Podatniczka planuje w 2026 r. wznowić działalność gospodarczą polegającą na zakupie używanych ekspresów do kawy w Niemczech od osób nieprowadzących działalności gospodarczej i odsprzedaży ich w Polsce poprzez portale internetowe. Zakupy będą dokonywane zdalnie, co uniemożliwia uzyskanie standardowych faktur czy umów. Dokumentacją mają być wydruki ogłoszeń, potwierdzenia zamówień, etykiety na…
Interpretacja indywidualna
– stanowisko prawidłowe
Szanowna Pani,
stwierdzam, że Pani stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.
2 marca 2026 r. wpłynął Pani wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie kosztów uzyskania przychodów. Treść wniosku jest następująca:
W 2026 r. zamierza Pani wznowić działalność gospodarczą, która będzie się zajmowała zakupem używanych ekspresów do kawy i odsprzedaży ich na portalach internetowych typu (...). Będzie Pani czynnym podatnikiem VAT a sprzedaż rejestrować będzie na kasie fiskalnej przy użyciu procedury VAT marża (ponieważ towary spełniają definicję towarów używanych art. 120 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku od towarów i usług).
Podatek dochodowy rozliczać Pani będzie na zasadach ogólnych i zaprowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. Będzie Pani również zarejestrowana na potrzeby dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych. PKD odpowiednie dla tego rodzaju czynności to to 47.91.Z - Sprzedaż detaliczna prowadzona przez domy sprzedaży wysyłkowej. Sprzedaży dokonywać Pani będzie wyłącznie w trybie wysyłkowym poprzez (...) lub kurierem.
Zakupu dokonywać będzie wyłącznie na terenie Niemiec, od osób nieprowadzących tam działalności gospodarczej poprzez portale internetowe takie jak (...). W związku z tym, że są to osoby nieprowadzące działalności nie mają możliwości wystawienia Pani rachunku czy faktury. Jednocześnie w związku z tym, że zakupu dokonywać Pani będzie na odległość nie ma Pani możliwości podpisania z nimi umowy kupna-sprzedaży. Dokumenty, którymi będzie Pani dysponować, które będą potwierdzać zawarcie rzeczywistej transakcji to:
· wydruk ogłoszenia/aukcji z danego portalu zawierający nick użytkownika (często bez imienia i nazwiska) z dokładnym opisem przedmiotu transakcji, ceną zakupu oraz ID ogłoszenia,
· potwierdzenie złożonego przez Panią zamówienia z numerem ogłoszenia/aukcji, który pokrywa się z danymi z ogłoszenia oraz z datą zawarcia transakcji,
· dane wysyłającego towar przytwierdzone do paczki, którą Pani otrzymuje,
· przelew z rachunku bankowego z kwotą odpowiadającą kwocie z potwierdzenia złożonego zamówienia.
Pytanie
Czy zakupy towarów dokonywane w Niemczech i udokumentowane w sposób opisany powyżej można zaksięgować w kolumnie nr 10 KPiR - „zakup towarów” i tym samym zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w Pani działalności?
Pani stanowisko w sprawie
O odpowiednim udokumentowaniu zakupu towarów mówi rozporządzenie w sprawie prowadzenia KPiR, a dokładnie § 11 ust. 3 pkt 3. Ze wszystkich elementów tam wskazanych w zebranej przeze Panią dokumentacji brakuje wyłącznie podpisów stron oraz często imienia i nazwiska na samym ogłoszeniu, natomiast dane wysyłającego towar będzie Pani posiadać z przytwierdzonej do paczki etykiety. Mimo to biorąc pod uwagę dokładność zebranej dokumentacji i rzetelność danych potwierdzających wiarygodność i rzeczywistość przeprowadzonej transakcji uważa Pani, że taki komplet dokumentacji może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
Zwraca się Pani z prośbą do Dyrektora Krajowej Izby Skarbowej o zajęcie stanowiska w Pani sprawie. Podobną sprawę znalazła Pani m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 21 sierpnia 2023 r. Nr 0112-KDIL2-2.4011.451.2023.3.AA.
Stanowisko, które przedstawiła Pani we wniosku jest prawidłowe.
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów, winien, w myśl powołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:
Powyższe oznacza, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Wydatki te muszą być zatem związane z wykonywaną działalnością gospodarczą i poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z tej działalności, nie mogą być równocześnie wymienione w katalogu wydatków nieuznawanych za taki koszt. Niespełnienie którejkolwiek z wyżej wskazanych przesłanek wyklucza możliwość zaliczenia danego wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej. Wydatki związane z zakupem towarów handlowych są bezsprzecznie związane z uzyskiwaniem przychodów z działalności gospodarczej i jednocześnie nie znajdują się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów podatkowych. O ile zatem ich zakup jest prawidłowo udokumentowany, stanowią (co do zasady) koszty uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.
W myśl art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej ,,księgą”, z zastrzeżeniem ust. 3, 5 i 5a, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.
Szczegółowe warunki, jakie musi spełniać dokument, aby mógł stanowić podstawę wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2025 r. poz. 1299).
W myśl § 15 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:
Zapisy w księdze dotyczące wydatków (kosztów) są dokonywane na podstawie dowodów, o których mowa w § 6-9.
Stosownie do § 6 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:
Podstawą dokonywania zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:
1) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami”, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub
2) dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, zawierające co najmniej:
a) datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,
b) wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury - wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów,
c) wskazanie wysokości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,
d) podpis osoby sporządzającej dokument, lub
3) inne dowody, wymienione w § 7 i 8, potwierdzające dokonanie zdarzenia gospodarczego zgodnie z jego rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej następujące dane:
a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w zdarzeniu gospodarczym, którego dowód dotyczy,
b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania zdarzenia gospodarczego, którego dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania zdarzenia gospodarczego odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
c) przedmiot zdarzenia gospodarczego i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot zdarzenia jest wymierny w jednostkach naturalnych,
d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania zdarzeń gospodarczych
– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Stosownie do § 6 ust. 4 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:
Dowód księgowy jest sporządzany w języku polskim. Treść dowodu powinna być pełna i zrozumiała; dopuszczalne jest używanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie jest podane wartościowe określenie zdarzenia gospodarczego tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej.
Zgodnie z § 7 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:
Za dowody księgowe uważa się również:
1) noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego zdarzenia gospodarczego, wynikającego z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
2) dowody opłat pocztowych i bankowych;
3) inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 6 ust. 3 pkt 3.
Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik powinien więc na podstawie racjonalnych i obiektywnych przesłanek uzasadnić związek kosztu z przychodami. To na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanymi przychodami. Dopiero na podstawie dokumentów ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.
Należy przy tym zwrócić uwagę na istotę dowodów nabycia towarów lub usług w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym.
Z informacji przestawionych we wniosku wynika, że w 2026 r. zamierza Pani wznowić działalność gospodarczą, która będzie się zajmowała zakupem używanych ekspresów do kawy i odsprzedaży ich na portalach internetowych typu (...). Podatek dochodowy rozliczać Pani będzie na zasadach ogólnych i zaprowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. Będzie Pani również zarejestrowana na potrzeby dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych. Sprzedaży dokonywać Pani będzie wyłącznie w trybie wysyłkowym poprzez (...) lub kurierem. Zakupu dokonywać będzie wyłącznie na terenie Niemiec, od osób nieprowadzących tam działalności gospodarczej poprzez portale internetowe takie jak: (...). W związku z tym, że są to osoby nieprowadzące działalności nie mają możliwości wystawienia Pani rachunku czy faktury. W związku z tym, że zakupu dokonywać Pani będzie na odległość nie ma Pani możliwości podpisania z nimi umowy kupna-sprzedaży. Dokumenty, którymi będzie Pani dysponować, które będą potwierdzać zawarcie rzeczywistej transakcji to:
· wydruk ogłoszenia/aukcji z danego portalu zawierający nick użytkownika (często bez imienia i nazwiska) z dokładnym opisem przedmiotu transakcji, ceną zakupu oraz ID ogłoszenia,
· potwierdzenie złożonego przez Panią zamówienia z numerem ogłoszenia/aukcji, który pokrywa się z danymi z ogłoszenia oraz z datą zawarcia transakcji,
· dane wysyłającego towar przytwierdzone do paczki, którą Pani otrzymuje,
· przelew z rachunku bankowego z kwotą odpowiadającą kwocie z potwierdzenia złożonego zamówienia.
Na podstawie zacytowanych przepisów stwierdzam, że dokumentem będącym podstawą do ujęcia operacji gospodarczych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinna być, co do zasady, faktura, bądź rachunek, o których mowa w § 6 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jeżeli jednak osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą dokonuje zakupów na potrzeby działalności gospodarczej od osób fizycznych, które działalności gospodarczej nie prowadzą, to dokumentami stanowiącymi podstawę wpisu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów mogą być dokumenty, o których mowa w § 7, zawierające dane wymienione w § 6 ust. 3 pkt 3 tego rozporządzenia.
Dokumenty, które Pani opisała, które miałyby dokumentować transakcję nabycia przez Panią towarów, zawierają wszystkie warunki określone § 6 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Wydruki potwierdzeń zamówień powinny posiadać Pani podpis, a więc podpis osoby uprawnionej do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczej.
Odnosząc powyższe uregulowania do przedstawionego we wniosku opisu sprawy stwierdzam, że wydatek poniesiony, spełniający przesłanki wynikające z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, udokumentowany w sposób wymagany odrębnymi przepisami może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej przez Panią działalności gospodarczej. Jednak należy wyjaśnić, że to na Pani spoczywa obowiązek prawidłowego udokumentowania wydatku, który może zostać skontrolowany w ewentualnym postępowaniu kontrolnym lub podatkowym.
Reasumując – zakupy towarów w Niemczech udokumentowane w sposób opisany przez Panią we wniosku mogą zostać zaksięgowane w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w kolumnie „zakup towarów” i tym samym zakup tych towarów może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej przez Panią działalności gospodarczej.
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pani przedstawiła i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji indywidualnej.
W odniesieniu do powołane we wniosku interpretacji indywidualnej informuję, że została ona wydana w indywidualnej sprawie i nie ma zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego, czy też zdarzenia przyszłego.
Przy wydawaniu niniejszej interpretacji dokonano wyłącznie analizy okoliczności podanych we wniosku. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego nie jest bowiem ustalanie, czy przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe będzie zgodne ze stanem rzeczywistym. W ramach postępowania o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego nie przeprowadzam postępowania dowodowego, lecz opieram się jedynie na zdarzeniu przyszłym przedstawionym we wniosku. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne.
· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z 29sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Pani sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pani do interpretacji.
· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Ma Pani prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo