Interpretacja 0113-KDIPT2-3.4011.917.2025.4.AK

Interpretacja indywidualna – stanowisko w części nieprawidłowe i w części prawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest:

-     nieprawidłowe w części dotyczącej uznania za koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 26e ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – kosztów odpisów amortyzacyjnych od wartości niematerialnych i prawnych, które są wykorzystywane w toku realizacji projektów;

-     prawidłowe w pozostałej części.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

10 grudnia 2025 r. wpłynął Pana wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych. Uzupełnił go Pan – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 3 lutego 2026 r. i z 27 lutego 2026 r. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

A.A., prowadzący działalność gospodarczą pod firmą: A (dalej jako: „Wnioskodawca” lub „A”) jest podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych, posiadającym nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce. Przedsiębiorstwo działa w branży przemysłowej nieprzerwalnie od roku 2015.

Działania prowadzone przez Wnioskodawcę polegają przede wszystkim na projektowaniu oraz budowaniu maszyn i urządzeń specjalistycznego przeznaczenia, tj. nowoczesnych i funkcjonalnych maszyn ..., zdolnych do obróbki szerokiej gamy materiałów.

W celu zapewnienia kompleksowego wsparcia dla branży przemysłowej w ofercie Wnioskodawcy znajdują się trzy główne serie maszyn ..., które w ramach działalności dostosowywane są do specyfiki potrzeb użytkownika, zarówno pod względem parametrów technicznych, jak i planowanych zastosowań, tj.:

Seria ... – znajduje zastosowanie w przedsiębiorstwach o zróżnicowanej skali działalności – od małych warsztatów po większe zakłady produkcyjne. Maszyny te przeznaczone są do precyzyjnej obróbki materiałów takich jak ..., m.in. w branży ..., ..., ..., ... oraz przy produkcji ....

Seria ... – to zaawansowane technologicznie urządzenia przeznaczone do profesjonalnej, intensywnej obróbki materiałów takich jak ... Przeznaczone są dla użytkowników oczekujących wysokiej powtarzalności, precyzji oraz wydajności w warunkach produkcji wieloseryjnej. Znajdują zastosowanie m.in. w przemyśle ..., ..., ... oraz w zakładach ...

Seria ... – to zautomatyzowane urządzenia przeznaczone do kompleksowej obróbki ..., ...oraz ... – stosowanych w produkcji ... i .... Maszyny te integrują funkcje ..., ..., ... oraz ..., co pozwala na realizację wieloetapowych operacji w ramach jednego cyklu technologicznego. Maszyny te przeznaczone są do zastosowania w zakładach przemysłu ... prowadzących produkcję seryjną lub wielkoseryjną, w warunkach intensywnej eksploatacji.

Ponadto oprócz ploterów frezujących Wnioskodawca wytwarza również inne urządzenia wykorzystywane w przemyśle przetwórstwa materiałowego. Obejmują one:

... – przeznaczone do precyzyjnego cięcia i grawerowania szerokiego zakresu materiałów (... itp.). Urządzenia te charakteryzują się wysoką dokładnością oraz wszechstronnością zastosowań w branżach ..., ..., ... i .... Dzięki elastycznej konfiguracji, plotery mogą być dostosowywane do specyfiki działalności odbiorcy.

... – służące do szybkiego i precyzyjnego cięcia ... (m.in. ..., ..., ...). Wyposażone w technologię laserów światłowodowych, zapewniają wysoką prędkość, powtarzalność oraz niskie koszty eksploatacji. Maszyny te są szczególnie przydatne w branżach ..., ..., ... i ...

... – urządzenia dedykowane do termicznego cięcia ... i ... o różnych kształtach i grubościach. ... te charakteryzują się solidną konstrukcją, dużym zakresem obróbki oraz niskimi kosztami eksploatacyjnymi. Są wykorzystywane m.in. w przemyśle ..., ... i ...

Wszystkie maszyny, oferowane przez Przedsiębiorstwo, projektowane są z myślą o profesjonalnych użytkownikach i każdorazowo podlegają indywidualnej konfiguracji, zgodnie z wymaganiami technicznymi przedstawionymi przez klienta. Urządzenia te nie są wytwarzane seryjnie – każda z maszyn stanowi unikalne, innowacyjne rozwiązanie, opracowane na podstawie konkretnego zapytania ofertowego. W efekcie powstają prototypy, które nie mają odpowiedników ani w dotychczasowej działalności A, stanowiąc tym samym nowe rozwiązania techniczne o charakterze jednostkowym.

Na wniosek Wnioskodawcy ..., ..., ... w dniu 30 kwietnia 2019 r. wydała pozytywną opinię o innowacyjności technologii ploterów frezujących z serii ..., ... ... oraz ... (dalej: „opinia o innowacyjności”). Opinia stanowi załącznik 1 niniejszego wniosku. Dr inż. B.B., sporządzający opinię, w podsumowaniu zaznaczył iż: „...”.

Wnioskodawca prowadzi wyżej opisaną działalność w sposób zorganizowany i szczegółowo zaplanowany. Proces realizacji projektów każdorazowo przebiega następująco:

I.    Przyjęcie zapytania ofertowego

Każdorazowo zapytanie ofertowe klienta trafia do Wnioskodawcy, który w pierwszym etapie dokonuje analizy możliwości realizacji zlecenia pod kątem technicznym i funkcjonalnym. Na podstawie dostarczonych przez klienta wytycznych opracowywana jest wstępna koncepcja rozwiązania. Równolegle przygotowywana jest oferta zawierająca opis planowanej technologii, dobór materiałów, a także szacunkowe koszty wykonania urządzenia oraz jego montażu. Tak sporządzona dokumentacja stanowi podstawę do przedstawienia oferty handlowej klientowi i dalszych ustaleń związanych z potencjalną realizacją projektu.

II.  Projektowanie

Po zaakceptowaniu oferty przez klienta rozpoczyna się proces właściwego projektowania maszyny. Tworzony jest projekt techniczny niezbędny do późniejszego wykonania maszyny. W ramach projektu uzgadniane są informacje dotyczące użytych materiałów oraz technologii produkcji.

III. Wykonanie urządzenia

Wykonanie urządzenia rozpoczyna się po uzyskaniu akceptacji stworzonego projektu przez klienta. Na tym etapie prac zaprojektowana maszyna jest montowana.

IV.          Próby technologiczne

Próby technologiczne (pierwsze uruchomienie próbne) powstałej maszyny odbywają się na terenie przedsiębiorstwa. Prowadzone są w celu eliminacji błędów powstałych na etapie projektowania oraz montażu. Ponadto klient ma możliwość zgłoszenia uwag co do skonstruowanej maszyny w celu późniejszego naniesienia zmian.

V.  Montaż i odbiór techniczny

Po wprowadzeniu zmian zdefiniowanych na etapie prób technologicznych i ich akceptacji przez klienta następuje ostatni etap procesu – uruchomienie maszyny u klienta oraz przeprowadzenie szkoleń.

Przykładem projektu realizowanego przez Wnioskodawcę jest:

Opracowanie koncepcji, zaprojektowanie, zbudowanie, i dostarczenie kompletnej maszyny do obróbki ... oraz ... – Założeniami koncepcyjnymi było opracowanie nowego typu maszyny o odpowiedniej sztywności i funkcjonalności umożliwiającej obróbkę skrzydeł drzwiowych z jednego zamocowania z 5 stron, oraz obróbkę ... w produkcji prototypowej, jak i seryjnej.

W związku z założeniami dotyczącymi maszyny i wymaganiami klienta projekt wymagał całkowitego przeprojektowania dotychczas produkowanych maszyn, zarówno pod względem budowy elementów konstrukcyjnych jak i systemu sterowania. Prace odbywały się zarówno na płaszczyźnie mechanicznej, jak i elektryczno-automatyzacyjnej.

W pierwszym etapie zgodnie z opracowaną koncepcją, zaprojektowano całkowicie nową innowacyjną konstrukcję maszyny w typie bramowym, charakteryzującą się bardzo wysoką sztywnością przy zachowaniu relatywnie niskiej wagi konstrukcji maszyny, gwarantujące odpowiednią dynamikę pracy. W ramach projektu przygotowano nową konstrukcję ramy, podstaw bramowych, bramy, oraz konstrukcji osi Z. Nowe podejście do obróbki ...

W drugim etapie na podstawie przygotowanych projektów zbudowano (spawanie, obróbka mechaniczna, lakierowanie) nową innowacyjną konstrukcję maszyny. Zbudowano kompletny system sterowania, w tym instalację elektryczno-elektroniczną oraz szafę sterującą. Dokonano zakupów niezbędnych elementów wykonawczych maszyny oraz złożono projekt do stanu umożliwiającego przejście do kolejnego etapu.

W trzecim etapie największą wagę przeciążano do sprawdzenia poprawności projektowej gwarantujących spełnienie założeń projektowych. W tym etapie przeprowadzono szereg pomiarów sztywności, powtarzalności i dokładności maszyny. Dokonano pomiarów dynamiki, szybkości i jej wpływu na proces obróbczy i dokładność obrabianych detali. Po pozytywnej weryfikacji spełnienia wszystkich wymogów dotyczących sztywności, dokładności i dynamiki maszyny przystąpiono do etapu końcowego, związanego z uzbrojeniem maszyny we wszystkie elementy wymagane przez klienta (agregat kątowy, magazyn narzędzi, wyspy podciśnieniowe, itd.), dające możliwość obróbki detali z 5 stron z jednego zamocowania. Klient przeprowadził techniczny odbiór maszyny, po czym maszyna została dostarczona i uruchomiona w jego fabryce.

Wnioskodawca zamierza realizować kolejne tego typu projekty również w przyszłości. Jednoznacznie wskazuje na to, iż każdorazowo realizacja projektów wymaga od pracowników wykazania cech twórczości, kreatywności i nowatorskości. Ponadto, celem takiej działalności jest zwiększenie zasobów wiedzy oraz wykorzystanie zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

W związku z realizacją wyżej opisanej działalności Wnioskodawca ponosi następujące rodzaje kosztów:

1.  Koszty wynagrodzeń

Wnioskodawca kwalifikuje się jako średnie przedsiębiorstwo i w celu realizacji projektów zatrudnia pracowników na podstawie umów o pracę. W ramach nawiązanego stosunku pracy Wnioskodawca ponosi następujące koszty:

a)  wynagrodzenia podstawowe;

b)  premie (np. roczne, uznaniowe, miesięczne, motywacyjne), nagrody;

c)  koszty dodatkowych świadczeń na rzecz pracowników m.in. ubezpieczeń zdrowotnych i opieki medycznej;

d)  składki z tytułu należności wskazanych w punkcie a) powyżej, określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – w części finansowanej przez Przedsiębiorstwo jako płatnika składek, tj. składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, wypadkowe.

Każdorazowo w projekty zaangażowani są pracownicy działów: konstrukcji, elektroniki, spawania, obróbki, lakierni oraz montażu. Każdorazowo wiedza, umiejętności i kompetencje tych pracowników bezpośrednio przyczyniają się do skonstruowania nowego rozwiązania.

Wnioskodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracowników, która umożliwia określenie liczby godzin pracy poświęconych przez poszczególnych pracowników na realizację projektów.

Poniżej przedstawiono fragment ewidencji czasu pracy prowadzonej przez Wnioskodawcę.

Dział konstrukcyjny
Lp.	Data	Nr projektu	Pracownik	Typ prac	Czas
1	2019-03-12	...	C.C.	K.5. – konsultacje	240 min.
2	2019-03-13	...	C.C.	K.3. – rysunek 2D	450 min.
3	2019-03-14	...	C.C.	K.3. – rysunek 2D	450 min.
4	2019-03-15	...	C.C.	K.5. – konsultacje	120 min.
5	2019-04-08 - 2019-04-1	...	C.C.	K.1. modelowanie 3D	2250 min.
6	2019-04-24	...	C.C.	K.3. – rysunek 2D	450 min.
7	2019-04-25	...	C.C.	K.5. – konsultacje	120 min.
8	2019-04-30	...	C.C.	K.2. – aktualiz. mod.	450 min.
9	2019-05-07- 2019-05-09	...	C.C.	K.3. – rysunek 2D	1350 min.
10	2019-05-13- 2019-05-14	...	C.C.	K.1. modelowanie 3D	900 min.
11	2019-05-15	...	C.C.	K.5. – konsultacje	150 min.
12	2019-05-20	...	C.C.	K.3. – rysunek 2D	450 min.
13	2019-05-21- 2019-05-24	...	C.C.	K.1. modelowanie 3D	1800 min.
14	2019-05-28	...	C.C.	K.4. – pliki.dxf	450 min.
15	2020-05-29- 2020-05-30	...	C.C.	K.3. – rysunek 2D K.1. modelowanie 3D	900 min.
16	2020-05-31	...	C.C.	K.4. – pliki.dxf	450 min.

Mając na uwadze powyższe, Wnioskodawca ma zamiar zaliczyć do kosztów kwalifikowanych w rozumieniu art. 26e ust. 2 pkt. 1 UPDOF, jedynie proporcjonalną część kosztów składników wynagrodzeń wymienionych powyżej. Proporcja ta będzie odpowiadała stosunkowi czasu poświęconego na projekty będące przedmiotem wniosku do całkowitego czasu pracy w zadanym okresie rozliczeniowym, zgodnie z ewidencją czasu pracy oraz interpretacją ogólną wydaną przez Ministra Finansów z dnia 13 lutego 2024 r. (nr DD8.8203.1.2021).

2.   Koszty materiałów i surowców

Każdy projekt ma przypisane materiały i surowce wykorzystywane na etapach tworzenia maszyny oraz przeprowadzania prób technologicznych. Najczęściej wykorzystywanymi materiałami są: stal, aluminium, elementy pochodzące z obróbki skrawaniem, blachy cięte laserem oraz gięte, aluminiowe profile systemowe oraz wszelkiego rodzaju elementy w zakresie elektryki, elektroniki, napędów, pneumatyki, czujnikowe itp. Jako koszty kwalifikowane rozpoznane zostaną koszty materiałów i surowców skalkulowane według rzeczywistego zużycia.

Dodatkowo Wnioskodawca ponosi koszty związane z nabyciem podzespołów niezbędnych do realizacji projektów. Wśród nich znajdują się m.in.: pompy, agregaty, silniki, itp. urządzenia. Komponenty te stanowią integralne części tworzonych maszyn i są niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia zarówno prac projektowych, jak i testów funkcjonalnych.

Wartość zużytych surowców, materiałów oraz podzespołów jest na bieżąco ewidencjonowana w księgach przedsiębiorstwa. Na podstawie dokumentacji projektowej istnieje możliwość połączenia projektu z kosztami poniesionymi na jego realizację. Do 2019 r. ewidencja następowała w ramach podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz arkusza Excel. Od 2020 r. Przedsiębiorstwo prowadzi pełną księgowość, w ramach której nadal istnieje możliwość jednoznacznego przypisania poszczególnych projektów do poniesionych na ich realizację kosztów na podstawie dokumentacji projektowej.

3.  Koszty amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych

Wnioskodawca w ramach realizowanych projektów ponosi koszty amortyzacji następujących grup środków trwałych:

3.1.Środki trwałe

Realizacja projektów objętych wnioskiem wymaga zaangażowania pracowników, którzy wykonują zadania związane z przygotowaniem dokumentacji technicznej, prototypowaniem, testowaniem rozwiązań technicznych oraz wytwarzaniem elementów przy użyciu specjalistycznego parku maszynowego.

Na potrzeby realizacji tych projektów wykorzystywane są środki trwale znajdujące się w ewidencji Wnioskodawcy, m.in.:

-     Laser;

-     Urządzenie do cięcia plazmą ...;

-     Maszyna do obróbki;

-     Spawarki: ...;

-     Urządzenie pomiarowe ...;

-     Centrum ...;

-     Urządzenie do cięcia plazmą: ...;

-     Laser światłowodowy ...;

-     Wytyczarka;

-     Stół spawalniczy ślusarski montażowy;

-     Hydrauliczna prasa krawędziowa ....

Z uwagi na fakt, iż wskazane środki trwałe są wykorzystywane przez pracowników Przedsiębiorstwa realizujących projekty objęte wnioskiem, a pracownicy ci poświęcają mierzalną i ewidencjonowaną część swojego czasu pracy na obsługę danej maszyny w ramach tych projektów, Przedsiębiorstwo będzie ustalać koszty amortyzacji tych środków trwałych w proporcji wynikającej z faktycznego stopnia ich wykorzystania w projektach objętych wnioskiem.

Proporcja ta zostanie wyliczona na podstawie szczegółowej ewidencji czasu pracy każdego pracownika, która pozwala jednoznacznie określić, ile godzin pracownik przeznaczył na pracę z daną maszyną w ramach projektów ujętych we wniosku, a ile w ramach pozostałych zadań. W konsekwencji do kosztów kwalifikowanych, zgodnie z art. 26e ust. 3 UPDOF, zaliczona zostanie jedynie ta część odpisów amortyzacyjnych, która odpowiada procentowemu wykorzystaniu danego środka trwałego przy realizacji projektów objętych wnioskiem w stosunku do całkowitego czasu jego wykorzystania przez pracowników.

3.2. Wartości niematerialne i prawne

W działalności Wnioskodawcy opisanej we wniosku, na etapie projektowania wykorzystywane są programy informatyczne stanowiące dla przedsiębiorstwa wartości niematerialne i prawne, podlegające amortyzacji:

... – zintegrowane środowisko (...).

... – zintegrowana platforma (...).

Z uwagi na fakt, iż ww. programy informatyczne wykorzystywane są przez ww. pracowników biorących czynny udział w realizacji projektów, a oni przeznaczają mierzalną część swojego czasu pracy na realizację projektów, opisanych we wniosku, Wnioskodawca zamierza rozliczać koszty amortyzacji ww. wartości niematerialnych i prawnych w proporcji odpowiadającej zaangażowaniu oprogramowania w realizację wskazanych projektów. Proporcja ta będzie ustalana na podstawie dokumentowanej ewidencji czasu pracy prowadzonej dla każdego pracownika, umożliwiającej jednoznaczne przypisanie godzin pracy do projektów objętych zakresem wniosku. W efekcie, do kosztów kwalifikowanych zgodnie z art. 26e ust. 2a UPDOF zaliczona zostanie część odpisów amortyzacyjnych, odpowiadająca procentowemu zaangażowaniu pracowników w realizację projektów.

3.3.Jednorazowa amortyzacja środków trwałych

Środki trwałe i wartości niematerialne i prawne, których wartość początkowa jest równa lub niższa od 10 000 zł podlegają amortyzacji jednorazowo w miesiącu oddania do używania tego środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, albo w miesiącu następnym (tzw. jednorazowa amortyzacji, o której mowa w art. 22f ust. 3 UPDOF). Do środków trwałych amortyzowanych w ten sposób Wnioskodawca zalicza:

-     komputery,

-     elektronarzędzia (wiertarki, wkrętarki itp.).

Wnioskodawca zwraca uwagę na okoliczność, że oprzyrządowanie to jest niezbędne w procesie produkcji nowej maszyny. Na podstawie dokumentacji projektowej istnieje możliwość połączenia projektu z kosztami jakimi jest wartość amortyzacji nisko cennych środków trwałych wykorzystywanych przez pracowników w konkretnym projekcie.

W związku z opisanym potniej stanem faktycznym, Wnioskodawca planuje dokonać rozliczenia ulgi badawczo-rozwojowej, zgodnie z art. 26e UPDOF (dalej jako: „ulga B+R”), przy czym w szczególności zaznacza, że:

-     nie prowadzi i nie prowadził działalności gospodarczej na terenie specjalnej strefy ekonomicznej na podstawie zezwolenia lub Polskiej Strefy Inwestycji na podstawie decyzji o wsparciu i nie korzysta ze zwolnień podatkowych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 63 lub 63a UPDOF. Wnioskodawca w dniu 2 kwietnia 2025 r. uzyskał decyzję o wsparciu (nr: ...), jednak nie korzysta z ww. zwolnienia.

-     zamierza odliczyć w ramach ulgi B+R koszty kwalifikowane, zgodnie z art. 26e ust. 2, ust. 2a i ust. 3 UPDOF,

-     zamierza dokonać odliczenia kosztów kwalifikowanych, zgodnie z limitami wskazanymi w art. 26e ust. 7 pkt 3 UPDOF,

-     nie zamierza odliczać w ramach ulgi B+R odpisów amortyzacyjnych od wartości samochodów osobowych, budowli, budynków i lokali stanowiących odrębną własność,

-     wymienione składniki wynagrodzenia pracowników biorących udział w projektach będących przedmiotem tego wniosku każdorazowo stanowiły i będą stanowić w przyszłości należności, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych,

-     wymienione w tym wniosku koszty nie zostały zwrócone i nie będą zwrócone w jakiejkolwiek formie ani odliczone od podstawy opodatkowania,

-     nie posiada statusu centrum badawczo-rozwojowego,

-     jest średnim przedsiębiorcą,

-     koszty kwalifikowane zostaną odliczone od podstaw opodatkowania roku, w którym zostały ujęte jako koszty uzyskania przychodu.

Uzupełnienie wniosku

Wniosek dotyczy 2019 r. oraz lat następnych.

Wnioskodawca wybrał tzw. podatek liniowy zgodnie z art. 30c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163; dalej: „UPDOF”).

Wnioskodawca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów zgodnie z art. 24a ust. 1 UPDOF.

Zgodnie art. 24a ust. 1b UPDOF w dacie składania korekty deklaracji lub deklaracji w księdze przychodów koszty działalności opisanej we wniosku w celu skorzystania z odliczenia są/będą wyodrębnione.

 Efektem prowadzonych prac było opracowanie oraz wykonanie prototypów nowych lub istotnie ulepszonych maszyn i rozwiązań technicznych, stanowiących nowe zastosowanie istniejącej wiedzy pracowników w zakresie technik i technologii produkcji.

Nowe zastosowanie polegało w szczególności na możliwości wykorzystania opracowanych prototypów maszyn do realizacji indywidualnych procesów technologicznych dostosowanych do specyfiki działalności poszczególnych klientów, co nie było możliwe przy wykorzystaniu standardowych, dostępnych na rynku rozwiązań ani rozwiązań dotychczas stosowanych w działalności Wnioskodawcy.

W ramach realizowanych prac zastosowano w szczególności:

-     autorskie koncepcje konstrukcyjne maszyn, obejmujące całościowe zaprojektowanie nowego wyrobu,

-     nowe dla prowadzonej działalności rozwiązania projektowe w zakresie architektury i konfiguracji zespołów maszyny,

-     narzędzia projektowe w postaci specjalistycznych systemów do opracowywania dokumentacji technicznej, w tym modeli 3D oraz rysunków technicznych nowego wyrobu,

-     metody projektowania i weryfikacji rozwiązań poprzez wykonywanie prób technologicznych oraz analizę ich wyników.

Rozwiązania te nie były wcześniej stosowane w praktyce gospodarczej Wnioskodawcy w takiej konfiguracji i zakresie, gdyż dotyczyły projektowania i wytwarzania nowych, indywidualnych maszyn o odmiennych funkcjach i parametrach technologicznych.

Oryginalność opracowanych prototypów polegała na tym, że nie stanowiły one prostego odtworzenia ani modyfikacji istniejących maszyn, lecz były projektowane od podstaw jako unikalne rozwiązania techniczne, dostosowane do indywidualnych wymagań wynikających z profilu działalności konkretnego klienta.

Prototypy różniły się od rozwiązań funkcjonujących u Wnioskodawcy w szczególności:

-     zakresem funkcjonalności i przeznaczeniem do realizacji specyficznych procesów technologicznych,

-     sposobem integracji poszczególnych podzespołów oraz organizacją procesu technologicznego w obrębie jednej maszyny,

-     przyjętymi rozwiązaniami konstrukcyjnymi, opracowanymi indywidualnie dla danego projektu.

Działalność będąca przedmiotem wniosku opiera się na autorskich koncepcjach projektowych oraz technologicznych, zgodnie z którymi możliwe jest:

-     opracowanie nowych maszyn poprzez twórcze połączenie i nowe zastosowanie istniejącej wiedzy pracowników w zakresie technik i technologii produkcji,

-     osiągnięcie wymaganych przez klienta parametrów procesu technologicznego dzięki zaprojektowaniu nowej architektury maszyny oraz nowego układu funkcjonalnego jej zespołów,

-     poprawa efektywności i funkcjonalności procesu produkcyjnego poprzez indywidualne dopasowanie konstrukcji maszyny do specyfiki danego procesu.

Powyższe koncepcje były każdorazowo weryfikowane w toku projektowania, budowy prototypu oraz przeprowadzania prób technologicznych.

Różnice pomiędzy opracowanymi prototypami a rozwiązaniami dotychczas funkcjonującymi wynikały z zastosowania:

-     technologii projektowania i wytwarzania nowych maszyn w oparciu o indywidualnie opracowaną dokumentację techniczną,

-     narzędzi do modelowania 3D oraz przygotowywania rysunków technicznych nowego wyrobu,

-     rozwiązań konstrukcyjnych opracowanych specjalnie na potrzeby danego projektu,

-     technologicznych prób funkcjonalnych i produkcyjnych, których wyniki stanowiły podstawę do dalszego doskonalenia prototypów.

Zastosowanie powyższych technologii i narzędzi umożliwiło opracowanie rozwiązań technicznych niewystępujących wcześniej w działalności Wnioskodawcy ani w dostępnych rozwiązaniach rynkowych.

Z uwagi na skalę oraz zróżnicowanie prowadzonych prac nie jest możliwe szczegółowe odniesienie się do wszystkich projektów realizowanych w ramach działalności objętej wnioskiem, gdyż Wnioskodawca prowadzi równolegle dużą liczbę projektów o tym charakterze w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Jednocześnie należy podkreślić, że przedmiotem niniejszego wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej nie jest analiza ani ocena poszczególnych, konkretnych projektów lub prototypów, lecz określona część działalności podmiotu.

W związku z powyższym, udzielając odpowiedzi na pytania 6-8 wskazane w wezwaniu, będzie Pan odnosił się do całokształtu działalności objętej wnioskiem, a nie wyłącznie do pojedynczych, wybranych przedsięwzięć. Jednocześnie w celu pełniejszego zobrazowania stanu faktycznego, poniżej przedstawia Pan jako przykładowe opisy dwóch realizowanych projektów, które ilustrują charakter prowadzonej działalności. W dalszej części niniejszych odpowiedzi będzie Pan się odnosił w szczególności do przywołanych projektów.

Projekt 1 – Maszyna ... z przeznaczeniem do wysokowydajnego wycinania ..

Przedmiotem projektu było zaprojektowanie, zbudowanie, dostarczenie i uruchomienie maszyny ..., z przeznaczeniem do ...

W związku z założeniami projektowymi dotyczącymi czasu obróbki i ilości wykonywanych detali na godzinę niemożliwym był zastosowanie standardowego magazynu narzędziowego ze stożkami ISO lub HSK, ponieważ czas wymiany narzędzia (wymagane 3 szt. podczas i obróbki) był zbyt długi, a jego dalsze przyspieszanie niemożliwe. Zdecydowano zaprojektować maszynę spełniającą warunek czasu wymiany narzędzia <1s. Do spełnienia celu zaprojektowano maszynę z trzema niezależnymi wrzecionami, dającymi możliwość dowolnego uzbrojenia, a wszystkie zamocowano na ruchomych płytach co umożliwiło wymianę narzędzia skrawającego w czasie <1s. Konstrukcja maszyny została zaprojektowana tak aby była możliwość frezowania sklejki w pełnym wymiarze (stół podciśnieniowy), a także szybkiego i ergonomicznego mocowania kopyt pod niesformatowane koła w różnych wymiarach. Wykonanie projektu wymagało napisania nowego oprogramowania do sterownika, dającego możliwość obsłużenia niestandardowego magazynu narzędzi oraz obliczania offsetów pomiędzy wrzecionami w osiach XYZ, podczas wykonywania programu. Przygotowanie osi X i Z wymagało wykonanie obliczeń obciążeniowych. W związku ze znacznym obciążeniem trzema wrzecionami, wszystkie osie musiały zostać dodatkowo wzmocnione, tak aby uzyskać odpowiednią sztywność, dokładność i prędkość frezowania w materiale. Po etapie projektowym przygotowano stanowisko testowe na którym wykonano pomiary sztywności wszystkich nowo projektowanych osi. Po pożywnych wynikach testów przystąpiono do ostatecznego montażu podzespołów maszyny. W końcowym etapie zainstalowano nowe oprogramowanie, skonfigurowano maszynę i przeprowadzono szereg testów i pomiarów geometrii, oraz czasów frezowania. W siedzibie firmy odbył się również odbiór techniczny maszyny przeprowadzony przez klient, który zakończył się wynikiem pozytywnym. Maszyna ostatecznie została dostarczona i uruchomiona w siedzibie klienta, a klient został przeszkolony z eksploatacji i obsługi plotera.

Projekt 2 – Maszyna do obróbki ...

Opracowanie koncepcji, zaprojektowanie, zbudowanie, i dostarczenie kompletnej maszyny do obróbki ... oraz .... Założeniami koncepcyjnymi było opracowanie nowego typu maszyny o odpowiedniej sztywności i funkcjonalności umożliwiającej obróbkę skrzydeł drzwiowych z jednego zamocowania z 5 stron, oraz obróbkę ... z ... w produkcji prototypowej, jak i seryjnej.

W związku z założeniami dotyczącymi maszyny i wymaganiami klienta projekt wymagał całkowitego przeprojektowania dotychczas produkowanych maszyn, zarówno pod względem budowy elementów konstrukcyjnych jak i systemu sterowania. Prace odbywały się zarówno na płaszczyźnie mechanicznej, jak i elektryczno-automatyzacyjnej.

W pierwszym etapie zgodnie z opracowaną koncepcją, zaprojektowano całkowicie nową innowacyjną konstrukcję maszyny w typie bramowym, charakteryzującą się bardzo wysoką sztywnością przy zachowaniu relatywnie niskiej wagi konstrukcji maszyny, gwarantujące odpowiednią dynamikę pracy. W ramach przygotowano nową konstrukcję ramy, podstaw bramowych, bramy oraz konstrukcji osi Z. Nowe podejście do ....

W drugim etapie na podstawie przygotowanych projektów zbudowano (spawanie, obróbka mechaniczna, lakierowanie) nową innowacyjną konstrukcję maszyny. Zbudowano kompletny system sterowania, w tym instalację elektryczno-elektroniczną oraz szafę sterującą. Dokonano zakupów niezbędnych elementów wykonawczych maszyny, oraz złożono projekt do stanu umożliwiającego przejście do kolejnego etapu.

W trzecim etapie największą wagę przywiązano do sprawdzenia poprawności projektowej gwarantujących spełnienie założeń projektowych. W tym etapie przeprowadzono szereg pomiarów sztywności, powtarzalności i dokładności maszyny. Dokonano pomiarów dynamiki, szybkości i jej wpływu na proces obróbczy i dokładność obrabianych detali. Po pozytywnej weryfikacji spełnienia wszystkich wymogów dotyczących sztywności, dokładności i dynamiki maszyny przystąpiono do etapu końcowego. Związanego z uzbrojeniem maszyny we wszystkie elementy wymagane przez klienta (agregat kątowy, magazyn narzędzi, wyspy podciśnieniowe, itd.) dające możliwość obróbki detali z 5 stron z jednego zamocowania. Klient przeprowadził techniczny odbiór maszyny, po czym maszyna w grudniu 2019 – została dostarczona i uruchomiona w jego fabryce.

W ramach realizowanych projektów Wnioskodawca każdorazowo stawiał jasno określone cele techniczne i funkcjonalne, w szczególności polegające na zaprojektowaniu i wykonaniu nowych lub istotnie ulepszonych maszyn przeznaczonych do realizacji indywidualnych procesów technologicznych klientów, osiągnięciu wymaganych parametrów wydajności, dokładności i elastyczności produkcyjnej, opracowaniu nowych rozwiązań konstrukcyjnych i programowych oraz zweryfikowaniu przyjętych koncepcji w toku testów i prób technologicznych.

Przykładowo, w Projekcie 1 celem było zaprojektowanie i wykonanie specjalistycznej maszyny ... do wysokowydajnego wycinania kół bębnów kablowych, zapewniającej bardzo krótki czas zmiany narzędzia (poniżej 1 s), wysoką wydajność pracy, dużą elastyczność wymiarową detali oraz możliwość obróbki standardowych płyt sklejki.

Założone cele zostały osiągnięte poprzez zaprojektowanie, wykonanie, przetestowanie oraz uruchomienie prototypów nowych lub istotnie ulepszonych maszyn spełniających indywidualne wymagania technologiczne klientów.

Realizacja prototypów odbywała się w sposób systematyczny, w ramach zaplanowanych projektów, z wykorzystaniem:

-     zasobów ludzkich – zespołu projektowo-konstrukcyjnego (konstruktorzy, automatycy, programiści ...oraz pracownicy montażu i uruchomień),

-     zasobów rzeczowych – stanowisk projektowych, oprogramowania CAD/3D, zaplecza montażowo-testowego, infrastruktury pomiarowej oraz komponentów niezbędnych do budowy prototypów,

-     zasobów finansowych – budżetów przypisanych do poszczególnych projektów, obejmujących koszty pracy zespołu, zakupu podzespołów, wykonania elementów konstrukcyjnych oraz testów.

Systematyczny charakter tych działań potwierdza m.in. przywołany w lit. a Projekt 1, w którym prace były prowadzone według zaplanowanych i następujących po sobie etapów: zdefiniowania celów technologicznych, opracowania koncepcji (trzy niezależne wrzeciona zamiast standardowego magazynu narzędzi), wykonania obliczeń i projektu konstrukcji, przygotowania nowego oprogramowania sterownika, badań na stanowisku testowym, montażu, serii testów funkcjonalnych i geometrycznych, a następnie odbioru technicznego, dostawy, uruchomienia maszyny u klienta oraz szkolenia obsługi.

Przed rozpoczęciem prac jednostka dysponowała wiedzą i doświadczeniem w zakresie projektowania i budowy maszyn ..., obróbki materiałów, automatyki przemysłowej, systemów sterowania oraz programowania maszyn, wynikającymi z dotychczas realizowanych projektów i praktyki inżynierskiej.

W ramach prowadzonych prac wykorzystano oraz rozwinięto wiedzę i umiejętności w szczególności z zakresu projektowania konstrukcji o podwyższonej sztywności i dynamice, obliczeń obciążeniowych, integracji niestandardowych rozwiązań mechanicznych, tworzenia i modyfikacji oprogramowania sterowników ..., systemów wizyjnych, systemów pomiarowych oraz zaawansowanej automatyzacji procesów.

Wiedza była wykorzystywana na etapie koncepcji, projektowania, budowy, testowania oraz uruchamiania prototypów. Selekcja wiedzy następowała w toku analiz projektowych, prób funkcjonalnych i testów technicznych, w ramach których oceniano przydatność poszczególnych rozwiązań pod kątem spełnienia założeń projektowych i wymagań funkcjonalnych.

 W ramach prac łączono i kształtowano istniejącą wiedzę z zakresu mechaniki, automatyki, elektroniki, programowania oraz technologii obróbki materiałów. Efektem tego procesu było opracowanie nowych konfiguracji konstrukcyjnych, systemów sterowania oraz rozwiązań technologicznych, które nie były wcześniej stosowane w praktyce przedsiębiorstwa.

Prowadzone prace miały na celu również zdobywanie nowej wiedzy i umiejętności, w szczególności w zakresie niestandardowych rozwiązań konstrukcyjnych, integracji wielu funkcji technologicznych w jednym urządzeniu, skracania czasów operacyjnych, precyzyjnego pozycjonowania oraz zastosowania zaawansowanych systemów pomiarowych.

Zdobyła wiedza i umiejętności służyły opracowaniu nowych produktów oraz znacząco ulepszonych procesów technologicznych, co przejawiało się w powstaniu prototypów maszyn o nowych funkcjonalnościach, zwiększonej wydajności, precyzji oraz elastyczności zastosowań w porównaniu do wcześniejszych rozwiązań przedsiębiorstwa.

 Prace nie były ukierunkowane na odkrycia w znaczeniu naukowym, lecz na opracowanie nowych i istotnie ulepszonych rozwiązań technicznych oraz technologicznych w skali działalności gospodarczej przedsiębiorstwa.

W toku realizacji projektów sformułowano i wdrożono rozwiązania obejmujące m.in. nowe koncepcje konstrukcyjne maszyn, niestandardowe systemy sterowania, systemy wymiany narzędzi, pozycjonowania i obróbki detali, integrację systemów wizyjnych i pomiarowych oraz optymalizację procesów technologicznych.

Efektem realizacji projektu i było zaprojektowanie, zbudowanie, dostarczenie i uruchomienie maszyny ..., z przeznaczeniem do wysoko wydajnego ..., wykonanych z ... lub .... Maszyna charakteryzuje się wysoką wydajnością cięcia, którą klient określił jako minimalna ilość wyfrezowanych kół bębnowych na godzinę, dużą elastycznością wycinanych wymiarów oraz łatwością przezbrajania maszyny do konkretnego wymiaru.

Z kolei realizacja Projektu 2 przyczyniła się do opracowania koncepcji, zaprojektowania, zbudowania, i dostarczenia kompletnej maszyny do obróbki ... oraz .... Opracowano nowego typu maszynę o odpowiedniej sztywności i funkcjonalności umożliwiającej obróbkę ... z jednego zamocowania z 5 stron, oraz obróbkę ... w produkcji prototypowej, jak i seryjnej.

Proces prac nad projektami nie jest rutynowy ani oparty na sztywnych schematach. Cele wyznaczone przez klientów wymagają indywidualnego podejścia, twórczego myślenia i koncepcyjnej pracy od samego początku. Realizacja zadań wymaga zaangażowania zespołów projektowych, a proponowane klientom algorytmy i rozwiązania nie bazują na standardowych koncepcjach wykorzystywanych w działalności jednostki.

Prace nie obejmują rutynowych czy okresowych zmian typowych dla ulepszeń produktów. Każde zadanie wymaga całkowitego przeprojektowania istniejących maszyn, zarówno w warstwie mechanicznej, jak i w systemach sterowania. Projekt 2 w jasny sposób obrazuje ww. stanowisko, gdyż w celu jego realizacji zastosowanie miało odejście od standardowych rozwiązań, gdyż typowe magazyny narzędziowe (ISO/HSK) nie pozwalały osiągnąć wymaganych parametrów wydajności.

Prace nie stanowiły czynności wdrożeniowych w zakresie opracowywanych produktów i usług.

Prace nie stanowiły produkcji seryjnej.

Prace nie stanowiły czynności serwisowych.

Efekty prowadzonych prac objętych wnioskiem stanowią i będą w przyszłości stanowić kreację nowych, nieistniejących wcześniej produktów.

 Efekty prowadzonych prac objętych wnioskiem nie są i nie będą w przyszłości efektem pracy, która wymaga jedynie określonych umiejętności i której rezultaty da się z góry określić i przewidzieć jako mające charakter powtarzalny.

Efekty prowadzonych prac objętych wnioskiem nie stanowią i nie będą w przyszłości stanowić jedynie technicznej realizacji szczegółowych projektów, lecz twórczą realizację szczegółowych projektów.

 Przez stwierdzenie zawarte we wniosku, w brzmieniu: „koszty kwalifikowane zostaną odliczone od podstawy opodatkowania roku, w którym zostały ujęte jako koszty uzyskania przychodu” należy rozumieć, że a zamierza skorzystać z ulgi na działalność badawczo-rozwojową w tym samym roku podatkowym, w którym dane wydatki:

-     zostały faktycznie poniesione oraz

-     zostały ujęte w ewidencji rachunkowej i podatkowej jako koszty uzyskania przychodu.

Oznacza to, że odliczenie kosztów kwalifikowanych w ramach ulgi B+R będzie dokonywane w zeznaniu podatkowym za rok podatkowy, w którym koszty te zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z przepisami UPDOF.

Koszty, które mają podlegać odliczeniu w ramach ulgi na działalność badawczo-rozwojowej, były zaliczane, w myśl przepisów UPDOF, do kosztów uzyskania przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej prowadzonej przez jednostkę, w tym również przez odpisy amortyzacyjne.

Koszty, które mają podlegać odliczeniu w ramach ulgi na działalność badawczo-rozwojową nie zostały odliczone od podstawy obliczenia podatku, co spełnia warunek określony w art. 26e ust. 5 UPDOF.

 Przedmiotem wątpliwości Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2 nie jest możliwość zaliczenia do kosztów kwalifikowanych ulgi B+R należności z tytułu nieusprawiedliwionych nieobecności pracowników, np.: ekwiwalentów za niewykorzystany urlop, wynagrodzenia za czas choroby, urlopu lub innej nieobecności pracowników (wydatki opisane we wniosku są objęte interpretacją ogólną).

 Działalność Wnioskodawcy koncentruje się na procesach projektowania oraz budowania maszyn i urządzeń o specjalistycznym przeznaczeniu, ze szczególnym uwzględnieniem innowacyjnych i funkcjonalnych jednostek .... Realizacja tych zadań wymaga od Wnioskodawcy stałego nabywania, łączenia oraz kształtowania zaawansowanej wiedzy z zakresu mechaniki, automatyki oraz inżynierii materiałowej, a także biegłego wykorzystywania nowoczesnych narzędzi informatycznych i specjalistycznego oprogramowania sterującego.

Procesy te nie mają charakteru odtwórczego; każdorazowo obejmują one fazę koncepcyjną i projektową, zmierzającą do stworzenia maszyn zdolnych do precyzyjnej obróbki szerokiej gamy materiałów w wymagających warunkach przemysłowych. Kluczowym elementem aktywności Wnioskodawcy jest wykorzystywanie dostępnych zasobów wiedzy i umiejętności do projektowania i tworzenia nowych lub istotnie ulepszonych produktów. Przejawia się to zwłaszcza w ramach trzech głównych serii maszyn ..., które nie stanowią gotowych, seryjnych produktów, lecz są w ramach prac inżynieryjnych głęboko modyfikowane i dostosowywane do specyficznych potrzeb użytkownika.

Wnioskodawca, poprzez kształtowanie parametrów technicznych oraz optymalizację planowanych zastosowań urządzeń, de facto projektuje zindywidualizowane procesy technologiczne dla branży przemysłowej. Działania te, polegające na integrowaniu nowoczesnych systemów sterowania z unikalną konstrukcją mechaniczną, stanowią praktyczne wykorzystanie kompetencji technicznych w celu dostarczania zmienionych i ulepszonych procesów oraz usług produkcyjnych, co trwale wykracza poza ramy rutynowej działalności operacyjnej.

Wszelkie materiały, surowce oraz narzędzia, wykazane przez Wnioskodawcę w opisie stanu faktycznego przedmiotowego wniosku o interpretację, zostały/są/ będą nabyte i spożytkowane wyłącznie na cele związane z projektowaniem oraz budową innowacyjnych maszyn ... o specjalistycznym przeznaczeniu. Ich wykorzystanie jest ściśle powiązane z procesami tworzenia zmienionych i ulepszonych produktów, które stanowią istotę aktywności opisanej we wniosku.

Wnioskodawca zapewnia przejrzystość w zakresie przeznaczenia tych materiałów, surowców oraz narzędzi poprzez prowadzenie stosownej ewidencji, która umożliwia bezpośrednie przypisanie konkretnych materiałów i surowców do poszczególnych projektów maszyn specjalistycznych. Dzięki takiemu ujęciu, możliwe jest wykazanie, że nabyte zasoby służyły realizacji zadań polegających na kształtowaniu nowych parametrów technicznych i funkcjonalnych urządzeń, a nie bieżącej, rutynowej konserwacji parku maszynowego.

Wnioskodawca wyjaśnia, że podstawową formą ewidencji księgowej dla celów podatku dochodowego od osób fizycznych jest Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (PKPiR), prowadzona zgodnie z dyspozycją art. 24a ust. 1 ustawy o PIT.

Na podstawie posiadanej dokumentacji księgowej, Wnioskodawca jest w stanie wskazać, które koszty były/są kosztami mającymi stanowić koszty kwalifikowane.

Pytania

1.  Czy opisana powyżej działalność przedsiębiorstwa A w zakresie realizacji projektów maszyn stanowi działalność badawczo-rozwojową, o której mowa w prawie podatkowym art. 5a pkt 38 UPDOF, a Wnioskodawca jest uprawniony w związku z tym do skorzystania z ulgi, o której mowa w art. 26e ust. 1 UPDOF?

2.  Czy ponoszone w przedstawionym stanie faktycznym przez Wnioskodawcę koszty wynagrodzeń pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 26e ust. 2 pkt 1 UPDOF, a tym samym mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania ustalonej zgodnie z art. 26 ww. ustawy?

3.  Czy ponoszone w przedstawionym stanie faktycznym przez Wnioskodawcę koszty nabycia surowców, materiałów i podzespołów stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 26e ust. 2 pkt 2 UPDOF, a tym samym mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania ustalonej zgodnie z art. 26 ww. ustawy?

4.  Czy ponoszone przez Wnioskodawcę koszty odpisów amortyzacyjnych, w tym tzw. jednorazowej amortyzacji, o której mowa w art. 22f ust. 3 UPDOF, od opisanych w stanie faktycznym środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, które są wykorzystywane w toku realizacji projektów, stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 26e ust. 2a oraz ust. 3 UPDOF i czy mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania, ustalonej zgodnie z art. 26 ww. ustawy?

Pana stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy:

1.  Opisana w przedstawionym stanie faktycznym działalność przedsiębiorstwa A w zakresie realizacji projektów stanowi działalność badawczo-rozwojową, o której mowa w prawie podatkowym art. 5a pkt 38 UPDOF i Wnioskodawca jest uprawniony do skorzystania z ulgi, o której mowa w art. 26e ust. 1 UPDOF.

2.  Ponoszone przez Wnioskodawcę w przedstawionym stanie faktycznym koszty wynagrodzeń pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 26e ust. 2 pkt 1 UPDOF, a tym samym mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania ustalonej zgodnie z art. 26 ww. ustawy.

3.  Ponoszone przez Wnioskodawcę w przedstawionym stanie faktycznym wydatki na nabycie surowców, materiałów i podzespołów niezbędnych do realizacji projektów stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 26e ust. 2 pkt 2 UPDOF, a tym samym mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania ustalonej zgodnie z art. 26 ww. ustawy.

4.  Ponoszone przez Wnioskodawcę koszty odpisów amortyzacyjnych, w tym tzw. jednorazowej amortyzacji, o której mowa w art. 22f ust. 3 UPDOF, od opisanych w stanie faktycznym środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, które są wykorzystywane w toku realizacji projektów, stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 26e ust. 2a oraz ust. 3 UPDOF i tym samym mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania, ustalonej zgodnie z art. 26 ww. ustawy.

Uzasadnienie własnego stanowiska Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej zaistniałego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Ad 1

Zgodnie z art. 5a pkt 38 UPDOF, działalność badawczo-rozwojowa oznacza działalność twórczą obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowane w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

Stosownie natomiast do definicji zawartej w art. 5a pkt 38 UPDOF badaniami naukowymi są:

a)  badania podstawowe w rozumieniu art. 4 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. poz. 1668 ze zm.), rozumiane jako prace empiryczne lub teoretyczne mające przede wszystkim na celu zdobywanie nowej wiedzy o podstawach zjawisk i obserwowalnych faktów bez nastawienia na bezpośrednie zastosowanie komercyjne;

b)  badania aplikacyjne w rozumieniu art. 4 ust. 2 pkt 2 cyt. ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, rozumiane jako prace mające na celu zdobycie nowej wiedzy oraz umiejętności, nastawione na opracowywanie nowych produktów, procesów lub usług lub wprowadzanie do nich znaczących ulepszeń.

Przez prace rozwojowe rozumie się natomiast działalność obejmującą nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności, w tym w zakresie narzędzi informatycznych lub oprogramowania, do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług, z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do nich, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń (art. 4 ust. 3 cyt. ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce).

Przepisy obowiązujące przed 1 października 2018 r. (w zakresie definicji badań naukowych i prac rozwojowych) były, zdaniem Wnioskodawcy, analogiczne/podobne, w związku z czym przedstawione we wniosku stanowisko i uzasadnienie odnosi się do obu stanów prawnych.

Podsumowując, z pracami badawczo-rozwojowymi mamy do czynienia wówczas, gdy wykorzystuje się dostępną wiedzę z dziedziny nauki, technologii i działalności gospodarczej oraz innej wiedzy i umiejętności do tworzenia nowych lub ulepszania istniejących produktów/usług oraz procesów i technologii produkcji. Działalność Wnioskodawcy w opisanym we wniosku zakresie obejmuje prace rozwojowe, w rozumieniu tych przepisów, ponieważ spełnia łącznie następujące kryteria:

-     działalność stanowi działalność twórczą,

-     działalność podejmowana jest w sposób systematyczny,

-     celem działalności jest zwiększenie zasobów wiedzy oraz wykorzystanie zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań,

-     działalność polega na nabywaniu, łączeniu, kształtowaniu i wykorzystywaniu dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług,

-     działalność nie stanowi rutynowych i okresowych zmian, nawet jeśli takie zmiany mają charakter ulepszeń.

Działalność twórcza:

Przepisy UPDOF nie definiuje pojęcia „twórczy”, co oznacza, iż zgodnie z teorią wykładni prawa należy odwołać się do znaczenia tego słowa w języku słownikowym i potocznym w celu jego zrozumienia i zastosowania. Zgodnie ze słownikiem języka polskiego pod red. W. Doroszewskiego charakter twórczy oznacza „tworzący lub mający zdolność tworzenia, mający na celu tworzenie, odkrywczy” (Zob. http://sjp.pvxTi.pl. Wszelkie dalsze odwołania do słownikowego znaczenia słów zawarte w niniejszym wniosku odnoszą się do wskazanego w niniejszym przepisie słownika).

W ustawie z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t. j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1231 ze zm.) wskazuje się natomiast, że ,,działalność twórcza oznacza, że ustawodawca za przedmiot prawa autorskiego uznaje tylko rezultat (przejaw) takiego działania, który choćby w minimalnym stopniu odróżnia się od innych rezultatów takiego samego działania, a zatem że posiada cechę nowości, której stopień nie ma znaczenia”.

Warto również sięgnąć do Objaśnień podatkowych z 15 lipca 2019 r. dotyczących preferencyjnego opodatkowania dochodów pochodzących z prawa własności intelektualnej, preferencyjnego opodatkowania dochodów pochodzących z prawa własności intelektualnej, tj. IP Box. Przedmiotowe objaśnienia dotyczą innej ulgi podatkowej, jednakże definicja działalności badawczo-rozwojowej jest wspólna zarówna dla ulgi IP Box, jak i dla ulgi na działalność badawczo-rozwojową, która została przewidziana w art. 26e ust. 1 UPDOF.

Jak wskazano w Objaśnieniach podatkowych, za działalność twórczą uznaje się działalność, której rezultat:

-     jest odpowiednio ustalony, przez co może odbyć się w dowolnej formie;

-     ma charakter indywidualny, w związku z tym nie jest wynikiem wyłącznie mechanicznych działań, ale kreatywnych procesów myślowych oraz

-     ma charakter oryginalny, tzn. stanowi nowy twór, przy czym oryginalność należy rozpatrywać retrospektywnie (tzn. rezultat pracy nie jest twórczy, w sytuacji, w które istnieje identyczne, uprzednio stworzone już dzieło).

Ponadto, zostało wskazane, że: „na potrzeby działalności badawczo-rozwojowej, w stopniu minimalnym, wystarczające jest działanie twórcze na skałę przedsiębiorstwa, tzn. przedsiębiorca we własnym zakresie (w ramach prowadzonych prac badawczo-rozwojowych) opracowuje nowe lub ulepszone produkty, procesy, usługi, nawet jeżeli podobne rozwiązanie zostało już opracowane przez inny podmiot. Zatem, twórczość działalności badawczo-rozwojowej może przejawiać się opracowywaniem nowych koncepcji, narzędzi, rozwiązań niewystępujących dotychczas w praktyce gospodarczej podatnika łub na tyle innowacyjnych, że w znacznym stopniu odróżniają się od rozwiązań już funkcjonujących u podatnika”.

W pkt. 26 wyżej przywołanych Objaśnień podatkowych Minister Finansów wprost odniósł się do możliwości zastosowania na potrzeby kwalifikacji działalności badawczo-rozwojowej.

Podręcznika Frascati 2015 Zalecenia dotyczące pozyskiwania i prezentowania danych z zakresu działalności badawczej i rozwojowej: „Podręcznik Frascati może jednak, mając na uwadze ww. rozróżnienie, być przydatnym źródłem wiedzy dla podatników dla ustalania określonych kwestii zasadnych dla stosowania preferencji IP Box, w tym dla wyszukiwania przykładów działań znamiennych zarówno dla działalności badawczo rozwojowej zgodnej z polskim prawem, jak i dla działalności badawczo-rozwojowej zgodnej z definicją z Podręcznika Frascati”.

Mając na uwadze powyższe, w Podręczniku Frascati 2015 twórcze podejście zostało zdefiniowane jako „opracowanie nowych zastosowań dla istniejącej wiedzy naukowej lub nowych zastosowań dla dostępnych technik lub technologii (pierwiastek twórczy)” (pkt 2.22).

W świetle powyższego działalność prowadzona przez Wnioskodawcę ma charakter twórczy, gdyż polega na opracowaniu nowych zastosowań dla istniejącej wiedzy pracowników w zakresie technik i technologii produkcji. Na twórczy charakter realizowanych prac składa się projektowanie unikalnych maszyn, w szczególności:

-     opracowywanie całościowej koncepcji wytworzenia maszyny,

-     tworzenie dokumentacji technicznej nowego wyrobu, w tym rysunki techniczne, modele 3D,

-     konstrukcja nowej maszyny,

-     przeprowadzanie prób technologicznych i analiza ich wyników.

Działalność ta ma za cel opracowywanie i wdrażanie nowych maszyn dostosowanych do indywidualnych wymagań wynikających z profilu działalności klienta.

Biorąc pod uwagę powyższe, należy uznać, że realizowane przez Wnioskodawcę w ramach prowadzonej działalności projekty mają charakter twórczy.

Działalność podejmowana w sposób systematyczny:

Analogicznie do analizy pojęcia „twórczy”, znaczenia tego pojęcia należy poszukiwać w języku powszechnym ze względu na brak ustawowej definicji. Według słownika języka polskiego pojęcie „Systematyczny” to „uporządkowany według pewnego systemu, regularny”, a także „odznaczający się skrupulatnością w wykonywaniu czegoś; dokładny”. Według tego słownika „systematyczny proces” to „proces zachodzący stale, od dłuższego czasu”, natomiast „systematyczne działanie” to działanie „prowadzone w sposób uporządkowany, według pewnego systemu”, których efekty są „planowe i metodyczne”.

Istotne w tym zakresie jest stanowisko organów podatkowych zawarte w interpretacjach indywidualnych, które podkreślają, że: „(...) działalność badawczo-rozwojowa musi być podejmowana w systematyczny sposób, czyli bieżące prowadzenie prac badawczo-rozwojowych podjętych w przeszłości, jak i rozpoczęcie działań badawczo-rozwojowych przy jednoczesnym założeniu, że podatnik w przyszłości będzie dalej podejmował i realizował prace tego rodzaju. Przesłankę tę należy zatem rozumieć jako zakaz obejmowania ulgą incydentalnych działań podatnika (...)”, tak np. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 8 stycznia 2019 r. znak: 0111-KDIB1-3.4010.538.2018.2.APO.

Z najnowszych interpretacji Dyrektora KIS wynika, że: „(...) najbardziej właściwą definicją systematyczności w omawianym zakresie jest definicja obejmująca prowadzenie działalności w sposób uporządkowany, według pewnego systemu. Zatem, słowo systematycznie odnosi się również do działalności prowadzonej w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany. To oznacza, że działalność badawczo-rozwojowa jest prowadzona systematycznie niezależnie od tego, czy podatnik stale prowadzi prace badawczo-rozwojowe, czy tylko od czasu do czasu, a nawet incydentalnie, co wynika z charakteru prowadzonej przez niego działalności oraz potrzeb rynku, klientów, sytuacji mikro i makroekonomicznej. Z powyższego wynika, że spełnienie kryterium „systematyczności” danej działalności nie jest uzależnione od ciągłości tej działalności, w tym od określonego czasu przez jaki działalność taka ma być prowadzona ani też od istnienia planu co do prowadzenia przez podatnika podobnej działalności w przyszłości. Wystarczające jest, aby podatnik zaplanował i przeprowadził chociażby jeden projekt badawczo-rozwojowy, przyjmując dla niego określone cele do osiągnięcia, harmonogram i zasoby. Taka działalność może być uznana za działalność systematyczną, tj. prowadzoną w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany” (tak np. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 8 marca 2023 r. znak: 0111-KDIB1-3.4010.915.2022.3.ZK).

Odnosząc powyższe do działalności Wnioskodawcy należy wskazać, że również ta cecha została spełniona. Prace w zakresie projektowania i konstrukcji maszyn są i będą w przyszłości prowadzone w sposób metodyczny, zaplanowany, zorganizowany, ciągły i uporządkowany według ustalonych procedur. Proces realizacji projektu każdorazowo jest szczegółowo zaplanowany i udokumentowany, a tym samym działalność Wnioskodawcy podejmowana jest w sposób systematyczny.

Celem działalności jest zwiększenie zasobów wiedzy oraz wykorzystanie zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań:

W myśl pkt. 27 Objaśnień podatkowych: „(...) ze względu na różnice między definicją badań naukowych a pracami rozwojowymi, co do zasady, „zwiększenie zasobów wiedzy” odnosi się do prowadzenia badań naukowych, natomiast „wykorzystanie już istniejącej lub zwiększonej wiedzy odnosi się do tworzenia nowych zastosowań” do prac rozwojowych”.

Z opisu działalności A wynika, że zajmuje się ona projektowaniem i konstruowaniem maszyn. W procesy projektowania są zaangażowane osoby posiadające wiedzę techniczną (automatyk i monter). Przedsiębiorstwo wykorzystuje wiedze tych pracowników w zakresie metod i technologii produkcyjnych do tworzenia w pełni zindywidualizowanych rozwiązań. Połączenie wiedzy i doświadczenia pracowników umożliwia zaprojektowanie maszyny oraz prowadzenie procesu jej produkcji. W wyniku opisanych przez Wnioskodawcę prac powstaje nowa wiedza techniczna w postaci nowej unikalnej dla przedsiębiorstwa maszyny.

Przekładając powyższe na analizowaną cechę działalności badawczo-rozwojowej, należy stwierdzić, że działalność Wnioskodawcy wypełnia cel zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystanie jej do tworzenia nowych zastosowań w realizowanych projektach, które są nakierowane na wykorzystanie dostępnych zasobów wiedzy pracowników do tworzenia nowych maszyn.

Organy podatkowe interpretują przesłankę nabywania, łączenia, kształtowania i wykorzystywania dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności w sposób następujący: „Pamiętać trzeba, że w ramach prac rozwojowych następuje połączenie wyników prac badawczych z wiedzą techniczną w celu wyprowadzenia do produkcji nowego lub zmodernizowanego wyrobu, nowej technologii czy nowego systemu organizacji. Innymi słowy, prowadzone systematyczne prace opierają się na istniejącej wiedzy, uzyskanej w wyniku działalności badawczej oraz/lub doświadczeń praktycznych i mają na celu wytworzenie nowych materiałów, produktów lub urządzeń, inicjowanie nowych i znaczące udoskonalenie już istniejących procesów, systemów i usług (tak np. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 15 maja 2024 r. znak: 0111-KDIB1-3.4010.124.20 24.2.MBD.).

Podręcznik Frascati 2015 opisuje tę cechę działalności badawczo-rozwojowej w sposób następujący: „Ponieważ celem B+R jest zwiększenie istniejących zasobów wiedzy, wyniki nie mogą pozostać niewyartykułowane (tj. nie mogą pozostać wyłącznie w umysłach badaczy), ponieważ istnieje ryzyko utraty zarówno tych wyników, jak i wiedzy z nimi związanej. Kodyfikacja wiedzy i jej upowszechnianie to element zwyczajowej praktyki stosowanej na uczelniach i w instytutach badawczych, aczkolwiek mogą istnieć ograniczenia w odniesieniu do wiedzy powstałej w wyniku prac wykonywanych w ramach umowy łub w ramach wspólnego przedsięwzięcia. W otoczeniu biznesowym wyniki są chronione tajemnicą handlową lub za pomocą innych środków ochrony własności intelektualnej, jednak oczekuje się, że proces i wyniki zostaną zapisane do wykorzystania przez innych badaczy w ramach tego samego przedsiębiorstwa” (pkt. 2.20).

Z opisu działalności przedsiębiorstwa A wynika, że przebieg i wyniki prac w ramach każdego projektu są w sposób szczegółowy dokumentowane, utrwalone oraz możliwe do odtworzenia. Przejawem powyższego jest prowadzona dokumentacja techniczna. Działalność w zakresie tworzenia oprogramowania posiada charakter zindywidualizowany, szczegółowo dopasowany do wymagań klienta. Zatem powstałe maszyny nie mają zastosowania w innych podmiotach, jednak wiedza nabyta podczas tworzenia danego projektu w każdym przypadku ma charakter rozwojowy dla pracowników firmy.

Tym samym działalność prowadzona przez Wnioskodawcę wyczerpuje znamiona określone w art. 5a pkt 38 UPDOF, czyli w ramach prowadzonych projektów i produkcji działalność ta obejmuje nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności, w tym w zakresie narzędzi informatycznych lub oprogramowania, do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług, z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do nich, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń.

Uznanie działalności podobnej do prowadzonej przez Wnioskodawcę za działalność badawczo-rozwojową została potwierdzona w interpretacjach indywidualnych, m.in. w:

-      Interpretacji z dnia 3 lutego 2025 r. (znak: 0111-KDIB1-3.4010.789.2024.2.MBD, w której Dyrektor KIS zaznaczył, iż zgodnie z art. 4a ust. 26 UPDOP działalność badawczo-rozwojową stanowi działalność opisana w poniższy sposób: „Projekty mają na celu realizację działań związanych z opracowaniem i produkcją maszyn nieistniejących na rynku (w szczególności w masowej produkcji) ani w regularnej w Państwa ofercie. Pracownicy aby stworzyć nowe produkty muszą wykazać się kreatywnością i specjalistyczną wiedzą. Proces ten wymaga opracowania koncepcji, wstępnych założeń oraz dostosowania istniejących technologii do nowych wyzwań, takich jak nieznane wcześniej właściwości surowców, które maszyna ma przetwarzać lub celów jakie ma spełniać (np. wydajny, efektywny transport materiałów sypkich lub odpowiednie ich przekazywanie do linii produkcyjnych). Opracowywane rozwiązania mają charakter innowacyjnych rozwiązań technicznych, które nie były dotąd stosowane w działalności firmy. Każda maszyna, której dotyczy wniosek, ma w zasadzie unikatowy charakter. Każdy etap tego procesu wymaga zaangażowania intelektualnego, kreatywności i innowacyjnego podejścia. Prowadzone prace nie mają charakteru odtwórczego, nie jest to proste powielanie istniejących czy wcześniej opracowanych rozwiązań. Każde, nawet już posiadane przez Państwa koncepcje, projekty czy wyliczenia muszą być dostosowane do aktualnego projektu. Uwzględnianie indywidualnych potrzeb klienta co do spełnienia przez maszynę oczekiwanych parametrów polega na nieustannym poszukiwaniu nowych rozwiązań i adaptacji technologii. Każda maszyna, opracowywana na indywidualne zamówienie, jest efektem procesu wymagającego łączenia wiedzy z różnych dziedzin oraz umiejętności przewidywania potencjalnych problemów technicznych”,

-      Interpretacji z dnia 16 stycznia 2024 r. (znak: 0112-KDIL2-2.4011.774.2023.2.IM): „Z opisu sprawy przedstawionego we wniosku i uzupełnienia wynika, że prowadzi Pani działalność gospodarczą, której przeważającym przedmiotem jest produkcja pozostałych maszyn ogólnego przeznaczenia. W ramach opisanej we wniosku działalności powstają różnorodne maszyny i urządzenia. Każdorazowo oczekiwania klienta wobec nowej maszyny/urządzenia podlegają badaniu przez zespól konstruktorów i automatyków pod kątem możliwości realizacji. Pierwszy zakres Pani działalności to projektowanie i budowanie następujących grup prototypów:

- specjalistyczne narzędzia dla branży (...);

specjalistyczne maszyny i urządzenia, które automatyzują, usprawniają i poprawiają bezpieczeństwo procesu produkcji (...)

(...) prace polegające na projektowaniu i produkcji maszyn podejmowane w sposób przedstawiony w opisie sprawy stanowią działalność badawczo-rozwojową w rozumieniu art. 5a pkt 38 i pkt 40 ustawy o podatku dochodowymi od osób fizycznych.

Reasumując, działalność prowadzona przez Wnioskodawcę w ramach realizacji projektów spełnia kryteria działalności badawczo-rozwojowej, o której mowa w art. 5a pkt 38 UPDOF, w związku z czym Wnioskodawca jest uprawniony do skorzystania z ulgi, o której mowa w art. 26e ust. 1 UPDOF”,

-      Interpretacji z dnia 12 maja 2022 r. (znak: 0111-KDIB1-3.4010.143.2022.1.BM), w której Dyrektor KIS uznał za działalność badawczo-rozwojową w rozumieniu w art. 4a pkt 26-28 UPDOP następującą działalność podatnika: podatnik zajmuje się automatyką przemysłową, projektuje i konstruuje maszyny, linie produkcyjne i urządzenia [...] Projektowane przez podatnika maszyny mają charakter prototypów, które są wykonywane pojedynczo, na indywidualne zamówienie klienta. Konstrukcja maszyny nie jest odzwierciedleniem rozwiązań dostępnych na rynku, projektowanie rozwiązania nie polega na zestawieniu gotowych podzespołów, ale jest sekwencją wielu czynności zmierzających do opracowania zindywidualizowanego rozwiązania.

Potwierdzeniem innowacyjności są liczne nagrody i wyróżnienia zdobywane przez Wnioskodawcę podczas targów branżowych.

Ad 2

Podatnik uzyskujący przychody inne niż przychody z zysków kapitałowych odlicza od podstawy obliczenia podatku, ustalonej zgodnie z art. 26 UPDOF koszty uzyskania przychodów poniesione na działalność badawczo-rozwojową, zwane dalej „kosztami kwalifikowanymi”. Kwota odliczenia nie może w roku podatkowym przekraczać kwoty dochodu uzyskanego przez podatnika z przychodów innych niż przychody z zysków kapitałowych.

Zgodnie z art. 26e ust. 2 pkt 1 UPDOF, za koszty kwalifikowane uznaje się poniesione w danym miesiącu należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 UPDOF, oraz sfinansowane przez płatnika składki z tytułu tych należności określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu.

Należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 UPDOF, obejmują „wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych”.

Zauważyć należy, że wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, dodatki, nagrody zostały wymienione wprost w art. 12 ust. 1 UPDOF, jako przychody ze stosunku pracy, a zatem mieszczą się w katalogu kosztów kwalifikowanych, o których mowa w art. 26e ust. 2 pkt 1 UPDOF.

W związku z powyższym, koszty uzyskania przychodu w postaci wynagrodzeń, premii, dodatków, dodatkowych świadczeń na rzecz pracowników oraz składek, określonych w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 26e ust. 2 pkt 1 UPDOF w tej części, w jakiej czas przeznaczony przez poszczególnych pracowników zatrudnionego przez Wnioskodawcę na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy danego pracownika w danym miesiącu.

Mając na uwadze powyższe Wnioskodawca uważa, iż koszty wszystkich pracowników wymienionych w stanie faktycznym stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 26e ust. 2 pkt 1 UPDOF, gdyż z opisu stanu faktycznego wynika, iż pracownicy ci biorą bezpośredni udział w realizacji prac projektowych, które cechują sią niepewnością badawczą i technologiczną. Wskazani pracownicy wykonują prace zarówno związane z projektami będącymi przedmiotem wniosku jak i prace związane z pozostałą działalnością przedsiębiorstwa. Czas pracy poświęcony na poszczególne czynności wykonywane przez pracowników jest ewidencjonowany. Proces realizacji projektów jest złożony i każdorazowo przebiega przez etapy: związane ze współpracą z klientem, tworzeniem koncepcji, projektu, budowy maszyny, przeprowadzeniem testów oraz instalacją, każdorazowo w sytuacji prowadzenia tych prac wiedza i doświadczenie wszystkich pracowników zaangażowanych do projektów przyczyniają się do powstania nowych maszyn. Ponadto wykonywane przez wszystkich wymienionych w opisie stanu faktycznego pracowników czynności przyczyniają się do wyeliminowania niepewności badawczej i technologicznej w zakresie osiągnięcia zamierzonych parametrów.

Zaprezentowane przez Wnioskodawcę stanowisko zostało potwierdzone m.in. w:

-      Interpretacji z dnia 3 marca 2025 r. (znak: 0111-KDIB1-3.4010.45.2025.2.ZK), w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, iż: „Wybór sposobu udokumentowania tych wydatków (tj. należności z tyt. wynagrodzeń pracownika) pozostawiony został podatnikom, którzy prowadzą działalność badawczo-rozwojową. Dlatego, wskazane jest, aby dla celów dowodowych, ewidencja czasu pracy, poświęconego przez pracowników na działalność badawczo-rozwojową, była prowadzona przez podatnika korzystającego z ulgi”;

-       Interpretacji z dnia 10 maja 2024 r. (znak: 0111-KDIB1-3.4010.140.2024.2.ZK), w której Dyrektor KIS zaznaczył, że: „[...] w komunikacie Ministerstwa Finansów z dnia 18 maja 2017 r. o Uldze B+R zostało wyraźnie wskazane, że (...) prowadzenie tego rodzaju ewidencji przewidziane jest wprost w propozycji legislacyjnej przedstawionej w „projekcie ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego działalności innowacyjnej”. Ustawodawca proponuje tam, aby wynagrodzenia i składki stanowiły koszty kwalifikowane (stanowiące bazę do wyliczenia ulgi B+R) – w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika”.

Biorąc pod uwagę powyższe, ponoszone przez Wnioskodawcę w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym wydatki na wypłatę wynagrodzeń pracowników zaangażowanych do projektów objętych wnioskiem stanowią dla Wnioskodawcy koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 26e ust. 2 pkt 1 UPDOF i mogą zostać odliczone od podstaw} opodatkowania, ustalonej zgodnie z art. 26 ww. ustawy w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację projektów objętych wnioskiem pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika.

Ad 3

Zgodnie z art. 26e ust. 2 pkt 2 UPDOF, kosztami kwalifikowanymi są koszty nabycia materiałów i surowców bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową. Przepis ten pozwala na zaliczenie do kosztów kwalifikowanych, kosztów wszelkich surowców, materiałów i podzespołów niezbędnych do realizacji prac rozwojowych. Zatem, gdy wykorzystanie tych surowców, materiałów i podzespołów jest niezbędne do realizacji projektu, należy uznać, że zachodzi bezpośredni związek danych surowców, materiałów i podzespołów z działalnością o charakterze badawczo-rozwojowym. Takie stanowisko zostało potwierdzone przez Dyrektora KIS m.in. w interpretacji z dnia 9 marca 2023 r. (znak: 0114-KDIP2-1.4010.219.2022.2.OK).

Należy zwrócić uwagę, że w art. 26e ust. 2 pkt 2 UPDOF ustawodawca posługuje się pojęciami „materiały” oraz „surowce”, które nie zostały zdefiniowane w przepisach w. ustawy, stanowiąc przy tym, że w podstawie obliczania ulgi uwzględnione mogą być wyłącznie materiały i surowce związane bezpośrednio z prowadzoną przez podatnika działalnością badawczo-rozwojową.

Jeżeli chodzi o pojęcie „surowce”, w związku z brakiem definicji niniejszego pojęcia na gruncie przepisów podatkowych, dla celów ustalania zakresu zastosowania ulgi należy posłużyć się znaczeniem pojęcia „surowce” funkcjonującym na gruncie języka powszechnego, gdzie „surowce” to „materiały naturalne pochodzenia zwierzęcego, roślinnego lub mineralnego, służące do wytwarzania jakichś produktów lub energii”.

Z kolei jeżeli chodzi o pojęcie „materiały” należy odwołać się do interpretacji tego pojęcia funkcjonującej na gruncie przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. W świetle art. 3 ust. 1 pkt 19 tej ustawy: materiały to składniki majątku zużywane na własne potrzeby.

Powyższy pogląd znajduje również potwierdzenie w doktrynie, gdzie podkreśla się, że materiały to: „składniki majątku inicjujące realizację całego cyklu operacyjnego, które jednostka nabywa w celu ich całkowitego zużycia na własne potrzeby, tym m.in. na potrzeby wytwarzania produktów, świadczenia usług czy realizacji działalności ogólno-administracyjnej. Do materiałów zaliczyć można także pewne składniki majątkowe wytwarzane przez jednostkę we własnym zakresie (zazwyczaj w ramach działalności pomocniczej), a także różnego rodzaju odzyski, posiadające wartość użytkową, a pochodzące np. z likwidowanych środków trwałych, inwentarz żywy przeznaczony do uboju, części zamienne, półfabrykaty obcej produkcji, paliwa, opakowania itp.” (Zob. Walińska Ewa (red.), Bek-Gaik Bogusława, Bojanowski Witold, Czajor Agnieszka, Czajor Przemysław, Gad Jacek, Idzikowska Gabriela, Janicka Anna, Jurewicz Anna, Kalinowski Jacek, Kuczyńska Iga, Mariański Adam, Michalak Marcin, Turzyński Mikołaj, Walińska Anna, Wencel Agnieszka, Wiatr Michał, Ustawa o rachunkowości. Komentarz, Wolters Kluwer, 2016).

Mając na uwadze powołane przepisy prawa podatkowego, a także przedstawiony opis stanu faktycznego, należy stwierdzić, że koszty nabycia surowców, materiałów i podzespołów niezbędnych w realizacji projektów objętych wnioskiem stanowią koszty kwalifikowane, o których mowa w art. 26e ust. 2 pkt 2 UPDOF.

Wnioskodawca w opisie stanu faktycznego zaznaczył, że ponoszone koszty zakupu surowców, materiałów i podzespołów wykorzystywanych w konkretnym projekcie każdorazowo są mu przypisane i ujęte w indywidualnej dla każdego projektu dokumentacji projektowej. Zatem Wnioskodawca stoi na stanowisku, że w przepadku materiałów, surowców i podzespołów użytych w procesie projektowania nowej maszyny istnieje bezpośredni związek z realizowanym projektem, w związku z tym koszty nabycia tych surowców i materiałów mogą stanowić dla Wnioskodawcy koszty kwalifikowane, o których mowa w art. 26e ust. 2 pkt 2 UPDOF.

Powyższy pogląd potwierdza Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej m.in. w:

-      Interpretacji z dnia 1 września 2025 r. (znak: 0111-KDIB1-3.4010.396.2025.2.JKU): „Zgodnie z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, w związku z pracami badawczo -rozwojowymi, ponoszą Państwo koszty prototypowania, w szczególności wydatki na materiały, części elektroniczne (np. czujniki, mikroprocesory, moduły komunikacyjne), podzespoły mechaniczne do budowy (...). Zatem, zgadzam się z Państwem, że wskazane we wniosku wydatki na materiały, części elektroniczne (np. czujniki, mikroprocesory, moduły komunikacyjne), podzespoły mechaniczne do budowy (...) stanowią koszty kwalifikowane działalności badawczo-rozwojowej, o których mowa w art. 18d ust. 2 pkt 2 Ustawy o CIT”.

-      Interpretacji z dnia 15 grudnia 2020 r. (znak: 0111-KDIB1-3.4010.414.2020.2.PC): „Mając na uwadze powołane przepisy prawa podatkowego, a także przedstawiony opis sprawy, należy stwierdzić, że koszty nabycia materiałów i energii, tym kosztów zakupu elementów i podzespołów do budowy prototypów i oprzyrządowania okołoprodukcyjnego oraz kosztów zakupu norm i dokumentacji wykorzystywanej do projektowania, bezpośrednio związanych z prowadzoną przez Spółkę działalnością badawczo-rozwojową stanowią koszty kwalifikowane, o których mowa w art. 18d ust. 2 pkt 2 u.p.d.o.p.”.

Ad 4

W myśl art. 26e ust. 3 UPDOF, za koszty kwalifikowane uznaje się dokonywane w danym roku podatkowymi, zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz w myśl art. 26e ust. 2a UPDOF wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, z wyłączeniem samochodów osobowych oraz budowli, budynków i lokali będących odrębną własnością.

Dyrektor KIS w licznych interpretacjach podatkowych wyjaśniał, że: „Choć ustawodawca nie użył w treści art. 18d ust. 3 u.p.d.o.p. sformułowania „wyłącznie”, to jednoznacznie wskazał, że za ww. koszty kwalifikowane podatnicy mogą uznać dokonywane w danym roku podatkowym, zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, odpisy amortyzacyjne od środków trwałych, jak i wartości niematerialnych i prawnych, jeżeli są one wykorzystywane w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej.

Odpisy amortyzacyjne mogą zostać odliczone od postawy opodatkowania w ramach ulgi badawczo -rozwojowej pod warunkiem, że:

-     zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów oraz zostały dokonane w danym roku podatkowym;

-     nie dotyczą środków trwałych/wartości niematerialnych i prawnych wprost wyłączonych z zakresu ulgi, tj. samochodów osobowych oraz budowli, budynków i lokali będących odrębną własnością;

-     środek trwały/wartość niematerialna i prawna, którego dotyczy opis, wykorzystywany jest w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej.

Zatem, istnieje możliwość zaliczenia do kosztów kwalifikowanych odpisów amortyzacyjnych dokonywanych od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych jeżeli są one rzeczywiście wykorzystywane do działalności badawczo-rozwojowej. Natomiast, jeżeli służą one bieżącej działalności, odpisy amortyzacyjne od tych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych nie stanowią kosztów kwalifikowanych. (...). Natomiast, w sytuacji, gdy ww. składniki będą częściowo wykorzystywane do działalności badawczo-rozwojowej a częściowo do bieżącej działalności, to w takim przypadku koszty odpisów amortyzacyjnych będą stanowić koszty kwalifikowane, tylko w takiej części, w jakiej środki trwałe i wartości niematerialne i prawne będą służyć prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej” (tak np. w interpretacji z dnia 10 maja 2024 r. znak: 0111-KDIB1-3.4010.53.2024.2.ZK).

Zgodnie z art. 22f ust. 3 UPDOF, odpisów amortyzacyjnych dokonuje się zgodnie z art. 16h-16m, gdy wartość początkowa środka trwałego albo wartości niematerialnej i prawnej w dniu przyjęcia do używania jest wyższa niż 10 000 zł. W przypadku gdy wartość początkowa jest równa lub niższa niż 10 000 zł, podatnicy, z zastrzeżeniem art. 16d ust. 1, mogą dokonywać odpisów amortyzacyjnych zgodnie z art. 16h-16m albo jednorazowo w miesiącu oddania do używania tego środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, albo w miesiącu następnym.

Z treści przywołanych przepisów wynika, że do kosztów kwalifikowanych mogą zostać zaliczone również koszty związane z odpisami amortyzacyjnymi w zakresie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, których wartość początkowa jest równa lub niższa niż 10 000,00 zł i do których stosuje się możliwość skorzystania z tzw. jednorazowej amortyzacji. Należy bowiem wskazać, że przepisy UPDOF nie wyłączają z kategorii kosztów kwalifikowanych ujętych w art. 26e ust. 3 wydatków tego rodzaju.

Tożsamy pogląd wyraził Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 31 stycznia 2024 r. (znak: 0111-KDIB1-3.4010.746.2023.2.JG), w której uznał za prawidłowe stanowisko podatnika w zakresie zaliczenia do kosztów kwalifikowanych, o których mowa w art. 18d ust. 3 UPDOP m.in. kosztów sprzętu komputerowego oraz licencji na specjalistyczne programy o wartości poniżej 10 000 zł.

W interpretacji z dnia 1 września 2023 r. (znak: 0111-KDIB1-3.4010.356.2023.2.JMS) Dyrektor KIS odstępując od uzasadnienia zgodził się ze stanowiskiem podatnika, w myśl którego: „Do kosztów kwalifikowanych zaliczone będą mogły zostać również koszty związane z odpisami amortyzacyjnymi w zakresie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, których wartość początkowa jest równa łub niższa niż 10 000,00 zł i do których stosuje się możliwość skorzystania z tzw. jednorazowej amortyzacji. Należy bowiem wskazać, że przepisy UPDOP nie wyłączają z kategorii kosztów kwalifikowanych wydatków tego rodzaju. Z tego względu, stosując zasadę o uznawaniu za koszty kwalifikowane odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych wykorzystywanych w działalności B+R, również odpisy jednorazowe (dokonywane w ramach tzw. jednorazowej amortyzacji) będą objęte zakresem art. 18d ust. 3 UPDOP”.

Wymienione przez Wnioskodawcę w pkt 3 powyżej środki trwałe i wartości niematerialne i prawne wykorzystywane są przez konkretnych pracowników przedsiębiorstwa biorących czynny udział w realizacji projektów objętych wnioskiem, a oni przeznaczają mierzalną część swojego czasu pracy na realizację projektów opisanych we wniosku, Wnioskodawca zamierza rozliczać koszty amortyzacji ww. środków trwałych w proporcji odpowiadającej zaangażowaniu tych pracowników w realizację wskazanych projektów.

Proporcja ta będzie ustalana na podstawie dokumentowanej ewidencji czasu pracy prowadzonej dla każdego pracownika, umożliwiającej jednoznaczne przypisanie godzin pracy do projektów objętych zakresem wniosku. W efekcie, do kosztów kwalifikowanych zgodnie z art. 26e ust. 3 UPDOF zaliczona zostanie część odpisów amortyzacyjnych, odpowiadająca procentowemu zaangażowaniu pracowników w realizację projektów.

W konsekwencji odpisy amortyzacyjne od tych składników w proporcji adekwatnej do realnego czasu pracy maszyn/oprogramowania nad projektami objętymi wnioskiem stanowią koszt kwalifikowany, o którym mowa w art. 26e ust. 3 UPDOF i podlegają odliczeniu od podstawy opodatkowania Wnioskodawcy.

Narzędzia kwalifikujące się do tzw. jednorazowej amortyzacji od środków trwałych zakupione w celu realizacji konkretnego projektu o charakterze badawczo-rozwojowym będą w całości stanowić koszt kwalifikowany, o którym mowa w art. 26e ust. 3 UPDOF, a tym samym mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania Wnioskodawcy ustalonej zgodnie z art. 26 ww. ustawy.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku, jest w części nieprawidłowe i w części prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z Pana intencjami, zakresem niniejszego wniosku jest możliwość wdrożenia ulgi badawczo-rozwojowej i uwzględnienie odliczenia kosztów kwalifikowanych od 2019 r. oraz w latach następnych.

Zgodnie z art. 26e ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych w stanie prawnym obowiązującym w latach 2019-2025 (t. j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1509 ze zm.; t. j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1387 ze zm.; t. j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1426 ze zm.; t. j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.; t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.; t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.; t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

Podatnik uzyskujący przychody ze źródła określonego w art. 10 ust. 1 pkt 3 odlicza od podstawy obliczenia podatku, ustalonej zgodnie z art. 26 ust. 1 lub art. 30c ust. 2 , koszty uzyskania przychodów poniesione na działalność badawczo-rozwojową, zwane dalej „kosztami kwalifikowanymi”. Kwota odliczenia nie może w roku podatkowym przekroczyć kwoty dochodu uzyskanego przez podatnika ze źródła określonego w art. 10 ust. 1 pkt 3.

Przepis ten normuje tzw. ulgę badawczo-rozwojową (ulgę B+R). Jest ona szczególnym instrumentem, którego celem jest zachęcanie podatników prowadzących działalność gospodarczą do podejmowania działań o charakterze badawczo-rozwojowym. Ma to wpływać na innowacyjność oferowanych przez nich produktów, usług lub procesów realizowanych w ich przedsiębiorstwach. W dalszej perspektywie ulga badawczo-rozwojowa ma służyć wzrostowi nowoczesności, innowacyjności i konkurencyjności gospodarki.

Mechanizm ulgi sprowadza się do możliwości odliczenia od podstawy obliczenia podatku określonej wartości wskazanych rodzajowo kosztów uzyskania przychodów dotyczących działalności badawczo-rozwojowej (kosztów kwalifikowanych). Mając na względzie wysokie koszty działań o charakterze badawczo-rozwojowym, ustawodawca zdecydował o możliwości „dwukrotnego” uwzględnienia wartości tych kosztów w rachunku podatkowym podatnika – raz jako kosztów uzyskania przychodów i ponownie jako odliczenia od podstawy obliczenia podatku.

Mając na względzie wysokie koszty działań o charakterze badawczo-rozwojowym ustawodawca zdecydował o możliwości „dwukrotnego” uwzględnienia wartości tych kosztów w rachunku podatkowym podatnika – raz jako kosztów uzyskania przychodów i ponownie jako odliczenia od podstawy obliczenia podatku.

Jak wynika z treści art. 26e ust. 1 ustawy, z ulgi badawczo-rozwojowej może skorzystać podatnik, który spełnia łącznie następujące warunki:

1)  uzyskuje przychody ze źródła określonego w art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy, tj. z pozarolniczej działalności gospodarczej;

2)  prowadzi działalność badawczo-rozwojową;

3)  ponosi na działalność badawczo-rozwojową koszty uzyskania przychodów określone jako „koszty kwalifikowane”.

Pojęcie działalności gospodarczej

W odniesieniu do pierwszej z ww. przesłanek wskazuję, że zgodnie z art. 5a pkt 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Ilekroć w ustawie jest mowa o działalności gospodarczej albo pozarolniczej działalności gospodarczej – oznacza to działalność zarobkową:

a) wytwórczą, budowlaną, handlową, usługową,

b) polegającą na poszukiwaniu, rozpoznawaniu i wydobywaniu kopalin ze złóż,

c) polegającą na wykorzystywaniu rzeczy oraz wartości niematerialnych i prawnych

– prowadzoną we własnym imieniu bez względu na jej rezultat, w sposób zorganizowany i ciągły, z której uzyskane przychody nie są zaliczane do innych przychodów ze źródeł wymienionych w art. 10 ust. 1 pkt 1, 2 i 4-9.

Stosownie natomiast do art. 5b ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Za pozarolniczą działalność gospodarczą nie uznaje się czynności, jeżeli łącznie spełnione są następujące warunki:

1) odpowiedzialność wobec osób trzecich za rezultat tych czynności oraz ich wykonywanie, z wyłączeniem odpowiedzialności za popełnienie czynów niedozwolonych, ponosi zlecający wykonanie tych czynności;

2) są one wykonywane pod kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonych przez zlecającego te czynności;

3) wykonujący te czynności nie ponosi ryzyka gospodarczego związanego z prowadzoną działalnością.

Pojęcie działalności badawczo-rozwojowej

Definicje ustawowe

Zgodnie z art. 5a pkt 38 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Ilekroć w ustawie jest mowa o działalności badawczo-rozwojowej – oznacza to działalność twórczą obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowaną w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

Stosownie do art. 5a pkt 39 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Ilekroć w ustawie jest mowa o badaniach naukowych – oznacza to:

a) badania podstawowe w rozumieniu art. 4 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. z 2023 r. poz. 742, z późn. zm.),

b) badania aplikacyjne w rozumieniu art. 4 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce.

Pracami rozwojowymi, o których mowa w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, są natomiast – zgodnie z art. 5a pkt 40 tej ustawy – prace rozwojowe w rozumieniu art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, czyli:

Działalność obejmująca nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności, w tym w zakresie narzędzi informatycznych lub oprogramowania, do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług, z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do nich, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń.

Łącząc te elementy, można stwierdzić, że działalnością badawczo-rozwojową jest działalność twórcza obejmująca:

-     badania podstawowe w rozumieniu art. 4 ust. 2 pkt 1 ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, a więc prace empiryczne lub teoretyczne mające przede wszystkim na celu zdobywanie nowej wiedzy o podstawach zjawisk i obserwowalnych faktów bez nastawienia na bezpośrednie zastosowanie komercyjne; lub

-     badania aplikacyjne w rozumieniu art. 4 ust. 2 pkt 2 ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, czyli prace mające na celu zdobycie nowej wiedzy oraz umiejętności, nastawione na opracowywanie nowych produktów, procesów lub usług lub wprowadzanie do nich znaczących ulepszeń; lub

-     prace rozwojowe w rozumieniu art. 4 ust. 3 ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, czyli działalność obejmująca nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności, w tym w zakresie narzędzi informatycznych lub oprogramowania, do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług, z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do nich, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń,

-     podejmowana w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

Twórczy charakter działalności badawczo-rozwojowej

Działalność badawczo-rozwojowa musi być działalnością twórczą. Twórczy to „mający na celu tworzenie”. Synonimy pojęcia twórczy (pomysł, praca) to „konstruktywny, kreatywny, kreacyjny, kreatorski, koncepcyjny”. Należy przy tym zwrócić uwagę na różnicę znaczeniową pojęcia „tworzyć” – określające czynność, której istotą jest element kreacyjny, i „wytwarzać”, czyli „zrobić, wyprodukować coś”. Wytwarzanie także prowadzi do powstania rzeczy lub praw, ale nie ma w sobie indywidualnego elementu kreacyjnego – jest to proces wymagający wiedzy i umiejętności, ale nie prowadzi do powstania efektów niepowtarzalnych.

Badania podstawowe

Działalność badawczo-rozwojowa może obejmować badania podstawowe w rozumieniu Prawa o szkolnictwie wyższym i nauce, a więc:

-     prace empiryczne – czyli prace doświadczalne; lub

-     prace teoretyczne – czyli oparte na teorii naukowej, a nie na doświadczeniu;

– mające przede wszystkim na celu zdobywanie nowej wiedzy o podstawach zjawisk i obserwowalnych faktów bez nastawienia na bezpośrednie zastosowanie komercyjne.

Co istotne, aby prowadzone przez podmiot działania miały status badań podstawowych w rozumieniu ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce muszą być prowadzone z zachowaniem odpowiednich standardów.

Nie każde przeprowadzone doświadczenie jest badaniem podstawowym. Prace empiryczne muszą być prowadzone w odpowiednich warunkach (w odpowiednim środowisku), w oparciu o określoną metodę działań. Powinny być przeprowadzone w odpowiedniej próbie, uwzględniać stopień powtarzalność wyników. Prace te powinny być odpowiednio zarejestrowane lub opisane. Szczegółowe standardy prowadzenia prac empirycznych są uzależnione od przedmiotu badania.

Podobnie, nie każde rozważania prowadzone w oparciu o teorie naukowe będą miały status prac teoretycznych w rozumieniu ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce. Prace teoretyczne w rozumieniu tej ustawy także muszą spełniać określone standardy, w tym dotyczące metodologii badan naukowych, komparatystyki, zasad wnioskowania.

Badania aplikacyjne

Działalność badawczo-rozwojowa może również obejmować badania aplikacyjne w rozumieniu ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, czyli prace mające na celu zdobycie nowej wiedzy oraz umiejętności, nastawione na opracowywanie nowych produktów, procesów lub usług lub wprowadzanie do nich znaczących ulepszeń.

Aplikacja to m.in. „zastosowanie czegoś w praktyce”. Przedmiotem badań aplikacyjnych jest więc pozyskanie nowej wiedzy i umiejętności (opartych na wiedzy i doświadczeniu) dla potrzeb praktyki produkcyjnej lub usługowej w określonym zakresie. Podmiot podejmujący prace aplikacyjne – mając wiedzę o określonych produktach, procesach lub usługach (ich cechach, wadach) – podejmuje działalność badawczą, której celem jest zdobycie nowej wiedzy i umiejętności po to, aby:

-     opracować nowe produkty, procesy lub usługi lub

-     wprowadzić znaczące ulepszenia do istniejących produktów, procesów lub usług.

„Nowy”, to „niedawno zrobiony, nabyty lub właśnie powstały, założony”, „taki, który zajął miejsce poprzedniego”, „spotykany po raz pierwszy, dopiero co poznany lub będący od niedawna w jakimś środowisku”, „od niedawna istniejący, właśnie wynaleziony”.

Celem prac aplikacyjnych jest zdobycie nowej wiedzy oraz umiejętności – czyli takiej wiedzy i takich umiejętności, których podmiot prowadzący prace (pomimo bycia specjalistą w danej dziedzinie) wcześniej nie posiadał.

Nowym produktem, procesem lub usługą może być:

-     produkt, proces lub usługa, które nie istniały wcześniej, czyli takie, które zostały opracowane po raz pierwszy w wyniku badan aplikacyjnych;

-     produkt, proces lub usługi, które istniały już jako rodzaj produktu, procesu lub usługi, ale w wyniku badań aplikacyjnych opracowano ich nową koncepcję.

Ulepszenie natomiast to „to, co usprawniło funkcjonowanie czegoś”. Ulepszać to „zmienić coś tak, żeby stało się bardziej użyteczne lub funkcjonalne”. Celem prac aplikacyjnych dotyczących istniejących produktów, procesów lub usług nie są jakiekolwiek ulepszenia, ale ulepszenia znaczące – czyli mające duże znaczenie, dużą wagę, istotne z punktu widzenia funkcji i dotychczasowych cech ulepszanych produktów, procesów lub usług. Jednocześnie jednak skala zmian wprowadzonych do produktu, procesu lub usługi nie powoduje, że mówimy o nowym produkcie, procesie lub usłudze, ale o produkcie, procesie lub usłudze znacząco ulepszonych.

Analogicznie jak w przypadku badań podstawowych, także badania aplikacyjne muszą być prowadzone z zachowaniem odpowiednich standardów.

Prace rozwojowe

Pojęcie działalności badawczo-rozwojowej obejmuje również prace rozwojowe w rozumieniu ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce.

Prace rozwojowe polegają na nabywaniu, łączeniu, kształtowaniu i wykorzystywaniu dostępnej aktualnie wiedzy, tj. obejmują:

-     nabycia dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności;

-     łączenia dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności;

-     kształtowania dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności;

-     wykorzystania dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności.

Prace rozwojowe bazują zatem na dostępnej wiedzy – w zależności od celów, jakie przyjęto dla prowadzenia prac, będzie to wiedza z określonej dziedziny lub dziedzin. Prace te obejmują kolejno:

-     nabycie wiedzy i umiejętności, czyli pozyskanie wiedzy/umiejętności, zapoznanie się z wiedzą, zrozumienie jej;

-     łączenie wiedzy i umiejętności, czyli znalezienie takich zależności pomiędzy wiedzą z różnych zakresów, dziedzin lub wiedzą wynikającą z różnych badań naukowych oraz pomiędzy umiejętnościami, które są istotne z punktu widzenia postawionych celów badań rozwojowych;

-     kształtowanie wiedzy i umiejętności, czyli takie „ułożenie” efektów nabywania i łączenia wiedzy i umiejętności lub takie sformułowanie wniosków płynących z tych procesów, aby można je było wykorzystać dla realizacji postawionych celów prac rozwojowych;

-     wykorzystanie wiedzy i umiejętności, czyli ich użycie, posłużenie się nimi dla osiągnięcia celów prac rozwojowych.

Co istotne, całość ww. czynności służy:

-     planowaniu produkcji oraz

-     projektowaniu i tworzeniu zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług.

Chodzi przy tym o konkretne produkty, konkretne procesy lub konkretne usługi albo konkretne rodzaje produktów, procesów lub usług. Podmiot prowadzący prace rozwojowe organizuje je z uwzględnieniem specyfiki konkretnych produktów, procesów lub usług – od niej zależą potrzeby prowadzenia prac rozwojowych i ich zakres.

Jednocześnie ustawodawca wyłączył z definicji prac rozwojowych działalność obejmującą rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do produktów, procesów lub usług, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń. O tym, jakie zmiany do produktów, procesów lub usług mają charakter rutynowy (wykonywany często i niemal automatycznie) i okresowy (powtarzający się, występujący co pewien czas), będzie każdorazowo decydował charakter konkretnych produktów, procesów, bądź usług.

Systematyczność i cele działalności badawczo-rozwojowej

Działalność badawczo-rozwojowa jest podejmowana:

-     w sposób systematyczny,

-     w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

Pojęcie „systematyczny” – w odniesieniu do procesów oznacza „zachodzący stale od dłuższego czasu”; w odniesieniu do działań oznacza „prowadzony w sposób uporządkowany, według pewnego systemu; planowy, metodyczny”.

Z uwagi na charakter działań, jakie obejmuje działalność badawczo-rozwojowa, pojęcia systematyczności tych działań nie należy ograniczać wyłącznie do ich zwykłego organizacyjnego uporządkowania i częstotliwości podejmowanych czynności. Znaczenie pojęcia „systematyczności” będzie także wynikową przedmiotu prowadzonych działań (badań naukowych lub prac rozwojowych) – musi uwzględniać specyfikę podejmowanych badań lub prac.

Celem działalności badawczo-rozwojowej jest: zwiększenie zasobów wiedzy oraz wykorzystanie zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

Punktem wyjściowym dla działalności badawczo-rozwojowej jest więc posiadanie pewnego poziomu (określonych zasobów) wiedzy w konkretnym temacie. Aby stwierdzić, czy podjęte działania prowadzą do zwiększenia poziomu wiedzy oraz służą wykorzystywaniu zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań, koniecznym jest określenie poziomu wiedzy „wyjściowej” i „wyjściowego” stanu wykorzystywania zasobów wiedzy, „wyjściowego” stanu jej zastosowań. Bez takiego nakreślenia „punktu wyjścia” dla działalności badawczo-rozwojowej nie da się nakreślić celów podejmowanych działań.

Należy uwzględnić zatem, że głównym zadaniem dla zarządzającego projektem badawczo -rozwojowym jest zlokalizowanie i zidentyfikowanie zasobów wiedzy przed rozpoczęciem działań projektowych; zasobów w ujęciu funkcjonalnym i celowościowym, czyli podlegającym zwiększeniu oraz możliwym i właściwym do wykorzystania zwiększonej wiedzy do nowych zastosowań. Lokalizacja i identyfikacja wiedzy obejmują szereg działań, w tym określenie stanu wiedzy, miejsca, sposobu jej wykorzystania oraz selekcji pod względem przydatności do realizacji celu projektu (zobacz: 3.2.1.3 Objaśnienia w zakresie IP BOX – Zwiększenie zasobów wiedzy oraz wykorzystania jej do tworzenia nowych zastosowań”).

Istotnym jest więc między innymi to:

-     jakimi zasobami wiedzy podatnik dysponował przed rozpoczęciem realizacji projektu badawczo-rozwojowego;

-     jaki rodzaj wiedzy podlegał następnie selekcji, wykorzystaniu i rozwijaniu pod względem przydatności do realizacji tego projektu.

Ocena charakteru Pana działalności

Prowadzi Pan działalność gospodarczą pod firmą: A oraz jest Pan podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych, posiadającym nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce. Przedsiębiorstwo działa w branży przemysłowej nieprzerwalnie od roku 2015. Działania prowadzone przez Pana polegają przede wszystkim na projektowaniu oraz budowaniu maszyn i urządzeń specjalistycznego przeznaczenia, tj. nowoczesnych i funkcjonalnych maszyn ..., zdolnych do obróbki szerokiej gamy materiałów. W celu zapewnienia kompleksowego wsparcia dla branży przemysłowej w Pana ofercie znajdują się trzy główne serie maszyn ..., które w ramach działalności dostosowywane są do specyfiki potrzeb użytkownika, zarówno pod względem parametrów technicznych, jak i planowanych zastosowań.

We wniosku wskazał Pan przy tym konkretne przykłady Projektów oraz opisał Pan w szczegółowy sposób poszczególne etapy prac podjęte w ramach opisanych we wniosku Projektów.

Wszystkie maszyny oferowane przez Pana Przedsiębiorstwo projektowane są z myślą o profesjonalnych użytkownikach i każdorazowo podlegają indywidualnej konfiguracji zgodnie z wymaganiami technicznymi przedstawionymi przez klienta. Urządzenia te nie są wytwarzane seryjnie – każda z maszyn stanowi unikalne, innowacyjne rozwiązanie, opracowane na podstawie konkretnego zapylania ofertowego. W efekcie powstają prototypy, które nie mają odpowiedników ani w dotychczasowej działalności A, stanowiąc tym samym nowe rozwiązania techniczne o charakterze jednostkowym.

Każdorazowo realizacja projektów wymaga od pracowników wykazania cech twórczości, kreatywności i nowatorskości. Ponadto, celem takiej działalności jest zwiększenie zasobów wiedzy oraz wykorzystanie zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

Prowadzi Pan działalność w sposób zorganizowany i szczegółowo zaplanowany.

 Efektem prowadzonych prac było opracowanie oraz wykonanie prototypów nowych lub istotnie ulepszonych maszyn i rozwiązań technicznych, stanowiących nowe zastosowanie istniejącej wiedzy pracowników w zakresie technik i technologii produkcji.

Nowe zastosowanie polegało w szczególności na możliwości wykorzystania opracowanych prototypów maszyn do realizacji indywidualnych procesów technologicznych dostosowanych do specyfiki działalności poszczególnych klientów, co nie było możliwe przy wykorzystaniu standardowych, dostępnych na rynku rozwiązań ani rozwiązań dotychczas stosowanych w Pana działalności.

Zastosowanie technologii i narzędzi umożliwiło opracowanie rozwiązań technicznych niewystępujących wcześniej w Pana działalności ani w dostępnych rozwiązaniach rynkowych.

W ramach realizowanych projektów każdorazowo stawiał Pan jasno określone cele techniczne i funkcjonalne, w szczególności polegające na zaprojektowaniu i wykonaniu nowych lub istotnie ulepszonych maszyn przeznaczonych do realizacji indywidualnych procesów technologicznych klientów, osiągnięciu wymaganych parametrów wydajności, dokładności i elastyczności produkcyjnej, opracowaniu nowych rozwiązań konstrukcyjnych i programowych oraz zweryfikowaniu przyjętych koncepcji w toku testów i prób technologicznych.

Systematyczny charakter działań potwierdza m.in., że prace były prowadzone według zaplanowanych i następujących po sobie etapów: zdefiniowania celów technologicznych, opracowania koncepcji (trzy niezależne wrzeciona zamiast standardowego magazynu narzędzi), wykonania obliczeń i projektu konstrukcji, przygotowania nowego oprogramowania sterownika, badań na stanowisku testowym, montażu, serii testów funkcjonalnych i geometrycznych, a następnie odbioru technicznego, dostawy, uruchomienia maszyny u klienta oraz szkolenia obsługi.

Przed rozpoczęciem prac jednostka dysponowała wiedzą i doświadczeniem w zakresie projektowania i budowy maszyn ..., obróbki materiałów, automatyki przemysłowej, systemów sterowania oraz programowania maszyn, wynikającymi z dotychczas realizowanych projektów i praktyki inżynierskiej.

W ramach prowadzonych prac wykorzystano oraz rozwinięto wiedzę i umiejętności w szczególności z zakresu projektowania konstrukcji o podwyższonej sztywności i dynamice, obliczeń obciążeniowych, integracji niestandardowych rozwiązań mechanicznych, tworzenia i modyfikacji oprogramowania sterowników ..., systemów wizyjnych, systemów pomiarowych oraz zaawansowanej automatyzacji procesów.

W ramach prac łączono i kształtowano istniejącą wiedzę z zakresu mechaniki, automatyki, elektroniki, programowania oraz technologii obróbki materiałów. Efektem tego procesu było opracowanie nowych konfiguracji konstrukcyjnych, systemów sterowania oraz rozwiązań technologicznych, które nie były wcześniej stosowane w praktyce przedsiębiorstwa.

Prowadzone prace miały na celu również zdobywanie nowej wiedzy i umiejętności, w szczególności w zakresie niestandardowych rozwiązań konstrukcyjnych, integracji wielu funkcji technologicznych w jednym urządzeniu, skracania czasów operacyjnych, precyzyjnego pozycjonowania oraz zastosowania zaawansowanych systemów pomiarowych.

Zdobyła wiedza i umiejętności służyły opracowaniu nowych produktów oraz znacząco ulepszonych procesów technologicznych, co przejawiało się w powstaniu prototypów maszyn o nowych funkcjonalnościach, zwiększonej wydajności, precyzji oraz elastyczności zastosowań w porównaniu do wcześniejszych rozwiązań przedsiębiorstwa.

 Prace nie były ukierunkowane na odkrycia w znaczeniu naukowym, lecz na opracowanie nowych i istotnie ulepszonych rozwiązań technicznych oraz technologicznych w skali działalności gospodarczej przedsiębiorstwa.

Prace nie obejmują rutynowych czy okresowych zmian typowych dla ulepszeń produktów.

Opis zawarty we wniosku oraz jego uzupełnieniu, a w szczególności powyższe twierdzenia, pozwalają uznać, że opisana działalność będąca przedmiotem Pana pytania pierwszego:

-     obejmuje prace rozwojowe w rozumieniu art. 5a pkt 40 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych;

-     ma twórczy charakter;

-     podejmowana jest w systematyczny;

-     w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

Możliwość skorzystania z ulgi badawczo-rozwojowej

Zgodnie z art. 26e ust. 2 ww. ustawy:

Za koszty kwalifikowane uznaje się:

1) poniesione w danym miesiącu należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1, oraz sfinansowane przez płatnika składki z tytułu tych należności określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu;

1a) poniesione w danym miesiącu należności z tytułów, o których mowa w art. 13 pkt 8 lit. a i c, oraz sfinansowane przez płatnika składki z tytułu tych należności określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na wykonanie usługi w zakresie działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w całości czasu przeznaczonego na wykonanie usługi na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło w danym miesiącu;

2) nabycie materiałów i surowców bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową;

2a) nabycie niebędącego środkami trwałymi sprzętu specjalistycznego wykorzystywanego bezpośrednio w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, w szczególności naczyń i przyborów laboratoryjnych oraz urządzeń pomiarowych;

3) ekspertyzy, opinie, usługi doradcze i usługi równorzędne, świadczone lub wykonywane na podstawie umowy przez podmioty, o których mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1, 2 i 4-8 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, a także nabycie od takiego podmiotu wyników prowadzonych przez niego badań naukowych, na potrzeby działalności badawczo-rozwojowej;

4) odpłatne korzystanie z aparatury naukowo-badawczej wykorzystywanej wyłącznie w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, jeżeli to korzystanie nie wynika z umowy zawartej z podmiotem powiązanym z podatnikiem w rozumieniu art. 23m ust. 1 pkt 4;

4a) nabycie usługi wykorzystania aparatury naukowo-badawczej wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, jeżeli zakup usługi nie wynika z umowy zawartej z podmiotem powiązanym z podatnikiem w rozumieniu art. 23m ust. 1 pkt 4;

5) koszty uzyskania i utrzymania patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy, prawa z rejestracji wzoru przemysłowego, poniesione na:

a) przygotowanie dokumentacji zgłoszeniowej i dokonanie zgłoszenia do Urzędu Patentowego Rzeczypospolitej Polskiej lub odpowiedniego zagranicznego organu, łącznie z kosztami wymaganych tłumaczeń na język obcy,

b) prowadzenie postępowania przez Urząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej lub odpowiedni zagraniczny organ, poniesione od momentu zgłoszenia do tych organów, w szczególności opłaty urzędowe i koszty zastępstwa prawnego i procesowego,

c) odparcie zarzutów niespełnienia warunków wymaganych do uzyskania patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy lub prawa z rejestracji wzoru przemysłowego zarówno w postępowaniu zgłoszeniowym, jak i po jego zakończeniu, w szczególności koszty zastępstwa prawnego i procesowego, zarówno w Urzędzie Patentowym Rzeczypospolitej Polskiej, jak i w odpowiednim zagranicznym organie,

d) opłaty okresowe, opłaty za odnowienie, tłumaczenia oraz dokonywanie innych czynności koniecznych dla nadania lub utrzymania ważności patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy oraz prawa z rejestracji wzoru przemysłowego, w szczególności koszty walidacji patentu europejskiego.

Zgodnie z art. 26e ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Koszty kwalifikowane podlegają odliczeniu, jeżeli nie zostały podatnikowi zwrócone w jakiejkolwiek formie lub nie zostały odliczone od podstawy obliczenia podatku.

Ponadto, w myśl art. 26e ust. 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Podatnikowi, który w roku podatkowym korzysta ze zwolnień podatkowych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 63a lub 63b, prawo do odliczenia przysługuje jedynie w odniesieniu do kosztów kwalifikowanych, które nie są przez podatnika uwzględniane w kalkulacji dochodu zwolnionego z podatku na podstawie tych przepisów.

Stosownie do art. 26e ust. 7 ustawy koszty kwalifikowane są limitowane

W stanie prawnym obowiązującym od 2018 r. do 2021 r.:

Kwota kosztów kwalifikowanych nie może przekroczyć:

1) w przypadku gdy podatnik, o którym mowa w ust. 3a, jest mikroprzedsiębiorcą, małym lub średnim przedsiębiorcą, w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej - 150% kosztów, o których mowa w ust. 2-3a;

2) w przypadku pozostałych podatników, o których mowa w ust. 3a - 150% kosztów, o których mowa w ust. 2 pkt 1-4a, ust. 2a-3a, oraz 100% kosztów, o których mowa w ust. 2 pkt 5;

3) w przypadku pozostałych podatników - 100% kosztów, o których mowa w ust. 2-3.

W stanie prawnym obowiązującym od 2022 r.:

Kwota kosztów kwalifikowanych nie może przekroczyć:

1) w przypadku gdy podatnik, o którym mowa w ust. 3a, jest mikroprzedsiębiorcą, małym lub średnim przedsiębiorcą, w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców - 200% kosztów, o których mowa w ust. 2-3a;

2) w przypadku pozostałych podatników, o których mowa w ust. 3a - 200% kosztów, o których mowa w ust. 2 pkt 1-4a i ust. 2a-3a, oraz 100% kosztów, o których mowa w ust. 2 pkt 5;

3) w przypadku pozostałych podatników - 100% kosztów, o których mowa w ust. 2 pkt 2-5, ust. 2a i 3, oraz 200% kosztów, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i 1a.

Zgodnie z art. 26e ust. 8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Odliczenia dokonuje się w zeznaniu za rok podatkowy, w którym poniesiono koszty kwalifikowane (…).

Pamiętać trzeba też, że stosowanie do treści art. 24a ust. 1b ustawy:

Podatnicy prowadzący działalność badawczo-rozwojową, którzy zamierzają skorzystać z odliczenia, o którym mowa w art. 26e, są obowiązani w prowadzonej księdze albo w prowadzonych księgach rachunkowych, o których mowa w ust. 1, wyodrębnić koszty działalności badawczo-rozwojowej.

Reasumując, ulga badawczo-rozwojowa polega na możliwości odliczenia od podstawy opodatkowania określonej kwoty kosztów podatkowych poniesionych przez podatnika na działalność badawczo-rozwojową, czyli tzw. „kosztów kwalifikowanych”.

Oznacza to, że koszty związane z działalnością badawczo-rozwojową dwukrotnie wpływają na wysokość podstawy obliczenia podatku dochodowego u przedsiębiorcy inwestującego w taką działalność (raz jako koszty uzyskania przychodu, a drugi raz jako koszty kwalifikowane) i w efekcie znacznie pomniejszają wysokość opłacanego podatku dochodowego.

W oparciu o wskazane wyżej przepisy, należy stwierdzić, że aby podatnikowi podatku dochodowego od osób fizycznych przysługiwało prawo odliczenia w zeznaniu podatkowym kosztów kwalifikowanych poniesionych w danym roku podatkowym powinny być łącznie spełnione następujące warunki:

1)  Podatnik poniósł koszty na działalność badawczo-rozwojową.

2)  Koszty na działalność badawczo-rozwojową stanowiły dla podatnika koszty uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o PIT.

3)  Koszty na działalność badawczo-rozwojową mieszczą się w zamkniętym katalogu kosztów kwalifikowanych określonym przepisami art. 26e ust. 2-3 ustawy o PIT.

4)  Ww. koszty uzyskania przychodów stanowiły koszty kwalifikowane w rozumieniu ustawy o PIT, przy czym, jeżeli koszty kwalifikowane zostały poniesione w ramach badań podstawowych, badania te były prowadzone na podstawie umowy lub porozumienia z jednostką naukową w rozumieniu odrębnych przepisów.

5)  Jeżeli w roku podatkowym podatnik prowadził działalność na terenie specjalnej strefy ekonomicznej na podstawie zezwolenia/decyzji o wsparciu, prawo do odliczenia przysługuje jedynie w odniesieniu do kosztów kwalifikowanych, które nie są przez podatnika uwzględniane w kalkulacji dochodu zwolnionego z podatku na podstawie zezwolenia/decyzji o wsparciu.

6)  W ewidencji, o której mowa w art. 24a ust. 1b ustawy o PIT, podatnik wyodrębnił w sposób prawidłowy koszty działalności badawczo-rozwojowej.

7)  Podatnik wykazał w zeznaniu podatkowym koszty kwalifikowane podlegające odliczeniu.

8)  Kwota odliczonych kosztów kwalifikowanych nie przekroczyła limitów określonych w ustawie o PIT.

9)  Koszty kwalifikowane nie zostały zwrócone podatnikowi w jakiejkolwiek formie lub nie zostały odliczone od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.

Z wniosku wynika, że:

-     posiada Pan nieograniczony obowiązek podatkowy na terytorium Polski;

-     nie prowadzi i nie prowadził działalności gospodarczej na terenie specjalnej strefy ekonomicznej na podstawie zezwolenia lub Polskiej Strefy Inwestycji na podstawie decyzji o wsparciu i nie korzysta ze zwolnień podatkowych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 63 lub 63a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

-     zamierza Pan odliczyć w ramach ulgi B+R koszty kwalifikowane, zgodnie z art. 26e ust. 2, ust. 2a i ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

-     zamierza Pan dokonać odliczenia kosztów kwalifikowanych, zgodnie z limitami wskazanymi w art. 26e ust. 7 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

-     nie zamierza Pan odliczać w ramach ulgi B+R odpisów amortyzacyjnych od wartości samochodów osobowych, budowli, budynków i lokali stanowiących odrębną własność,

-     wymienione składniki wynagrodzenia pracowników biorących udział w projektach będących przedmiotem tego wniosku każdorazowo stanowiły i będą stanowić w przyszłości należności, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

-     wymienione w tym wniosku koszty nie zostały zwrócone i nie będą Panu zwrócone w jakiejkolwiek formie ani odliczone od podstawy opodatkowania,

-     nie posiada Pan statusu centrum badawczo-rozwojowego,

-     jest Pan średnim przedsiębiorcą,

-     koszty kwalifikowane zostaną przez Pana odliczone od podstaw opodatkowania roku, w którym zostały ujęte jako koszty uzyskania przychodu,

-     zgodnie art. 24a ust. 1b UPDOF w dacie składania korekty deklaracji lub deklaracji w księdze przychodów koszty działalności opisanej we wniosku w celu skorzystania z odliczenia są/będą wyodrębnione,

-     na podstawie posiadanej dokumentacji księgowej, jest Pan w stanie wskazać, które koszty były/są kosztami mającymi stanowić koszty kwalifikowane.

Mając zatem na uwadze przedstawiony we wniosku opis sprawy, a także ww. przepisy, należy stwierdzić, że Pana działalność w zakresie realizacji projektów maszyn stanowi działalność badawczo -rozwojową, o której mowa w art. 5a pkt 38 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zatem jest Pan uprawniony w związku z tym do skorzystania z ulgi, o której mowa w art. 26e ust. 1 tej ustawy.

Jeżeli w latach objętych wnioskiem nie zastosował Pan omawianej ulgi, może Pan z niej skorzystać poprzez złożenie korekty deklaracji, jednakże zastrzeżenia wymaga, że uprawnienie do złożenia korekty może dotyczyć wyłącznie okresu, który nie uległ przedawnieniu.

Na podstawie art. 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.):

Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Z tego względu podkreślić należy, że w odniesieniu do rozliczenia podatkowego za 2019 r. uprawnienie do złożenia korekty zeznania podatkowego przysługiwało co do zasady do końca 2025 r. Niemniej jednak, zważywszy na fakt, że wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej został złożony w 2025 r., Pana stanowisko należy uznać za prawidłowe.

Wynagrodzenia osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę jako koszty kwalifikowane

Kwestia dotycząca możliwości zaliczenia wynagrodzeń osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę do kosztów kwalifikowanych została uregulowana w art. 26e ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Wynagrodzenia zasadnicze, różnego rodzaju dodatki i nagrody zostały wymienione wprost w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jako przychody ze stosunku pracy, a zatem mieszczą się w katalogu kosztów kwalifikowanych, o których mowa w art. 26e ust. 2 pkt 1 ww. ustawy.

Natomiast użyty w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwrot „w szczególności” oznacza, że poszczególne kategorie przychodów zostały wymienione jedynie przykładowo. Zatem, ww. katalog jest katalogiem otwartym. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

Należności ze stosunku pracy mogą być uznane za koszty kwalifikowane tylko w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu.

Przez „ogólny czas pracy pracownika w danym miesiącu” należy rozumieć wyłącznie czas faktycznie przepracowany. Zwracam uwagę, że pojęcie czasu pracy przeznaczonego na realizację działalności badawczo-rozwojowej, o którym mowa w art. 26e ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, odnosi się do czasu faktycznie poświęconego na tę działalność. Jednocześnie odliczeniu, co do zasady, podlegają wynagrodzenia zasadnicze, premie (np. roczne, uznaniowe, miesięczne, motywacyjne), nagrody; koszty dodatkowych świadczeń na rzecz pracowników m.in. ubezpieczeń zdrowotnych i opieki medycznej wraz ze sfinansowanymi przez płatnika składkami od tych należności określonymi w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych.

Zwracam uwagę, że istotne jest, aby pracownicy (tj. osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę) faktycznie wykonywali zadania będące realizacją prac badawczo-rozwojowych. Nie wystarczy zatem, że umowa o pracę bądź inny dokument potwierdza, że w zakresie kompetencji pracownika znajduje się wykonywanie czynności stanowiących realizację działalności badawczo-rozwojowej, pracownik ten musi też faktycznie uczestniczyć w tych pracach. Tylko wówczas ich wynagrodzenia obejmujące ww. koszty pracownicze będą mogły stanowić dla podatnika koszt kwalifikowany w całości.

W sytuacji, gdy pracownicy wykonują obowiązki nie tylko związane z działalnością badawczo-rozwojową, zasadne jest wyodrębnienie (wyłączenie z ulgi badawczo-rozwojowej) tej części wynagrodzeń wypłaconych pracownikom, a także składek od tych przychodów, określonych w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, która nie jest związana z realizacją działalności badawczo-rozwojowej.

Ustawodawca nie narzucił przedsiębiorcom formy takiego podziału/wyodrębnienia. Wybór sposobu udokumentowania tych wydatków pozostawiony został podatnikom, którzy prowadzą działalność badawczo-rozwojową. Można zatem przyjąć, że podatnik korzystający z ulgi – dla celów dowodowych – winien prowadzić ewidencję czasu pracy poświęconego przez pracowników na działalność badawczo-rozwojową.

W sytuacji, gdy w danym miesiącu pracownik otrzyma wyłącznie wynagrodzenie za czas, w którym nie będzie faktycznie realizował działalności badawczo-rozwojowej, wówczas to wynagrodzenie nie będzie stanowić kosztów kwalifikowanych, o których mowa w art. 26e ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W ramach nawiązanego stosunku pracy ponosi Pan następujące koszty:

a)  wynagrodzenia podstawowe;

b)  premie (np. roczne, uznaniowe, miesięczne, motywacyjne), nagrody;

c)  koszty dodatkowych świadczeń na rzecz pracowników m.in. ubezpieczeń zdrowotnych i opieki medycznej;

d)  składki z tytułu należności wskazanych w punkcie a) powyżej, określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – w części finansowanej przez Pana jako płatnika składek, tj. składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, wypadkowe.

Każdorazowo w projekty zaangażowani są pracownicy działów: konstrukcji, elektroniki, spawania, obróbki, lakierni oraz montażu. Każdorazowo wiedza, umiejętności i kompetencje tych pracowników bezpośrednio przyczyniają się do skonstruowania nowego rozwiązania.

 Przedmiotem Pana wątpliwości, zgodnie z Pana intencją, nie jest możliwość zaliczenia do kosztów kwalifikowanych ulgi B+R należności z tytułu nieusprawiedliwionych nieobecności pracowników, np.: ekwiwalentów za niewykorzystany urlop, wynagrodzenia za czas choroby, urlopu lub innej nieobecności pracowników (wydatki opisane we wniosku są objęte interpretacją ogólną).

Mając na uwadze powyższe, ma Pan zamiar zaliczyć do kosztów kwalifikowanych w rozumieniu art. 26e ust. 2 pkt. 1 UPDOF, jedynie proporcjonalną część kosztów składników wynagrodzeń wymienionych powyżej. Proporcja ta będzie odpowiadała stosunkowi czasu poświęconego na projekty będące przedmiotem wniosku do całkowitego czasu pracy w zadanym okresie rozliczeniowym, zgodnie z ewidencją czasu pracy oraz interpretacją ogólną wydaną przez Ministra Finansów z dnia 13 lutego 2024 r. (nr DD8.8203.1.2021).

Wobec tego, ponoszone przez Pana, wymienione we wniosku należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, oraz sfinansowane przez płatnika składki z tytułu tych należności określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu, mogą w oparciu o art. 26e ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowić koszty kwalifikowane, a tym samym mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania ustalonej zgodnie z art. 26 ust. 1 ww. ustawy.

Koszty nabycia surowców, materiałów i podzespołów jako koszty kwalifikowane

Kwestia dotycząca możliwości zaliczenia kosztów nabycia materiałów do kosztów kwalifikowanych została uregulowana w art. 26e ust. 2 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym:

Za koszty kwalifikowane uznaje się:

(…)

2) nabycie materiałów i surowców bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową;

Z opisu sprawy wynika, że w związku z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową, ponosi Pan też koszty nabycia surowców, materiałów i podzespołów.

W odniesieniu do ww. kosztów zwracam uwagę, że w art. 26e ust. 2 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ustawodawca posługuje się pojęciem „materiały”, które nie zostało zdefiniowane w przepisach ustawy o podatku dochodowym od fizycznych, stanowiąc przy tym, że w podstawie obliczania ulgi uwzględnione mogą być wyłącznie materiały związane bezpośrednio z prowadzoną przez podatnika działalnością badawczo-rozwojową.

W zakresie interpretacji pojęcia „materiały” należy odwołać się do interpretacji tego pojęcia funkcjonującej na gruncie przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.).

W świetle art. 3 ust. 1 pkt 19 ustawy o rachunkowości:

Materiały to składniki majątku zużywane na własne potrzeby.

Pogląd ten znajduje również potwierdzenie w doktrynie, gdzie podkreśla się, że materiały to składniki majątku inicjujące realizację całego cyklu operacyjnego, które jednostka nabywa w celu ich całkowitego zużycia na własne potrzeby, w tym m.in. na potrzeby wytwarzania produktów, świadczenia usług czy realizacji działalności ogólnoadministracyjnej.

Konstrukcja art. 26e ust. 2 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w związku z poczynionymi powyżej uwagami, pozwala na zaliczenie do kosztów kwalifikowanych kosztów wszelkich materiałów, których definicję słownikową przytoczono powyżej, stanowiących koszty uzyskania przychodów, niezbędnych w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, jeżeli bez takich elementów niemożliwe będzie jej prowadzenie. Innymi słowy – kosztami kwalifikowanymi są wydatki na materiały, bez których niemożliwe jest nie tylko prowadzenie samych badań, wdrażania różnych procesów w ramach działalności badawczo-rozwojowej, ale również, bez których niemożliwe byłoby wprowadzenie i wykorzystanie odpowiednich narzędzi i oprzyrządowania dla prowadzenia działalności badawczo-rozwojowej.

Z informacji przedstawionych we wniosku wynika, że każdy projekt ma przypisane materiały i surowce wykorzystywane na etapach tworzenia maszyny oraz przeprowadzania prób technologicznych. Najczęściej wykorzystywanymi materiałami są: stal, aluminium, elementy pochodzące z obróbki skrawaniem, blachy cięte laserem oraz gięte, aluminiowe profile systemowe oraz wszelkiego rodzaju elementy w zakresie elektryki, elektroniki, napędów, pneumatyki, czujnikowe itp. Jako koszty kwalifikowane rozpoznane zostaną koszty materiałów i surowców skalkulowane według rzeczywistego zużycia. Dodatkowo ponosi Pan koszty związane z nabyciem podzespołów niezbędnych do realizacji projektów. Wśród nich znajdują się m.in.: pompy, agregaty, silniki, itp. urządzenia. Komponenty te stanowią integralne części tworzonych maszyn i są niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia zarówno prac projektowych, jak i testów funkcjonalnych. Wartość zużytych surowców, materiałów oraz podzespołów jest na bieżąco ewidencjonowana w księgach przedsiębiorstwa. Na podstawie dokumentacji projektowej istnieje możliwość połączenia projektu z kosztami poniesionymi na jego realizację.

Zatem, ponoszone przez Pana w przedstawionym stanie faktycznym wydatki na nabycie materiałów, surowców i podzespołów wpisują się w kategorię materiały i surowce, o których mowa w art. 26e ust. 2 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (koszty kwalifikowane). To oznacza, że ma Pan możliwość odliczenia ich od podstawy opodatkowania ustalonej zgodnie z art. 26 ust. 1 ww. ustawy.

Odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych jako koszty kwalifikowane

Odnosząc się do kwestii uznania za koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 26e ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – koszty odpisów amortyzacyjnych od wartości niematerialnych i prawnych, które są wykorzystywane w toku realizacji projektów, zwracam uwagę, że stosownie do ww. art. 26e ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

W przypadku wartości niematerialnych i prawnych w postaci kosztów prac rozwojowych, o których mowa w art. 22b ust. 2 pkt 2, za koszty kwalifikowane uznaje się dokonywane od tej wartości niematerialnej i prawnej odpisy amortyzacyjne w proporcji, w jakiej w jej wartości początkowej pozostają koszty wymienione w ust. 2 pkt 1-4a lub ust. 3a pkt 2.

Zgodnie z art. 22b ust. 2 pkt 2 ww. ustawy:

Amortyzacji podlegają również, z zastrzeżeniem art. 22c , niezależnie od przewidywanego okresu używania koszty prac rozwojowych zakończonych wynikiem pozytywnym, który może być wykorzystany na potrzeby działalności gospodarczej podatnika, jeżeli:

a) produkt lub technologia wytwarzania są ściśle ustalone, a dotyczące ich koszty prac rozwojowych wiarygodnie określone, oraz

b) techniczna przydatność produktu lub technologii została przez podatnika odpowiednio udokumentowana i na tej podstawie podatnik podjął decyzję o wytwarzaniu tych produktów lub stosowaniu technologii, oraz

c) z dokumentacji dotyczącej prac rozwojowych wynika, że koszty prac rozwojowych zostaną pokryte spodziewanymi przychodami ze sprzedaży tych produktów lub zastosowania technologii.

W Pana działalności opisanej we wniosku, na etapie projektowania wykorzystywane są programy informatyczne stanowiące dla przedsiębiorstwa wartości niematerialne i prawne, podlegające amortyzacji:

1)    ... – zintegrowane środowisko (...).

2)    ... – zintegrowana platforma (...).

Z wniosku nie wynika, że jest Pan twórcą ww. wartości niematerialnych i prawnych. W konsekwencji, nie wynika także, by prowadził Pan prace rozwojowe zakończone wynikiem pozytywnym w kierunku tworzenia tych programów komputerowych. Wynika natomiast, że na etapie projektowania, ww. programy informatyczne wykorzystywane są w Pana przedsiębiorstwie przez pracowników biorących czynny udział w realizacji projektów. Pracownicy przeznaczają mierzalną część swojego czasu pracy na realizację projektów opisanych we wniosku.

W efekcie, nie może Pan zaliczyć do kosztów kwalifikowanych, na podstawie art. 26e ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, odpisów amortyzacyjnych od wartości niematerialnych i prawnych.

W tej części Pana stanowisko jest nieprawidłowe.

W myśl art. 26e ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Za koszty kwalifikowane uznaje się także dokonywane w danym roku podatkowym, zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, z wyłączeniem samochodów osobowych oraz budowli, budynków i lokali będących odrębną własnością.

Zgodnie z art. 22 ust. 8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Kosztem uzyskania przychodów są odpisy z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (odpisy amortyzacyjne) dokonywane wyłącznie zgodnie z art. 22a-22o , z uwzględnieniem art. 23 . (…).

Stosownie do art. 22f ust. 3 ww. ustawy:

Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się zgodnie z art. 22h-22m , gdy wartość początkowa środka trwałego albo wartości niematerialnej i prawnej w dniu przyjęcia do używania jest wyższa niż 10 000 zł. W przypadku gdy wartość początkowa jest równa lub niższa niż 10 000 zł, podatnicy, z zastrzeżeniem art. 22d ust. 1, mogą dokonywać odpisów amortyzacyjnych zgodnie z art. 22h-22m albo jednorazowo - w miesiącu oddania do używania tego środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, albo w miesiącu następnym.

W przypadku odpisów amortyzacyjnych dokonywanych od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych w prowadzonej przez Pana działalności badawczo -rozwojowej wskazuję, że ich podstawą zaliczenia w poczet kosztów kwalifikowanych jest art. 26e ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Choć ustawodawca nie użył w tym przepisie sformułowania „wyłącznie”, to jednoznacznie wskazał, że do kosztów kwalifikowanych podatnicy mogą zaliczać dokonywane w danym roku podatkowym, zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, odpisy amortyzacyjne od środków trwałych, jak i wartości niematerialnych i prawnych, jeżeli są one wykorzystywane w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej.

To sformułowanie oznacza, że odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w całości stanowią koszt kwalifikowany, jeżeli składniki te są rzeczywiście wykorzystywane jedynie do działalności badawczo-rozwojowej.

Natomiast w sytuacji, gdy takie składniki są częściowo wykorzystywane do działalności badawczo -rozwojowej, a częściowo do bieżącej działalności, działalności podstawowej niezwiązanej z działalnością badawczo-rozwojową, to w takim przypadku koszty odpisów amortyzacyjnych stanowią koszty kwalifikowane tylko w takiej części, w jakiej środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne służą prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej.

Z opisu sprawy wynika, że w ramach realizowanej działalności badawczo-rozwojowej wskazane środki trwałe są wykorzystywane przez pracowników Przedsiębiorstwa realizujących projekty objęte wnioskiem, a pracownicy ci poświęcają mierzalną i ewidencjonowaną część swojego czasu pracy na obsługę danej maszyny w ramach tych projektów. Przedsiębiorstwo będzie ustalać koszty amortyzacji tych środków trwałych w proporcji wynikającej z faktycznego stopnia ich wykorzystania w projektach objętych wnioskiem. Proporcja ta zostanie wyliczona na podstawie szczegółowej ewidencji czasu pracy każdego pracownika, która pozwala jednoznacznie określić, ile godzin pracownik przeznaczył na pracę z daną maszyną w ramach projektów ujętych we wniosku, a ile w ramach pozostałych zadań. Zamierza Pan rozliczać koszty amortyzacji ww. wartości niematerialnych i prawnych w proporcji odpowiadającej zaangażowaniu oprogramowania w realizację wskazanych projektów. Proporcja ta będzie ustalana na podstawie dokumentowanej ewidencji czasu pracy prowadzonej dla każdego pracownika, umożliwiającej jednoznaczne przypisanie godzin pracy do projektów objętych zakresem wniosku.

Do środków trwałych amortyzowanych zalicza Pan także komputery oraz elektronarzędzia (wiertarki, wkrętarki, itp.). Podkreślił Pan, że oprzyrządowanie to jest niezbędne w procesie produkcji nowej maszyny. Na podstawie dokumentacji projektowej istnieje możliwość połączenia projektu z kosztami jakimi jest wartość amortyzacji nisko cennych środków trwałych wykorzystywanych przez pracowników w konkretnym projekcie.

Wobec powyższego, ponoszone przez Pana koszty odpisów amortyzacyjnych, w tym tzw. jednorazowej amortyzacji, o której mowa w art. 22f ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, od opisanych w stanie faktycznym środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, które są wykorzystywane w toku realizacji projektów, z wyłączeniem samochodów osobowych oraz budowli, budynków i lokali będących odrębną własnością, stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 26e ust. 3 tej ustawy oraz mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania, ustalonej zgodnie z art. 26 ust. 1 ww. ustawy.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Zastrzegam również, że – stosowanie do istoty Pana wniosku – przedmiotem tej interpretacji nie jest:

-        kwestia możliwości zaliczenia do kosztów kwalifikowanych kosztów wynagrodzeń w związku z usprawiedliwioną nieobecnością pracownika;

-        kwestia odpowiedniego limitowania kosztów kwalifikowanych w odpowiednich latach podatkowych (art. 26e ust. 7 ustawy).

Nie prowadzę postępowania dowodowego, ograniczam się do analizy okoliczności podanych we wniosku. W stosunku do tych okoliczności wyrażam swoje stanowisko, które zawsze musi być jednak ustosunkowaniem się do poglądu (stanowiska) prezentowanego w danej sprawie przez Wnioskodawcę. Jeżeli w toku ewentualnego postępowania kontrolnego organ uzna, że zdarzenie opisane we wniosku różni się od zdarzenia występującego w rzeczywistości, wówczas wydana interpretacja nie będzie Pana chroniła.

Nie analizuję załączonych do wniosku dokumentów. Analiza załączników nie mieści się w ramach określonych w art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, na wniosek zainteresowanego, wydaje, w jego indywidualnej sprawie, interpretację przepisów prawa podatkowego (interpretację indywidualną). W związku z powyższym załączone do wniosku dokumenty nie mogą być przedmiotem merytorycznej analizy.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

·         Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.