Obowiązki płatnika oraz możliwość zwolnienia od opodatkowania zwrotu kosztów przejazdu pojazdem hybrydowym w ramach podróży służbowej.
Wnioskodawca jest powiatową jednostką organizacyjną, samodzielną jednostką budżetową (Powiatowy Urząd Pracy). W ramach zadań zatrudnia pracowników, którzy na polecenie odbywają podróże służbowe. Pracownicy używają prywatnych samochodów hybrydowych (z silnikiem spalinowym powyżej 900 cm3) na podstawie umowy cywilnoprawnej. Wnioskodawca planuje zwracać koszty przejazdu według stawek za kilometr uzależnionych od pojemności…
Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe, jednak z innych względów niż wskazali Państwo w uzasadnieniu swojego stanowiska.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
2 kwietnia 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwania pismem z 18 maja 2026 r., pismem z 10 czerwca 2026 r. oraz pismem z 2 lipca 2026 r. Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego
Wnioskodawca jest powiatową jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, samodzielną jednostką budżetową wchodzącą w skład powiatowej administracji zespolonej, w rozumieniu odpowiednio art. 33 oraz 33b pkt 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. 2025 r. poz. 1684 ze zm.).
W myśl Rozdziału ….Statutu Powiatowego Urzędu Pracy w…, uchwalonego Uchwałą Nr … Rady Powiatu .. z dnia …. w sprawie uchwalenia Statutu Powiatowego Urzędu Pracy w … (…), dalej Statut:
1. Powiatowym Urzędem Pracy w … kieruje i reprezentuje na zewnątrz jednoosobowo Dyrektor.
2. Dyrektor ponosi odpowiedzialność za całokształt funkcjonowania Powiatowego Urzędu Pracy w ….
W zakresie działania jednostki, Wnioskodawca zatrudnia pracowników, pełniąc rolę pracodawcy (zgodnie z art. 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks Pracy, dalej jako Kodeks pracy) oraz płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych od przychodów ze stosunku pracy, o których mowa w Rozdziale 7 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm., dalej jako ustawa PIT).
W myśl art. 39 w związku z art. 38 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U. z 2025 r. poz. 620 ze zm.), Powiatowy Urząd Pracy w … wykonuje zadania samorządu powiatu w zakresie aktywności zawodowej, wspierania zatrudnienia oraz rynku pracy.
Przedmiot i zakres działania określa również Rozdział 2 Statutu.
W ramach wykonywania zadań, pracownicy zobowiązani są do odbywania na polecenie pracodawcy podróży służbowych, do których za zgodą Dyrektora jednostki wykorzystywane są przez nich samochody osobowe (w rozumieniu art. 4a pkt 9a ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych) niestanowiące własność jednostki.
Działanie takie znajduje oparcie w § 3 ust. 3 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190), zgodnie z którym, na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.
Koszty przejazdu zwracane są pracownikowi stosownie do ust. 4 powołanego wyżej rozporządzenia, który stanowi, że w przypadkach, o których mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1490 ze zm.).
Zgodnie z obowiązującym Regulaminem Wynagradzania pracowników Powiatowego Urzędu Pracy w … wprowadzonego do stosowania Zarządzeniem …. Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w …. z dnia 30 maja 2025r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Wynagradzania pracowników Powiatowego Urzędu Pracy w …., pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na zasadach określonych w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
A zatem rozliczenie kosztów przejazdu następuje na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej w ramach dokumentu rozliczenia podróży służbowej, która zawiera wszystkie dane niezbędne do ustalenia wysokości należności, w tym trasę, liczbę przejechanych kilometrów oraz stawkę za 1 km przebiegu.
Coraz bardziej powszechne staje się używanie samochodów osobowych o napędzie hybrydowym przez pracowników Urzędu. Akceptując używanie samochodu hybrydowego (wyposażonego w silnik spalinowy o określonej pojemności skokowej oraz silnik elektryczny) przez pracownika do przejazdów służbowych w ramach delegacji, Wnioskodawca planuje dokonać zwrotu pracownikowi kosztów używania pojazdu prywatnego na zasadach identycznych jak w przypadku samochodów z napędem wyłącznie spalinowym, stosując stawki za 1 km przebiegu uzależnione od pojemności skokowej silnika spalinowego danego pojazdu.
Uzupełnienie opisu zdarzenia przyszłego
Pracownik używa prywatnego samochodu do celów służbowych na podstawie dodatkowej umowy cywilnoprawnej w sprawie używania do celów służbowych samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy.
Wskazane we wniosku przejazdy Pracownika samochodem osobowym o napędzie hybrydowym stanowią podróż służbową w rozumieniu art. 775 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.).
Podróż Pracownika realizowana będzie przy wykorzystaniu pojazdu hybrydowego wyposażonego w silnik o pojemności skokowej powyżej 900 cm3.
Pytanie (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku)
Czy kwoty zwrotu kosztów przejazdu w podróży służbowej pracownika prywatnym samochodem osobowym o napędzie hybrydowym, obliczone według stawek za jeden kilometr przebiegu określonych w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 22 grudnia 2022 roku w odniesieniu do pojemności skokowej silnika spalinowego tego pojazdu, stanowią dla pracownika przychód ze stosunku pracy korzystający ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.), co w konsekwencji oznacza brak po stronie Wnioskodawcy obowiązków płatnika, o którym mowa w art. 32 tej ustawy?
Państwa stanowisko w sprawie (ostatecznie przedstawione w uzupełnieniu wniosku)
Zdaniem Wnioskodawcy, kwoty wypłacane pracownikowi tytułem zwrotu kosztów przejazdu w podróży służbowej prywatnym samochodem osobowym o napędzie hybrydowym, wyliczone przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu określonych w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 22 grudnia 2022 r. (w oparciu o pojemność skokową silnika spalinowego tego pojazdu), stanowią dla pracownika przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Zgodnie z brzmieniem art. 32 tej ustawy o PIT, płatnik (Wnioskodawca) nie oblicza, nie pobiera i nie odprowadza zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe, jednak z innych względów niż wskazali Państwo w uzasadnieniu swojego stanowiska.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Przepisy Ordynacji podatkowej dotyczące płatnika
Zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.):
Płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.
Z uwagi na powyższe, na płatniku ciążą trzy podstawowe obowiązki, tj. obliczenie, pobranie i wpłacenie podatku, zaliczki.
Z kolei jak stanowi art. 30 § 1 Ordynacji podatkowej:
Płatnik, który nie wykonał obowiązków określonych w art. 8, odpowiada za podatek niepobrany lub podatek pobrany a niewpłacony.
Zgodnie z art. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 592 ze zm.), ustawa reguluje m.in. opodatkowanie podatkiem dochodowym dochodów osób fizycznych.
Ustawa przewiduje przy tym dwa „tryby” zapłaty/poboru podatku dochodowego od osób fizycznych:
· tzw. samoobliczenie (samowymiar) i zapłatę podatku przez podatnika;
· obliczenie i pobór podatku przez płatnika.
Zasadą jest, że obowiązek prawidłowego ustalenia podstawy opodatkowania, obliczenia i zapłaty podatku dochodowego od osób fizycznych spoczywa na podatnikach. W odniesieniu do licznych sytuacji zasada ta została jednak wyłączona przez ustawodawcę poprzez nałożenie obowiązków płatnika na podmioty wypłacające podatnikowi (stawiające do dyspozycji podatnika) należności stanowiące jego dochody (przychody).
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wprowadza system poboru podatku przez płatnika w przypadkach wskazanych w Rozdziale 7: „Pobór podatku lub zaliczek na podatek przez płatników”. Jak wynika z przepisów tego Rozdziału ustawodawca ustanowił obowiązki płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych przez:
· określenie rodzaju podmiotu dokonującego wypłaty (realizacji) świadczeń na rzecz podatników, przy czym rodzaj podmiotu jest określany poprzez wskazanie jego formy organizacyjnej, jego statusu bądź roli, jaką podmiot ten pełni w relacji z podatnikiem oraz
· określenie kategorii przychodów (dochodów), w odniesieniu do których na ww. podmiotach ciążą obowiązki płatnika podatku.
Ponadto ustawodawca uregulował również sytuacje, w których podmioty wypłacające należności lub realizujące świadczenia na rzecz podatników:
· nie mają obowiązku obliczenia i poboru podatku jako płatnicy, ale
· mają obowiązki o charakterze informacyjnym.
Obowiązki płatnika
Zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.
W myśl art. 38 ust. 1 cyt. ustawy:
Płatnicy, o których mowa w art. 32-35, przekazują, z zastrzeżeniem ust. 2 i 2a, kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby. Jeżeli między kwotą potrąconego podatku a kwotą wpłaconego podatku występuje różnica, należy ją wyjaśnić w deklaracji, o której mowa w ust. 1a.
Stosownie do art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Płatnicy, o których mowa w art. 32, art. 33 i art. 35, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46, 74, 148 i 152-154. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.
Przedmiot opodatkowania
Zgodnie z art. 9 ust. 1 ww. ustawy:
Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.
W myśl art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
Stosownie do art. 11 ust. 2 ww. ustawy:
Wartość pieniężną świadczeń w naturze, z zastrzeżeniem ust. 2c oraz art. 12 ust. 2-2c, określa się na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania.
Na podstawie art. 11 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń ustala się:
1) jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej dokonującego świadczenia - według cen stosowanych wobec innych odbiorców;
2) jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione - według cen zakupu;
3) jeżeli przedmiotem świadczeń jest udostępnienie lokalu lub budynku - według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku;
4) w pozostałych przypadkach - na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.
Jak wynika z treści art. 11 ust. 2b przywołanej ustawy:
Jeżeli świadczenia są częściowo odpłatne, przychodem podatnika jest różnica pomiędzy wartością tych świadczeń, ustaloną według zasad określonych w ust. 2 lub 2a, a odpłatnością ponoszoną przez podatnika.
Przy czym, ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wyraźnie rozróżnia źródła przychodów oraz sposób opodatkowania dochodów z poszczególnych źródeł.
Przychód ze stosunku pracy
W świetle art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy:
Źródłami przychodu są stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.
Zgodnie zaś z art. 12 ust. 1 tej ustawy:
Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Użyty w ww. przepisie zwrot „w szczególności” oznacza, że wymieniane kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Oznacza to, że do przychodów pracownika ustawodawca zaliczył nie tylko pieniądze, ale także wartość świadczeń w naturze, czy świadczeń nieodpłatnych otrzymanych od pracodawcy.
Tak szerokie zdefiniowanie pojęcia przychodu pracownika wskazuje, że w każdym przypadku, w którym uzyska on realną korzyść, będzie powstawał obowiązek zwiększenia jego przychodu. Wyjątek od tej zasady stanowią świadczenia wskazane w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawarte w art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Zwolnienie z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych
Z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że:
Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:
a) podróży służbowej pracownika,
b) podróży osoby niebędącej pracownikiem
- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c.
Zwolnienie, przewidziane w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przysługuje do wysokości limitów określonych w odrębnych przepisach. Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej są rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2190), a w zakresie dotyczącym zwrotu kosztów używania samochodu prywatnego w podróży służbowej rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27 poz. 271 ze zm.).
Podróż służbowa
Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji podróży służbowej. Dlatego w kwestii znaczenia tego zwrotu należy posiłkować się przepisem zawartym w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.). Zgodnie z art. 775 § 1 Kodeksu pracy:
Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Podróżą służbową jest więc taki wyjazd pracownika, który odbywa się w związku z poleceniem pracodawcy do wykonania zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Ponadto z powyższego przepisu wynika brak możliwości przerzucenia na pracownika kosztów podróży służbowej. Jest to przepis bezwzględnie obowiązujący.
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej
Zgodnie z § 1 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej:
Rozporządzenie określa wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej:
1) na obszarze kraju, zwanej dalej "podróżą krajową";
2) poza granicami kraju, zwanej dalej "podróżą zagraniczną".
W myśl § 2 powołanego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej:
Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
1) diety;
2) zwrot kosztów:
a) przejazdów,
b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
c) noclegów,
d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Jak stanowi § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej:
Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.
Przy czym, zgodnie z § 3 ust. 3 tego rozporządzenia:
Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.
Natomiast, jak wynika z treści § 3 ust. 4 ww. rozporządzenia:
W przypadkach, o których mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. z 2022 r. poz. 2201, z późn. zm.).
Zgodnie z § 5 ust. 1 powołanego rozporządzenia:
Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży.
Stosownie zaś do § 5 ust. 2 ww. rozporządzenia:
Do rozliczenia kosztów podróży, o których mowa w ust. 1, pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
Powyższe przepisy wskazują, że otrzymane przez pracowników świadczenie dotyczące kosztów używania samochodów osobowych stanowiących własność pracownika z tytułu odbycia podróży służbowej może zostać objęte zwolnieniem od podatku, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, o ile zostaną spełnione warunki związane z korzystaniem z tej preferencji. Kluczowym jest jednak użyty przez ustawodawcę zwrot „podróż służbowa”.
Definicja pojazdu hybrydowego
Definicję pojazdu hybrydowego wprowadzono ustawą z dnia 11 stycznia 2018 r. o elektromobilności i paliwach alternatywnych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1289 ze zm.).
W świetle art. 2 pkt 13 cytowanej ustawy:
Pojazd hybrydowy jest to pojazd samochodowy w rozumieniu art. 2 pkt 33 ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. – Prawo o ruchu drogowym, o napędzie spalinowo-elektrycznym, w którym energia elektryczna jest akumulowana przez podłączenie do zewnętrznego źródła zasilania.
Obowiązujące stawki zwrotu kosztów za używanie prywatnego auta do celów służbowych uregulowane w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
Maksymalne koszty używania pojazdów do celów służbowych, które pokrywa pracodawca reguluje § 2 przywoływanego wyżej rozporządzenia w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
Zgodnie z § 2 pkt 1 tego rozporządzenia:
Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:
1) dla samochodu osobowego:
a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,89 zł,
b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 1,15 zł.
W przypadku zwrotu kosztów podróży służbowej pracownika, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ww. ustawy, stawkę za 1 km przebiegu pojazdu osobowego uzależnia się od pojemności skokowej silnika. Tym samym rozporządzenie różnicuje wysokość maksymalnego zwrotu w zależności od tego, czy samochód osobowy wyposażony jest w silnik o pojemności skokowej do 900 cm3, bądź silnik o pojemności skokowej większej niż 900 cm3.
Opis Państwa sprawy
Z wniosku wynika w szczególności, że wykonują Państwo zadania samorządu powiatu w zakresie aktywności zawodowej, wspierania zatrudnienia oraz rynku pracy. W ramach wykonywania zadań, Państwa pracownicy zobowiązani są do odbywania na Państwa polecenie podróży służbowych. Koszty przejazdu zwracane są pracownikowi stosownie do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Rozliczenie kosztów przejazdu następuje na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej w ramach dokumentu rozliczenia podróży służbowej, która zawiera wszystkie dane niezbędne do ustalenia wysokości należności, w tym trasę, liczbę przejechanych kilometrów oraz stawkę za 1 km przebiegu. Coraz bardziej powszechne staje się używanie samochodów osobowych o napędzie hybrydowym przez Państwa pracowników. Akceptując używanie samochodu hybrydowego przez pracownika do przejazdów służbowych w ramach delegacji, planują Państwo dokonać zwrotu pracownikowi kosztów używania pojazdu prywatnego na zasadach identycznych jak w przypadku samochodów z napędem wyłącznie spalinowym, stosując stawki za 1 km przebiegu uzależnione od pojemności skokowej silnika spalinowego danego pojazdu. Pracownicy używają prywatnych samochodów do celów służbowych na podstawie dodatkowej umowy cywilnoprawnej w sprawie używania do celów służbowych samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy. Podróże pracowników realizowane będą przy wykorzystaniu pojazdów hybrydowych wyposażonych w silnik o pojemności skokowej powyżej 900 cm3. Wskazane we wniosku przejazdy pracowników samochodem osobowym o napędzie hybrydowym stanowią podróże służbowe w rozumieniu ustawy Kodeks pracy.
Wnioski końcowe oraz ocena Państwa stanowiska
Zarówno rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r., jak i rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. nie zawierają regulacji odnoszących się do pojazdów hybrydowych, o których mowa w ustawie o elektromobilności i paliwach alternatywnych.
Oznacza to, że w przypadku zwrotu kosztów przejazdu z tytułu odbycia podróży służbowej prywatnym samochodem osobowym o napędzie hybrydowym nie ma zastosowania limit w wysokości iloczynu przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r.
Zatem, wypłacany przez Państwa pracownikom zwrot kosztów przejazdu w podróży służbowej prywatnym samochodem osobowym o napędzie hybrydowym stanowić będzie dla pracownika przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jednocześnie jednak, przychód ten w całości korzystać będzie ze zwolnienia od opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (gdyż zwrot taki nie jest ograniczony limitem).
Powyższe nie będzie skutkowało powstaniem po Państwa stronie obowiązków płatnika, wynikających z art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Choć, główna teza Państwa stanowiska, wedle której w opisanym zdarzeniu przyszłym nie mają Państwo obowiązków płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych, jest prawidłowa, to błędne jest Państwa przekonanie, że sam fakt zakwalifikowania danego świadczenia do przychodów z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwalnia Państwa z obowiązków płatnika. W analizowanym zdarzeniu przyszłym taką podstawę stanowi art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ww. ustawy. Innymi słowy, brak obowiązków płatnika po Państwa stronie nie wynika z konstrukcji art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, lecz jest bezpośrednim skutkiem zastosowania zwolnienia przedmiotowego, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) tej ustawy.
Wobec powyższego, Państwa stanowisko uznałem za prawidłowe, lecz z innych przyczyn niż Państwo wskazali.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego.
Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo