Interpretacja 0113-KDIPT2-3.4011.444.2026.1.GG

Interpretacja indywidualna – stanowisko w części nieprawidłowe i w części prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych:

• w części dotyczącej powstania po stronie pracowników przychodu ze stosunku pracy z tytułu wypłaty ekwiwalentu za zakup ubrania służbowego – jest nieprawidłowe;
• w zakresie zastosowania zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

18 maja 2026 r. wpłynął Państwa o wydanie interpretacji indywidualnej. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca (dalej także: „Spółka”) prowadzi działalność gospodarczą w zakresie zarządzania cywilną częścią portu lotniczego. Zgodnie z obowiązującym u Wnioskodawcy regulaminem pracy pracownicy zatrudnieni na określonych stanowiskach (dalej jako: Pracownicy) zobowiązani są do noszenia ubrania służbowego, ściśle określonego w regulaminie (w przypadku mężczyzn są to: garnitur/marynarka/spodnie wizytowe, koszula wizytowa, krawat, eleganckie obuwie; w przypadku kobiet: żakiet/marynarka, spodnie, sukienka lub spódnica do kolan lub dłuższa, bluzka/koszula, eleganckie obuwie). Opisane wyżej ubranie stanowi regulaminowy komplet, a noszenie niekompletnego ubrania służbowego jest niedozwolone (z wyjątkiem kobiet w widocznej ciąży).

Dopełnieniem tego kompletu jest logo Wnioskodawcy, które jest w sposób trwały i widoczny przytwierdzone do górnej części ubrania służbowego. Logo (Logotyp …. ) nawiązuje do (...). 

Należy podkreślić, iż Wnioskodawca jako pracodawca nałożył na swoich Pracowników obowiązek noszenia ubrania służbowego, a zarazem zapewnił możliwość uzyskania zwrotu wydatków poniesionych na zakup tego ubrania. Intencją Wnioskodawcy było zobowiązanie Pracowników do zakupu ubrania służbowego (które jest wykorzystywane do celów służbowych, nie prywatnych) z umożliwieniem im otrzymania zwrotu wydatków. Pracownicy zobowiązani są do noszenia ubrania służbowego przez cztery dni w tygodniu w godzinach pracy, w czasie wykonywania obowiązków służbowych, z wyjątkiem piątków („casual day”), przy czym bezpośredni przełożony może zlecić noszenie ubrania służbowego również w piątki. Pracownicy mają obowiązek utrzymania ubrania służbowego w nienagannym stanie. Okres użytkowania ubrania służbowego wynosi 12 miesięcy. Ubiór służbowy nie może być używany przez Pracowników na ich potrzeby osobiste. Bezpośredni przełożeni uprawnionych pracowników są zobowiązani do kontrolowania noszenia ubrania służbowego przez podwładnych pracowników, a nienoszenie ubrania służbowego może być uznane za naruszenie regulaminu pracy.

Obowiązek noszenia ubrania służbowego wynika z wymogów bezpieczeństwa, identyfikacji wizualnej na terenie strefy lotniska oraz standardów międzynarodowych obsługi pasażerów.

Obowiązek ten nie wynika wprost z powszechnie obowiązującego prawa ani z przepisów BHP, ale ze specyfiki funkcjonowania lotniska oraz norm funkcjonowania portów lotniczych. Wymóg noszenia ubrania służbowego oznaczonego logo stanowi wewnętrzny środek organizacyjny służący zapewnieniu sprawnej obsługi pasażerów. Pracownicy lotniska powinni być łatwi do rozpoznania (formalne ubranie służbowe oznaczone wyraźnym logo Wnioskodawcy) tak, aby pasażerowie oraz inne osoby przebywające na terenie lotniska (a niebędące pracownikami Wnioskodawcy) bez trudu mogli ich zidentyfikować. Ma to istotne znaczenie zarówno w ramach bieżącego funkcjonowania lotniska (pasażerowie mogą zwracać się do Pracowników z pytaniami; Pracownicy mogą przekazywać polecenia, czy komunikaty osobom przebywającym na terenie terminali), jak i w sytuacjach zakłóceń operacyjnych lub nadzwyczajnych, kiedy konieczne jest szybkie i sprawne działanie (np. osoby kierujące ewakuacją powinny być łatwe do zidentyfikowania, pasażerowie nie powinni mieć wątpliwości).

Zgodnie z art. 68 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 3 lipca 2002 r. Prawo lotnicze (t. j. Dz. U. 2025 r. poz. 1431) zarządzający lotniskiem obowiązany jest prowadzić eksploatację lotniska w sposób zapewniający bezpieczeństwo lotów oraz sprawność obsługi użytkowników lotniska.

Specyfika funkcjonowania portu lotniczego wynika również z unijnych regulacji dotyczących ochrony lotnictwa cywilnego (m.in. z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 300/2008 z dnia 11 marca 2008 r. w sprawie wspólnych zasad w dziedzinie ochrony lotnictwa cywilnego i uchylające rozporządzenie (WE) nr 2320/2002, Dz. U. UE.L.2008.97.72), które opierają organizację lotniska m.in. na podziale na strefy, kontroli dostępu oraz identyfikacji osób uprawnionych do przebywania w określonych obszarach lotniska. W takim środowisku jednoznaczna identyfikacja pracowników zarządzających lotniskiem ma istotne znaczenie organizacyjne i bezpieczeństwa.

Stosowanie formalnego ubrania służbowego oznaczonego logo stanowi przyjęty w branży lotniczej standard. „Casual day” (w piątki), jako zwyczajowo przyjęty wyjątek, nie zmienia, iż pracownicy są zobowiązani do noszenia ubrania służbowego.

Pracownicy zaopatrują się w elementy ubioru we własnym zakresie. Zakup ubrania służbowego przez Spółkę - dla tak dużej liczby zatrudnionych, przy konieczności dopasowania ubrania indywidualnie do rozmiaru danej osoby- byłby obiektywnie niewykonalny. Z perspektywy Wnioskodawcy opisane rozwiązanie (zakup ubrania służbowego przez Pracowników i wypłata ekwiwalentu) nie różni się od sytuacji, w której Wnioskodawca przekazywałby Pracownikom do używania gotowy strój. Obowiązek pozyskania ubrania został przeniesiony na pracownika ze względów organizacyjnych (konieczność dopasowania ubrania do rozmiarów pracownika), z jednoczesnym zwrotem środków.

Należy podkreślić, iż wprowadzając obowiązek noszenia ubrania służbowego Wnioskodawca zapewnił Pracownikom finansowanie. Ubranie służbowe zgodne z wymaganiami regulaminu – ze względu na oznaczenie logo - nie ma dla pracowników praktycznego zastosowania poza miejscem pracy. Nie można zatem powiedzieć, że finansowanie zakupu ubrania służbowego przez Wnioskodawcę następuje w interesie Pracownika - gdyby nie obowiązek nałożony regulaminem Pracownik sam z siebie nie byłby zainteresowany takim ubraniem służbowym, nie byłoby mu ono do niczego potrzebne. Dodatkowo, nie można też powiedzieć, że Pracownik byłby zobowiązany do przeznaczenia własnych środków na ten zakup, gdyby Wnioskodawca nie dokonywał finansowania, gdyż wprowadzenie obowiązku noszenia ubrania służbowego jest nierozerwalnie związane z przyznaniem finansowania: Wnioskodawca jako pracodawca nie zobowiązał Pracowników do noszenia ubrania służbowego nie zapewniając im zarazem możliwości uzyskania zwrotu wydatków poniesionych na zakup takiego ubrania. To leży w interesie Wnioskodawcy, aby Jego personel wizualnie się wyróżniał i prezentował się zgodnie ze standardami branży lotniczej.

Ubranie służbowe jest własnością Pracownika i jest on obowiązany o nie dbać oraz nosić je w miejscu pracy (użytek osobisty jest zabroniony), a pracodawca (Wnioskodawca) zobowiązał się do finansowania zakupu ubrania służbowego oraz zapewnienia logo do oznaczenia tego ubrania.

Zgodnie z aktualnie obowiązującą treścią regulaminu pracy, Pracownikom przysługuje zwrot kosztów zakupu ubrania służbowego do wysokości rocznego limitu. Zwrot następuje na podstawie przedstawionych przez Pracowników faktur, wystawionych na Wnioskodawcę.

Z uwagi na zwiększającą się liczbę zatrudnionych Pracowników, Wnioskodawca rozważa zmianę sposobu finansowania ubioru służbowego, w ten sposób, że Pracownicy otrzymywaliby ekwiwalent za zakup ubrania służbowego. Zgodnie z planowanymi zmianami ekwiwalent ten będzie ustalany w drodze uchwały zarządu spółki,w wysokości: odpowiadającej sumie uśrednionych aktualnych cen za poszczególne elementy ubrania służbowego, ustalonej w oparciu o faktyczne możliwości zakupu przez Pracowników ubrania służbowego. Wysokość ekwiwalentu będzie okresowo aktualizowana, w zależności od zmieniających się cen. Wypłata ekwiwalentu miałaby następować na wniosek Pracownika, a na wezwanie przełożonego Pracownik byłby zobowiązany do przedstawienia faktury dokumentującej zakup ubrania służbowego, wystawionej na tego Pracownika.

Należy podkreślić, iż ekwiwalent przysługuje wyłącznie z tytułu nabycia ubrania służbowego zgodnego z regulaminem.

Bezpośredni przełożeni uprawnionych pracowników są zobowiązani do kontrolowania wysokości oraz prawidłowości wykorzystania otrzymanego przez podwładnych pracowników ekwiwalentu za zwrot kosztów zakupu ubrania służbowego. Dodatkowo, przysługująca Pracownikowi kwota będzie pomniejszana proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, a także - m.in. w razie nieobecności pracownika dłuższych niż miesiąc, czy w razie rozwiązania, wygaśnięcia stosunku pracy lub przeniesienia na stanowisko, na którym nie ma obowiązku noszenia ubrania służbowego.

Finansowanie zakupu (przyznanie ekwiwalentu) następuje na wniosek Pracownika. Jednocześnie należy zaznaczyć, że Pracownik, który spełnia warunki określone w regulaminie i wystąpił o zwrot środków, ma w stosunku do Wnioskodawcy roszczenie o wypłatę ekwiwalentu, na podstawie ww. regulaminu. Wnioskodawca bowiem zobowiązał Pracowników do noszenia ubrania służbowego zapewniając im jednocześnie finansowanie. Wnioskodawca nie przewidział sytuacji, w której Jego Pracownicy byliby zobowiązani do noszenia ubrania służbowego (oznaczonego logo Wnioskodawcy), ale musieliby sami ponosić koszty jego zakupu, bez możliwości uzyskania zwrotu wydatków.

Wspomniany wyżej ekwiwalent za zakup ubrania służbowego jest wypłacany ze środków obrotowych Wnioskodawcy.

Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem VAT.

Pytania

1.  Czy w przedstawionym stanie faktycznym (zdarzenie przyszłe) wypłata Pracownikom ekwiwalentu za zakup ubrania służbowego spowoduje powstanie obowiązku podatkowego w PIT?

2.  W razie odpowiedzi twierdzącej na pytanie nr 1: Czy w przedstawionym stanie faktycznym (zdarzenie przyszłe) wypłata Pracownikom ekwiwalentu za zakup ubrania służbowego będzie korzystała ze zwolnienia z PIT?

Państwa stanowisko w sprawie

Ad 1

Zdaniem Wnioskodawcy, w przedstawionym stanie faktycznym (zdarzenie przyszłe) wypłata Pracownikom ekwiwalentu za zakup ubrania służbowego nie spowoduje powstania obowiązku podatkowego w PIT.

Ad 2

Ostrożnościowo, w razie odpowiedzi twierdzącej na pytanie nr 1: zdaniem Wnioskodawcy, w przedstawionym stanie faktycznym (zdarzenie przyszłe) wypłata Pracownikom ekwiwalentu za zakup ubrania służbowego będzie korzystała ze zwolnienia z PIT.

Uzasadnienie

Ad 1

Co do zasady, za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń,  a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została  z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Spółka, jako pracodawca, obowiązana jest zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy PIT obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od Spółki przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

Szczegółowe wytyczne odnośnie tego, kiedy świadczenia przekazane pracownikowi należy uznać za przychód ze stosunku pracy, sformułowane zostały przez Trybunał Konstytucyjny w wyroku z 8 lipca 2014 r. sygn. akt K 7/13. Przychodem ze stosunku pracy będą świadczenia, które spełniają wszystkie następujące kryteria:

a)  przyniosły pracownikowi korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść;

b)  zostały spełnione za zgodą pracownika, tzn. pracownik skorzystał z nich w pełni dobrowolnie;

c)  korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi, tzn. nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów;

d)  zostały spełnione w interesie pracownika, a nie w interesie pracodawcy.

W przedstawionym stanie faktycznym (zdarzenie przyszłe) przekazanie Pracownikom ekwiwalentu za zakup ubrania służbowego należy rozpatrywać łącznie z nałożeniem przez pracodawcę (Wnioskodawcę) na Pracowników obowiązku noszenia ubrania służbowego.

Wnioskodawca nałożył bowiem na Pracowników obowiązek noszenia ubrania służbowego, a zarazem zapewnił możliwość uzyskania zwrotu wydatków poniesionych na cel służbowy, tj. na zakup tego ubrania. Wypłata ekwiwalentu nie stanowi dodatkowej gratyfikacji (nie jest w żaden sposób zależna od wyników pracy Pracowników), nie jest przysporzeniem majątkowym ani świadczeniem motywacyjnym, lecz jest zwrotem wydatków ponoszonych przez Pracownika w związku z realizacją jego obowiązków służbowych.

W orzecznictwie i utrwalonej praktyce organów podatkowych przyjmuje się, że przychodem może być wyłącznie takie przysporzenie, które ma charakter definitywny (trwały) i powoduje realne powiększenie aktywów podatnika (lub zmniejszenie jego pasywów) - a nie świadczenie o charakterze zwrotnym, które jedynie przywraca stan majątkowy sprzed zdarzenia. Tym samym zwrot wydatków poniesionych przez Pracownika - z uwagi na obowiązek nałożony przez Wnioskodawcę - nie stanowi dla nich przysporzenia.

W ocenie Wnioskodawcy, wypłata ekwiwalentu za zakup ubrania nie przynosi Pracownikom korzyści finansowej. Jak bowiem wskazano powyżej - wypłata ekwiwalentu stanowi formę zwrotu wydatków poniesionych przez Pracowników w związku z realizacją ich obowiązków służbowych.

Gdyby nie obowiązek wynikający z regulaminu pracy (tj. obowiązek noszenia ubrania służbowego), to Pracownicy nie musieliby ponosić przedmiotowych wydatków. Pracownicy nie uzyskują żadnego przysporzenia, gdyż Wnioskodawca wyrównuje im jedynie ubytek w środkach pieniężnych, poniesiony z własnej kieszeni, na zakup ubrania, które służy wyłącznie do celów służbowych.

Ekwiwalent jest wypłacany za zgodą Pracownika (na jego wniosek), a dodatkowo - korzyść ta jest wymierna i może być przypisana indywidualnemu Pracownikowi.

Jednocześnie nie można powiedzieć, że świadczenie to jest spełniane w interesie Pracownika – to Wnioskodawca jest bowiem zainteresowany tym, aby jego Pracownicy nosili ubranie służbowe.

Nakładając na Pracowników obowiązek korzystania z ubrania służbowego Wnioskodawca zapewnił również jego finansowanie. Gdyby nie nałożony przez Wnioskodawcę obowiązek noszenia ubrania służbowego - Pracownicy nie musieliby kupować tego ubrania ani ponosić związanych z tym wydatków. Tym samym świadczenie to nie leży w interesie Pracowników, lecz - Wnioskodawcy.

Należy zaznaczyć, iż w przytoczonym wyżej wyroku Trybunał Konstytucyjny zaznaczył, że w sytuacji, gdy świadczenie przyznane pracownikowi stanowi warunek niezbędny do zgodnego z prawem wykonywania pracy - po stronie pracownika nie pojawia się korzyść, która mogłaby być objęta podatkiem dochodowym.

W przypadku nałożenia przez pracodawcę obowiązku noszenia ubrania służbowego, świadczenie w postaci wypłaty ekwiwalentu za nabycie takiego ubrania ma, zdaniem Wnioskodawcy, charakter służbowy, nie prywatny.

W konsekwencji środki pieniężne, jakie miałyby być przekazywane przez Wnioskodawcę - zgodnie z planowaną zmianą regulaminu pracy - jako ekwiwalent za zakup ubrania służbowego Pracownikom obowiązanym do noszenia ubrania służbowego, nie będą stanowić dla tych Pracowników przychodu ze stosunku pracy.

Ad 2

Jedynie ostrożnościowo, na wypadek, gdyby wypłata ww. ekwiwalentu miałaby jednak zostać uznana za przychód Pracowników ze stosunku pracy (odpowiedź twierdząca na pytanie nr 1), Wnioskodawca wskazuje, iż Jego zdaniem, zastosowanie miałby art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy PIT, na podstawie którego, wartość ubioru służbowego (umundurowania), jeżeli jego używanie należy do obowiązków pracownika, lub ekwiwalentu pieniężnego za ten ubiór, są wolne od podatku dochodowego.

Pojęcie ubioru służbowego nie zostało zdefiniowane w przepisach podatkowych, jednakże zgodnie z linią interpretacyjną dany strój może zostać uznany za ubiór służbowy, jeżeli spełnione są łącznie poniższe warunki:

a)  jego noszenie jest obowiązkiem pracownika,

b)  strój posiada charakterystyczne cechy (np. charakterystyczny krój i kolor, logo firmy itp.) - tj. tak zindywidualizowane elementy, przez które odzież ta traci przymiot odzieży o charakterze osobistym.

Biorąc pod uwagę powyższe należy uznać, iż ubiór służbowy to strój, który przez swój krój, charakterystyczną kolorystykę lub trwałe oznaczenie w postaci logo traci swój osobisty charakter i jego używanie na cele prywatne jest niecelowe lub utrudnione.

W przypadku Spółki:

a)  Pracownicy, o których mowa w stanie faktycznym (zdarzenie przyszłe) są obowiązani do noszenia ubrania służbowego,

b)  ubranie służbowe będzie trwale oznaczone w postaci logo, przez co straci swój osobisty charakter,

c)  obowiązek noszenia ubrania służbowego wynika z wymogów bezpieczeństwa i organizacyjnych, identyfikacji wizualnej na terenie strefy lotniska, a także ze standardów międzynarodowych obsługi pasażerów, a „casual day” (w piątki), jako zwyczajowo przyjęty wyjątek, nie zmienia faktu, iż pracownicy są zobowiązani do noszenia ubrania służbowego, tym samym należy uznać, iż ubranie służbowe, do którego noszenia zobowiązani są w przedstawionym stanie faktycznym (zdarzenie przyszłe) Pracownicy, jest ubiorem służbowym, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy PIT.

Zwolnienie z PIT określone w art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy PIT dotyczy zarówno wartości ubioru służbowego przekazywanego przez pracodawcę (tj. w sytuacji, jeżeli to pracodawca nabywa ubranie służbowe), jak i wartości ekwiwalentu za ten ubiór, wypłacanego pracownikom.

Zdaniem Wnioskodawcy, użycie przez ustawodawcę określenia „ekwiwalent” dowodzi, że intencją analizowanego przepisu nie jest stosowanie zwolnienia wyłącznie w razie przekazania przez pracodawcę ubrania służbowego lub zwrotu kosztów za jego zakup.

Pojęcie ekwiwalentu nie zostało zdefiniowane w przepisach podatkowych, dlatego dokonując jego wykładni należy sięgnąć do potocznego rozumienia tego słowa.

„Ekwiwalent” oznacza coś równego wartością, odpowiednik, równoważnik.

Jednocześnie warto zauważyć, iż pojęcie to pojawia się w ustawie PIT niezależnie od pojęcia „zwrotu kosztów”  (m. in. art. 21 ust. 1 pkt 17, 17a, 23b, 23d, czy 40c ustawy PIT). Tym samym pojęcie ekwiwalentu nie może być równoznaczne ze „zwrotem poniesionych wydatków”.

Ustawodawca używa określenia ekwiwalent przykładowo:

a)  w przypadku używanych przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzi, materiałów lub sprzętu, stanowiących ich własność - zwolnienie dotyczy ekwiwalentu pieniężnego (art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy PIT),

b)  w przypadku świadczeń związanych z bhp - zwolnienie dotyczy świadczeń rzeczowych i ekwiwalentu za te świadczenia (art. 21 ust. 1 pkt 11-11 a ustawy PIT).

Oznacza to, że w niektórych sytuacjach ustawodawca przewidział uproszczenie rozliczania wydatków, jakie pracodawca jest obowiązany dokonać z pracownikiem - w sytuacji, gdy ustalenie dokładnej wartości świadczenia lub wyliczanie zwrotu kosztów byłoby utrudnione. Uproszczenie takie - poprzez użycie określenia „ekwiwalent” - zostało również przewidziane w art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy PIT w przypadku ubrania służbowego.

Tym samym zwolnieniem objęta będzie również taka wypłata pracownikom środków pieniężnych, która będzie odpowiadała uśrednionej wartości ponoszonych przez pracowników wydatków (w oparciu o faktyczne możliwości zakupu).

Reasumując, w przedstawionym stanie faktycznym (zdarzeniu przyszłym), w ocenie Wnioskodawcy, rozwiązanie planowane w nowym brzmieniu regulaminu pracy, tj. wypłata Pracownikom ekwiwalentu za zakup ubrania służbowego w wysokości odpowiadającej sumie uśrednionych aktualnych cen za poszczególne elementy ubrania służbowego, ustalonej w oparciu o faktyczne możliwości zakupu przez Pracowników ubrania służbowego, nie będzie stanowiła przychodu Pracowników ze stosunku pracy, lecz zwrot wydatków poniesionych w celach służbowych, nie powodujący powstania obowiązku podatkowego w PIT.

Jeżeli jednak świadczenie to miałoby zostać uznane za przychód Pracowników - będzie ono objęte zwolnieniem,o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy PIT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest w części nieprawidłowe i w części prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z przepisem art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz.U. z 2026 r. poz. 592 ze zm.):

Stosownie do art. 9 ust. 2 ww. ustawy:

Jak stanowi art. 11 ust. 1 cytowanej ustawy:

Za przychody należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną, jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika.

Dla celów podatkowych przyjmuje się, że nieodpłatne świadczenie obejmuje każde działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze w działalności podmiotów, których skutkiem jest przysporzenie majątku innej osoby, mające konkretny wymiar finansowy.

Katalog źródeł przychodów podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych zawiera art. 10 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Użyty powyżej zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego świadczenia, które mógł on otrzymać od pracodawcy. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy. Oznacza to, że do przychodów pracownika ustawodawca zaliczył nie tylko pieniądze, ale także wartość świadczeń w naturze, czy świadczeń nieodpłatnych otrzymanych od pracodawcy.

Przedstawiony opis zdarzenia przyszłego wskazuje, że zgodnie z obowiązującym u Państwa regulaminem pracy pracownicy zatrudnieni na określonych stanowiskach zobowiązani są do noszenia ubrania służbowego, ściśle określonego w regulaminie (w przypadku mężczyzn są to: garnitur/marynarka/spodnie wizytowe, koszula wizytowa, krawat, eleganckie obuwie; w przypadku kobiet: żakiet/marynarka, spodnie, sukienka lub spódnica do kolan lub dłuższa, bluzka/koszula, eleganckie obuwie). Opisane wyżej ubranie stanowi regulaminowy komplet, a noszenie niekompletnego ubrania służbowego jest niedozwolone (z wyjątkiem kobiet w widocznej ciąży). Dopełnieniem tego kompletu jest logo, które jest w sposób trwały i widoczny przytwierdzone do górnej części ubrania służbowego. Logo (Logotyp …) nawiązuje do (...). Ubranie służbowe zgodne z wymaganiami regulaminu – ze względu na oznaczenie logo- nie ma dla pracowników praktycznego zastosowania poza miejscem pracy. Zobowiązali Państwo pracowników do noszenia ubrania służbowego, zapewniając im jednocześnie finansowanie. Nie przewidują Państwo sytuacji, w której pracownicy byliby zobowiązani do noszenia ubrania służbowego (oznaczonego logo Wnioskodawcy), ale musieliby sami ponosić koszty jego zakupu, bez możliwości uzyskania zwrotu wydatków. Za zakup ubrania służbowego – na wniosek pracownik – będą wypłacać Państwo pracownikom ekwiwalent. Ekwiwalent będzie ustalany w drodze uchwały zarządu spółki, w wysokości: odpowiadającej sumie uśrednionych aktualnych cen za poszczególne elementy ubrania służbowego, ustalonej w oparciu o faktyczne możliwości zakupu przez pracowników ubrania służbowego. Wysokość ekwiwalentu będzie okresowo aktualizowana, w zależności od zmieniających się cen. Wypłata ekwiwalentu będzie następować na wniosek pracownika, a na wezwanie przełożonego pracownik byłby zobowiązany do przedstawienia faktury dokumentującej zakup ubrania służbowego, wystawionej na tego pracownika. Podkreślają Państwo, że ekwiwalent przysługuje wyłącznie z tytułu nabycia ubrania służbowego zgodnego z regulaminem. Wspomniany wyżej ekwiwalent za zakup ubrania służbowego jest wypłacany ze środków obrotowych Wnioskodawcy.

Państwa wątpliwości budzi okoliczność, czy otrzymany przez Państwa pracownika ekwiwalent za zakup takiego ubioru służbowego z logo firmy stanowi przychód pracownika, a jeżeli tak, to czy korzysta ze zwolnienia od opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z powyższym przepisem:

W tym miejscu należy pokreślić, że wszelkie zwolnienia podatkowe są odstępstwem od zasady powszechności opodatkowania, a przepisy dotyczące zwolnień podatkowych powinny być interpretowane ściśle, zgodnie przede wszystkim z ich wykładnią językową. Wykluczone jest w tym wypadku stosowanie wykładni rozszerzającej jak i zawężającej.

W przedmiocie stosowania wszelkiego rodzaju ulg podatkowych trzeba mieć na względzie także art. 84 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r. (Dz. U. Nr 78 poz. 483 ze zm.), zgodnie z którym:

Nakładanie podatków, innych danin publicznych, określanie podmiotów, przedmiotów opodatkowania i stawek podatkowych, a także zasad przyznawania ulg i umorzeń oraz kategorii podmiotów zwolnionych od podatków następuje w drodze ustawy, co wynika z art. 217 Konstytucji. Tym samym, każdy wyjątek od zasady powszechności opodatkowania (w tym także ulga podatkowa) nie może być interpretowany dowolnie, ani uzupełniany w drodze interpretacji o treść, której nie zawiera.

W myśl zaś art. 32 ust. 1 ww. ustawy:

Przystępując do oceny skutków podatkowych wypłacania pracownikom ekwiwalentu pieniężnego za ubiór służbowy wskazać należy, że z dyspozycji art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika jednoznacznie, iż ze zwolnienia nie korzysta wartość jakiegokolwiek ekwiwalentu za ubiór, którego używanie należy do obowiązków pracownika, ale wyłącznie ubioru służbowego (umundurowania). Obowiązek ten może wynikać np. z przepisów wewnątrzzakładowych.

Przepisy podatkowe nie definiują pojęcia ubioru służbowego ani też pojęcia umundurowania, jednakże ustawa wyraźnie wskazuje na obowiązek używania ubioru służbowego jako przesłankę do zastosowania powyższego zwolnienia.

Zgodnie z art. 10 ustawy z dnia 21 grudnia 1978 r. o odznakach i mundurach (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 76):

Oprócz powyższej ustawy obowiązek noszenia munduru wprowadzają poszczególne ustawy – pragmatyki służbowe; dotyczy to m.in. funkcjonariuszy Policji, Służby Celnej, Straży Granicznej, Państwowej Straży Pożarnej. Do noszenia mundurów obowiązani są również żołnierze Wojska Polskiego.

Z uwagi na brak w niniejszej ustawie definicji ubioru (odzieży) służbowego rozstrzygnięcia, co może być elementem ubioru służbowego, czy też w jakich przypadkach ubiór pracownika uznaje się za służbowy, należy dokonywać zatem w oparciu o językowe znaczenie słów „ubiór” i „służbowy”. Uniwersalny Słownik Języka Polskiego określa mianem „ubrania” – to, co się nosi; ubranie, strój, „służbowy” – dotyczący pracy w jakiejś instytucji, w wojsku itp., wynikający  z pracy w takiej instytucji; urzędowy.

Wobec powyższego uznać należy, że odzież służbowa to specjalna odzież (lub elementy tej odzieży) noszona tylko w związku z wykonywaną pracą np. mundur, toga, odzież robocza charakterystyczna dla firmy poprzez barwę, krój, logo itp.

W związku z tym, ubiorem służbowym będzie taki ubiór, którego noszenie przy świadczeniu pracy jest obowiązkiem pracownika i który jednocześnie charakteryzuje się jakimś stopniem wyróżnienia powodującym, że niecelowe lub utrudnione byłoby używanie go na potrzeby prywatne pracownika.

W opisanym zdarzeniu przyszłym powyższe zwolnienie podatkowe ma zatem zastosowanie, bowiem uprawnienie pracownika jest tożsame z jego obowiązkiem. Ponadto wskazana we wniosku odzież, wyróżnia się trwałymi cechami indywidualizującymi je w stosunku do ogólnie dostępnych i stosowanych do celów prywatnych ubrań, w postaci logo firmy.

Wskazuję jednak, że jeżeli ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych przewiduje możliwość zwolnienia z podatku jakiegoś świadczenia, to oznacza, że jego otrzymanie stanowi w pierwszej kolejności przychód na gruncie tejże ustawy.

Mając na uwadze powyższe, nie można zgodzić się z Państwa stanowiskiem, że wartość wypłaconego ekwiwalentu pieniężnego za ubiór wykorzystywany podczas wykonywania obowiązków służbowych, nie generuje powstania przychodu po stronie pracowników.

Wartość wypłaconego pracownikom ekwiwalentu pieniężnego za ubiór służbowy wykorzystywany podczas wykonywania obowiązków służbowych, stanowić będzie dla tych pracowników przychód – uregulowany w art. 12  ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – mający swoje źródło w łączącym ich z Państwem stosunku pracy, jednak, przychód ten będzie korzystać ze zwolnienia od opodatkowania, uregulowanego w art. 21 ust. 1 pkt 10 ww. ustawy.

W konsekwencji, na Państwu nie będą ciążyć obowiązki płatnika, o których mowa w art. 32 ust. 1 omawianej ustawy, w związku z wypłatą ww. świadczenia.

Reasumując, Państwa stanowisko:

• ­  w części dotyczącej powstania po stronie pracowników przychodu ze stosunku pracy z tytułu wypłaty ekwiwalentu za zakup ubrania służbowego – jest nieprawidłowe;
• ­  w zakresie zastosowania zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w … .Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

­  w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

­  w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.