Spółka X zwraca pracownikom koszty podróży służbowych realizowanych ich prywatnymi samochodami. Obejmuje to zwrot wydatków eksploatacyjnych (paliwo, ubezpieczenie itp.) na podstawie tzw. kilometrówki oraz osobno zwrot udokumentowanych opłat parkingowych i autostradowych ponoszonych podczas tych podróży. Pracownicy korzystają z prywatnych aut także do…
Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwo stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
9 kwietnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika. Uzupełnili go Państwo pismem z 9 kwietnia 2025 r. (wpływ 14 kwietnia 2025 r.) Treść wniosku jest następująca:
Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego
X Sp. z o.o. (dalej: Wnioskodawca, Spółka, Pracodawca) posiada siedzibę na terytorium Polski i na podstawie przepisu art. 3 ust. 1 ustawy o podatku CIT podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Polsce. Jednocześnie na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku VAT jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług w Polsce i odlicza podatek VAT na zasadach ogólnych.
Podstawowym przedmiotem działalności X jest działalność finansowo-księgowo-kadrowa. Przeważająca działalność Spółki to usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych, obsługa finansowa, realizacji sprzedaży, usługi kadrowe wraz z doradztwem w zakresie zarządzania kadrami.
Pracownicy Spółki, w ramach pełnionych obowiązków służbowych często odbywają podróże służbowe związane m.in. z wyjazdami do klientów lub dostawców, udziałem w targach i wydarzeniach branżowych, szkoleniach itp. Są to podróże służbowe w rozumieniu art. 775 § 1 Kodeksu pracy - zarówno krajowe, jak i zagraniczne. Podróże służbowe pracownicy odbywają swoimi prywatnymi samochodami. Spółka (Pracodawca) ma zawarte umowy z pracownikami o używanie pojazdu prywatnego do celów służbowych.
Każda z podróży służbowej, z uwagi na to, że dotyczy wyjazdu poza miejsce, w którym znajduje się siedziba Spółki (czyli pracownik otrzymuje polecenie służbowe wyjazdu poza miejscowość będącą jego miejscem zamieszkania i jednocześnie miejscowością stałego miejsca wykonywania pracy) odbywa się na podstawie dokumentu delegacji, w ramach którego rozliczane są koszty podróży obejmujące m.in. diety, zwrot kosztów za noclegi, a także koszty parkingów i przejazdów drogami płatnymi.
W związku z przejazdami samochodami prywatnymi do celów służbowych, pracownicy w ramach delegacji ponoszą szereg różnych wydatków, m.in. na paliwo, inne płyny eksploatacyjne, ubezpieczenie, przeglądy, mycie, opłaty parkingowe i autostradowe. Pracownicy prywatnymi samochodami dojeżdżają również na lotniska i parkują samochody na parkingach przy lotniskach. Wówczas samochód pozostawiany jest na płatnym parkingu przez okres odbywania podróży służbowej (krajowej lub zagranicznej) do momentu powrotu pracownika, który następnie wraca tym samochodem do miejsca zamieszkania (nie zawsze jest to ta sama miejscowość co lotnisko).
Spółka zwraca pracownikowi na podstawie ewidencji przebiegu pojazdów prywatnych dla celów służbowych (dalej „kilometrówka”) wydatki eksploatacyjne, jakie ponosi delegowany pracownik (paliwo, inne płyny eksploatacyjne, ubezpieczenie, przeglądy, mycie itp.) w trakcie delegacji.
W związku z powyżej opisanym stanem faktycznym mają Państwo wątpliwości w odniesieniu do pozostałych wydatków zwracanych pracownikom, związanych z podróżami służbowymi prywatnymi ich samochodami, ale nie będących wydatkami eksploatacyjnymi, takie jak opłaty za parkowanie oraz opłaty za płatne drogi i autostrady.
Pytania
1. Czy dokonując zwrotu opłat za parkingi i przejazdy drogami płatnymi pracownikowi używającemu dla potrzeb służbowych samochód prywatny, nie mają Państwo obowiązku rozliczania tych wydatków w ramach ewidencji przebiegu pojazdów (kilometrówki)?
2. Czy zwrot pracownikom przebywającym w podróży służbowej dodatkowych kosztów za opłaty parkingowe oraz za przejazdy płatną drogą, stanowić będzie dla tych pracowników przychód w rozumieniu przepisów ustawy o PIT, jednakże podlegający zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT i w konsekwencji nie będą Państwo zobowiązani do obliczenia, pobrania i odprowadzenia podatku dochodowego od osób fizycznych?
Państwa stanowisko w sprawie
1. Państwa zdaniem zwrot pracownikowi wydatków z tytułu opłat za parkingi i przejazdy płatnymi drogami ponoszonych w trakcie podróży służbowej jego prywatnym samochodem, nie jest wliczany do kosztów zwracanych w postaci stawki za kilometr użytkowania samochodu prywatnego dla celów służbowych (kilometrówki).
2. Nie są Państwo zobowiązani do doliczania pracownikom do przychodów zwróconych wydatków z tytułu opłat za parkingi i przejazdy płatnymi autostradami.
Uzasadnienie stanowiska
Ad 1
Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest zasada powszechności opodatkowania. Zgodnie bowiem z art. 9 ust. 1 ustawy o PIT, opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c tej ustawy oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku. Wyjątki od zasady powszechności opodatkowania zostały wprost enumeratywnie wymienione w katalogu zwolnień przedmiotowych zawartym w tej ustawie bądź stanowią przychody, od których zaniechano poboru podatku.
I tak, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.
Odrębnymi przepisami są:
· rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz. U. z 2013 r. poz. 167 ze zm., dalej: Rozporządzenie),
· rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. poz. 271, ze zm., dalej: Rozporządzenie Ministra Infrastruktury),
· rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 2 stycznia 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 5, dalej: Rozporządzenie Ministra Infrastruktury).
W § 2-4 Rozporządzenia wymienione zostały wydatki podlegające zwrotowi z tytułu podróży służbowej krajowej oraz podróży służbowej zagranicznej. Wśród nich, oprócz typowych wydatków, czyli diet i noclegów, wymienione są również inne niezbędne wydatki, określone lub uznane przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb pracownika. Mogą to być zarówno opłaty za bagaż, jak i przejazdy drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe np. na lotnisku, przy hotelach. Istotne jest jednak to, aby były to wydatki związane bezpośrednio z konkretną podróżą służbową krajową lub zagraniczną i odpowiednio udokumentowane przez pracownika np. fakturami, rachunkami, biletami. Jeżeli ich przedstawienie nie jest możliwe, to pracownik może również złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
Z kolei, zwrot kosztów przejazdu samochodem niebędącym własnością pracodawcy następuje na podstawie tzw. kilometrówki przy zastosowaniu stawki nie wyższej niż określona w § 2 Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury.
Stąd też, Państwa zdaniem, zwrot przez pracodawcę wydatków za przejazd drogami płatnymi i autostradami oraz postój w strefie płatnego parkowania i miejsca parkingowe (w tym przy lotniskach), stanowi odrębną kategorię od kosztów przejazdu i nie wchodzi do kilometrówki.
Reasumując, uważają Państwo, że zwrot opłat za parking i przejazdy autostradą poniesionych przez pracownika korzystającego z prywatnego samochodu w czasie podróży służbowej jest niezależny od zwrotu kosztów z tytułu korzystania z prywatnego pojazdu pracownika dla potrzeb odbycia podróży służbowej, tj. kilometrówki.
Powyższe stanowisko potwierdza m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 28 lutego 2023 r. sygn. 0112-KDIL2-1.4011.11.2023.1.KF.
Ad 2
Na podstawie przepisu art. 775 Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek wypłaty należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Jak wskazano powyżej, w związku z odbyciem podróży służbowej prywatnym samochodem przez pracowników, zwrot dodatkowych udokumentowanych kosztów takich jak m.in. opłaty za płatne parkingi, opłaty za drogi płatne i autostrady, co do zasady, stanowi dla niego przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jednakże przychód ten podlega zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a tej ustawy.
W konsekwencji nie ciążą na Państwu obowiązki płatnika w związku ze zwrotem pracownikom ww. kosztów związanych z podróżą służbową.
Powyższe stanowisko potwierdza również interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 20 października 2023 r. sygn. 0114-KDIP3-2.4011.814.2023.1.JK3.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):
Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.
Stosownie do treści art. 11 ust. 1 ww. ustawy:
Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
Przy czym, ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wyraźnie rozróżnia źródła przychodów oraz sposób opodatkowania dochodów z poszczególnych źródeł.
Stosownie do przepisów tej ustawy odrębnymi źródłami przychodów są m.in. określone w art. 10 ust. 1 pkt 1:
stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.
W myśl art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Art. 12 ust. 4 powołanej ustawy stanowi, że:
Za pracownika w rozumieniu ustawy uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy.
Użyty w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwrot „w szczególności” oznacza, że wymieniane kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego świadczenia, które mógł on otrzymać od pracodawcy. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy.
Tak szerokie zdefiniowanie pojęcia przychodu pracownika wskazuje, że w każdym przypadku, w którym uzyska on realną korzyść, będzie powstawał obowiązek zwiększenia jego przychodu, z wyjątkiem świadczeń określonych w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawartych w art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ustawodawca do przychodów ze stosunku pracy zalicza bowiem nie tylko otrzymane pieniądze, ale i świadczenia, które przybrały postać rzeczy (produktu), wykonania usługi, bądź udostępnienia rzeczy lub praw.
Na podmiocie dokonującym ww. świadczeń (pracodawcy) ciążą natomiast obowiązki płatnika, wynikające z art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym:
Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.
Jednakże, jak wynika z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:
a) podróży służbowej pracownika,
b) podróży osoby niebędącej pracownikiem
- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c.
Według art. 21 ust. 13 ww. ustawy:
Przepis ust. 1 pkt 16 lit. b stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:
1) w celu osiągnięcia przychodów lub
2) w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub
3) przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub
4) przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.
Stosownie zaś do art. 21 ust. 15c komentowanej ustawy:
Zwolnienia, o których mowa w ust. 1 pkt 16 i 20, nie mają zastosowania do przychodów otrzymanych przez kierowcę z tytułu wykonywania międzynarodowych przewozów drogowych na podstawie stosunku pracy lub umowy zlecenia, o której mowa w art. 13 pkt 8.
Przy czym wskazane zwolnienie, uregulowane w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przysługuje do wysokości limitów określonych w odrębnych przepisach. Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej, są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).
Zgodnie z § 1 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej:
Rozporządzenie określa wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej:
1) na obszarze kraju, zwanej dalej „podróżą krajową”;
2) poza granicami kraju, zwanej dalej „podróżą zagraniczną”.
W myśl § 2 powołanego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej:
Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
1) diety;
2) zwrot kosztów:
a) przejazdów,
b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
c) noclegów,
d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Jak stanowi § 3 ust. 1 cyt. rozporządzenia:
Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.
Przy czym, zgodnie z § 3 ust. 3 tego rozporządzenia:
Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.
Natomiast, jak wynika z treści § 3 ust. 4 ww. rozporządzenia:
W przypadkach, o których mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2022 r. poz. 2201 ze zm.).
Przy czym zgodnie z § 6 ust. 1 i 2 ww. rozporządzenia:
1. Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej określa pracodawca.
2. Pracodawca może uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży krajowej miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika.
Zgodnie natomiast z § 12 omawianego rozporządzenia:
Czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:
1) lądowej - od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;
2) lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
3) morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.
Z kolei § 21 ww. rozporządzenia stanowi, że:
W przypadku odbywania podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju, przepisy rozdziału 2 stosuje się odpowiednio.
Zgodnie z § 5 ust. 1 powołanego rozporządzenia:
Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży.
Stosownie zaś do § 5 ust. 2 ww. rozporządzenia:
Do rozliczenia kosztów podróży, o których mowa w ust. 1, pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
Z opisanego we wniosku zdarzenia wynika, że Państwa pracownicy, w ramach pełnionych obowiązków służbowych często odbywają podróże służbowe związane m. in. z wyjazdami do klientów lub dostawców, udziałem w targach i wydarzeniach branżowych, szkoleniach itp. Są to podróże służbowe w rozumieniu art. 775 § 1 Kodeksu pracy – zarówno krajowe, jak i zagraniczne. Podróże służbowe pracownicy odbywają swoimi prywatnymi samochodami. Spółka (Pracodawca) ma zwarte umowy z pracownikami o używanie pojazdu prywatnego do celów służbowych. Każda z podróży służbowej, z uwagi na to, że dotyczy wyjazdu poza miejsce, w którym znajduje się siedziba Spółki (czyli pracownik otrzymuje polecenie służbowe wyjazdu poza miejscowość będącą jego miejscem zamieszkania i jednocześnie miejscowością stałego miejsca wykonywania pracy) odbywa się na podstawie dokumentu delegacji, w ramach którego rozliczane są koszty podróży obejmujące m.in. diety, zwrot kosztów za noclegi, a także koszty parkingów i przejazdów drogami płatnymi. W związku z przejazdami samochodami prywatnymi do celów służbowych, pracownicy w ramach delegacji ponoszą szereg różnych wydatków, m. in. na paliwo, inne płyny eksploatacyjne, ubezpieczenie, przeglądy, mycie, opłaty parkingowe i autostradowe. Pracownicy prywatnymi samochodami dojeżdżają również na lotniska i parkują samochody na parkingach przy lotniskach. Wówczas samochód pozostawiany jest na płatnym parkingu przez okres odbywania podróży służbowej (krajowej lub zagranicznej) do momentu powrotu pracownika, który następnie wraca tym samochodem do miejsca zamieszkania (nie zawsze jest to ta sama miejscowość co lotnisko). Spółka zwraca pracownikowi na podstawie ewidencji przebiegu pojazdów prywatnych dla celów służbowych (kilometrówki) wydatki eksploatacyjne, jakie ponosi delegowany pracownik (paliwo, inne płyny eksploatacyjne, ubezpieczenie, przeglądy, mycie itp.) w trakcie delegacji.
Państwa wątpliwości dotyczą objęcia ww. zwolnieniem, wynikającym z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zwrotu dodatkowych wydatków ponoszonych przez pracowników, związanych z wykorzystaniem przez nich w podróży służbowej prywatnego samochodu, dotyczących opłat parkingowych oraz opłat za przejazdy płatną drogą (autostrady).
Wobec powyższego należy wskazać, że otrzymany przez pracowników zwrot dodatkowych udokumentowanych kosztów – z tytułu opłat parkingowych oraz opłat za przejazdy płatną drogą (autostrady) – związanych z wykorzystaniem w podróży służbowej samochodu prywatnego, może zostać objęty zwolnieniem od podatku, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, o ile zostaną spełnione warunki związane z korzystaniem z tej preferencji.
Jednocześnie zwrócić należy uwagę, że na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ze zwolnienia od podatku korzystają diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika (…). Użyte sformułowanie „za czas” jest pojęciem węższym niż „w związku” czy „z tytułu”. Oznacza to, że zakresem tego zwolnienia nie są objęte należności z tytułu podróży służbowej, przyznane za czas niebędący podróżą służbową. Na przykład do czasu zagranicznej podróży służbowej odbywanej środkami komunikacji lotniczej nie wlicza się przejazdów taksówką na lotnisko, z którego startuje samolot w drodze za granicę, oraz przejazd taksówką z lotniska, na którym ląduje samolot w drodze powrotnej.
Kluczowym jest jednak użyty przez ustawodawcę zwrot „podróż służbowa”.
Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji podróży służbowej. Dlatego w tej kwestii należy posłużyć się definicją zawartą w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.). Zgodnie z art. 775 § 1 Kodeksu pracy:
Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Podróżą służbową jest zatem taki wyjazd, który odbywa się na polecenie pracodawcy i jest związany ze świadczeniem pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.
Przepis § 2 pkt 2 lit. d rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej odnosi się do należności pieniężnych innych niż diety oraz zwrot kosztów przejazdów i dojazdów oraz noclegów. To pracodawca decyduje o zwrocie tych innych wydatków poniesionych faktycznie przez pracownika, które nie są limitowane i które muszą mieć związek z wykonaną podróżą, a ponadto być prawidłowo udokumentowane.
Zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej:
Pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości.
Stosownie zaś do § 4 ust. 2 ww. rozporządzenia:
Wydatki, o których mowa w ust. 1, obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.
Z powyższego wynika, że zwrot kosztów takich jak opłaty parkingowe oraz opłaty za przejazdy płatną drogą (autostrady) nie jest wliczany do kosztów przejazdu rozliczanych w oparciu o tzw. kilometrówkę, tj. jako iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę. Oznacza to, że kwota ww. zwrotu nie podlega wliczeniu do limitu zwolnienia, dotyczącego kosztów samego przejazdu (tzw. kilometrówki).
W konsekwencji, zwrot pracownikowi dodatkowych udokumentowanych ww. wydatków za opłaty parkingowe oraz opłaty za przejazdy płatną drogą (autostrady) poniesionych w czasie trwania podróży służbowej, związanych z wykorzystaniem w tej podróży samochodu prywatnego, stanowi dla pracowników przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podlegający zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a tej ustawy w związku z § 2 pkt 2 lit. d rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej. W konsekwencji nie ciążą i nie będą na Państwu ciążyły obowiązki płatnika w związku ze zwrotem pracownikom poniesionych w czasie trwania podróży służbowej kosztów za opłaty parkingowe oraz opłaty za przejazdy płatną drogą (autostrady).
Wobec powyższego Państwa stanowisko uznałem za prawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
W odniesieniu do powołanych we wniosku interpretacji indywidualnych informujemy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego i zastosują się Państw do interpretacji.
· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo