Zwolnienie z opodatkowania kwoty diet oraz zwrotu innych kosztów związanych z podróżą zleceniobiorców (np. zwrot kosztów dojazdu), wypłaconych Zleceniobiorcom w związku z wykonywaniem przez nich umów zlecenia.
Spółka komandytowa z siedzibą w Polsce planuje świadczyć usługi opieki domowej nad osobami starszymi lub chorymi na terenie Niemiec. Usługi te będą realizowane przez osoby fizyczne (zleceniobiorców) zatrudniane na podstawie umów zlecenia. Zleceniobiorcy, będący rezydentami podatkowymi Polski, będą wysyłani do Niemiec na okres od kilku tygodni do kilku miesięcy, aby świadczyć opiekę w miejscu zamieszkania podopiecznych. Spółka zobowiązuje się do wypłacania zleceniobiorcom wynagrodzenia oraz zwrotu kosztów podróży, w tym diet, kosztów przejazdu…
Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
9 października 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 15 września 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej.
Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego
Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w formie spółki komandytowej. Przedmiotem działalności Spółki jest między innymi świadczenie usług opieki nad osobami niepełnosprawnymi, przewlekle chorymi lub osobami w podeszłym wieku, które to usługi świadczone są w miejscu zamieszkania osób podopiecznych (PKD 88.10.Z). Spółka ma siedzibę w Polsce i w Polsce podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu.
Spółka rozważa wprowadzenie następującego rozwiązania:
Spółka planuje świadczyć usługi opieki domowej na rzecz osób podopiecznych. W tym celu zawierane będą stosowne umowny, które będą rozliczane w cyklach miesięcznych, tj. w odstępach miesięcznych rodziny osób podopiecznych będą obciążane fakturami za świadczone usługi opieki. Klienci, tj. rodziny, z którymi zawarte będą umowy, jak również osoby podopieczne zamieszkiwać będą na terenie Niemiec, wobec czego wspomniane usługi będą świadczone przez Spółkę na terenie Niemiec, co oznacza konieczność wysyłania osób fizycznych, z którymi Spółka będzie współpracować (dalej „Zleceniobiorców”) do wykonania czynności opieki nad osobami starszymi do Niemiec.
Podstawą współpracy pomiędzy Spółką, a Zleceniobiorcami będzie umowa cywilnoprawna - umowa zlecenie. Przedmiotem umowy będzie świadczenie usług w zakresie opieki oraz pomocy pielęgnacyjnej i domowej nad osobą starszą i chorą, zgodnie z jej potrzebami, celem stworzenia jej lepszej jakości życia i poczucia bezpieczeństwa.
Umowy będą zawierane przed wyjazdem, przy czym każdy wyjazd będzie osobnym zleceniem realizowanym np. przez okres od 4 tygodni do 4 miesięcy. Może się zdarzyć, że w przypadku zdarzeń losowych (np. śmierć, hospitalizacja podopiecznego, itp.) okres ten może być krótszy, lecz nigdy nie krótszy niż 7 dni. Zleceniobiorcy wykonywali będą zlecone czynności w danym okresie tylko w jednym miejscu (w jednym domu). Każdorazowo osobne zlecenie będzie wskazywało miejsce świadczenia usług (adres zamieszkania osoby, na rzecz której świadczone będą usługi opieki), szczegółowe dane osoby podopiecznej oraz pozostałe informacje niezbędne do realizacji danego zlecenia, wobec czego wyjazdy do Niemiec w celu wykonywania zleconych przez Spółkę czynności będą odbywały się każdorazowo na podstawie odrębnych zleceń. Zarówno miejsce świadczenia usług opieki (adres zamieszkania osoby, na rzecz której świadczone będą usługi opieki), dane osoby podopiecznej oraz pozostałe szczegółowe informacje niezbędne do wykonywania danego zlecenia nie będą zamieszczone w treści umowy zawieranej z danym Zleceniobiorcą.
W stanie faktycznym dotyczącym kosztów podróży Zleceniobiorcy mogą wystąpić dwie sytuacje:
1. Spółka własnym staraniem i na własny koszt kupować będzie bilety, dzięki którym Zleceniobiorca dotrze do miejsca, w którym znajduje się osoba do opieki i będzie przykazywać te bilety Zleceniobiorcy, lub
2. Zleceniobiorca zakupi bilet sam we własnym zakresie i na własny koszt, a Spółka dokona zwrotu udokumentowanych kosztów podróży Zleceniobiorcy.
Po zakończeniu zlecenia Zleceniobiorcy będą wracali do Polski.
Spółka nie posiada zakładu podatkowego na terenie Niemiec, a wszyscy Zleceniobiorcy będą posiadali centrum (ośrodek) interesów życiowych oraz miejsce zamieszkania na terytorium Polski i będą posiadali rezydencję podatkową w Polsce.
Zleceniobiorcy będą wykonywali zlecone czynności opieki osobiście w miejscu wskazanym przez rodzinę, w którym zamieszkuje osoba do opieki. W każdym przypadku będzie to poza ich miejscem zamieszkania oraz poza siedzibą Spółki, a zatem w czasie wykonywania czynności opieki Zleceniobiorcy będą przebywali w podróży.
Mając na względzie powyższe, w umowach zawieranych ze Zleceniobiorcami uregulowane zostaną kwestie związane z koniecznością odbywania przez nich podróży, przy czym pod pojęciem „podróży” należy w tym wypadku rozumieć dojazd do Niemiec, pobyt w Niemczech w czasie realizacji danego zlecenia, a także powrót do Polski.
Zleceniobiorcom przysługiwało będzie wynagrodzenie określone w umowach. Oprócz wynagrodzenia Zleceniobiorcom przysługiwał będzie zwrot kosztów odbywanej podróży, w szczególności zwrot kosztów w postaci diet z tytułu zrekompensowania Zleceniobiorcom kosztów wyżywienia w trakcie odbywanej podróży w okresie wykonywalna czynności zleconych w ramach umowy zlecenia. W umowach zlecenia określone będzie również, że może przysługiwać zwrot kosztów podróży, przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej czy innych niezbędnych wydatków określonych i uznanych przez Zleceniodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Może zdarzyć się także zwrot kosztów noclegów. Oprócz diet zwrot kosztów podróży będzie występował opcjonalnie np. w sytuacji, gdy Spółka nie zapewni Zleceniobiorcy biletów, czyli gdy Spółka własnym staraniem i na własny koszt nie kupi i nie przekaże Zleceniobiorcy biletów uprawniających go do przejazdu/dojazdu do miejsca wykonywania zleconych czynności.
Diety oraz pozostałe należności z tytułu podróży będą wypłacane Zleceniobiorcom w oparciu o przepisy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej („MPiPS”).
Zwrot kosztów podróży nie będzie zaliczany przez Zleceniobiorców do podatkowych kosztów uzyskania przychodów, a wydatki Zleceniobiorców związane z podróżą i podlegające zwrotowi przez Zleceniodawcę będą ponoszone w celu uzyskania przychodu.
Pytanie
Czy Spółka postąpi prawidłowo, gdy od kwoty diet oraz zwrotu innych kosztów związanych z podróżą zleceniobiorców (np. zwrot kosztów dojazdu), wypłaconych Zleceniobiorcom w związku z wykonywaniem przez nich umów zlecenia, nie będzie pobierała podatku dochodowego od osób fizycznych, uznając, że wypłacane Zleceniobiorcom diety oraz zwrócone inne koszty dotyczące podróży zleceniobiorców są wolne od podatku dochodowego osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jeżeli nie przekroczą one wysokości określonej w odrębnych przepisach, w tym w przepisach z tytułu podróży służbowej poza terytorium kraju czyli, tzw. podróży zagranicznej, o której mowa w rozdziale 3 rozporządzenia MPiPS w sprawie podróży służbowych w związku m.in. z § 2 tegoż rozporządzenia?
Państwa stanowisko w sprawie
Zdaniem Spółki, postąpi Ona prawidłowo, gdy od kwot diet oraz kwot zwrotu innych kosztów podróży do wysokości określonej limitem i wypłaconych Zleceniobiorcom, w związku z wykonywaniem przez nich umów zlecenia nie będzie pobierała podatku dochodowego osób fizycznych (zaliczek na podatek dochodowy), jeżeli nie przekroczą one wysokości określonej w odrębnych przepisach, w tym w przepisach z tytułu podróży służbowej poza terytorium kraju, czyli tzw. podróży zagranicznej, o której mowa w rozdziale 3 rozporządzenia MPiPS w sprawie podróży służbowych w związku m.in. z § 2 tegoż rozporządzenia.
UZASADNIENIE
Na wstępie należy wskazać, że w konsekwencji założenia przyjętego w konstrukcji interpretacji indywidualnej, w postępowaniu interpretacyjnym organ podatkowy nie ustala stanu faktycznego, lecz formułuje ocenę prawną w oparciu o stan faktyczny przedstawiony przez stronę we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej i tylko w jego granicach. Ten natomiast, opisany w niniejszym wniosku, został już poddany ocenie prawnej między innymi w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 8 października 2018 r. (IBPBII/1/415-1032/14-1/HK), w której Organ, mając na uwadze orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego z 30 maja 2018 r. sygn. akt II FSK 1446/16 (na które powołują się inne sądy, np. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z dnia 7 maja 2019 r. sygn. akt III SA/Wa 1788/18), w zakresie zwolnienia z opodatkowania wypłacanych zleceniobiorcom diet oraz zwrotu innych kosztów w związku z odbywaniem przez nich podróży, przychylił się do stanowiska wyrażonego przez innego wnioskodawcę w sprawie, w której stan faktyczny był tożsamy ze stanem faktycznym będącym przedmiotem oceny w niniejszym wniosku. W związku z powyższym uzasadnienie stanowiska Spółki w sprawie oceny prawnej zdarzenia przyszłego jest tożsame z oceną prawną dokonaną przez Organ w powołanej wyżej interpretacji indywidualnej uwzględniającej wspomniane orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego.
Niezależnie od powyższego ocena zawarta w przywołanej interpretacji i wyrokach znalazła potwierdzenie w kolejnych interpretacjach Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Jedynie tytułem przykładu Spółka wskazuje na kilka interpretacji wydanych: interpretacja z dnia 22 czerwca 2020 r. (0114-KDIP3-2.4011.235.2020.3 AK), interpretacja z dnia 17 marca 2025 r. (0115 - KDIT2.4011.61.2025.2.KC), czy też interpretacja z dnia 14 sierpnia 2025 r. (0115 - KDIT1.4011.506.2025.1. MK).
Wspomniane interpretacje wydane zostały w stanach faktycznych analogicznych do przedstawionego przez Spółkę, co sprawia, że w niniejszej sprawie można mówić o utrwalonym poglądzie orzeczniczym potwierdzającym prawidłowość stanowiska Spółki.
Tut. Organ w powołanej wyżej interpretacji indywidualnej z dnia 8 października 2018 r. w związku z uzasadnieniem ww. orzeczenia Naczelnego Sądu Administracyjnego wskazał, że aby (1) osoba niebędąca pracownikiem mogła skorzystać ze zwolnienia o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) w zw. z ust. 13 pkt 1 u.p.d.o.f. konieczne jest (2) odbycie przez nią podróży oraz (3) ustalenie, że celem tej podróży jest osiągnięcie przychodu. Nadto (4) otrzymane świadczenie nie może zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Spółkę oraz Zleceniobiorców będą łączyły umowy zlecenia, zawarcie których jest konieczne między innymi z uwagi na fakt, że Spółka nie będzie miała możliwości nadzorowania Zleceniobiorców, w tym w szczególności wydawania im poleceń. W danej umownie nie będzie ponadto wskazane miejsce świadczenia usług, które ustalane będzie oddzielnie dla każdego zlecenia. Z tych między innymi względów nie będzie możliwe zatrudnienie ich w ramach stosunku pracy.
Zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego przez umowę zlecenia przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie. Zatem zasadą jest, że na podstawie umowy zlecenie realizowana jest pojedyncza czynność. Umowy zlecenie należą do umów starannego działania, w których powinnym zachowaniem dłużnika jest wykonywanie czynności faktycznych zmierzających w jakimś kierunku, ale dłużnik nie zobowiązuje się do osiągnięcia celu tych czynności. Z uwagi na uregulowanie tego typu umów w Kodeksie cywilnym, w przypadku zawarcia umowy zlecenia pomiędzy zleceniodawcą, a osobą podejmującą się opieki nad osobami starszymi mieszkającymi na terytorium Niemiec, Strony umowy mogą swobodnie uregulować kwestie dla nich istotne, byleby treść umowy lub jej cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku zlecenia, ustawie, ani zasadom współżycia społecznego (art. 3531 Kodeksu cywilnego).
Niezależnie od powyższego, jeżeli w celu realizacji danego zlecenia, zleceniobiorca musi czasowo opuścić miejsce swojego zamieszkania, a jednocześnie siedzibę zleceniodawcy, strony są uprawnione, co więcej zobowiązane, do umownego uregulowania zasad zwrotu kosztów podróży, w której zleceniobiorca będzie przebywał w czasie realizacji zleconej mu czynności. W tym miejscu Spółka zwraca uwagę, że zgodnie z art. 742 Kodeksu cywilnego „Dający zlecenie powinien zwrócić przyjmującemu zlecenie wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia (...) ”.
Wśród przedstawicieli doktryny (np. A. Kidyba, Komentarz do art. 742 Kodeksu cywilnego) podkreśla się, że chodzi w tym wypadku o wszystkie niezbędne wydatki, których celem jest należyte wykonanie zlecenia. Z tego względu, jeżeli dany zleceniobiorca jest wysyłany w podróż i ponosi związane z tym koszty (np. dojazd, wyżywanie), których poniesienie jest niezbędne dla potrzeb wykonania zleconej mu czynności, zleceniodawca jest zobowiązany do ich zwrotu. Działanie przeciwne byłoby niezgodne z przepisami i nie zasługiwałoby na ochronę prawną. Dopuszczalne przy tym jest, aby w treści danej umowy zlecenie strony (na zasadzie swobody zawierania umów) określiły rodzaje kosztów związanych z podróżą, które podlegają zwrotowi (tak między innymi Radosław Kowalski, Komentarz praktyczny do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).
Z uwagi na powyższe Spółka jest zdania, że został spełniony warunek, zgodnie z którym zatrudniani przez nią Zleceniobiorcy nie będą mieli statusu pracowników.
Ustawodawca celowo wyodrębnił dwa rodzaje podróży: „podróż służbową” oraz „podróż osoby niebędącej pracownikiem”. Nie są to zwroty tożsame znaczeniowo. Nie można zatem uznać za poprawną takiej wykładni, która prowadzi do ustalenia, że zwroty „podróż służbowa” oraz „podróż osoby niebędącej pracownikiem” będą miały to samo znaczenie. Powyższe znajduje potwierdzenie również w poglądach organów fiskalnych, a jedynie tytułem przykładu można wskazać stanowisko Ministra Finansów z dnia 28 września 2004 r. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 30 maja 2018 r. (sygn. akt III FSK 1446/16), rozpoznając sprawę, w której stan faktyczny ad rem był analogiczny do sprawy będącej przedmiotem niniejszego wniosku, wskazał, że „W kontekście przepisów Kodeksu cywilnego o zleceniu niezrozumiałe jest twierdzenie (...), że wyjazd i przebywanie ciągłe stanowi sedno umowy zlecenia. Przedstawione we wniosku okoliczności stanu faktycznego prowadzą do konkluzji, że istotą tych umów jest świadczenie opieki. Nie sposób wykluczyć, że przyjmujący zlecenie odbędzie podróż w celu należytego wykonania zlecenia. Zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego trudno tutaj jednak rozważać kwestię incydentalności skoro w przeciwieństwie do umowy o pracę w przypadku umowy zlecenia co do zasady brak jest elementu stałości, chodzi tutaj o wykonanie określonej czynności, a więc zdarzenia samego w sobie incydentalnego, nawet jeżeli dochodzi do Jego ponawiania (...)”.
Z uwagi na powyższe Spółka jest zdania, że warunek odbycia podróży przez osobę niebędącą pracownikiem został spełniony.
W przedstawionym stanie faktycznym bezsprzecznie celem podróży jest osiągnięcie przez Zleceniobiorcę przychodu, gdyż bez niej po prostu nie byłoby możliwe wykonanie zleconych mu przez Spółkę czynności. Specyfika, cel oraz istota usług opieki domowej nad osobą starszą przesądzają o tym, że wspomniane usługi świadczenie są w miejscu zamieszkania pacjenta, który ze względu na swój wiek i stan zdrowia nie może go opuszczać.
Z uwagi na powyższe Spółka jest zdania, że ten warunek również został spełniony.
W przedstawionym stanie faktycznym zwrotu kosztów z tytułu podróży Zleceniobiorcy nie zaliczają do swoich kosztów uzyskania przychodu z tytułu umowy zlecenia, zatem zdaniem Spółki również ten warunek został spełniony.
Mając na uwadze fakt, że stosowanie prawa kształtuje się w procesie jego wykładni, a w szczególności wykładni sądowej, Spółka, której zależy na uniknięciu negatywnych skutków błędnego działania w obszarze projektowanych i podejmowanych przez siebie działań gospodarczych, kieruje się orzecznictwem, jak również utrwalonym poglądem Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Dlatego planując zdarzenie przyszłe, będące już przedmiotem oceny prawnej poczynionej w przywołanym orzeczeniu Naczelnego Sądu Administracyjnego z 30 dnia maja 2018 r. sygn. akt II FSK 1446/16, do którego tut. Organ przychylił się w wydanej przez siebie interpretacji dnia 8 października 2018 r. oraz w kolejnych interpretacjach z lat 2019-2020, czy też w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 7 maja 2019 r. sygn. akt III SA/Wa 1788/18, Spółka uzasadnia przedstawione w niniejszym wniosku stanowisko, opierając się na wspomnianej ocenie prawnej i utrwalonym poglądzie orzeczniczym potwierdzonym szeregiem interpretacji wydanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w ostatnim czasie.
W świetle powyższego, stanowisko Spółki należy uznać za uzasadnione.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.) jest zasada powszechności opodatkowania, która wyrażona została w art. 9 ust. 1 tej ustawy.
Stanowi on, że:
Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.
Treść powyższego przepisu wskazuje, że opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają wszelkiego rodzaju dochody uzyskane przez podatnika, z wyjątkiem tych, które zostały enumeratywnie wymienione w katalogu zwolnień przedmiotowych zawartym w powyższej ustawie bądź od których zaniechano poboru podatku.
Jak stanowi art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
Z ogólnej definicji przychodów zawartej w art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, iż przychodami są w szczególności otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
Katalog źródeł przychodów podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym zawiera art. 10 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Na mocy art. 10 ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Źródłem przychodów jest działalność wykonywana osobiście.
W myśl art. 13 pkt 8 ww. ustawy:
Za przychody z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2, uważa się przychody z tytułu wykonywania usług, na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, uzyskiwane wyłącznie od:
a) osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, osoby prawnej i jej jednostki organizacyjnej oraz jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej,
b) właściciela (posiadacza) nieruchomości, w której lokale są wynajmowane, lub działającego w jego imieniu zarządcy albo administratora - jeżeli podatnik wykonuje te usługi wyłącznie dla potrzeb związanych z tą nieruchomością,
c) przedsiębiorstwa w spadku
- z wyjątkiem przychodów uzyskanych na podstawie umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej oraz przychodów, o których mowa w pkt 9.
Z kolei zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują świadczeń z tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18, osobom określonym w art. 3 ust. 1, są obowiązane jako płatnicy pobierać, z zastrzeżeniem ust. 4, zaliczki na podatek dochodowy, stosując do dokonywanego świadczenia, pomniejszonego o miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości określonej w art. 22 ust. 9 oraz o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b, najniższą stawkę podatkową określoną w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1.
Jednocześnie na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:
a) podróży służbowej pracownika,
b) podróży osoby niebędącej pracownikiem
- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c.
Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej, są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j.Dz. U. z 2023 r. poz. 2190 ze zm.).
Zgodnie z art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Przepis ust. 1 pkt 16 lit. b stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:
1) w celu osiągnięcia przychodów lub
2) w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub
3) przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub
4) przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.
W powołanym art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ww. ustawy, ustawodawca posłużył się terminem „podróż” bez określenia „służbowa”, dlatego też zakres tego zwolnienia jest szerszy, ponieważ nie ogranicza się ono jedynie do podróży służbowych, ale do wszelkich podróży osób niebędących pracownikami, pod warunkiem, że wypłacone diety i inne należności nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów świadczeniobiorców oraz zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów.
Zasady rozliczania podróży zagranicznych reguluje ww. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Zgodnie z § 2 powołanego rozporządzenia:
Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
1) diety;
2) zwrot kosztów:
a) przejazdów,
b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
c) noclegów,
d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Na podstawie § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia:
Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.
Stosownie do treści § 3 ust. 2 ww. rozporządzenia:
Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.
Jak stanowi § 3 ust. 3 tego rozporządzenia:
Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.
Zgodnie z § 3 ust. 4 ww. rozporządzenia:
W przypadkach, o których mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. z 2022 r. poz. 2201, z późn. zm.).
W myśl § 13 ust. 1 ww. rozporządzenia:
Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.
Na mocy § 13 ust. 2 przytoczonego rozporządzenia:
Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.
W myśl § 13 ust. 3 przytoczonego rozporządzenia:
Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:
1) za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2) za niepełną dobę podróży zagranicznej:
a) do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
b) ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
c) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Według § 13 ust. 4 ww. rozporządzenia:
Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia.
W załączniku do tego rozporządzenia określającego „Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej oraz limitu na nocleg w poszczególnych państwach” w poz. 74 wskazano, że dieta w Niemczech wynosi 49 euro za dobę.
Stosownie do § 14 ust. 1 rozporządzenia:
Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z § 13 ust. 3.
Ponadto § 14 ust. 2 cytowanego rozporządzenia stanowi, że:
Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
1) śniadanie - 15% diety;
2) obiad - 30% diety;
3) kolacja - 30% diety.
Z kolei na podstawie § 14 ust. 3 powołanego rozporządzenia:
W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, przepisy ust. 2 stosuje się odpowiednio.
Stosownie do § 14 ust. 4 ww. rozporządzenia:
Pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.
Odnosząc powyższe do przedstawionego we wniosku opisu sprawy należy stwierdzić, że wypłacane przez Państwo Zleceniobiorcom, kwoty diet oraz zwrotu innych kosztów związanych z podróżą (np. zwrot kosztów dojazdu) – do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – będą korzystały ze zwolnienia od opodatkowania podatkiem dochodowym na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Tym samym, w sytuacji, gdy wypłacone należności nie będą przekraczały wysokości określonej w ww. rozporządzeniu, na Państwu, jako płatniku, nie będzie ciążył obowiązek poboru i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy, w związku z wypłacaniem Zleceniobiorcom, wykonującym umowę zlecenia poza granicami Polski, ww. kwot. Jeżeli jednak należności wypłacane przez Państwa będą wyższe od limitów określonych w przepisach ww. rozporządzenia, to nadwyżki ponad te limity będą podlegały opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych i w takiej sytuacji z tytułu ich wypłaty będą mieli Państwo obowiązek obliczenia, pobrania i wpłacenia zaliczki na podatek dochodowy.
Dodatkowe informacje
Końcowo należy wskazać, że procedura wydawania indywidualnych interpretacji przepisów prawa podatkowego nie podlega regułom przewidzianym dla postępowania podatkowego, czy kontrolnego. Organ wydający interpretację opiera się wyłącznie na opisie stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego podanego we wniosku – nie prowadzi postępowania dowodowego. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów podatkowych nie jest bowiem ustalanie, czy przedstawiony we wniosku stan faktyczny/zdarzenie przyszłe jest zgodny ze stanem rzeczywistym. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego.
Odnosząc się do powołanych przez Państwa interpretacji indywidualnej i wyroków sądów administracyjnych wyjaśniam, że dotyczą one konkretnych, indywidualnych spraw podatników, w określonym stanie faktycznym i w tych sprawach rozstrzygnięcia w nich zawarte są wiążące.
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w… . Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo