Interpretacja 0114-KDIP1-1.4012.103.2026.1.AWY

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

10 lutego 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 3 lutego 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie:

‒    prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych – wbrew obowiązkowi – bez użycia KSeF i przekazanych Państwu w formie papierowej lub elektronicznej,

‒    ustalenia momentu, w którym będą Państwo uprawnieni do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych – wbrew obowiązkowi – bez użycia KSeF i przekazanych Państwu w formie papierowej lub elektronicznej,

‒    braku obowiązku korekty ewidencji i rozliczeń podatkowych w przypadku późniejszego otrzymania faktury dokumentującej tę samą transakcję przy użyciu KSeF.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

A. (dalej jako „A.” lub „Wnioskodawca”) jest (...). Poza tym zgodnie z art. 14 ust. 2 tej ustawy A. pobiera opłaty za usługi informacyjne, bibliograficzne, reprograficzne oraz wypożyczenia międzybiblioteczne. Zgodnie z art. 16 ust. 2 ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. A. posiada osobowość prawną i jest zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym. A. wykonuje czynności opodatkowane podatkiem od towarów i usług (między innymi: usługi wynajmu, reprograficzne, konserwatorskie, wypożyczenia międzybiblioteczne, działalność wydawnicza); czynności zwolnione od podatku (usługi kształcenia zawodowego), a także wykonuje czynności niepodlegające opodatkowaniu (statutowa działalność nieodpłatna). A. wykonuje więc czynności mieszczące się w ramach działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług oraz wykonuje czynności nieodpłatne (niepodlegające podatkowi).

Dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej A. nabywa od podmiotów będących czynnymi podatnikami VAT (dalej jako „Dostawcy”) różnego rodzaju towary i usługi. Dostawcy zasadniczo mają siedziby działalności na terytorium kraju, ale mogą się również zdarzyć Dostawcy, którzy nie posiadają siedziby działalności na terytorium kraju, są zarejestrowani do celów podatku od towarów i usług na terytorium Polski oraz:

1)  nie posiadają stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,

2)  posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, ale miejsce to nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług na rzecz A.

W przypadku, gdy nabywane przez A. towary lub usługi od Dostawców podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług na terytorium kraju, a Dostawcy są zobowiązani do rozliczenia należnego podatku z tytułu dokonanych dostaw towarów lub świadczenia usług, to A. otrzymuje od Dostawców za zakup towarów/usług faktury dokumentujące daną dostawę towarów/świadczenie usług zawierające kwotę podatku (dalej także jako „Faktury Zakupowe”).

W rozliczeniach za okresy, w których spełnione zostały warunki wynikające z art. 86 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa z dnia 11 marca 2004 r.) i nie zaistniały przesłanki negatywne wynikające z art. 88 tej ustawy, A. korzysta z przysługującego jej prawa do pomniejszenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego na fakturach zakupowych.

Wśród Dostawców A. mogą wystąpić podatnicy:

1)  u których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku VAT przekroczyła w 2024 r. kwotę 200 000 000 zł,

2)  wystawiający faktury na rzecz A. z tytułu dostawy towarów/świadczenia usług, których wartość nie będzie przekraczała łącznie w danym miesiącu wraz kwotą podatku 10 000 zł.

Wśród Dostawców, o których mowa w pkt 2 powyżej, mogą wystąpić dostawcy, dla których A. jest jedynym nabywcą/usługobiorcą, jak również tacy, dla których A. jest jednym z kontrahentów. W tym przypadku A. nie jest w stanie zweryfikować, czy łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł. A. nie wyklucza, że niektórzy dostawcy, także po 1 kwietnia 2026 r. będą doręczali A. faktury w formie papierowej lub elektronicznej, których wartość będzie przekraczała 10 tys. zł brutto.

W związku z wejściem życie od 1 lutego ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1598 z późn. zm.), przewidującej obowiązek wystawiania faktury ustrukturyzowanej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (dalej „KSEF”), A. powzięła informacje, że niektórzy Dostawcy będą nadal wystawiać faktury w postaci elektronicznej lub papierowej, mimo że od 1 lutego 2026 r. lub od 1 kwietnia 2026 r. Dostawcy ci będą objęci obowiązkiem wystawiania faktur z użyciem KSEF.

Od 1 lutego 2026 r., zgodnie z nałożonym na większość krajowych podatników VAT obowiązkiem wystawiania faktury przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur oraz przy uwzględnieniu okresów przejściowych we wdrożeniu KSEF dla wybranych podmiotów, Faktury Zakupowe od Dostawców powinny być wystawiane przez nich co do zasady tylko w formie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSEF.

A. spodziewa się, że niektóre Faktury Zakupowe mogą być wystawiane od 1 lutego 2026 r. poza KSEF, pomimo ciążącego na Dostawcach obowiązku wynikającego z ustawy z dnia 11 marca 2004 r. Nie można też wykluczyć sytuacji, że Dostawca nie użyje KSEF powołując się na awarię systemu lub inne przyczyny, które jednak nie miały miejsca i przekaże Faktury Zakupowe (poza trybem awarii KSEF) w formie papierowej lub elektronicznej.

Pytania

1)  Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych od 1 lutego 2026 r. przez Dostawców i otrzymanych przez A. w przypadku, gdy wbrew obowiązkowi Faktura Zakupowa zostanie wystawiona bez użycie KSEF i przekazana A. w formie papierowej lub elektronicznej?

2)  W jakim momencie Wnioskodawca będzie uprawniony do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych od 1 lutego 2026 r. przez Dostawców i otrzymanych przez A. w przypadku, gdy wbrew obowiązkowi Faktura Zakupowa zostanie wystawiona bez użycie KSEF i przekazana A. w formie papierowej lub elektronicznej?

3)  Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, że ewentualne późniejsze otrzymanie faktury dokumentującej tę samą transakcję przy użyciu KSEF nie wywołuje skutków podatkowych w postaci konieczności korekty ewidencji oraz rozliczeń podatkowych?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, w opisanym zdarzeniu przyszłym Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz A. przez Dostawców od 1 lutego 2026 r., również w przypadku, gdy - wbrew obowiązkowi - Faktura Zakupowa, z której będzie wynikał podatek naliczony, zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur i zostanie otrzymana przez A. w formie papierowej lub elektronicznej.

W ocenie A. prawo do odliczenia podatku naliczonego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz A. przez Dostawców bez użycia KSEF (poza trybem awarii KSEF) powstanie, co do zasady, w rozliczeniu za okres, w którym A. otrzyma przedmiotowe faktury w formie papierowej lub elektronicznej.

Zdaniem Wnioskodawcy, prawidłowe jest stanowisko, że ewentualne późniejsze otrzymanie faktury dokumentującej tę samą transakcję poprzez KSEF nie wywołuje skutków podatkowych w postaci konieczności korekty ewidencji oraz rozliczeń podatkowych.

Ad 1

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 774, dalej jako „ustawa z dnia 11 marca 2004 r.”), w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem przepisów wskazanych w tym artykule. Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług lub dokonania zapłaty przed wykonaniem dostawy bądź usługi.

Z powyższych regulacji wynika, że prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje wyłącznie wówczas, gdy podatnik jest czynnym podatnikiem VAT oraz gdy nabyte towary i usługi służą czynnościom opodatkowanym, czyli generującym obowiązek podatkowy. Zasada ta wyklucza możliwość odliczenia podatku naliczonego związanego z czynnościami zwolnionymi od podatku lub niepodlegającymi temu podatkowi.

Jednocześnie w myśl art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. podatnik ma również prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, o której mowa w ust. 2, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, innych niż te, do których stosuje się zwolnienie, o którym mowa w art. 113b ust. 1 tej ustawy, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami.

Należy podkreślić, że prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje wyłącznie w przypadku spełnienia przesłanek pozytywnych wynikających z art. 86 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. oraz braku przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W myśl art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

a)  (uchylona)

b)  nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób,

c)  usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust 2a.

W myśl art. 88 ust. 3a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy:

1)  sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:

a)  wystawionymi przez podmiot nieistniejący;

b)  (uchylona)

2)  transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

3)  (uchylony)

4)  wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

a)  stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,

b)  podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

c)  potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności;

5)  faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;

6)  (uchylony);

7)  wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze - w części dotyczącej tych czynności.

W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r., podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności. W świetle art. 15 ust. 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r., działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1)  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2)  wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3)  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4)  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a)  wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b)  czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c)  dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b. Przepis art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Na podstawie art. 2 pkt 32 tej ustawy ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Według art. 2 pkt 32a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. - w brzmieniu od dnia 1 lutego 2026 r. - podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF z wyjątkami wskazanymi w ust. 2.

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF nie dotyczy wystawiania faktur:

1)  przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

2)  przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;

3)  przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;

4)  na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;

5)  w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;

6)  przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.

W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej (art. 106ga ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r.).

W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane (art. 106ga ust. 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r.).

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy z dnia 11 marca 2004 r., który wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r. minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.

Ponadto art. 106na ustawy z dnia 11 marca 2004 r. stanowi w ust. 1, że fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Zgodnie z przepisem ust. 2 faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Zgodnie zaś z przepisem ust. 4 w przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

Wnioskodawca jest zdania, że żaden przepis ustawy z dnia 11 marca 2004 r. nie wyklucza odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej (po dniu 1 lutego 2026 r.) bez użycia KSEF, także w przypadku, gdy Dostawca miał obowiązek prawny wystawienia faktury z użyciem KSEF. Z perspektywy art. 86 ust. 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Wykonanie prawa do odliczenia jest możliwe, o ile otrzymany dokument spełnia definicje faktury w rozumieniu ustawy, w tym faktury papierowej lub elektronicznej, tj. bez względu na jej formę i sposób przekazania zawiera dane określone w art. 106e ustawy z dnia 11 marca 2004 r.

Taki wniosek wspiera również pogląd TSUE wyrażony w wyroku z 29 września 2022 r. Raiffeisen Leasing, w sprawie C-235/21, zgodnie z którym art. 203 dyrektywy Rady 2006/112/WE należy interpretować w ten sposób, że umowę zbycia i leasingu zwrotnego, po zawarciu której strony nie wystawiły faktury, można uznać za fakturę w rozumieniu tego przepisu, w przypadku gdy umowa ta zawiera wszystkie informacje niezbędne do tego, by organ podatkowy państwa członkowskiego mógł ustalić, czy materialne przesłanki prawa do odliczenia podatku od wartości dodanej zostały w danym wypadku spełnione.

Przytoczony wyżej przepis art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Nie wymienia opisanego we wniosku przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych - wbrew obowiązkowi po stronie Dostawcy i A. - bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, jako przesłanki negatywnej, powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że jako czynnemu podatnikowi podatku VAT A. będzie przysługiwało - na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. - prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wykorzystywanych przez A. do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, wystawionych od 1 lutego 2026 r. wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.

Wystawienie faktur zakupowych przez Dostawców wbrew obowiązkowi użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia A. prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.

Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego (nie jest fakturą w rozumieniu ustawy z dnia 11 marca 2004 r.).

Wnioskodawca podnosi również, że żaden przepis ustawy z dnia 11 marca 2004 r. nie nakazuje nabywcy dokonywania weryfikacji zasadności wystawiania przez sprzedającego faktury w określonej postaci (w szczególności badania, czy faktura mogła być wystawiona poza KSeF), np. pod kątem posiadania przez sprzedawcę stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, czy zaistnienia okoliczności uniemożliwiających wystawienie faktury przy użyciu KSeF (awaria, niedostępność KSeF, inna przyczyna).

Podobnie A. w okresie od 1 lutego do 31 marca 2026 r. nie będzie w stanie zweryfikować, czy Dostawcy posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, ale miejsce to nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług na rzecz Wnioskodawcy.

Bazując na dotychczasowej współpracy wśród Dostawców A. będą podatnicy, u których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku VAT przekroczyła w 2024 r. kwotę 200 000 000 zł, ale Wnioskodawca nie jest w stanie zweryfikować tych okoliczności (nie ma dostępu do danych wynikających z deklaracji dla celów podatku od towarów i usług tych Dostawców).

Podobnie A. nie będzie w stanie zweryfikować, czy Dostawcy, którzy wystawiają faktury na kwoty poniżej 10 tys. zł brutto, nie przekroczyli limitu wynikającego z art. 145m.

Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Dla przykładu w interpretacji z 18 listopada 2025 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.815.2025.1.PRM DKIS wskazał, że „Analiza powołanego art. 88 ustawy prowadzi do wniosku, że w dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

(...) Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy.

Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy”.

Podobne stanowisko zaprezentowano w interpretacjach indywidualnych z: 21 stycznia 2026 r. znak 0113-KDIPT1-3.4012.1110.2025.1.KAK, 19 stycznia 2026 r. znak 0111-KDIB3-1.4012.898.2025.2.AB, 19 stycznia 2026 r. znak 0111-KDIB3-1.4012.902.2025.1.MSC, 16 stycznia 2026 r. znak 0112-KDIL1-1.4012.881.2025.1.DS, 15 stycznia 2026 r. znak 0112-KDIL1-3.4012.860.2025.1.KM, 19 marca 2024 r. nr 0112-KDIL1-3.4012.596.2023.3.KK, 21 marca 2024 r. nr 0112-KDIL1-3.4012.2.2024.2.KK, 4 marca 2025 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.838.2024.1.MPA, 12 sierpnia 2025 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.507.2025.1.JG, 18 listopada 2025 r, nr 0112-KDIL1-3.4012.722.2025.1.MR, 10 grudnia 2025 r. sygn. 0114-KDIP4-3.4012.600.2025.1.APR.

Ad 2

Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje w okresie, w którym w odniesieniu do nabytych towarów lub usług powstał obowiązek podatkowy.

W myśl art. 86 ust. 10b ustawy z dnia 11 marca 2004 r. prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Zgodnie z art. 86 ust 10c ustawy z dnia 11 marca 2004 r. przepis ust. 10 stosuje się odpowiednio do całości lub części zapłaty uiszczanej przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi.

Natomiast art. 86 ust. 11 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. przewiduje, że jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r., w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Z powyższego wynika, że warunkiem skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest otrzymanie faktury, przy czym art. 86 ust. 10b nie określa sposobu otrzymania faktury (KSEF, elektroniczna, papierowa).

Zgodnie z art. 106 na ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Faktura ustrukturyzowaną jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Zgodnie z art. 106 na ust. 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. (przepis wchodzi w życie z dniem 1 lutego 2026 r.) w przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 tej ustawy, w sposób inny niż przy użyciu KSeF, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

Powyższy przepis dotyczy jednak wyłącznie faktur, które zostały wystawione w formie ustrukturyzowanej. Jak wynika z okoliczności przytoczonych w odniesieniu do pytania nr 1 wniosku, wystawienie faktury bez użycia KSeF (mimo prawnego obowiązku) nie powoduje po stronie Wnioskodawcy utraty/braku powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego. W takim przypadku (wystawienia mimo obowiązku KSeF faktury w formie papierowej lub elektronicznej) prawo do odliczenia powstanie w rozliczeniu za okres, w którym A. otrzyma - w formie papierowej lub elektronicznej, poza KSeF - fakturę wystawioną przez Dostawcę. Pominięcie obowiązku KSeF będzie miało wyłącznie ten skutek, że nie znajdzie zastosowania art. 106na ustawy w brzemieniu od dnia 1 lutego 2026 r.

Biorąc pod uwagę powyższe A. będzie uprawniona do odliczenia podatku naliczonego z Faktur Zakupowych wystawionych przez Dostawców bez użycia KSeF (mimo prawnego obowiązku Dostawcy wystawienia faktury z użyciem KSeF oraz odpowiednio obowiązku Wnioskodawcy otrzymywania faktury z użyciem KSeF), co do zasady, w rozliczeniu za okres, w którym A. otrzyma fakturę dokumentującą dane nabycie w formie papierowej lub elektronicznej (poza KSeF).

W ocenie Wnioskodawcy, prawo do odliczenia podatku naliczonego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz A. przez Dostawców bez użycia KSeF powstanie co do zasady za okres, w którym Wnioskodawca otrzyma przedmiotowe faktury w formie papierowej lub poprzez doręczenie na skrzynkę e-mail.

Ad 3

Jak już wcześniej wskazano art. 86 ust. 10 ustawy z dnia 11 marca 2004 r., regulujący moment powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego, uzupełniany jest przez art. 86 ust. 10b pkt 1 tej ustawy, zgodnie z którym prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny. Z analizy powołanych przepisów wynika, że prawo do odliczenia podatku naliczonego jest co do zasady skorelowane z momentem, w którym podatek staje się wymagalny, a więc z momentem powstania obowiązku podatkowego po stronie sprzedawcy. Jednocześnie ustawodawca uzależnia możliwość realizacji tego prawa od spełnienia dodatkowych przesłanek, tj. faktycznego zaistnienia transakcji oraz posiadania przez podatnika faktury dokumentującej tę transakcję.

W konsekwencji należy stwierdzić, że odliczenie podatku naliczonego w odniesieniu do nabytych towarów lub wyświadczonych usług może zostać dokonane - co do zasady - dopiero w rozliczeniu za okres, w którym łącznie powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do danej czynności, doszło do faktycznego nabycia towarów lub usług oraz podatnik jest w posiadaniu faktury dokumentującej tę transakcję. Jeżeli podatnik nie skorzysta z prawa do odliczenia w tym podstawowym terminie, zgodnie z art. 86 ust. 11 ustawy z dnia 11 marca 2004 r., może on dokonać odliczenia w trzech kolejnych okresach rozliczeniowych, przy czym termin ten należy liczyć dopiero od okresu, w którym spełnione zostały wszystkie przesłanki warunkujące powstanie prawa do odliczenia. W przypadku niewykorzystania prawa do odliczenia również w tym terminie, podatnik - na podstawie art. 86 ust. 13 tej ustawy - jest uprawniony do realizacji tego prawa poprzez korektę deklaracji podatkowej za okres, w którym prawo to powstało, nie później jednak niż w ciągu pięciu lat, licząc od początku roku, w którym to prawo powstało.

Jak wynika z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r., jednym z warunków skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest posiadanie przez podatnika faktury dokumentującej nabycie towarów lub usług związanych z działalnością opodatkowaną. Tym samym to moment otrzymania faktury wyznacza chwilę, od której możliwe jest zrealizowanie prawa do odliczenia podatku naliczonego. Prawidłowe wystawienie faktury - niezależnie od tego, czy ma ona postać papierową, elektroniczną czy ustrukturyzowaną - stanowi spełnienie jednej z kluczowych przesłanek materialnych prawa do odliczenia.

Sam fakt wystawienia faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur, pomimo istnienia ustawowego obowiązku jej wystawienia w formie ustrukturyzowanej, nie powoduje, że dokument ten traci walor dowodowy ani że nie może stanowić podstawy do realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego.

W konsekwencji, skoro Wnioskodawca jest uprawniony do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Faktury Zakupowej wystawionej na jej rzecz poza KSeF przez Dostawcę, na którym ciążył obowiązek wystawiania faktur przy użyciu KSeF, to należy przyjąć, że datą powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego z takiej faktury jest data jej faktycznego otrzymania przez A. poza Krajowym Systemem e-Faktur. Bez znaczenia pozostaje przy tym ewentualne późniejsze wprowadzenie tej faktury do KSeF przez Dostawcę.

Tym samym, wystawienie przez Dostawcę kolejnej faktury w KSeF dokumentującej tę samą czynność opodatkowaną nie wpływa na moment powstania ani zakres prawa do odliczenia podatku naliczonego po stronie Wnioskodawcy oraz nie rodzi po jej stronie obowiązku korygowania dokonanych rozliczeń podatkowych lub ewidencji. W obrocie prawnym istnieje już bowiem faktura, która wywołała skutki podatkowe po stronie Wnioskodawcy. Uwzględnienie wtórnie wystawionej faktury w KSeF mogłoby prowadzić do podwójnego udokumentowania tej samej czynności, a tym samym rodzić wątpliwości co do jej kwalifikacji jako faktury, o której mowa w art. 108 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie przykładowo w interpretacji indywidualnej z 15 stycznia 2026 r. znak 0112-KDIL1-3.4012.860.2025.1.KM.

Zgodnie z § 11 ust. 4a rozporządzenia Rozporządzenie Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz. U. poz. 1988 z późn. zm.) dane dotyczące faktur, o których mowa w ust. 3 pkt 1 i 5, obejmują numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur.

Jak stanowi pkt 14 OBJAŚNIENIA DO DEKLARACJI numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, fakturę VAT RR potwierdzającą nabycie produktów rolnych lub usług rolniczych i fakturę VAT RR KOREKTA jest wykazywany w ewidencji, o ile został on nadany i nastąpiło to do dnia przesłania ewidencji.

Ponadto zgodnie z pkt 15 w przypadku gdy faktura jest wystawiana w sposób określony w art. 106nda ust. 1 oraz art. 106nh ust. 1 ustawy, i udostępniana nabywcy w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur oraz na dzień przesłania ewidencji podatnik nie posiada numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, jest ona wykazywana w ewidencji po stronie danych pozwalających na prawidłowe rozliczenie podatku należnego i oznaczana jako „Dl”. Po uzyskaniu numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur podatnik koryguje ewidencję i oznacza tę fakturę numerem identyfikującym ją w Krajowym Systemie e-Faktur. Z powyższego wynika, że zasadniczo brak numeru KSeF w chwili składania ewidencji dla celów podatku od towarów i usług nie powoduje obowiązku późniejszej korekty. Jedyny wyjątek w tym zakresie powstaje w odniesieniu do sytuacji opisanej w pkt 15 Objaśnień.

Ponieważ - jak wyżej przyjął Wnioskodawca - prawo do odliczenia wynika z otrzymania faktury w formie papierowej lub elektronicznej (poza KSeF), bez nadanego numeru KSeF, późniejsze wprowadzenie faktury o tożsamej treści do KSeF przez wystawcę, nadanie jej numeru KSeF i otrzymanie przez A. nie powoduje obowiązku skorygowania przez A. złożonej dla celów podatku od towarów i usług części ewidencyjnej JPK_V7M.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W myśl art. 88 ust. 3a ustawy:

W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy:

Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:

Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Według art. 2 pkt 32a ustawy:

Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy:

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy:

Według art. 106na ustawy:

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo zarejestrowani jako czynny podatnik podatku VAT. W toku prowadzonej działalności nabywają Państwo różnego rodzaju towary i usługi od podmiotów będących czynnymi podatnikami podatku VAT (Dostawcy). W przypadku towarów/usług nabywanych od Dostawców, które podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce, otrzymują Państwo faktury dokumentujące nabycie tych towarów/usług z wykazanym VAT (Faktury Zakupowe).

W rozliczeniach za okresy, w których spełnione zostały warunki do odliczenia podatku VAT naliczonego i nie zaistniały przesłanki negatywne wynikające z art. 88 ustawy, korzystają Państwo z przysługującego prawa do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego na Fakturach Zakupowych.

Spodziewają się Państwo, że niektórzy Dostawcy będą nadal wystawiać faktury w postaci elektronicznej lub papierowej, mimo że od 1 lutego 2026 r. lub od 1 kwietnia 2026 r. Dostawcy ci będą objęci obowiązkiem wystawiania faktur z użyciem KSeF.

Państwa wątpliwości w pierwszej dotyczą kwestii, czy będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych, które wbrew obowiązkowi zostaną wystawione przez Dostawców bez użycia KSeF i przekazane Państwu w formie papierowej lub elektronicznej.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. W dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej. Dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadkach wskazanych wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, również istotne jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku.

Istotną kwestią jest odpowiednie udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Podkreślić należy, że wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że będzie Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) przysługiwało prawo do odliczenia kwoty podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych przez Dostawców wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia KSeF nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.

W konsekwencji, będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z tego prawa.

Państwa stanowisko w odniesieniu do pytania nr 1 jest zatem prawidłowe.

Państwa wątpliwości dotyczą także ustalenia momentu, od którego będzie możliwe odliczenie VAT naliczonego z otrzymanych od Dostawców Faktur Zakupowych, wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur oraz ustalenia, czy ewentualne późniejsze otrzymanie faktury dokumentującej tę samą transakcję przy użyciu KSeF wywołuje skutki podatkowe w postaci konieczności korekty ewidencji oraz rozliczeń podatkowych.

Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy:

Zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy:

Powyższe oznacza, że odliczenia podatku naliczonego na podstawie art. 86 ust. 10 oraz ust. 10b pkt 1 ustawy, można dokonać dopiero w rozliczeniu za okres, w którym spełnione są łącznie następujące przesłanki:

‒    powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabytych towarów i usług,

‒    doszło do faktycznego nabycia tych towarów i usług,

‒    podatnik jest w posiadaniu (otrzymał) faktury dokumentującej tę transakcję.

Artykuł 86 ust. 10c ustawy stanowi, że:

Ponadto, w myśl art. 86 ust. 11 ustawy:

Ponadto, na mocy art. 86 ust. 13 ustawy:

Zatem prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur dokumentujących zakupy związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, wynika z samej konstrukcji podatku od towarów i usług i zapewnia neutralność tego podatku dla czynnych podatników VAT. W stosunku do faktur podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku:

‒    w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy po otrzymaniu faktury, lub

‒    za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych,

‒    przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości dotyczących momentu realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych poza KSeF (wbrew ciążącemu na wystawcy obowiązkowi) wskazuję, że prawo do odliczenia podatku naliczonego z Faktury Zakupowej wystawionej poza systemem KSeF powstanie w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę, zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT. W analizowanym przypadku moment ten należy utożsamiać z datą faktycznego otrzymania przez Państwa Faktury Zakupowej poza KSeF.

Z przepisów ustawy o VAT odnoszących się do momentu powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego wynika, że prawo to powstaje w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę. Zasada obowiązuje również po wdrożeniu obowiązkowego KSeF.

Zatem otrzymanie faktury stanowi jeden z elementów niezbędnych do odliczenia podatku VAT. Podatnik, aby móc skorzystać z uprawnienia do odliczenia podatku naliczonego, musi znajdować się w posiadaniu faktury dokumentującej rzeczywiste nabycie określonego towaru/usługi.

W przypadku faktur ustrukturyzowanych - zgodnie z treścią art. 106na ust. 3 ustawy - faktury ustrukturyzowane są uznane za otrzymane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia im w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Datą otrzymania faktury ustrukturyzowanej będzie więc co do zasady data przydzielenia tej fakturze numeru KSeF. Następuje to po przesłaniu pliku xml do systemu oraz weryfikacji czy jest on zgodny z obowiązującą strukturą logiczną oraz czy fakturę wystawia osoba lub podmiot do tej czynności uprawniony.

W odniesieniu do momentu odliczenia podatku VAT naliczonego w sytuacji, gdy podatnik otrzyma fakturę wystawioną poza KSeF, mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF, trzeba mieć na uwadze, że ustawodawca konstruując przesłanki skorzystania z prawa do odliczenia, posługuje się ogólnym pojęciem faktury. Natomiast w definicji legalnej faktury mieści się zarówno faktura papierowa, faktura elektroniczna, jak i faktura ustrukturyzowana. Zatem wystawienie jakiejkolwiek faktury prawidłowej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Z tym, że aby dany dokument mógł stanowić fakturę, musi on zawierać dane wymagane ustawą i przepisami wykonawczymi, a w szczególności odpowiadać treści art. 106e ustawy o VAT.

Skoro więc Państwu przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT z faktury wystawionej poza KSeF (jako że dokument ten stanowi fakturę w rozumieniu ustawy o VAT i zawiera wszystkie wymagane elementy), moment powstania tego prawa należy wiązać z chwilą faktycznego otrzymania faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur. Ewentualne późniejsze wprowadzenie lub przesłanie faktury do systemu KSeF nie ma wpływu na możliwość odliczenia.

W efekcie stwierdzić należy, że data faktycznego otrzymania faktury wystawionej poza KSeF będzie uznana za datę powstania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z tego dokumentu, zgodnie z art. 86 ust. 10 w zw. z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy, zakładając spełnienie pozostałych warunków. Termin ten nie zmieni się, gdy faktura zostanie później przez Dostawcę ponownie wystawiona i przesłana w KSeF.

Późniejsze otrzymanie przez Państwa faktury ustrukturyzowanej wystawionej ponownie przez Dostawcę przy użyciu KSeF, dokumentującej tę samą transakcję, do której Dostawca uprzednio wystawił Fakturę Zakupową poza KSeF, nie będzie skutkowało koniecznością dokonywania korekty ewidencji zakupów ani rozliczeń podatkowych sporządzonych z uwzględnieniem danych wynikających z pierwotnie otrzymanej Faktury Zakupowej poza KSeF.

Tym samym, Państwa stanowisko w zakresie pytań nr 2 i 3 uznaję za prawidłowe.

Podkreślić należy, że korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Jednocześnie wskazuję, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywiste zdarzenie przyszłe sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywać się będzie ze zdarzeniem przyszłym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pełna weryfikacja przedstawionych we wniosku okoliczności możliwa jest jedynie w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego, prowadzonego przez uprawnione do tego organy, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej. Postępowanie w sprawie dotyczącej wydania interpretacji indywidualnej jest postępowaniem szczególnym, mającym charakter uproszczony, odrębny od postępowania podatkowego, uregulowanego w dziale IV Ordynacji podatkowej. Wydając bowiem interpretację indywidualną Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przedstawia jedynie swój pogląd dotyczący wykładni treści analizowanych przepisów i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego bądź zdarzenia przyszłego (którego elementy przyjmuje, jako podstawę rozstrzygnięcia bez weryfikacji).

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.