Interpretacja 0113-KDIPT1-3.4012.1223.2025.1.ALN

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

29 grudnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy:

·      uznania czy raport fiskalny okresowy (miesięczny) wygenerowany z pamięci drukarki fiskalnej przy użyciu aplikacji A – a następnie zapisany w pliku PDF lub wydrukowany na drukarce komputerowej będzie sporządzony w sposób prawidłowy oraz

·      prawa do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej okresowych (miesięcznych) raportów fiskalnych oraz braku konieczności drukowania tych raportów formie papierowej.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca jest podmiotem leczniczym prowadzącym Szpital w formie samodzielnego publicznego zakładu opieki zdrowotnej wpisanym do Rejestru Stowarzyszeń, Innych Organizacji Społecznych i Zawodowych, Fundacji oraz Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy (...) - (...) z siedzibą w (…) Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego (dalej jako: Wnioskodawca). Wnioskodawca jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny. Na terenie Szpitala Wnioskodawcy funkcjonuje samoobsługowy automatyczny system parkingowy. W ramach systemu parkingowego funkcjonują urządzenia wydające bilety obsługiwane przez klienta, przyjmujące w systemie bezobsługowym należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej).

Sprzedaż w związku z funkcjonującym automatycznym systemem parkingowym ewidencjonowana jest za pomocą kas o zastosowaniu specjalnym, umieszczonych w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług, o których mowa w § 7 ust. 1 pkt 2 lit. f Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. poz. 845) (dalej jako: rozporządzenie w sprawie kas). Są to drukarki fiskalne online B, które zapewniają prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kas rejestrujących na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiają połączenie i przesyłanie danych między kasami rejestrującymi a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 z późn. zm.) (dalej jako: ustawa o VAT). Kasy te są wyposażone w mechanizmy drukujące.

Zgodnie z § 20 rozporządzenia sprawie kas, Wnioskodawca sporządza raporty fiskalne, w tym raporty dobowe i okresowe (miesięczne) z ww. drukarek.

Obecnie raport fiskalny okresowy (miesięczny) dla każdej z drukarek może zostać sporządzony wyłącznie poprzez fizyczne otwarcie obudowy urządzenia i ręczne wywołanie odpowiedniej funkcji z poziomu klawiatury drukarki fiskalnej. Wówczas dokonywany jest wydruk raportu okresowego (miesięcznego) na wbudowanym mechanizmie drukującym danego urządzenia.

Konieczność wykonywania powyższych czynności wynika z faktu, iż dostawca systemu parkingowego nie przewidział w panelu użytkownika funkcji generowania raportów okresowych z poziomu ekranu dotykowego automatu.

Z uwagi na to, że automaty parkingowe znajdują się na zewnątrz budynków Szpitala, w znaczącej odległości od siebie, a drukarki fiskalne są zabudowane wewnątrz tych urządzeń, comiesięczne sporządzanie raportów okresowych powoduje szereg trudności praktycznych, w szczególności:

·      konieczność częstego otwierania obudowy automatów, w tym w warunkach niekorzystnych (opady, niska temperatura), co potencjalnie zwiększa ryzyko uszkodzenia wrażliwych podzespołów elektronicznych,

·      konieczność czasowego wstrzymania funkcjonowania urządzenia skutkuje okresowym wstrzymaniem ruchu wyjazdowego z parkingu, co wywołuje kolejki, niezadowolenie i frustrację pacjentów oraz innych użytkowników,

·      konieczność zaangażowania pracowników w obsługę urządzeń, m.in. każdorazowe otwieranie automatów, co stanowi sporą uciążliwość.

Jednakże by ułatwić uciążliwe procesy związane z drukowaniem raportów okresowych oraz wykorzystując nowoczesne rozwiązania dostępne dla zakupionych sprzętów, producent drukarek fiskalnych A udostępnia klientom aplikację A, będącą – w świetle przepisów technicznych – programem typu program do odczytu pamięci, tj. zewnętrznym programem umożliwiającym bezpośredni odczyt i prezentację danych z pamięci fiskalnej i pamięci chronionej kasy poprzez jej interfejsy komunikacyjne.

·      Aplikacja A umożliwia m.in.:

·      łączenie się z drukarką fiskalną on-line po jej numerze unikatowym i numerze ewidencyjnym,

·      odczyt zapisów z pamięci fiskalnej i pamięci chronionej,

·      generowanie raportów fiskalnych, w tym raportów okresowych (miesięcznych), w formacie PDF oraz ich zapis na serwerze lub wydruk na drukarce komputerowej w siedzibie Wnioskodawcy, bez konieczności fizycznej ingerencji w obudowę automatu parkingowego.

Wnioskodawca w związku z powyższym planuje wdrożyć rozwiązanie polegające na tym, że:

1)  po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie przewidzianym przepisami dla raportów okresowych (miesięcznych), uprawniony pracownik będzie – przy użyciu aplikacji A – inicjował sporządzenie raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego) dla każdej z drukarek B,

2)  dane do raportu będą pobierane bezpośrednio z pamięci fiskalnej i pamięci chronionej drukarki (bez możliwości ich modyfikacji),

3)  aplikacja wygeneruje raport fiskalny okresowy w formacie PDF i zapisze go w centralnym repozytorium dokumentów (na serwerze Szpitala / w bezpiecznej chmurze), z odpowiednim podziałem na okresy rozliczeniowe oraz urządzenia,

4)  raporty te w związku z wdrożeniem nowego rozwiązania wykorzystującego aplikację A nie będą drukowane za pośrednictwem wbudowanego mechanizmu drukującego, w który wyposażone są drukarki fiskalne B, będą mogły zaś być drukowane na zwykłej drukarce biurowej; Wnioskodawca zapewni możliwość ich wydruku i udostępnienia organom podatkowym na każde żądanie.

Wnioskodawca jednocześnie zapewni, że:

·      dane raportów będą przechowywane co najmniej przez okres wymagany w art. 112 ustawy o VAT, tj. do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zachowaniem wymogów ustawy o rachunkowości dotyczących przechowywania dowodów księgowych

·      system informatyczny uniemożliwi modyfikację treści wygenerowanych raportów oraz zapewni ich integralność, autentyczność pochodzenia i czytelność,

·      raporty będą niezwłocznie dostępne dla organów podatkowych oraz organów kontroli skarbowej w formie elektronicznej i na żądanie, w formie wydruków papierowych.

Pytania

1)  Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym sposób sporządzenia raportów fiskalnych okresowych (miesięcznych) z drukarek fiskalnych on-line B, umieszczonych w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług zainstalowanych przez Wnioskodawcę w ramach funkcjonującego przy Szpitalu samoobsługowego automatycznego systemu parkingowego będzie prawidłowy w rozumieniu art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy o VAT oraz § 20 ust. 1 pkt 5 i 7 rozporządzenia w sprawie kas?

2)  Czy Wnioskodawca biorąc pod uwagę brzmienie art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy o VAT oraz § 6 ust. 1 pkt 7 rozporządzenia w sprawie kas może – przy zachowaniu warunków określonych w art. 112 ustawy o VAT przechowywać raporty fiskalne okresowe (miesięczne) wyłącznie w formie elektronicznej (PDF), bez obowiązku ich drukowania w formie papierowej, ograniczając wydruk do przypadków, gdy zostanie on zażądany przez organy podatkowe lub będzie potrzebny dla celów wewnętrznych Wnioskodawcy?

Państwa stanowisko w sprawie

1.

Zdaniem Wnioskodawcy w opisanym zdarzeniu przyszłym sposób sporządzenia raportów fiskalnych okresowych (miesięcznych) z drukarek fiskalnych on-line B, umieszczonych w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług zainstalowanych przez Wnioskodawcę w ramach funkcjonującego przy Szpitalu samoobsługowego automatycznego systemu parkingowego będzie prawidłowy w rozumieniu art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy o VAT oraz § 20 ust. 1 pkt 5 i 7 rozporządzenia w sprawie kas.

2.

Zdaniem Wnioskodawcy biorąc pod uwagę brzmienie art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy o VAT oraz § 6 ust. 1 pkt 7 rozporządzenia w sprawie kas Wnioskodawca może – przy zachowaniu warunków określonych w art. 112 ustawy o VAT przechowywać raporty fiskalne okresowe (miesięczne) wyłącznie w formie elektronicznej (PDF), bez obowiązku ich drukowania w formie papierowej, ograniczając wydruk do przypadków, gdy zostanie on zażądany przez organy podatkowe lub będzie potrzebny dla celów wewnętrznych Wnioskodawcy.

Ad. 1

Z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT wynika ogólny obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych przy użyciu kas rejestrujących. Przepisy wykonawcze, w tym rozporządzenie w sprawie kas, doprecyzowują m.in. rodzaje dokumentów fiskalnych wystawianych przez kasy, w tym raportów dobowych i okresowych (miesięcznych), oraz obowiązek ich sporządzania.

Jak wynika zaś z art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy o VAT, podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawiać przy zastosowaniu kas rejestrujących dokumenty inne niż określone w pkt 1 dotyczące sprzedaży lub pracy tych kas.

W myśl § 6 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia w sprawie kas podatnicy, prowadząc ewidencję wystawiają raport fiskalny okresowy (miesięczny) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu; w przypadku kas on-line zamiast raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego) podatnicy mogą wystawić łączny raport fiskalny okresowy (miesięczny).

W myśl § 20 ust. 1 pkt 5 i 7 rozporządzenia w sprawie kas podatnicy prowadząc ewidencję przy użyciu kasy on-line, wystawiają raporty fiskalne okresowe, w tym miesięczne oraz łączne raporty fiskalne okresowe, w tym miesięczne, w postaci papierowej.

Obowiązujące przepisy nie wskazują jednak technicznego sposobu, w jaki ma zostać wystawiony raport fiskalny okresowy (miesięczny) – tj. z ich brzmienia nie wynika wprost, iż przedmiotowy raport ma być drukowany z poziomu wbudowanej klawiatury drukarki, w miejscu jej zabudowy. Ustawodawca posługuje się pojęciami „wystawienia” i „raportu fiskalnego” jako dokumentu sporządzanego przy użyciu kasy, ale nie ogranicza dopuszczalnych narzędzi służących do odczytu danych i generowania wydruków.

W świetle § 2 pkt 22 Rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 12 września 2021 r. w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1654) „program do odczytu pamięci” jest definiowany jako zewnętrzny program umożliwiający bezpośredni i lokalny odczyt oraz weryfikację i prezentację danych z pamięci fiskalnej i pamięci chronionej kasy poprzez jej interfejsy komunikacyjne. Aplikacja A jest właśnie takim programem do odczytu pamięci współpracującym z kasami on-line.

W opisanym rozwiązaniu:

·      raport fiskalny okresowy (miesięczny) powstaje w drukarce fiskalnej – dane transakcyjne są generowane w module fiskalnym i zapisywane w pamięci fiskalnej / pamięci chronionej drukarki,

·      aplikacja A jedynie odczytuje te dane z pamięci kasy i umożliwia ich prezentację oraz zapis w pliku PDF lub wydruk na drukarce komputerowej,

·      żadna ingerencja w treść danych fiskalnych nie jest możliwa – program do odczytu pamięci pełni funkcję technicznego interfejsu odczytowego.

Oznacza to, że raport nadal jest dokumentem fiskalnym wystawionym „przy użyciu kasy rejestrującej”, natomiast sposób jego wystawienia (wbudowany mechanizm drukarki czy też drukarka komputerowa) nie ma znaczenia z punktu widzenia spełnienia obowiązków wynikających z ustawy o VAT i rozporządzenia w sprawie kas.

W ocenie Wnioskodawcy, korzystanie z oprogramowania typu program do odczytu pamięci (A) w celu wygenerowania raportów fiskalnych okresowych (miesięcznych) z drukarek fiskalnych on-line jest zgodne z konstrukcją kas on-line i z przepisami rozporządzenia w sprawie kas. Żaden przepis nie wymaga bowiem, aby raport był wystawiany wyłącznie za pośrednictwem mechanizmu drukarki w miejscu jej instalacji.

Ponadto powyższy przepis art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy o VAT został zmieniony na podstawie ustawy z dnia 26 maja 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2024.361 t. j. z dnia 13 marca 2024 r.), dalej: "SLIM VAT 3" i zastąpił obowiązujący do 30 czerwca 2023 r. przepis zgodnie z którym podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonać wydruku dokumentów wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących, z wyjątkiem dokumentów, o których mowa w pkt 1 lit. b.

Zdaniem Wnioskodawcy należy zatem przyjąć, że przepisy dopuszczają możliwość wystawiania takich dokumentów dla kas on-line zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej.

Z powyższych przepisów wynika więc, że nie ma obowiązku drukowania miesięcznych raportów fiskalnych w formie papierowej pomimo odmiennego określenia w przepisach wykonawczych wymagań dla kas on-line - zgodnie z § 20 ust. 1 pkt 5 i 7 rozporządzenia w sprawie kas jest mowa o wystawianiu raportu fiskalnego, w tym miesięcznego, w postaci papierowej - czytając literalnie przepis oznaczałoby to, że taki dokument należałoby wystawić w formie papierowej, natomiast celem wprowadzenia SLIM VAT 3 było ograniczenie drukowania dokumentów w formie papierowej i danie podatnikom wyboru czy takie dokumenty będą wystawiane i przechowywane w formie elektronicznej.

Dodatkowo, zgodnie z uzasadnieniem do SLIM VAT 3 celem ustawy było doprecyzowanie obowiązujących do tej pory przepisów w zakresie możliwości wystawiania dokumentów w formie elektronicznej. W uzasadnieniu do SLIM VAT 3 czytamy: "Proponowana zmiana w art. 111 ust. 3a pkt 8 wprowadza rezygnację z obowiązku drukowania dokumentów wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących - tj.: raportów fiskalnych i dokumentów niefiskalnych wystawianych przez podatników prowadzących ewidencję sprzedaży przy ich zastosowaniu. Rozwiązanie to będzie miało zastosowanie tylko do kas on-line, w tym kas wirtualnych. Powyższe pozwoli podatnikom na wybór, czy decydują się na przechowywanie raportów fiskalnych oraz dokumentów niefiskalnych w postaci papierowej, czy też wyłącznie elektronicznej. Mimo, że wprowadzane rozwiązanie oznacza, że podatnicy nie będą mieli obowiązku drukowania tych dokumentów, dokumenty te nadal będą wystawiane, tak jak do tej pory, tj. w postaci elektronicznej. Rozwiązanie takie stanowi ułatwienie oraz zmniejszenie kosztów wywiązywania się z obowiązków ewidencyjnych. Proponowane zmiany nie mają wpływu na konstrukcję kas rejestrujących, polegają jedynie na doprecyzowaniu przepisów dotyczących e-paragonu oraz przepisów w zakresie dokumentowania transakcji za pośrednictwem maszyn vendingowych, np. w myjniach samochodowych. Z wprowadzaną zmianą w art. 111 ust. 3a pkt 8 wiąże się również potrzeba odpowiedniego dostosowania delegacji zawartej w art. 111 ust. 7a pkt 1, art. 111b ust. 3 pkt 2 i art. 145a ust. 15 pkt 1 ustawy o VAT oraz wprowadzenia przepisu przejściowego i związanego z tym odpowiedniego wydania rozporządzeń w oparciu o te delegacje. Wprowadzenie zmian w delegacjach ustawowych wpisuje się w trend nowoczesnych rozwiązań polegających na stopniowym przejściu z wystawiania dokumentów w postaci papierowej na wystawianie dokumentów w postaci elektronicznej".

Głównym celem zmiany przepisów w zakresie SLIM VAT 3 było zatem wprowadzenie nowoczesnych rozwiązań umożliwiających ograniczenie wystawiania dokumentów w formie papierowej i zastąpienie tej formy formą elektroniczną.

W konsekwencji, raport fiskalny okresowy (miesięczny) wygenerowany z pamięci drukarki fiskalnej przy użyciu aplikacji A – a następnie zapisany w pliku PDF lub wydrukowany na drukarce komputerowej – w ocenie Wnioskodawcy powinien być uznany za raport sporządzony w sposób prawidłowy z perspektywy art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy o VAT oraz § 20 ust. 1 pkt 5 i 7 rozporządzenia w sprawie kas.

Ad. 2

Artykuł 111 ust. 3a pkt 6 ustawy o VAT stanowi, że podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w art. 112, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120, 295 i 1598 oraz z 2024 r. poz. 619, 1685 i 1863);

Artykuł 112 ustawy o VAT stanowi natomiast, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Jednocześnie podatnicy, którzy ewidencjonują sprzedaż z zastosowaniem kas rejestrujących stosownie do § 6 ust. 1 pkt 7 rozporządzenia w sprawie kas są zobowiązani przechowywać odpowiednio dokumenty fiskalne i kopie dokumentów fiskalnych, w tym dane z pamięci chronionej, przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111, 497, 621, 622, 769 i 820), zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120, 295 i 1598 oraz z 2024 r. poz. 619, 1685 i 1863), i zapewniają do nich dostęp.

Zgodnie z § 2 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas poprzez dokumenty fiskalne rozumie się przy tym w przypadku kas online paragon fiskalny, paragon fiskalny anulowany, fakturę, fakturę anulowaną i raport fiskalny (np. dobowy i okresowy, w tym miesięczny).

Zdaniem Wnioskodawcy z treści ww. przepisów wynika, że podatnicy mają dowolność w wyborze metody archiwizowania dokumentacji fiskalnej pod warunkiem spełnienia określonych w tym przepisie wymogów formalnych.

Z perspektywy art. 112 ustawy o VAT, bez znaczenia pozostaje techniczna forma realizacji wymogów określonych w tym przepisie. Jeżeli metoda archiwizacji zapewnia czytelność i integralność przechowywanych danych to bez znaczenia jest fakt, czy archiwizacja dokonywana jest fizycznie (papierowo) czy elektronicznie (np. w formie plików pdf).

Ponadto, obecnie obowiązujące przepisy ustaw i rozporządzeń podatkowych nie przewidują przy tym obowiązku przechowywania tych dokumentów wyłącznie w formie papierowej. W ocenie Wnioskodawcy, opisany sposób archiwizowania dokumentów fiskalnych spełnia cechy integralności i czytelności danych.

Poprzez integralność danych należy rozumieć uniemożliwienie zmiany danych wchodzących w skład dokumentu fiskalnego. Natomiast czytelność, to możliwość odczytania danych zapisanych na nośnikach elektronicznych. W związku z powyższym, zdaniem Wnioskodawcy, przechowywanie dokumentów fiskalnych może odbywać się w formie elektronicznej w okresie do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Dokumenty w tej formie będą mogły być udostępnione organom skarbowym w celu weryfikacji prawidłowości rozliczeń Wnioskodawcy. Jednocześnie dodatkowe przechowywanie dokumentów w wersji papierowej nie jest konieczne. Zdaniem Wnioskodawcy, postępowanie takie będzie zgodne z przepisami powołanych wcześniej ustaw i rozporządzeń podatkowych regulujących kwestię rejestrowania sprzedaży za pomocą kas rejestrujących.

Powyższe stanowisko Wnioskodawcy zostało potwierdzone w interpretacjach indywidualnych organów podatkowych tj. np. w interpretacji z dnia 22 grudnia 2020 r. (sygn. 0114- KDIP1-3.4012.591.2020.1.KP) oraz z dnia 26 kwietnia 2021 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.101.2021.2.KP) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, uznał że "odnosząc się zatem do przechowywania w formie elektronicznej miesięcznych raportów fiskalnych należy wskazać, że przepisy prawa podatkowego nie wskazują w jakiej formie należy przechowywać te raporty fiskalne, dlatego też nie ma przeciwwskazań do przechowywania przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej tego rodzaju dokumentów przy zachowaniu przepisów w zakresie przechowywania dokumentacji w formie elektronicznej".

Z kolei w interpretacji indywidualnej z dnia 31 maja 2024 r. (sygn. 0113- KDIPT1-3.4012.132.2024.2.JM) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że „Mając powyższe na uwadze uznać należy, że skoro będą Państwo używać do ewidencjonowania sprzedaży kas on-line, to nie będą mieli Państwo obowiązku drukowania kopii dokumentów fiskalnych w postaci raportów miesięcznych i dobowych wystawianych za ich pośrednictwem.”

Podobnie wskazano w interpretacji indywidualnej z dnia 11.07.2025 r., 0112- KDIL3.4012.327.2025.1.MS: „Zatem, uznać należy, że skoro będą Państwo używać do ewidencjonowania sprzedaży kas on-line, to nie będą mieli Państwo obowiązku drukowania kopii dokumentów fiskalnych w postaci raportów fiskalnych miesięcznych wystawionych za ich pośrednictwem oraz nie ma przeciwwskazań do ich przechowywania w sposób elektroniczny.”

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z przepisem art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.) zwanej dalej „ustawą”:

Stosownie do art. 2 pkt 22 ustawy:

W myśl art. 109 ust. 3 ustawy:

Art. 112 ustawy stanowi, że:

Przepis art. 112 ustawy zobowiązuje podatnika do przechowywania wszystkich dokumentów związanych z rozliczeniem podatku VAT.

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy:

W myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy:

Paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu, natomiast dla sprzedawcy dokonanie sprzedaży i potwierdzenie tożsamości towaru.

Z treści art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy wynika, że:

Na podstawie art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy:

Zgodnie z art. 111 ust. 7a ustawy:

Stosownie do art. 145a ust. 15 ustawy:

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w ww. art. 111 ust. 7a i art. 145a ust. 15 ustawy zostało wydane rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 845), zwane dalej „rozporządzeniem”, które reguluje zasady prowadzenia ewidencji sprzedaży i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Według § 2 pkt 1, pkt 3 i pkt 7 rozporządzenia:

W myśl § 2 pkt 15 rozporządzenia:

Zgodnie z § 2 pkt 16 rozporządzenia:

Z treści § 2 pkt 27 rozporządzenia wynika, że:

Na podstawie § 2 pkt 28 rozporządzenia:

Zgodnie z § 2 pkt 29 rozporządzenia:

W myśl § 6 ust. 1 rozporządzenia:

W myśl art. 73 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.):

Zgodnie z art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości:

Stosownie do § 7 ust. 1 pkt 2 lit. f rozporządzenia:

W myśl § 7 ust. 2 i ust. 3 rozporządzenia:

§ 14 ust. 1 rozporządzenia stanowi, że:

W myśl § 23 ust. 1 rozporządzenia:

Stosownie do § 18 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia:

Zgodnie z § 23 ust. 4 i ust. 5 rozporządzenia:

Natomiast w myśl § 20 ust. 1 rozporządzenia:

Stosownie § 20 ust. 3 rozporządzenia:

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo podmiotem leczniczym prowadzącym Szpital zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny. Na terenie Państwa Szpitala funkcjonuje samoobsługowy automatyczny system parkingowy. W ramach systemu parkingowego funkcjonują urządzenia wydające bilety obsługiwane przez klienta, przyjmujące w systemie bezobsługowym należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej). Sprzedaż w związku z funkcjonującym automatycznym systemem parkingowym ewidencjonowana jest za pomocą kas o zastosowaniu specjalnym, umieszczonych w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług, o których mowa w § 7 ust. 1 pkt 2 lit. f w sprawie kas rejestrujących. Są to drukarki fiskalne online B, wyposażone w mechanizmy drukujące, które zapewniają prawidłowe:

·      zaewidencjonowanie,

·      przechowywanie,

·      bezpieczne przesyłanie danych z kas rejestrujących na zewnętrzne nośniki danych oraz

·      umożliwiają połączenie i przesyłanie danych między kasami rejestrującymi a Centralnym Repozytorium Kas.

Zgodnie z § 20 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, sporządzają Państwo raporty fiskalne, w tym raporty dobowe i okresowe (miesięczne) z ww. drukarek. Obecnie raport fiskalny okresowy (miesięczny) dla każdej z drukarek może zostać sporządzony wyłącznie poprzez fizyczne otwarcie obudowy urządzenia i ręczne wywołanie odpowiedniej funkcji z poziomu klawiatury drukarki fiskalnej. Wówczas dokonywany jest wydruk raportu okresowego (miesięcznego) na wbudowanym mechanizmie drukującym danego urządzenia.

Producent drukarek fiskalnych A udostępnia klientom aplikację A, będącą – w świetle przepisów technicznych – programem typu program do odczytu pamięci, tj. zewnętrznym programem umożliwiającym bezpośredni odczyt i prezentację danych z pamięci fiskalnej i pamięci chronionej kasy poprzez jej interfejsy komunikacyjne.

Aplikacja A umożliwia m.in.:

·      łączenie się z drukarką fiskalną on-line po jej numerze unikatowym i numerze ewidencyjnym;

·      odczyt zapisów z pamięci fiskalnej i pamięci chronionej;

·      generowanie raportów fiskalnych, w tym raportów okresowych (miesięcznych), w formacie PDF oraz ich zapis na serwerze lub wydruk na drukarce komputerowej w siedzibie Wnioskodawcy.

Planują Państwo wdrożyć rozwiązanie polegające na tym, że:

1)  po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie przewidzianym przepisami dla raportów okresowych (miesięcznych), uprawniony pracownik będzie – przy użyciu aplikacji A – inicjował sporządzenie raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego) dla każdej z drukarek B;

2)  dane do raportu będą pobierane bezpośrednio z pamięci fiskalnej i pamięci chronionej drukarki (bez możliwości ich modyfikacji);

3)  aplikacja wygeneruje raport fiskalny okresowy w formacie PDF i zapisze go w centralnym repozytorium dokumentów (na serwerze Szpitala / w bezpiecznej chmurze), z odpowiednim podziałem na okresy rozliczeniowe oraz urządzenia;

4)  raporty te w związku z wdrożeniem nowego rozwiązania wykorzystującego aplikację A nie będą drukowane za pośrednictwem wbudowanego mechanizmu drukującego, w który wyposażone są drukarki fiskalne B, będą mogły zaś być drukowane na zwykłej drukarce biurowej;

5)  zapewnią Państwo możliwość ich wydruku i udostępnienia organom podatkowym na każde żądanie.

Jednocześnie zapewnią Państwo, że:

·      dane raportów będą przechowywane co najmniej przez okres wymagany w art. 112 ustawy o VAT, tj. do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zachowaniem wymogów ustawy o rachunkowości dotyczących przechowywania dowodów księgowych;

·      system informatyczny uniemożliwi modyfikację treści wygenerowanych raportów oraz zapewni ich integralność, autentyczność pochodzenia i czytelność;

·      raporty będą niezwłocznie dostępne dla organów podatkowych oraz organów kontroli skarbowej w formie elektronicznej i na żądanie, w formie wydruków papierowych.

Państwa wątpliwości, dotyczą:

·      uznania czy raport fiskalny okresowy (miesięczny) wygenerowany z pamięci drukarki fiskalnej przy użyciu aplikacji A – a następnie zapisany w pliku PDF lub wydrukowany na drukarce komputerowej będzie sporządzony w sposób prawidłowy oraz

·      prawa do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej okresowych (miesięcznych) raportów fiskalnych oraz braku konieczności drukowania tych raportów formie papierowej.

Kasy on-line umożliwiają przekazywanie danych o sprzedaży rejestrowanej na kasach do systemu teleinformatycznego prowadzonego przez Szefa KAS. System ten odbiera i gromadzi dane z kas w celach analitycznych i kontrolnych. Dane z kas on-line zawierają wszystkie informacje z paragonów m.in. NIP podatnika i jego dane adresowe, podstawę opodatkowania, kwotę podatku, stawkę VAT, rodzaj towaru/usługi, datę i czas sprzedaży. Dane te są przekazywane bezpośrednio, automatycznie, również w czasie rzeczywistym dokonanej transakcji. Wprowadzenie kas on-line miało na celu m.in. zmniejszenie zakresu obowiązków podatników w zakresie drukowania kopii dokumentów fiskalnych. Kasy on-line zapewniają klientowi możliwość otrzymania m.in. paragonu fiskalnego w formie papierowej, jednakże podatnik użytkujący ten rodzaj kas nie ma obowiązku drukowania kopii paragonów fiskalnych i raportów itp.

Zatem, uznać należy, że skoro jak Państwo wskazali w opisie sprawy, ewidencjonują Państwo usługi parkingowe za pomocą kas on-line o zastosowaniu specjalnym B, to nie będą mieli Państwo obowiązku drukowania okresowych (miesięcznych) raportów fiskalnych, wystawionych za ich pośrednictwem. Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej wyemitowanych przez kasę on-line o zastosowaniu specjalnym okresowych (miesięcznych) raportów fiskalnych należy wskazać, że nie ma przeciwskazań do przechowywania przez Państwa tego rodzaju dokumentów w sposób wskazany we wniosku.

Mając na uwadze powołane powyżej przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy należy stwierdzić, że:

·      raport fiskalny okresowy (miesięczny) wygenerowany z pamięci drukarki fiskalnej przy użyciu aplikacji A – a następnie zapisany w pliku PDF lub wydrukowany na drukarce komputerowej będzie sporządzony w sposób prawidłowy w rozumieniu art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy oraz § 20 ust. 1 pkt 5 i 7 rozporządzenia w sprawie kas;

·      będą mieli Państwo prawo archiwizować i przechowywać okresowe (miesięczne) raporty fiskalne wyłącznie elektronicznie zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy oraz § 6 ust. 1 pkt 7 rozporządzenia w sprawie kas.

Państwa stanowisko w zakresie pytań nr 1 i nr 2 uznałem za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Zaznaczam, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.