Obowiązki płatnika w stosunku do pracownika pracującego częściowo z terytorium Włoch.
Instytut zatrudnia obywatela Włoch od 2014 roku na stanowisku profesora. W okresie od 2018 do czerwca 2022 pracownik był polskim rezydentem podatkowym, pracując częściowo stacjonarnie w Polsce i zdalnie z Włoch. Od czerwca 2022 stał się rezydentem Włoch. W latach 2018-2024 pracownik przebywał w Polsce przez różną liczbę dni, a część pracy wykonywał zdalnie z Włoch. W 2022 roku…
Interpretacja indywidualna
– stanowisko w części nieprawidłowe i w części prawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika jest:
· w okresie od 2019 r. do 14 czerwca 2022 r. – nieprawidłowe;
· w pozostałym zakresie - prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
6 sierpnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika. Treść wniosku jest następująca:
Opis stanu faktycznego
X (dalej jako: „Instytut”, „Wnioskodawca”, „Płatnik”), od dnia 1 marca 2014 r. zatrudnia obywatela Włoch - na stanowisku Profesora Instytutu (dalej jako: „pracownik”) w różnych wymiarach czasu pracy.
Instytut nie posiadał ani nie posiada na terytorium Włoch żadnej formy stałej obecności, takiej jak zakład, placówka, filia czy oddział, w związku z czym jego wynagrodzenie nie było ani nie jest ponoszone przez żaden podmiot tego rodzaju.
Zgodnie z przedłożonymi przez pracownika dokumentami, w okresie od 1 stycznia 2018 r. do 14 czerwca 2022 r. był on polskim rezydentem podatkowym i świadczył pracę częściowo stacjonarnie w Instytucie w Polsce, a częściowo zdalnie z terenu Włoch. W tym okresie posiadał w Polsce ośrodek interesów osobistych i gospodarczych. Pracownik posiada certyfikaty rezydencji wydane przez polski organ, potwierdzające miejsce zamieszkania dla celów podatkowych na terytorium Polski w ww. okresie.
Od 15 czerwca 2022 r. do chwili obecnej pracownik jest rezydentem podatkowym Włoch (posiada stosowne certyfikaty rezydencji wydane przez włoski organ skarbowy). Instytut jako płatnik posiada certyfikat rezydencji wskazujący, że do 14 czerwca 2022 r. pracownik był rezydentem podatkowym Polski. Od 2020 r. (z powodu pandemii Covid-19) pracownik pracował stacjonarnie w Polsce krócej niż 183 dni w roku podatkowym. Jak wskazano od 15 czerwca 2022 r. jego ośrodek interesów osobistych przemieścił się na stałe poza Polskę, a duża część pracy dla Instytutu jest wykonywana zdalnie z Włoch.
Pracownik przepracował:
- od 8 do 30 stycznia;
- od 1 do 8 oraz od 22 do 28 lutego;
- od 1 do 9 oraz od 21 do 26 marca;
- od 3 do 13 oraz od 23 do 25 kwietnia;
- od 13 do 17 maja;
- od 28 do 30 czerwca;
- od 2 do 20 oraz od 30 do 31 lipca;
- od 1 do 31 sierpnia;
- od 1 do 3 oraz od 12 do 20 września;
- od 1 do 26 października;
- od 19 do 26 listopada;
- od 11 do 24 grudnia.
- łącznie 187 dni.
- od 3 do 18 stycznia;
- od 26 do 28 lutego;
- od 1 do 14 oraz od 26 do 31 marca;
- od 1 do 5 kwietnia;
- od 26 do 30 maja;
- od 1 do 8 czerwca;
- od 1 do 5 lipca;
- od 11 do 14 sierpnia;
- od 16 do 21 września;
- od 15 do 26 października;
- od 16 do 21 grudnia.
- łącznie 90 dni.
- od 25 do 31 stycznia;
- od 1 do 5 lutego;
- od 14 do 30 września;
- od 22 do 30 listopada.
- łącznie 38 dni.
- od 25 do 29 stycznia;
- od 20 do 26 lutego;
- od 24 do 31 marca;
- od 26 do 30 kwietnia;
- od 24 do 31 maja;
- od 20 do 30 lipca;
- od 30 do 31 sierpnia;
- od 1 do 5 września;
- od 20 do 30 listopada.
- łącznie 61 dni.
- od 17 do 21 stycznia;
- od 20 do 25 marca;
- od 24 do 29 kwietnia;
- od 20 do 25 czerwca;
- od 18 do 22 lipca;
- od 25 do 30 września;
- od 21 do 25 listopada;
- od 19 do 23 grudnia.
- łącznie 44 dni.
- od 16 do 20 stycznia;
- od 20 do 24 lutego;
- od 20 do 24 marca;
- od 24 do 29 kwietnia;
- od 26 do 30 czerwca;
- od 24 do 28 lipca;
- od 18 do 22 września;
- od 16 do 20 października;
- od 26 do 30 listopada.
- łącznie 46 dni.
- od 21 do 26 stycznia;
- od 17 do 22 marca;
- od 20 do 24 maja;
- od 22 do 27 lipca;
- od 14 do 21 września;
- od 21 do 25 października.
- łącznie 35 dni.
Zgodnie z zawartą z pracownikiem umową o pracę, miejscem świadczenia pracy:
• od 3 marca 2014 r. do 31 grudnia 2019 r. był …;
• od 1 stycznia 2020 r. do 28 lutego 2021 r. był …
• od 1 marca 2021 r. był ...
Instytut jako płatnik w okresie od 1 stycznia 2018 r. do 14 czerwca 2022 r. pobierał zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych od dochodów pracownika osiąganych z tytułu całego należnego wynagrodzenia ze stosunku pracy, niezależnie od miejsca jej wykonywania, natomiast w okresie od 15 czerwca 2022 r. płatnik pobiera zaliczkę na podatek dochodowy od wynagrodzenia wyłącznie w części w jakiej wynagrodzenie to odpowiadało czasowi pracy stacjonarnej w Polsce do całego czasu pracy pracownika. Pracownik wciąż pozostaje zatrudniony w instytucie, przy czym wniosek odnosi się wyłącznie do okresu do końca 2024 roku.
Należy również zaznaczyć, że w całym okresie świadczonej pracy, podatnik nie złożył ani nie planuje składać wniosków, o których mowa w art. 32 ust. 6 oraz art. 32 ust. 9 ustawy o PDOF.
Ponadto w roku 2022 Instytut powziął informację, że pracownik wykonuje także pracę we Włoszech. W związku z powyższym okazało się, że w okresie od 1 stycznia 2018 r. do 31 grudnia 2022 r., zaistniał zbieg tytułów ubezpieczeniowych i podwójnie opłacanych składek społecznych pracownika (równoległa praca w dwóch krajach członkowskich UE i równoległe opłacanie składek ubezpieczeniowych w obu krajach członkowskich UE przez dwóch pracodawców - włoskiego i polskiego). W toku wyjaśnień ustalono, że pracownik podlega włoskim ubezpieczeniom społecznym zgodnie z art. 11 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji zabezpieczenia społecznego. Powyższe potwierdził również oddział ZUS w Polsce, ze wskazaniem, że polski pracodawca jako płatnik powinien ubiegać się o zwrot nienależnie opłaconych składek, a następnie przekazać je pracownikowi, który w myśl umowy zawartej z pracodawcą przejął obowiązki płatnika składek. Zwrot nienależnie pobranych z wynagrodzenia składek na ubezpieczenie społeczne nastąpił w 2023 roku.
Pytania
1. Czy w okresie od stycznia 1 stycznia 2018 r. do 14 czerwca 2022 r. Instytut był zobowiązany do potrącania zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę wypłacanego pracownikowi?
2. Czy począwszy od 15 czerwca 2022 r. w związku z posiadaniem przez pracownika statusu rezydencji we Włoszech, przebywaniem w Polsce krócej niż 183 dni oraz wykonywaniem pracy stacjonarnie z Polski i zdalnie z Włoch, Instytut był zobowiązany do potrącania zaliczek na podatek dochodowy wyłącznie od wynagrodzenia wypłacanego pracownikowi z tytułu pracy świadczonej na terytorium Polski?
3. Czy zwrócone pracownikowi nienależnie pobrane z wynagrodzenia składki na ubezpieczenie społeczne za okres od 1 stycznia 2018 r. do 31 grudnia 2022 r. stanowiły dla pracownika przychód podlegający opodatkowaniu analogicznie jak przychód ze stosunku pracy i czy Instytut był zobowiązany do potrącenia zaliczki na podatek dochodowy (zgodnie ze skalą podatkową) od wypłaconego pracownikowi zwrotu?
Państwa stanowisko w sprawie
W ocenie Wnioskodawcy, Instytut był zobowiązany do potrącania zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę wypłacanego pracownikowi, za okres od 1 stycznia 2018 r. do 14 czerwca 2022 r.
W odniesieniu do okresu od 15 czerwca 2022 r. Instytut również był zobowiązany do potrącania zaliczek na podatek dochodowy w Polsce, ale od wynagrodzenia za pracę wypłacanego nierezydentowi z tytułu pracy świadczonej na terytorium Polski wyłącznie stacjonarnie. Natomiast część wynagrodzenia przypadająca na pracę świadczoną zdalnie z terenu Włoch podlega opodatkowaniu we Włoszech, w związku z posiadaniem przez podatnika w tym okresie włoskiego statusu rezydencji.
Zwrócone pracownikowi nienależnie pobrane z wynagrodzenia składki na ubezpieczenie społeczne za okres od 1 stycznia 2018 r. do 31 grudnia 2022 r. stanowiły dla pracownika przychód podlegający opodatkowaniu. W związku z czym Instytut był zobowiązany do potrącenia zaliczki na podatek dochodowy (zgodnie ze skalą podatkową) od wypłaconego pracownikowi zwrotu.
UZASADNIENIE STANOWISKA WNIOSKODAWCY
Osoby fizyczne, jeżeli mają miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, podlegają obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów (przychodów) bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów (nieograniczony obowiązek podatkowy), zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy o PDOF.
Natomiast w myśl art. 3 ust. 1a ustawy o PDOF, za osobę mającą miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej uważa się osobę fizyczną, która:
1) posiada na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) lub
2) przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.
Wskazane w cytowanym przepisie ustawy o PDOF warunki uznania osoby fizycznej za rezydenta Polski rozdzielone zostały spójnikiem „lub”, co jest równoznaczne z tym, że wystarczy spełnienie któregokolwiek z nich, aby uznać, że osoba posiada miejsce zamieszkania w Polsce, a tym samym podlega w Polsce opodatkowaniu od wszystkich osiąganych dochodów.
Jako pierwszy warunek pozwalający na uznanie osoby za mającą miejsce zamieszkania na terytorium Polski, przepis wskazuje posiadanie centrum interesów osobistych lub gospodarczych (tzw. ośrodek interesów życiowych). Przez „centrum interesów życiowych” należy rozumieć różnego rodzaju powiązania rodzinne (tzw. ognisko domowe), aktywność społeczną, polityczną, kulturalną, obywatelską, przynależność do organizacji/klubów, uprawiane hobby itp. Natomiast „centrum interesów gospodarczych” oznacza przede wszystkim miejsce prowadzenia działalności zarobkowej, źródła dochodów, posiadane inwestycje, majątek nieruchomy i ruchomy, polisy ubezpieczeniowe, zaciągnięte kredyty, konta bankowe itd.
Za osobę mającą miejsce zamieszkania na terytorium Polski uważa się także osobę fizyczną, która przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dłużej niż 183 dni w roku podatkowym. W myśl art. 3 ust. 1a ustawy o PDOF, warunek ten stanowi samodzielną podstawę do uznania określonej kategorii osób za rezydentów, niezależnie od omówionego powyżej posiadania na terytorium kraju centrum interesów życiowych lub gospodarczych. Warto również podkreślić, iż warunek przebywania na terytorium Polski dłużej niż przez 183 dni w roku nie musi być spełniony w formie nieprzerwanego pobytu.
Z kolei stosownie do art. 3 ust. 2a ustawy o PDOF, osoby fizyczne, jeżeli nie mają na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej miejsca zamieszkania, podlegają obowiązkowi podatkowemu tylko od dochodów (przychodów) osiąganych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (ograniczony obowiązek podatkowy).
Jednocześnie należy podkreślić, że powyższe przepisy stosuje się z uwzględnieniem umów w sprawie unikania podwójnego opodatkowania, których stroną jest Rzeczpospolita Polska (art. 4a ustawy o PDOF).
W analizowanym przypadku zastosować należy Konwencję między Rządem Polskiej Rzeczypospolitej Ludowej a Rządem Republiki Włoskiej w sprawie unikania podwójnego opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania, podpisaną w Rzymie dnia 21 czerwca 1985 r. (Dz. U. z 1989 r. Nr 62 poz. 374 - dalej jako „UPO”).
Zgodnie z art. 4 UPO, w rozumieniu niniejszej umowy określenie "osoba mająca miejsce zamieszkania lub siedzibę w Umawiającym się Państwie" oznacza osobę, która zgodnie z prawem tego państwa podlega tam opodatkowaniu z uwagi na jej miejsce zamieszkania, miejsce stałego pobytu, siedzibę zarządu albo inne kryteria o podobnym charakterze. Jednakże niniejsze określenie nie obejmuje osoby, która podlega opodatkowaniu w tym państwie tylko w zakresie dochodu ze źródeł położonych w tym państwie.
Gdy dochodzi do sytuacji, że osoba fizyczna zgodnie z prawem polskim i prawem drugiego państwa może zostać uznana za mającą miejsce zamieszkania w obu tych krajach, konieczne jest zastosowanie reguł kolizyjnych zawartych we właściwej umowie o unikaniu opodatkowania, których postanowienia oparte są o zasady określone w Modelowej Konwencji OECD. Reguły kolizyjne mają doprowadzić do możliwości określenia jednego miejsca zamieszkania dla celów podatkowych.
W myśl art. 32 ust. 1 ustawy o PDOF, zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.
Odpowiedź na pytanie nr 1
Wnioskodawca dysponuje dokumentami, z których wynika, że w okresie od 1 stycznia 2018 r. do 14 czerwca 2022 r. pracownik posiadał miejsce zamieszkania dla celów podatkowych oraz ośrodek interesów życiowych w Polsce. Posiadanie polskiej rezydencji podatkowej wiąże się z nieograniczonym obowiązkiem podatkowym w Polsce oraz koniecznością rozliczenia od całości swoich dochodów (przychodów) bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej (art. 3 ustawy o PDOF).
W związku z powyższym, w okresie od 1 stycznia 2018 r. do 14 czerwca 2022 r. Instytut był zobowiązany do poboru miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy z tytułu wypłacanego z umowy o pracę wynagrodzenia oraz do wystawienia informacji PIT-11 po zakończonym roku podatkowym.
Ze względu na nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce, Instytut jako płatnik był zobowiązany do poboru podatku na terytorium Polski również za pracę wykonywaną w tym okresie zdalnie z Włoch.
Jednakże należy wziąć pod uwagę art. 15 UPO ust. 2. Jak stanowi przepis, wynagrodzenia, jakie osoba mająca miejsce zamieszkania w umawiającym się państwie [tu: Polska] osiąga z pracy najemnej, wykonywanej w drugim umawiającym się państwie [tu: Włochy], podlegają opodatkowaniu tylko w pierwszym państwie [Polska], jeżeli:
a) odbiorca przebywa w drugim państwie [Włochy] przez okres lub okresy nie przekraczające łącznie 183 dni podczas danego roku kalendarzowego oraz
b) wynagrodzenia są wypłacane przez pracodawcę lub w imieniu pracodawcy, który nie ma miejsca zamieszkania lub siedziby w drugim państwie [Włochy], oraz
c) wynagrodzenia nie są wypłacane przez zakład lub stałą placówkę, którą pracodawca posiada w drugim państwie [Włochy],
Biorąc pod uwagę powyższe mogło dojść do sytuacji, że pracownik mając polską rezydencję podatkową przebywał we Włoszech dłużej niż 183 dni w roku podatkowym (np. w roku 2020, gdzie 95% pracy było wykonywane zdalnie z Włoch). Okoliczność ta nie zmienia faktu, że pracownik miał nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce ze względu na centrum interesów życiowych, jednakże ze względu na długość pobytu we Włoszech również Włochy mogły sobie rościć prawo do opodatkowania dochodu z pracy wykonywanej z terenu Włoch.
Jak stanowi art. 23 UPO ust. 2 podwójnego opodatkowania w Polsce należy unikać w następujący sposób:
a) Jeżeli osoba mająca miejsce zamieszkania lub siedzibę w Polsce osiąga dochód, który zgodnie z postanowieniami niniejszej umowy może być opodatkowany we Włoszech, to Polska będzie, z zastrzeżeniem postanowień litery b) i c) niniejszego artykułu, zwalniać taki dochód od opodatkowania.
c) Jeżeli zgodnie z jakimikolwiek postanowieniami umowy dochód uzyskany przez osobę mającą miejsce zamieszkania lub siedzibę w Polsce będzie zwolniony od opodatkowania w Polsce, Polska może przy obliczaniu podatku od pozostałego dochodu takiej osoby zastosować stawkę podatku, która byłaby zastosowana, gdyby zwolniony dochód nie uzyskał takiego zwolnienia.
Ww. przepis ustala tzw. metodę wyłączenia z progresją. Zatem na mocy UPO, ta część dochodu, która może być opodatkowana we Włoszech podlega zwolnieniu z opodatkowania w Polsce, jednakże wpływa na wysokość stawki, która powinna być zastosowana do pozostałych dochodów które powinny być opodatkowane w Polsce.
Jak stanowi bowiem art. 27 ustawy o PDOF, jeżeli podatnik, o którym mowa w art. 3 ust. 1, oprócz dochodów podlegających opodatkowaniu, zgodnie z ust. 1, osiągał również dochody z tytułu działalności wykonywanej poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub ze źródeł przychodów znajdujących się poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych - podatek określa się w następujący sposób:
1) do dochodów podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym dodaje się dochody zwolnione od tego podatku i od sumy tych dochodów oblicza się podatek według skali określonej w ust. 1;
2) ustala się stopę procentową tego podatku do tak obliczonej sumy dochodów;
3) ustaloną zgodnie z pkt 2 stopę procentową stosuje się do dochodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym.
Podsumowując Instytut jako płatnik miał co do zasady obowiązek poboru zaliczek na podatek dochodowy od całości wypłacanego pracownikowi wynagrodzenia.
Odpowiedź na pytanie nr 2
Biorąc pod uwagę, że Instytut otrzymał certyfikat rezydencji pracownika świadczący o polskim statusie rezydencji do 14 czerwca 2022 r. oraz informację, że po tej dacie pracownik przebywa krócej niż 183 dni w roku podatkowym na terenie Rzeczpospolitej Polskiej i jednocześnie od 15 czerwca 2022 jest rezydentem podatkowym Włoch, wskazać należy, że w tej sytuacji (począwszy od 15 czerwca 2022 r.) pracownik posiada w Polsce ograniczony obowiązek podatkowy (art. 3 ust. 2a ustawy o PDOF).
Zgodnie z art. 4a ustawy o PDOF, przepisy art. 3 ust. 1, 1a, 2a i 2b stosuje się z uwzględnieniem umów w sprawie unikania podwójnego opodatkowania, których stroną jest Rzeczpospolita Polska.
Zasady dotyczące opodatkowania dochodów z umowy o pracę uregulowane zostały w art. 15 UPO - „praca najemna”.
Zgodnie z art.15 ust. 1 UPO, z uwzględnieniem postanowień artykułów 16, 17, 18, 19, 20 i 21 pensje, płace i podobne wynagrodzenia, które osoba mająca miejsce zamieszkania w umawiającym się państwie osiąga z pracy najemnej, będą podlegać opodatkowaniu tylko w tym państwie, chyba że praca wykonywana jest w drugim umawiającym się państwie. Jeżeli praca jest tam wykonywana, to osiągane za nią wynagrodzenie może być opodatkowane w drugim państwie.
Powołany art. 15 ust.1 UPO odwołuje się m.in. do uwzględnienia postanowień art. 20 UPO. Artykuł ten dotyczy profesorów i nauczycieli.
Stosownie do art. 20 ust. 1 UPO, profesor lub nauczyciel, który przebywa czasowo w umawiającym się państwie przez okres nie przekraczający dwóch lat w celu nauczania lub prowadzenia prac badawczych na uniwersytecie, w szkole wyższej, szkole bądź innej placówce oświatowej, a który ma lub bezpośrednio przed tym pobytem miał stałe miejsce zamieszkania w drugim umawiającym się państwie, będzie zwolniony od opodatkowania w pierwszym wymienionym umawiającym się państwie z tytułu wynagrodzenia za nauczanie lub prowadzenie prac badawczych.
W tym miejscu należy zastrzec, że pracownik jest zatrudniony w Instytucie od 2014 r., zatem art. 20 nie znajdzie w jego przypadku zastosowania.
Przytoczony wyżej art. 15 ust. 1 UPO, należy rozumieć w ten sposób, że pensje, płace i podobne wynagrodzenia, które osoba mająca miejsce zamieszkania w umawiającym się państwie [Włochy] osiąga z pracy najemnej, będą podlegać opodatkowaniu tylko w tym państwie [Włochy], chyba że praca wykonywana jest w drugim umawiającym się państwie [Polska], Jeżeli praca jest tam wykonywana, to osiągane za nią wynagrodzenie może być opodatkowane w drugim państwie [Polska].
Zatem w zakresie w jakim praca najemna świadczona przez rezydenta podatkowego Włoch jest wykonywana stacjonarnie z terenu Polski, podlega opodatkowaniu w Polsce na zasadach ograniczonego obowiązku podatkowego, a w pozostałym zakresie (praca zdalna z terenu Włoch), podlega opodatkowaniu wyłącznie we Włoszech na zasadach nieograniczonego obowiązku podatkowego we Włoszech. To oznacza, że Wnioskodawca powinien pobrać zaliczkę na podatek od wynagrodzenia pracownika w proporcji w jakiej czas pracy stacjonarnej w Polsce odnosi się do całego czasu pracy pracownika. Powyższa zasada powinna znaleźć zastosowanie w okresie zatrudnienia od 15 czerwca 2022 r do końca 2024 roku.
W efekcie, przychody z tytułu wynagrodzenia pracownika nierezydenta za pracę świadczoną stacjonarnie na terytorium Polski podlegają opodatkowaniu w Polsce i Instytut jako płatnik ma obowiązek pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu tak wypłacanego wynagrodzenia i wpłacić ją do właściwego urzędu skarbowego (zaliczkę należy pobrać w wysokości proporcjonalnie odpowiadającej wynagrodzeniu za czas pracy stacjonarnej w Polsce).
Biorąc pod uwagę powyższe, wynagrodzenie pracownika z tytułu pracy dla Instytutu począwszy od 15 czerwca 2022 r. do końca 2024 roku podlegało opodatkowaniu w Polsce na zasadach ogólnych, tj. zgodnie z art. 27 ust. 1 ustawy o PDOF w proporcji w jakiej praca ta była świadczona stacjonarnie na terenie Polski. Instytut jako płatnik był zobowiązany do pobierania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy oraz wystawiania informacji PIT-11 i przekazywania jej do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym do właściwego urzędu skarbowego jak również do przekazywania jej pracownikowi (w terminie do końca lutego, roku następującego po roku podatkowym).
Odpowiedź na pytanie nr 3
W opinii Wnioskodawcy zwrócone pracownikowi nienależnie pobrane z wynagrodzenia składki na ubezpieczenie społeczne za okres od 1 stycznia 2018 r. do 31 grudnia 2022 r. stanowiły dla pracownika przychód podlegający opodatkowaniu analogicznie jak przychód ze stosunku pracy. W związku z czym Instytut był zobowiązany do potrącenia zaliczki na podatek dochodowy (zgodnie ze skalą podatkową) od wypłaconego pracownikowi zwrotu.
Otrzymane przez pracownika środki zostały uprzednio pobrane z należnego mu wynagrodzenia za pracę. Co oznacza, że stanowiły nienależne pomniejszenie przychodu pracownika. Zatem zwrot tych środków stanowi przychód podlegający opodatkowaniu z tego samego źródła, z którego wcześniej pomniejszono przychód, tj. przychód ze stosunku pracy.
W związku z powyższym obniżenie przez Instytut zwrotu wypłacanego pracownikowi o podatek dochodowy należy uznać za prawidłowe postępowanie.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest w części nieprawidłowe i w części prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z przepisem art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.; t. j. Dz. U z 2018 r. poz. 1509 ze zm.; t. j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1387 ze zm.; Dz. U. z 2020 r. poz. 1426 ze zm.; t. j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.; t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.; t. j. Dz. U z 2024 r. poz. 226 ze zm.; t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):
Osoby fizyczne, jeżeli mają miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, podlegają obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów (przychodów) bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów (nieograniczony obowiązek podatkowy).
W myśl art. 3 ust. 1a ww. ustawy:
Za osobę mającą miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej uważa się osobę fizyczną, która:
1. posiada na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) lub
2. przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.
Przepis art. 3 ust. 1a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wskazuje na dwa warunki, od spełnienia których uzależnia się kwalifikację danej osoby jako mającej miejsce zamieszkania w Polsce. Powyższe przesłanki są rozdzielone spójnikiem „lub”, co jest równoznaczne z tym, że wystarczy spełnienie którejkolwiek z nich, aby uznać, że osoba posiada miejsce zamieszkania w Polsce, a więc – podlega w kraju nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu, czyli opodatkowaniu od wszystkich osiąganych dochodów.
Zgodnie z art. 3 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Osoby fizyczne, jeżeli nie mają na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej miejsca zamieszkania, podlegają obowiązkowi podatkowemu tylko od dochodów (przychodów) osiąganych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (ograniczony obowiązek podatkowy).
Art. 3 ust. 2b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Za dochody (przychody) osiągane na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez podatników, o których mowa w ust. 2a, uważa się w szczególności dochody (przychody) z:
1) pracy wykonywanej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy, bez względu na miejsce wypłaty wynagrodzenia;
2) działalności wykonywanej osobiście na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, bez względu na miejsce wypłaty wynagrodzenia;
3) działalności gospodarczej prowadzonej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w tym poprzez położony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej zagraniczny zakład;
4) położonej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej nieruchomości lub praw do takiej nieruchomości, w tym ze zbycia jej w całości albo w części lub zbycia jakichkolwiek praw do takiej nieruchomości;
5) papierów wartościowych oraz pochodnych instrumentów finansowych niebędących papierami wartościowymi, dopuszczonych do publicznego obrotu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w ramach regulowanego rynku giełdowego, w tym uzyskane ze zbycia tych papierów albo instrumentów oraz z realizacji praw z nich wynikających;
5a) umorzenia, odkupienia, wykupienia i unicestwienia w inny sposób tytułów uczestnictwa w funduszach kapitałowych utworzonych na podstawie przepisów obowiązujących w Rzeczypospolitej Polskiej oraz odpłatnego zbycia tych tytułów uczestnictwa;
6) tytułu przeniesienia własności udziałów (akcji) w spółce, ogółu praw i obowiązków w spółce niebędącej osobą prawną lub tytułów uczestnictwa w funduszu inwestycyjnym, instytucji wspólnego inwestowania lub innej osobie prawnej i praw o podobnym charakterze lub z tytułu należności będących następstwem posiadania tych udziałów (akcji), ogółu praw i obowiązków, tytułów uczestnictwa lub praw - jeżeli co najmniej 50% wartości aktywów tej spółki, spółki niebędącej osobą prawną, tego funduszu inwestycyjnego, tej instytucji wspólnego inwestowania lub osoby prawnej, bezpośrednio lub pośrednio, stanowią nieruchomości położone na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub prawa do takich nieruchomości;
6a) tytułu przeniesienia własności udziałów (akcji), ogółu praw i obowiązków, tytułów uczestnictwa lub praw o podobnym charakterze w spółce nieruchomościowej;
7) tytułu należności regulowanych, w tym stawianych do dyspozycji, wypłacanych lub potrącanych, przez osoby fizyczne, osoby prawne albo jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, mające miejsce zamieszkania, siedzibę lub zarząd na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, niezależnie od miejsca zawarcia umowy i wykonania świadczenia;
Na podstawie art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.
Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy:
Źródłami przychodów są stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.
Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy:
Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Obowiązki płatnika z tytułu wypłaty wynagrodzeń ze stosunku pracy
Zgodnie z art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (treść obowiązująca do 31 grudnia 2022 r.):
Osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.
Zgodnie z treścią art. 32 ust. 1 ww. ustawy (treść obowiązująca od 1 stycznia 2023 r.):
Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.
Stosownie do art. 32 ust. 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (treść obowiązująca do w okresie od 1 stycznia 2018 r. do 31 grudnia 2022 r.):
Zakład pracy nie pobiera zaliczek na podatek dochodowy od dochodów uzyskanych przez pracownika z pracy wykonywanej poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, pod warunkiem że dochody te podlegają lub będą podlegać opodatkowaniu poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Na wniosek podatnika zakład pracy pobiera zaliczki na podatek dochodowy, stosownie do przepisów ust. 1-5, z uwzględnieniem art. 27 ust. 9 i 9a.
Jednocześnie na podstawie art. 32 ust. 9 ww. ustawy:
Płatnik nie pobiera zaliczek na podatek dochodowy od dochodów uzyskanych przez podatnika z pracy wykonywanej poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, pod warunkiem że dochody te podlegają lub będą podlegać opodatkowaniu poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Na wniosek podatnika płatnik pobiera zaliczki na podatek dochodowy zgodnie z ust. 2-8, z uwzględnieniem art. 27 ust. 9 i 9a.
Z brzmienia przepisu art. 32 ust. 9 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wynika, że płatnik nie jest obowiązany do poboru zaliczek, gdy spełnione są oba warunki, o których mowa powyżej (o czym świadczy literalne brzmienie przepisu: „płatnik nie pobiera”), od którego to obowiązku płatnik może odstąpić wyłącznie na wniosek podatnika. To na płatniku ciąży zatem powinność zbadania, czy w danej sytuacji jest on obowiązany zastosować przepis art. 32 ust. 9 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i zaprzestać poboru zaliczek.
Okolicznością, o której mowa w tym przepisie nie jest fakt, że pracownik opodatkowuje bądź będzie opodatkowywał swoje dochody poza Polską, lecz to, że jego dochody podlegają (lub będą podlegać) opodatkowaniu poza Polską. W związku z tym nie jest istotne czy i jak pracownik albo pracodawca wywiązują się z obowiązków nałożonych przepisami podatkowymi kraju zamieszkania, lecz istotne jest czy zgodnie z odpowiednią umową o unikaniu podwójnego opodatkowania dochody te podlegają lub będą podlegać opodatkowaniu poza Polską.
Jeżeli pracodawca wie „z góry”, że zatrudniony pracownik będzie przebywał w drugim Państwie przez okres lub okresy przekraczające łącznie 183 dni danym roku kalendarzowym i tym samym wie, że dochody pracownika z pracy wykonywanej na terenie drugiego Państwa będą podlegały opodatkowaniu w tym drugim Państwie, to na podstawie art. 32 ust. 9 ww. ustawy winien odstąpić od poboru zaliczek na podatek dochodowy od pierwszego dnia wykonywania przez pracownika pracy na terenie drugiego Państwa. Jedynie na wniosek pracownika zakład pracy pobiera zaliczki na podatek dochodowy, stosownie do przepisów ust. 2-8, z uwzględnieniem art. 27 ust. 9 i 9a.
Stosownie do art. 38 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Płatnicy, o których mowa w art. 32-35, przekazują, z zastrzeżeniem ust. 2 i 2a, kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby. Jeżeli między kwotą potrąconego podatku a kwotą wpłaconego podatku występuje różnica, należy ją wyjaśnić w deklaracji, o której mowa w ust. 1a.
Jak wynika z art. 38 ust. 1a ww. ustawy:
W terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym płatnicy, o których mowa w art. 32-35, są obowiązani przesłać do urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby, roczną deklarację, według ustalonego wzoru.
Art. 39 ust. 1 ww. ustawy (treść obowiązująca od 1 stycznia 2018 r. do 31 grudnia 2018 r. Dz. U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.):
W terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, z zastrzeżeniem art. 45ba ust. 4, płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru, z zastrzeżeniem ust. 5. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46 i 74. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.
W myśl art. 39 ust. 1 analizowanej ustawy (w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2019 r. do 31 grudnia 2021 r.; Dz.U. z 2018 r. poz. 2126) :
Płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46 i 74. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.
Zgodnie z art. 39 ust. 1 ww. ustawy:
Płatnicy, o których mowa w art. 32, art. 33 i art. 35, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46, 74, 148 i 152-154. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.
Opodatkowanie dochodów z tytułu umowy o pracę w świetle Umowy polsko – włoskiej
W związku z tym, że Pracownik świadczył pracę zdalnie na Państwa rzecz z terytorium Włoch, określając Państwa obowiązki jako płatnika, w pierwszej kolejności należy poddać analizie przepisy Umowy między Rządem Polskiej Rzeczypospolitej Ludowej a Rządem Republiki Włoskiej w sprawie unikania podwójnego opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania z dnia 21 czerwca 1985 r. (Dz.U. 1989 r. Nr 62, poz. 374).
Zgodnie z postanowieniami art. 4 ust. 1 ww. Umowy:
W rozumieniu niniejszej umowy określenie "osoba mająca miejsce zamieszkania lub siedzibę w Umawiającym się Państwie" oznacza każdą osobę, która zgodnie z prawem tego Państwa podlega tam opodatkowaniu z uwagi na jej miejsce zamieszkania, miejsce stałego pobytu, siedzibę zarządu albo inne kryteria o podobnym charakterze. Jednakże niniejsze określenie nie obejmuje osoby, która podlega opodatkowaniu w tym Państwie tylko w zakresie dochodu ze źródeł położonych w tym Państwie.
W myśl art. 15 ust. 1 ww. Umowy:
Z uwzględnieniem postanowień artykułów 16, 17, 18, 19, 20 i 21 pensje, płace i podobne wynagrodzenia, które osoba mająca miejsce zamieszkania w Umawiającym się Państwie osiąga z pracy najemnej, będą podlegać opodatkowaniu tylko w tym Państwie, chyba że praca wykonywana jest w drugim Umawiającym się Państwie. Jeżeli praca jest tam wykonywana, to osiągane za nią wynagrodzenie może być opodatkowane w drugim Państwie.
Ponadto, stosownie do art. 15 ust. 2 ww. Umowy:
Bez względu na postanowienia ustępu 1 wynagrodzenia, jakie osoba mająca miejsce zamieszkania w Umawiającym się Państwie osiąga z pracy najemnej, wykonywanej w drugim Umawiającym się Państwie, podlegają opodatkowaniu tylko w pierwszym Państwie, jeżeli:
a) odbiorca przebywa w drugim Państwie przez okres lub okresy nie przekraczające łącznie 183 dni podczas danego roku kalendarzowego oraz
b) wynagrodzenia są wypłacane przez pracodawcę lub w imieniu pracodawcy, który nie ma miejsca zamieszkania lub siedziby w drugim Państwie, oraz
c) wynagrodzenia nie są wypłacane przez zakład lub stałą placówkę, którą pracodawca posiada w drugim Państwie.
Artykuł 15 ust. 1 powołanej Umowy stanowi, że wynagrodzenie osoby mającej miejsce zamieszkania w Polsce podlega opodatkowaniu tylko w tym Państwie, chyba że praca wykonywana jest na terytorium Włoch. W takim przypadku dochód ten podlega opodatkowaniu także we Włoszech.
Zgodnie z Komentarzem do Modelowej Konwencji OECD (pkt 1) w zakresie art. 15 ust. 1, ustalającym ogólną zasadę w zakresie opodatkowania dochodu z tytułu pracy najemnej, z wyjątkiem emerytur, taki dochód podlega opodatkowaniu w państwie, w którym praca jest rzeczywiście wykonywana. Praca jest wykonywana w miejscu, w którym osoba fizycznie przebywa, gdy wykonuje pracę, za którą otrzymuje wynagrodzenie.
Miejsce opodatkowania dochodów z pracy, zgodnie z umowami/Konwencjami o unikaniu podwójnego opodatkowania, uzależnione jest nie tyle od podmiotu wypłacającego wynagrodzenie, co od miejsca wykonywania pracy. Kluczowe znaczenie dla rozstrzygnięcia kwestii, gdzie uzyskiwane są wynagrodzenia w zamian za świadczoną pracę najemną ma określenie miejsca jej wykonywania. Za miejsce wykonywania pracy należy uznać zawsze to miejsce, w którym osoba fizyczna przebywa, kiedy wykonuje pracę, za którą otrzymuje wynagrodzenie. Pierwszeństwo w opodatkowaniu dochodów z pracy najemnej ma zawsze to państwo, w którym praca jest wykonywana.
Natomiast art. 15 ust. 2 ww. Umowy określa wyjątek od powyższej zasady, zgodnie z którym wynagrodzenie podlega opodatkowaniu tylko w państwie zamieszkania, czyli w Polsce, o ile łącznie zostaną spełnione określone w tym artykule warunki.
Zgodnie z pierwszym warunkiem, określonym w art. 15 ust. 2 lit. a) cytowanej Umowy, pracownik winien przebywać w drugim Państwie podczas jednego lub kilku okresów, nie przekraczających łącznie 183 dni w danym roku kalendarzowym.
Drugi warunek, określony w art. 15 ust. 2 lit. b) ww. Umowy wskazuje, że wynagrodzenie musi być wypłacane przez pracodawcę lub w imieniu pracodawcy, który nie ma w tym drugim Państwie (Włoszech) miejsca zamieszkania lub siedziby.
Z kolei, zgodnie z trzecim warunkiem określonym w art. 15 ust. 2 lit. c) powołanej Umowy, wynagrodzenie nie może być ponoszone przez zakład lub stałą placówkę, którą pracodawca posiada w drugim Państwie (Włoszech).
Zatem w przypadku, gdy chociaż jeden z warunków określonych w art. 15 ust. 2 ww. Umowy, nie jest spełniony, wynagrodzenie pracownika zatrudnionego na umowę o pracę podlega opodatkowaniu na zasadach określonych w art. 15 ust. 1 ww. Umowy, czyli w państwie, w którym praca jest wykonywana (we Włoszech) oraz w państwie miejsca zamieszkania podatnika
Zgodnie z art. 20 ust. 1 powołanej umowy:
Profesor lub nauczyciel, który przebywa czasowo w Umawiającym się Państwie przez okres nie przekraczający dwóch lat w celu nauczania lub prowadzenia prac badawczych na uniwersytecie, w szkole wyższej, szkole bądź innej placówce oświatowej, a który ma lub bezpośrednio przed tym pobytem miał stałe miejsce zamieszkania w drugim Umawiającym się Państwie, będzie zwolniony od opodatkowania w pierwszym wymienionym Umawiającym się Państwie z tytułu wynagrodzenia za nauczanie lub prowadzenie prac badawczych.
Na podstawie art. 20 ust. 2 ww. umowy:
Postanowień ustępu 1 niniejszego artykułu nie stosuje się do dochodów z tytułu prac badawczych, jeżeli takie prace badawcze są podejmowane nie w interesie publicznym, ale głównie dla prywatnej korzyści określonej osoby lub określonych osób.
Zauważam, że Państwa pracownik jest zatrudniony w Instytucie od 2014 r., zatem art. 20 ww. umowy nie znajdzie w jego przypadku zastosowania.
Ocena Państwa sytuacji
Z opisu stanu faktycznego wynika, od dnia 1 marca 2014 r. zatrudniają Państwo obywatela Włoch - na stanowisku Profesora Instytutu w różnych wymiarach czasu pracy. Nie posiadali Państwo ani nie posiadacie na terytorium Włoch żadnej formy stałej obecności, takiej jak zakład, placówka, filia czy oddział, w związku z czym jego wynagrodzenie nie było ani nie jest ponoszone przez żaden podmiot tego rodzaju. Zgodnie z przedłożonymi przez pracownika dokumentami, w okresie od 1 stycznia 2018 r. do 14 czerwca 2022 r. był on polskim rezydentem podatkowym i świadczył pracę częściowo stacjonarnie u Państwa w Polsce, a częściowo zdalnie z terenu Włoch. W tym okresie posiadał w Polsce ośrodek interesów osobistych i gospodarczych. Państwa Pracownik posiada certyfikaty rezydencji wydane przez polski organ, potwierdzające miejsce zamieszkania dla celów podatkowych na terytorium Polski w ww. okresie. Od 15 czerwca 2022 r. do chwili obecnej Państwa pracownik jest rezydentem podatkowym Włoch (posiada stosowne certyfikaty rezydencji wydane przez włoski organ skarbowy). Państwo jako płatnik posiada certyfikat rezydencji wskazujący, że do 14 czerwca 2022 pracownik był rezydentem podatkowym Polski. Od 2020 r. (z powodu pandemii Covid-19) pracownik pracował stacjonarnie w Polsce krócej niż 183 dni w roku podatkowym. Jak wskazano od 15 czerwca 2022 r. jego ośrodek interesów osobistych przemieścił się na stałe poza Polskę, a duża część pracy dla Państwa jest wykonywana zdalnie z Włoch.
Państwa Pracownik przepracował:
W całym okresie świadczonej pracy, podatnik nie złożył ani nie planuje składać wniosków, o których mowa w art. 32 ust. 6 oraz art. 32 ust. 9 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Mając na względzie powyższe, stwierdzam, że w 2018 r., zostały spełnione warunki określone w cytowanym art. 15 ust. 2 ww. Umowy polsko-włoskiej, tj. Państwa pracownik był polskim rezydentem podatkowym, a jego pobyt we Włoszech nie przekroczył 183 dni podczas danego roku kalendarzowego, więc dochód pracownika podlegał opodatkowaniu tylko w Polsce. W związku z tym w odniesieniu do całości wynagrodzenia wypłacanego pracownikowi w tym okresie, na Państwu ciążyły obowiązki pobierania zaliczek na podatek dochodowy oraz sporządzania i przekazania informacji o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy.
Zatem Państwa stanowisko w tej części jest prawidłowe.
W latach 2019-2021 Państwa pracownik był polskim rezydentem, ale przebywał we Włoszech przez okres lub okresy przekraczające łącznie 183 dni podczas danego roku kalendarzowego. W związku z tym jeden z warunków wskazanych w art. 15 ust. 2 Umowy UPO w tym okresie nie został spełniony (wszystkie warunki muszą być spełnione łącznie, żeby zastosować ten przepis).
W tym okresie dochód z pracy wykonywanej przez Państwa pracownika we Włoszech podlegał opodatkowaniu zarówno we Włoszech, jak i w Polsce.
Przekroczenie przez Państwa pracownika minimalnego okresu pobytu we Włoszech, tj. 183 dni podczas danego roku kalendarzowego, skutkowało tym, że od chwili przekroczenia tego okresu, wynagrodzenie za pracę wykonywaną we Włoszech podlega systemowi włoskiego prawa podatkowego, przy czym opodatkowaniu w tym kraju podlega dochód uzyskany od pierwszego dnia, w którym praca była tam wykonywana.
Wskazali Państwo we wniosku, że „jako płatnik w okresie od 1 stycznia 2018 r. do 14 czerwca 2022 r. pobierali Państwo zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych od dochodów pracownika osiąganych z tytułu całego należnego wynagrodzenia ze stosunku pracy, niezależnie od miejsca jej wykonywania” można wywnioskować, zatem że nie wiedzieli Państwo „z góry” że pracownik będzie przebywał we Włoszech przez okres lub okresy przekraczające łącznie 183 dni. W związku z tym do momentu nieprzekroczenia 183 dni w roku kalendarzowym, dochody Państwa pracownika powinny być opodatkowane zgodnie z art. 15 ust. 2 umowy, tj. w Polsce. Natomiast z chwilą przekroczenia przez pracownika 183 dni pobytu we Włoszech w roku kalendarzowym, przestali Państwo być płatnikiem zaliczek od dochodów uzyskanych z pracy wykonywanej przez Państwa pracownika we Włoszech. Powinni Państwo zatem zaniechać poboru zaliczek – po przekroczeniu tego okresu wynagrodzenie za pracę wykonywaną we Włoszech podlega opodatkowaniu we Włoszech według przepisów prawa włoskiego. Natomiast od 184 dnia w latach 2019-2021 byli Państwo zobowiązani do potrącania zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzenia wypłacanego pracownikowi z tytułu pracy świadczonej na terytorium Polski.
Do 14 czerwca 2022 r. Państwa pracownik był polskim rezydentem, przebywał we Włoszech przez okres lub okresy nieprzekraczające łącznie 183 dni podczas danego roku kalendarzowego (do 14 czerwca 2022 roku było 165 dni), w związku z tym pełnili Państwo obowiązki płatnika od całości wynagrodzenia wypłacanego pracownikowi (przy założeniu, że nie wiedzieli Państwo „z góry” że pracownik będzie przebywał we Włoszech przez okres lub okresy przekraczające łącznie 183 dni w roku kalendarzowym).
Zatem w tym zakresie Państwa stanowisko jest nieprawidłowe.
Natomiast w okresie od 15 czerwca 2022 r. do 31 grudnia 2024 r. – Państwa pracownik był rezydentem Włoch i przebywał na terenie Polski poniżej 183 dni podczas danego roku kalendarzowego – w konsekwencji stosownie do art. 15 ust. 1 ww. umowy mają Państwo obowiązki płatnika wyłącznie w odniesieniu do dni, w których praca wykonywana jest Polsce.
Zatem Państwa stanowisko w tej części jest prawidłowe.
Przechodząc do kwestii pytania nr 3, tj. czy zwrócone Państwa pracownikowi nienależnie pobrane z wynagrodzenia składki na ubezpieczenie społeczne za okres od 1 stycznia 2018 r. do 30 listopada 2022 r. stanowiły dla niego przychód podlegający opodatkowaniu analogicznie jak przychód ze stosunku pracy i czy Państwo byli zobowiązani do potrącenia zaliczki na podatek dochodowy (zgodnie ze skalą podatkową) od wypłaconego pracownikowi zwrotu.
Z opisu wniosku oraz jego uzupełnienia wynika, że w roku 2022 powzięli Państwo informację, że Państwa pracownik wykonuje także pracę we Włoszech. W związku z powyższym okazało się, że w okresie od 1 stycznia 2018 do 31 grudnia 2022 r., zaistniał zbieg tytułów ubezpieczeniowych i podwójnie opłacanych składek społecznych pracownika (równoległa praca w dwóch krajach członkowskich UE i równoległe opłacanie składek ubezpieczeniowych w obu krajach członkowskich UE przez dwóch pracodawców - włoskiego i polskiego). W toku wyjaśnień ustalono, że pracownik podlega włoskim ubezpieczeniom społecznym zgodnie z art. 11 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji zabezpieczenia społecznego. Powyższe potwierdził również oddział ZUS w Polsce, ze wskazaniem, że polski pracodawca jako płatnik powinien ubiegać się o zwrot nienależnie opłaconych składek, a następnie przekazać je pracownikowi, który w myśl umowy zawartej z pracodawcą przejął obowiązki płatnika składek. Zwrot nienależnie pobranych z wynagrodzenia pracownika składek na ubezpieczenie społeczne nastąpił w 2023 r.
W świetle powołanych powyżej przepisów prawa oraz przedstawionego stanu faktycznego stwierdzam, że kwota potrąconych od wynagrodzenia ze stosunku pracy składek na ubezpieczenie społeczne, a następnie zwróconych w 2023 r. przez Państwo jako pracodawcę będzie stanowiła co do zasady dla Państwa pracownika przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 w związku z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Tym samym w roku, w którym składki zostaną zwrócone – dla zbilansowania przychodu podatkowego, winny być doliczone do podstawy opodatkowania, bowiem stanowić będą one de facto zwrot uprzednio nienależnie pomniejszonego przychodu ze stosunku pracy. Zwrot wcześniej pobranych składek na ubezpieczenie społeczne byłby obojętny podatkowo jedynie wówczas, gdyby składki te – w roku ich potrącenia – nie pomniejszały dochodu (przychodu) do opodatkowania.
Biorąc powyższe pod uwagę, stwierdzić należy, że kwota nadpłaconych składek na ubezpieczenia społeczne w części sfinansowanej przez pracownika, a następnie zwrócona przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych za pośrednictwem płatnika składek, oznacza zwrot uprzednio pomniejszonego przychodu ze stosunku pracy. Stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy w miesiącu, w którym kwota nadpłaconych składek została wypłacona podatnikowi (postawiona do dyspozycji). Zatem Państwo jako płatnik byliście zobowiązani do potrącenia zaliczki na podatek dochodowy (zgodnie ze skalą podatkową) od wypłaconego pracownikowi zwrotu.
Reasumując Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 3 jest prawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawiliście i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.
Z uwagi na to, że interpretacje prawa podatkowego wydawane są w indywidualnej sprawie zainteresowanego, co wynika z art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa – niniejsza interpretacja dotyczy wyłącznie Państwa. Nie wywołuje skutków prawnych dla innych osób (np. Państwa pracownika).
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.
· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego ... Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo