Spółka z o.o., będąca częścią międzynarodowej grupy kapitałowej i prowadząca działalność produkcyjną, zatrudnia pracowników, którym dostarcza nieodpłatnie odzież roboczą zgodnie z Kodeksem pracy. Z powodu braku możliwości zapewnienia usługi prania, spółka wypłaca pracownikom ekwiwalent pieniężny za pranie odzieży roboczej. Po kontroli inspekcji pracy, spółka planuje zmienić zasady kalkulacji tego ekwiwalentu, aby odpowiadał on rzeczywistym kosztom ponoszonym comiesięcznie przez pracowników. Ekwiwalent ma być obliczany na…
Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
22 grudnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej. Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego
Spółka A… Polska sp. z o.o. z siedzibą w …. (dalej również: „Wnioskodawca” lub „Spółka”), jest podmiotem należącym do międzynarodowej grupy kapitałowej B…., specjalizującej się w (...). Spółka prowadzi działalność produkcyjną, w ramach której zatrudnia pracowników w zakładzie produkcyjnym w ..., gdzie realizowane są procesy związane z montażem i testowaniem wyrobów gotowych.
Wnioskodawca jest płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych.
Wnioskodawca posiada szereg stanowisk pracy, z których zajmowaniem wiąże się konieczność dostarczania pracownikom nieodpłatnie odzieży roboczej, zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy (art. 2377 § 1 KP). Z uwagi na brak możliwości zapewnienia przez Spółkę usługi prania odzieży roboczej, czynności te wykonywane są przez pracowników we własnym zakresie.
W związku z tym, Spółka wypłaca pracownikom świadczenie pieniężne za pranie odzieży roboczej, którego zasady wypłaty określa Załącznik nr 9 do regulaminu pracy.
Dotychczasowa treść Załącznika nr 9 do regulaminu pracy nie zawierała szczegółowych wytycznych dotyczących sposobu wyliczenia kwoty świadczenia za pranie odzieży roboczej, wskazując jedynie jego wysokość.
W trakcie kontroli, inspekcja pracy wskazała, że Spółka powinna naliczać i wypłacać zatrudnianym pracownikom ekwiwalent pieniężny za pranie w pełnych należnych im kwotach, tj. z uwzględnieniem, że przedmiotowego ekwiwalentu nie wlicza się do podstawy wymiary składek na ubezpieczenie społeczne oraz że podlega on zwolnieniu z podatku dochodowego od osób fizycznych.
W związku z powyższym, Spółka zdecydowała się zweryfikować aktualny model wypłacania pracownikom świadczenia za pranie odzieży roboczej i planuje wprowadzić zmiany w dokumentach wewnątrzzakładowych, tak, aby dostosować zasady wypłaty ekwiwalentu do rzeczywistych kosztów ponoszonych przez pracowników. Zgodnie z planowanymi zmianami, świadczenie pieniężne za pranie odzieży roboczej ma odpowiadać wysokości kosztów ponoszonych comiesięcznie przez pracownika. Z praktyki Wnioskodawcy wynika jednocześnie, że pracownicy nie korzystają z usług pralni zewnętrznych (często nie mają nawet takiej możliwości) i piorą ubrania służbowe w miejscu zamieszkania, wykorzystując w tym celu posiadane zasoby.
W konsekwencji brak jest też możliwości dokumentowania przez pracowników kosztów ponoszonych comiesięcznie z ww. tytułu.
Ze względu na powyższe, Wnioskodawca zamierza ustalić (w sposób wskazany poniżej i w oparciu o poniższe kryteria/wartości rynkowe) zasady wyliczania kwoty miesięcznej, która stanowić będzie zwrot kosztów poniesionych na pranie odzieży roboczej (dalej również: „Ekwiwalent”).
Zasady ustalania wysokości Ekwiwalentu, Wnioskodawca ustali w porozumieniu z przedstawicielami pracowników (w tym w oparciu o konkretne wytyczne wskazane poniżej), które pozwolą precyzyjnie ustalić koszty ponoszone comiesięcznie przez pracownika z ww. tytułu.
W celu kalkulacji Ekwiwalentu Wnioskodawca ustali w porozumieniu z przedstawicielami pracowników, jednostkowy koszt prania ponoszony przez pracownika (stanowiący podstawę dla wyliczenia Ekwiwalentu) z uwzględnieniem następujących czynników:
Jednostkowy koszt prania ponoszonego przez pracownika (stanowiący podstawę dla wyliczenia Ekwiwalentu), ustalony w oparciu o powyższe czynniki, zostanie skalkulowany na podstawie rzeczywistych i aktualnych cen (warunków) rynkowych. Szczegółowa kalkulacja zostanie przedstawiona w odrębnym dokumencie.
Przykładowe wyliczenia dla kosztu jednego prania:
| Składnik | Cena | Ilość (na jedno pranie) | | Koszt (jedno pranie) | ||
| Energia elektryczna | zł | /kWh | średnio | 0,7 | kWh | zł |
| Woda + Ścieki | zł | /m3 | średnio | 0,0440 | m3 | Zł |
| Proszek do prania | zł | /kg | średnio | 0,100 | kg | Zł |
| Praca własna | zł | /h | średnio | 0,083333333 | h | zł |
| Składnik | Cena | Założenia | | Koszt (jeden dzień/ pranie) | ||
| Amortyzacja | zł | średnia wartość pralki | średnio | | dni amortyzacji (założenia 5 lat - 12m-30dni) | zł |
| Razem | | | | | | zł |
| Składnik | Koszt | ||
| Inne koszty dot. konserwacji | | % | zł |
| Łącznie (koszt jednego prania) | | | | | | zł |
Wnioskodawca corocznie będzie też dokonywał rewizji wskazanych cen (warunków) rynkowych, w szczególności ich aktualności oraz adekwatności względem rzeczywistych kosztów ponoszonych przez pracowników. W przypadku zmian cen (warunków) rynkowych kalkulacja zostanie odpowiednio rekalkulowana i zaktualizowana.
Dodatkowo, w zależności od charakteru wykonywanej pracy oraz stopnia narażenia odzieży roboczej na zabrudzenia wynikające z rodzaju wykonywanych obowiązków, dla danego stanowiska pracy przyjęta zostanie zróżnicowana częstotliwość prania odzieży roboczej jako podstawa kalkulacji Ekwiwalentu, tj.:
Ekwiwalent wypłacany będzie pracownikom comiesięcznie, wraz z wynagrodzeniem za pracę, a jego wysokość w danym miesiącu będzie weryfikowana i kalkulowana comiesięcznie stosownie do liczby dni roboczych przepracowanych przez pracownika (i wymagających korzystania z odzieży roboczej) w danym miesiącu, bazując na zasadach określonych w Załączniku do Regulaminu, przykładowo:
| Dla pracowników na stanowiskach, dla których przyjęto 4 prania w miesiącu | |
| Nieobecność w dniach roboczych* | Wysokość ekwiwalentu: |
| 0 - 4 dni | 100 % (4 prania w miesiącu) |
| 5 - 9 dni | 75% (3 prania w miesiącu) |
| 10 - 14 dni | 50 % (2 prania w miesiącu) |
| 15-19 dni | 25 % (1 pranie w miesiącu) |
| 19 dni i powyżej | 0 % (0 prań w miesiącu) |
Pytanie
Czy tak określony i wypłacany pracownikom Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej stanowi ekwiwalent za świadczenie rzeczowe, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt. 11 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U z 2025 r. poz. 163 ze zm.) – dalej: „u.p.d.f.” i w konsekwencji będzie zwolniony od podatku dochodowego na podstawie tego przepisu,a Wnioskodawca nie będzie zobowiązany do pobrania zaliczki na podatek dochodowy od wypłacanych kwot Ekwiwalentu?
Państwa stanowisko w sprawie
W ocenie Wnioskującego, tak określony i wypłacany pracownikom Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej będzie zwolniony od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 u.p.d.f., a Wnioskodawca nie będzie zobowiązany do pobrania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od wypłacanych kwot Ekwiwalentu, gdyż Ekwiwalent odpowiada pojęciu ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w art. 2379 § 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277, dalej także: „KP” i w związku z tym stanowi ekwiwalent za świadczenie rzeczowe, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy.
Uzasadnienie stanowiska
1. Charakter podatkowy świadczenia
Zgodnie z art. 9 ust. 1 u.p.d.f. opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21. 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.
W art. 10 ust. 1 ww. ustawy, ustawodawca określił katalog źródeł przychodów, w którym w pkt 1 wymienił: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, pracę nakładczą, emeryturę lub rentę.
Stosownie do treści art. 12 ust. 1 ustawy, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Użyty powyżej zwrot „w szczególności” oznacza, że kategorie przychodów zostały wymienione jedynie przykładowo. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.
Przyznane zatem pracownikowi świadczenie pieniężne za pranie odzieży roboczej stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
2. Warunki zwolnienia ekwiwalentu z podatku dochodowego
Jednocześnie jednak zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 u.p.d.f., wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.
Przepisy ustawy podatkowej nie stawiają szczególnych wymogów dla możliwości zwolnienia tego rodzaju ekwiwalentu od opodatkowania. Warunkiem zwolnienia jest wyłącznie to, by prawo do ekwiwalentu i zasady jego przyznawania wynikały z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy.
3. Uzasadnienie, że świadczenie wypłacane w oparciu o art. 2379 § 3 Kodeksu pracy, stanowi ekwiwalent, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 11 u.p.d.f.
Jednym z ekwiwalentów, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 11 u.p.d.f., jest ekwiwalent pieniężny za pranie odzieży roboczej. Ekwiwalent ten przysługuje bowiem na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, a jego wypłata jest bezpośrednio związana z obowiązkami pracodawcy wynikającymi z Kodeksu pracy.
Zagadnienia dotyczące dostarczania pracownikom środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, a także związanych z tym wypłat ekwiwalentów pieniężnych reguluje dział X „Bezpieczeństwo i higiena pracy”, rozdział IX „Środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze” ustawy Kodeks pracy.
Zgodnie z przepisem art. art 2379 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy.
Obowiązek pracodawcy wypłaty pracownikowi ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej statuuje zaś wprost art. 2379 § 3 Kodeksu pracy, zgodnie z którym, jeśli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.
W związku z tym, świadczenie wypłacane przez pracodawcę - jako ekwiwalent za pranie odzieży roboczej - wynika bezpośrednio z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, co spełnia warunek zwolnienia z podatku dochodowego określony w art. 21 ust. 1 pkt 11 u.p.d.f.
4. Zasadność traktowania Ekwiwalentu jako świadczenia, o którym mowa w przepisach Kodeksu pracy
W ocenie Wnioskodawcy, uznać należy, że Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej (określony zgodnie z opisanymi w stanie faktycznym kryteriami), stanowić będzie ekwiwalent pieniężny w rozumieniu art. 2379 § 3 Kodeksu pracy i w konsekwencji zostanie przyznany na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy (a w związku z tym jest wolny od podatku dochodowego od osób fizycznych).
Ekwiwalent odpowiadać będzie bowiem faktycznie ponoszonym przez pracownika kosztom związanym z praniem odzieży roboczej (stanowić będzie równowartość faktycznych kosztów, które zostały poniesione w związku z praniem odzieży wyliczonych z podziałem na poszczególne pozycje,tj. odzwierciedlać będzie koszty rzeczywiste prania odzieży).
Ani przepisy Kodeksu Pracy, ani u.p.d.f., nie zawierają szczegółowych regulacji, jak powinien być kalkulowany ekwiwalent za pranie odzieży służbowej. Kodeks Pracy wskazuje jedynie, że kwota ekwiwalentu ma odpowiadać kosztom poniesionym przez pracownika.
W ocenie Wnioskodawcy, wysokość ekwiwalentu wypłacanego pracownikowi może być jednak ustalona także w sposób inny, niż tylko na podstawie dokumentów (rachunków) przedłożonych przez pracownika. Przepisy nie wymagają bowiem, aby pracodawca dokonywał zwrotu wyłącznie udokumentowanych wydatków.
W sytuacji, gdy pracownik upierze odzież we własnym zakresie, korzystając z prywatnej pralki i środków piorących, nie będzie zresztą posiadał dowodów (rachunków, faktur) potwierdzających wysokość poniesionych przez siebie kosztów (choć nie ma wątpliwości, że koszty poniósł).
Przepisy nie zobowiązują również, aby ponoszone wydatki były udokumentowane rachunkami lub fakturami, nie ma powodów, aby zmuszać pracownika do zakupu środków piorących odrębnie, na użytek prania odzieży służbowej.
Zgodnie zaś z definicją słownikową, ekwiwalent oznacza rzecz zastępującą inną rzecz o równej wartości - w tym przypadku świadczenie pieniężne zastępuje usługę prania, którą pracodawca powinien zapewnić.
Wartość ekwiwalentu może być więc ustalona w oparciu o kalkulację wydatków (tak aby oszacować koszt, jaki ponosi przeciętnie pracownik) i we wzajemnym porozumieniu pracodawcy z przedstawicielami pracowników i wynikać z wewnętrznego regulaminu, co ma miejsce w niniejszej sprawie.
W związku z tym, uznać należy, że wypłacane przez Wnioskodawcę świadczenie spełnia definicję ekwiwalentu z art. 2379 § 3 Kodeksu pracy i powinno być traktowane jako świadczenie rzeczowe z zakresu BHP, podlegające zwolnieniu z podatku dochodowego.
W związku z powyższym, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że Ekwiwalent stanowić będzie dla pracowników przychód, podlegający zwolnieniu z opodatkowania. Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej, który będzie wypłacany przez Wnioskodawcę, odpowiadać będzie bowiem pojęciu ekwiwalentu pieniężnego w rozumieniu art. 2379 § 3 Kodeksu pracy (tj. przysługuje na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy) i w konsekwencji będzie zwolniony w oparciu o art. 21 ust. 1 pkt 11) u.p.d.f. od podatku dochodowego, a Wnioskodawca nie będzie zobowiązany do pobrania zaliczki na podatek dochodowy od wypłacanych kwot Ekwiwalentu.
Stanowisko Wnioskodawcy zostało potwierdzone również w licznych interpretacjach indywidualnych wydawanych w zbliżonych stanach faktycznych, między innymi w interpretacji:
Mając na uwadze powyższe, Wnioskodawca wnosi o potwierdzenie prawidłowości zaprezentowanego powyżej stanowiska.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.
Odstępuję od uzasadnienia prawnego tej oceny.
Dodatkowe informacje
Odnośnie powołanych przez Państwa interpretacji wskazać należy, że rozstrzygnięcia te dotyczą konkretnych spraw podatników osadzonych w określonym stanie faktycznym i prawnym, i w tych sprawach rozstrzygnięcia w nich zawarte są wiążące.
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji indywidualnej.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w … . Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143; dalej jako: „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 7 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
Podstawą prawną dla odstąpienia od uzasadnienia interpretacji jest art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo