Interpretacja 0113-KDIPT2-3.4011.982.2025.2.AK

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

31 grudnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnili go Państwo pismem z 5 lutego 2026 r. oraz – w odpowiedzi na wezwanie – pismami, które wpłynęły 16 lutego 2026 r. i 26 lutego 2026 r. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego (przedstawiony w uzupełnieniu wniosku)

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, pracodawca zobowiązany jest do przekazania pracownikowi formularza PIT do końca lutego roku następującego po roku podatkowym. Centrum Usług Wspólnych, jako pracodawca, na podstawie wyrażonej przez pracownika zgody na przetwarzanie jego prywatnego adresu e-mail w celu komunikacji i obsługi danych kadrowo-płacowych, udostępnia pracownikom PIT-11 za pośrednictwem Portalu Pracownika, umożliwiając im pobranie dokumentu w wersji elektronicznej.

Dotychczas w Państwa firmie obowiązywała procedura weryfikacji, czy pracownik odebrał PIT.

W przypadku braku odbioru dokumentu przez pracownika, pracodawca drukował formularz i przekazywał go osobiście za potwierdzeniem odbioru. W związku z chęcią uproszczenia tego procesu oraz z przyczyn organizacyjnych, chcieliby Państwo zrezygnować z tej formy przekazywania PITów i zamiast tego udostępniać dokumenty wyłącznie w formie elektronicznej poprzez Portal Pracownika.

Pytanie (przeformułowane w uzupełnieniu wniosku)

Czy przekazywanie pracownikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, tj. przesłanie jej poprzez udostępnienie jej Pracownikowi, w postaci pliku w formacie PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym, w specjalnym portalu z możliwością pobrania, do którego Pracownik ma dostęp po podaniu loginu i hasła, bez dodatkowego potwierdzenia odbioru, stanowi realizację nałożonego obowiązku na Wnioskodawcę?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, przekazywanie pracownikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, tj. przesłanie jej poprzez udostępnienie jej Pracownikowi, w postaci pliku w formacie PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym, w specjalnym portalu z możliwością pobrania, do którego Pracownik ma dostęp po podaniu loginu i hasła, bez dodatkowego potwierdzenia odbioru stanowi realizację nałożonego na Wnioskodawcę obowiązku, jako płatnika, określonego w art. 39 ust. 1 i art. 42 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy – Ordynacja podatkowa płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

Artykuł 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi, że w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, z zastrzeżeniem art. 45ba ust. 4, płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru, z zastrzeżeniem ust. 5. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46 i 74. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

Na podstawie art. 42 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych płatnicy, o których mowa w ust. 1, są obowiązani przesłać podatnikom, o których mowa:

1)  w art. 3 ust. 1, oraz urzędom skarbowym przy pomocy których naczelnicy urzędów skarbowych właściwi według miejsca zamieszkania podatnika wykonują swoje zadania – imienne informacje o wysokości dochodu, o którym mowa w art. 41 ust. 1, sporządzone według ustalonego wzoru;

2)  w art. 3 ust. 2a, oraz urzędom skarbowym, przy pomocy których naczelnicy urzędów skarbowych właściwi w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonują swoje zadania, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym – imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru, również, gdy płatnik w roku podatkowym sporządzał i przekazywał informacje w trybie przewidzianym w ust. 4.

Biorąc pod uwagę powyższe przepisy do obowiązków płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych należy:

• obliczenie podatku,
• pobranie od podatnika podatku,
• wpłacenie podatku we właściwym terminie organowi podatkowemu,
• sporządzenie we właściwej formie informacji o wysokości osiągniętych dochodów i przekazanie jej podatnikowi i właściwemu organowi podatkowemu.

Zdaniem Wnioskodawcy, przepisy podatkowe nie regulują zasad przekazywania deklaracji podatnikom przez płatników. W odniesieniu do określonej w art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych imiennej informacji PIT-11 ustawodawca wprowadził jedynie wymóg sporządzenia takiej informacji według ustalonego wzoru i przekazania jej podatnikom przez płatników.

Również przepisy Ordynacji podatkowej oraz przepisy wydanych na jej podstawie rozporządzeń wykonawczych nie zawierają takich regulacji, tak jak ma to miejsce w przypadku składania przez płatników do właściwych urzędów skarbowych m.in. ww. informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej (art. 3a, art. 3b Ordynacji podatkowej).

Należy zatem uznać, że przesłanie podatnikom informacji PIT-11 przez Wnioskodawcę, pełniącego funkcję płatnika, może nastąpić nie tylko w formie papierowej poprzez bezpośrednie jej doręczenie czy też drogą pocztową, ale również za zgodą podatnika przy pomocy środków komunikacji elektronicznej.

Ponadto Wnioskodawca zauważa, że żaden przepis ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie nakłada na płatnika obowiązku posiadania dowodu doręczenia podatnikowi informacji PIT-11. Skoro ustawodawca w art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych posłużył się jedynie pojęciem „przesłania”, w kontekście przekazania informacji PIT-11 podatnikowi przez płatnika, bez dalszego doprecyzowania, co konkretnie wchodziłoby w zakres „przesłania”, to – zdaniem Wnioskodawcy – nie można wywodzić nałożenia na płatnika obowiązku posiadania dowodu doręczenia informacji PIT-11 podatnikowi. Wobec tego, nie stanowi to obligatoryjnego warunku dla uznania, że płatnik wypełnił swój obowiązek wynikający z art. 39 ust. 1 i art. 42 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wobec powyższego – w ocenie Wnioskodawcy – należy uznać, że przekazywanie pracownikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, tj. przesłanie jej poprzez udostępnienie jej Pracownikowi, w postaci pliku w formacie PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym, w specjalnym portalu z możliwością pobrania, do którego Pracownik ma dostęp po podaniu loginu i hasła, bez dodatkowego potwierdzenia odbioru, stanowi realizację nałożonego na Wnioskodawcę obowiązku, jako płatnika, określonego w art. 39 ust. 1 i art. 42 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 8 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.):

Płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

Na podstawie art. 32 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

Natomiast, stosownie do art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Płatnicy, o których mowa w art. 32, art. 33 i art. 35, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46, 74, 148 i 152-154. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

Zgodnie z art. 42 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Płatnicy, o których mowa w ust. 1, są obowiązani przesłać podatnikom, o których mowa:

1)    w art. 3 ust. 1, oraz urzędom skarbowym przy pomocy których naczelnicy urzędów skarbowych właściwi według miejsca zamieszkania podatnika wykonują swoje zadania – imienne informacje o wysokości dochodu, o którym mowa w art. 41 ust. 1, sporządzone według ustalonego wzoru (PIT-11);

2)    w art. 3 ust. 2a, oraz urzędom skarbowym, przy pomocy których naczelnicy urzędów skarbowych właściwi w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonują swoje zadania, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym - imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru (IFT-1/IFT-1R), również gdy płatnik w roku podatkowym sporządzał i przekazywał informacje w trybie przewidzianym w ust. 4.

Wskazuję, że niewywiązanie się przez płatnika z obowiązku przekazania podatnikowi i organowi podatkowemu przewidzianych prawem informacji stanowi przesłankę do pociągnięcia go do odpowiedzialności karno-skarbowej.

Zgodnie bowiem z art. 80 § 2 ustawy z 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 633):

Płatnik oraz podmiot, o którym mowa w art. 41 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, niepełniący funkcji płatnika, który wbrew obowiązkowi nie składa w terminie podatnikowi lub właściwemu organowi wymaganej informacji podatkowej lub informacji, o których mowa w art. 42 ust. 2 pkt 2 powołanej ustawy, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych.

Z powołanych powyżej przepisów ustawy Ordynacja podatkowa oraz ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że do obowiązków płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych należy:

• obliczenie podatku;
• pobranie od podatnika podatku,
• wpłacenie podatku we właściwym terminie organowi podatkowemu,
• sporządzenie we właściwej formie informacji o wysokości osiągniętych dochodów i przekazanie jej podatnikowi oraz organowi podatkowemu.

Ww. art. 39 ust. 1 oraz art. 42 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nakładają na płatników obowiązek przesłania/przekazania podatnikom i odpowiednim urzędom skarbowym – imiennej informacji sporządzonej według ustalonego wzoru (PIT-11). Jednocześnie przepisy te nie określają zasad przekazywania podatnikom (tj. osobom zatrudnionym na podstawie stosunku pracy lub na podstawie umów cywilnoprawnych) informacji o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11 przez płatników, tj. nie regulują zasad przekazywania informacji pomiędzy podmiotami niebędącymi podmiotami publicznymi. W przepisach tych ustawodawca wprowadził jedynie wymóg sporządzenia takich informacji według ustalonego wzoru i przekazania ich podatnikom przez płatników. Również przepisy Ordynacji podatkowej oraz przepisy wydanych na jej podstawie rozporządzeń wykonawczych regulacji takich nie zawierają – tak jak ma to miejsce w przypadku składania przez płatników do właściwych urzędów skarbowych m.in. ww. informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej (art. 3a, art. 3b Ordynacji podatkowej). Z tych względów należy uznać, że przekazanie/przesłanie podatnikom informacji PIT-11 przez płatników może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym zastanie się adresata, czy też przez operatora pocztowego, ale również za pomocą środków komunikacji elektronicznej z podpisem elektronicznym na adres podatnika (podany w tym celu).

Wobec powyższego zgodzić się należy z Państwem, że przekazywanie pracownikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, tj. przesłanie jej poprzez udostępnienie jej Pracownikowi, w postaci pliku w formacie PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym, w specjalnym portalu z możliwością pobrania, do którego Pracownik ma dostęp po podaniu loginu i hasła, bez dodatkowego potwierdzenia odbioru – stanowi realizację nałożonego na Państwa obowiązku płatnika, określonego w art. 39 ust. 1 i art. 42 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Istotnym jest jednak zachowanie właściwego wzoru informacji PIT-11, opatrzenie go prawidłowym podpisem elektronicznym (lub nadrukiem z imieniem i nazwiskiem oraz stanowiskiem służbowym) oraz zapewnienie dostępu do swobodnego pobrania informacji PIT-11 przez podatnika.

Zatem, zrealizują Państwo ciążące na Państwu obowiązki płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych, jeżeli prześlą Państwo za pomocą środków komunikacji elektronicznej pracownikowi informacje PIT-11 w formie pliku z ustalonym loginem i hasłem i będą Państwo dysponować dowodem faktycznego przesłania podatnikowi tych informacji, bez względu na to, czy podatnik potwierdzi dostarczenie lub przeczytanie korespondencji z informacją podatkową, czy też nie.

W tym miejscu zauważyć należy, że przepisy nie wskazują sposobu potwierdzania przekazania pracownikom informacji PIT-11. Nie jest zatem konieczne posiadanie przez płatnika potwierdzenia doręczenia podatnikowi informacji.

Zaznaczyć jednak należy, że wprawdzie żaden przepis ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie nakłada na płatnika obowiązku posiadania dowodu doręczenia podatnikowi deklaracji, to jednak w ewentualnym postępowaniu podatkowym to na płatniku będzie ciążył obowiązek udowodnienia doręczenia takiej deklaracji podatnikowi w przypadku zaistnienia w tym zakresie wątpliwości. W szczególności w celach dowodowych płatnik będzie mógł przedstawić elektroniczne potwierdzenie odbioru wiadomości elektronicznej, którą przesłano deklaracje.

Podsumowując, przekazywanie pracownikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, tj. przesłanie jej poprzez udostępnienie jej Pracownikowi, w postaci pliku w formacie PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym, w specjalnym portalu z możliwością pobrania, do którego Pracownik ma dostęp po podaniu loginu i hasła, bez dodatkowego potwierdzenia odbioru, stanowi realizację nałożonego na Państwa obowiązku. Jednakże, w ewentualnym postępowaniu podatkowym, to na płatniku będzie ciążył obowiązek udowodnienia doręczenia takiej deklaracji podatnikowi w przypadku zaistnienia w tym zakresie wątpliwości.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

·         Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.