Prawo zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych, w części nieprzekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom sfery budżetowej, na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Podatnik prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie międzynarodowego transportu drogowego towarów (PKD 49.41.Z), rozlicza się na zasadach ogólnych PIT, nie zatrudnia pracowników – wszystkie przewozy wykonuje osobiście jako kierowca. Podróże służbowe odbywają się ciągle od 29.01.2025 r., trwają 4-6 tygodni, są realizowane na terenie UE i EFTA. Każdy wyjazd jest bezpośrednio związany z realizacją zleceń i generowaniem przychodów. Podróże dokumentowane są zapisami z tachografu, dokumentami CMR oraz…
Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe
Szanowny Panie,
stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
21 maja 2026 r. wpłynął Pana wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy kosztów uzyskania przychodów. Uzupełnił go Pan – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 23 czerwca 2026 r.
Treść wniosku jest następująca:
Opis stanu faktycznego
Prowadzi Pan jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) wpisaną do CEIDG. Przeważającym rodzajem działalności jest krajowy i międzynarodowy transport drogowy towarów (PKD 49.41.Z). Rozlicza się Pan z podatku dochodowego od osób fizycznych na zasadach ogólnych (według skali podatkowej).
Nie zatrudnia Pan pracowników na stanowisku kierowcy — wszystkie usługi transportowe na rzecz kontrahentów wykonuje osobiście, kierując pojazdem ciężarowym. Wyjazdy mają charakter międzynarodowy i są realizowane w obrębie Unii Europejskiej (np. trasy z Polski do innych krajów UE i z powrotem). Każdy wyjazd jest bezpośrednio związany z realizacją konkretnych zleceń transportowych, a więc służy osiągnięciu przychodów lub zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła Pana przychodów. Podróże te wiążą się z wykonywaniem zadań w ramach prowadzonej działalności poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy (stałe miejsce wykonywania działalności). Czas trwania zagranicznych podróży służbowych jest precyzyjnie dokumentowany zapisami z tachografu, dokumentami przewozowymi CMR oraz zestawieniami delegacji.
Zamierza Pan zaliczać do kosztów uzyskania przychodów (KUP) wartość diet z tytułu tych podróży służbowych, do wysokości limitów określonych w przepisach dla pracowników.
Uzupełnienie
Działalność gospodarczą, o której mowa we wniosku, prowadzi Pan od 5 sierpnia 2024 r., na podstawie wpisu do CEIDG. Podróże służbowe (krajowe i międzynarodowe) odbywa Pan od 29 stycznia 2025 r. i są one wykonywane w sposób ciągły w całym okresie prowadzenia działalności transportowej, w zależności od otrzymanych zleceń przewozowych (4-6 tygodni). Usługi transportowe (międzynarodowy przewóz towarów) są i będą wykonywane przez Pana osobiście na terenie Unii Europejskiej oraz krajów EFTA.
Dla celów rozliczeń w podatku dochodowym od osób fizycznych prowadzi Pan podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR).
Związek przyczynowo-skutkowy polega na tym, że osobiste wykonywanie międzynarodowych przewozów towarów (prowadzenie pojazdu jako kierowca - właściciel) stanowi główny profil Pana działalności i jest jedynym sposobem na realizację zleceń transportowych dla kontrahentów, co wprost generuje przychody Pana firmy. Realizacja zleceń potrzebuje ciągłego przebywania poza miejscem zamieszkania oraz stałą siedzibą firmy, co generuje znacznie wyższe koszty codziennego utrzymania i wyżywienia w trasie. Wydatki ponoszone na podróże służbowe (w tym diety za czas przebywania w podróży) służą osiągnięciu przychodów oraz zachowaniu i zabezpieczeniu źródła przychodów, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Do kosztów uzyskania przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej zalicza Pan i nadal chce zaliczyć wartość diet wyłącznie w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, określonej w odrębnych przepisach właściwego ministra (tj. zgodnie z obowiązującymi limitami). Wysokość diet określana jest na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167 ze zm.) – z uwzględnieniem stawek dla poszczególnych krajów docelowych.
Diety są i będą naliczane na podstawie szczegółowo prowadzonej ewidencji dla każdego wyjazdu (na podstawie danych z karty kierowcy, tachografu oraz dokumentów przewozowych CMR), która zawiera dokładne daty oraz godziny przekroczenia granic, rozpoczęcia i zakończenia podróży.
Pytanie (postawione ostatecznie w uzupełnieniu wniosku)
Czy prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie międzynarodowego transportu drogowego towarów, wykonując osobiście usługi transportowe (jako kierowca) na terytorium państw Unii Europejskiej oraz państw EFTA, ma Pan prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet z tytułu podróży służbowych, w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom sfery budżetowej, na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?
Pana stanowisko w sprawie (przedstawione ostatecznie w uzupełnieniu wniosku)
Ma Pan pełne prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów (KUP) wartość diet z tytułu podróży służbowych (krajowych i międzynarodowych na terenie UE oraz krajów EFTA), w części nieprzekraczającej wysokości diet określonych w przepisach Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r.
Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, do kosztów nie zalicza się diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą – wyłącznie w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom.
A contrario, wartość diet mieszcząca się w obowiązujących limitach ustawowych stanowi koszt uzyskania przychodów, o ile podróż ma bezpośredni związek z osiąganymi przychodami.
W Pana przypadku, gdzie osobiście wykonuje Pan międzynarodowe przewozy towarowe jako kierowca - właściciel, odbywanie wielotygodniowych podróży jest niezbędnym warunkiem fizycznej realizacji zleceń transportowych dla kontrahentów, co wprost przekłada się na generowanie przychodów firmy. Diety będą naliczane wyłącznie na podstawie rzetelnie prowadzonej ewidencji delegacji, opartej na zapisach z tachografu cyfrowego oraz dokumentach CMR.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku, jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z przepisem art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 592 ze zm.):
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Oznacza to, że zaliczenie wydatków do kosztów podatkowych jest możliwe, jeżeli zostaną spełnione kryteria wynikające z wyżej wymienionego przepisu.
Regulacje prawne dotyczące zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą zawarte zostały w art. 23 ust. 1 pkt 52 ww. ustawy. Zgodnie z tym przepisem:
Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
Odrębnymi przepisami, o których mowa w ww. regulacji, jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).
Należy jednak podkreślić odmienny charakter regulacji w przypadku pracownika i osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą. Pracownikowi cel podróży służbowej określa pracodawca w poleceniu odbycia podróży służbowej, natomiast w odniesieniu do przedsiębiorcy, istotnym kryterium dla uznania wyjazdu za podróż służbową winno być ustalenie, czy wyjazd ma bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Wskazuję zatem, że odesłanie art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, do pojęcia pracownika może mieć zastosowanie jedynie w kontekście ograniczenia wysokości diety z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą, nie zaś samej zasady dopuszczalności zastosowania tego przepisu do wymienionych w nim podmiotów.
Z powyższej regulacji prawnej wynika konieczność wyłączenia z kosztów podatkowych wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą, ale tylko w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom. Oznacza to, że osobom tym przysługuje prawo uwzględniania w kosztach uzyskania przychodu wartości diet za czas podróży służbowych w ramach określonego limitu, tj. do wysokości diet przysługujących pracownikom.
Powołane przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, obejmując swoją dyspozycją sytuacje odbywania podróży służbowych przez osoby prowadzące działalność gospodarczą, nie przewidują do tej kategorii podatników żadnych wyłączeń o charakterze przedmiotowym lub podmiotowym, wobec tego nieuprawnione jest różnicowanie osób prowadzących działalność gospodarczą według rodzaju tej działalności.
W szczególności przepisy te nie przewidują żadnych ograniczeń kręgu osób uprawnionych ze względu na rodzaj lub miejsce wykonywania czynności w ramach działalności gospodarczej, ani też nie rozróżniają wyjazdu służbowego w celu zawarcia umowy o świadczenie usług, dokonania zakupu środka trwałego, czy świadczenia usług w wykonaniu zawartej umowy.
Jednocześnie należy podkreślić, że problematyka dotycząca podróży służbowych odbywanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej znalazła odzwierciedlenie w orzecznictwie sądów administracyjnych. Orzecznictwo ukształtowało w tym zakresie jednolitą linię rozstrzygnięć, wskazując, że nie znajduje uzasadnienia stanowisko, że jedynie podróże mające na celu czynności incydentalne spełniają wymogi podróży służbowych, natomiast realizowanie zasadniczego przedmiotu działalności nie wchodzi w zakres podróży służbowych.
W orzecznictwie przyjmuje się ponadto, że podróżą służbową jest również realizowanie przedmiotu działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę poza stałym miejscem działalności.
Wobec tego należy stwierdzić, że przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet z tytułu podróży służbowych, związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą do wysokości określonej w odrębnych przepisach.
Na powyższe nie ma wpływu art. 26f ust. 1 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 477), zgodnie z którym:
Kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.
Przepis ten bowiem nie dotyczy przedsiębiorców prowadzących osobiście działalność gospodarczą w zakresie usług transportowych, lecz pracowników zatrudnionych na stanowisku kierowcy.
Z opisu sprawy wynika, że prowadzi Pan jednoosobową działalność gospodarczą, w której przeważającym rodzajem działalności jest krajowy i międzynarodowy transport drogowy towarów (PKD 49.41.Z). Rozlicza się Pan z podatku dochodowego od osób fizycznych na zasadach ogólnych (według skali podatkowej). Nie zatrudnia Pan pracowników na stanowisku kierowcy — wszystkie usługi transportowe na rzecz kontrahentów wykonuje osobiście, kierując pojazdem ciężarowym. Wyjazdy mają charakter międzynarodowy i są realizowane w obrębie Unii Europejskiej (np. trasy z Polski do innych krajów UE i z powrotem). Każdy wyjazd jest bezpośrednio związany z realizacją konkretnych zleceń transportowych, a więc służy osiągnięciu przychodów lub zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła Pana przychodów. Podróże te wiążą się z wykonywaniem zadań w ramach prowadzonej działalności poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy (stałe miejsce wykonywania działalności). Czas trwania zagranicznych podróży służbowych jest precyzyjnie dokumentowany zapisami z tachografu, dokumentami przewozowymi CMR oraz zestawieniami delegacji. Zamierza Pan zaliczać do kosztów uzyskania przychodów wartość diet z tytułu tych podróży służbowych, do wysokości limitów określonych w przepisach dla pracowników.
Mając na uwadze przedstawiony opis sprawy oraz powołane wyżej przepisy prawa stwierdzić należy, że jeżeli wydatki z tytułu diet za czas przebywania Pana jako osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą w podróży służbowej krajowej i zagranicznej, spełniają przesłanki zawarte w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z tej działalności i są właściwie udokumentowane, to ma Pan prawo zaliczać do kosztów uzyskania przychodów działalności gospodarczej wartość diet z tytułu podróży służbowych, jednakże wyłącznie w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, tj. w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Reasumując, ma Pan prawo zaliczać do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej jednoosobowej działalności gospodarczej wartość diet z tytułu podróży służbowych do wysokości diet przysługujących pracownikom, zgodnie z art. 22 ust. 1 oraz art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Pana i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.
Przy wydawaniu interpretacji dokonałem wyłącznie analizy okoliczności podanych we wniosku. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego nie jest bowiem ustalanie, czy przedstawiony we wniosku stan faktyczny jest zgodny ze stanem rzeczywistym. W ramach postępowania o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego nie przeprowadzam postępowania dowodowego, lecz opieram się jedynie na stanie faktycznym przedstawionym we wniosku. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo