Interpretacja 0113-KDIPT1-3.4012.1231.2025.1.EG

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

22 grudnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie braku możliwości odzyskania podatku VAT w związku z realizacją projektu pn.: „…”. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Powiat (…) w okresie (...) realizuje projekt pn. „….” dofinansowany ze środków Fundusze Europejskie (…).

Projektem objęto Starostwo Powiatowe (…) oraz trzy jednostki podległe Powiatowi:

·      Powiatowy Urząd Pracy (...),

·      Zarząd Dróg Powiatowych (…),

·      Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie (…).

Cel główny projektu:

Podniesienie poziomu odporności na cyberzagrożenia oraz wzmocnienie ochrony informacji w Starostwie Powiatowym (…) oraz jego jednostkach podległych do dnia (…).

Zakres rzeczowy projektu:

Starostwo Powiatowe (…):

1.  Opracowanie i wdrożenie dokumentacji (…) spełniającej wymagania ISO 27001 oraz przeprowadzenie audytu bezpieczeństwa.

2.  Szkolenia z cyberbezpieczeństwa dla pracowników, w tym szkolenia dla pracowników IT dotyczące wdrożonych rozwiązań.

3.  Zakup komercyjnego serwerowego systemu operacyjnego wraz z licencjami dostępowymi wspierającego usługi katalogowe.

4.  Rozbudowa systemu archiwizacji danych o serwer backupu wyposażony w streamer i taśmy (…) (realizacja zasady 3-2-1).

5.  Zakup systemu poczty elektronicznej o podwyższonym poziomie bezpieczeństwa oraz systemu do ochrony poczty.

6.  Wsparcie techniczne oraz zakup zasilacza awaryjnego UPS.

PCPR (…):

1.  Opracowanie i wdrożenie dokumentacji (…) ISO 27001 oraz audyt bezpieczeństwa.

2.  Szkolenia z cyberbezpieczeństwa.

3.  Zakup urządzeń (…) dla dwóch lokalizacji PCPR – zapewniających ochronę przed cyberatakami, ciągłość pracy systemów, bezpieczną wymianę danych poprzez VPN.

4.  Zakup switchy zarządzalnych, serwera do archiwizacji danych, serwerów NAS do replikacji danych, dysków zewnętrznych do kopii offline.

5.  Zakup oprogramowania do monitorowania i zarządzania infrastrukturą IT.

PUP (…):

1.  Audyt bezpieczeństwa.

2.  Testy penetracyjne infrastruktury IT.

3.  Szkolenia z cyberbezpieczeństwa dla pracowników i administratorów (…).

4.  Zakup serwerowego systemu operacyjnego i licencji, zakup serwera do obsługi poczty elektronicznej z platformą (…), zakup dysków zwiększających pojemność macierzy wykorzystywanej na kopie zapasowe.

ZDP (…):

1.  Opracowanie i wdrożenie dokumentacji (…) zgodnej z ISO 27001 oraz audyt bezpieczeństwa.

2.  Szkolenia z cyberbezpieczeństwa dla pracowników i administratora.

3.  Zakup urządzeń (…) dla siedziby i filii (…), oprogramowania do monitorowania infrastruktury IT, dysków do serwera, urządzeń do przechowywania kopii zapasowych oraz zasilaczy UPS (w tym zastąpienie przestarzałego modelu).

Powiat (…) jest stroną umowy z Grantodawcą. Nabywane towary i usługi dokumentowane są fakturami VAT wystawionymi na Powiat (…). Sprzęty i oprogramowanie są sukcesywnie nieodpłatnie przekazywane jednostkom podległym na podstawie protokołów zdawczo-odbiorczych oraz uchwał Zarządu Powiatu. W ramach projektu nie są pobierane żadne opłaty.

Towary i usługi nabywane w projekcie nie były i nie będą wykorzystywane do czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT. Projekt nie generuje przychodów i nie powoduje powstania sprzedaży opodatkowanej. Wszystkie działania realizowane są wyłącznie w celu wykonywania nieodpłatnych zadań publicznych.

Pytanie

Czy Powiat (…), realizując projekt „…” – Cyberbezpieczny Samorząd zgodnie z powyżej opisanym zakresem może odzyskać koszt poniesionego podatku VAT?

Państwa stanowisko w sprawie

Powiat (…) stoi na stanowisku, że w związku z realizacją projektu nie przysługuje mu prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT ani prawo do zwrotu VAT. Wynika to z faktu, że towary i usługi finansowane w ramach projektu nie są i nie będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Na podstawie art. 15. ust. 6 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług nie uznaje się za podatnika organów władzy publicznej oraz urzędów obsługujących te organy w zakresie realizowanych zadań nałożonych odrębnymi przepisami prawa, dla realizacji których zostały one powołane, z wyłączeniem czynności wykonywanych na podstawie zawartych umów cywilnoprawnych.

Powiat (…) podkreśla, że realizacja projektu nie wpływa w żaden sposób na:

·      zawieranie umów cywilnoprawnych - ich liczba nie zmieni się w wyniku realizacji projektu – żadne z wdrożeń w ramach projektu nie doprowadzi do zawierania innych, nowych umów, świadczenia dodatkowej działalności,

·      efekty dotychczas zawartych umów cywilnoprawnych - projekt nie wpłynie na usługi świadczone na podstawie umów zawieranych przez jednostki: na cenę, zakres umów i efekty z poziomu klienta Wnioskodawcy.

Zgodnie z powołanym wyżej artykułem podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy, przysługuje prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z pewnymi zastrzeżeniami, niemającymi zastosowania w związku z realizacją projektu. Z treści wskazanej powyżej regulacji wynika zatem, iż prawo do odliczenia VAT naliczonego przysługuje przy łącznym spełnieniu dwóch przesłanek, tj.: nabywcą towarów/usług jest podatnik VAT - ten warunek Powiat (...) spełnia oraz nabywane towary/usługi są wykorzystywane przez podatnika do wykonywania czynności opodatkowanych VAT - nabyte towary i usługi nie będą wykorzystywane przez Powiat (...) do wykonywania czynności opodatkowanych, a służyły będą wyłącznie procedowaniu i realizacji zadań publicznych, nieodpłatnych i nieopodatkowanych na mocy obowiązujących przepisów.

Powiat (…) stoi na stanowisku, że jeżeli zaistnieją przesłanki umożliwiające odliczenie podatku VAT (biorąc pod uwagę zmieniające się przepisy prawa), zwróci w ramach projektu części poniesionego podatku VAT. W realizowanych do chwili obecnej przez Powiat (…) podobnych inwestycjach przy wsparciu środków pochodzących z Unii Europejskiej, koszt podatku VAT stanowił koszt kwalifikowany z uwagi na brak możliwości jego odzyskania. Ze względu na specyfikę ww. projektu nie są pobierane żadne opłaty objęte podatkiem od towarów i usług VAT dotyczące zakupionego sprzętu i usług.

Reasumując, Powiat (…) realizując wspomniany projekt nie ma możliwości pomniejszenia podatku należnego o podatek naliczony, bądź otrzymania zwrotu kwoty podatku VAT i usług z tytułu inwestycji jak również prawa zaliczenia go do kosztów uzyskania przychodu, zatem stanowi on koszt kwalifikowalny.

Art. 86 ust. 1 ustawy o VAT przewiduje prawo do odliczenia podatku naliczonego jedynie w przypadku, gdy zakupy służą czynnościom opodatkowanym. W niniejszym projekcie taki związek nie występuje, co wyklucza możliwość dokonania odliczenia.

Zakupiony sprzęt i usługi i oprogramowanie są i będą wykorzystywane wyłącznie do realizacji zadań publicznych o charakterze nieodpłatnym, w tym zapewnienia bezpieczeństwa cyfrowego urzędu i jednostek organizacyjnych Powiatu. Nieodpłatne przekazanie wyposażenia jednostkom podległym następuje w ramach wykonywania ustawowych zadań administracyjnych i nie stanowi czynności podlegającej opodatkowaniu VAT.

W dotychczas realizowanych projektach unijnych o podobnym charakterze Powiat nie miał możliwości odzyskania podatku VAT, który uznawano jako koszt kwalifikowalny. Obecny projekt ma analogiczny charakter brak jest podstaw prawnych do odliczenia podatku VAT, co oznacza, że podatek ten stanowi koszt kwalifikowalny projektu.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z przepisem art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Z art. 87 ust. 1 ustawy wynika, że:

Zasady dokonywania zwrotu różnicy podatku na rachunek bankowy podatnika określone zostały w art. 87 ust. 2 - ust. 6 ustawy.

Z cytowanego wyżej art. 86 ust. 1 ustawy wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego.

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Ponadto należy zauważyć, że ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, w świetle którego:

Oznacza to, że podatnik nie może skorzystać z prawa do odliczenia w odniesieniu do podatku, który jest należny wyłącznie z tego względu, że został wskazany na fakturze w sytuacji, gdy transakcja nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

W świetle art. 88 ust. 4 ustawy:

Zgodnie z powyższą regulacją z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Zatem, aby podmiot mógł skorzystać z prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony związany z dokonanym nabyciem towarów i usług, w pierwszej kolejności powinien spełnić przesłanki umożliwiające uznanie go – dla tej czynności – za podatnika podatku od towarów i usług, działającego w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Według zapisu art. 15 ust. 1 ustawy:

Na mocy art. 15 ust. 2 ustawy:

Jak stanowi art. 15 ust. 6 ustawy:

Oznacza to, że organ władzy publicznej będzie uznany za podatnika podatku od towarów i usług w dwóch przypadkach, tj. gdy wykonuje czynności inne niż te, które mieszczą się w ramach jego zadań oraz, gdy wykonuje czynności mieszczące się w ramach zadań, ale czyni to na podstawie umów cywilnoprawnych.

Jak wynika z powyższego, wyłączenie organów władzy publicznej z kategorii podatnika ma charakter wyłącznie podmiotowo-przedmiotowy.

W świetle wskazanych unormowań jednostki samorządu terytorialnego na gruncie podatku od towarów i usług występować mogą w dwojakim charakterze:

-     podmiotów niebędących podatnikami, gdy realizują zadania nałożone na nich odrębnymi przepisami prawa, oraz

-     podatników podatku od towarów i usług, gdy wykonują czynności na podstawie umów cywilnoprawnych.

Kryterium podziału stanowi charakter wykonywanych czynności: czynności o charakterze publicznoprawnym wyłączają te podmioty z kategorii podatników, natomiast czynności o charakterze cywilnoprawnym skutkują uznaniem tych podmiotów za podatników podatku od towarów i usług, a realizowane przez nie odpłatne dostawy towarów i świadczenie usług podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że jednostki samorządu terytorialnego są podatnikami podatku od towarów i usług jedynie w zakresie wszelkich czynności, które mają charakter cywilnoprawny, tzn. są przez nie realizowane na podstawie umów cywilnoprawnych. Będą to zatem wszystkie realizowane przez te jednostki (urzędy) czynności w sferze ich aktywności cywilnoprawnej, np. czynności sprzedaży, zamiany (nieruchomości i ruchomości), wynajmu, dzierżawy itp., umów prawa cywilnego (nazwanych i nienazwanych) – tylko w tym zakresie ich czynności mają charakter działalności gospodarczej w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy.

Zgodnie z art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1684):

Jak stanowi art. 4 ust. 1 ustawy o samorządzie powiatowym:

Państwa wątpliwości dotyczą wskazania, czy Powiat ma/będzie miał możliwość odzyskania podatku od towarów i usług związanego z realizacją projektu pn. „….”.

Zgodnie z powołanymi wyżej przepisami, odliczenie podatku naliczonego na zasadach określonych w art. 86 ustawy uwarunkowane jest tym, aby nabywane towary i usługi były wykorzystywane przez zarejestrowanego, czynnego podatnika podatku VAT w ramach działalności gospodarczej do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Podstawowym warunkiem, którego spełnienie należy analizować w aspekcie prawa do odliczenia podatku VAT jest związek dokonywanych nabyć towarów i usług ze sprzedażą uprawniającą do dokonywania takiego odliczenia, czyli sprzedażą generującą podatek należny.

Z okoliczności sprawy wynika, że towary i usługi nabywane w projekcie nie były i nie będą wykorzystywane do czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT. Projekt nie generuje przychodów i nie powoduje powstania sprzedaży opodatkowanej. Wszystkie działania realizowane są wyłącznie w celu wykonywania nieodpłatnych zadań publicznych. Nabywane towary i usługi dokumentowane są fakturami VAT wystawionymi na Państwa. Sprzęty i oprogramowanie są sukcesywnie nieodpłatnie przekazywane jednostkom podległym na podstawie protokołów zdawczo-odbiorczych oraz uchwał Zarządu Powiatu. W ramach projektu nie są pobierane żadne opłaty.

W związku z powyższym, ze względu na niespełnienie podstawowej pozytywnej przesłanki, warunkującej prawo do odliczenia podatku naliczonego, jaką jest związek zakupów z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi podatkiem od towarów i usług, nie będą mieli Państwo – na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy – prawa do odliczenia podatku VAT w związku z realizacją przedmiotowego projektu.

W konsekwencji, z tego tytułu nie będzie przysługiwało Państwu prawo do zwrotu różnicy podatku, o którym mowa w art. 87 ust. 1 ustawy.

W związku z realizacją ww. zadania nie będą mieli Państwo również możliwości uzyskania zwrotu podatku na zasadach określonych w rozdziale 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2013 r. w sprawie miejsca świadczenia usług oraz zwrotu kwoty podatku naliczonego jednostce dokonującej nabycia (importu) towarów lub usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1328 ze zm.). Ewentualny zwrot na podstawie tych przepisów obwarowany jest pewnymi warunkami, które podatnik winien spełnić. Wśród warunków tych ustawodawca wymienia m.in. pochodzenie środków finansowych ze źródeł określonych w § 8 ust. 3 i 4 ww. rozporządzenia, a w zakresie środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej podpisanie umowy o dofinansowanie przed 1 maja 2004 r. Ponieważ nie spełniają Państwo tego warunku, nie będą mieli Państwo możliwości ubiegania się o zwrot podatku VAT na podstawie przepisów rozdziału 4 cyt. rozporządzenia.

Podsumowując stwierdzić należy, że Powiat nie ma/nie będzie miał prawnej możliwości odzyskania podatku od towarów i usług związanego z realizacją projektu pn. „…”.

Zatem Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym i zdarzeniem przyszłym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. Wydając interpretację w szczególności oparto się na informacji wynikającej z opisu sprawy, że na przedmiotowym obiekcie będzie prowadzona działalność opodatkowana, wszystkie zajęcia będą odpłatne. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Pojęcie „kosztu kwalifikowalnego” nie jest pojęciem podatkowym i organy podatkowe nie są właściwe do rozstrzygania wątpliwości podatników odnośnie możliwości zaliczania wartości podatku od towarów i usług do kosztów kwalifikowalnych. Kwestię tę rozstrzygają bowiem przepisy regulujące zasady korzystania ze środków pomocowych. Zasady i przepisy podatkowe przywołane w uzasadnieniu niniejszej interpretacji mogą być jedynie pomocne przy dokonywaniu oceny, czy podatek VAT w tej sytuacji powinien być kosztem kwalifikowalnym. W związku z powyższym nie zajęto stanowiska w tej sprawie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

•      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

•      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

•      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.