Obowiązki płatnika w związku ze zwrotem kosztów asystentom osoby niepełnosprawnej.
Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej realizuje program "Asystent osobisty osoby z niepełnosprawnością" i zawiera umowy zlecenia z osobami fizycznymi na świadczenie usług asystenta. Asystenci korzystają z prywatnych samochodów, a Ośrodek zwraca im koszty używania pojazdów na podstawie ewidencji przebiegu (kilometrówka) w stawce 1,15 zł za km. Przejazdy odbywają się do innych miejscowości niż miejsce zamieszkania…
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
27 marca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnili go Państwo pismem z 28 kwietnia 2026 r. (data wpływu 5 maja 2026 r.) – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:
Opis stanu faktycznego
Wnioskodawcą jest Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej, który realizuje program „Asystent osobisty osoby z niepełnosprawnością”. W ramach realizacji programu, Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej zawiera z osobami fizycznymi umowy zlecenia na świadczenie usług asystenta osobistego osoby z niepełnosprawnością. Zakres usług asystenta obejmuje w szczególności wspieranie osoby z niepełnosprawnością w codziennym funkcjonowaniu, w tym pomoc w dotarciu do placówek medycznych, urzędów, miejsc rehabilitacji, na zakupy oraz do innych miejsc wynikających z bieżących potrzeb życiowych tej osoby (przejazdy są zgodne z realizowanymi usługami, za które asystent pobiera wynagrodzenie zgodnie z umową zlecenie: stawka za godzinę razy liczba zrealizowanych godzin).
W celu realizacji usług asystenci korzystają z prywatnych samochodów osobowych. Przejazdy odbywają się w związku z wykonywaniem czynności wynikających z umowy zlecenia oraz w celu realizacji usług asystenckich na rzecz osób z niepełnosprawnościami.
Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej zwraca asystentom koszty używania prywatnych samochodów na podstawie prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki). Ewidencja zawiera m.in. datę przejazdu, trasę, cel przejazdu oraz liczbę przejechanych kilometrów. Wysokość zwrotu kosztów ustalana jest jako iloczyn liczby przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu w wysokości 1,15 zł za kilometr, co odpowiada maksymalnej stawce przewidzianej w przepisach dotyczących zwrotu kosztów używania prywatnych pojazdów do celów służbowych. Zwrot kosztów przejazdu jest wypłacany odrębnie od wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia i stanowi zwrot kosztów ponoszonych przez asystentów w związku z realizacją usług asystenckich.
Uzupełnienie stanu faktycznego
Wnioskodawcą złożonego wniosku jest Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej, który realizuje program „Asystent osobisty osoby z niepełnosprawnością” w 2026 r. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej we wniosku przedstawił stan faktyczny dotyczący roku podatkowego 2026. Przejazdy zleceniobiorców z podopiecznymi związane są z dojeżdżaniem do innych miejscowości niż miejsce zamieszkania podopiecznego (przejazdy odbywają się z miejsca zamieszkania podopiecznego do sąsiednich miejscowości). Jazdy nie mają charakteru przejazdów lokalnych w ramach tej samej miejscowości. Zwrot kosztów dojazdu własnym środkiem transportu nie został zaliczony do kosztów uzyskania przychodu przez zleceniobiorców. Zleceniobiorcy są osobami nieprowadzącymi działalności gospodarczej, ponadto zawarte ze zleceniobiorcami umowy nie są zawarte w ramach prowadzonej przez nich pozarolniczej działalności gospodarczej.
Pytanie (przeformułowane w uzupełnieniu wniosku):
Czy Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej, jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych dokonując zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu zleceniobiorcom powinien dokonywany zwrot traktować jako przychody niepodlegające opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych?
Państwa stanowisko w sprawie (przeformułowane w uzupełnieniu wniosku)
W opisanym stanie faktycznym Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych dokonując zleceniobiorcom zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu asystentów uważa, że wymieniony zwrot nie stanowi przychodu z tytułu umowy zlecenie podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku są diety oraz inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem, jeżeli zostały poniesione w celu realizacji czynności związanych z wykonywaniem umowy cywilnoprawnej.
Zwrot kosztów przejazdu w opisanej sytuacji ma charakter rekompensaty za faktycznie poniesione wydatki związane z używaniem prywatnego pojazdu w celu realizacji czynności wynikających z umowy zlecenia. Zwrot ten nie stanowi wynagrodzenia za świadczone usługi, lecz jedynie zwrot poniesionych kosztów.
Ponadto zwrot kosztów przejazdu jest dokumentowany ewidencją przebiegu pojazdu oraz obliczany według stawki za kilometr nieprzekraczającej limitów określonych w przepisach dotyczących używania pojazdów prywatnych do celów służbowych.
W związku z powyższym Wnioskodawca stoi na stanowisku, że zwrot kosztów używania prywatnego samochodu w opisanej sytuacji korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych i nie powinien być traktowany jako przychód podlegający opodatkowaniu.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 592) jest zasada powszechności opodatkowania, która wyrażona została w art. 9 ust. 1 tej ustawy. Zgodnie z jego treścią:
opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.
Treść powyższego przepisu wskazuje, że opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają wszelkiego rodzaju dochody uzyskane przez podatnika, z wyjątkiem tych, które zostały enumeratywnie wymienione w katalogu zwolnień przedmiotowych zawartym w powyższej ustawie bądź, od których zaniechano poboru podatku.
W myśl art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
O uzyskaniu przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych można więc mówić w każdej sytuacji, gdy podatnik, czy to na skutek otrzymania określonych wartości majątkowych (środków pieniężnych, świadczeń w naturze czy też innych nieodpłatnych świadczeń), czy też gdy na skutek określonego zdarzenia powodującego zmniejszenie jego zobowiązań wobec innych podmiotów, uzyskuje określone przysporzenie majątkowe.
Katalog źródeł przychodów podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych zawiera art. 10 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W myśl pkt 2 tego artykułu do źródeł przychodów zalicza się działalność wykonywaną osobiście.
Zgodnie z art. 13 pkt 8 cytowanej ustawy:
Za przychody z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2, uważa się przychody z tytułu wykonywania usług, na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, uzyskiwane wyłącznie od:
a) osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, osoby prawnej i jej jednostki organizacyjnej oraz jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej,
b) właściciela (posiadacza) nieruchomości, w której lokale są wynajmowane, lub działającego w jego imieniu zarządcy albo administratora – jeżeli podatnik wykonuje te usługi wyłącznie dla potrzeb związanych z tą nieruchomością,
c) przedsiębiorstwa w spadku
- z wyjątkiem przychodów uzyskanych na podstawie umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej oraz przychodów, o których mowa w pkt 9.
Na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:
a) podróży służbowej pracownika,
b) podróży osoby niebędącej pracownikiem
- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c.
Odrębnymi przepisami, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).
Zgodnie z §2 powołanego rozporządzenia:
Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
1) diety;
2) zwrot kosztów:
a) przejazdów,
b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
c) noclegów,
d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Na podstawie §3 ust. 1 rozporządzenia:
Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.
W myśl §3 ust. 2 rozporządzenia:
Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.
Jak stanowi §3 ust. 3 tego rozporządzenia:
Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.
Zgodnie z §3 ust. 4 rozporządzenia:
W przypadkach, o których mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2022 r. poz. 2201, z późn. zm.).
W tym zakresie obowiązują przepisy rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27 poz. 271 ze zm.).
Zgodnie z art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Przepis ust. 1 pkt 16 lit. b stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:
1) w celu osiągnięcia przychodów lub
2) w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub
3) przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub
4) przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.
Z art. 21 ust. 15c ww. ustawy wynika, że:
Zwolnienia, o których mowa w ust. 1 pkt 16 i 20, nie mają zastosowania do przychodów otrzymanych przez kierowcę z tytułu wykonywania międzynarodowych przewozów drogowych na podstawie stosunku pracy lub umowy zlecenia, o której mowa w art. 13 pkt 8.
Na mocy art. 41 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują świadczeń z tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18, osobom określonym w art. 3 ust. 1, są obowiązane jako płatnicy pobierać, z zastrzeżeniem ust. 4, zaliczki na podatek dochodowy, stosując do dokonywanego świadczenia, pomniejszonego o miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości określonej w art. 22 ust. 9 oraz o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b, najniższą stawkę podatkową określoną w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1.
Przedstawiając opis sprawy wskazali Państwo, że zatrudnionemu na podstawie umowy zlecenia asystentowi osoby niepełnosprawnej – poza wynagrodzeniem określonym w umowie – dokonują Państwo zwrotu poniesionych kosztów używania prywatnych samochodów na podstawie prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki).
W pierwszej kolejności – analizując możliwość zastosowania zwolnienia od opodatkowania wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do dokonywanych przez Państwa zwrotów asystentom osób niepełnosprawnych za koszty dojazdu prywatnym środkiem transportu – koniecznym jest ustalenie, jak należy rozumieć pojęcie „podróży” ujęte w tym przepisie.
Odnosząc się do znaczenia pojęć „podróż osoby niebędącej pracownikiem” i „podróż służbowa” wskazać należy, że nie są one tożsame. Według internetowego Słownika Języka Polskiego (www.sjp.pl) „podróż” to przebywanie drogi do odległego miejsca; przemierzanie rozległych terenów; podróżowanie. W Małym Słowniku Języka Polskiego pod red. Elżbiety Sobol (Wyd. Naukowe PWN Warszawa 1995) „podróż” definiuje się jako: przebywanie drogi do jakiegoś odległego miejsca; podróżowanie.
Zauważyć należy, że podróż służbowa realizowana jest w ramach stosunku pracy, którego definicję zawiera art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.). Przepis ten stanowi, że:
Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.
Umówione miejsce świadczenia pracy jest więc istotnym elementem stosunku pracy, zaś jej wykonywanie poza wyznaczonym miejscem odbywa się na polecenie pracodawcy. Warto podkreślić, że ustawa podatkowa dla zastosowania analizowanego zwolnienia nie wprowadza warunku, że podróż służbowa musi być dokonana w celu osiągnięcia przychodów.
Z kolei zgodnie z art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ww. ustawy (czyli dotyczące podróży osób niebędących pracownikami) ma zastosowanie jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub w celu realizacji zadań organizacji jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.
Ustawodawca zatem obu ww. przypadków (podróży służbowej i podróży osoby niebędącej pracownikiem) nie traktuje w sposób tożsamy. Natomiast zakres ww. zwolnienia jest ograniczony do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.
Z wniosku wynika również, że przejazdy zleceniobiorców z podopiecznymi związane są z dojeżdżaniem do innych miejscowości niż miejsce zamieszkania podopiecznego (przejazdy odbywają się z miejsca zamieszkania podopiecznego do sąsiednich miejscowości). Jazdy nie maja charakteru przejazdów lokalnych w ramach tej samej miejscowości.
Biorąc powyższe pod uwagę, ze zwolnienia – na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b z zastrzeżeniem art. 21 ust. 13 ww. ustawy – korzystają przejazdy asystentów osób niepełnosprawnych od miejsca zamieszkania osoby niepełnosprawnej do miejsca docelowego wskazanego przez osobę niepełnosprawną znajdującego się poza miejscowością zamieszkania osoby niepełnosprawnej – do wysokości określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej, w powiązaniu z przepisami rozporządzenia Ministra Infrastruktury regulującymi maksymalne stawki za 1 km przebiegu. Oznacza to, że w tym zakresie nie ciążą na Państwu obowiązki płatnika o których mowa w art. 41 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jeżeli zaś zwracane koszty są wyższe od limitów określonych w przedmiotowych rozporządzeniach, to nadwyżka ponad te limity podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym.
Wobec powyższego, Państwa stanowisko uznałem za prawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo