Gmina jako czynny podatnik VAT realizuje projekt współfinansowany z UE, związany z poprawą dostępności w szkole. Za usługi objęte projektem, które znajdują się w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, wystawiono fakturę na kwotę przekraczającą 15 000 zł. Z umowy z wykonawcą wynika obowiązek zapłaty kar umownych za zwłokę. Gmina wystawiła notę obciążeniową na karę, a gdy wykonawca nie zapłacił, potrąciła…
Interpretacja indywidualna
– stanowisko prawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
15 grudnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 3 grudnia 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy braku obowiązku stosowania mechanizmu podzielonej płatności w przypadku, kiedy od wynagrodzenia brutto potrącana jest kara umowna oraz obowiązku stosowania mechanizmu podzielonej płatności w stosunku do pozostałej kwoty.
Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 19 stycznia 2026 r. (wpływ 23 stycznia 2026 r.).
Treść wniosku jest następująca:
Opis stanu faktycznego
Gmina jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług, co do zasady daje możliwość odzyskiwania podatku VAT.
Gmina realizuje projekt: (…), współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach (…).
Celem projektu jest poprawa dostępności dla osób z niepełnosprawnościami w Szkole Podstawowej w (…).
Projekt zakłada: „(…)”.
Zakres robót obejmuje w szczególności: (…).
Projekt jest realizowany w związku z działalnością statutową Gminy i należy do zadań wskazanych w art. 7 ust. 1 pkt 8) ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1153).
Faktura za usługi związane z realizacją przedmiotowego zadania wystawiana jest na nabywcę - Gmina (…) i odbiorcę - Szkoła Podstawowa (…).
Ww. infrastruktura nie będzie wykorzystywana do czynności opodatkowanych podatkiem VAT.
Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług, prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione jednocześnie warunki: odliczenia dokonuje zarejestrowany czynny podatnik VAT w myśl art. 88 ust. 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz towary i usługi, z których nabyciem wiąże się podatek naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych w myśl art. 86 ust. 1 ustawy.
W związku z (…) zawartej z firmą umowy wykonawca obowiązany jest do zapłaty Zamawiającemu kar umownych w następujących przypadkach:
a) za zwłokę w wykonaniu przedmiotu umowy - w wysokości (…);
b) za zwłokę w usuwaniu wad lub usterek w przedmiocie zamówienia (…).
Łączna kwota kar umownych: (…) zł x (…) dni = (…) zł
(…) zł x (…) dni = (…) zł.
Łączna suma kar umownych wynosi: (…) zł.
Z powodu przekroczenia sum kar maksymalnej wartości (…) przedmiotu umowy, wartość kar zostaje obniżona zgodnie z (…).
Wystawiono dla firmy notę obciążeniową, której firma nie zapłaciła w terminie.
Zgodnie z (…) Zamawiający ma prawo do potrącenia kar umownych z faktury przedłożonej do zapłaty przez Wykonawcę lub zabezpieczenia należytego wykonania przedmiotu umowy, o którym mowa w (…), po uprzednim powiadomieniu Wykonawcy o podstawie i wysokości naliczonej kary umownej i wyznaczeniu mu 5 dniowego terminu zapłaty tej kary.
Zapłata za fakturę została uiszczona po odjęciu noty obciążeniowej na kwotę (…) zł, wynikającej z kary umownej naliczonej na podstawie (…).
Fakturę pomniejszono o notę obciążeniową nr (...) z dnia 9 września 2025 r. na kwotę (…) zł.
Po odjęciu noty obciążeniowej z wartości brutto proporcjonalnie wyliczono netto i VAT:
Zgodnie z art. 108a ust. 1a i ust. 1d ustawy o podatku od towarów i usług.
W sytuacji, kiedy od wynagrodzenia brutto potrącana jest kara umowna, pozostałą kwotę należy uregulować z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, przy czym podatek VAT należy wyliczyć proporcjonalnie.
Uzupełnienie opisu stanu faktycznego
W nadesłanym uzupełnieniu do wniosku w odpowiedzi na pytania Organu wskazali Państwo:
1) Czy otrzymana przez Państwa od Wykonawcy faktura/faktury zawiera towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT?
Odpowiedź: Faktura zawiera towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT.
2) Czy z tytułu należnego Wykonawcy wynagrodzenia za nabyte towary lub wykonane usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy została wystawiona jedna faktura czy kilka faktur, jeśli kilka, to czy kwota należności ogółem na poszczególnych fakturach przekracza kwotę 15 000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej
Odpowiedź: Wystawiona została jedna faktura, której kwota należności wynosiła (…) zł brutto.
Pytanie
Jak dokonać zapłaty z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, w sytuacji kiedy od wynagrodzenia brutto potrącana jest kara umowna? Czy w przypadku pomniejszenia wynagrodzenia brutto o naliczone kary umowne, w stosunku do pozostałej kwoty należy zastosować mechanizm podzielonej płatności, tym samym, czy VAT należy obliczyć proporcjonalnie do tej kwoty, czy cały podatek VAT wynikający z niepomniejszonej faktury, tj. (…) zł należy odprowadzić na wydzielony w tym celu rachunek bankowy?
Państwa stanowisko w sprawie
Zdaniem Wnioskodawcy, Gmina ma prawo, zgodnie z art. 108a ust. 1a i ust. 1d ustawy o podatku od towarów i usług, w sytuacji kiedy od wynagrodzenia brutto potrącana jest kara umowna, pozostałą kwotę uregulować z podziałem mechanizmu podzielonej płatności, przy czym podatek VAT należy wyliczyć proporcjonalnie.
Gmina stoi na stanowisku, że należało potrącić z kwoty brutto notę obciążeniową, a podatek VAT należało wyliczyć proporcjonalnie.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z art. 103 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwaną dalej ustawą lub ustawą o VAT:
Podatnicy oraz podmioty wymienione w art. 108 są obowiązani, bez wezwania naczelnika urzędu skarbowego, do obliczania i wpłacania podatku za okresy miesięczne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy, na rachunek urzędu skarbowego, z zastrzeżeniem ust. 1a-4 oraz art. 33 i art. 33b.
Stosownie do art. 108a ust. 1 ustawy:
Podatnicy, którzy otrzymali fakturę z wykazaną kwotą podatku, przy dokonywaniu płatności kwoty należności wynikającej z tej faktury mogą zastosować mechanizm podzielonej płatności.
W myśl art. 108a ust. 1a ustawy o VAT:
Przy dokonywaniu płatności za nabyte towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy, udokumentowane fakturą, w której kwota należności ogółem przekracza kwotę 15 000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej, podatnicy są obowiązani zastosować mechanizm podzielonej płatności. Do przeliczania na złote kwot wyrażonych w walucie obcej stosuje się zasady przeliczania kwot stosowane w celu określenia podstawy opodatkowania.
Natomiast zgodnie z art. 108a ust. 1b ww. ustawy:
Podatnik obowiązany do wystawienia faktury, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 18a, jest obowiązany do przyjęcia płatności kwoty należności wynikającej z tej faktury z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności.
Zaś zgodnie z art. 108a ust. 1d ustawy o VAT:
W przypadku dokonania potrącenia wierzytelności przepisów ust. 1a i 1b nie stosuje się w zakresie, w jakim kwoty należności są potrącane.
W myśl art. 108a ust. 2 ustawy:
Zastosowanie mechanizmu podzielonej płatności polega na tym, że:
1) zapłata kwoty odpowiadającej całości albo części kwoty podatku wynikającej z otrzymanej faktury jest dokonywana na rachunek VAT;
2) zapłata całości albo części kwoty odpowiadającej wartości sprzedaży netto wynikającej z otrzymanej faktury jest dokonywana na rachunek bankowy albo na rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, dla których jest prowadzony rachunek VAT, albo jest rozliczana w inny sposób.
Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy:
Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy:
Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;
3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,
c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.
Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 18a ustawy:
W przypadku faktur, w których kwota należności ogółem przekracza kwotę 15 000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej, obejmujących dokonaną na rzecz podatnika dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy - wyrazy „mechanizm podzielonej płatności”, przy czym do przeliczania na złote kwot wyrażonych w walucie obcej stosuje się zasady przeliczania kwot stosowane w celu określenia podstawy opodatkowania.
Załącznik nr 15 do ustawy – stanowiący „Wykaz towarów i usług, o których mowa w art. 105a ust. 1, art. 106e ust. 1 pkt 18a, art. 108a ust. 1a oraz art. 108e ustawy” – zawiera zamkniętą listę towarów i usług, w przypadku których faktura dokumentująca ich dostawę lub świadczenie musi zawierać adnotację „mechanizm podzielonej płatności”.
Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązek wystawiania faktur z adnotacją „mechanizm podzielonej płatności” będzie istnieć, jeżeli łącznie spełnione będą trzy warunki, tj. faktura:
1. będzie wystawiana na kwotę należności ogółem (kwotę brutto) przekraczającą 15 000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej;
2. będzie dokumentować dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy,
3. czynności będą dokonywane na rzecz podatnika.
Pamiętać jednak trzeba, że to nabywca musi weryfikować przedmiot i wartość transakcji, bowiem to on inicjuje płatność i odpowiada za wybór formy płatności.
Ww. przepisy wprowadzają obligatoryjny mechanizm podzielonej płatności w odniesieniu do zapłaty za nabywane towary z określonej listy (załącznik nr 15), udokumentowane fakturą, w której kwota należności ogółem stanowi kwotę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 18a ustawy.
Natomiast nabywca towarów lub usług niewymienionych na tej liście może fakultatywnie skorzystać z mechanizmu podzielonej płatności.
Norma prawna zawarta w art. 108a ust. 1d ustawy, reguluje sytuację stosowania w rozliczeniach między podatnikami potrącenia wierzytelności.
Ze złożonego wniosku wynika, że Gmina jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Gmina realizuje projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej. Projekt zakłada: „(…)”. Zakres robót obejmuje w szczególności: (...).
Faktura za usługi związane z realizacją przedmiotowego zadania wystawiana jest na nabywcę (Gmina (…)) i odbiorcę (Szkoła Podstawowa (…)). Faktura zawiera towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT. Wystawiona została jedna faktura, której kwota należności wynosiła (…) zł brutto.
W związku z (...) zawartej z firmą umowy, Wykonawca obowiązany jest do zapłaty Zamawiającemu kar umownych. Wystawiono dla firmy notę obciążeniową, której firma nie zapłaciła w terminie.
Zapłata za fakturę została uiszczona po odjęciu noty obciążeniowej na kwotę (…) zł, wynikającej z kary umownej naliczonej na podstawie (...) zawartej umowy. Fakturę pomniejszono o notę obciążeniową nr (...) z dnia 9 września 2025 r. na kwotę (…) zł, po odjęciu noty obciążeniowej z wartości brutto proporcjonalnie wyliczono kwotę netto i podatek VAT.
Państwa wątpliwości dotyczą wskazania, czy dokonując płatności, w sytuacji kiedy od wynagrodzenia brutto potrącana jest kara umowna, Gmina nie będzie zobowiązana do stosowania mechanizmu podzielonej płatności, natomiast w stosunku do pozostałej kwoty płatności należy dokonać z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności.
Analiza powołanych regulacji prawnych w oparciu o przedstawiony opis sprawy prowadzi do stwierdzenia, że wyjątkiem od konieczności dopełnienia obowiązków związanych z obligatoryjnym mechanizmem podzielonej płatności jest możliwość stosowania w rozliczeniach między podatnikami potrącenia wierzytelności. Jeżeli należność z faktury dotyczącej nabycia towarów lub usług wymienionych w załączniku nr 15 zostanie uregulowana w drodze potrącenia, obligatoryjny mechanizm podzielonej płatności nie obejmuje kwoty objętej potrąceniem.
Wskazać należy, że potrącenie (kompensata) stanowi jedną z form zapłaty.
W tym miejscu należy wskazać, na przepisy regulujące kompensatę wierzytelności sformułowane w ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1071 ze zm.).
Zgodnie z art. 498 § 1 ustawy Kodeks cywilny:
Gdy dwie osoby są jednocześnie względem siebie dłużnikami i wierzycielami, każda z nich może potrącić swoją wierzytelność z wierzytelności drugiej strony, jeżeli przedmiotem obu wierzytelności są pieniądze lub rzeczy tej samej jakości oznaczone tylko co do gatunku, a obie wierzytelności są wymagalne i mogą być dochodzone przed sądem lub przed innym organem państwowym.
W myśl art. 498 § 2 ustawy Kodeks cywilny:
Wskutek potrącenia obie wierzytelności umarzają się nawzajem do wysokości wierzytelności niższej.
Wzajemna kompensata wierzytelności polega na zaliczeniu jednej wierzytelności na poczet drugiej – zwana jest również potrąceniem.
Wygaśnięcie zobowiązania przez potrącenie, czyli kompensata wierzytelności, następuje wówczas, jeżeli jedna strona jest w stosunku do drugiej dłużnikiem i jednocześnie wierzycielem, tj. ma zarówno wierzytelności, jak i zobowiązania względem tej drugiej strony. Na skutek potrącenia obie wierzytelności umarzają się nawzajem do wysokości wierzytelności niższej. Nie dochodzi do efektywnej zapłaty w pieniądzu. Pomimo, iż potrącenie dotyczy zobowiązania do świadczeń tego samego rodzaju, nie prowadzi do ich realizacji, a jedynie do zaliczenia jednej wierzytelności na poczet drugiej, co w rezultacie skutkuje zaspokojeniem wierzyciela i osiągnięciem przez to celu zobowiązania. Na skutek potrącenia wierzytelności obydwu stron umarzają się nawzajem do wysokości wierzytelności niższej. Potrącenie wierzytelności jest więc jedną z form wygaśnięcia zobowiązania w wyniku wykonania świadczenia przez umorzenie wzajemnych wierzytelności między stronami.
Ponadto, poza potrąceniem ustawowym wynikającym z ww. art. 498 ustawy Kodeks cywilny, prawu polskiemu znane jest również potrącenie umowne, które podstawę prawną czerpie z zasady swobody umów zawartej w ustawie Kodeks cywilny.
W myśl art. 3531 ustawy Kodeks cywilny:
Strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego.
Oznacza to, że potrącenie umowne, jako umowa nienazwana, może być swobodnie kształtowane przez strony, w związku z czym jest zawierane na warunkach ustalonych przez strony danego stosunku prawnego.
Przenosząc to na grunt ustawy o podatku od towarów i usług, w szczególności w odniesieniu do przepisów dotyczących dostawy towarów i otrzymania należności należy stwierdzić, iż dokonanie potrącenia uznane zostaje przez podmioty gospodarcze za otrzymanie należności. Wysokość zaliczenia może stanowić w szczególności przedpłatę, zaliczkę lub ratę, jeśli strony się tak umówiły, a zaliczenie dotyczy przyszłego świadczenia. Należy jednak zaznaczyć, że również kompensata/potrącenie inne niż wskazane w art. 498 ustawy Kodeks cywilny, tj. potrącenia umowne, które podstawę prawną czerpie z zasady swobody umów zawartej w ustawie Kodeks cywilny, zwalnia nabywcę od dokonania płatności z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności.
Mając na uwadze przedstawiony stan prawny oraz okoliczności przedstawione w opisie wniosku należy stwierdzić, że w sytuacji, gdy Gmina dokonała zakupu towarów bądź usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy, i transakcje te były udokumentowane fakturą na kwotę przekraczają wartość 15.000 zł, to Gmina jest zwolniona z obowiązku dokonania płatności w mechanizmie podzielonej płatności w zakresie, w jakim doszło do potrącenia wartości faktury o kwotę kary umownej z wystawionej noty obciążeniowej. Natomiast pozostałą kwotę wierzytelności z tej faktury, Gmina jest zobowiązana zapłacić w mechanizmie podzielonej płatności poprzez wskazanie w zleceniu przelewu części kwoty podatku VAT wynikającej z faktury przypadającej proporcjonalnie na dokonywaną płatność przelewem.
Tym samym należy zgodzić się z Państwem, że w przypadku kiedy od wynagrodzenia brutto potrącana jest kara umowna, pozostałą kwotę Gmina powinna uregulować z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, przy czym kwotę podatku VAT należy wyliczyć proporcjonalnie.
Państwa stanowisko uznaję za prawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.
Wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem Państwa wniosku (pytań). Inne kwestie przedstawione we wniosku, które nie zostały objęte pytaniami, nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone. W niniejszej interpretacji nie dokonano oceny prawidłowości obliczeń kwot netto i podatku VAT.
Pełna weryfikacja przedstawionych we wniosku okoliczności możliwa jest jedynie w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego, prowadzonego przez uprawnione do tego organy, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej. Postępowanie w sprawie dotyczącej wydania interpretacji indywidualnej jest postępowaniem szczególnym, mającym charakter uproszczony, odrębny od postępowania podatkowego, uregulowanego w dziale IV Ordynacji podatkowej. Wydając bowiem interpretację indywidualną Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przedstawia jedynie swój pogląd dotyczący wykładni treści analizowanych przepisów i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego bądź zdarzenia przyszłego (którego elementy przyjmuje, jako podstawę rozstrzygnięcia bez weryfikacji).
Jednocześnie wskazuję, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywać się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo