Interpretacja 0113-KDIPT2-3.4011.373.2026.2.PR

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

24 kwietnia 2026 r. wpłynął Pana wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczący podatku dochodowego od osób fizycznych. Uzupełnił go Pan – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 24 lipca 2026 r. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

… (dalej: „Menedżer”, „Wnioskodawca”) jest osobą fizyczną współpracującą z … w likwidacji (dalej: „Spółka”) na podstawie kontraktu menedżerskiego, tj. umowy cywilnoprawnej o charakterze zarządczym. Kontrakt menedżerski nie stanowi stosunku pracy w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy.

Siedziba Spółki znajduje się w …, gdzie funkcjonuje …, a na terenie kraju działają … oddziały terenowe. Jednym z zadań Menedżera jest doprowadzenie do zakończenia likwidacji Spółki w terminie określonym w harmonogramie likwidacji Spółki.

Menedżer posiada miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i podlega w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: „Ustawa PIT”). Przychody uzyskiwane przez Menedżera z tytułu wynagrodzenia wypłacanego na podstawie kontraktu menedżerskiego kwalifikowane są na gruncie Ustawy PIT jako przychody z działalności wykonywanej osobiście w rozumieniu art. 10 ust. 1 pkt 2 tej ustawy.

Zgodnie z postanowieniami kontraktu menedżerskiego, miejscem świadczenia usług przez Menedżera jest miejscowość, w której znajduje się siedziba Spółki, przy czym miejscem zamieszkania Menedżera jest miejscowość położona poza tą miejscowością.

Na podstawie zawartej umowy Menedżer zobowiązany jest do osobistego świadczenia usług zarządzania na rzecz Spółki, obejmujących w szczególności prowadzenie spraw Spółki, reprezentowanie Spółki wobec podmiotów trzecich, zarządzanie powierzonymi obszarami działalności oraz bieżące współdziałanie z organami Spółki. Umowa przewiduje obowiązek świadczenia usług zasadniczo w siedzibie Spółki, przy czym – ze względu na charakter obowiązków Menedżera oraz bieżące potrzeby Spółki – usługi te mogą być wykonywane również poza siedzibą Spółki, na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz poza jej granicami.

Charakter świadczonych przez Menedżera usług powoduje, że wykonywanie kontraktu menedżerskiego wiąże się z koniecznością częstego i regularnego przemieszczania się Menedżera oraz Jego osobistej obecności w siedzibie Spółki, jak również z odbywaniem innych wyjazdów związanych z realizacją obowiązków wynikających z kontraktu, w tym udziału w spotkaniach, konferencjach i wydarzeniach o charakterze biznesowym.

W związku z powyższym, Menedżer odbywa i będzie odbywał podróże związane z wykonywaniem przez Niego zadań wynikających z kontraktu menedżerskiego, w szczególności:

1)  podróże z miejsca zamieszkania położonego poza miejscowością siedziby Spółki do tej miejscowości (dalej: podróże 1),

2)  podróże z miejscowości siedziby Spółki do miejsca zamieszkania położonego poza miejscowością siedziby Spółki (dalej: podróże 2),

3)  podróże do innych miejsc wykonywania obowiązków wynikających z kontraktu menedżerskiego, położonych poza siedzibą Spółki (dalej: podróże 3),

4)  podróże z miejsca czasowego pobytu Menedżera w miejscowości siedziby Spółki (w szczególności z miejsca zakwaterowania) do innych miejsc wykonywania obowiązków wynikających z kontraktu (dalej: podróże 4)

– (dalej łącznie: „Podróże”).

W związku z odbywaniem przez Menedżera Podróży, w celu realizacji obowiązków wynikających z kontraktu menedżerskiego, Spółka – zgodnie z postanowieniami umowy – ponosi lub refunduje koszty korzystania przez Menedżera ze środków komunikacji w zakresie niezbędnym do realizacji umowy.

Zgodnie z treścią kontraktu menedżerskiego, Spółka jest uprawniona do zwrotu Menedżerowi faktycznie poniesionych oraz należycie udokumentowanych kosztów korzystania ze środków komunikacji, do maksymalnej wysokości … zł miesięcznie. Zwrot ten obejmuje w szczególności:

·      koszty zakupu paliwa,

·      koszty transportu miejskiego w miejscowości, w której znajduje się siedziba Spółki,

·      koszty przejazdów kolejowych pomiędzy miejscem zamieszkania Menedżera, a miejscowością siedziby Spółki.

Zwrotowi podlegają koszty Podróży pozostające w bezpośrednim i funkcjonalnym związku z realizacją obowiązków wynikających z kontraktu menedżerskiego. Koszty faktycznie ponoszone przez Menedżera w związku z Podróżami rozliczane są zgodnie z zasadami określonymi w umowie, na podstawie dokumentów potwierdzających ich poniesienie, przedkładanych Spółce. Zwrotem objęte są wyłącznie wydatki, które pozostają w bezpośrednim związku z wykonywaniem obowiązków zarządczych na rzecz Spółki.

Niezależnie od powyższego, Spółka rozważa możliwość wprowadzenia w przyszłości technicznego mechanizmu polegającego na wypłacie środków na pokrycie przewidywanych kosztów Podróży w formie miesięcznej kwoty wypłacanej z góry, przy czym środki te podlegałyby każdorazowo rozliczeniu na podstawie faktycznie poniesionych i udokumentowanych kosztów, zgodnie z zasadami określonymi w kontrakcie menedżerskim oraz do maksymalnej wysokości przewidzianej w umowie.

Ostateczne rozliczenie kosztów następowałoby po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego, przy czym wypłacone środki miałyby charakter wyłącznie czasowy i techniczny, a ich wysokość byłaby każdorazowo weryfikowana w odniesieniu do rzeczywiście poniesionych kosztów.

W związku z powyższym, Wnioskodawca powziął wątpliwość, czy w przypadku uznania, iż zwrot kosztów Podróży ponoszonych w związku z realizacją kontraktu menedżerskiego nie skutkuje powstaniem po Jego stronie przychodu podatkowego, zastosowanie opisanego mechanizmu wypłaty środków z góry – przy ich późniejszym rozliczeniu – mogłoby wpływać na ocenę podatkową tych świadczeń.

Mając na uwadze, że miejsce zamieszkania Menedżera znajduje się poza miejscowością, w której znajduje się siedziba Spółki, a charakter świadczonych przez Niego usług zarządczych wymaga częstej i regularnej obecności w tej miejscowości, zgodnie z postanowieniami kontraktu menedżerskiego, Spółka ponosi koszty zakwaterowania Menedżera w miejscowości siedziby Spółki.

W tym celu Menedżer zawarł we własnym imieniu umowę najmu lokalu mieszkalnego z osobą trzecią, będącą właścicielem nieruchomości. Lokal nie stanowi własności Spółki. Na podstawie postanowień umowy o świadczenie usług zarządzania, Spółka zwraca Menedżerowi faktycznie ponoszone koszty najmu tego lokalu, na podstawie przedłożonej umowy najmu.

Miesięczny czynsz najmu lokalu wynosi … zł, przy czym kwota ta obejmuje również koszty związane z bieżącą eksploatacją nieruchomości, w szczególności należności z tytułu opłat administracyjnych (w tym czynsz administracyjny zawierający m.in. zaliczki na ogrzewanie, zużycie wody oraz wywóz odpadów komunalnych), a także koszty dostępu do Internetu.

Najem lokalu oraz zwrot kosztów z tego tytułu pozostają w bezpośrednim związku z realizacją obowiązków wynikających z kontraktu menedżerskiego. Lokal jest wykorzystywany przez Menedżera wyłącznie w celu zapewnienia możliwości wykonywania obowiązków zarządczych w miejscowości siedziby Spółki, w okresie obowiązywania kontraktu. Menedżer nie wykorzystuje lokalu do celów prywatnych, w tym w szczególności nie korzysta z niego w związku z prywatnymi pobytami o charakterze pozasłużbowym (np. w weekendy).

Zapewnienie zakwaterowania ma charakter funkcjonalny i organizacyjny oraz wynika z obiektywnych potrzeb związanych z wykonywaniem kontraktu menedżerskiego. Świadczenie to nie ma charakteru autonomicznego ani osobistego, lecz służy wyłącznie umożliwieniu prawidłowej realizacji usług zarządczych na rzecz Spółki.

Zapewnienie Menedżerowi zakwaterowania w miejscowości siedziby Spółki oraz wypłata zaliczki na pokrycie kosztów Podróży pozostają w bezpośrednim związku z wykonywaniem przez Niego obowiązków wynikających z kontraktu menedżerskiego i wynikają z charakteru świadczonych usług, obejmujących konieczność częstej obecności Menedżera w siedzibie Spółki oraz odbywania Podróży związanych z realizacją tych obowiązków.

Uzupełnienie

Wnioskodawca uzyskuje przychody z tytułu kontraktu menedżerskiego jako osoba należąca do organu osoby prawnej.

Wnioskodawca pełni funkcję likwidatora … w likwidacji. W konsekwencji przychody uzyskiwane przez Wnioskodawcę z tytułu wykonywania kontraktu menedżerskiego stanowią przychody z działalności wykonywanej osobiście, o których mowa w art. 13 pkt 7 Ustawy o PIT.

Wnioskodawca nie zalicza kosztów Podróży ani kosztów najmu mieszkania opisanych we wniosku do kosztów uzyskania przychodów dla celów podatku dochodowego od osób fizycznych.

W konsekwencji, w odniesieniu do wskazanych świadczeń spełniony jest warunek określony w art. 21 ust. 13 Ustawy o PIT dotyczący braku zaliczenia otrzymanych świadczeń do kosztów uzyskania przychodów.

Pytania

1.  Czy w przedstawionym stanie faktycznym zwrot kosztów Podróży ponoszonych przez Menedżera w związku z realizacją obowiązków wynikających z kontraktu menedżerskiego, obejmujących w szczególności koszty przejazdów kolejowych, koszty paliwa, koszty korzystania z publicznych środków transportu oraz inne koszty korzystania ze środków komunikacji, dokonywany przez Spółkę na podstawie faktycznie poniesionych i udokumentowanych wydatków, w tym również w sytuacji, gdy środki na ten cel byłyby wypłacane w trakcie miesiąca w formie kwoty podlegającej późniejszemu rozliczeniu, może korzystać ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b Ustawy PIT, jako należności związane z podróżą osoby niebędącej pracownikiem?

2.  Czy w przedstawionym stanie faktycznym ponoszenie przez Spółkę kosztów najmu mieszkania Menadżera, na podstawie umowy najmu zawartej przez Niego we własnym imieniu z podmiotem trzecim, w związku z wykonywaniem obowiązków wynikających z kontraktu menedżerskiego w miejscowości siedziby Spółki, może korzystać ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b Ustawy PIT, jako należność związana z podróżą osoby niebędącej pracownikiem – do wysokości oraz na warunkach określonych w przepisach regulujących należności z tytułu podróży, przy spełnieniu przesłanek wskazanych w art. 21 ust. 13 tej ustawy?

Pana stanowisko w sprawie

Ad 1

Zdaniem Wnioskodawcy, zwrot faktycznie poniesionych i udokumentowanych kosztów Podróży Menedżera, odbywanych w związku z realizacją obowiązków wynikających z kontraktu menedżerskiego, stanowi należności związane z podróżą osoby niebędącej pracownikiem w rozumieniu art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b Ustawy PIT.

Koszty te ponoszone są wyłącznie w celu realizacji zadań wynikających z kontraktu menedżerskiego, pozostają w bezpośrednim związku z wykonywaniem obowiązków zarządczych, nie mają charakteru osobistego ani prywatnego oraz nie są rozliczane przez Menedżera w kosztach uzyskania przychodów.

W konsekwencji, zdaniem Wnioskodawcy, zwrot kosztów Podróży spełniający warunki określone w art. 21 ust. 13 Ustawy PIT, korzysta ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b tej ustawy, do wysokości oraz na zasadach wynikających z przepisów regulujących należności z tytułu podróży.

Powyższa ocena pozostaje aktualna również w zdarzeniu przyszłym, w którym Spółka wypłacałaby w trakcie miesiąca skalkulowaną kwotę przeznaczoną na pokrycie przewidywanych kosztów Podróży, podlegającą każdorazowo rozliczeniu na podstawie faktycznie poniesionych i udokumentowanych wydatków. W takim przypadku po stronie Spółki nie powstaje obowiązek obliczenia, pobrania ani odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Ad 2

W odniesieniu do kosztów najmu mieszkania ponoszonych przez Spółkę w miejscowości jej siedziby, zdaniem Wnioskodawcy, koszty te pozostają w bezpośrednim oraz funkcjonalnym związku z wykonywaniem obowiązków wynikających z kontraktu menedżerskiego, jak również z koniecznością odbywania Podróży wskazanych w punktach 1-3 powyżej.

Najem mieszkania ma charakter czasowy i organizacyjny oraz służy wyłącznie zapewnieniu Menedżerowi możliwości prawidłowego wykonywania obowiązków menedżerskich w miejscowości siedziby Spółki, w sytuacji, gdy miejsce Jego zamieszkania znajduje się poza tą miejscowością. Koszty te nie stanowią realizacji prywatnych potrzeb mieszkaniowych Menedżera, lecz pełnią funkcję analogiczną do kosztów noclegu ponoszonych w związku z podróżą osoby niebędącej pracownikiem.

W ocenie Wnioskodawcy, koszty najmu mieszkania stanowią zatem element niezbędnych kosztów związanych z podróżą w rozumieniu art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b Ustawy PIT, pozostający w ścisłym związku z wykonywaniem kontraktu menedżerskiego, w szczególności z przemieszczaniem się Menedżera pomiędzy miejscem czasowego pobytu w miejscowości siedziby Spółki, a innymi miejscami wykonywania obowiązków wynikających z kontraktu. W konsekwencji, przy spełnieniu przesłanek wskazanych w art. 21 ust. 13 Ustawy PIT, koszty te mogą korzystać ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych – do wysokości oraz na warunkach określonych w przepisach regulujących należności z tytułu podróży.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Zgodnie z art. 9 ust. 1 Ustawy PIT, opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Stosownie natomiast do definicji przychodów, uregulowanej w art. 11 ust. 1 Ustawy PIT, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

W myśl art. 10 ust. 1 pkt 2 Ustawy PIT, jednym ze źródeł przychodów jest działalność wykonywana osobiście.

Zgodnie natomiast z art. 13 pkt 7 Ustawy PIT, za przychody z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2, uważa się przychody otrzymywane przez osoby, niezależnie od sposobu ich powoływania, należące do składu zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych organów stanowiących osób prawnych.

Mając na uwadze definicję przychodów uregulowaną w art. 11 ust. 1 Ustawy PIT, za przychody należy uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną, jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika.

Zatem, jak wynika z powyższego, przychodem osoby pełniącej funkcję Menadżera jest nie tylko wynagrodzenie z tytułu zawartej umowy cywilnoprawnej, ale także m.in. wartość nieodpłatnych świadczeń.

Ponadto, stosownie do art. 41 ust. 1 Ustawy PIT, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują świadczeń z tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18, osobom określonym w art. 3 ust. 1, są obowiązane jako płatnicy pobierać, z zastrzeżeniem ust. 4, zaliczki na podatek dochodowy, stosując do dokonywanego świadczenia, pomniejszonego o miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości określonej w art. 22 ust. 9 oraz o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b, najniższą stawkę podatkową określoną w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1.

Zatem, jak wynika z powyższych przepisów, świadczenia dla Menadżera mające formę przysporzenia majątkowego (zarówno w formie pieniężnej i niepieniężnej), w tym także zwrot lub pokrycie kosztów podróży takich osób stanowią dla nich przychód z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 13 pkt 7 Ustawy PIT.

Niemniej, ustawodawca przewidział wyjątek od powyższej zasady. Zgodnie bowiem z art. 21 ust. 1 pkt 16 Ustawy PIT, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

a)  podróży służbowej pracownika,

b)  podróży osoby niebędącej pracownikiem

– do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: rozporządzenie w sprawie podróży służbowych), z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c.

Stosownie do § 2 przywołanego rozporządzenia: z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1)  diety;

2)  zwrot kosztów:

a)  przejazdów,

b)  dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c)  noclegów,

d)  innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Jednocześnie, stosownie do art. 21 ust. 13 Ustawy PIT, przepis ust. 1 pkt 16 lit. b stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

1)  w celu osiągnięcia przychodów lub

2)  w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub

3)  przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub

4)  przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Zatem, jak wynika z powyższych regulacji, aby świadczenia uzyskiwane w trakcie podróży przez osobę niebędącą pracownikiem mogły skorzystać z ww. zwolnienia przedmiotowego (do limitów przewidzianych odrębnymi przepisami) konieczne jest spełnienie co najmniej jednego z warunków wymienionych w pkt 1-4 wskazanych powyżej, a ponadto otrzymane świadczenie nie może zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Pojęcie podróży osoby niebędącej pracownikiem

Ustawodawca w art. 21 ust. 1 pkt 16 Ustawy PIT wyodrębnił dwa rodzaje podróży korzystające ze zwolnienia: podróże służbowe pracowników oraz podróże osób niebędących pracownikami.

Jednocześnie, w przeciwieństwie do podróży służbowej pracownika, która została uregulowana w art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2025 r. poz. 277 z późn. zm., dalej: „Kodeks pracy”), przepisy nie zawierają definicji podróży osoby niebędącej pracownikiem.

Wobec braku jednoznacznej definicji ustawowej, w ocenie Wnioskodawcy, zasadne jest odwołanie się do wykładni językowej. Zgodnie z internetowym Słownikiem Języka Polskiego PWN, podróż oznacza „przebywanie drogi do jakiegoś odległego miejsca”. Istotą podróży jest zatem fizyczne przemieszczenie się z jednego miejsca do innego, oddalonego terytorialnie.

Tak rozumiana podróż może, zdaniem Wnioskodawcy, obejmować wszelkie sytuacje, w których osoba niebędąca pracownikiem udaje się do innego miejsca w związku z wykonywaniem określonych obowiązków.

Jednocześnie, zdaniem Wnioskodawcy, w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b Ustawy PIT (inaczej, niż w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a Ustawy PIT) ustawodawca posłużył się pojęciem „podróż”, a nie „podróż służbowa”. To, zdaniem Wnioskodawcy, oznacza, że zakres zwolnienia przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b Ustawy PIT nie został ograniczony jedynie do podróży służbowych w rozumieniu art. 775 § 1 Kodeksu pracy (tj. wykonywania na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy), ale dotyczy wszelkich podróży osób niebędących pracownikami, spełniających warunki wskazane w art. 21 ust. 13 Ustawy PIT.

Treść przepisów art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a i b i ust. 13 Ustawy PIT nie daje zatem podstaw do tego, żeby oba rodzaje podróży, które są w nich wymienione, oceniać według, kryteriów wynikających z art. 775 § 1 Kodeksu pracy.

Powyższa wykładnia przepisu znajduje potwierdzenie w utrwalonej linii interpretacyjnej organów podatkowych. Przykładowo

-     interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 19 lutego 2024 r. sygn. 0114-KDIP3-2.4011.1042.2023.3.JK2,

-     interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 9 września 2025 r. sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.530.2025.3.PR,

-     interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 30 września 2025 r. sygn. 0114-KDIP3-2.4011.704.2025.1.JK3.

Ad 1

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b Ustawy PIT, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem – do wysokości określonej w odrębnych przepisach – z zastrzeżeniem art. 21 ust. 13 tej ustawy.

Stosownie do art. 21 ust. 13 Ustawy PIT, zwolnienie to znajduje zastosowanie, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów oraz zostały poniesione m.in. w celu osiągnięcia przychodów.

Ustawa PIT nie zawiera definicji „podróży osoby niebędącej pracownikiem”. Jednocześnie ustawodawca, posługując się w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b Ustawy PIT pojęciem „podróż”, a nie „podróż służbowa”, nie ograniczył zakresu zwolnienia wyłącznie do podróży służbowych w rozumieniu art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy. W konsekwencji, w ocenie Wnioskodawcy, pojęcie to należy interpretować szerzej niż definicję podróży służbowej pracownika.

W świetle powyższego, w ocenie Wnioskodawcy, pojęcie „podróż” należy rozumieć szerzej niż „podróż służbowa” – pojęcie zdefiniowane w Kodeksie pracy. W konsekwencji, zwolnieniem podatkowym przewidzianym w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b Ustawy PIT objęte powinny być (do limitów przewidzianych odrębnymi przepisami) wszelkie świadczenia otrzymane przez osoby niebędące pracownikami – w tym przez kadrę menadżerską – w związku z szeroko rozumianymi podróżami pozostającymi w związku z wykonywaniem obowiązków na rzecz przedsiębiorstwa, o ile spełnione są przesłanki wymienione w ust. 13. Podróże te, zdaniem Wnioskodawcy, mogą mieć zarówno charakter związany z załatwieniem spraw korporacyjnych danego podmiotu, jak i obejmować dojazdy do miejsca, w którym wykonywane są określone czynności wynikające z pełnionej funkcji. Taki charakter przejazdów jest niewątpliwie spełniony w interesie Spółki, ponieważ bez obowiązku realizacji pewnych zadań poza miejscem zamieszkania, Menedżer nie decydowałby się na ponoszenie takiego wydatku.

Powyższe szerokie rozumienie podróży osób niebędących pracownikami, w tym kadry menadżerskiej, znajduje potwierdzenie w wydawanych przez organy podatkowe interpretacjach indywidualnych.

Przykładowo, jak wskazał Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidulanej z 19 lutego 2024 r. sygn. 0114-KDIP3-2.4011.1042.2023.3.JK2: „Zatem podróżą, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest dojazd Członka Zarządu odbywający się pomiędzy miejscem jego zamieszkania a siedzibą Spółki oraz pomiędzy miejscem jego zamieszkania lub siedzibą Spółki a innymi miejscowościami”.

Analogiczne stanowisko zostało potwierdzone przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej również w:

-     interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 9 września 2025 r. sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.530.2025.3.PR: „Dojazdy Menedżera z miejsca jego zamieszkania do siedziby Spółki odbywają się spoza miejscowości, w której siedziba ta się znajduje. Przenosząc powyższe uregulowania prawne na grunt przedmiotowej sprawy, stwierdzam, że świadczenia w postaci zwrotu kosztów podróży odbywanych przez menedżera w związku ze świadczonymi przez niego na rzecz Spółki usługami lub w postaci finansowania tych kosztów bezpośrednio przez Spółkę, a także świadczenia w postaci zwrotu kosztów przejazdu do i noclegu w miejscowości, w której znajduje się siedziba Spółki lub w postaci finansowania tych kosztów bezpośrednio przez Spółkę, podlegają zwolnieniu z podatku dochodowego od osób fizycznych, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, do wysokości określonej w Rozporządzeniu o podróży służbowej. W konsekwencji, jeżeli finansowane przez Spółkę kwoty nie przekraczają limitów określonych ww. rozporządzeniem, nie są Państwo zobowiązani - jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych, do pobrania z tego tytułu zaliczek na podatek dochodowy”.

-     interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 30 września 2025 r. sygn. 0114-KDIP3-2.4011.704.2025.1.JK3: „Zatem podróżą, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest dojazd Członka Zarządu odbywający się: I. z miejsca zamieszkania znajdującego się poza siedzibą Banku do siedziby Banku w (...) (dalej: „Podróże 1”), II. z miejsca zamieszkania znajdującego się poza siedzibą Banku do miejsca wykonywania obowiązków służbowych poza (...) (dalej: „Podróże 2”), III. z miejsca czasowego pobytu w (...) (np. hotel) do miejsca wykonywania obowiązków służbowych poza (...) (dalej: „Podróże 3”), zatem należności z tytułu diet oraz ryczałtów za nocleg i innych należności ponoszonych przez Państwo na rzecz członków zarządu – w oparciu o przepisy Rozporządzenia o podróży służbowej - korzystają ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do wysokości limitu określonego w tym rozporządzeniu”.

Wskazane powyżej wnioski potwierdza również judykatura, np. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 10 stycznia 2018 r. sygn. akt III SA/Wa 178/17: „Natomiast brak jest podstaw do twierdzenia, że przy ustalaniu zakresu i znaczenia, użytego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a Ustawy PIT., pojęcia „podróż osoby niebędącej pracownikiem” należy zakładać, że pojęcie to musi mieć znaczenie zbliżone do pojęcia „podróż służbowa pracownika”, które jest użyte w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b Ustawy PIT. Podstaw takich nie zwiera treść omawianego przepisu art. 21 ust. 1 pkt 16 Ustawy PIT a także pozostałe przepisy prawa podatkowego. Dlatego zdaniem Sądu, ustalając zakres przedmiotowego zwolnienia należało się kierować warunkami wynikającymi wyłącznie z przepisów art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b i ust. 13 Ustawy PIT (...) Do kosztów podróży osób niebędących pracownikami odnoszą się warunki wskazane w art. 21 ust. 13 Ustawy PIT i to na podstawie tego przepisu należy ustalać kiedy przedmiotowe zwolnienie będzie miało zastosowanie. Zgodnie z brzmieniem tego przepisu wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. (...) Zgodnie z brzmieniem art. 21 ust. 13 pkt 1 Ustawy PIT, zwolnienie wynikające z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a Ustawy PIT stosuje się jeżeli spełniony jest przynajmniej jeden z warunków wskazanych w tym przepisie w punktach 1-4. Stosownie do punktu 1 tego przepisu, zwolnione z podatku są świadczenia wypłacane za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem, jeżeli zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów. W rozpoznanej sprawie świadczenia wypłacane członkom rady nadzorczej za czas podróży na posiedzenia rady nadzorczej są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów, gdyż rada nadzorcza jest organem Skarżącej Spółki, którego działania przyczyniają się do właściwego funkcjonowania Skarżącej Spółki i tym samym przyczyniają się do uzyskiwania przez Spółkę przychodów podlegających opodatkowaniu”.

W ocenie Wnioskodawcy, tezy tego wyroku, mimo iż dotyczy on członków rady nadzorczej, powinny znaleźć również zastosowanie do kadry menadżerskiej.

Bazując na szerokim rozumieniu pojęcia „podróży osoby niebędącej pracownikiem”, którym posługuje się art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b Ustawy PIT, zdaniem Wnioskodawcy, za „podróż osoby niebędącej pracownikiem” można uznać przemieszczanie pozostające w związku z wykonywaniem obowiązków na rzecz przedsiębiorstwa:

·      z miejsca zamieszkania osoby niebędącej pracownikiem znajdującego się poza miejscowością siedziby przedsiębiorstwa do siedziby przedsiębiorstwa oraz do miejsca wykonywania obowiązków poza miejscowością siedziby przedsiębiorstwa,

·      z miejsca wykonywania obowiązków poza miejscowością przedsiębiorstwa lub z miejscowości siedziby przedsiębiorstwa do miejsca zamieszkania osoby niebędącej pracownikiem, położonego poza miejscowością siedziby przedsiębiorstwa

·      z miejscowości siedziby przedsiębiorstwa do miejsca wykonywania obowiązków poza miejscowością przedsiębiorstwa oraz

·      inne, o ile związane jest z wykonywaniem obowiązków wynikających z umowy łączącej tę osobę z przedsiębiorstwem.

Mając na uwadze powyższe, odnosząc się do opisu stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że Podróże realizowane przez Niego, stanowią podróże osoby niebędącej pracownikiem w rozumieniu art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b Ustawy PIT. Koszty tych Podróży ponoszone są w celu realizacji obowiązków wynikających z kontraktu menedżerskiego, pozostają w bezpośrednim związku z działalnością Spółki oraz nie są zaliczane przez Wnioskodawcę do kosztów uzyskania przychodów. W konsekwencji spełnione są warunki określone w art. 21 ust. 13 Ustawy PIT, zgodnie z którym zwolnienie, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b tej ustawy, znajduje zastosowanie wyłącznie wówczas, gdy otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów oraz zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów.

W niniejszym przypadku ponoszenie kosztów Podróży pozostaje w bezpośrednim, funkcjonalnym i obiektywnie uzasadnionym związku z wykonywaniem przez Menedżera czynności zarządczych na rzecz Spółki, które stanowią immanentny element prowadzonej przez Spółkę działalności gospodarczej. Zapewnienie Menedżerowi możliwości przemieszczania się do miejsc, w których realizowane są kluczowe decyzje i procesy zarządcze, nie ma charakteru świadczenia o charakterze osobistym, lecz stanowi racjonalny i gospodarczo uzasadniony środek organizacyjny, ukierunkowany na sprawne zarządzanie przedsiębiorstwem oraz zabezpieczenie źródła przychodów Spółki.

Tym samym ponoszone świadczenia należy kwalifikować jako wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów w rozumieniu art. 21 ust. 13 pkt 1 Ustawy PIT, co przesądza o możliwości zastosowania zwolnienia z opodatkowania przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b tej ustawy – do wysokości oraz na zasadach wynikających z przepisów regulujących należności z tytułu podróży.

Ad 2

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b Ustawy PIT, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem – do wysokości określonej w odrębnych przepisach – z zastrzeżeniem art. 21 ust. 13 tej ustawy.

Stosownie do art. 21 ust. 13 Ustawy PIT, zwolnienie to znajduje zastosowanie, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów oraz zostały poniesione m.in. w celu osiągnięcia przychodów.

Ustawa PIT nie zawiera definicji „podróży osoby niebędącej pracownikiem”. Jednocześnie ustawodawca, posługując się w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b Ustawy PIT pojęciem „podróż”, a nie „podróż służbowa”, nie ograniczył zakresu zwolnienia wyłącznie do podróży służbowych w rozumieniu art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy. W konsekwencji, w ocenie Wnioskodawcy, pojęcie „podróży osoby niebędącej pracownikiem” należy interpretować szerzej niż definicję podróży służbowej pracownika, obejmując nim wszelkie przemieszczenia oraz czasowe pobyty pozostające w bezpośrednim związku z wykonywaniem obowiązków na rzecz danego podmiotu.

Takie szerokie rozumienie pojęcia podróży znajduje potwierdzenie w dotychczasowej linii interpretacyjnej organów podatkowych. Przykładowo, w:

-     interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 9 września 2025 r. znak 0113-KDIPT2-3.4011.530.2025.3.PR: „Jeśli w czasie podróży konieczne jest skorzystanie przez Menedżera z noclegu, koszty noclegów są finansowane przez Spółkę. Menedżerowi nie są wypłacane diety z tytułu podróży. Koszty zakwaterowania obejmują koszty noclegów w hotelach. Dojazdy Menedżera z miejsca jego zamieszkania do siedziby Spółki odbywają się spoza miejscowości, w której siedziba ta się znajduje. Przenosząc powyższe uregulowania prawne na grunt przedmiotowej sprawy, stwierdzam, że świadczenia w postaci zwrotu kosztów podróży odbywanych przez menedżera w związku ze świadczonymi przez niego na rzecz Spółki usługami lub w postaci finansowania tych kosztów bezpośrednio przez Spółkę, a także świadczenia w postaci zwrotu kosztów przejazdu do i noclegu w miejscowości, w której znajduje się siedziba Spółki lub w postaci finansowania tych kosztów bezpośrednio przez Spółkę, podlegają zwolnieniu z podatku dochodowego od osób fizycznych, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b Ustawy PIT”;

-     interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 30 września 2025 r. znak 0114-KDIP3-2.4011.704.2025.1.JK3: „Zatem należności z tytułu diet oraz ryczałtów za nocleg i innych należności ponoszonych przez Państwo na rzecz członków zarządu – w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży – korzystają ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do wysokości limitu określonego w tym rozporządzeniu”.

Powyższe stanowiska organów podatkowych potwierdzają, że pojęcie „podróży osoby niebędącej pracownikiem” interpretowane jest w sposób szeroki, obejmujący również przejazdy oraz czasowe pobyty związane z wykonywaniem obowiązków wynikających z pełnionej funkcji.

Bazując na powyższym, zdaniem Wnioskodawcy, pojęcie „podróży osoby niebędącej pracownikiem” obejmuje nie tylko samo przemieszczenie, lecz również czasowy pobyt w miejscowości wykonywania obowiązków, jeżeli jest on obiektywnie niezbędny do realizacji powierzonych zadań. W szczególności dotyczy to sytuacji, w której miejsce zamieszkania Menedżera znajduje się poza miejscowością siedziby Spółki, a charakter świadczonych przez niego usług zarządczych wymaga regularnej i osobistej obecności w tej miejscowości.

W konsekwencji, koszty noclegu ponoszone przez Spółkę w związku z najmem mieszkania w miejscowości siedziby Spółki należy postrzegać jako ściśle i bezpośrednio związane z realizacją kontraktu menedżerskiego. Zapewnienie Menedżerowi możliwości zakwaterowania w tej miejscowości służy umożliwieniu wykonywania przez Niego obowiązków zarządczych na rzecz Spółki w miejscu, w którym oczekiwana jest Jego obecność, i nie ma na celu zaspokojenia Jego prywatnych potrzeb mieszkaniowych. Nie ma przy tym znaczenia forma finansowania noclegu w miejscu odbywania podróży (najem długoterminowy), ponieważ ustawa nie określa żadnych ograniczeń w tym zakresie. Kluczowe znaczenie ma wyłącznie charakter wyjazdów Menedżera, w tym przypadku wyjazdy te związane są z podróżami z miejsca zamieszkania do siedziby Spółki, aby prawidłowo realizować swoje obowiązki. Nadwyżka ponad kwotę faktycznie poniesioną przez Menedżera na zakwaterowanie zostanie opodatkowana przez Spółkę zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Tak ukształtowany mechanizm ponoszenia kosztów noclegu wpisuje się w utrwaloną linię interpretacyjną, zgodnie z którą koszty zakwaterowania menedżera w miejscowości siedziby Spółki, ponoszone w związku z wykonywaniem obowiązków wynikających z pełnionej funkcji, mogą zostać uznane za „inne należności za czas podróży” osoby niebędącej pracownikiem. W efekcie, przy spełnieniu warunków określonych w art. 21 ust. 13 Ustawy PIT, świadczenia te mogą korzystać ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b Ustawy PIT, do wysokości oraz na zasadach wynikających z przepisów regulujących należności z tytułu podróży. W rezultacie, w przypadku zastosowania przedmiotowego zwolnienia, po stronie Spółki nie powstaje obowiązek obliczenia, pobrania ani odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu ponoszenia kosztów noclegu Menedżera.

Uzupełnienie stanowiska

Ad 1

W związku z doprecyzowaniem, że Wnioskodawca pełni funkcję likwidatora … w likwidacji, a przychody uzyskiwane z tytułu wykonywania kontraktu menedżerskiego stanowią przychody z działalności wykonywanej osobiście, o których mowa w art. 13 pkt 7 Ustawy o PIT, Wnioskodawca wskazuje, że okoliczność ta pozostaje zgodna z kwalifikacją przychodów przyjętą we wniosku i nie wpływa na aktualność przedstawionego stanowiska.

W szczególności, fakt uzyskiwania przez Wnioskodawcę przychodów, o których mowa w art. 13 pkt 7 Ustawy o PIT, nie wyklucza możliwości zastosowania zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b tej ustawy, o ile spełnione są przesłanki przewidziane w tym przepisie oraz w art. 21 ust. 13 Ustawy o PIT.

Ad 2

W związku z doprecyzowaniem, że Wnioskodawca nie zalicza kosztów Podróży ani kosztów najmu mieszkania opisanych we wniosku do kosztów uzyskania przychodów dla celów podatku dochodowego od osób fizycznych, Wnioskodawca wskazuje, że spełniony jest warunek określony w art. 21 ust. 13 Ustawy o PIT dotyczący braku zaliczenia otrzymanych świadczeń do kosztów uzyskania przychodów.

W konsekwencji okoliczność ta potwierdza prawidłowość stanowiska przedstawionego we wniosku, zgodnie z którym świadczenia polegające na zwrocie kosztów Podróży oraz zwrocie kosztów najmu mieszkania mogą korzystać ze zwolnienia przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b Ustawy o PIT, przy spełnieniu pozostałych warunków określonych w tej ustawie.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 592 ze zm.) jest zasada powszechności opodatkowania, która wyrażona została w art. 9 ust. 1 tej ustawy. Zgodnie treścią ww. przepisu:

Treść powyższego przepisu wskazuje, że opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają wszelkiego rodzaju dochody uzyskane przez podatnika, z wyjątkiem tych, które zostały enumeratywnie wymienione w katalogu zwolnień przedmiotowych zawartym w powyższej ustawie bądź, od których zaniechano poboru podatku.

Pojęcie przychodu

Ogólne pojęcie przychodu ustawodawca zdefiniował w art. 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Definicja przychodu zawarta w art. 11, jak również określone w nim zasady ustalania wartości tego przychodu (w tym świadczeń w naturze lub innych nieodpłatnych świadczeń) mają charakter ogólny, a zatem mają zastosowanie wówczas, gdy nie występują regulacje szczegółowe, inaczej normujące danego rodzaju przychód lub zasady jego ustalania.

Jak stanowi art. 11 ust. 1 cytowanej ustawy:

Za przychody należy uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną, jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia.

Źródła przychodów

Katalog źródeł przychodów podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych zawiera art. 10 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Stosownie do art. 13 pkt 7 ww. ustawy:

Przychody zaliczone do przychodów z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2 w związku z art. 13 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podlegają co do zasady opodatkowaniu przy zastosowaniu skali podatkowej określonej w art. 27 ust. 1 przytoczonej ustawy. Jednocześnie niektóre z takich świadczeń korzystać mogą ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych na podstawie art. 21 tej ustawy.

Obowiązki płatnika

Konsekwencją zakwalifikowania przychodów podatnika do przychodów z działalności wykonywanej osobiście jest ich opodatkowanie za pośrednictwem płatnika – na zasadach określonych w art. 41 i art. 42 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jak stanowi art. 41 ust. 1 ww. ustawy:

Z kolei, w myśl art. 42 ust. 1 omawianej ustawy:

Zwolnienie przedmiotowe

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.:

Według art. 21 ust. 13 ww. ustawy:

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej, są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).

Zgodnie z treścią § 2 ww. rozporządzenia:

Z wyżej wymienionych przepisów wynika, że dla skorzystania ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ważnym jest otrzymanie świadczeń w związku z odbywaniem podróży oraz aby podróż odbywana była w celu osiągnięcia przychodów i aby wydatki z tego tytułu nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Dla prawidłowego rozstrzygnięcia niniejszej sprawy koniecznym jest przede wszystkim ustalenie, jak należy rozumieć pojęcie „podróży” ujęte w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ustawodawca w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wyodrębnił dwa rodzaje podróży: „podróż służbową” oraz „podróż osoby niebędącej pracownikiem”. Według jednej z dyrektyw wykładni językowej, tj. zakazu wykładni synonimicznej, zakłada się, że różnym zwrotom nie należy nadawać tego samego znaczenia. Nie można zatem uznać za poprawną takiej wykładni, która prowadzi do ustalenia, że zwroty „podróż służbowa” oraz „podróż osoby niebędącej pracownikiem” będą miały to samo znaczenie.

Należy zatem rozważyć zakres pojęcia „podróż” zawartego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przy czym zwrot ten nie został zdefiniowany ani w ustawie podatkowej, ani w innych przepisach. Zatem właściwą metodą odkodowania jego znaczenia jest sięgnięcie do reguł wykładni językowej. Według internetowego Słownika Języka Polskiego (www.sjp.pl) – podróż to przebywanie drogi do odległego miejsca; przemierzanie rozległych terenów; podróżowanie. Efektem zastosowania wykładni językowej jest więc ustalenie, że podróż to przebycie drogi do jakiegoś odległego miejsca, bez dookreślenia tego pojęcia przez takie elementy jak czas odbywania, częstotliwość czy też przez zdefiniowanie kierunku podróży. Stąd też przedmiotowe zwolnienie nie obejmuje zwrotu kosztów za jazdy lokalne, bowiem nie spełniają definicji „podróży”.

Na bazie powyższego należy przyjąć, że aby osoba niebędąca pracownikiem mogła skorzystać ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) w zw. z ust. 13 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, konieczne jest odbycie przez nią podróży oraz ustalenie, że celem tej podróży jest osiągnięcie przychodu. Nadto otrzymane świadczenie nie może zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Przy czym podróż, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ww. ustawy, nie może być utożsamiana z podróżą służbową.

Zatem zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych będzie miało zastosowanie również do przychodu z tytułu zwrotu kosztów Podróży Pana jako Menedżera, na podstawie kontraktu menedżerskiego zawartego ze Spółką, do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, pod warunkiem spełnienia przesłanek wynikających z art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Z opisu sprawy wynika, że jest Pan osobą fizyczną współpracującą z … w likwidacji (dalej: „Spółka”) na podstawie kontraktu menedżerskiego, tj. umowy cywilnoprawnej o charakterze zarządczym. Przychody z tytułu kontraktu menedżerskiego uzyskuje Pan jako osoba należąca do organu osoby prawnej. Siedziba Spółki znajduje się w …. . Jednym z Pana zadań jest doprowadzenie do zakończenia likwidacji Spółki w terminie określonym w harmonogramie likwidacji Spółki. Zgodnie z postanowieniami kontraktu menedżerskiego, miejscem świadczenia usług przez Pana jako Menedżera jest miejscowość, w której znajduje się siedziba Spółki, przy czym miejscem Pana zamieszkania jest miejscowość położona poza tą miejscowością. Na podstawie zawartej umowy zobowiązany jest Pan do osobistego świadczenia usług zarządzania na rzecz Spółki, obejmujących w szczególności prowadzenie spraw Spółki, reprezentowanie Spółki wobec podmiotów trzecich, zarządzanie powierzonymi obszarami działalności oraz bieżące współdziałanie z organami Spółki. Umowa przewiduje obowiązek świadczenia usług zasadniczo w siedzibie Spółki, przy czym – ze względu na charakter obowiązków Menedżera oraz bieżące potrzeby Spółki – usługi te mogą być wykonywane również poza siedzibą Spółki, na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz poza jej granicami. Charakter świadczonych przez Pana jako Menedżera usług powoduje, że wykonywanie kontraktu menedżerskiego wiąże się z koniecznością częstego i regularnego przemieszczania się oraz Pana osobistej obecności w siedzibie Spółki, jak również z odbywaniem innych wyjazdów związanych z realizacją obowiązków wynikających z kontraktu, w tym udziału w spotkaniach, konferencjach i wydarzeniach o charakterze biznesowym. W związku z powyższym, odbywa i będzie odbywał Pan podróże związane z wykonywaniem przez Pana zadań wynikających z kontraktu menedżerskiego, w szczególności:

1)  podróże z miejsca zamieszkania położonego poza miejscowością siedziby Spółki do tej miejscowości (dalej: podróże 1),

2)  podróże z miejscowości siedziby Spółki do miejsca zamieszkania położonego poza miejscowością siedziby Spółki (dalej: podróże 2),

3)  podróże do innych miejsc wykonywania obowiązków wynikających z kontraktu menedżerskiego, położonych poza siedzibą Spółki (dalej: podróże 3),

4)  podróże z miejsca czasowego pobytu Pana w miejscowości siedziby Spółki (w szczególności z miejsca zakwaterowania) do innych miejsc wykonywania obowiązków wynikających z kontraktu (dalej: podróże 4)

– (dalej łącznie: „Podróże”).

W związku z odbywaniem przez Pana Podróży, w celu realizacji obowiązków wynikających z kontraktu menedżerskiego, Spółka – zgodnie z postanowieniami umowy – ponosi lub refunduje koszty korzystania przez Pana ze środków komunikacji w zakresie niezbędnym do realizacji umowy. Zgodnie z treścią kontraktu menedżerskiego, Spółka jest uprawniona do zwrotu Panu faktycznie poniesionych oraz należycie udokumentowanych kosztów korzystania ze środków komunikacji, do maksymalnej wysokości … zł miesięcznie. Zwrot ten obejmuje w szczególności: koszty zakupu paliwa, koszty transportu miejskiego w miejscowości, w której znajduje się siedziba Spółki, koszty przejazdów kolejowych pomiędzy miejscem Pana zamieszkania, a miejscowością siedziby Spółki. Zwrotowi podlegają koszty Podróży pozostające w bezpośrednim i funkcjonalnym związku z realizacją obowiązków wynikających z kontraktu menedżerskiego. Koszty faktycznie ponoszone przez Pana w związku z Podróżami rozliczane są zgodnie z zasadami określonymi w umowie, na podstawie dokumentów potwierdzających ich poniesienie, przedkładanych Spółce. Zwrotem objęte są wyłącznie wydatki, które pozostają w bezpośrednim związku z wykonywaniem obowiązków zarządczych na rzecz Spółki. Niezależnie od powyższego, Spółka rozważa możliwość wprowadzenia w przyszłości technicznego mechanizmu polegającego na wypłacie środków na pokrycie przewidywanych kosztów Podróży w formie miesięcznej kwoty wypłacanej z góry, przy czym środki te podlegałyby każdorazowo rozliczeniu na podstawie faktycznie poniesionych i udokumentowanych kosztów, zgodnie z zasadami określonymi w kontrakcie menedżerskim oraz do maksymalnej wysokości przewidzianej w umowie. Mając na uwadze, że miejsce Pana zamieszkania znajduje się poza miejscowością, w której znajduje się siedziba Spółki, a charakter świadczonych przez Pana usług zarządczych wymaga częstej i regularnej obecności w tej miejscowości, zgodnie z postanowieniami kontraktu menedżerskiego, Spółka ponosi koszty zakwaterowania Pana w miejscowości siedziby Spółki. W tym celu zawarł Pan we własnym imieniu umowę najmu lokalu mieszkalnego z osobą trzecią, będącą właścicielem nieruchomości. Lokal nie stanowi własności Spółki. Na podstawie postanowień umowy o świadczenie usług zarządzania, Spółka zwraca Panu faktycznie ponoszone koszty najmu tego lokalu, na podstawie przedłożonej umowy najmu. Najem lokalu oraz zwrot kosztów z tego tytułu pozostają w bezpośrednim związku z realizacją obowiązków wynikających z kontraktu menedżerskiego. Lokal jest wykorzystywany przez Pana wyłącznie w celu zapewnienia możliwości wykonywania obowiązków zarządczych w miejscowości siedziby Spółki, w okresie obowiązywania kontraktu. Nie wykorzystuje Pan lokalu do celów prywatnych, w tym w szczególności nie korzysta z niego w związku z prywatnymi pobytami o charakterze pozasłużbowym (np. w weekendy). Zapewnienie zakwaterowania ma charakter funkcjonalny i organizacyjny oraz wynika z obiektywnych potrzeb związanych z wykonywaniem kontraktu menedżerskiego. Świadczenie to nie ma charakteru autonomicznego ani osobistego, lecz służy wyłącznie umożliwieniu prawidłowej realizacji usług zarządczych na rzecz Spółki. Zapewnienie Panu zakwaterowania w miejscowości siedziby Spółki oraz wypłata zaliczki na pokrycie kosztów Podróży pozostają w bezpośrednim związku z wykonywaniem przez Pana obowiązków wynikających z kontraktu menedżerskiego i wynikają z charakteru świadczonych usług, obejmujących konieczność częstej obecności Pana w siedzibie Spółki oraz odbywania Podróży związanych z realizacją tych obowiązków. Nie zalicza Pan kosztów Podróży ani kosztów najmu mieszkania opisanych we wniosku do kosztów uzyskania przychodów dla celów podatku dochodowego od osób fizycznych.

Przenosząc powyższe uregulowania na grunt przedmiotowej sprawy stwierdzam, że:

·      faktyczny zwrot kosztów Podróży ponoszonych przez Pana jako Menedżera w związku z realizacją obowiązków wynikających z kontraktu menedżerskiego, obejmujących w szczególności koszty przejazdów kolejowych, koszty paliwa, koszty korzystania z publicznych środków transportu oraz inne koszty korzystania ze środków komunikacji,

·      ponoszenie przez Spółkę kosztów najmu mieszkania, na podstawie umowy najmu zawartej przez Pana we własnym imieniu z podmiotem trzecim, w związku z wykonywaniem obowiązków wynikających z kontraktu menedżerskiego w miejscowości siedziby Spółki,

korzysta ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jako należność związana z podróżą osoby niebędącej pracownikiem – do wysokości oraz na warunkach określonych w przepisach regulujących należności z tytułu podróży, przy spełnieniu przesłanek wskazanych w art. 21 ust. 13 tej ustawy.

Pana stanowisko jest zatem prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego, które Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Wskazuję, że w myśl art. 14b § 1 z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.):

Zatem zaznaczam, że ta interpretacja dotyczy wyłącznie Pana obowiązków podatkowych jako podatnika, nie wywołuje skutków prawnych dla innych osób, w tym Spółki, w której jest Pan zatrudniony i jej obowiązków jako płatnika.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Pana w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego.

Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.