Interpretacja 0113-KDIPT2-1.4011.80.2026.3.HJ

Interpretacja indywidualna
– stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.  

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

26 stycznia 2026 r. wpłynął Pana wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, dotyczący podatku od towarów i usług oraz podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wartości kary umownej za nieterminowe wykonanie usługi. Uzupełnił go Pan – w odpowiedzi na wezwanie – pismami z 2 marca 2026 r.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Prowadzi Pan działalność gospodarczą świadczącą usługi porządkowe, również w zakresie dbania o zieleń i koszenia dla wspólnot mieszkaniowych.

W maju 2015 r. (winno być: 2025 r.) wykonywał Pan na rzecz (…), mieszczącej się w (…), usługę koszenia terenów zielonych w zasobach spółdzielni. Ze względu na sytuację opisaną poniżej, został Pan ukarany karą w wysokości (…) zł.

Maj i czerwiec 2025 r. były bardzo deszczowe, co mocno utrudniało prace. Podczas deszczu koszenie nie jest możliwe, ponieważ mokra trawa przykleja się do ziemi, co wiąże się z późniejszymi reklamacjami złego wykonania zlecenia. Ponadto, na skutek obfitych opadów roślinność miała sprzyjające warunki do wzrostu. Koszenie mokrej i wysokiej trawy jest dużo trudniejsze i bardziej pracochłonne. Zużywa się przy tym więcej paliwa do kosiarek spalinowych, oleju, żyłki i innych części eksploatacyjnych. Istotnym faktem jest, że bardziej cierpi na tym sprzęt, co skutkuje niepotrzebnymi awariami. Również grabienie i zbieranie mokrego pokosu jest cięższe i wymaga większej ilości pracy.

Na wykonanie prac w zasobach Spółdzielni (…) zaplanowane było oddelegowanie 5 pracowników na okres dwóch tygodni. Ze względu na sytuację opisaną powyżej, firma (…) zmuszona była przeznaczyć na wykonanie prac dodatkowe siły robocze.

Według zlecenia Nr (…) do umowy (…), termin na wykonanie koszenia to 12-30 maja 2025 r., jednak ze względu na ciągłe opady oraz pomimo przeznaczenia większej liczby pracowników i tak firma nie zdołała dotrzymać wskazanego terminu. Spółdzielnia była na bieżąco informowana o problemach. Zgrabiony mokry pokos, leżący na trawnikach pozostawił pożółkłe miejsca. Wstępnie, telefonicznie zostało uzgodnione ze zleceniodawcą, że jeżeli trawa nie odrośnie, to w późniejszym terminie dokona Pan dosiewkę trawy.

Pomimo porozumienia ze Spółdzielnią i tak finalnie została Panu naliczona kara umowna w wysokości (…) zł, która została potrącona z wystawionej przez Pana faktury Nr (…) (wpłata za (…) została pomniejszona o karę).

Oznacza to, że od kwoty kary zapłacił Pan podatek dochodowy oraz podatek VAT.

Pomimo niesprzyjających warunków, firma wykonywała prace, chociaż wiadomo było, że nie uzyska założonego dochodu za tą usługę. Prace kontynuowane były także po otrzymaniu noty i zlecenie zostało zakończone protokołem odbioru. Z daną Spółdzielnią wiąże Pana kilkuletnia umowa. Nie przerwał Pan prac, żeby nie stracić klienta i zapewnić firmie przychód, również w przyszłości. Ostatecznie, na zleceniu nie tylko poniósł Pan większe koszty i nie uzyskał dochodu, lecz na tym zleceniu stracił.

W uzupełnieniu wniosku wyjaśnił Pan, że we wniosku wystąpiła oczywista omyłka pisarska. Usługa koszenia, której dotyczy stan faktyczny, była wykonywana w okresie od 12 do 30 maja 2025 r. (a nie w 2015 r.). Opady deszczu, które wpłynęły na opóźnienie prac, miały miejsce w maju i czerwcu 2025 r.

Otrzymał Pan zapłatę od Spółdzielni, jednak została ona pomniejszona o kwotę naliczonej kary umownej (potrącenie wg noty z 12 czerwca 2025 r.).

Obciążenie karą umowną wynika bezpośrednio z zapisów § 5 ust. 1 pkt 1.2 Umowy nr (…)

Umowa ta reguluje wysokość kary w § 5 ust. 1 pkt 1.2.

Umowa nie regulowała bezpośrednio technicznego sposobu zapłaty kary. Rozliczenie nastąpiło poprzez potrącenie kwoty kary z Pana wynagrodzenia, w oparciu o art. 498 Kodeksu cywilnego w związku z § 8 ust. 3 Umowy.

Kara została zastrzeżona w § 5 ust. 1 jako sankcja za nienależyte wykonanie zobowiązania (opóźnienie – pkt 1.2).

Zapisy Umowy nie regulują wprost możliwości potrącenia, jednak dopuszcza to § 5 ust. 2 Umowy poprzez odesłanie do ogólnych zasad Kodeksu cywilnego.

O naliczeniu kary został Pan poinformowany poprzez e-mail 12 czerwca 2025 r. oraz zapisem w protokole odbioru z 25 czerwca 2025 r., w którym w rubryce „Uwagi Komisji” wpisano adnotację o naliczeniu kary w wysokości (…) zł.

12 czerwca 2025 r. otrzymał Pan od Spółdzielni dokument księgowy w postaci noty księgowej z 12 czerwca 2025 r. nr (…) na kwotę (…) zł.

Poniesienie kosztu w postaci kary umownej (poprzez jej potrącenie) było działaniem racjonalnym i niezbędnym w celu zabezpieczenia źródła przychodów, jakim jest wieloletnia współpraca ze Spółdzielnią (…) (umowa zawarta do 2026 r., zgodnie z § 7 ust. 1 umowy).

Zapobieżenie szkodzie: brak akceptacji kary i ewentualne porzucenie prac doprowadziłoby do natychmiastowego rozwiązania umowy przez Zamawiającego z Pana winy, co skutkowałoby naliczeniem kary umownej za rozwiązanie umowy (5 000,00 zł, zgodnie z § 5 ust. 1.1) oraz utratą wynagrodzenia za cały etap prac.

Staranność zawodowa: opóźnienie nie wynikało z Pana zaniedbań, lecz z dbałości o jakość usługi – zgodnie z § 1 ust. 3.3 Umowy, zobowiązał się Pan do prac zgodnie z wiedzą techniczną. Koszenie w trakcie ulewnych deszczy zniszczyłoby darń i naraziło Pana na koszty naprawy szkód (§ 2 ust. 4.5) oraz reklamacje.

Cel ekonomiczny: zapłata kary pozwoliła na dokończenie zlecenia, otrzymanie pozostałej części wynagrodzenia i zachowanie relacji z kluczowym kontrahentem, co zapewnia firmie (…) stabilność finansową w kolejnych latach obowiązywania kontraktu.

Pytania (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku)

1.    Czy kwota zapłaconej (potrąconej) kary umownej za opóźnienie wynikające z siły wyższej, może stanowić koszt uzyskania przychodu na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?

2.    Czy w świetle art. 29a ust. 1 i 10 ustawy o VAT, kwota naliczonej kary umownej potrącona z wynagrodzenia daje Panu prawo do pomniejszenia podstawy opodatkowania i podatku należnego z wystawionej faktury?

Przedmiotem niniejszej interpretacji indywidualnej jest odpowiedź na pytanie Nr 1 dotyczące podatku dochodowego od osób fizycznych, natomiast w zakresie pytania Nr 2 dotyczącego podatku od towarów i usług zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Pana stanowisko w sprawie (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku)

Pana zdaniem, kara jest kosztem. Zgodnie z § 5 ust. 1.2 Umowy, kara dotyczy „opóźnienia”, a nie „zwłoki” (winy). Opóźnienie wynikało z siły wyższej (deszczu), co uniemożliwiło koszenie zgodnie z zasadami wiedzy technicznej (§ 1 ust. 3.3 Umowy). Wydatek ten służył zachowaniu kontraktu, więc spełnia wymogi art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowego od osób fizycznych.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

Ta definicja ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego między poniesieniem kosztu a powstaniem przychodów lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

O tym, co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności gospodarczej, decyduje podmiot prowadzący tę działalność, lecz zauważam, że nie każdy wydatek ponoszony w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą stanowić może koszt uzyskania przychodów i jako taki podlegać odliczeniu od postawy opodatkowania. Takimi kosztami bowiem nie mogą być – co do zasady – wydatki enumeratywnie wymienione w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodów, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodów podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

To oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu kosztów wymienionych w przywołanym art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, bądź służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Przepis art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zawiera enumeratywną listę wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów, co oznacza, że każdy koszt dający się zakwalifikować do którejkolwiek z pozycji wymienionej na tej liście nie będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, nawet, jeśli był poniesiony w celu osiągnięcia przychodów. Jednocześnie zauważam, że samo wyliczenie kosztów, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, nie stwarza domniemania, że wszelkie pozostałe koszty, które nie są zamieszczone w tym przepisie zostaną ex lege uznane za koszty podlegające odliczeniu.

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Ten przepis wyklucza z kosztów uzyskania przychodów kary umowne i odszkodowania wyłącznie z tytułów w nim wymienionych.

W zawartym w tej regulacji katalogu wydatków niezaliczanych do kosztów uzyskania przychodów ustawodawca uwzględnił kary umowne i odszkodowania z tytułu:

• wad dostarczonych towarów,
• wad wykonanych robót,
• wad wykonanych usług,
• zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad,
• zwłoki w usunięciu wad towarów,
• zwłoki w usunięciu wad wykonanych robót i usług.

Zatem, art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie obejmuje swoim zakresem kar umownych z tytułu nieterminowego dostarczenia towarów lub nieterminowego wykonania robót i usług.

Tym samym, kary umowne z tytułu zwłoki spowodowanej nieterminowym wykonaniem robót są zaliczane do kosztów uzyskania przychodów.

Przechodząc do regulacji dotyczących kar umownych, zwracam uwagę, że zgodnie z art. 483 § 1 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1071 ze zm.):

Zgodnie z art. 483 § 2 Kodeksu cywilnego:

Stosownie do art. 484 § 1 Kodeksu cywilnego:

Zapisy ustanawiające karę umowną stanowią powszechnie stosowaną praktykę przy zawieraniu zobowiązań kontraktowych i stanowią realizację zasady swobody umów. W szczególności w tzw. umowach rezultatu, tj. umowach o roboty budowlane, czy umowach o dzieło, kary umowne są zastrzegane na rzecz obu stron umowy na wypadek wielu okoliczności dotyczących przedmiotu umowy (np. opóźnienie, nieprawidłowe wykonanie przedmiotu umowy, odstąpienie od umowy). Stanowią one zabezpieczenie realizacji postanowień kontraktu, bez którego podmioty gospodarcze, w szczególności w branży budowlanej, nie podejmują współpracy.

Podatek dochodowy od przychodu z faktury może zostać pomniejszony o wartość kary umownej, o ile kara ta zostanie uznana za koszt uzyskania przychodu.

Z opisu sprawy wynika, że prowadzi Pan działalność gospodarczą świadcząc usługi porządkowe, również w zakresie dbania o zieleń i koszenia dla wspólnot mieszkaniowych.

W 2025 r. wykonywał Pan na rzecz Spółdzielni mieszkaniowej usługę koszenia terenów zielonych w zasobach Spółdzielni. Został Pan ukarany karą za nieterminowe wykonanie usługi w wysokości (…) zł.

Według zlecenia termin na wykonanie koszenia to 12-30 maja 2025 r., jednak ze względu na ciągłe opady oraz pomimo przeznaczenia większej liczby pracowników i tak firma nie zdołała dotrzymać wskazanego terminu. Spółdzielnia była na bieżąco informowana o problemach.

Pomimo porozumienia ze Spółdzielnią i tak finalnie została Panu naliczona kara umowna, która została potrącona z wystawionej przez Pana faktury.

Prace kontynuowane były także po otrzymaniu noty i zlecenie zostało zakończone protokołem odbioru. Z daną Spółdzielnią wiąże Pana kilkuletnia umowa. Nie przerwał Pan prac, żeby nie stracić klienta i zapewnić firmie przychód, również w przyszłości. Ostatecznie, na zleceniu nie tylko poniósł Pan większe koszty i nie uzyskał dochodu, lecz na tym zleceniu stracił.

Obciążenie karą umowną wynika bezpośrednio z zapisów § 5 ust. 1 pkt 1.2 Umowy. Rozliczenie nastąpiło poprzez potrącenie kwoty kary z Pana wynagrodzenia, w oparciu o art. 498 Kodeksu cywilnego w związku z § 8 ust. 3 Umowy.

We wniosku wskazał Pan, że poniesienie kosztu w postaci kary umownej (poprzez jej potrącenie) było działaniem racjonalnym i niezbędnym w celu zabezpieczenia źródła przychodów, jakim jest wieloletnia współpraca ze Spółdzielnią. Brak akceptacji kary i ewentualne porzucenie prac doprowadziłoby do natychmiastowego rozwiązania umowy przez Zamawiającego z Pana winy, co skutkowałoby naliczeniem kary umownej za rozwiązanie umowy oraz utratą wynagrodzenia za cały etap prac. Opóźnienie nie wynikało z Pana zaniedbań, lecz z dbałości o jakość usługi. Koszenie w trakcie ulewnych deszczy zniszczyłoby darń i naraziło Pana na koszty naprawy szkód oraz reklamacje. Zapłata kary pozwoliła na dokończenie zlecenia, otrzymanie pozostałej części wynagrodzenia i zachowanie relacji z kluczowym kontrahentem, co zapewnia firmie stabilność finansową w kolejnych latach obowiązywania kontraktu.

Odnosząc się do przedmiotu Pana wątpliwości wskazuję, że opóźnienie w niewadliwym wykonaniu zobowiązania, za które dłużnik ponosi odpowiedzialność nie jest tożsame z dostarczeniem towarów lub usług obarczonych wadami.

Przez wadę taką nie można uznać niewykonania zobowiązania w terminie, bowiem oznacza to, że towar taki nie został dostarczony lub roboty i usługi nie zostały wykonane. Wypłaconą karę pieniężną z tytułu wady rzeczy lub usługi w rozumieniu wykładanego przepisu należy odróżnić od niewymienionych w jego treści nieterminowej dostawy rzeczy lub nieterminowego wykonania usługi, gdyż są to „tytuły” odmienne od tych, które zostały wymienione art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Tym samym, art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie jest podstawą prawną do wyłączenia z kosztów uzyskania przychodów kar z tytułu nieterminowego dostarczenia towarów lub nieterminowego wykonania robót i usług, chyba że wynika to wprost z innych przepisów regulujących dany rodzaj działalności (np. w przypadku usług przewozowych).

Mając na uwadze opis sprawy oraz powołane wyżej przepisy prawne wskazać należy, że kara za niewykonanie umowy w terminie nie jest karą za wadliwe wykonanie usługi, a tym samym nie mieści się w katalogu kar umownych i odszkodowań wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów w świetle przytoczonego powyżej art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W konsekwencji, kwota noty wystawionej Panu przez Spółdzielnię za nieterminowe wykonanie usługi, podlega zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej.

Tym samym, Pana stanowisko należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Pana i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Przy wydawaniu niniejszej interpretacji dokonałem wyłącznie analizy okoliczności podanych we wniosku. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego nie jest bowiem ustalanie, czy przedstawiony we wniosku stan faktyczny jest zgodny ze stanem rzeczywistym. W ramach postępowania o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego nie przeprowadzam postępowania dowodowego, lecz opieram się jedynie na stanie faktycznym przedstawionym we wniosku. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne.

Interpretacja dotyczy tylko i wyłącznie sprawy będącej przedmiotem zapytania, inne kwestie nie podlegały ocenie.

Dokumenty dołączone przez Pana do wniosku i jego uzupełnienia nie podlegają analizie i weryfikacji w ramach postępowania o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego. Wydając interpretację w trybie art. 14b Ordynacji podatkowej, nie przeprowadzam postępowania dowodowego, w związku z czym nie jestem obowiązany, ani uprawniony do oceny dołączonych dokumentów; jestem związany wyłącznie przedstawionym przez Pana opisem stanu faktycznego.

Interpretacja stanowi ocenę Pana stanowiska wyłącznie w zakresie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W zakresie podatku od towarów i usług zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

•      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pan do interpretacji.

•      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

•      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

•      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

•      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.