Interpretacja 0113-KDIPT1-3.4012.515.2025.2.KAK

Interpretacja indywidualna
– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

6 maja 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy:

• ustalenia, czy dopuszczalne jest przechowywanie Faktur wyłącznie w formie elektronicznej, tj. w systemie …, w sposób opisany w stanie faktycznym, również w przypadku, gdy oryginalne dokumenty papierowe zostaną zniszczone;

• prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupowych.

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 5 czerwca 2025 r. (data wpływu).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

… Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą we… (dalej: „Wnioskodawca”) jest spółką prawa handlowego oraz czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Spółka podlega opodatkowaniu w Polsce od całości osiąganych dochodów (nieograniczony obowiązek podatkowy). Dla celów rozliczeń podatkowych Wnioskodawca prowadzi pełną księgowość (księgi rachunkowe).

Wnioskodawca zajmuje się głównie sprzedażą maszyn i urządzeń oraz produkcją metalowych wyrobów gotowych, z wyłączeniem maszyn i urządzeń. Spółka, w celu udokumentowania powyższych transakcji, wystawia na rzecz nabywców faktury oraz faktury korygujące. Spółka wystawia i przechowuje faktury/faktury korygujące w formie elektronicznej. W zależności od wyboru kontrahenta, dokumenty sprzedażowe wysyłane są elektronicznie (w formie dokumentu pdf) bądź w formie papierowej. Spółka, na moment składania wniosku, archiwizuje faktury dokumentujące sprzedaż zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej.

W ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca nabywa towary oraz usługi. Nabywane przez Spółkę towary i usługi są związane wyłącznie z czynnościami opodatkowanymi. Zakup jest dokumentowany fakturami oraz innymi dokumentami księgowymi zrównanymi z fakturami, które dają pełne lub częściowe prawo do odliczenia podatku naliczonego zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, jak również dokumentami księgowymi, które nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony. Faktury te dokumentują nabycie towarów lub usług, zarówno w kraju, jak i za granicą. Z uwagi na skalę prowadzonej działalności gospodarczej, Wnioskodawca otrzymuje znaczną liczbę dokumentów księgowych.

Przez dokumenty księgowe Wnioskodawca rozumie przede wszystkim faktury zakupu, noty księgowe, faktury korygujące oraz wszelkie inne dokumenty, za pomocą których dokumentowane są koszty ponoszone przez Spółkę. Dalej w niniejszym wniosku wszystkie te dokumenty nazywane będą zbiorczo „Fakturami”.

Faktury te są wystawiane i dostarczane do Spółki zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej.

Mając na uwadze zakres prowadzonej przez Spółkę działalności gospodarczej, a także liczbę otrzymywanych Faktur oraz obowiązujące przepisy prawa, które nakładają na podatnika obowiązek przechowywania tych dokumentów przez określony czas, proces ich archiwizacji staje się coraz bardziej wymagający. Wiąże się on z narastającymi trudnościami organizacyjnymi oraz generuje istotne koszty po stronie Wnioskodawcy. Całość czynności związanych z archiwizacją oraz księgowaniem Faktur realizowana jest przez wewnętrzny dział księgowości Wnioskodawcy.

Celem minimalizacji kosztów związanych z przechowywaniem, Wnioskodawca wdrożył w kwietniu 2025 roku system elektronicznego obiegu dokumentów (dalej: EOD). System ten pozwala zarówno na archiwizowanie dokumentów w formie nieedytowalnych skanów, jak i na obieg weryfikacji dokumentów zakupu od wpływu do Spółki, poprzez powiązanie z odpowiednim zamówieniem, kontrolę merytoryczną i formalno-rachunkową, jak i późniejszą archiwizację. Spółka zamierza archiwizować wszystkie dokumenty wyłącznie w formie elektronicznej. Na moment składania wniosku, system jest w fazie testowej.

Spółka wprowadziła następujący proces weryfikacji oraz określania miejsca przechowywania Faktur:

1) Dokumenty w formie papierowej

Dokumenty otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej są niezwłocznie poddawane digitalizacji. Proces ten polega na ich zeskanowaniu oraz zapisaniu w nieedytowalnym formacie PDF, co zapewnia zachowanie integralności oraz niezmienności treści dokumentu. Następnie zeskanowane faktury wprowadzane są do systemu…, w którym następuje ich manualna weryfikacja formalna, merytoryczna, rachunkowa oraz podatkowa. Weryfikacja ta jest dokonywana przez pracowników działu księgowości Wnioskodawcy. Po jej pozytywnym zakończeniu oraz dokonaniu akceptacji dokumentu, faktury są przesyłane do systemu …, gdzie następuje ich archiwizacja.

Na moment składania niniejszego wniosku, faktury otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej są archiwizowane zarówno w formie elektronicznej (w systemie …), jak i w wersji papierowej.

Niemniej jednak, docelowo Spółka planuje całkowitą rezygnację z przechowywania dokumentów papierowych. Po prawidłowym wprowadzeniu faktur do systemu … i zapewnieniu spełnienia wszystkich wymogów w zakresie integralności, autentyczności pochodzenia oraz czytelności dokumentów, ich fizyczna postać zostanie poddana utylizacji (zniszczeniu) zgodnie z obowiązującymi przepisami i wewnętrzną procedurą archiwizacji.

2) Dokumenty w formie elektronicznej

W przypadku faktur elektronicznych, są one przesyłane przez kontrahentów na dedykowany adres e-mailowy wyznaczony przez Wnioskodawcę do odbioru tego rodzaju korespondencji. Z poziomu tego adresu, dokumenty są automatycznie przekazywane do systemu … gdzie podlegają wstępnej walidacji technicznej, a następnie manualnemu sprawdzeniu przez pracowników działu księgowości. Po dokonaniu ręcznej weryfikacji oraz akceptacji, faktury są przesyłane do systemu finansowo-księgowego …, w którym następuje ich archiwizacja.

Wnioskodawca planuje kontynuować tę praktykę również po wprowadzeniu obowiązkowego stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: „KSeF”). W ramach nowego modelu, faktury ustrukturyzowane będą bezpośrednio odbierane z KSeF i automatycznie przekazywane do systemu SAP, gdzie zostaną zarchiwizowane. System ten umożliwi również przypisanie odpowiednich atrybutów księgowych do dokumentów, co usprawni zarówno proces dekretacji, jak i późniejsze wyszukiwanie dokumentów w celach kontrolnych i raportowych.

W odniesieniu do faktur dokumentujących sprzedaż towarów i usług wystawianych przez Spółkę – również one są archiwizowane w systemie ….

Wdrożony sposób obiegu dokumentów zapewnia spójność procesu niezależnie od tego, czy Spółka występuje w roli nabywcy, czy sprzedawcy.

Dostęp do programu … mają wyłącznie wyznaczeni pracownicy Wnioskodawcy. Spółka ponadto tworzy regularne kopie zapasowe danych zapisanych na zewnętrznych nośnikach, w celu uniknięcia utraty danych. Spółka będzie przechowywać zapisy dotyczące zatwierdzeń do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Opisane powyżej rozwiązanie zapewnia zachowanie integralności Faktury, ponieważ żadne dane wymagane przepisami prawa nie zostają zmienione, a wersja elektroniczna dokumentu jest wiernym odwzorowaniem jego wersji papierowej. Gwarantuje ono również pewność co do pochodzenia Faktury – Wnioskodawca jest w stanie jednoznacznie zidentyfikować tożsamość sprzedawcy – oraz jej czytelność, niezależnie od tego, czy dokument został uprzednio zeskanowany, czy też wystawiony pierwotnie w formie elektronicznej w nieedytowalnym formacie PDF. Zarówno jedna, jak i druga wersja zapewnia odpowiednią jakość i pełną możliwość odczytu danych zawartych na Fakturze.

Dodatkowo, zastosowanie tego rozwiązania umożliwia Wnioskodawcy sprawne i szybkie odnalezienie konkretnej Faktury oraz zapewnia stały dostęp do dokumentów z archiwalnych okresów rozliczeniowych. Będzie to miało istotne znaczenie zarówno w kontekście wewnętrznych audytów prowadzonych przez Spółkę, jak i ewentualnych kontroli prowadzonych przez organy administracji podatkowej w zakresie poprawności rozliczeń.

Ponadto, dokumenty są przechowywane w należyty sposób i chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem, co odpowiada wymogom nałożonym treścią ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 120 z późn. zm.; dalej: UoR).

W uzupełnieniu wniosku wskazali Państwo:

1. Czy w odniesieniu do faktur/dokumentów zrównanych z fakturami, o których mowa we wniosku, będą zapewniać Państwo funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego? Jeśli tak, to na czym będą polegać kontrole i weryfikacja autentyczności pochodzenia tych dokumentów?

W odniesieniu do faktur/dokumentów zrównanych z fakturami, o których mowa we wniosku, Spółka zapewnia funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W Spółce funkcjonują mechanizmy kontroli biznesowych zapewniające autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur. Procesy te gwarantują zgodność z obowiązującymi przepisami oraz zapewniają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. W szczególności, Spółka stosuje następujące środki kontrolne: weryfikacja kontrahentów, sprawdzanie białej listy podatników VAT, kontrola wewnętrzna i nadzór centralny, regularne audyty.

2. Czy faktury/dokumenty zrównane z fakturami, o których mowa we wniosku, będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu?

Wnioskodawca wskazuje, że faktury/dokumenty zrównane z fakturami, o których mowa we wniosku będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

3. Czy będą Państwo przechowywać faktury zakupu/noty księgowe/faktury korygujące oraz wszelkie inne dokumenty zrównane z fakturami na terytorium kraju?

• jeżeli tak, to czy będą Państwo umożliwiać naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w postaci elektronicznej na serwerach znajdujących się (fizycznie) na terytorium kraju, bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych?
• jeżeli nie, to należy wskazać czy faktury/dokumenty zrównane z fakturami będą przechowywane poza terytorium kraju w postaci elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp online do tych faktur?
• Wnioskodawca wskazuje, że umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w postaci elektronicznej na serwerach znajdujących się (fizycznie) na terytorium kraju, bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.
• W przypadku, gdy potencjalnie dokumenty te będą przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, sposób ich przechowywania umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

4. Czy „inne dokumenty księgowe” potwierdzające nabycie towarów i usług, o których mowa we wniosku, zawierają elementy faktury, faktury uproszczonej, o których mowa w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.)?

Wnioskodawca wskazuje, że „inne dokumenty księgowe”, potwierdzające nabycie towarów i usług, o których mowa we wniosku, zawierają elementy faktury, w tym faktury uproszczonej, o których mowa w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2024 r. poz. 361 z późn. zm.).

Pytania

1) Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym – na gruncie art. 112a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – dopuszczalne jest przechowywanie Faktur wyłącznie w formie elektronicznej, tj. w systemie …, w sposób opisany w stanie faktycznym, również w przypadku, gdy oryginalne dokumenty papierowe zostaną zniszczone?

2) Czy Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych, o których mowa powyżej, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisanym sposobem postępowania, o ile spełnione są pozostałe warunki określone w przepisach ustawy o VAT?

Państwa stanowisko w sprawie

Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż w świetle ustawy o VAT, dopuszczalne jest archiwizowanie/przechowywanie Faktur wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego obiegu dokumentów.

Ponadto, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie Faktur, które zgodnie z przepisami dają prawo lub mają wpływ na odliczenie podatku naliczonego (zawierających kwoty VAT) otrzymanych od dostawców w formie papierowej, które następnie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej (a także otrzymanych od kontrahentów w formie elektronicznej w postaci skanu/zdjęcia, niezależnie od tego czy dokument zostanie dostarczony przez kontrahenta w późniejszym okresie w formie papierowej) zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego obiegu dokumentów.

Ad.1

W ocenie Wnioskodawcy, przepisy prawa podatkowego jednoznacznie dopuszczają możliwość przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej, bez konieczności równoczesnej archiwizacji ich papierowych oryginałów. Regulacje te nie wskazują jednej, obligatoryjnej formy przechowywania dokumentów, ani nie uzależniają sposobu archiwizacji od formy, w jakiej faktura została pierwotnie sporządzona lub otrzymana. Co więcej, przepisy nie wprowadzają zakazu przechowywania wyłącznie elektronicznych wersji faktur, nawet jeśli ich oryginały były papierowe.

Zgodnie z art. 112 i 112a ustawy o VAT, podatnicy mają obowiązek przechowywania dokumentów związanych z rozliczeniem podatku VAT do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy te określają zarówno miejsce, jak i sposób przechowywania faktur, w tym możliwość przechowywania ich w formie elektronicznej. Co istotne, dopuszczalne jest także przechowywanie faktur poza granicami kraju, pod warunkiem zapewnienia odpowiedniego dostępu online organom podatkowym, jak określono w art. 112a ust. 2 i 3 ustawy o VAT. Ponadto, podatnicy muszą zagwarantować możliwość natychmiastowego pobrania i przetwarzania danych zawartych w fakturach na żądanie organów podatkowych (art. 112a ust. 4 ustawy o VAT).

W świetle art. 106m ustawy o VAT, podatnicy są zobowiązani do zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktur. Ustawodawca dopuszcza różne metody realizacji tych obowiązków. Istotne jest, że przepisy nie narzucają konieczności jednoczesnego przechowywania faktur papierowych i ich wersji elektronicznych.

System archiwizacji wdrożony przez Wnioskodawcę spełnia wszystkie wymagania określone przez ustawodawcę. Dokumenty są przechowywane w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie, przy jednoczesnym zagwarantowaniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Co więcej, elektroniczna forma archiwizacji ułatwia zapewnienie czytelności dokumentów w porównaniu z formą papierową.

Wnioskodawca podkreśla, że w ramach procesów digitalizacji i archiwizacji faktur stosowane są procedury zapewniające weryfikację danych oraz ich powiązanie z systemami informatycznymi Spółki. Dodatkowo, wdrożono zabezpieczenia systemowe, które chronią dokumenty przed nieuprawnionymi zmianami lub utratą danych. System ten działa zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz wewnętrzną polityką Spółki, co dodatkowo wzmacnia jego wiarygodność i skuteczność.

Wnioskodawca wskazuje, że obowiązujące przepisy prawa podatkowego dają podatnikom elastyczność w wyborze sposobu przechowywania dokumentów, w tym faktur, o ile spełnione są określone wymogi dotyczące ich autentyczności, integralności i czytelności. System przechowywania faktur w formie elektronicznej wdrożony przez Spółkę jest w pełni zgodny z obowiązującymi regulacjami. Przepisy nie uzależniają możliwości elektronicznej archiwizacji od tego, czy oryginalne faktury zostały sporządzone w formie papierowej, co jednoznacznie potwierdza zgodność przyjętego podejścia z ustawą o VAT.

Ważnym argumentem przemawiającym za słusznością elektronicznej archiwizacji jest zapewnienie łatwego i szybkiego dostępu do dokumentów, co może przyczynić się do usprawnienia ewentualnych kontroli podatkowych. Spółka, poprzez zastosowanie zaawansowanych rozwiązań technologicznych i odpowiednich procedur, eliminuje ryzyko nieuprawnionych zmian w treści faktur oraz gwarantuje ich trwałość i bezpieczeństwo.

Wnioskodawca zaznacza, że wybrany system archiwizacji został zaprojektowany w sposób zgodny z wymogami ustawowymi i umożliwia natychmiastowy dostęp do danych na żądanie organów podatkowych. Co więcej, wdrożone procedury kontroli i weryfikacji dokumentów stanowią dodatkowe zabezpieczenie, które minimalizuje ryzyko ewentualnych błędów czy uchybień. Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej jest nie tylko zgodne z przepisami prawa, ale również bardziej praktyczne i ekonomiczne w porównaniu do tradycyjnej formy papierowej. Elektroniczne wersje faktur umożliwiają łatwiejsze przeszukiwanie i analizę danych.

Wnioskodawca pragnie także zauważyć, że elektroniczne przechowywanie faktur zmniejsza koszty związane z fizycznym magazynowaniem dokumentów, co jest szczególnie istotne w przypadku dużych przedsiębiorstw. Oszczędności te mogą być reinwestowane w inne obszary działalności, co przyczynia się do poprawy ogólnej efektywności przedsiębiorstwa.

Stanowisko Wnioskodawcy potwierdził również DKIS w interpretacji z dnia 3 stycznia 2023 r., nr: 0114-KDIP1-3.4012.531.2022.2.JG: skoro elektroniczna forma przechowywania faktur zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność przy jednoczesnym niszczeniu oryginałów dokumentów w formie papierowej, oraz umożliwi dostęp do tych faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i ust. 4 ustawy to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami.

Takie samo stanowisko zajął DKIS w interpretacji z dnia 17 stycznia 2023 r., nr: 0114-KDIP1- 3.4012.595.2022.2.AMA. Należy również dodać, iż żadne przepisy Ustawy VAT nie wprowadzają zakazu utylizacji faktur w formie papierowej, gdy podatnik posiada ich kopię w pliku PDF, w związku z czym Wnioskodawca stoi na stanowisku, że jest to działanie dopuszczalne, służące realizacji analizowanych celów ustawowych.

Za taką wykładnią przemawia stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w indywidualnej interpretacji z dnia 7 lutego 2022 r., nr.: 0111-KDIB3-3.4012.637.2021.2.MAZ: Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej – otrzymanych w formie papierowej - w ramach przedstawionej w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego procedury, będzie zgodne z przepisami ustawy. W konsekwencji Wnioskodawca zachowa, na ogólnych zasadach, wykorzystując nabywane towary i usługi do czynności opodatkowanych, prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, także po zniszczeniu papierowych (oryginalnych) wersji faktur.

Zdaniem Wnioskodawcy, istotne jest również uwzględnienie przepisów zawartych w Ordynacji podatkowej, które regulują kwestie dowodowe w postępowaniach podatkowych w rozdziale 11 działu IV. Ordynacja podatkowa nie ogranicza dowodów wyłącznie do dokumentów papierowych, przy czym każda forma dokumentowania zdarzeń gospodarczych powinna być zgodna z obowiązującymi przepisami, w tym także spoza prawa podatkowego.

W interpretacji indywidualnej DKIS z dnia 14 marca 2025 r., nr: 0111-KDIB3-3.4012.618.2024.3.EP podkreślono, że wymaganie posiadania wyłącznie papierowych dokumentów w celu dokumentowania zdarzeń gospodarczych byłoby sprzeczne z ogólnymi zasadami Ordynacji podatkowej.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, podatnicy mają obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób umożliwiający ustalenie wysokości dochodu (lub straty), podstawy opodatkowania oraz należnego podatku. Ponadto, ewidencja musi zawierać informacje niezbędne do obliczenia odpisów amortyzacyjnych zgodnie z art. 16a–16m ustawy o CIT. Przepisy te odsyłają do zasad ustawy o rachunkowości, która w art. 20 ust. 2 stanowi, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe, zwane dowodami źródłowymi, potwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Ustawa o rachunkowości dopuszcza przy tym przechowywanie tych dowodów w formie elektronicznej. Tym samym, zdigitalizowane dowody poniesienia kosztów mogą być uznawane za podstawę księgowania i kwalifikacji w kosztach uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o CIT.

W związku z powyższym, Spółka stoi na stanowisku, że digitalizacja dokumentów oraz niszczenie ich papierowych wersji nie narusza przepisów ustawy o rachunkowości. Procedura ta pozostaje również zgodna z ustawą o CIT, która odnosi się do zasad rachunkowości w kontekście dokumentowania i ewidencjonowania kosztów. Praktyka ta pozwala na spełnienie wszystkich wymogów formalnych, jednocześnie zwiększając efektywność przechowywania dokumentów.

Z uwagi na powyższe argumenty, Wnioskodawca uważa, że przyjęty sposób archiwizacji faktur jest w pełni zgodny z obowiązującymi przepisami prawa. Zastosowane rozwiązania gwarantują spełnienie wszystkich wymogów, a jednocześnie wspierają efektywność operacyjną oraz bezpieczeństwo procesów wewnętrznych.

Ad.2

Warunki uprawniające podatników do skorzystania z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zostały określone w treści art. 86 ustawy o VAT. Zgodnie ze wskazanym przepisem, kwotę podatku naliczonego stanowi m.in. suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług (art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT).

W zakresie możliwości odliczenia podatku naliczonego od otrzymanych i przechowywanych faktur w formie elektronicznej - ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

DKIS w interpretacji z dnia 24 marca 2025 r., nr: 0114-KDIP1-3.4012.68.2025.4.MKW wskazał, że prawidłowe przechowywanie dokumentów jest jednak niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ust. 4 ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

W opisanym stanie faktycznym, Faktury będą przechowywane prawidłowo, organy będą miały dostęp do dokumentów, na każde żądanie. W związku z powyższym, zdaniem Wnioskodawcy, o ile zostaną spełnione przesłanki pozytywne i nie zaistnieją przesłanki negatywne, Spółka, nie utraci prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych w formie elektronicznej. W ocenie Spółki, nie ma przy tym znaczenia, iż Faktury, które zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia podatku naliczonego będą przechowywane przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej. Spółka pragnie wskazać również, iż analiza przepisów ustawy o VAT przedstawiona przez Wnioskodawcę w ramach uzasadnienia do pytania nr 1 wskazuje, iż przepisy ustawy o VAT nie określają, w jakiej formie muszą być przechowywane Faktury. Co więcej, z analizy ww. przepisów należy wywieść, iż podatnik ma dowolność co do wyboru formy przechowywania Faktur, które zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia podatku naliczonego - tj. może zdecydować się na archiwizację wyłącznie w formie elektronicznej. DKIS w interpretacji z dnia 17 lutego 2025 roku, nr: 0113-KDIPT1-3.4012.948.2024.2.MWJ wskazał wprost, że prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. W konsekwencji, w opinii Wnioskodawcy, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie Faktur, otrzymanych od kontrahentów w formie papierowej, które następnie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej, zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego przechowywania dokumentów.

W ocenie Spółki, powyższe prawo będzie przysługiwać również w przypadku otrzymania od kontrahentów dokumentów w formie elektronicznej w postaci skanu/zdjęcia (przy zachowaniu ich czytelności, integralności oraz autentyczności), niezależnie od tego czy dokument zostanie dostarczony przez kontrahenta w późniejszym okresie w formie papierowej.

Podsumowując, Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż w świetle ustawy o VAT, dopuszczalne jest archiwizowanie/przechowywanie Faktur wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego obiegu dokumentów.

Ponadto, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie Faktur, które zgodnie z przepisami dają prawo lub mają wpływ na odliczenie podatku naliczonego (zawierających kwoty VAT) otrzymanych od dostawców w formie papierowej, które następnie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej (a także otrzymanych od kontrahentów w formie elektronicznej w postaci skanu/zdjęcia, niezależnie od tego czy dokument zostanie dostarczony przez kontrahenta w późniejszym okresie w formie papierowej) zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego obiegu dokumentów.

Ponadto w uzupełnieniu wniosku Wnioskodawca informuje, że przedstawione stanowisko nie uległo zmianie w związku z uzupełnieniem wniosku. W świetle przedstawionych okoliczności, Wnioskodawca nadal stoi na stanowisku, iż w świetle ustawy o VAT, dopuszczalne jest archiwizowanie/przechowywanie Faktur wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego obiegu dokumentów.

Ponadto, Spółka uważa, że będzie jej przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie Faktur, które zgodnie z przepisami dają prawo lub mają wpływ na odliczenie podatku naliczonego (zawierających kwoty VAT) otrzymanych od dostawców w formie papierowej, które następnie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej (a także otrzymanych od kontrahentów w formie elektronicznej w postaci skanu/zdjęcia, niezależnie od tego czy dokument zostanie dostarczony przez kontrahenta w późniejszym okresie w formie papierowej) zgodnie z przedstawioną w ramach złożonego wniosku procedurą elektronicznego obiegu dokumentów.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775), zwanej dalej „ustawą”:

Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:

W myśl art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy:

Zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy:

W myśl art. 106h ust. 2 ustawy:

Jak stanowi art. 106h ust. 3 ustawy:

Na podstawie art. 106h ust. 4 ustawy:

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

W tym miejscu wskazać należy, że zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli otrzymywany przez Państwa dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Podatnik zamierzający skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturze powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury. Przepisy dotyczące określenia autentyczności pochodzenia faktury zostały uregulowane w art. 106m ustawy.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy:

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:

Treść art. 112a ust. 3 ustawy wskazuje jednak, że:

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

Stosownie do art. 112aa ust. 1 ustawy:

W myśl art. 112aa ust. 2 ustawy:

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktury poza terytorium kraju w formie elektronicznej podatnik obowiązany jest umożliwić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy dopuszczalne jest przechowywanie Faktur wyłącznie w formie elektronicznej, tj. w systemie …, w sposób opisany w stanie faktycznym, również w przypadku, gdy oryginalne dokumenty papierowe zostaną zniszczone.

Zatem w pierwszej kolejności należy przeanalizować, czy sposób przechowywania faktur sprzedażowych i zakupowych jest zgodny z przepisami ustawy o VAT.

Należy również wskazać, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury.

Przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji). Innymi słowy podatnik zamierzający skorzystać z prawa przyznanego przez przepis prawa powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur.

Z opisu sprawy wynika, że:

• w ramach prowadzonej działalności wystawiają Państwo na rzecz nabywców faktury oraz faktury korygujące;

• obecnie rozważają Państwo zmianę polityki obiegu dokumentacji, ograniczając jej przechowywanie do wersji elektronicznej,

• po wdrożeniu zmian w procedurach, dokumenty nadal będą dostępne w systemie informatycznym w formie elektronicznej, do której będą mieli Państwo w każdym czasie i miejscu dostęp,

• w przypadku potencjalnej kontroli podatkowej będą Państwo w stanie zapewnić pełny, bezzwłoczny dostęp do dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej,

• tworzycie Państwo regularne kopie zapasowe danych zapisanych na zewnętrznych nośnikach, w celu uniknięcia utraty danych. Spółka będzie przechowywać zapisy dotyczące zatwierdzeń do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

• po prawidłowym wprowadzeniu faktur do systemu … i zapewnieniu spełnienia wszystkich wymogów w zakresie integralności, autentyczności pochodzenia oraz czytelności dokumentów, ich fizyczna postać zostanie poddana utylizacji (zniszczeniu) zgodnie z obowiązującymi przepisami i wewnętrzną procedurą archiwizacji,

• w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej, celno-skarbowej bądź czynności sprawdzających, są i będą Państwo w stanie niezwłocznie przedstawić odpowiednie dowody organom podatkowym za wybrany okres rozliczeniowy, bazując na danych z systemu informatycznego w zakresie objętym procedurą,

• w przypadku, gdy potencjalnie dokumenty będą przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, sposób ich przechowywania umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur,

• w odniesieniu do faktur/dokumentów zrównanych z fakturami, o których mowa we wniosku, Spółka zapewnia funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

• w Spółce funkcjonują mechanizmy kontroli biznesowych zapewniające autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur. Procesy te gwarantują zgodność z obowiązującymi przepisami oraz zapewniają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług,

• Spółka stosuje następujące środki kontrolne: weryfikacja kontrahentów, sprawdzanie białej listy podatników VAT, kontrola wewnętrzna i nadzór centralny, regularne audyty,

• wskazujecie Państwo, że faktury/dokumenty zrównane z fakturami, o których mowa we wniosku będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Jak już wspomniano powyżej prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy.

Stwierdzam, że skoro do faktur/dokumentów zrównanych z fakturami, o których mowa we wniosku przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, tj. w systemie … z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą, zapewnione zostaną autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność, przy założeniu, że umożliwiony zostanie dostęp do tych faktur, na żądanie (również on-line), odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i ust. 4 ustawy, przy jednoczesnym niszczeniu papierowych oryginałów po zastosowaniu przez Państwa rzetelnych procedur w ramach kontroli biznesowej, to opisany sposób ich przechowywania jest/będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione są/będą warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

W związku z powyższym Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 uznaję za prawidłowe.

Podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy. W myśl tego przepisu:

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy:

Z art. 87 ust. 1 ustawy wynika, że:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje, gdy są spełnione warunki:

• podatek odlicza podatnik podatku od towarów i usług,

• towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do takich czynności, których następstwem jest określenie podatku należnego.

Nie można obniżyć kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które:

• nie służą do czynności opodatkowanych podatkiem VAT,

• służą do czynności zwolnionych od tego podatku,

• służą do czynności niepodlegających temu podatkowi.

Art. 86 ust. 1 ustawy, nie uzależnia prawa do odliczenia od związku zakupu z obecnie wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi. Wystarczy, że podatnik nabywa towary i usługi w celu ich wykorzystania do czynności opodatkowanych.

Podatnik ma prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, gdy:

• spełni przesłanki pozytywne, wynikające z art. 86 ust. 1 ustawy i

• nie zaistnieją przesłanki negatywne, określone w art. 88 ustawy.

Art. 88 ustawy określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym:

Oznacza to, że podatnik nie może odliczyć podatku, który jest należny tylko dlatego, że został wykazany na fakturze. W sytuacji, gdy transakcja nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku podatnik nie może odliczyć podatku.

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 15 ust. 2 ustawy:

Zatem, odliczyć można w całości podatek naliczony, który jest związany z transakcjami opodatkowanymi podatnika. Wskazana zasada wyłącza jednocześnie możliwość dokonywania odliczeń podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są w ogóle wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku świadczenia czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi.

Podkreślić jednocześnie należy, że prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie, niezależnie od tego, czy serwery, na których przechowywane są faktury znajdują się w Polsce lub poza jej terytorium. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Z opisu sprawy wynika, że:

• prowadzą Państwo działalność gospodarczą, z tytułu której jesteście zarejestrowani jako czynny podatnik podatku VAT;

• w ramach prowadzonej działalności otrzymują Państwo m.in. znaczną liczbę dokumentów księgowych;

• zakupione towary i usługi udokumentowane fakturami służą czynnościom opodatkowanym podatkiem VAT.

Stwierdzam, że w przypadku, gdy zakupione towary i usługi udokumentowane fakturami służą czynnościom opodatkowanym podatkiem VAT, to mają Państwo, przy spełnieniu warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy, prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupowych, duplikatów, paragonów i innych dokumentów z nimi zrównanych, przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej w ramach przedstawionej w niniejszej sprawie procedury.

Przy czym istotne jest, aby otrzymywane przez Państwa faktury/dokumenty zrównane z fakturami, o których mowa we wniosku przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, tj. w systemie SAP spełniające definicję faktury, nie dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy, co będzie oznaczało, że nie zaistnieją przesłanki negatywne odnośnie prawa do odliczenia podatku, wymienione w tym przepisie.

Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 2 uznaję za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Odnośnie natomiast powołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych, należy zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięcia, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych i należy je traktować indywidualnie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.

· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.