Interpretacja 0113-KDIPT2-3.4011.113.2026.2.SJ

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych – jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

5 lutego 2026 r. wpłynął Pana wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych. Uzupełnił go Pan – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 16 marca 2026 r.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawca jest osobą fizyczną mającą miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i podlegającą nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Polsce, zgodnie z art. 3 ust. 1 i 1a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 163; dalej: „ustawa o PIT”). Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą na podstawie wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej posiada miejsce zamieszkania na terytorium Polski i podlega w Polsce opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych od całości osiąganych dochodów, bez względu na miejsce ich osiągania.

Wnioskodawca, w okresie którego dotyczy wniosek opłacał podatek dochodowy od osób fizycznych przy zastosowaniu 19% stawki liniowej.

Od ponad 20 lat Wnioskodawca współpracuje z czołowymi firmami produkcyjnymi w Polsce oraz Europie, w szczególności z branży (...). W toku tej wieloletniej współpracy Wnioskodawca zdobył rozległe doświadczenie projektowe i technologiczne, dzięki któremu uznawany jest za rzetelnego i kompetentnego partnera biznesowego. Projekty realizowane przez Wnioskodawcę są odpowiedzią na aktualne potrzeby rynkowe i dzielą się na dwie zasadnicze grupy:

A.  Projekty standardowe

Dotyczą opracowania, produkcji i wdrożenia produktów oraz instalacji opartych na znanych i wcześniej wypracowanych przez Wnioskodawcę technologiach oraz rozwiązaniach. Tego typu projekty zazwyczaj dotyczą nieskomplikowanych, powtarzalnych instalacji, które nie wymagają podejmowania działań twórczych ani rozwiązywania istotnych problemów technologicznych.

Wnioskodawca zrealizował już wcześniej podobne instalacje, dzięki czemu projekty standardowe nie są obarczone wyższym niż przeciętne ryzykiem technicznym lub organizacyjnym. Do tej kategorii zalicza się także modernizacje, remonty, rozbudowy oraz przeskalowania uprzednio opracowanych rozwiązań.

B.  Projekty niestandardowe

Wymagają opracowania nowych, wcześniej niewykorzystywanych rozwiązań technicznych, co wiąże się z istotnym ryzykiem technologicznym. W wielu przypadkach technologia realizacji projektu nie jest znana na jego początku i musi zostać dopiero opracowana w trakcie realizacji. Dzięki ponad 20-letniemu doświadczeniu w projektowaniu, budowie, uruchamianiu i testowaniu zaawansowanych instalacji, Wnioskodawca jest jednym z nielicznych podmiotów w regionie zdolnych do realizacji tego typu przedsięwzięć. Projekty niestandardowe wymagają twórczego podejścia, a ich realizacja wiąże się z rozwiązywaniem złożonych problemów technologicznych, co znacząco wyróżnia je na tle działalności konkurencyjnych firm.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Wnioskodawca zajmuje się projektowaniem, budową maszyn i kompletnych linii produkcyjnych oraz automatyzacją i unowocześnianiem procesów przemysłowych. Zakres działalności obejmuje m.in. projektowanie mechaniczne, elektryczne i pneumatyczne, tworzenie dokumentacji technicznej, programowanie sterowników PLC, wizualizacje HMI/SCADA, prefabrykację szaf sterowniczych oraz elektro-mechaniczny montaż maszyn prototypowych.

Przedmiotowy wniosek dotyczy projektów niestandardowych prowadzonych w roku 2024:….

Wszystkie projekty niestandardowe realizowane są od etapu koncepcji, aż po finalne przekazanie gotowego urządzenia lub linii technologicznej klientowi. Wnioskodawca bierze pełną odpowiedzialność za wybór koncepcji technicznej, parametrów urządzeń, ich funkcjonalności, zastosowanych materiałów oraz zgodność z przepisami i normami branżowymi. Każdy projekt niestandardowy wymaga kreatywnego i nieszablonowego podejścia – nawet jeśli wykorzystywane są komponenty dostępne na rynku, ich dobór, integracja i adaptacja do konkretnego projektu wymagają działań twórczych. Wszystkie opisane projekty mają charakter prac twórczych, a nie rutynowych modyfikacji istniejących produktów lub procesów.

Projekty te obejmują budowę prototypu, który przechodzi dwustopniową walidację:

1)  Etap pierwszy – walidacja zgodności z projektem: Po wykonaniu poszczególnych elementów sprawdzana jest ich zgodność z dokumentacją techniczną. W przypadku wystąpienia niezgodności, Wnioskodawca wprowadza odpowiednie modyfikacje;

2)  Etap drugi – walidacja funkcjonalna: Sprawdzana jest funkcjonalność poszczególnych komponentów i ich współpraca w środowisku zbliżonym do rzeczywistego, a często również w warunkach produkcyjnych klienta – zwłaszcza w przypadku branży spożywczej, gdzie wymagania dotyczące bezpieczeństwa i jakości są szczególnie restrykcyjne.

Każdy projekt posiada jasno określony cel techniczny, wynikający z umowy lub zamówienia od klienta bądź dokumentacji wewnętrznej. Często przed ustaleniem sposobu realizacji projektu konieczne jest przeprowadzenie dodatkowych analiz, pomiarów oraz uzgodnień z klientem. Na tej podstawie tworzony jest harmonogram oraz plan realizacji, a także dobierany zespół projektowy, w którym każda osoba ma przypisane konkretne zadania i obszary odpowiedzialności. W szczególnie złożonych przypadkach Wnioskodawca korzysta z pomocy zewnętrznych specjalistów lub usług o wysokim stopniu specjalizacji. Przedmiotem wniosku nie są czynności wdrożeniowe w zakresie opracowywanych produktów i usług, produkcja seryjna, serwisowanie ani żadne inne prace wykraczające poza definicję działalności badawczo-rozwojowej.

W toku realizacji projektów tworzona jest obszerna dokumentacja, w tym m.in.:…

Dokumentacja ta powstaje w wyniku twórczej pracy ukierunkowanej na rozwiązanie konkretnych problemów technologicznych i niwelowanie ryzyka. Z tego względu prowadzenie działalności badawczo-rozwojowej jest dla Wnioskodawcy kluczowe – zarówno z uwagi na rozwój przedsiębiorstwa, jak i ze względu na rosnące wymagania klientów oraz postęp technologiczny.

Wnioskodawca podkreśla, że każde zlecenie wymaga indywidualnego podejścia, a kolejne projekty nie stanowią powielenia wcześniejszych. Choć zdarza się, że w nowych projektach wykorzystywana jest wiedza zdobyta wcześniej, nie są one klasyfikowane jako badawczo-rozwojowe, jeśli nie wymagają twórczego rozwiązania nowych problemów technologicznych. Takie podejście pozwala jednoznacznie odróżnić projekty B+R od działalności rutynowej.

W ramach projektów B+R Wnioskodawca gromadzi nową wiedzę techniczną, która dokumentowana jest w formie dokumentacji projektowej i stanowi bazę wiedzy wykorzystywaną przy kolejnych projektach. Jeśli dostępne informacje są niewystarczające lub nieadekwatne do nowego projektu, zespół projektowy generuje nową wiedzę i opracowuje oryginalne rozwiązania.

Koszty działalności badawczo-rozwojowej

W związku z prowadzonymi pracami rozwojowymi Wnioskodawca w roku 2024 ponosił następujące koszty:

·      wynagrodzenia (umowy o pracę, umowy cywilnoprawne) oraz składki ZUS pracowników i współpracowników zaangażowanych w projekty B+R,

·      amortyzacja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych bezpośrednio w projektach B+R,

·      zakup specjalistycznego sprzętu i materiałów wykorzystywanych w pracach rozwojowych, w tym komponentów, podzespołów, kabli, czujników, sterowników, obudów, tworzyw sztucznych i stopów metali.

Wnioskodawca oświadcza, że prowadzi księgi rachunkowe, w których – stosownie do treści art. 24a ust. 1b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – wyodrębnia koszty działalności opisanej we wniosku w celu skorzystania z odliczenia, o którym mowa w art. 26e tej ustawy.

Wnioskodawca zaznacza, iż kosztami rozliczanymi w ramach ulgi B+R będą tylko koszty materiałów i surowców i koszty osobowe. Wnioskodawca prowadzi szczegółową ewidencję kosztów B+R w arkuszach kalkulacyjnych (....), umożliwiającą identyfikację kosztów przypisanych do konkretnych projektów. Prowadzona jest także ewidencja czasu pracy, pozwalająca na przypisanie wynagrodzeń do działalności B+R proporcjonalnie do zaangażowania w dane projekty. Wydatki te są ujmowane w księgach rachunkowych zgodnie z obowiązującymi przepisami, a na gruncie ustawy o PIT stanowią koszty uzyskania przychodów.

Wnioskodawca nie korzystał i nie korzysta ze zwolnień podatkowych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 63a ustawy o PIT (odpowiednik art. 17 ust. 1 pkt 34 lub 34a ustawy o CIT), ani też nie posiadał i nie posiada statusu centrum badawczo-rozwojowego,

Wydatki poniesione na opisane prace B+R nie zostały Wnioskodawcy zwrócone ani w formie dotacji, ani nie zostały odliczone uprzednio od podstawy opodatkowania.

Wszystkie wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę z tytułu zatrudnienia pracowników na podstawie umów o pracę oraz współpracowników, które są zaliczane do kosztów kwalifikowanych ulgi badawczo-rozwojowej, stanowią po stronie tych osób należności z tytułów, o których mowa odpowiednio w art. 12 ust. 1 (stosunek pracy) oraz art. 13 pkt 8 lit. a i c (działalność wykonywana osobiście) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wydatki z tytułu wynagrodzeń pracowników zatrudnionych na podstawie umów o pracę oraz współpracowników są zaliczane do kosztów kwalifikowanych ulgi B+R jedynie w proporcji odpowiadającej zaangażowaniu tych osób w realizację zadań o charakterze badawczo-rozwojowym.

Uzupełnienie wniosku

Wniosek dotyczy tylko roku 2024 r.

Ze względu na przyjęty model biznesowy, czyli realizacji zleceń o wymaganych unikalnych parametrach lub/i funkcjonalnościach na indywidualne zapotrzebowanie klienta, działalność badawczo-rozwojowa i uzyskiwane z tego tytułu dochody, prowadzona jest od momentu powstania Przedsiębiorstwa czyli od roku 2009. W każdym roku działalności można zidentyfikować projekty badawczo-rozwojowe oraz dochód związane z tymi projektami.

Przedsiębiorstwo posiada status małego przedsiębiorcy.

W ramach prac połączono i kształtowano istniejącą wiedzę. Efektem tego połączenia i kształtowania był:…

W wyniku realizacji opisanych projektów Wnioskodawca sformułował i rozwinął szereg innowacyjnych koncepcji technologicznych oraz rozwiązań inżynierskich dotyczących projektowania i integracji instalacji przemysłowych. Prace doprowadziły do opracowania nowych architektur linii technologicznych, autorskich rozwiązań konstrukcyjnych urządzeń transportowych i zbiorników procesowych, a także nowych koncepcji integracji maszyn pochodzących od różnych producentów w jeden spójny system produkcyjny. W wielu projektach powstały również dedykowane algorytmy sterowania procesami technologicznymi oraz rozwiązania automatyki przemysłowej umożliwiające zarządzanie przepływem surowców i produktów w złożonych instalacjach produkcyjnych.

Efektem prac było również wypracowanie nowego know-how w zakresie projektowania systemów transportu materiałów o trudnych właściwościach fizycznych (m.in. materiałów lepkich, gorących, szybko ulegających degradacji biologicznej lub mających tendencję do zestalania się), technologii stabilizacji surowców biologicznych oraz rozwiązań zwiększających efektywność energetyczną procesów produkcyjnych. Wiedza ta została utrwalona w postaci dokumentacji projektowej obejmującej m.in. koncepcje funkcjonalne instalacji, modele 3D, rysunki techniczne, obliczenia konstrukcyjne, schematy integracji systemów oraz logikę sterowania urządzeń.

Powstałe w trakcie realizacji projektów rozwiązania stanowią rozwój zasobów wiedzy przedsiębiorstwa oraz tworzą wewnętrzną bazę know-how wykorzystywaną przy realizacji kolejnych projektów technologicznych. Opracowane koncepcje, rozwiązania konstrukcyjne i algorytmy sterowania stanowią podstawę do projektowania bardziej zaawansowanych instalacji przemysłowych w przyszłości, a zdobyte kompetencje zespołu projektowego umożliwiają podejmowanie coraz bardziej złożonych przedsięwzięć technologicznych.

Prace w projektach nie obejmowały rutynowych i okresowych zmian wprowadzonych do produktów, nawet jeżeli mają one charakter ulepszenia.

Prace w projektach nie stanowiły czynności wdrożeniowych w zakresie opracowywanych produktów i usług, produkcji seryjnej, serwisowania itp.

Efekty prac nad poszczególnymi projektami zawsze są i będą kreacją nowego, nieistniejącego wcześniej produktu oraz nie są i nie będą efektem pracy, która wymaga do osiągnięcia rezultatu jedynie określonych umiejętności i której rezultat da się z góry określić i przewidzieć jako mające charakter powtarzalny oraz nie są/nie będą jedynie „techniczną”, a są/będą „twórczą”, realizacją szczegółowych projektów.

Wydatki poniesione na opisane prace B+R nie zostały zwrócone w jakiejkolwiek formie.

Składniki wynagrodzenia pracowników/współpracowników, którzy w zakresie swoich obowiązków mają zadania związane z działalnością badawczo-rozwojową, które Wnioskodawca chce zaliczyć do kosztów kwalifikowanych to wynagrodzenie zasadnicze oraz wynagrodzenia za czas choroby i urlopu oraz składki na ubezpieczenie społeczne. W zakresie składki na ubezpieczenie społeczne Wnioskodawca informuje, iż będzie ona zaliczana do kosztów kwalifikowanych ulgi B+R w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu.

Przedmiotem wątpliwości w zakresie pytania nr 2 nie jest również możliwość zaliczenia do kosztów kwalifikowanych ulgi B+R należności z tytułu usprawiedliwionej nieobecności pracowników, np.: ekwiwalentów za niewykorzystany urlop, wynagrodzenia za czas choroby, urlopu lub innej nieobecności pracowników.

Pytania

1.  Czy działalność Wnioskodawcy polegająca na projektowaniu i produkcji Prototypów opisanych powyżej podejmowana w sposób przedstawiony w opisie stanu faktycznego w roku 2024, stanowi działalność badawczo-rozwojową w rozumieniu art. 5a pkt 38 i 40 ustawy o PIT w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 października 2018 r.?

2.  Czy koszty ponoszone przez Wnioskodawcę w związku z projektowaniem i produkcją Prototypów opisane w stanie faktycznym stanowią i będą stanowiły koszty kwalifikowane, o których mowa w art. 26e ust. 2 ustawy o PIT?

Pana stanowisko w sprawie

Ad 1

W ocenie Wnioskodawcy, działalność Wnioskodawcy polegająca na projektowaniu i produkcji Prototypów opisanych powyżej, podejmowana w sposób przedstawiony w opisie stanu faktycznego w roku 2024, stanowi działalność badawczo-rozwojową w rozumieniu art. 5a pkt 38 i 40 ustawy o PIT w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 października 2018 r.

Ad 2

W ocenie Wnioskodawcy, koszty ponoszone przez Wnioskodawcę w związku z projektowaniem i produkcją Prototypów, opisane w stanie faktycznym stanowią i będą stanowiły koszty kwalifikowane, o których mowa w art. 26e ust. 2 ustawy o PIT.

UZASADNIENIE

Ad 1

Zgodnie z art. 5a pkt 38 ustawy o PIT, działalność badawczo-rozwojowa definiowana jest jako: „działalność twórcza obejmująca badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowana w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań”.

Definicja pojęcia „prac rozwojowych” została uregulowana w ustawie z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2020 r. poz. 85 z późn. zm., dalej zwana: „u.p.s.w.n.”).

Zgodnie z art. 5a pkt 40 ustawy o PIT w zw. z art. 4 ust. 3 u.p.s.w.n., prace rozwojowe są: „działalnością obejmującą nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności, w tym w zakresie narzędzi informatycznych lub oprogramowania, do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług, z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do nich, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń”.

Z definicji „działalności badawczo-rozwojowej” określonej w art. 5a pkt 38 ustawy o PIT wynika, że aby dana działalność stanowiła działalność badawczo-rozwojową muszą zostać spełnione następujące przesłanki:

a)  musi to być działalność twórcza;

b)  działalność taka podejmowana jest w sposób systematyczny;

c)  działalność podejmowana jest w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

Należy wskazać, że działalność prowadzona przez Wnioskodawcę spełnia powyższe cechy.

Ad (a)

Zgodnie ze stanem faktycznym, projekty zakładają opracowanie nowych rozwiązań technicznych lub technologicznych w celu osiągnięcia założonych parametrów. Ponadto określają one ramy czasowe i budżetowe, a także identyfikują konkretne ryzyka projektowe oraz sposoby rozwiązywania napotykanych problemów. W związku z powyższym, Wnioskodawca uzyskuje nową wiedzę, którą może wykorzystać do tworzenia nowych lub ulepszonych produktów.

Ustawa o podatku dochodowym nie zawiera definicji legalnej zwrotu „działalność twórcza”.

Natomiast definicja pojęcia „działalność twórcza” znalazła się w indywidualnych interpretacjach podatkowych Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, m.in. w interpretacji z 12 października 2018 r. sygn. 0115-KDIT2-1.4011.263.2018.2.MN: „Zgodnie z definicją Słownika języka polskiego PWN (wydanie internetowe) działalność: 1. zespół działań podejmowanych w jakimś celu 2. funkcjonowanie czegoś lub oddziaływanie na coś. Semantyczna interpretacja wyrazu twórczość prowadzi zaś do wniosku, że może on wyrażać zarówno proces tworzenia, jak też jego wyniki, zgodnie bowiem z definicją Słownika języka polskiego PWN (wydanie internetowe): twórczy oznacza: 1. mający na celu tworzenie; też: będący wynikiem tworzenia 2. dotyczący twórców”.

Na gruncie ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, do której pośrednio odnosi się analizowany przepis, „działalność twórcza oznacza, że ustawodawca za przedmiot prawa autorskiego uznaje tylko rezultat (przejaw) takiego działania, który choćby w minimalnym stopniu odróżnia się od innych rezultatów takiego samego działania, a zatem że posiada cechę nowości, której stopień nie ma znaczenia” (za Poźniak-Niedzielska, Niewęgłowski, Prawo autorskie. System prawa prywatnego, tom 13, pod redakcją prof. dr hab. Janusza Barty, wyd. 3, Warszawa 2013, str. 9)”.

Definicja pojęcia „działalność twórcza” została także zamieszczona w Objaśnieniach podatkowych z dnia 15 lipca 2019 r. dotyczących preferencyjnego opodatkowania dochodów wytwarzanych przez prawa własności intelektualnej - IP BOX: „działalność twórcza to zespół działań podejmowanych w kierunku tworzenia (działalność - zespół działań podejmowanych w jakimś celu), powstania czegoś (twórczy - mający na celu tworzenie, tworzyć - powodować powstanie czegoś)”.

W doktrynie prawa autorskiego podkreśla się natomiast, że cecha twórczości związana jest przede wszystkim z rezultatem działalności człowieka o charakterze kreacyjnym i jest spełniona wówczas, gdy istnieje nowy wytwór intelektu. Działalność twórcza oznacza, że „ustawodawca za przedmiot prawa autorskiego uznaje tylko rezultat (przejaw) takiego działania, który choćby w minimalnym stopniu odróżnia się od innych rezultatów takiego samego działania, a zatem że posiada cechę nowości, której stopień nie ma znaczenia”.

Ponadto zgodnie z ww. Objaśnieniami „twórczy charakter prac to między innymi opracowywanie prototypów i projektów pilotażowych oraz demonstracje, testowanie i walidacje nowych lub ulepszonych produktów, procesów lub usług w otoczeniu stanowiącym model warunków rzeczywistego funkcjonowania, których głównym celem jest dalsze udoskonalenie techniczne produktów, procesów lub usług, których ostateczny kształt nie został określony. Twórczym charakterem prac może być w szczególności także, opracowywanie prototypów i projektów pilotażowych, które można wykorzystać do celów komercyjnych, w przypadku, gdy prototyp lub projekt pilotażowy stanowi produkt końcowy gotowy do wykorzystania komercyjnego, a jego produkcja wyłącznie do celów demonstracyjnych i walidacyjnych jest zbyt kosztowna”.

W ww. Objaśnieniach wskazano także: „(...) twórczość działalności badawczo-rozwojowej może przejawiać się opracowywaniem nowych koncepcji, narzędzi, rozwiązań niewystępujących dotychczas w praktyce gospodarczej podatnika lub na tyle innowacyjnych, że w znacznym stopniu odróżniają się od rozwiązań już funkcjonujących u podatnika”.

Działalność Wnioskodawcy opisana w stanie faktycznym ma zatem charakter twórczy, gdyż wymaga opracowania/wymyślenia nowych rozwiązań technicznych i technologicznych, a także opracowania nowych lub ulepszonych procesów, nieznanych wcześniej Wnioskodawcy oraz ich walidacji.

Ad (b)

W Objaśnieniach podatkowych z dnia 15 lipca 2019 r. dotyczących preferencyjnego opodatkowania dochodów wytwarzanych przez prawa własności intelektualnej - IP BOX zostało wskazane, iż: „systematyczny oznacza (i) robiący coś regularnie i starannie, (ii) o procesach: zachodzący stale od dłuższego czasu, (iii) o działaniach: prowadzony w sposób uporządkowany, według pewnego systemu; też: o efektach takich działań; planowy, metodyczny”.

W dalszej części ww. Objaśnień wskazano, iż: „W związku z tym, że w definicji działalności badawczo-rozwojowej słowo „systematyczny” występuje w sformułowaniu „podejmowaną [działalność] w sposób systematyczny”, a więc odnosi się do „działalności”, czyli zespołu działań podejmowanych w jakimś celu, najbardziej właściwą definicją systematyczności w omawianym zakresie jest definicja obejmująca prowadzenie działalności w sposób uporządkowany, według pewnego systemu. Zatem słowo systematycznie odnosi się również do działalności prowadzonej w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany. To oznacza, że działalność badawczo-rozwojowa jest prowadzona systematycznie niezależnie od tego, czy podatnik stale prowadzi prace badawczo-rozwojowe, czy tylko od czasu do czasu, a nawet incydentalnie, co wynika z charakteru prowadzonej przez niego działalności oraz potrzeb rynku, klientów, sytuacji mikro i makroekonomicznej”.

Działalność Wnioskodawcy opisana w stanie faktycznym, jest zatem prowadzona w sposób systematyczny. Stawiane są określone cele, które mają zostać osiągnięte w ramach projektu. Do każdego projektu zostają przypisane określone zasoby osobowe i materiałowe oraz określany jest harmonogram prac. Wnioskodawca zbiera i gromadzi wiedzę powstałą w każdym z projektów rozwojowych tak, by można było ją wykorzystać do kolejnych projektów. Projekty są zatem prowadzone w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany. Systematyczny sposób prowadzenia prac rozwojowych potwierdza także metodyka prac Wnioskodawcy, w trakcie prac zbierana jest niezbędna dokumentacja do przeprowadzenia projektu. Zebrana nowa wiedza w ramach projektu B+R jest zawarta w podsumowaniu całego projektu, co pozwala też w sposób systematyczny zbierać oraz dystrybuować do innych projektów nowo opracowaną wiedzę, zdobytą podczas prowadzenia poszczególnych projektów. Projekty tego typu nie są projektami jednorazowymi, lecz wpisują się w charakterystykę działalności Wnioskodawcy, który stawia sobie za cel, aby opracowane rozwiązania w jak największym stopniu sprostały indywidualnym potrzebom klienta, stale podnosi jakość swoich produktów i usług pod względem rozwiązań technicznych i technologicznych, dba o rozwój personelu oraz posiadanie odpowiednich uprawnień i certyfikatów.

Ad (c)

Projekty opisane w stanie faktycznym są prowadzone w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań - jak bowiem wskazano, w ramach projektów opracowywane są nowe rozwiązania techniczne oraz technologiczne, tak by osiągnąć zakładane parametry techniczne, optymalizować czas realizacji oraz koszty, indywidualne wymagania Klienta. Wnioskodawca nie posiadał wiedzy niezbędnej do realizacji projektu, musiał zatem tę wiedzę wypracować we własnym zakresie (uzyskanie nowej wiedzy), a następnie zastosować w celu wdrożenia nowych rozwiązań, które opracował, w tym celu wykonywana jest też walidacja w warunkach rzeczywistych, aby zweryfikować prawidłowość funkcjonowania opracowanych rozwiązań. Wobec powyższego opisana działalność Wnioskodawcy ma na celu zwiększenia zasobów wiedzy Wnioskodawcy oraz w celu tworzenia nowych zastosowań.

Odnosząc się do kryterium zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania jej do tworzenia nowych zastosowań w Objaśnieniach podatkowych z dnia 15 lipca 2019 r. dotyczących preferencyjnego opodatkowania dochodów wytwarzanych przez prawa własności intelektualnej - IP BOX wskazano: „45. W związku z tym, że ustawodawca dla potrzeb preferencji IP Box, czy też ulgi B+R, nie zdefiniował sformułowania „zwiększenia zasobów wiedzy”, nie jest jasne czy zasoby wiedzy odnoszą się do wiedzy ogólnej, wiedzy pracowników, wiedzy w przedsiębiorstwie, czy też wiedzy w danej dziedzinie przemysłowej lub naukowej. Nie ma zatem przeszkód, aby przyjąć, że sformułowanie „zwiększanie zasobów wiedzy” odnosi się wyłącznie do wiedzy danego przedsiębiorstwa, gdyż ustawodawca nie przewidział minimalnego progu skalowalności zwiększenia zasobów wiedzy. Istotny jest element celowościowy w postaci zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystywania jej do tworzenia nowych zastosowań, niezależnie od tego czy zastosowania te obejmują wyłącznie jedno przedsiębiorstwo czy też całe państwo, kontynent lub świat”.

Opisana w stanie faktycznym działalność, w ocenie Wnioskodawcy, stanowi prace rozwojowe, zgodnie z definicją zawartą w art. 5a pkt 40) ustawy o PIT w zw. z art. 4 ust. 3 u.p.s.w.n. (to nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności, w tym w zakresie narzędzi informatycznych lub oprogramowania, do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług, z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do nich, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń).

Jak wskazano w stanie faktycznym, Wnioskodawca opracowuje w ramach projektów nowe rozwiązania techniczne lub technologiczne (w ramach czego powstaje nowa wiedza), celem zaspokojenia indywidualnych potrzeb Klienta, a w tym celu wykorzystuje i łączy wiedzę oraz umiejętności osób realizujących projekt z różnych dziedzin, przede wszystkim z zakresu inżynierii konstrukcji, mechaniki oraz automatyki, tak by projektowane rozwiązanie osiągnęło oczekiwane w projekcie parametry techniczne (w razie potrzeby Wnioskodawca dokonuje także stosownych zmian na bieżąco analizując postęp projektu). Ponadto brany jest pod uwagę czas realizacji oraz koszt wykonania rozwiązania - Wnioskodawca dąży do ich optymalizacji przy zachowaniu jakości oraz spełnieniu zakładanych parametrów technicznych. Ostatecznie tworzone jest zatem nowe lub znacząco ulepszona technologia produkcji oraz ulepszony produkt, a w celu jego wykonania także ulepszone lub nowe procesy, nowe metody i niestosowane wcześniej rozwiązania techniczne. Na nie rutynowy charakter prowadzonych projektów rozwojowych wskazuje fakt, iż prace związane z ich realizacją wykonywane są w następstwie przyjęcia założeń, których spełnienie nie jest możliwe przy wykorzystaniu dotychczasowych wykorzystywanych przez Wnioskodawcę rozwiązań i produktów, lecz konieczne jest opracowanie nowych rozwiązań technicznych lub technologicznych oraz przeprowadzenie ich walidacji, w tym w warunkach rzeczywistych.

Ponadto, opracowywane rozwiązania są rozwiązaniami innowacyjnymi, tj. nowymi lub znacząco udoskonalonymi, co najmniej na skalę przedsiębiorstwa Wnioskodawcy. Powyższe potwierdza także okoliczność, iż celem realizacji projektów, opisanych w stanie faktycznym, konieczne było opracowanie nowych rozwiązań technicznych i technologicznych, koncepcji oraz odpowiednich procesów montażu, każdorazowo dostosowanych do konkretnego zapotrzebowania Klienta, specyfiki miejsca działań Wnioskodawcy. Wnioskodawca realizował także finalny etap - budowę.

Doświadczenie i konieczność podejmowania nowych, innowacyjnych rozwiązań dokonywała się na każdym etapie realizacji każdego z projektów.

Wobec powyższego, w ocenie Wnioskodawcy, w związku z prowadzoną działalnością opisaną w stanie faktycznym, Wnioskodawca może korzystać z ulgi na działalność badawczo rozwojową i odliczać od podstawy opodatkowania koszty kwalifikowane wskazane w art. 26e ust. 2-3 ustawy o PIT, które zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w danym roku podatkowym.

Uznanie działalności zbieżnej z działalnością prowadzoną przez inne podmioty (zasadniczo zbieżną z działalnością prowadzoną przez Wnioskodawcę) za działalność badawczo-rozwojową, zostało potwierdzone w interpretacjach indywidualnych, m.in. w:

·      interpretacji indywidualnej z 14 sierpnia 2024 r. nr 0112-KDIL2-2.4011.415.2024.2.MM, w której Dyrektor KIS zgodził się ze stanowiskiem wnioskodawcy i uznał, że prowadzenie działalności w zakresie:

-     badania i testowania nowych materiałów, które mogą być wykorzystane do produkcji,

-     optymalizacji procesów produkcyjnych,

-     opracowywania nowych technologii wytwarzania produktów,

-     ulepszania istniejących technologii produkcji,

-     opracowywania nowych produktów spełniających specyficzne wymagania klientów z różnych branż,

-     tworzenia produktów na indywidualne zlecenie klienta,

-     przeprowadzania kompleksowych testów funkcjonalnych w warunkach rzeczywistego zastosowania,

-     walidacji procesów produkcyjnych i gotowych produktów

- stanowi działalność badawczo-rozwojową w rozumieniu przepisów ustawy o PIT.

·      interpretacji indywidualnej z 16 listopada 2017 r. nr 0111-KDIB1-3.4010.387.2017.1.APO, w której Dyrektor KIS potwierdził stanowisko wnioskodawcy, że prowadzenie działalności w zakresie konstruowania urządzeń i maszyn zindywidualizowanych, dostosowanych do specyficznych potrzeb klientów, w tym: projektowanie i wykonawstwo układów sterowań, projektowanie i prefabrykacja szaf sterujących, modernizacja programowalnych sterowników logicznych (PLC) oraz sterowników numerycznych (CNC), wizualizacja i kontrola procesów produkcyjnych, a także programowanie robotów spełnia definicję działalności badawczo -rozwojowej;

·      interpretacji indywidualnej z dnia 29 maja 2020 r. nr 0115-KDIT3.4011.197.2020.1.PS, w której Organ uznał, że realizowane przez podatnika (również wspólnika spółki komandytowej) prace stanowią działalność badawczo-rozwojową w rozumieniu art. 5a pkt 38 Ustawy o PIT: W ocenie tut. Organu, realizowane przez Spółkę Prace B+R, są działaniami podejmowanymi w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy i wykorzystania ich do tworzenia nowych zastosowań. Zatem, opisane we wniosku czynności realizowane przez Spółkę w ramach działalności B+R (tj. automatyka przemysłowa; robotyzacja procesów produkcyjnych; remonty i modernizacje maszyn) spełniają przesłanki do uznania ich za działalność badawczo-rozwojową.

W związku z powyższym Wnioskodawca uznaje, za uzasadnione swoje stanowisko w zakresie przedstawionego pytania nr 1.

Ad 2

Zgodnie z art. 26e ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy o PIT, kosztami kwalifikowanymi są:

·      poniesione w danym miesiącu należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, oraz sfinansowane przez płatnika składki z tytułu tych należności określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu,

·      koszty nabycia materiałów i surowców bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową. Wnioskodawca w tym zakresie chce dokonać zaliczenia do kosztów kwalifikowanych kosztów wynagrodzeń pracowników realizujących w Jego strukturze opisane w niniejszym wniosku prace badawczo-rozwojowe oraz

·      koszty materiałów i podzespołów wykorzystanych i niezbędnych do realizacji prac rozwojowych - projektowania i budowy prototypów.

Wnioskodawca jest w stanie wskazać ww. koszty na podstawie ewidencji przypisanej do każdego z realizowanych Projektów. Pomiędzy każdym z kosztów zachodzi bezpośredni związek z realizacją projektu. Wszystkie materiały, części i podzespoły wykorzystane przy realizacji projektów, w tym wykonane na indywidualne zlecenie, stanowią części składowe urządzeń, do których zostały wykorzystane. Stanowią one koszty kwalifikowane ponoszone w związku z działalnością badawczo-rozwojową.

W związku z powyższym, w ocenie Wnioskodawcy, uzasadnione jest stanowisko przedstawione we wniosku, zgodnie z którym, koszty ponoszone przez Wnioskodawcę w związku z projektowaniem i produkcją Prototypów opisane w stanie faktycznym stanowią i będą stanowiły koszty kwalifikowane, o których mowa w art. 26e ust. 2 ustawy o PIT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.)

Powziął Pan wątpliwość, czy podejmowana działalność w zakresie opisanych prac spełnia definicję działalności badawczo-rozwojowej, a w związku z tym czy może Pan skorzystać z ulgi na działalność badawczo-rozwojową.

W myśl art. 5a pkt 38 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Stosownie do art. 5a pkt 39 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Zgodnie z art. 5a pkt 40 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Na podstawie art. 4 ust. 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2024 r. poz. 1571 ze zm.):

W myśl art. 4 ust. 3 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce:

Zatem z pracami badawczo-rozwojowymi mamy do czynienia wówczas, gdy wykorzystuje się dostępną wiedzę z dziedziny nauki, technologii i działalności gospodarczej oraz innej wiedzy i umiejętności do tworzenia nowych lub ulepszania istniejących produktów/usług oraz procesów i technologii produkcji.

Przenosząc powyższe na grunt Pan sprawy, wyraźnie podkreślam, że w celu stwierdzenia, czy prowadzi Pan działalność badawczo-rozwojową, należy przeprowadzić analizę nakierowaną na zidentyfikowanie przejawów działalności gospodarczej, które mogą zostać uznane za działalność badawczo-rozwojową (tj. tych Pana aktywności, które spełniają definicję wskazaną w art. 5a pkt 38 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Z ustawowej definicji zawartej w regulacjach ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że działalność badawczo-rozwojowa musi mieć charakter twórczy. Jak podaje słownik języka polskiego PWN, działalność twórcza to zespół działań podejmowanych w kierunku tworzenia (działalność – zespół działań podejmowanych w jakimś celu), powstania czegoś (twórczy – mający na celu tworzenie, tworzyć – powodować powstanie czegoś). W doktrynie prawa autorskiego podkreśla się natomiast, że cecha twórczości związana jest przede wszystkim z rezultatem działalności człowieka o charakterze kreacyjnym i jest spełniona wówczas, gdy istnieje nowy wytwór intelektu. Działalność twórcza oznacza, że „ustawodawca za przedmiot prawa autorskiego uznaje tylko rezultat (przejaw) takiego działania, który choćby w minimalnym stopniu odróżnia się od innych rezultatów takiego samego działania, a zatem, że posiada cechę nowości, której stopień nie ma znaczenia”. Zatem twórczość działalności badawczo-rozwojowej może przejawiać się opracowywaniem nowych koncepcji, narzędzi, rozwiązań niewystępujących dotychczas w praktyce gospodarczej podmiotu lub na tyle innowacyjnych, że w znacznym stopniu odróżniają się od rozwiązań już funkcjonujących u tego podmiotu.

Kolejnym kryterium działalności badawczo-rozwojowej jest prowadzenie tej działalności w sposób systematyczny. Zgodnie ze słownikiem języka polskiego PWN słowo systematyczny oznacza (i) robiący coś regularnie i starannie, (ii) o procesach: zachodzący stale od dłuższego czasu, (iii) o działaniach: prowadzony w sposób uporządkowany, według pewnego systemu; też: o efektach takich działań; planowy, metodyczny. W związku z tym, że w definicji działalności badawczo-rozwojowej słowo „systematyczny” występuje w sformułowaniu „podejmowaną (działalność) w sposób systematyczny”, a więc odnosi się do „działalności”, czyli zespołu działań podejmowanych w jakimś celu, najbardziej właściwą definicją systematyczności w omawianym zakresie jest definicja obejmująca prowadzenie działalności w sposób uporządkowany, według pewnego systemu. Zatem słowo systematycznie odnosi się również do działalności prowadzonej w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany. To oznacza, że działalność badawczo-rozwojowa jest prowadzona systematycznie niezależnie od tego, czy podmiot stale prowadzi prace badawczo-rozwojowe, czy tylko od czasu do czasu, a nawet incydentalnie, co wynika z charakteru prowadzonej przez niego działalności oraz potrzeb rynku, klientów, sytuacji mikro i makroekonomicznej. Z powyższego wynika, że spełnienie kryterium „systematyczności” danej działalności nie jest uzależnione od ciągłości tej działalności, w tym od określonego czasu, przez jaki działalność taka ma być prowadzona ani też od istnienia planu co do prowadzenia przez podmiot podobnej działalności w przyszłości. Wystarczające jest, aby podmiot zaplanował i przeprowadził chociażby jeden projekt badawczo-rozwojowy, przyjmując dla niego określone cele do osiągnięcia, harmonogram i zasoby. Taka działalność może być uznana za działalność systematyczną, tj. prowadzoną w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany.

Powyżej omówione dwa kryteria działalności badawczo-rozwojowej dotyczą charakteru i organizacji prowadzenia tej działalności, podczas gdy ostatnie, trzecie kryterium, dotyczy rezultatu prowadzenia tej działalności, tj. zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań. W konsekwencji – głównym zadaniem dla zarządzającego projektem badawczo -rozwojowym jest zlokalizowanie i zidentyfikowanie zasobów wiedzy przed rozpoczęciem działań projektowych; zasobów w ujęciu funkcjonalnym i celowościowym, czyli podlegającym zwiększeniu oraz możliwym i właściwym do wykorzystania zwiększonej wiedzy do nowych zastosowań. Lokalizacja i identyfikacja wiedzy obejmuje szereg działań, w tym określenie stanu wiedzy, miejsca, sposobu jej wykorzystania oraz selekcji pod względem przydatności do realizacji celu projektu. Prowadząc działalność badawczo-rozwojową, przedsiębiorca rozwija specjalistyczną wiedzę oraz umiejętności, które może wykorzystać w ramach bieżących albo przyszłych projektów.

Ponadto kluczowe jest zawarte w definicji działalności badawczo-rozwojowej rozróżnienie, które wskazuje, że taka działalność obejmuje dwa rodzaje aktywności, tj.:

• badania podstawowe i badania aplikacyjne zdefiniowane w art. 4 ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce oraz
• prace rozwojowe, o których mowa w art. 4 ust. 3 tej ustawy.

Prace rozwojowe polegają na nabywaniu, łączeniu, kształtowaniu i wykorzystywaniu dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności – przy czym użyty przez ustawodawcę spójnik „i” wskazuje, że aby uznać działania za prace rozwojowe, konieczne jest zaistnienie wszystkich tych czynności, tj.:

·      nabycia dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności;

·      łączenia dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności;

·      kształtowania dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności;

·      wykorzystania dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności.

Prace rozwojowe bazują zatem na dostępnej wiedzy – w zależności od celów, jakie przyjęto dla prowadzenia prac, będzie to wiedza z określonej dziedziny lub dziedzin. Prace te obejmują kolejno:

·      nabycie wiedzy i umiejętności, czyli pozyskanie wiedzy/umiejętności, zapoznanie się z wiedzą, zrozumienie jej;

·      łączenie wiedzy i umiejętności, czyli znalezienie takich zależności pomiędzy wiedzą z różnych zakresów, dziedzin lub wiedzy wynikającej z różnych badań naukowych oraz pomiędzy umiejętnościami, które są istotne z punktu widzenia postawionych celów badań rozwojowych;

·      kształtowanie wiedzy i umiejętności, czyli takie „ułożenie” efektów nabywania i łączenia wiedzy i umiejętności lub takie sformułowanie wniosków płynących z tych procesów, aby można je było wykorzystać dla realizacji postawionych celów prac rozwojowych;

·      wykorzystanie wiedzy i umiejętności, czyli ich użycie, posłużenie się nimi dla osiągnięcia celów prac rozwojowych.

Co istotne, całość ww. czynności służy:

·      planowaniu produkcji oraz

·      projektowaniu i tworzeniu zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług.

Chodzi przy tym o konkretne produkty, konkretne procesy lub konkretne usługi albo konkretne rodzaje produktów, procesów lub usług. Podmiot prowadzący prace rozwojowe organizuje je z uwzględnieniem specyfiki konkretnych produktów, procesów lub usług – od niej zależą potrzeby prowadzenia prac rozwojowych i ich zakres.

Jednocześnie ustawodawca wyłączył z definicji prac rozwojowych działalność obejmującą rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do produktów, procesów lub usług, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń. O tym, jakie zmiany do produktów, procesów lub usług mają charakter rutynowy (wykonywany często i niemal automatycznie) i okresowy (powtarzający się, występujący co pewien czas) będzie każdorazowo decydował charakter konkretnych produktów, procesów bądź usług.

Podsumowując, działalność badawczo-rozwojowa to zespół działań podejmowanych w kierunku tworzenia, w tym badań naukowych (nakierowanych na nową wiedzę i umiejętności) oraz prac rozwojowych (nakierowanych na wykorzystanie dostępnej wiedzy i umiejętności) w celu zwiększenia zasobów wiedzy do tworzenia nowych, zmienionych lub usprawnionych produktów, procesów lub usług (również w formie nowych technologii).

W tym miejscu podkreślenia wymaga, że przepisy dotyczące działalności badawczo-rozwojowej należy interpretować ściśle, a zatem do działalności badawczo-rozwojowej można zaliczyć tylko te działania podatnika, które wyczerpują znamiona definicji zawartej w treści art. 5a pkt 38 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Z opisu sprawy wynika, że prowadzi Pan jednoosobową działalność w zakresie projektowania i technologii dla firm produkcyjnych z branży (...).

Projekty realizowane przez Pana są odpowiedzią na aktualne potrzeby rynkowe i dzielą się na dwie zasadnicze grupy - Projekty standardowe i Projekty niestandardowe. Pana wniosek dotyczy projektów niestandardowych prowadzonych w 2024 r. Zakres działalności obejmuje m.in. projektowanie mechaniczne, elektryczne i pneumatyczne, tworzenie dokumentacji technicznej, programowanie sterowników PLC, wizualizacje HMI/SCADA, prefabrykację szaf sterowniczych oraz elektro-mechaniczny montaż maszyn prototypowych. Projekty te obejmują budowę prototypu, który przechodzi dwustopniową walidację. Etap pierwszy – walidacja zgodności z projektem: po wykonaniu poszczególnych elementów sprawdzana jest ich zgodność z dokumentacją techniczną. Etap drugi – walidacja funkcjonalna: sprawdzana jest funkcjonalność poszczególnych komponentów i ich współpraca w środowisku zbliżonym do rzeczywistego, a często również w warunkach produkcyjnych klienta. Każdy projekt posiada jasno określony cel techniczny, wynikający z umowy lub zamówienia od klienta bądź dokumentacji wewnętrznej. Często przed ustaleniem sposobu realizacji projektu konieczne jest przeprowadzenie dodatkowych analiz, pomiarów oraz uzgodnień z klientem. Na tej podstawie tworzony jest harmonogram oraz plan realizacji, a także dobierany zespół projektowy, w którym każda osoba ma przypisane konkretne zadania i obszary odpowiedzialności. W toku realizacji projektów tworzona jest obszerna dokumentacja. Dokumentacja ta powstaje w wyniku twórczej pracy ukierunkowanej na rozwiązanie konkretnych problemów technologicznych i niwelowanie ryzyka. Każde zlecenie wymaga indywidualnego podejścia, a kolejne projekty nie stanowią powielenia wcześniejszych. W ramach projektów B+R gromadzi Pan nową wiedzę techniczną, która dokumentowana jest w formie dokumentacji projektowej i stanowi bazę wiedzy wykorzystywaną przy kolejnych projektach. Jeśli dostępne informacje są niewystarczające lub nieadekwatne do nowego projektu, zespół projektowy generuje nową wiedzę i opracowuje oryginalne rozwiązania. W uzupełnieniu wniosku wskazał Pan w czym przejawia się twórczy charakter działalności wskazanej we wniosku, w szczególności: co było efektem tych prac, tj. jakie nowe zastosowanie powstało przy wykonaniu poszczególnych projektów, jakie konkretnie narzędzia, nowe koncepcje, rozwiązania niewystępujące w Pana praktyce gospodarczej Pan zastosował, co powoduje, że projekty różniły się od rozwiązań już funkcjonujących u Pana lub na rynku; na czym polega ich oryginalność, oryginalne koncepcje i hipotezy, na których opiera Pan prowadzoną działalność mającą stanowić działalność badawczo-rozwojową, zastosowanie jakich technologii (rozwiązań, narzędzi) powoduje, że projekty różniły się od rozwiązań już funkcjonujących u Pana lub na rynku oraz jakie cele postawił Pan w zakresie realizacji prac związanych z projektami, jakie cele zostały osiągnięte, w ramach jakich zasobów ludzkich, rzeczowych i finansowych zostały faktycznie zrealizowane poszczególne projekty, jakie harmonogramy w związku z tym zostały opracowane (w jakim okresie), a które z nich zostały faktycznie zrealizowane w stosunku do którego projektu, jakimi zasobami wiedzy dysponował Pan przed rozpoczęciem prac związanych z poszczególnymi projektami, jaki rodzaj wiedzy i umiejętności Pan wykorzystał i rozwinął w ramach prowadzonych prac związanych z poszczególnymi projektami, jakie innowacyjne idee i rozwiązania Pan sformułował podczas prowadzenia opisanej działalności mającej stanowić działalność badawczo -rozwojową.

Podsumowanie: stwierdzam, że prowadzona przez Pana w 2024 r. działalność w zakresie Projektów (Prototypów), o których mowa we wniosku stanowi działalność badawczo-rozwojową w rozumieniu art. 5a pkt 38 i pkt 40 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przechodząc do kwestii ulgi na działalność badawczo-rozwojową, wskazuję, że zgodnie z art. 26e ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Aby stwierdzić, czy przysługuje Panu prawo do skorzystania z odliczenia w ramach tzw. ulgi badawczo-rozwojowej, o której mowa w art. 26e ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, niezbędna jest ocena, czy spełnione są wszystkie warunki do skorzystania z tego odliczenia.

Zgodnie z art. 26e ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Stosownie do art. 26e ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Co istotne, stosownie do art. 26e ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Zgodnie z art. 26e ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Stosownie do art. 26e ust. 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Na podstawie art. 26e ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Zgodnie z art. 26e ust. 8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Stosownie natomiast do ust. 9 ww. artykułu:

Należy mieć na uwadze również brzmienie przepisu art. 24a ust. 1b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym:

Na podstawie tych przepisów stwierdzam – aby podatnikowi podatku dochodowego od osób fizycznych przysługiwało prawo odliczenia w zeznaniu podatkowym kosztów kwalifikowanych poniesionych w danym roku podatkowym, powinny być łącznie spełnione następujące warunki:

1)  podatnik poniósł koszty na działalność badawczo-rozwojową,

2)  koszty na działalność badawczo-rozwojową stanowiły dla podatnika koszty uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

3)  koszty na działalność badawczo-rozwojową mieszczą się w zamkniętym katalogu kosztów kwalifikowanych określonym przepisami art. 26e ust. 2, 2a i 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

4)  podatnik nie uwzględnił kosztów kwalifikowanych w kalkulacji dochodu zwolnionego z podatku na podstawie przepisów art. 21 ust. 1 pkt 63a lub pkt 63b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

5)  w ewidencji, o której mowa w art. 24a ust. 1b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podatnik wyodrębnił koszty działalności badawczo-rozwojowej,

6)  podatnik wykazał w zeznaniu podatkowym koszty kwalifikowane podlegające odliczeniu,

7)  kwota odliczonych kosztów kwalifikowanych nie przekroczyła limitów określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych,

8)  koszty kwalifikowane nie zostały zwrócone podatnikowi w jakiejkolwiek formie i nie zostały przez niego odliczone od podstawy obliczenia podatku.

W odniesieniu do uznania ponoszonych przez Pana w związku z działalnością badawczo-rozwojową opisanych we wniosku wydatków za koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 26e ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stwierdzam, co następuje.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Definicja kosztów uzyskania przychodów sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu – każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika podlega indywidualnej ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Jednocześnie art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zawiera zamknięty katalog wydatków, których podatnik nie może zaliczyć do kosztów pomniejszających przychody nawet wówczas, gdy mają one związek z prowadzoną przez niego działalnością i zostały poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Z wniosku wynika, że w działalności badawczo-rozwojowej ponosi Pan koszty:

·      wynagrodzenia (umowy o pracę, umowy cywilnoprawne) oraz składki ZUS pracowników i współpracowników zaangażowanych w projekty B+R,

·      amortyzacja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych bezpośrednio w projektach B+R,

·      zakup specjalistycznego sprzętu i materiałów wykorzystywanych w pracach rozwojowych, w tym komponentów, podzespołów, kabli, czujników, sterowników, obudów, tworzyw sztucznych i stopów metali.

Kosztami rozliczanymi w ramach ulgi B+R będą tylko koszty materiałów i surowców i koszty osobowe.

Kwestia dotycząca możliwości zaliczenia wynagrodzeń pracowników (tj. osób zatrudnionych na umowy o pracę) oraz osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenie lub umowy o dzieło do kosztów kwalifikowanych została uregulowana w cytowanym wyżej art. 26e ust. 2 pkt 1 i 1a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

W myśl natomiast art. 13 pkt 8 lit. a i c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychody z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2, uważa się:

Należności ze stosunku pracy oraz umowy zlecenia/umowy o dzieło mogą być uznane za koszty kwalifikowane tylko w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika/współpracownika w danym miesiącu.

Przez „ogólny czas pracy w danym miesiącu” należy rozumieć wyłącznie czas faktycznie przepracowany. Zwracam uwagę, że pojęcie czasu pracy przeznaczonego na realizację działalności badawczo-rozwojowej, o którym mowa w art. 26e ust. 2 pkt 1 i 1a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, odnosi się do czasu faktycznie poświęconego na tę działalność. Jednocześnie odliczeniu, co do zasady, podlegają wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe oraz dodatki i nagrody wraz ze sfinansowanymi przez płatnika składkami od tych należności określonymi w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych.

Zwracam uwagę, że istotne jest, aby pracownicy (tj. osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę) oraz osoby świadczące pracę na podstawie umowy zlecenia lub dzieło faktycznie wykonywali zadania będące realizacją prac badawczo-rozwojowych. Nie wystarczy zatem, że umowa o pracę bądź inny dokument potwierdza, że w zakresie kompetencji pracownika znajduje się wykonywanie czynności stanowiących realizację działalności badawczo-rozwojowej, pracownik świadczeniobiorca ten musi też faktycznie uczestniczyć w tych pracach. Tylko wówczas ich wynagrodzenia obejmujące koszty pracownicze będą mogły stanowić dla podatnika koszt kwalifikowany w całości.

W sytuacji jednak, gdy pracownicy/współpracownicy wykonują obowiązki nie tylko związane z działalnością badawczo-rozwojową, zasadne jest wyodrębnienie (wyłączenie z ulgi badawczo-rozwojowej) tej części wynagrodzeń wypłaconych, a także składek od tych przychodów, określonych w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych, która nie jest związana z realizacją działalności badawczo-rozwojowej.

Podkreślam, że ustawodawca nie narzucił przedsiębiorcom formy takiego podziału/wyodrębnienia. Wybór sposobu udokumentowania tych wydatków pozostawiony został podatnikom, którzy prowadzą działalność badawczo-rozwojową. Można zatem przyjąć, że podatnik korzystający z ulgi – dla celów dowodowych – winien prowadzić ewidencję czasu pracy poświęconego przez pracowników oraz osób świadczących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych na działalność badawczo-rozwojową.

W sytuacji, gdy w danym miesiącu pracownik/współpracownik otrzyma wyłącznie wynagrodzenie za czas, w którym nie będzie faktycznie realizował działalności badawczo-rozwojowej, wówczas to wynagrodzenie nie będzie stanowić kosztów kwalifikowanych, o których mowa w art. 26e ust. 2 pkt 1 i 1a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zatem koszty wynagrodzeń pracowników/współpracowników oraz składki określone w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych finansowane przez Pana mogą być uznane za koszty kwalifikowane podlegające odliczeniu w ramach ulgi badawczo-rozwojowej w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika/współpracownika w danym miesiącu.

Podsumowanie: wydatki poniesione na wynagrodzenia pracowników/współpracowników sfinansowane przez Pana składki z tytułu umów o prace, umów cywilnoprawnych określone w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych – w części, w jakiej w danym miesiącu wykonują oni czynności w ramach działalności badawczo-rozwojowej – może Pan zaliczyć do kosztów kwalifikowanych w rozumieniu art. 26e ust. 2 pkt 1 i 1a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Z wniosku wynika też, że w związku z działalnością badawczo-rozwojową ponosi Pan koszty materiałów i surowców.

W odniesieniu do kosztów materiałów zużytych podczas prac badawczo-rozwojowych zwracam uwagę, że w art. 26e ust. 2 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ustawodawca posługuje się pojęciem „materiały”, które nie zostało zdefiniowane w przepisach ustawy o podatku dochodowym od fizycznych, stanowiąc przy tym, że w podstawie obliczania ulgi uwzględnione mogą być wyłącznie materiały związane bezpośrednio z prowadzoną przez podatnika działalnością badawczo-rozwojową.

W zakresie interpretacji pojęcia „materiały” należy odwołać się do interpretacji tego pojęcia funkcjonującej na gruncie przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.).

W świetle art. 3 ust. 1 pkt 19 ustawy o rachunkowości:

Pogląd ten znajduje również potwierdzenie w doktrynie, gdzie podkreśla się, że materiały to składniki majątku inicjujące realizację całego cyklu operacyjnego, które jednostka nabywa w celu ich całkowitego zużycia na własne potrzeby, w tym m.in. na potrzeby wytwarzania produktów, świadczenia usług czy realizacji działalności ogólno-administracyjnej.

Jeżeli chodzi o pojęcie „surowce”, w związku z brakiem definicji tego pojęcia na gruncie przepisów podatkowych i rachunkowych, dla celów ustalania zakresu zastosowania ulgi należy posłużyć się znaczeniem pojęcia „surowce” funkcjonującym na gruncie języka powszechnego, gdzie „surowce” to „materiały naturalne pochodzenia zwierzęcego, roślinnego lub mineralnego, służące do wytwarzania jakichś produktów lub energii” (www.sjp.pwn.pl).

Konstrukcja art. 26e ust. 2 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w związku z poczynionymi powyżej uwagami, pozwala na zaliczenie do kosztów kwalifikowanych kosztów wszelkich materiałów i surowców, których definicje słownikowe przytoczono powyżej, stanowiących koszty uzyskania przychodów, niezbędnych w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, jeżeli bez takich elementów niemożliwe będzie jej prowadzenie. Innymi słowy – kosztami kwalifikowanymi są wydatki na surowce i materiały, bez których niemożliwe jest nie tylko prowadzenie samych badań, wdrażania różnych procesów w ramach działalności badawczo-rozwojowej, ale również, bez których niemożliwe byłoby wprowadzenie i wykorzystanie odpowiednich narzędzi i oprzyrządowania dla prowadzenia działalności badawczo-rozwojowej.

Z informacji przedstawionych we wniosku wynika, że w ramach prowadzonej działalności nabywa Pan specjalistyczny sprzęt i materiały wykorzystywane w pracach rozwojowych, w tym komponenty, podzespoły, kable, czujniki, sterowniki, obudowy, tworzywa sztuczne i stopy metali.

Zatem Pana wydatki na nabycie materiałów i surowców wpisują się w kategorię kosztów kwalifikowanych. To oznacza, że podlegają one odliczeniu w ramach ulgi badawczo-rozwojowej.

Podsumowanie: przedstawione we wniosku ponoszone przez Pana wydatki na nabycie materiałów i surowców, które są bezpośrednio wykorzystywane w Pana działalności badawczo-rozwojowej, stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 26e ust. 2 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Pozostaje zatem jeszcze ocena, czy miał Pan prawo do skorzystania z omawianej ulgi na działalność badawczo-rozwojową.

Z opisu sprawy wynika, że:

1)  prowadził Pan działalność badawczo-rozwojową,

2)  w ramach działalności badawczo-rozwojowej poniósł Pan koszty będące kosztami kwalifikowanymi w rozumieniu art. 26e ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

3)  koszty, które mają podlegać odliczeniu w ramach ulgi na działalność badawczo-rozwojową, były zaliczane, w myśl przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, do kosztów uzyskania przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej prowadzonej przez Pana, w tym przez odpisy amortyzacyjne,

4)  koszty kwalifikowane nie zostały uwzględnione przez Pana w kalkulacji dochodu zwolnionego z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 63a lub 63b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

5)  koszty mające podlegać odliczeniu w ramach ulgi na działalność badawczo-rozwojową nie zostały odliczone przez Pana od podstawy obliczenia podatku oraz nie zostały zwrócone Panu w jakiejkolwiek formie,

6)  prowadzi Pan księgi rachunkowe, w których – stosownie do treści art. 24a ust. 1b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – wyodrębnia koszty działalności opisanej we wniosku.

To oznacza, że zostały spełnione przesłanki do zastosowania ulgi na działalność badawczo -rozwojową. Zatem przysługiwało Panu prawo do skorzystania z ulgi na działalność badawczo-rozwojową, o której mowa w art. 26e ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Był Pan uprawniony do odliczenia kosztów kwalifikowanych związanych z działalnością badawczo-rozwojową.

Posumowanie: był Pan zatem uprawniony do skorzystania z ulgi badawczo-rozwojowej w 2024 r., a tym samym mógł Pan odliczyć od podstawy obliczenia podatku wskazane we wniosku koszty kwalifikowane związane z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową.

Dodatkowe informacje

W odniesieniu do powołanych we wniosku interpretacji indywidualnych informuję, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Pana i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.).

Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pan do interpretacji.

• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego.

Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA).

Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA),

albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego.

Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.