Gmina Miejska, będąca podatnikiem VAT, scentralizowała rozliczenia podatku ze swoimi jednostkami budżetowymi. Na fakturach, oprócz danych głównego podatnika (Gminy), wskazuje się szczegółowe dane jednostki organizacyjnej odpowiedzialnej za daną transakcję ('Wystawca' lub 'Odbiorca'). Gmina rozważa wykorzystanie fakultatywnego okresu obowiązywania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) do częściowego wdrożenia systemu, tj. tylko dla wybranych jednostek…
Interpretacja indywidualna
– stanowisko prawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe w zakresie możliwości wyboru, że tylko jedna z Państwa jednostek organizacyjnych będzie mogła otrzymywać i wystawiać faktury w ramach KSeF w okresie fakultatywnym.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
16 czerwca 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy:
· sposobu dokonania korekty faktury zawierającej błędne lub niepełne dane dotyczące jednostki organizacyjnej jednostki samorządu terytorialnego, która wykazana byłaby na fakturze jako odbiorca, w polu „podmiot trzeci”, wystawionej w systemie KSeF,
· ustalenia okresu rozliczeniowego, w którym sprzedawca powinien ująć fakturę korygującą,
· możliwości wyboru, że tylko jedna z Państwa jednostek organizacyjnych będzie mogła otrzymywać i wystawiać faktury w ramach KSeF w okresie fakultatywnym.
Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego
Gmina Miejska ... (dalej: GMK lub Gmina) jest jednostką samorządu terytorialnego zarejestrowaną jako czynny podatnik podatku od towarów i usług.
Z dniem 1.01.2017 r., zgodnie z art. 3 ustawy z dnia 5.09.2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz.U. z 2018 r. poz. 280) GMK dokonała centralizacji rozliczeń VAT wraz ze swoimi jednostkami budżetowymi (dalej: Jednostki Organizacyjne GMK, lub Jednostki GMK lub Jednostki).
Mając na uwadze fakt, iż Gmina będąc uczestnikiem obrotu gospodarczego jako podatnik VAT jest zobligowana do wystawiania i otrzymywania faktur, z uwagi na swoją złożoną strukturę organizacyjną na wystawianych przez nią fakturach oprócz wskazania „Sprzedawcy” (czyli Gminy Miejskiej ... i jej NIPu, pod którym działa jako podatnik VAT) stosuje zasadę, że na fakturach wskazywana winna być dodatkowo jej Jednostka Organizacyjna, w ramach działalności której dokonywana jest dana sprzedaż, określana jako „Wystawca”. W sytuacji gdy z kolei wystawiane są dla niej faktury przez innych podatników VAT, każdorazowo – na jej prośbę – kontrahenci oprócz wskazania „Nabywcy” (którym jest GMK), wskazują również „Odbiorcę”, którym jest Jednostka Organizacyjna GMK, w ramach działalności której dokonywany jest dany zakup. Jednostki określane jako „Wystawca” czy „Odbiorca” wskazywane są na fakturach przez podanie ich nazwy i adresu.
Dzięki tym zasadom wystawiane i otrzymywane faktury są powiązane z działalnością konkretnej Jednostki, co ma znaczenie również z tego względu, iż za dokonywane zakupy poszczególne Jednostki płacą ze środków budżetowych będących w ich dyspozycji, a dochody wynikające z wystawionych faktur są uznawane jako dochody budżetowe danej Jednostki.
Od 1 lutego 2026 r. w wyniku nowelizacji przepisów o podatku od towarów i usług, podatnicy VAT będą zobowiązani do fakturowania w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: KSeF) czyli platformy do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych drogą elektroniczną. Aktualnie wystawianie i otrzymywanie faktur w ramach KSeF ma charakter fakultatywny.
Aby jednak system ten prawidłowo funkcjonował w odniesieniu do podmiotów o tak złożonych strukturach jakimi są jednostki samorządu terytorialnego (dalej: JST), niezbędne jest zapewnienie dostępu w ramach KSeF do faktur wystawianych dla takich podmiotów przez ich finalnych odbiorców, a więc przez poszczególne jednostki organizacyjne scentralizowane dla celów VAT (dalej: jednostki organizacyjne lub jednostki), pracownikom którym będą nadawane uprawnienia jedynie do faktur dotyczących danej jednostki.
W ramach KSeF przewiduje się, iż dla faktur wystawianych i otrzymywanych przez JST, w celu rozróżnienia jakiej jednostki organizacyjnej JST dotyczy dana faktura ustrukturyzowana, tj. ustalenia która jednostka jest wystawcą danej faktury sprzedaży lub odbiorcą danej faktury zakupu, winna być podana w odpowiednim polu faktury nazwa i NIP tzw. podmiotu trzeciego. Chodzi w tym przypadku o wskazanie w tym polu jednostki organizacyjnej JST, w tym jej nazwy i jej numeru NIP, którym posługuje się ona do identyfikacji jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych i ubezpieczeń społecznych w związku z pozostawaniem odrębnymi zakładami pracy (dalej: NIP stosowany jako płatnik PIT).
GMK zamierza zatem stosować tą zasadę w odniesieniu do wystawianych przez nią faktur sprzedaży, tj. wskazywać, tak jak dotychczas, na wystawianych fakturach sprzedaży jako sprzedawcę: GMK wraz z jej NIP-em (właściwym do scentralizowanych rozliczeń podatku VAT), a jako wystawcę: Jednostkę Organizacyjną i dodatkowo dla potrzeb rozróżnienia w KSeF, NIP właściwy dla tej Jednostki stosowany przez nią jako płatnika PIT. A jeśli Gmina będzie wystawiać fakturę dla innej jednostki samorządu terytorialnego, na fakturach ustrukturyzowanych wskazywać będzie jako nabywcę: określoną JST i jej NIP, a w polu podmiotu trzeciego jako odbiorcę: jednostkę organizacyjną danej JST i jej NIP stosowany jako płatnik PIT. Również na fakturach otrzymywanych przez Gminę niezbędne będzie wskazywanie w polu dotyczącym podmiotu trzeciego nazwy i NIP danej Jednostki GMK, w ramach działalności której dokonywany jest dany zakup, by faktury mogły zostać skutecznie odebrane przez pracowników właściwych Jednostek Organizacyjnych Gminy, a więc by mogły być im udostępnione w ramach KSeF zgodnie z posiadanymi przez nich uprawnieniami.
Mając na względzie powyższe, Gmina zainteresowana jest potwierdzeniem sposobu oraz skutków skorygowania faktury wystawionej w ramach KSeF, w przypadkach, gdy na fakturze pierwotnej zostanie wykazany wprawdzie prawidłowy nabywca i jego NIP (jako podatnika VAT), ale zostanie podana błędna nazwa lub NIP dotyczący jednostki organizacyjnej JST wykazywanej jako podmiot trzeci, tj. jako jednostka odbierająca JST, lub jeśli w ogóle nie zostanie wskazany NIP takiej Jednostki, albo w ogóle nie zostanie wskazany ani jej nazwa ani NIP. Skorygowanie takiej faktury będzie niezbędne, gdyż w przypadku błędnego wskazania NIP jednostki odbierającej na fakturze przesłanej w KSeF faktura ta nie będzie dostępna w systemie KSeF dla pracowników jednostki organizacyjnej JST będącej faktycznym odbiorcą tej faktury.
W tym stanie faktycznym Gmina ma wątpliwości czy faktura zawierająca błąd (lub brak), o którym wyżej mowa, winna być skorygowana do zera, a następnie winna być wystawiona nowa faktura zawierająca prawidłowe dane zarówno nabywcy (JST) jak i jednostki organizacyjnej JST jako podmiotu trzeciego, czy też korekta winna polegać wyłącznie na poprawie danych podmiotu trzeciego. Wymaga również ustalenia, w którym okresie rozliczeniowym winna być uwzględniona faktura korygująca, o której wyżej mowa.
Z uwagi na fakt, iż Gmina rozważa również częściowe wystawianie i otrzymywanie faktur przy wykorzystaniu KSeF w okresie, gdy jego stosowanie ma charakter fakultatywny, powzięła wątpliwości czy może wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane wystawiane w KSeF tylko częściowo, a więc tylko w zakresie działalności wybranej Jednostki Organizacyjnej GMK (lub kilku wybranych Jednostek) i wybranego kontrahenta (lub kilku wybranych kontrahentów). Oznaczać by to jednak musiało, że faktury dla danego kontrahenta, który - zgodnie z art. 106na ust. 2 ustawy o VAT - wyraził zgodę na otrzymywanie faktur w ramach KSeF, byłyby wystawiane dla niego w tym systemie tylko przez tą jedną Jednostkę Gminy, a inne jej Jednostki, mimo że też wystawiałyby faktury dla tego samego kontrahenta, nie miałyby obowiązku wystawiać ich w ramach KSeF. I podobna wątpliwość dotyczy odbierania faktur w ramach KSeF. A mianowicie jeśli jedna Jednostka GMK wyrazi zgodę na podstawie ww. przepisu na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych w ramach KSeF, czy oznacza to, że zgoda ta może dotyczyć tylko tej jednej Jednostki, mimo że dany kontrahent wystawia dla Gminy faktury, których odbiorcami są także inne jej Jednostki Organizacyjne (np. dostawca energii elektrycznej).
Pytanie
Czy Gmina jako podatnik VAT może otrzymywać i wystawiać faktury w ramach KSeF w okresie gdy system ten ma charakter fakultatywny, w odniesieniu do jednej Jednostki Organizacyjnej GMK, co oznaczałoby, że faktury dla danego kontrahenta, który wyraził zgodę na otrzymywanie faktur od GMK w ramach KSeF, wystawiane byłyby dla niego w tym systemie tylko przez tą jedną Jednostkę Gminy a inne jej Jednostki, mimo że też wystawiałyby faktury dla tego samego kontrahenta, nie miałyby obowiązku wystawiać ich w ramach KSeF, i również zgoda Gminy na otrzymywanie faktur w KSeF wyrażona w odniesieniu do konkretnego kontrahenta mogłaby dotyczyć działalności tylko tej jednej Jednostki, mimo że kontrahent ten wystawiałby faktury dla GMK, których odbiorcami byłyby różne jej Jednostki? (oznaczone we wniosku jako pytanie 3)
Państwa stanowisko w sprawie
Stanowisko Gminy (oznaczone we wniosku jako stanowisko 3)
W okresie gdy KSeF ma charakter fakultatywny, Gmina może korzystać z fakturowania w ramach tego systemu częściowo, w odniesieniu do wybranych Jednostek Organizacyjnych. Akceptacja otrzymywania faktur wystawianych w KSeF wyrażona przez jedną Jednostkę organizacyjną dotyczy danego odbiorcy, a więc ściśle określonej Jednostki GMK i nie oznacza, że zgoda ta wyrażona przez jedną Jednostkę GMK obejmuje całą GMK czyli jej wszystkie Jednostki Organizacyjne. Tak samo działa ta zasada w odniesieniu do faktur wystawianych przez Gminę w ramach działalności konkretnej jej Jednostki Organizacyjnej. Akceptacja kontrahenta na otrzymywanie w ramach KSeF faktur od GMK może dotyczyć ściśle określonej Jednostki GMK.
Uzasadnienie stanowiska Gminy (oznaczone we wniosku jako Ad 3.)
W okresie, gdy wystawianie i otrzymywanie faktur przy wykorzystaniu systemu KSeF ma charakter fakultatywny, Gmina może umówić się z niektórymi kontrahentami na otrzymywanie i przekazywanie faktur w ramach KSeF, w tym w odniesieniu do faktur dotyczących tylko jednej jednostki organizacyjnej GMK (lub ewentualnie kilku).
Warunkiem otrzymywania faktur w ramach KSeF jest bowiem uzyskanie zgody od kontrahenta o takiej formie otrzymywania faktur. Wynika to z art. 106na ust. 2 ustawy o VAT, który stanowi, że otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Skoro jednak ustawodawca nie wskazał w powyższym przepisie, że to „nabywca” (rozumiany jako podmiot, który jest „podatnikiem VAT”) akceptuje fakt otrzymywania faktur ustrukturyzowanych w ramach KSeF, lecz wskazał na „odbiorcę”, to – zdaniem Gminy - to w przypadku JST należy przyjąć, że określenie to odnosi się do jej jednostki organizacyjnej.
Wyrażenie więc takiej akceptacji przez jedną Jednostkę Organizacyjną GMK oznaczałoby, że faktury ustrukturyzowane byłyby wystawiane przez danego kontrahenta dla GMK przy wykorzystaniu KSeF tylko w odniesieniu do tej jej Jednostki Organizacyjnej, która wyraziła zgodę na otrzymywanie tych faktur w KSeF.
Jeśli zatem tak można byłoby rozumieć ww. przepis w odniesieniu do faktur otrzymywanych (czyli faktur zakupu), to – zdaniem GMK - również tak samo należałoby odnieść zasadę akceptacji, o której wyżej mowa, do faktur sprzedaży wystawianych w ramach działalności poszczególnych Jednostek Organizacyjnych GMK. Na zasadzie synchronicznego stosowania ww. rozwiązań do faktur zakupu i sprzedaży – zdaniem Gminy – również więc jeśli chodzi o zgodę (akceptację) kontrahenta do otrzymywania przez niego w ramach KSeF faktur dokumentujących sprzedaż dokonaną dla niego przez GMK, zgodę tę (akceptację dokonaną przez tego kontrahenta) odnieść można do stricte określonej Jednostki Organizacyjnej GMK. Wydaje się przy tym, że warunkiem tego byłoby, by akceptujący wprost wskazał, której dokładnie Jednostki GMK ta zasada ma dotyczyć.
Zdaniem Gminy jest zatem możliwe wystawianie i otrzymywanie faktur z zawężeniem tylko do jednej lub wybranych jej Jednostek Organizacyjnych. Przemawia za tym też fakt, iż - jak wynika z informacji dostępnych na stronie Ministerstwa Finansów (www.podatki.gov.pl/wyjasnienia/kto- powinien-juz-dzis-zaczac-testowac-wystawianie-e-faktur/) - zastosowanie fakultatywnego okresu korzystania z KSeF ma na celu przygotowanie się podatników do obowiązkowego e-fakturowania. Wskazując przy tym, iż podatnicy mogą dobrowolnie korzystać z KSeF, stwierdzono, że to podatnik decyduje w okresie fakultatywnym, które faktury chce wystawiać w jaki sposób.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe w zakresie możliwości wyboru, że tylko jedna z Państwa jednostek organizacyjnych będzie mogła otrzymywać i wystawiać faktury w ramach KSeF w okresie fakultatywnym.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775) – zwanej dalej ustawą:
Opodatkowaniu ww. podatkiem podlegają:
1) odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju;
2) eksport towarów;
3) import towarów na terytorium kraju;
4) wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju;
5) wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.
W myśl art. 7 ust. 1 ustawy:
Przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (…).
Stosownie do art. 8 ust. 1 ustawy:
Przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7 (…).
Na podstawie art. 2 pkt 22 ustawy:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o sprzedaży - rozumie się przez to odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.
Natomiast zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Zgodnie z art. 2 pkt 32 ustawy:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.
Według art. 2 pkt 32a ustawy:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
Zasady dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu regulują przepisy art. 106a-106q ustawy.
Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:
Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;
3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,
c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.
Na podstawie art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy:
Faktura powinna zawierać:
1) datę wystawienia;
2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12) stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9;
13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15) kwotę należności ogółem.
Ustawą z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598), wprowadzono zmiany w zakresie KSeF, które miały wejść w życie 1 lipca 2024 r. Jednak, zgodnie z ustawą z 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852), zwanej dalej „ustawą zmieniającą” – termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lutego 2026 r.
Według art. 106na ustawy:
1. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.
2. Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wymaga akceptacji odbiorcy faktury.
W myśl art. 106g ustawy:
3a. Faktura ustrukturyzowana jest udostępniana i otrzymywana za pomocą oprogramowania interfejsowego, o którym mowa w art. 106nc ust. 1.
3b. Jeżeli odbiorca faktury nie wyraził akceptacji, o której mowa w art. 106na ust. 2, faktura ustrukturyzowana może być przesłana temu podmiotowi w postaci z nim uzgodnionej. Przepisy ust. 1-3 stosuje się odpowiednio.
3c. Dostęp do faktury ustrukturyzowanej jest możliwy przez podanie danych tej faktury określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106r pkt 4.
W świetle cytowanych wyżej regulacji, co do zasady, otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF wymaga akceptacji odbiorcy faktury, jednak gdy odbiorca faktury nie wyraził takiej akceptacji, faktura ustrukturyzowana może być przesłana temu podmiotowi w postaci z nim uzgodnionej.
Z opisu sprawy wynika, że:
· są Państwo uczestnikiem obrotu gospodarczego jako podatnik VAT i są Państwo zobligowani do wystawiania i otrzymywania faktur,
· z uwagi na swoją złożoną strukturę organizacyjną na wystawianych przez Państwa fakturach oprócz wskazania „Sprzedawcy” (czyli Państwa i NIPu, pod którym Państwo działają jako podatnik VAT) stosują Państwo zasadę, że na fakturach wskazywana winna być dodatkowo Państwa Jednostka Organizacyjna, w ramach działalności której dokonywana jest dana sprzedaż, określana jako „Wystawca”. W sytuacji gdy z kolei wystawiane są dla Państwa faktury przez innych podatników VAT, każdorazowo – na Państwa prośbę – kontrahenci oprócz wskazania „Nabywcy” (którym są Państwo), wskazują również „Odbiorcę”, którym jest Państwa Jednostka Organizacyjna, w ramach działalności której dokonywany jest dany zakup. Jednostki określane jako „Wystawca” czy „Odbiorca” wskazywane są na fakturach przez podanie ich nazwy i adresu,
· dzięki ww. zasadom wystawiane i otrzymywane faktury są powiązane z działalnością konkretnej Jednostki, co ma znaczenie również z tego względu, iż za dokonywane zakupy poszczególne Jednostki płacą ze środków budżetowych będących w ich dyspozycji, a dochody wynikające z wystawionych faktur są uznawane jako dochody budżetowe danej Jednostki,
· rozważają Państwo częściowe wystawianie i otrzymywanie faktur przy wykorzystaniu KSeF w okresie, gdy jego stosowanie ma charakter fakultatywny, a więc tylko w zakresie działalności wybranej Państwa Jednostki Organizacyjnej (lub kilku wybranych Jednostek) i wybranego kontrahenta (lub kilku wybranych kontrahentów). Oznacza to, że:
· faktury dla danego kontrahenta, który - zgodnie z art. 106na ust. 2 ustawy - wyraził zgodę na otrzymywanie faktur w ramach KSeF, byłyby wystawiane dla niego w tym systemie tylko przez tą jedną Jednostkę, a inne jej Jednostki, mimo że też wystawiałyby faktury dla tego samego kontrahenta, nie miałyby obowiązku wystawiać ich w ramach KSeF,
· jeśli jedna Jednostka wyrazi zgodę na podstawie ww. przepisu na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych w ramach KSeF, to zgoda ta może dotyczyć tylko tej jednej Jednostki, mimo że dany kontrahent wystawia dla Państwa faktury, których odbiorcami są także inne Państwa Jednostki Organizacyjne.
Państwa wątpliwości dotyczą m.in. możliwości wyboru, że tylko jedna z Państwa jednostek organizacyjnych będzie mogła otrzymywać faktury od danego kontrahenta i wystawiać faktury dla danego kontrahenta w ramach KSeF w okresie fakultatywnym.
Odnosząc się do ww. wątpliwości należy wskazać, że od 1 stycznia 2022 r. faktury ustrukturyzowane mogą być wystawiane i otrzymywane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego – Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Ustawa zmieniająca zakłada przesunięcie daty rozpoczęcia obowiązywania obligatoryjnego KSeF na 1 lutego 2026 r.
Obecnie w związku z fakultatywnym korzystaniem z KSeF, istnieje możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych, jako jednej z dopuszczanych form dokumentowania transakcji. Zatem podatnicy mają możliwość wystawiania faktur w formie:
a) papierowej,
b) elektronicznej,
c) ustrukturyzowanej za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Przy czym, otrzymywanie obecnie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF wymaga akceptacji odbiorcy takiej faktury. Natomiast dla wystawienia faktury w KSeF nie jest konieczna zgoda odbiorcy.
Należy podkreślić, że żaden z przepisów ustawy nie wskazuje na obowiązek wystawiania faktur przy użyciu KSeF, w przypadku, gdy odbiorca faktur wyrazi zgodę na otrzymywanie faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Regulacje ustawy o podatku od towarów i usług wskazują jedynie na sposób postępowania, w przypadku braku akceptacji odbiorcy na otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF. W sytuacji gdy odbiorca faktury ustrukturyzowanej nie wyrazi zgody na jej otrzymanie przy użyciu KSeF, wystawca zachowa prawo do wystawienia faktury ustrukturyzowanej w systemie, a wystawioną w ten sposób fakturę będzie zobowiązany przekazać odbiorcy w inny uzgodniony sposób – poza KSeF.
W związku z fakultatywnym korzystaniem z KSeF będą Państwo mieć możliwość wyboru:
· które faktury będą wystawiane/otrzymywane poprzez KSeF,
· które faktury będą wystawiane/otrzymywane poza KSeF w formie papierowej/elektronicznej,
· przez/dla jakiej Państwa konkretnej Jednostki Organizacyjnej,
· przez/dla jakiego kontrahenta.
Stwierdzam, że w okresie, gdy KSeF ma charakter fakultatywny, w przypadku wyrażenia akceptacji na otrzymywanie faktur w ramach KSeF:
· przez Państwa konkretną Jednostkę Organizacyjną od danego kontrahenta, nie będą Państwo mieć obowiązku otrzymywania faktur poprzez KSeF dla wszystkich Państwa Jednostek Organizacyjnych,
· przez danego kontrahenta od Państwa konkretnej Jednostki Organizacyjnej, nie będą Państwo mieć obowiązku wystawiania faktur poprzez KSeF przez wszystkie Państwa Jednostek Organizacyjnych.
W związku z powyższym należy stwierdzić, że w okresie, gdy KSeF nie ma charakteru obowiązkowego, w przypadku wyrażenia akceptacji przez odbiorcę na otrzymywanie faktur poprzez KSeF, nie będą Państwo mieli obowiązku wystawiania wszystkich faktur poprzez KSeF, tj. będą Państwo mieli możliwość wyboru, które faktury będą wystawiane poprzez KSeF, a które zostaną wystawione poza KSeF w formie papierowej/elektronicznej.
Przy czym, podkreślić należy, że – stosownie do art. 106j ust. 4 ustawy – faktura ustrukturyzowana (wystawiona za pośrednictwem KSeF) może być korygowana jedynie w postaci faktury ustrukturyzowanej, również wystawionej za pośrednictwem KSeF.
Państwa stanowisko uznaję za prawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
Niniejsza interpretacja rozstrzyga wyłącznie w zakresie możliwości wyboru, że tylko jedna z Państwa jednostek organizacyjnych będzie mogła otrzymywać faktury od danego kontrahenta i wystawiać faktury dla danego kontrahenta w ramach KSeF w okresie fakultatywnym.
Natomiast wniosek w pozostałym zakresie został załatwiony odrębnym rozstrzygnięciem.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo