 ust. 10b ustawy z dnia 11 marca 2004 r. prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w:

1)    ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

2)    ust. 2 pkt 4 lit. c - powstaje zgodnie z ust. 10, pod warunkiem że podatnik:

a)    (uchylona),

b)    uwzględni kwotę podatku należnego z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów w deklaracji podatkowej, w której jest on obowiązany rozliczyć ten podatek;

3)    ust. 2 pkt 4 lit. a, b i d - powstaje zgodnie z ust. 10, pod warunkiem że podatnik uwzględni kwotę podatku należnego z tytułu tych transakcji w deklaracji podatkowej, w której jest on obowiązany rozliczyć ten podatek.

Zgodnie z art. 86 ust 10c ustawy z dnia 11 marca 2004 r. przepis ust. 10 stosuje się odpowiednio do całości lub części zapłaty uiszczanej przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi.

Natomiast art. 86 ust. 11 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. przewiduje, że jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r., w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Forma wystawienia faktury poza KSeF nie wpływa sama w sobie na moment powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego, o ile faktura zostanie skutecznie otrzymana przez Spółkę i będzie dokumentowała rzeczywiście dokonane czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Biorąc pod uwagę powyższe Spółka będzie uprawniona do odliczenia podatku naliczonego z Faktur Zakupowych wystawionych przez Dostawców bez użycia KSeF, co do zasady, w rozliczeniu za okres, w którym Spółka otrzyma fakturę dokumentującą dane nabycie w formie papierowej lub elektronicznej

Podsumowując, Spółka stoi na stanowisku, że będzie miała prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Spółki przez dostawców, również w przypadku gdy, wbrew obowiązkowi wynikającemu z ustawy z dnia 11 marca 2004 r. w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 lutego 2026 r., Faktura Zakupowa doręczona Spółce zostanie wystawiona przez Dostawców bez użycia KSeF.

W ocenie Wnioskodawcy, prawo do odliczenia podatku naliczonego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Spółki przez Dostawców bez użycia KSeF powstanie co do zasady za okres, w którym Spółka otrzyma przedmiotowe faktury w formie papierowej lub poprzez doręczenie na skrzynkę e-mail.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

W myśl art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy:

Według art. 86 ust. 10 ustawy:

Z art. 86 ust. 10b ustawy wynika:

Ponadto, w myśl art. 86 ust. 11 ustawy:

W świetle art. 86 ust. 13 ustawy:

Podkreślić należy, że ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W myśl art. 88 ust. 3a ustawy:

W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy:

Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:

Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Faktura jest dokumentem wystawianym dla potrzeb dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Dane, które powinna zawierać faktura zostały określone w art. 106e ust. 1 ustawy:

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Według art. 2 pkt 32a ustawy:

Stosownie do art. 106ga ust. 1 ustawy, obowiązującego od 1 lutego 2026 r.:

Na podstawie art. 106ga ust. 2 ustawy, obowiązującego od 1 lutego 2026 r.:

Według art. 106ga ust. 3 ustawy, obowiązującego od 1 lutego 2026 r.:

Art. 106ga ust. 4 ustawy, obowiązujący od 1 lutego 2026 r. stanowi:

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy, obowiązującego od 1 lutego 2026 r.:

Według art. 106na ustawy, obowiązującego od 1 lutego 2026 r.:

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT i zarządzają (…) świadcząc usługi (…). Dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej nabywają Państwo od Dostawców będących czynnymi podatnikami VAT różnego rodzaju towary i usługi. W przypadku, gdy nabywane przez Państwa towary lub usługi od Dostawców podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług na terytorium kraju, a Dostawcy są zobowiązani do rozliczenia należnego podatku z tytułu dokonanych dostaw towarów lub świadczenia usług, to otrzymują Państwo od Dostawców za zakup towarów / usług faktury dokumentujące daną dostawę towarów / świadczenie usług z ujętą kwotą podatku (dalej jako: Faktury Zakupowe). Nabywane towary i usługi udokumentowane otrzymanymi od Dostawców Fakturami zakupowymi, objętymi zakresem pytań we wniosku, będą wykorzystywane wyłącznie do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

W związku z wejściem w życie przepis w o obowiązkowym stosowaniu Krajowego Systemu e-Faktur Faktury Zakupowe od Dostawców powinny być wystawiane przez nich co do zasady tylko w formie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF. Jednak spodziewają się Państwo, że niektóre Faktury Zakupowe mogą być wystawiane poza KSeF, pomimo ciążącego na Dostawcach obowiązku wynikającego z ustawy z dnia 11 marca 2004 r. Nie mogą Państwo też wykluczyć sytuacji, że Dostawca nie użyje KSeF powołując się na awarię systemu lub inne przyczyny, które jednak nie miały miejsca, albo nie udostępni faktur wystawianych trybem awaryjnym. Faktury Zakupowe wystawione przez Dostawców poza KSeF będą Państwo otrzymywali w formie papierowej lub elektronicznej.

Przechodząc do kwestii objętej zakresem pytania nr 1 należy podkreślić, że jedną z fundamentalnych zasad konstrukcji podatku od towarów i usług jest prawo podatnika do odliczenia podatku zapłaconego w cenie przy nabyciu towarów i usług związanych z działalnością gospodarczą. Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej.

Analiza powołanego art. 88 ustawy prowadzi do wniosku, że w dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.

Należy podkreślić, że celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami.

W tym miejscu należy jeszcze raz wskazać, że prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis art. 88 ustawy enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Jednakże nie wymienia opisanego we wniosku przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur jako przesłanki negatywnej, powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Przy czym podkreślić należy, że wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że jako czynnemu podatnikowi podatku VAT będzie Państwu przysługiwało – na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy – prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie faktur zakupowych wbrew obowiązkowi użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.

Zatem w analizowanej sprawie należy stwierdzić, że będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców, również w przypadku, gdy wbrew obowiązkowi faktury zakupowe, z których będzie wynikał VAT naliczony, zostaną wystawione bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Tym samym Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 należało uznać za prawidłowe.

Z kolei przechodząc do kwestii objętej zakresem pytania nr 2 wskazać należy, że z zacytowanych powyżej przepisów wynika, że prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę. Zasada ta będzie obowiązywała również po wdrożeniu obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur.

Zatem otrzymanie faktury stanowi jeden z elementów niezbędnych do odliczenia podatku VAT. Podatnik, aby móc skorzystać z uprawnienia do odliczenia podatku naliczonego, musi znajdować się w posiadaniu faktury dokumentującej rzeczywiste nabycie określonego towaru/usługi.

W przypadku faktur ustrukturyzowanych - zgodnie z treścią art. 106na ust. 3 ustawy – faktury ustrukturyzowane są uznane za otrzymane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia im w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Datą otrzymania faktury ustrukturyzowanej będzie więc co do zasady data przydzielenia tej fakturze numeru KSeF. Następuje to po przesłaniu pliku xml do systemu oraz weryfikacji czy jest on zgodny z obowiązującą strukturą logiczną oraz czy fakturę wystawia osoba lub podmiot do tej czynności uprawniony.

W sytuacji wystawienia poza Krajowym Systemem e-Faktur faktury, która powinna zostać wystawiona za pośrednictwem systemu KSeF, w celu rozstrzygnięcia kwestii, kiedy powstaje prawo do odliczenia podatku naliczonego z takiej faktury, trzeba mieć na uwadze, że ustawodawca konstruując przesłanki skorzystania z prawa do odliczenia, posługuje się ogólnym pojęciem faktury.

Natomiast w definicji legalnej faktury mieści się zarówno faktura papierowa, faktura elektroniczna, jak i faktura ustrukturyzowana. Zatem wystawienie jakiejkolwiek faktury prawidłowej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Przy czym wskazać należy, że aby dany dokument mógł stanowić fakturę, musi on zawierać dane wymagane ustawą i przepisami wykonawczymi, a w szczególności odpowiadać treści art. 106e ustawy.

W związku z powyższym, skoro w okolicznościach niniejszej sprawy – jak wyżej zostało wskazane –będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców – wbrew obowiązkowi – bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego, to tym samym należy uznać, że datą powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego z takich faktur będzie data ich faktycznego otrzymania poza Krajowym Systemem e-Faktur.

Tym samym Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 2 uznaję za prawidłowe.

Należy jednakże zauważyć, że zasadniczo korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem Państwa wniosku (zapytania). Inne kwestie, które nie zostały objęte pytaniami, nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty opis sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem sprawy podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.

Jednocześnie podkreślam, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy co oznacza, że w przypadku gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

W odniesieniu do powołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych, należy zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięcia, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych i nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego co oznacza, że należy je traktować indywidualnie. W konsekwencji powołane interpretacje nie mogą stanowić podstawy do rozstrzygnięcia w rozpatrywanej sprawie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem sprawy i zastosują się Państwo do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·         Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·         w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·         w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.