Interpretacja 0113-KDIPT2-3.4011.874.2025.3.GG

Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

24 listopada 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwania Organu – pismem z 29 stycznia 2026 r. (data wpływu 30 stycznia 2026 r.) i z 16 lutego 2026 r.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Prezes firmy, z którym została zawarta umowa o świadczenie usług w zakresie zarządzania – kontrakt menedżerski ze względu na wykonywanie obowiązków służbowych poza siedzibą Spółki ma zawartą ze Spółką umowę na używanie samochodu prywatnego do celów służbowych.

Zwrot poniesionych kosztów ma się odbywać na podstawie prowadzonej ewidencji według stawki za 1 km przebiegu pojazdu podanej w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i rowerów niebędących własnością pracodawcy, która na dzień dzisiejszy wynosi 1,15 zł, za kilometr.

Zwrotowi podlegają również koszty poniesione z tytułu opłat za przejazdy drogowe oraz opłaty parkingowe na podstawie dowodów uiszczenia opłaty. Zwrot poniesionych kosztów będzie następował raz w miesiącu wraz z wypłatą wynagrodzenia.

Uzupełnienie wniosku

Przedmiotem zapytania Wnioskodawcy jest ustalenie obowiązków Wnioskodawcy jako płatnika PIT w związku ze zwrotem Prezesowi kosztów używania prywatnego samochodu do celów służbowych w formie tzw. „kilometrówki” (oraz zwrotem udokumentowanych opłat drogowych i parkingowych), tj. czy po stronie Prezesa powstaje przychód podlegający opodatkowaniu, a w konsekwencji, czy na Wnioskodawcy ciąży obowiązek poboru zaliczki na PIT.

Zwrot kosztów w formie „kilometrówki” dotyczy wyłącznie przejazdów służbowych wykonywanych poza miejscowość …. (tj. poza miejscowość zamieszkania Prezesa oraz siedziby Spółki), realizowanych w związku z wykonywaniem przez Prezesa obowiązków wynikających z kontraktu menedżerskiego.

Prezes Zarządu posiada nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce.

Kontrakt menedżerski został zawarty z Prezesem jako osobą fizyczną (nie w ramach prowadzonej działalności gospodarczej).

W kontrakcie menedżerskim nie wskazano stałego miejsca wykonywania pracy/usług.

Kontrakt zawiera zapis, zgodnie z którym obowiązki wykonywane są „w miejscu wymaganym w celu zapewnienia należytego wykonania obowiązków”.

Jednocześnie kontrakt przewiduje, że w celu należytego wykonywania przez Prezesa Zarządu obowiązków umownych Spółka zobowiązana jest do udostępnienia Prezesowi – na własny koszt – wszelkich niezbędnych środków i narzędzi, w tym samochodu. Uprawnienie Prezesa do korzystania z zasobów Spółki nie stanowi elementu wynagrodzenia Prezesa, lecz ma charakter organizacyjny i służy zapewnieniu możliwości wykonywania obowiązków wynikających z kontraktu; dotyczy wyłącznie przejazdów związanych z wykonywaniem obowiązków na rzecz Spółki, a związane z tym wydatki stanowią koszt ponoszony przez Spółkę.

W początkowym okresie Spółka zapewniała Prezesowi samochód służbowy (wynajmowany), jednak w ramach racjonalizacji kosztów ponoszonych przez Spółkę – w wyniku późniejszych ustaleń – wyraziła zgodę na używanie przez Prezesa prywatnego samochodu do celów służbowych, przy jednoczesnym zwrocie kosztów przejazdów w formie tzw. „kilometrówki”, jako rozwiązania mniej kosztownego dla Spółki. Zmianie uległa wyłącznie forma zapewnienia środka transportu do celów służbowych (z udostępnienia samochodu służbowego na zwrot kosztów używania samochodu prywatnego), przy zachowaniu celu organizacyjnego, tj. zapewnienia możliwości wykonywania obowiązków na rzecz Spółki.

Miejscem zamieszkania Prezesa Zarządu są …. . , tj. ta sama miejscowość, w której znajduje się siedziba Wnioskodawcy. Warunki korzystania przez Prezesa Zarządu z prywatnego samochodu do celów służbowych zostały określone w odrębnej umowie zawartej pomiędzy Wnioskodawcą a Prezesem.

Zwrot kosztów używania prywatnego samochodu do celów służbowych następuje na podstawie:

• ­  stawki za 1 km oraz faktycznego przebiegu pojazdu - zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. Zwrot kosztów w formie kilometrówki nie przekracza stawek wynikających z ww. rozporządzenia. Prezes Zarządu jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu (ewidencji przejechanych kilometrów), stanowiącej podstawę rozliczenia, oraz
• ­  przedłożonych dowodów uiszczenia opłat w przypadku opłat za przejazdy drogowe i parkingi.

Opisane koszty są ponoszone w związku z wykonywaniem przez Prezesa Zarządu obowiązków wynikających z kontraktu menedżerskiego i służą zapewnieniu należytego wykonywania czynności zarządczych oraz operacyjnych na rzecz Spółki. Koszty te pozostają w bezpośrednim związku z prowadzoną działalnością Spółki oraz z osiąganiem przez Spółkę przychodów. Jednocześnie Spółka zalicza ww. wydatki do kosztów uzyskania przychodów.

Zwrot ww. kosztów dokonywany jest w interesie Spółki, tj. w związku z realizacją przejazdów służbowych niezbędnych do wykonywania przez Prezesa obowiązków na rzecz Spółki. Koszty te nie są ponoszone w interesie prywatnym Prezesa, lecz stanowią wydatki związane z wykonywaniem obowiązków wynikających z kontraktu menedżerskiego i służą realizacji zadań Spółki.

W przypadku braku zwrotu tych kosztów Prezes, wykonując obowiązki na rzecz Spółki i wykorzystując prywatny samochód do przejazdów służbowych, byłby zmuszony pokrywać ww. wydatki z własnych środków pieniężnych (koszty paliwa/eksploatacji rozliczane w formie kilometrówki oraz opłaty drogowe i parkingowe), mimo że są one ponoszone w związku z czynnościami wykonywanymi na rzecz Spółki.

Zwrot kosztów ma charakter kosztowy i jest dokonywany wyłącznie w odniesieniu do przejazdów służbowych, rozliczanych na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu oraz - w zakresie opłat drogowych i parkingowych - na podstawie dowodów ich poniesienia. Zwrot nie obejmuje przejazdów o charakterze prywatnym; dotyczy wyłącznie przejazdów służbowych.

Prezes Zarządu wykonuje obowiązki na podstawie kontraktu menedżerskiego zawartego jako osoba fizyczna, tj. poza stosunkiem pracy, wobec czego w ścisłym znaczeniu nie jest pracownikiem w rozumieniu Kodeksu pracy, a tym samym przepisy art. 77⁵ Kodeksu pracy odnoszące się do podróży służbowej pracownika nie znajdują do Niego bezpośredniego zastosowania.

Jednocześnie przejazdy, których dotyczą rozliczenia, są związane z wykonywaniem obowiązków na rzecz Spółki i stanowią przejazdy o charakterze służbowym (realizowane w celu należytego wykonywania zadań wynikających z kontraktu). Zwrot kosztów ma charakter zwrotu wydatków poniesionych w związku z wykonywaniem obowiązków na rzecz Spółki.

Prezes Zarządu został powołany do składu Zarządu Spółki uchwałą Rady Nadzorczej.

Wnioskodawca doprecyzowuje, że użyte we wniosku określenie „Prezes Zarządu” odnosi się do tej samej osoby, która pełni funkcję członka Zarządu na podstawie uchwały, a jednocześnie - jako osoba fizyczna - zawarła ze Spółką kontrakt menedżerski regulujący zasady wykonywania obowiązków oraz rozliczeń pomiędzy stronami.

Niezależnie od powołania, ta sama osoba (Prezes Zarządu) zawarła ze Spółką - jako osoba fizyczna - kontrakt menedżerski, który określa zasady wykonywania obowiązków oraz rozliczeń pomiędzy stronami, w tym zasady zwrotu kosztów przejazdów w formie tzw. „kilometrówki” (tj. zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu do celów służbowych) oraz zwrotu udokumentowanych opłat drogowych i parkingowych.

Pytanie (po uzupełnieniu)

Czy w związku ze zwrotem na rzecz Prezesa Zarządu kosztów używania prywatnego samochodu do celów służbowych w formie tzw. „kilometrówki” (oraz zwrotem udokumentowanych opłat drogowych i parkingowych) po stronie Prezesa Zarządu powstaje przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a w konsekwencji, czy na Wnioskodawcy ciąży obowiązek płatnika, w tym obowiązek poboru zaliczki na PIT od kwot ww. zwrotu?

Państwa stanowisko w sprawie

W Państwa ocenie, zwrot faktycznie poniesionych kosztów nie powinien być opodatkowany, ponieważ nie stanowi on przychodu a jest jedynie tak jak wskazano w opisie zwrotem poniesionych wydatków.

Potwierdza to Sąd pierwszej instancji wydając w dniu 2 września 2020 r. wyrok (sygn. akt I SA/Bd 377/20) powołał się na wyrażane już judykaturze poglądy oraz wyjaśnił, że otrzymanie przez pracownika kwoty z tytułu zwrotu kosztów wykorzystania jego prywatnego samochodu do celów służbowych stanowi jedynie wyrównanie uszczerbku majątkowego i z tej przyczyny nie stanowi przychodu.

Dyrektor KIS nie zgadzając się z wyrokiem WSA w Bydgoszczy wniósł skargę kasacyjną do Naczelnego Sądu Administracyjnego. W rozstrzygającym sprawę wyroku z 14 września 2023 r. (sygn. akt II FSK 2632/20) NSA oddalił skargę kasacyjną i wyjaśnił, że ryczałt za używanie prywatnego auta pracownika do celów służbowych nie jest przychodem, albowiem pracownik nie uzyskuje bowiem realnej korzyści majątkowej, a jedynie rekompensatę kosztów, których zatrudniony nie poniósłby, gdyby nie działanie w interesie pracodawcy.

Uzupełnienie stanowiska

Zdaniem Państwa, zwrot Prezesowi Zarządu kosztów używania prywatnego samochodu do celów służbowych w formie tzw. „kilometrówki”, a także zwrot udokumentowanych opłat drogowych i parkingowych, nie stanowi po stronie Prezesa przychodu w rozumieniu art. 11 ust. 1 ustawy o PIT, ponieważ jest to wyłącznie zwrot wydatków poniesionych na potrzeby Spółki i nie powoduje zwiększenia majątku Prezesa.

Wydatki objęte zwrotem są ściśle powiązane z wykonywaniem obowiązków wynikających z kontraktu menedżerskiego (art. 13 pkt 9 ustawy o PIT) i są ponoszone w celu zapewnienia należytego wykonywania tych obowiązków. Przejazdy służbowe realizowane z użyciem prywatnego samochodu pozostają w bezpośrednim związku z prowadzoną działalnością Spółki oraz mają wpływ na osiąganie przez Spółkę przychodów (umożliwiają realizację czynności zarządczych i operacyjnych koniecznych dla prowadzenia działalności).

Sposób rozliczenia (ewidencja przebiegu pojazdu oraz dokumenty dotyczące opłat drogowych i parkingowych) wskazuje, że jest to rozliczenie kosztowe, a nie dodatkowy element wynagrodzenia Prezesa.

W konsekwencji, skoro po stronie Prezesa nie powstaje przychód, po stronie Wnioskodawcy nie powstaje obowiązek poboru zaliczki na PIT od kwot zwrotu (art. 41 ust. 1 oraz art. 42 ust. 1 ustawy o PIT).

Zdaniem Wnioskodawcy, zwrot Prezesowi Zarządu (tj. tej samej osobie działającej jako strona kontraktu menedżerskiego) kosztów używania prywatnego samochodu do celów służbowych w formie tzw. „kilometrówki" oraz zwrot udokumentowanych opłat drogowych i parkingowych - rozliczany na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu oraz dowodów poniesienia wydatków - nie stanowi po stronie Prezesa przychodu w rozumieniu art. 11 ust. 1 ustawy o PIT⁴ (Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń), ponieważ ma charakter zwrotu kosztów poniesionych w interesie Spółki i nie powoduje zwiększenia majątku Prezesa.

Wnioskodawca wskazuje, że przychody Prezesa z tytułu kontraktu menedżerskiego są kwalifikowane do źródła,o którym mowa w art. 13 pkt 9 ustawy o PIT⁵ (Za przychody z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2, uważa się m.in. przychody uzyskane na podstawie umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub umów o podobnym charakterze, w tym przychody z tego rodzaju umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej - z wyjątkiem przychodów, o których mowa w pkt 7). Jednocześnie zwracane koszty przejazdów służbowych nie stanowią elementu wynagrodzenia ani świadczenia o charakterze wynagrodzeniowym, lecz są rozliczeniem kosztowym, ściśle związanym z wykonywaniem obowiązków na rzecz Spółki, na zasadach wynikających z kontraktu menedżerskiego.

W konsekwencji, skoro po stronie Prezesa (stronie kontraktu menedżerskiego) nie powstaje przychód, po stronie Wnioskodawcy nie powstaje obowiązek poboru zaliczki na PIT od kwot zwrotu na podstawie art. 41 ust. 1 ustawy o PIT⁶ (Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują świadczeń z tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art.18, osobom określonym w art. 3 ust. 1, są obowiązane jako płatnicy pobierać,z zastrzeżeniem ust. 4, zaliczki na podatek dochodowy, stosując do dokonywanego świadczenia, pomniejszonego o miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości określonej w art. 22 ust. 9 oraz o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b, najniższą stawkę podatkową określoną w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1.), ani obowiązki z tym związane wynikające z art. 42 ust. 1 ustawy o PIT⁷ (Płatnicy, o których mowa w art. 41, przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek oraz kwoty zryczałtowanego podatku w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki (podatek) - na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby. Jednakże w przypadku gdy podatek został pobrany zgodnie z art. 30a ust. 2a, płatnicy, o których mowa w art. 41 ust. 10, przekazują kwotę tego podatku na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania).

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.) stanowi, że:

Ogólne pojęcie przychodu ustawodawca zdefiniował w art. 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Definicja przychodu zawarta w art. 11, jak również określone w nim zasady ustalania wartości tego przychodu (w tym świadczeń w naturze lub innych nieodpłatnych świadczeń) mają charakter ogólny, a zatem mają zastosowanie wówczas, gdy nie występują regulacje szczegółowe, inaczej normujące danego rodzaju przychód lub zasady jego ustalania.

Zgodnie z treścią art. 11 ust. 1 ww. ustawy:

Za przychody należy uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez członka Zarządu, tj. zwrot lub pokrycie kosztów podróży związanych z wykonywaniem obowiązków członka Zarządu na podstawie umowy cywilnoprawnej o świadczenie usług zarządzania, w tym kosztów paliwa na przejazdy samochodem prywatnym, kosztów biletów, przejazdów lub dojazdów innymi środkami transportu, kosztów noclegu, i innych niezbędnych kosztów podróży wymienionych w przepisach wykonawczych powołanych w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w tym opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe.

Źródła przychodów

Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 2 cyt. ustawy:

Przychody uzyskane przez Członka Zarządu

Stosownie do art. 13 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

W myśl art. 13 pkt 9 cyt. ustawy:

Wnioskodawca wskazał w uzupełnieniu wniosku, że Prezes Zarządu został powołany do składu Zarządu Spółki uchwałą Rady Nadzorczej, a Jego przychody z tytułu kontraktu menedżerskiego są kwalifikowane do źródła,o którym mowa w art. 13 pkt 9 ustawy o PIT.

W świetle obowiązujących przepisów, przychody członka Zarządu Spółki w przypadku zawarcia umowy o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktu menedżerskiego lub umowy o podobnym charakterze (w tym również umowy o świadczenie usług zarządzania zawartej na czas pełnienia funkcji członka Zarządu) stanowią przychody zaliczone do źródła określonego w art. 13 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (stanowi o tym „wyłączenie” określone w powołanym art. 13 pkt 9 tej ustawy).

W spółkach kapitałowych zawarcie kontraktu menedżerskiego z członkiem Zarządu kreuje wtórną podstawę powiązania menedżera ze Spółką, bowiem podstawowe znaczenie ma powołanie Go na członka Zarządu tworzące stosunek członkostwa w zarządzie Spółki regulowany przepisami Kodeksu spółek handlowych i innymi przepisami wewnętrznymi Spółki.

Obowiązki płatnika

Konsekwencją zakwalifikowania przychodów uzyskanych przez członka Zarządu, jako z tytułu przychodów z działalności wykonywanej osobiście jest ich opodatkowanie za pośrednictwem płatnika – na zasadach określonych w art. 41 i art. 42 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Stosownie do art. 41 ust. 1 ww. ustawy:

W myśl art. 42 ust. 1 powołanej ustawy:

Zwolnienie przedmiotowe

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Według art. 21 ust. 13 ww. ustawy:

Oznacza to, że aby świadczenia otrzymywane w związku z odbywaną podróżą mogły skorzystać ze zwolnienia,o którym mowa w ww. przepisie, kwoty te nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. W przypadku potraktowania ich jako kosztów uzyskania przychodów osoby niebędącej pracownikiem będą stanowiły przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Odrębnym przepisem, o którym mowa powyżej jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190 ze zm.).

Zgodnie z treścią § 2 ww. rozporządzenia:

W myśl § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia:

Stosownie do ust. 2 § 3 ww. rozporządzenia:

Przy czym, zgodnie z § 3 ust. 3 tego rozporządzenia:

Natomiast, jak wynika z treści § 3 ust. 4 ww. rozporządzenia:

Z § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27 poz. 271 ze zm.), wynika, że:

Jak stanowi § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej:

Na podstawie § 4 ust. 2 rozporządzenia:

Zgodnie z § 5 ust. 1 powołanego rozporządzenia:

Stosownie zaś do § 5 ust. 2 ww. rozporządzenia:

Pojęcie „podróży”

Z wyżej wymienionych przepisów wynika, że dla skorzystania ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ważnym jest otrzymanie świadczeń w związku z odbywaniem podróży oraz aby podróż odbywana była w celu osiągnięcia przychodów i aby wydatki z tego tytułu nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Dlatego koniecznym jest przede wszystkim ustalenie, jak należy rozumieć pojęcie „podróży” ujęte w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ustawodawca w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wyodrębnił dwa rodzaje podróży: „podróż służbową” oraz „podróż osoby niebędącej pracownikiem”. Według jednej z dyrektyw wykładni językowej, tj. zakazu wykładni synonimicznej, zakłada się, że różnym zwrotom nie należy nadawać tego samego znaczenia. Nie można zatem uznać za poprawną takiej wykładni, która prowadzi do ustalenia, że zwroty „podróż służbowa” oraz „podróż osoby niebędącej pracownikiem” będą miały to samo znaczenie.

Pojęcie „podróż” zawarte w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie zostało zdefiniowane ani w ustawie podatkowej ani w innych przepisach. Zatem właściwą metodą odkodowania jego znaczenia jest sięgnięcie do reguł wykładni językowej. Według internetowego Słownika Języka Polskiego (www.sjp.pl) – podróż to przebywanie drogi do odległego miejsca; przemierzanie rozległych terenów; podróżowanie. Efektem zastosowania wykładni językowej jest więc ustalenie, że podróż to przebycie drogi do jakiegoś odległego miejsca, bez dookreślenia tego pojęcia przez takie elementy, jak czas odbywania, częstotliwość, czy też przez zdefiniowanie kierunku podróży. Stąd też przedmiotowe zwolnienie nie obejmuje zwrotu kosztów za jazdy lokalne, bowiem nie spełniają definicji „podróży”.

Zatem podróżą, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest dojazd członka Zarządu odbywający się pomiędzy miejscem Jego zamieszkania a siedzibą Spółki oraz pomiędzy miejscem jego zamieszkania lub siedzibą Spółki a innymi miejscowościami.

Na gruncie przedstawionego opisu stanu faktycznego, dokonywany przez Państwa zwrot członkowi Zarządu kosztów paliwa do samochodu prywatnego używanego na Państwa potrzeby w wysokości tzw. kilometrówki, tj. kwoty stanowiącej iloczyn przejechanych na cele służbowe samochodem prywatnym przez członka Zarządu kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu w wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy generuje powstanie przychodu, który podlega zwolnieniu od podatku dochodowego na podstawie cytowanego art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zwrot członkowi Zarządu kosztów podróży odbywanych z wykorzystaniem samochodu prywatnego, takich jak: opłaty za przejazd drogami płatnymi, opłaty za miejsca parkingowe podlegają i będą podlegać zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 6 lit. b) tej ustawy do wysokości faktycznych udokumentowanych kosztów.

Przy czym kwota zwolnienia z tytułu zwrotu ww. kosztów nie podlega wliczeniu do kwoty zwolnienia limitowanego, dotyczącego kosztów samego przejazdu (tzw. kilometrówki).

Uwzględniając przedstawiony przez Państwa opis sprawy i powołane przepisy prawa stwierdzam, że członek Zarządu, któremu zwracane są koszty związane z używaniem samochodu prywatnego dla celów służbowych, uzyskuje przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jednakże przychód ten, w oparciu o przepis art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b), z zastrzeżeniem art. 21 ust. 13 ww. ustawy, korzysta ze zwolnienia z opodatkowania do wysokości określonych w ww. rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

W sytuacji, gdy zwracane przez Państwa ww. koszty będą wyższe od limitów określonych w powyższym rozporządzeniu, to nadwyżka ponad te limity podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym, a na Państwu ciążą obowiązki płatnika wynikające z art. 41 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Natomiast, w przypadku zwracanych wydatków dotyczących opłat za przejazd drogami płatnymi i za miejsca parkingowe, uzyskany przychód z powyższego tytułu korzysta ze zwolnienia na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) tej ustawy, do wysokości faktycznych udokumentowanych wydatków.

Dodatkowe informacje

Odnośnie powołanych przez Państwa wyroków sądów administracyjnych wskazać należy, że wyroki te dotyczą konkretnych spraw podatników osądzonych w określonym stanie faktycznym i prawnym, i w tych sprawach rozstrzygnięcia w nich zawarte są wiążące. Natomiast organy podatkowe, mimo że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkują się wydanymi rozstrzygnięciami sądów i innych organów podatkowych, to nie mają możliwości zastosowania ich wprost, z tego powodu, że nie stanowią źródła materialnego prawa podatkowego.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego

obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• ­  Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• ­  Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• ­  Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego  w … . Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• ­  w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa,ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• ­  w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 7 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.