Interpretacja 0114-KDIP1-1.4012.1052.2025.2.AWY

Interpretacja indywidualna

– stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług w zakresie:

• obowiązku dokumentowania fakturą przeniesienia kosztów badań UDT na wspólnoty mieszkaniowe – jest prawidłowe,
• możliwości dokumentowania notą księgową przeniesienia opłat administracyjnych na wspólnoty mieszkaniowe – jest nieprawidłowe,
• możliwości dokumentowania notą księgową przeniesienia opłat za gospodarowanie odpadami na wspólnoty mieszkaniowe – jest prawidłowe,
• możliwości dokumentowania notą księgową przeniesienia opłat z tyt. znaczków pocztowych, opłat skarbowych z tyt. pełnomocnictw urzędowych, kosztów związanych z opłatami bankowymi i kosztów związanych z polisą ubezpieczenia majątkowego nieruchomości na wspólnoty mieszkaniowe, w świetle art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy – jest prawidłowe,
• zwolnienia od podatku VAT usług sprzątania, konserwacji, usuwania śmieci i usług związanych z obsługą nieruchomości sklasyfikowanych odpowiednio pod kodem PKWiU 81.10.10.0 – jest nieprawidłowe,
• zwolnienia od podatku VAT usługi zarządzania w przypadku zawarcia porozumień potwierdzających zarząd nad wyodrębnionymi wspólnotami mieszkaniowymi i braku zwolnienia od podatku VAT w przypadku niezawarcia tego porozumienia – jest prawidłowe,
• możliwości wystawienia faktur korygujących na rzecz podmiotów nieistniejących w obrocie prawnym na dzień ich wystawienia, w przypadku niezasadnie zafakturowanych przez Państwa opłat eksploatacyjnych na rzecz tych podmiotów gospodarczych – jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

31 grudnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy:

• sposobu dokumentowania przenoszenia na rzecz nowo wyodrębnionych wspólnot mieszkaniowych kosztów UDT, opłat administracyjnych np. za zajęcie pasa drogowego, opłat za gospodarowanie odpadami, opłat z tyt. znaczków pocztowych, opłat skarbowych z tyt. pełnomocnictw urzędowych, kosztów związanych z opłatami bankowymi i kosztów związanych z polisą ubezpieczenia majątkowego nieruchomości,
• zwolnienia od podatku VAT usługi zarządzania częścią nieruchomości wspólnej,
• wystawienia faktur korygujących na rzecz podmiotów nieistniejących w obrocie prawnym na dzień ich wystawienia, w przypadku niezasadnie zafakturowanych przez Państwa opłat eksploatacyjnych na rzecz tych podmiotów gospodarczych.

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 4 lutego 2026 r.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca dalej też jako: „Podatnik” jest osobą prawną tj. spółdzielnią pod firmą Spółdzielnia (…) z siedzibą w A., przy (...) A1, (…) A., wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: (…), NIP: (…), REGON: (…) (dalej jako: „Spółdzielnia”).

Podatnik podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych od całości swoich dochodów na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, a ponadto jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku VAT na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Przedmiotem działalności Spółdzielni zgodnie ze statutem jest:

1)  realizacja projektów budowlanych związana ze wznoszeniem budynków (PKD 41.10.Z);

2)  roboty budowlane związane ze wznoszeniem budynków mieszkalnych i niemieszkalnych (PKD 41.20.Z);

3)  kupno i sprzedaż nieruchomości na własny rachunek (PKD 68.10.Z);

4)  wynajem i zarządzanie nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi (PKD 68.20.Z);

5)  zarządzanie nieruchomościami wykonywane na zlecenie (PKD 68.32.Z);

6)  pośrednictwo w obrocie nieruchomościami (PKD 68.31.Z).

Swoją działalność Spółdzielnia realizuje przez:

1)  budowanie lub nabywanie budynków w celu ustanowienia na rzecz członków odrębnej własności znajdujących się w tych budynkach lokali mieszkalnych lub lokali o innym przeznaczeniu, a także ułamkowego udziału we współwłasności w garażach wielostanowiskowych;

2)  budowanie lub nabywanie budynków w celu ustanowienia na rzecz członków spółdzielczych lokatorskich praw do znajdujących się w tych budynkach lokali mieszkalnych;

3)  budowanie lub nabywanie domów jednorodzinnych w celu przeniesienia na rzecz członków własności tych domów;

4)  budowanie lub nabywanie budynków w celu wynajmowania lub sprzedaży znajdujących się w tych budynkach lokali mieszkalnych lub lokali o innym przeznaczeniu;

5)  zarządzanie nieruchomościami stanowiącymi mienie Spółdzielni lub mienie jej członków;

6)  zarządzanie nieruchomościami niestanowiącymi mienia Spółdzielni lub mienia jej członków na podstawie umowy zawartej z właścicielem (współwłaścicielami) tych nieruchomości;

7)  prowadzenie innej działalności gospodarczej, jeżeli działalność ta jest związana bezpośrednio z realizacją celu, o którym mowa w ust. 1.

Spółdzielnia prowadzi działalność polegającą na zarządzaniu i administrowaniu zasobami mieszkaniowymi oraz lokalami użytkowymi stanowiącymi jej własność lub współwłasność. W ramach tej działalności Spółdzielnia realizuje w szczególności obowiązki wynikające z ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych.

Spółdzielnia do 12/2024 r. zarządzała łącznie szesnastoma nieruchomościami, jednakże w czterech z nich w latach 2003, 2009, 2016, 2023 nastąpiło wyodrębnienie ostatniego lokalu. Spółdzielnia do końca 2024 roku zarządzała nieruchomościami tak jak własnymi, zgodnie z ustawą o spółdzielniach mieszkaniowych, a nie ustawą o własności lokali. Niniejszym (czterem) wspólnotom nadane zostały numery REGON 15 stycznia 2025 r. Dla trzech wspólnot zostały nadane numery NIP w lutym 2025 r., jedna wspólnota dokonała wyboru sposobu wykonywania zarządu częścią wspólną nieruchomości dopiero 31 marca 2025 r., w związku z czym w okresie 01-03-2025 nie posiadała numeru NIP. Wszelkie umowy związane z obsługą nieruchomości zawarte były przez Spółdzielnię, faktury wystawiane przez wykonawców usług dotyczące tych nieruchomości również wystawiane były na spółdzielnię. Opłata za gospodarowanie odpadami komunalnymi dotycząca czterech wyodrębnionych wspólnot w latach 2020-2024 była częścią deklaracji składanej przez Spółdzielnię. Spółdzielnia zwołała zebrania właścicieli lokali i we wszystkich wspólnotach ukonstytuowały się zarządy. Obecnie są to niezależne od Spółdzielni podmioty – wspólnoty mieszkaniowe.

W konsekwencji powyższego, po stronie Spółdzielni powstał obowiązek dokonania rozliczeń w zakresie obsługi przedmiotowych nieruchomości za lata 2020-2024. Podatnik w związku z wyodrębnieniem wspólnot mieszkaniowych ma w planach dokonać refaktury kosztów obsługi nieruchomości, a dotyczących m.in.:

• opłat administracyjnych np. za zajęcie pasa drogowego na umieszczenie urządzeń infrastruktury budynku (przyłącze wodociągowe i kanalizacji sanitarnej i deszczowej);
• badań UDT, znaczków pocztowych lub usług świadczonych przez podmioty zwolnione z podatku od towarów i usług na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT;
• opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi nabywanymi od podmiotów publicznych niestosujących obciążenia podatkiem VAT w ramach wzajemnych rozliczeń z Podatnikiem;
• opłat skarbowych od pełnomocnictw urzędowych;
• opłat bankowych (za prowadzenie rachunków bankowych oraz prowizji z tytułu przelewów);
• opłat za polisy ubezpieczenia majątkowego nieruchomości.

Opłaty za badania techniczne urządzeń wykonane przez UDT, są związane z eksploatacją Instalacji.

Właścicielem urządzeń technicznych, za które ponoszone są opłaty za badania techniczne jest Wnioskodawca. Opłaty te są przenoszone na Kontrahenta na podstawie rachunków za badanie urządzeń.

UDT wystawia rachunki, które nie zawierają podatku VAT, który Spółdzielnia (Wnioskodawca) mogłaby odliczyć. W związku z tym Spółdzielnia planowała pierwotnie wystawiać na wspólnoty mieszkaniowe za lata 2020-2024 faktury VAT, które zawierają VAT należny, co zdaniem Wnioskodawcy wymaga potwierdzenia przez Dyrektora KIS.

Zarówno na rachunkach wystawionych przez UDT, jak i potwierdzeniach zapłaty za te rachunki wskazany jest Wnioskodawca jako nabywca.

Wystawcą opłat administracyjnych za zajęcie pasa drogowego na umieszczenie urządzeń infrastruktury budynku jest na podstawie decyzji administracyjnych urząd miasta A. Spółdzielnia w przypadku opłat za gospodarowanie odpadami składa odpowiednią wniosek deklarację do urzędu dzielnicy, tj. przedmiotowe naliczenie odbywa się na podstawie właściwych przepisów administracyjnych.

Co więcej, Spółdzielnia w sposób bezumowny zarządzała częścią nieruchomości wspólnej. W perspektywie najbliższych kilku miesięcy planuje zawrzeć porozumienia z poszczególnymi wspólnotami mieszkaniowymi, które potwierdzą, iż pełniła jednak zarząd nad wyodrębnionymi ex lege wspólnotami mieszkaniowymi w ramach czynności zwykłego zarządu, które jednakowoż nie zostały sporządzone i autoryzowane do dnia dzisiejszego w formie pisemnej.

Co więcej, Podatnik planuje dokonać wystawienia faktur korygujących w przypadku nienależnie zafakturowanych a naliczonych opłat eksploatacyjnych z tyt. utrzymania części wspólnej nieruchomości oraz związanych z utrzymaniem lokali użytkowych na rzecz podmiotów będących właścicielami przedmiotowych lokali usługowych które powinny znaleźć się ex lege w zasobach wyodrębnionych wspólnot mieszkaniowych, a nie w zasobach Podatnika tj. wspólnoty mieszkaniowe winne były zafakturować przedmiotowe opłaty eksploatacyjne (w historycznych okresach). Część z tych podmiotów zakończyła już działalność gospodarczą i nie funkcjonuje w obrocie prawnym.

W zakresie ww. opłat eksploatacyjnych Spółdzielnia wyszczególniała i naliczała poszczególnym właścicielom następujące składniki opłat:

a)  dot. utrzymania lokali: Eksploatacja podstawowa, Fundusz remontowy, Ochrona budynku, Sprzątanie budynku i otoczenia, Energia elektryczna – cz. wspólnych, Konserwacja budynku, Konserwacja dźwigów, Konserwacja domofonów, monitoringu, przeglądy, Podgrzanie wody, Centralne ogrzewanie, Zimna woda, Woda techniczna, Opłata za gospodarowanie odpadami

b)  dot. utrzymania miejsc postojowych w garażu: Fundusz remontowy – GARAŻ, Ochrona – GARAŻ, Sprzątanie – GARAŻ, Energia elektryczna – GARAŻ, Konserwacja p.poż – GARAŻ, Konserwacja bram – GARAŻ.

Uzupełnienie opisu zdarzenia przyszłego

W zasobach Spółdzielni znajduje się nieruchomość zabudowana budynkami, w których znajdują się lokale użytkowe, do których została ustanowiona odrębna własność lokali oraz miejsc postojowych.

Spółdzielnia wykonuje czynności związane z zarządzaniem (jak własną nieruchomością). Czynności zarządzania wykonuje m.in. poprzez nabywanie od innych podmiotów zewnętrznych usług świadczonych na rzecz swoich członków i osób niebędących członkami posiadającymi odrębną własność lokali i rozlicza koszty w opłatach pobieranych od właścicieli. Osoby niebędące członkami spółdzielni, a posiadający prawo odrębnej własności lokali użytkowych, obciążani są opłatami za ich użytkowanie na podstawie comiesięcznych faktur VAT.

W nadesłanym uzupełnieniu do wniosku w odpowiedzi na pytania Organu wskazali Państwo:

1.  Symbol Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU) z 2015 r. dla wykonywanych przez Państwa na rzecz wspólnot mieszkaniowych usług zarządzania częścią nieruchomości wspólnej – zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z 4 września 2015 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU) (t. j. Dz. U. z 2015 r. poz. 1676 ze zm.).

Odp.: Symbole Kodów PKWiU, które wnioskodawca wykonuje w ramach realizowanych usług zarządzania częścią nieruchomości wspólnej to:

a)  68.32

b)  68.32.1

c)  68.32.11

d)  68.32.11.0

e)  68.32.12

f)   68.32.12.0

g)  68.32.13

h)  68.32.13.0

2.  Symbol Polskiej Klasyfikacji Obiektów Budowlanych (PKOB) dla budynków, w których świadczyli Państwo ww. usługi zarządzania – zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Obiektów Budowlanych (PKOB) (Dz. U z 1999 r. Nr 112 poz. 1316 ze zm.).

Odp.: Dotyczy to symbolu PKOB 1122.

3.  Czy w ramach wykonywanych usług zarządzania częścią nieruchomości wspólnej świadczyli Państwo usługi takie jak: wycena nieruchomości, sprzątanie, konserwacja, usuwanie śmieci, świadczyli Państwo usługi ochrony sklasyfikowane w PKWiU pod symbolem: 81.10.10.0?

Odp.: Wnioskodawca świadczył:

a)  Usługi sprzątania;

b)  Usługi konserwacji;

c)  Usługi usuwania śmieci;

d)  Usługi związane z obsługą nieruchomości sklasyfikowane odpowiednio pod kodem PKWiU 81.10.10.0.

4.  Jakie czynności wykonywali Państwo w ramach świadczonych usług zarządzania częścią nieruchomości wspólnej?

Odp.: Wnioskodawca świadczył usługi:

a)  Obsługi technicznej budynku,

b)  Utrzymanie porządku i czystości,

c)  Dozór i nadzór użytkowy (nie dotyczy ochrony osób i mienia),

d)  Obsługę administracyjno-informacyjną,

e)  Koordynację prac zewnętrznych,

f)   Czynności sezonowe,

g)  Obsługę finansowo-księgową.

5.  Czy ujmowali Państwo:

• opłaty z tytułu znaczków pocztowych,
• opłaty skarbowe z tyt. pełnomocnictw urzędowych,
• opłaty bankowe,
• koszty związane z polisami ubezpieczenia majątkowego nieruchomości

na koncie przejściowym, tzn. czy opłaty te zostały ujęte przejściowo w prowadzonej ewidencji dla potrzeb rozliczenia podatku od towarów i usług?

Odp.: Tak, wymienione opłaty zostały ujęte przejściowo w prowadzonej ewidencji dla potrzeb rozliczenia podatku od towarów i usług.

6.  Czy ww. opłaty były ponoszone przez Państwa w imieniu i na rzecz wspólnot mieszkaniowych?

Odp.: Opłaty wymienione przez Organ w ramach przedmiotowego wezwania były ponoszone na rzecz wyodrębnionych w sposób pierwotny wspólnot mieszkaniowych, ale w ramach przymusowego zarządu spółdzielni (zarządzanie bez zlecenia – bez tytułu umownego do zarządzania).

7.  Kto został wskazany jako nabywca na dokumentach, na podstawie których ponieśli Państwo ww. opłaty?

Odp.: Na dokumentach widniały dane Wnioskodawcy (Podatnika) jako nabywcy opłat.

Pytania

1.  Czy Podatnik w przypadku przenoszenia na rzecz nowo wyodrębnionych wspólnot mieszkaniowych kosztów badań UDT zrealizowanych pierwotnie przez Urząd Dozoru Technicznego nie ma obowiązku dokumentować przedmiotowego zdarzenia fakturą VAT w świetle art. 8 ust. 2a ustawy o VAT?

2.  Czy Podatnik w świetle art. 15 ust. 6 ustawy o VAT w zw. z art. 40 ust. 3 i ust. 11 ustawy o drogach publicznych w przypadku przenoszenia na rzecz nowo wyodrębnionych wspólnot mieszkaniowych opłat administracyjnych np. za zajęcie pasa drogowego na umieszczenie urządzeń infrastruktury budynku (przyłącze wodociągowe i kanalizacji sanitarnej i deszczowej) powinien traktować przedmiotowe opłaty jako niepodlegające pod reżim przepisów ustawy o VAT, tj. mogące w związku z tym zostać udokumentowane notą księgową?

3.  Czy Podatnik w świetle art. 15 ust. 6 ustawy o VAT w zw. z art. 2 ust. 1, art. 6 ust. 1 oraz art. 7 ust. 1 pkt 3 Ustawy o samorządzie gminnym w przypadku przenoszenia na rzecz nowo wyodrębnionych wspólnot mieszkaniowych opłat za gospodarowanie odpadami nabywanymi od podmiotów publicznych niestosujących we wzajemnych rozliczeniach z Podatnikiem obciążenia podatkiem VAT, może traktować przedmiotowe opłaty jako niepodlegające pod reżim ustawy o podatku od towarów i usług z uwagi na publicznoprawny charakter opłaty za gospodarowanie odpadami, tj. mogące w związku z tym zostać udokumentowane notą księgową?

4.  Czy Podatnik w świetle art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy o VAT w przypadku przenoszenia na rzecz nowo wyodrębnionych wspólnot mieszkaniowych opłat z tyt. znaczków pocztowych powinien dokumentować przedmiotowe opłaty jako niepodlegające pod reżim ustawy o VAT, a co za tym idzie mogące być udokumentowanym w formie not księgowych?

5.  Czy Podatnik w świetle art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy o VAT w przypadku przenoszenia na rzecz nowo wyodrębnionych wspólnot mieszkaniowych opłat skarbowych z tyt. pełnomocnictw urzędowych powinien dokumentować przedmiotowe opłaty jako niepodlegające pod reżim ustawy o VAT, a co za tym idzie mogące być udokumentowanym w formie not księgowych?

6.  Czy Podatnik w przypadku zawarcia w przyszłości porozumień potwierdzających zarząd nad wyodrębnionymi ex lege wspólnotami mieszkaniowymi za lata 2020-2024, powinien zastosować zwolnienie w podatku od towarów i usług przedmiotowej usługi zarządzania częścią nieruchomości wspólnej na gruncie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień (§ 3 ust. 1 pkt 3 ww. rozporządzenia)?

7.  Czy Podatnik w przypadku braku zawarcia w przyszłości porozumień potwierdzających zarząd nad wyodrębnionymi ex lege wspólnotami mieszkaniowymi za lata 2020-2024, powinien zastosować zwolnienie w podatku od towarów i usług przedmiotowej usługi zarządzania częścią nieruchomości wspólnej na gruncie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień (§ 3 ust. 1 pkt 3 ww. rozporządzenia)?

8.  Czy w przypadku niezasadnie zafakturowanych przez Podatnika opłat eksploatacyjnych na rzecz podmiotów gospodarczych znajdujących się ex lege w zasobach wyodrębnionych wspólnot mieszkaniowych, a nie Wnioskodawcy, dopuszczalnym jest wystawianie przez Podatnika faktur korygujących in minus w przypadku, gdy faktury korygujące o których mowa w art. 106j ustawy o VAT zostaną wystawione na rzecz nieistniejących w obrocie prawnym podmiotów gospodarczych na dzień wystawienia przedmiotowych faktur korygujących?

9.  Czy Podatnik w świetle art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy o VAT w przypadku przenoszenia na rzecz nowo wyodrębnionych wspólnot mieszkaniowych kosztów związanych z opłatami bankowymi (w szczególności opłatami za prowadzenie rachunku bankowego danej nieruchomości oraz prowizjami za przelewy), powinien dokumentować przedmiotowe opłaty jako niepodlegające pod reżim ustawy o VAT, a co za tym idzie mogące być udokumentowanym w formie not księgowych?

10.  Czy Podatnik w świetle art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy o VAT w przypadku przenoszenia na rzecz nowo wyodrębnionych wspólnot mieszkaniowych kosztów związanych z polisą ubezpieczenia majątkowego nieruchomości, powinien dokumentować przedmiotowe opłaty jako niepodlegające pod reżim ustawy o VAT, a co za tym idzie mogące być udokumentowanym w formie not księgowych?

Państwa stanowisko w sprawie

Ad 1

Zdaniem Wnioskodawcy, w przedstawionym stanie faktycznym, w przypadku refaktury kosztów badań zrealizowanych pierwotnie przez Urząd Dozoru Technicznego na rzecz Podatnika, niniejsza refaktura powinna być udokumentowana fakturą VAT wg stawki podstawowej dla tego typu usług, ponieważ Wnioskodawca nie działa w niniejszym przypadku jako Organ władzy publicznej tj. poza reżimem art. 15 ust. 6 ustawy o VAT.

Ad 2

Zdaniem Wnioskodawcy, w przedstawionym stanie faktycznym, przenoszenie na rzecz nowo wyodrębnionych wspólnot mieszkaniowych opłat administracyjnych np. za zajęcie pasa drogowego na umieszczenie urządzeń infrastruktury budynku (przyłącze wodociągowe i kanalizacji sanitarnej i deszczowej) powinny zostać potraktowane jako niepodlegające pod reżim przepisów ustawy o VAT tj. mogą zostać udokumentowane notą księgową w przypadku przenoszenia poniesionych pierwotnie kosztów na rzecz nowo wyodrębnionych wspólnot mieszkaniowych.

Ad 3

Zdaniem Wnioskodawcy, opłaty za gospodarowanie odpadami nabywanymi od podmiotów publicznych niestosujących we wzajemnych rozliczeniach z Podatnikiem obciążenia podatkiem VAT, mogą zostać potraktowane jako niepodlegające pod reżim ustawy o podatku od towarów i usług z uwagi na publicznoprawny charakter opłaty za gospodarowanie odpadami tj. mogą w związku z tym zostać udokumentowane notą księgową w przypadku przenoszenia poniesionych pierwotnie kosztów na rzecz nowo wyodrębnionych wspólnot mieszkaniowych.

Ad 4

Zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku przenoszenia na rzecz nowo wyodrębnionych wspólnot mieszkaniowych opłat z tyt. znaczków pocztowych powinien dokumentować przedmiotowe opłaty jako niepodlegające pod reżim ustawy o VAT, a co za tym idzie mogą one być udokumentowane w formie not księgowych.

Ad 5

Zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku przenoszenia na rzecz nowo wyodrębnionych wspólnot mieszkaniowych opłat skarbowych z tyt. pełnomocnictw urzędowych powinien dokumentować przedmiotowe opłaty jako niepodlegające pod reżim ustawy o VAT, a co za tym idzie mogą one być udokumentowane w formie not księgowych.

Ad 6

Zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku zawarcia w przyszłości porozumień potwierdzających zarząd nad wyodrębnionymi ex lege wspólnotami mieszkaniowymi za lata 2020-2024, ma prawo zastosować zwolnienie w podatku od towarów i usług przedmiotowej usługi zarządzania częścią nieruchomości wspólnej na gruncie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień (§ 3 ust. 1 pkt 3 ww. rozporządzenia).

Ad 7

Zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku braku zawarcia w przyszłości porozumień potwierdzających zarząd nad wyodrębnionymi ex lege wspólnotami mieszkaniowymi za lata 2020- 2024, nie ma prawa zastosować zwolnienia w podatku od towarów i usług przedmiotowej usługi zarządzania częścią nieruchomości wspólnej na gruncie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień (§ 3 ust. 1 pkt 3 ww. rozporządzenia).

Ad 8

Zdaniem Wnioskodawcy, dopuszczalnym jest wystawienie faktur korygujących in minus na rzecz podmiotów, które nie istnieją już w obrocie prawnym (na dzień wystawienia faktury korygującej) z uwagi na charakter art. 106j ustawy o VAT tj. ust. 1 pkt 1 oraz 5 (przyczyny korekty), gdyż faktury korygujące mają na celu realne przedstawienie rzeczywistości gospodarczej i zdarzeń gospodarczych z nią związanych.

Ad 9

Zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku przenoszenia na rzecz nowo wyodrębnionych wspólnot mieszkaniowych opłat bankowych (w szczególności za prowadzenie rachunku bankowego danej nieruchomości oraz prowizji za przelewy) powinien dokumentować przedmiotowe opłaty jako niepodlegające pod reżim ustawy o VAT, a co za tym idzie mogą one być udokumentowane w formie not księgowych.

Ad 10

Zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku przenoszenia na rzecz nowo wyodrębnionych wspólnot mieszkaniowych opłat z tytułu zakupu polis ubezpieczenia majątkowego nieruchomości powinien dokumentować przedmiotowe opłaty jako niepodlegające pod reżim ustawy o VAT, a co za tym idzie mogą one być udokumentowane w formie not księgowych.

UZASADNIENIE STANOWISKA WNIOSKODAWCY:

Ad 1 – Dokumentowanie przeniesienia kosztów badań UDT (art. 8 ust. 2a ustawy o VAT)

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, opodatkowaniu podlega odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju. W myśl art. 8 ust. 2a ustawy o VAT, w przypadku gdy podatnik działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że sam otrzymał i wyświadczył te usługi. Mechanizm ten obejmuje tzw. refakturowanie usług.

W analizowanym stanie faktycznym koszty badań urządzeń technicznych wykonywane były przez Urząd Dozoru Technicznego na rzecz Wnioskodawcy, który następnie przenosi te koszty na nowo wyodrębnione wspólnoty mieszkaniowe. W tym zakresie Wnioskodawca występuje jako podatnik VAT, który nabył usługę i dalej ją odsprzedaje – spełniając przesłanki art. 8 ust. 2a ustawy o VAT.

Wnioskodawca nie działa przy tym jako organ władzy publicznej w rozumieniu art. 15 ust. 6 ustawy o VAT, gdyż przeniesienie kosztów badań UDT nie stanowi realizacji zadania publicznego, lecz czynność z zakresu zarządu nieruchomością wspólną. Oznacza to, że czynność ta podlega reżimowi podatku VAT.

W konsekwencji przeniesienie kosztów badań UDT powinno być dokumentowane fakturą VAT, a stawka podatku powinna odpowiadać stawce właściwej dla usługi podlegającej refakturowaniu.

Ad 2 – Przenoszenie opłat administracyjnych za zajęcie pasa drogowego (art. 15 ust. 6 ustawy o VAT w zw. z art. 40 ustawy o drogach publicznych)

Zgodnie z art. 40 ust. 3 i ust. 11 ustawy o drogach publicznych, opłaty za zajęcie pasa drogowego mają charakter daniny publicznoprawnej, ustalanej w drodze decyzji administracyjnej (vide: interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 10 października 2025 r. znak: 0114-KDIP4-2.4012.627.2025.1.KS). Podmiot przenoszący wydatek sam nie dokonuje świadczenia usługi, lecz jedynie przenosi koszt obciążenia administracyjnego.

W świetle utrwalonej linii interpretacyjnej organy podatkowe uznają, że przeniesienie kosztu opłaty o charakterze stricte publicznoprawnym nie stanowi świadczenia usług w rozumieniu art. 8 ustawy o VAT, bowiem beneficjent nie odnosi korzyści majątkowej względem podmiotu przenoszącego opłatę, a świadczenie nie ma charakteru wzajemnego.

Ponieważ opłaty za zajęcie pasa drogowego nie podlegają VAT już na etapie ich pobrania, ich ewentualne przeniesienie również nie może podlegać tej ustawie. Czynność ta nie jest świadczeniem usług, lecz jedynie rozliczeniem kosztu o cechach opłaty publicznoprawnej.

W konsekwencji przeniesienie opłat administracyjnych może zostać udokumentowane notą księgową i nie powinno podlegać przepisom ustawy o VAT.

Ad 3 – Przenoszenie opłat za gospodarowanie odpadami (art. 15 ust. 6 ustawy o VAT w zw. z ustawą o samorządzie gminnym)

W świetle art. 6 ust. 1 oraz art. 7 ust. 1 pkt 3 ustawy o samorządzie gminnym, gospodarowanie odpadami komunalnymi stanowi zadanie własne gminy. Z kolei sama opłata za gospodarowanie odpadami ma charakter opłaty o charakterze publicznoprawnym, pobieranej przez gminę i niepodlegającej VAT.

Z uwagi na to, że pierwotnie opłata ta nie stanowi czynności opodatkowanej, jej przeniesienie przez Wnioskodawcę również nie może być traktowane jako czynność podlegająca opodatkowaniu. Przenoszenie opłat publicznych nie generuje świadczenia usług w rozumieniu art. 8 ustawy o VAT.

Wnioskodawca dokonuje jedynie refakturowania wydatku, który ma charakter publicznoprawny, nie stanowi wynagrodzenia za usługę oraz jest pobierany przez organ władzy publicznej poza zakresem ustawy o VAT.

W konsekwencji przeniesienie opłat za gospodarowanie odpadami na wspólnoty mieszkaniowe powinno być dokumentowane notą księgową jako czynność niepodlegająca ustawie o VAT.

Ad 4 – Przenoszenie opłat za znaczki pocztowe (art. 43 ust. 1 pkt 17 ustawy o VAT)

Zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 17 ustawy o VAT, zwolnione od podatku są usługi pocztowe świadczone przez operatora wyznaczonego oraz dostawa znaczków pocztowych ważnych na terenie kraju, pod warunkiem, że są stosowane do świadczenia usług pocztowych.

Znaczki pocztowe nabywane od operatora wyznaczonego ((...) S.A.) korzystają z przedmiotowego zwolnienia na etapie zakupu. Przenoszenie opłat pocztowych na wspólnoty mieszkaniowe odbywa się w trybie zwrotu kosztu poniesionego przez Wnioskodawcę w ich imieniu i na ich rzecz. Nie powstaje stosunek zobowiązaniowy (w tym o charakterze usługi) między Wnioskodawcą a wspólnotą. Tym samym czynność nie spełnia przesłanek z art. 8 ustawy o VAT.

W ocenie Wnioskodawcy przenoszenie na rzecz nowo wyodrębnionych wspólnot mieszkaniowych kosztów znaczków pocztowych nie stanowi czynności podlegającej opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, gdyż jest wyłącznie zwrotem wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz tych wspólnot, o którym mowa w art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy o VAT.

„Podstawa opodatkowania nie obejmuje kwot otrzymanych przez podatnika od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy, zaliczonych przejściowo do prowadzonej przez podatnika ewidencji”.

Warunki te są w analizowanej sprawie spełnione. Zakup znaczków pocztowych dokonywany jest przez Wnioskodawcę w ramach wykonywania czynności związanych z zarządem nieruchomością wspólną, które zgodnie z art. 13 ust. 1 oraz art. 14 ustawy o własności lokali obciążają wspólnotę mieszkaniową jako jednostkę organizacyjną. Koszty te są ponoszone w interesie i na rzecz wspólnot, a następnie ujmowane przejściowo w ewidencji rozrachunkowej i przenoszone na wspólnoty bez jakiejkolwiek marży, wynagrodzenia czy elementu świadczenia wzajemnego.

Wnioskodawca nie świadczy w tym zakresie żadnej samodzielnej usługi w rozumieniu art. 8 ustawy o VAT. Nie działa również „we własnym imieniu, ale na rzecz innej osoby”, o którym mowa w art. 8 ust. 2a. Czynność Wnioskodawcy nie ma charakteru odsprzedaży towaru (znaczków pocztowych), lecz jest wyłącznie technicznym rozliczeniem rzeczywistego wydatku poniesionego za wspólnotę. W konsekwencji nie dochodzi do powstania stosunku zobowiązaniowego, który mógłby stanowić podstawę opodatkowania podatkiem VAT - wspólnota nie otrzymuje żadnego świadczenia ze strony Wnioskodawcy.

W konsekwencji przeniesienie opłat z tytułu znaczków pocztowych może zostać udokumentowane notą księgową i nie powinno podlegać przepisom ustawy o VAT.

Ad 5 – Przenoszenie opłaty skarbowej z tytułu pełnomocnictw (art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy o VAT)

Zgodnie z art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy o VAT, podstawa opodatkowania nie obejmuje kwot pobieranych w imieniu i na rzecz osoby trzeciej, które nie stanowią zapłaty za świadczenie usług, lecz są kwotami o charakterze zwrotnym.

Opłata skarbowa za pełnomocnictwo jest opłatą publicznoprawną, pobieraną przez właściwy organ administracji. Nie jest objęta zakresem podatku VAT i nie stanowi wynagrodzenia za usługę.

Przenoszenie opłaty skarbowej na wspólnoty mieszkaniowe odbywa się w trybie zwrotu kosztu poniesionego przez Wnioskodawcę w ich imieniu i na ich rzecz. Nie powstaje stosunek zobowiązaniowy (w tym o charakterze usługi) między Wnioskodawcą a wspólnotą. Tym samym czynność nie spełnia przesłanek z art. 8 ustawy o VAT.

W związku z powyższym przeniesienie tej opłaty należy uznać za czynność niepodlegającą ustawie o VAT, dokumentowaną notą księgową.

Ad 6 – Zwolnienie z VAT usług zarządu nieruchomością wspólną przy zawarciu porozumienia (§ 3 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia z 20 grudnia 2013 r.)

Zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień zwolnione z VAT są usługi zarządzania świadczone przez wspólnotę mieszkaniową na rzecz właścicieli lokali oraz przez właścicieli lokali na rzecz wspólnoty – jeżeli strony te pozostają w stosunku prawnym wynikającym z ustawy o własności lokali.

Jeżeli Wnioskodawca zawrze porozumienia, które potwierdzą jego status zarządcy ex lege za lata 2020-2024, powstanie formalny stosunek prawny pomiędzy Wnioskodawcą a wspólnotami, umożliwiający zakwalifikowanie świadczonych czynności jako usług zarządzania w rozumieniu rozporządzenia. Spełnione zostaną bowiem następujące przesłanki:

• usługa zarządzania dotyczy nieruchomości wspólnej,
• jest świadczona na rzecz właścicieli lokali (wspólnot),
• wynika z powierzenia zarządu na podstawie tytułu prawnego.

W takiej sytuacji Wnioskodawca będzie uprawniony do zastosowania zwolnienia z VAT dla usług zarządzania.

Ad 7 – Brak możliwości zastosowania zwolnienia przy braku porozumienia (§ 3 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia)

W przypadku braku podpisania porozumień obejmujących lata 2020-2024 nie powstaje stosunek prawny umożliwiający świadczenie przez Wnioskodawcę usług zarządczych na rzecz wspólnot mieszkaniowych. Brak formalnego powierzenia zarządu oznacza brak spełnienia przesłanek zwolnienia wskazanego w § 3 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia.

W tej sytuacji czynności Wnioskodawcy nie mogą być zakwalifikowane jako usługi zarządzania świadczone na podstawie ustawy o własności lokali, co wyklucza możliwość zwolnienia z podatku VAT. Świadczenie usług bez tytułu prawnego nie spełnia warunków zwolnienia.

W konsekwencji – przy braku zawarcia porozumień – Wnioskodawca nie ma prawa zastosować zwolnienia z VAT dla usług zarządzania.

Ad 8 - Dopuszczalność wystawienia faktur korygujących w przypadku nieistnienia podmiotów gospodarczych w momencie wystawienia faktury korygującej

W ocenie Wnioskodawcy, dopuszczalnym jest wystawienie faktur korygujących in minus na rzecz podmiotów, które formalnie nie istnieją z uwagi na charakter art. 106j ustawy o VAT tj. ust. 1 pkt 1 oraz 5 (przyczyny korekty). W przypadku Wnioskodawcy – „wyzerowanie” faktury korygującej/anulowanie poprzednio wystawionej faktury pierwotnej w ramach rozliczeń spółdzielni jest potencjalnie możliwe, gdyż faktury korygujące mają na celu realne przedstawienie rzeczywistości gospodarczej i zdarzeń gospodarczych z nią związanych.

Ad 9 – Przenoszenie opłat bankowych (art. 43 ust. 1 pkt 40 ustawy o VAT)

Zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 40 ustawy o VAT, zwolnione od podatku są usługi w zakresie depozytów środków pieniężnych, prowadzenia rachunków pieniężnych, wszelkiego rodzaju transakcji płatniczych, przekazów i transferów pieniężnych, długów, czeków i weksli oraz usługi pośrednictwa w świadczeniu tych usług

Opłaty bankowe korzystają z przedmiotowego zwolnienia na etapie zakupu. Przenoszenie opłat bankowych na wspólnoty mieszkaniowe odbywa się w trybie zwrotu kosztu poniesionego przez Wnioskodawcę w ich imieniu i na ich rzecz. Nie powstaje stosunek zobowiązaniowy (w tym o charakterze usługi) między Wnioskodawcą a wspólnotą. Tym samym czynność nie spełnia przesłanek z art. 8 ustawy o VAT.

W ocenie Wnioskodawcy przenoszenie na rzecz nowo wyodrębnionych wspólnot mieszkaniowych kosztów opłat bankowych nie stanowi czynności podlegającej opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, gdyż jest wyłącznie zwrotem wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz tych wspólnot, o którym mowa w art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy o VAT.

„Podstawa opodatkowania nie obejmuje kwot otrzymanych przez podatnika od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy, zaliczonych przejściowo do prowadzonej przez podatnika ewidencji”.

Warunki te są w analizowanej sprawie spełnione. Opłaty bankowe zostały poniesione przez Wnioskodawcę w ramach wykonywania czynności związanych z zarządem nieruchomością wspólną, które zgodnie z art. 13 ust. 1 oraz art. 14 ustawy o własności lokali obciążają wspólnotę mieszkaniową jako jednostkę organizacyjną. Koszty te są ponoszone w interesie i na rzecz wspólnot, a następnie ujmowane przejściowo w ewidencji rozrachunkowej i przenoszone na wspólnoty bez jakiejkolwiek marży, wynagrodzenia czy elementu świadczenia wzajemnego.

Wnioskodawca nie świadczy w tym zakresie żadnej samodzielnej usługi w rozumieniu art. 8 ustawy o VAT. Nie działa również „we własnym imieniu, ale na rzecz innej osoby”, o którym mowa w art. 8 ust. 2a. Czynność Wnioskodawcy nie ma charakteru odsprzedaży towaru, lecz jest wyłącznie technicznym rozliczeniem rzeczywistego wydatku poniesionego za wspólnotę. W konsekwencji nie dochodzi do powstania stosunku zobowiązaniowego, który mógłby stanowić podstawę opodatkowania podatkiem VAT - wspólnota nie otrzymuje żadnego świadczenia ze strony Wnioskodawcy.

W związku z powyższym przeniesienie tej opłaty należy uznać za czynność niepodlegającą ustawie o VAT, dokumentowaną notą księgową.

Ad 10 – Przenoszenie opłat ubezpieczeniowych (art. 43 ust. 1 pkt 37 ustawy o VAT)

Zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 37 ustawy o VAT, zwolnione od podatku są usługi ubezpieczeniowe, usługi reasekuracyjne i usługi pośrednictwa w świadczeniu usług ubezpieczeniowych i reasekuracyjnych, a także usługi świadczone przez ubezpieczającego w zakresie zawieranych przez niego umów ubezpieczenia na cudzy rachunek, z wyłączeniem zbywania praw nabytych w związku z wykonywaniem umów ubezpieczenia i umów reasekuracji.

Usługi ubezpieczeniowe korzystają z przedmiotowego zwolnienia na etapie zakupu. Przenoszenie opłat z tytułu zakupionych polis ubezpieczenia majątkowego na wspólnoty mieszkaniowe odbywa się w trybie zwrotu kosztu poniesionego przez Wnioskodawcę w ich imieniu i na ich rzecz. Nie powstaje stosunek zobowiązaniowy (w tym o charakterze usługi) między Wnioskodawcą a wspólnotą. Tym samym czynność nie spełnia przesłanek z art. 8 ustawy o VAT.

W ocenie Wnioskodawcy przenoszenie na rzecz nowo wyodrębnionych wspólnot mieszkaniowych kosztów opłat z tytułu zakupionych polis ubezpieczenia majątkowego nie stanowi czynności podlegającej opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, gdyż jest wyłącznie zwrotem wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz tych wspólnot, o którym mowa w art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy o VAT.

„Podstawa opodatkowania nie obejmuje kwot otrzymanych przez podatnika od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy, zaliczonych przejściowo do prowadzonej przez podatnika ewidencji”.

Warunki te są w analizowanej sprawie spełnione. Opłaty z tytułu zakupionych polis ubezpieczenia majątkowego zostały poniesione przez Wnioskodawcę w ramach wykonywania czynności związanych z zarządem nieruchomością wspólną, które zgodnie z art. 13 ust. 1 oraz art. 14 ustawy o własności lokali obciążają wspólnotę mieszkaniową jako jednostkę organizacyjną. Koszty te są ponoszone w interesie i na rzecz wspólnot, a następnie ujmowane przejściowo w ewidencji rozrachunkowej i przenoszone na wspólnoty bez jakiejkolwiek marży, wynagrodzenia czy elementu świadczenia wzajemnego.

Wnioskodawca nie świadczy w tym zakresie żadnej samodzielnej usługi w rozumieniu art. 8 ustawy o VAT. Nie działa również „we własnym imieniu, ale na rzecz innej osoby”, o którym mowa w art. 8 ust. 2a. Czynność Wnioskodawcy nie ma charakteru odsprzedaży towaru, lecz jest wyłącznie technicznym rozliczeniem rzeczywistego wydatku poniesionego za wspólnotę. W konsekwencji nie dochodzi do powstania stosunku zobowiązaniowego, który mógłby stanowić podstawę opodatkowania podatkiem VAT – wspólnota nie otrzymuje żadnego świadczenia ze strony Wnioskodawcy.

W związku z powyższym przeniesienie tej opłaty należy uznać za czynność niepodlegającą ustawie o VAT, dokumentowaną notą księgową.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie:

• obowiązku dokumentowania fakturą przeniesienia kosztów badań UDT na wspólnoty mieszkaniowe – jest prawidłowe,
• możliwości dokumentowania notą księgową przeniesienia opłat administracyjnych na wspólnoty mieszkaniowe – jest nieprawidłowe,
• możliwości dokumentowania notą księgową przeniesienia opłat za gospodarowanie odpadami na wspólnoty mieszkaniowe – jest prawidłowe,
• możliwości dokumentowania notą księgową przeniesienia opłat z tyt. znaczków pocztowych, opłat skarbowych z tyt. pełnomocnictw urzędowych, kosztów związanych z opłatami bankowymi i kosztów związanych z polisą ubezpieczenia majątkowego nieruchomości na wspólnoty mieszkaniowe, w świetle art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy – jest prawidłowe,
• zwolnienia od podatku VAT usług sprzątania, konserwacji, usuwania śmieci i usług związanych z obsługą nieruchomości sklasyfikowanych odpowiednio pod kodem PKWiU 81.10.10.0 – jest nieprawidłowe,
• zwolnienia od podatku VAT usługi zarządzania w przypadku zawarcia porozumień potwierdzających zarząd nad wyodrębnionymi wspólnotami mieszkaniowymi i braku zwolnienia od podatku VAT w przypadku niezawarcia tego porozumienia – jest prawidłowe,
• możliwości wystawienia faktur korygujących na rzecz podmiotów nieistniejących w obrocie prawnym na dzień ich wystawienia, w przypadku niezasadnie zafakturowanych przez Państwa opłat eksploatacyjnych na rzecz tych podmiotów gospodarczych – jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Na mocy art. 7 ust. 1 ustawy:

Natomiast stosownie do art. 8 ust. 1 ustawy:

Pod pojęciem usługi (świadczenia) należy rozumieć każde zachowanie, na które składać się może zarówno działanie (uczynienie, wykonanie czegoś na rzecz innej osoby), jak i zaniechanie (nieczynienie bądź też tolerowanie). Przy ocenie charakteru świadczenia jako usługi należy mieć na względzie, że ustawa zalicza do „grona” usług każde świadczenie, które nie jest dostawą w myśl art. 7 ustawy.

Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług będzie podlegało tylko to świadczenie (dostawa lub usługa), w przypadku którego istnieje konsument, tj. odbiorca świadczenia odnoszący z niego choćby potencjalną korzyść. Dopóki nie istnieje podmiot który odnosiłby lub powinien odnosić konkretne korzyści o charakterze majątkowym związanym z danym świadczeniem, dopóty świadczenie to nie będzie czynnością podlegającą opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Taka konstrukcja definicji świadczenia usług jest wyrazem zasady powszechności opodatkowania podatkiem od towarów i usług transakcji dokonywanych w ramach profesjonalnego obrotu gospodarczego.

Należy wskazać, że opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług zgodnie z zasadą powszechności opodatkowania podlegają wszelkie transakcje, których przedmiotem jest dostawa towarów lub świadczenie usług, pod warunkiem, że są one realizowane przez podatników w rozumieniu ustawy i są wykonywane w ramach działalności gospodarczej.

Pojęcie „dostawa towarów” w rozumieniu przepisów ustawy o VAT, obejmuje wszelkie czynności, w ramach których następuje przeniesienie prawa do rozporządzania towarem jak właściciel.

Z kolei każde świadczenie niebędące dostawą towarów polegające na działaniu, zaniechaniu lub tolerowaniu czyjegoś zachowania stanowi co do zasady usługę w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług. Niemniej muszą być przy tym spełnione następujące warunki:

• w następstwie zobowiązania, w wykonaniu którego usługa jest świadczona, druga strona (wierzyciel/nabywca) jest bezpośrednim beneficjentem świadczenia,
• świadczonej usłudze odpowiada świadczenie wzajemne ze strony nabywcy (wynagrodzenie).

Należy podkreślić, że oba ww. warunki powinny być spełnione łącznie, aby świadczenie podlegało, jako usługa, opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Zatem przez pojęcie świadczenia usług należy rozumieć przede wszystkim określone zachowanie się podatnika na rzecz innego podmiotu, które wynika z dwustronnego stosunku zobowiązaniowego, zakładającego istnienie podmiotu będącego odbiorcą (nabywcą usługi), jak również podmiotu świadczącego usługę. Przy czym, o ile dane zachowanie podatnika mieści się w ustawowej definicji świadczenia usług, to – co do zasady – niezbędnym elementem do uznania tego zachowania za czynność podlegającą opodatkowaniu jest spełnienie przesłanki odpłatności.

Odpłatność oznacza wykonanie czynności (dostawy towarów oraz świadczenia usług) za wynagrodzeniem. W znaczeniu potocznym wynagrodzenie to zapłata za pracę, należność. Natomiast odpłatny to taki, który wymaga zapłacenia, zwrotu kosztów, płatny.

Pod pojęciem odpłatności świadczenia usług rozumieć należy prawo podmiotu sprzedającego towar lub świadczącego usługę do żądania od nabywcy towaru, odbiorcy usługi lub osoby trzeciej zapłaty ceny lub ekwiwalentu (m.in. w postaci świadczenia wzajemnego).

Zatem, aby dana czynność (usługa) podlegała opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług musi istnieć bezpośredni związek o charakterze przyczynowym, pomiędzy świadczoną usługą a otrzymanym świadczeniem wzajemnym, w ten sposób, że zapłacone kwoty stanowią rzeczywiste wynagrodzenie za wyodrębnioną usługę świadczoną w ramach stosunku prawnego lub dochodzi do wymiany świadczeń wzajemnych. Otrzymana zapłata powinna być konsekwencją wykonania świadczenia. Wynagrodzenie musi być należne za wykonanie tego świadczenia.

Zgodnie z art. 8 ust. 2a ustawy:

Przepis ten jest źródłem praw i obowiązków podatników w odniesieniu do świadczeń określanych mianem „odsprzedaży” lub „refakturowania” usług. W związku z tym należy stwierdzić, że nabycie usług oraz ich późniejsza odsprzedaż (z marżą czy bez) powinny być zawsze traktowane jako dwie odrębne transakcje usługowe.

Powyższy przepis jest odpowiednikiem art. 28 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 347 s. 1 ze zm.), zwanej dalej Dyrektywą 2006/112/WE Rady, który stanowi, że:

W przypadku, kiedy podatnik działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że podatnik ten nabył i wyświadczył te usługi.

Oznacza to, że podmiot świadczący (sprzedający) daną usługę nabytą we własnym imieniu, lecz na rzecz osoby trzeciej traktowany jest najpierw jako usługobiorca, a następnie jako usługodawca tej samej usługi. Przeniesienie ciężaru kosztów na inną osobę, nie może być zatem w żaden inny sposób potraktowane niż jako świadczenie usługi w tym samym zakresie.

Przepis ten reguluje zatem takie sytuacje, kiedy podatnik działając we własnym imieniu zawiera umowę, na podstawie której zobowiązuje się do zrealizowania pewnego świadczenia, jednak faktycznie świadczenie to realizowane jest przez podmiot trzeci.

W takim przypadku, gdy podmiot nabywa usługę, a następnie odsprzedaje ją kontrahentowi w tzw. „stanie nieprzetworzonym”, uznawany jest za podatnika, który usługę taką świadczy. Świadczenie takich usług powinno zostać opodatkowane podatkiem od towarów i usług według stawki właściwej dla danego rodzaju usług.

Wskazać należy, że nie każda czynność, która stanowi dostawę towarów w rozumieniu art. 7 ustawy, bądź świadczenie usług w rozumieniu art. 8 ustawy podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Określona czynność będzie opodatkowana podatkiem VAT, jeśli zostanie wykonana przez podatnika, a więc osobę prowadzącą działalność gospodarczą w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy:

Ponadto, stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy:

W myśl art. 106b ust. 2 ustawy:

Faktury są dokumentami potwierdzającymi rzeczywiste transakcje gospodarcze dokonywane przez podatnika. Faktura pełni szczególną rolę dowodową w prawidłowym wymiarze podatku od towarów i usług, dlatego też niezwykle istotne jest prawidłowe oznaczenie wszystkich elementów faktury, które zostały wskazane w treści art. 106e ust. 1 ustawy, w tym m.in.:

Należy podkreślić, że celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział.

Faktury są dokumentem o charakterze sformalizowanym. Zatem, co do zasady, faktury muszą być wystawione zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. Prawidłowość materialnoprawna faktury zachodzi, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze. Oznacza to, że nie można uznać za prawidłową fakturę, gdy sprzecznie z jej treścią wskazuje ona zdarzenie gospodarcze, które w ogóle nie zaistniało bądź zaistniało w innych rozmiarach albo między innymi podmiotami. Faktura potwierdza zaistniałe zdarzenia gospodarcze, a jej elementy formalne – wymagane przez art. 106e ust. 1 ustawy – mają wyłącznie znaczenie dowodowe. Jedynie braki merytoryczne faktury mogą wywołać skutek materialny w postaci zmian w przedmiocie lub podstawie opodatkowania, a także doprowadzić do niewłaściwego określenia wysokości podatku.

Z powyższego wynika zatem, że faktury są dokumentami potwierdzającymi rzeczywiste transakcje gospodarcze dokonywane przez podatnika. Faktura pełni szczególną rolę dowodową w prawidłowym wymiarze podatku od towarów i usług, dlatego też niezwykle istotne jest prawidłowe oznaczenie wszystkich jej elementów, w szczególności w części dotyczących danych obligatoryjnych umieszczonych na fakturze.

Ponadto, wskazać należy, że na mocy art. 2 pkt 22 ustawy:

Jak wynika z przywołanych wyżej przepisów – co do zasady – podatnik VAT jest zobowiązany wystawiać fakturę dokumentującą sprzedaż towarów i usług na rzecz innego podatnika. Generalnie ustawodawca nie nakłada na podatników obowiązku wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż zwolnioną od podatku na podstawie przepisów ustawy lub rozporządzeń wykonawczych do niej oraz sprzedaż realizowaną na rzecz podmiotów niebędących podatnikami VAT. Jednakże nie ma przeszkód, aby w powyższych sytuacjach podatnik wystawiał fakturę.

Zgodnie z Państwa wskazaniem, są Państwo zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku VAT i prowadzą Państwo działalność polegającą na zarządzaniu i administrowaniu zasobami mieszkaniowymi oraz lokalami użytkowymi stanowiącymi Państwa własność lub współwłasność.

Do grudnia 2024 r. zarządzali Państwo łącznie szesnastoma nieruchomościami, jednakże w czterech z nich w latach 2003, 2009, 2016 i 2023 nastąpiło wyodrębnienie ostatniego lokalu. Czterem wspólnotom zostały nadane numery REGON 15 stycznia 2025 r. Dla trzech wspólnot zostały nadane numery NIP w lutym 2025 r., a jedna wspólnota dokonała wyboru sposobu wykonywania zarządu częścią wspólną nieruchomości dopiero 31 marca 2025 r., w związku z czym w okresie 1 marca 2025 r. nie posiadała numeru NIP.

Po Państwa stronie powstał obowiązek dokonania rozliczeń w zakresie obsługi przedmiotowych nieruchomości za lata 2020-2024. Planują Państwo dokonać refaktury kosztów obsługi nieruchomości, a dotyczących m.in.:

• opłat administracyjnych np. za zajęcie pasa drogowego na umieszczenie urządzeń infrastruktury budynku (przyłącze wodociągowe i kanalizacji sanitarnej i deszczowej);
• badań UDT, znaczków pocztowych lub usług świadczonych przez podmioty zwolnione z podatku od towarów i usług na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT;
• opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi nabywanymi od podmiotów publicznych niestosujących obciążenia podatkiem VAT w ramach wzajemnych rozliczeń z Podatnikiem;
• opłat skarbowych od pełnomocnictw urzędowych;
• opłat bankowych (za prowadzenie rachunków bankowych oraz prowizji z tytułu przelewów);
• opłat za polisy ubezpieczenia majątkowego nieruchomości.

Państwa wątpliwości w sprawie dotyczą m.in. sposobu dokumentowania przenoszenia na rzecz nowo wyodrębnionych wspólnot mieszkaniowych kosztów UDT, opłat administracyjnych np. za zajęcie pasa drogowego, opłat za gospodarowanie odpadami, opłat z tyt. znaczków pocztowych, opłat skarbowych z tyt. pełnomocnictw urzędowych, kosztów związanych z opłatami bankowymi i kosztów związanych z polisą ubezpieczenia majątkowego nieruchomości.

Celem tzw. „refakturowania” jest przeniesienie poniesionych kosztów przez jeden podmiot na inny podmiot, który z danych usług/towarów faktycznie korzystał, pomimo że podmiot odsprzedający danej usługi/towaru nie wykonał. Tzw. „refaktura” jest więc zwykłą fakturą wystawioną przez podmiot pośredniczący pomiędzy właściwym sprzedawcą, a rzeczywistym nabywcą. Dotyczy to sytuacji, w której podatnik kupuje usługę (towar), a następnie „w stanie nieprzetworzonym” odsprzedaje ją swojemu kontrahentowi.

Biorąc powyższe pod uwagę stwierdzić należy, że tzw. „refaktura” dokumentuje odsprzedaż zakupionych wcześniej towarów lub usług, a czynność taka podlega opodatkowaniu według stawek właściwych dla odsprzedawanych towarów lub usług.

Oznacza to, że podmiot świadczący (sprzedający) daną usługę (nabyty towar), nabytą we własnym imieniu, lecz na rzecz osoby trzeciej traktowany jest najpierw jako kupujący, a następnie jako sprzedawca. Przeniesienie ciężaru kosztów na inną osobę, nie może być zatem w żaden inny sposób potraktowane niż jako świadczenie usługi/dostawa towaru w tym samym zakresie. Zatem, konsekwencją uznania podatnika biorącego udział w odsprzedaży usługi/towaru za sprzedającego, jest wystawienie przez niego faktury dokumentującej wyświadczenie tej usługi/dostarczenie towaru.

W świetle powyższego należy przyjąć, iż nawet jeśli podmiot faktycznie nie świadczy usługi/nie dostarcza towaru (osobiście nie wykonuje czynności), jednakże pośrednio bierze udział w tej czynności (czego nie należy utożsamiać z pośrednictwem w jej dokonaniu) – a jego udział przejawia się w odsprzedaży – to dla potrzeb podatku VAT, takie zachowanie jest traktowane na równi ze świadczeniem konkretnej usługi/dostawy towaru. Podmiot ten staje się zatem podatnikiem podatku VAT ze wszystkimi wynikającymi z tego konsekwencjami, tj. w szczególności powinien opodatkować tę usługę według zasad dla niej przewidzianych oraz udokumentować fakturami.

Przenosząc na wspólnoty mieszkaniowe koszty badań UDT wystąpi tzw. fikcja prawna przewidziana w art. 8 ust. 2a ustawy, w świetle której występują Państwo w roli odsprzedającego przedmiotowe usługi nabyte we własnym imieniu, lecz na rzecz wspólnot mieszkaniowych. Zatem, na gruncie ustawy, są Państwo traktowani najpierw jako usługobiorca, a następnie jako usługodawca tych samych usług, za które to usługi będą Państwo obciążać wspólnoty mieszkaniowe wystawiając na ich rzecz faktury ze stawką właściwą dla danego rodzaju świadczenia.

Tym samym, skoro nabywali Państwo przedmiotowe usługi od usługodawców na rzecz wspólnot mieszkaniowych, to mimo tego, że to nie Państwo świadczyli bezpośrednio ww. usługi, to przy przenoszeniu kosztów na wspólnoty mieszkaniowe są Państwo traktowani jakby to Państwo te usługi świadczyli na rzecz tych wspólnot.

Należy w tym miejscu wskazać, że w myśl art. 15 ust. 6 ustawy:

Wyłączenie organów władzy publicznej i urzędów obsługujących te organy z kategorii podatników podatku od towarów i usług ma charakter wyłącznie podmiotowo-przedmiotowy.

W celu skorzystania przez ww. podmioty z wyłączenia z opodatkowania konieczne jest spełnienie dwóch warunków:

• czynności - co do zasady podlegające opodatkowaniu - muszą być wykonane przez ściśle określone podmioty,
• ponadto czynności te muszą być wykonywane w ramach sprawowanego przez te podmioty władztwa publicznego.

W przedmiotowej sprawie nie ma zastosowania przepis art. 15 ust. 6 ustawy, bowiem w niniejszej sprawie istotą problemu nie jest kwestia podlegania opodatkowaniu podatkiem VAT usługi wykonania badań technicznych przez UDT. W niniejszej sprawie przedmiotem interpretacji jest bowiem kwestia obciążenia wspólnot mieszkaniowych kosztami tych badań technicznych, które Państwo ponieśli.

W przypadku przenoszenia przez Państwa na rzecz wspólnot mieszkaniowych kosztów badań technicznych urządzeń zrealizowanych pierwotnie przez Urząd Dozoru Technicznego, usługi te nie korzystają ze zwolnienia od podatku VAT.

Zatem, konsekwencją uznania Państwa – biorącego udział w odsprzedaży przedmiotowych usług w zakresie badań UDT – za świadczącego te usługi, istnieje obowiązek wystawienia przez Państwa faktur dokumentujących wyświadczenie tych usług na rzecz wspólnot mieszkaniowych. Odsprzedaż na rzecz wspólnot mieszkaniowych ww. usług powinni Państwo fakturować jako usługi opodatkowane właściwą dla tych usług stawką VAT.

Tym samym, Państwa stanowisko do pytania nr 1 jest prawidłowe.

Odnosząc się natomiast do kwestii przenoszenia na rzecz wspólnot mieszkaniowych opłat administracyjnych np. za zajęcie pasa drogowego, należy wyjaśnić, iż zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 889):

Jak stanowi ust. 2 art. 19 ww. ustawy:

Na podstawie art. 40 ust. 1 ww. ustawy:

Przepis art. 40 ust. 2 wskazuje, iż:

Natomiast zgodnie z art. 40 ust. 3 ww. ustawy:

Artykuł 40 ust. 11 ww. ustawy stanowi, iż:

Z powyższego wynika, że zarówno udzielenie zezwolenia na zajęcie pasa drogowego, jak i naliczenie opłat za jego zajęcie, stanowią czynności urzędowe wykonywane przez organy administracji publicznej (organ administracji rządowej lub jednostki samorządu terytorialnego) w drodze decyzji administracyjnej.

W przypadku przenoszenia opłat administracyjnych na wspólnoty mieszkaniowe należy zauważyć, że nie są Państwo organem władzy publicznej, tym samym nie może mieć zastosowania art. 15 ust. 6 ustawy.

Przeniesienie opłat administracyjnych przez Państwa na rzecz wspólnot mieszkaniowych jest świadczeniem, za które pobierają Państwo kwotę należną w wysokości równej kwocie zapłaconej przez Państwa opłaty, której wysokość została ustalona w drodze decyzji administracyjnej.

Obciążając wspólnoty mieszkaniowe kosztami opłat administracyjnych, np. za zajęcie pasa drogowego, przenoszą Państwo na wspólnoty poniesiony przez siebie wydatek. Skoro wspólnoty mieszkaniowe zobowiązane zostały do zwrotu kosztów ponoszonych przez Państwa w zakresie opłat administracyjnych, to występując z wnioskiem o zezwolenie na zajęcie pasa drogowego działali Państwo na rzecz wspólnot mieszkaniowych.

Pomiędzy Państwem a wspólnotami mieszkaniowymi istnieje zatem więź o charakterze zobowiązaniowym, która na gruncie ustawy o podatku od towarów i usług stanowi świadczenie usług za wynagrodzeniem, o których mowa w art. 8 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Podjęli bowiem Państwo określone działania, za które zostaną Państwo wynagrodzeni w wysokości kwoty opłaty za wydanie zezwolenia na zajęcie pasa drogowego, które to wynagrodzenie zostanie wypłacone przez wspólnoty mieszkaniowe. Opłata, o której mowa w niniejszym wniosku jest wynagrodzeniem za świadczone usługi, które podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, stosownie do art. 5 ust. 1 ustawy. Kwota otrzymana przez Państwa będąca równowartością poniesionej opłaty administracyjnej stanowi wynagrodzenie za świadczoną przez Państwa na rzecz wspólnot mieszkaniowych usługę. Natomiast wspólnoty mieszkaniowe stają się niewątpliwie beneficjentem tej czynności, jest bezpośrednim jej konsumentem, odbiorcą świadczenia odnoszącym korzyść o charakterze majątkowym. A zatem zapłatę dokonaną przez wspólnoty mieszkaniowe na rzecz Państwa będącą równowartością kwoty opłaty za zajęcie pasa drogowego, należy uznać za wynagrodzenie w zamian za podjęte przez Państwa czynności celem uzyskania przedmiotowego zezwolenia.

Tym samym, świadczyć będą Państwo na rzecz wspólnot mieszkaniowych usługę polegającą na przeniesieniu opłaty i prawa do zajęcia pasa drogowego, którą należy udokumentować fakturą.

Państwa stanowisko do pytania nr 2 jest zatem nieprawidłowe.

Przedmiotem Państwa wątpliwości jest następnie kwestia opodatkowania podatkiem od towarów i usług przeniesienia na wspólnoty mieszkaniowe opłat za gospodarowanie odpadami.

W odniesieniu do niniejszych wątpliwości wskazać należy, że kwestie opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi reguluje ustawa z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (t. j. Dz. U z 2025 r. poz. 733), zwana dalej ustawą o utrzymaniu czystości i porządku w gminach.

Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach:

W myśl art. 5 ust. 1 pkt 3 ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach:

Stosownie do art. 5 ust. 1 pkt 3b ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach:

Na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 4 ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach:

Jak stanowi art. 2 ust. 3 ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach:

Zgodnie z art. 6c ust. 1 i ust. 2 ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach:

W myśl art. 6h ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach:

Na podstawie art. 6m ust. 1 ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach:

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązek deklarowania i uiszczania na rzecz gminy opłat za wywóz nieczystości co do zasady ciąży na właścicielu nieruchomości, za którego – zgodnie z definicją zawartą w art. 2 ust. 1 pkt 4, w związku z art. 2 ust. 3 ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach – uznaje się również m.in. współwłaścicieli, podmioty posiadające nieruchomości w zarządzie oraz inne podmioty władające nieruchomością oraz wspólnoty mieszkaniowe.

Z uwagi na powyższe przepisy należy stwierdzić, że w przypadku budynków wielolokalowych, w których został wybrany zarząd lub zarząd tą nieruchomością został powierzony osobie fizycznej albo prawnej (zarządcy), to na nich spoczywa obowiązek wniesienia w imieniu właścicieli lokali na rzecz gminy opłaty z tytułu wywozu odpadów. Spełnienie tego obowiązku nie oznacza jednak, że zarząd lub też zarządca świadczą lub uczestniczą w świadczeniu na rzecz właścicieli lokali znajdujących się w danej nieruchomości usług w zakresie wywozu odpadów. Oznacza to, że pobierane od właścicieli nieruchomości środki, w części przeznaczonej na wniesienie przedmiotowej opłaty na rzecz gminy, nie stanowią wynagrodzenia za świadczenie usług (w szczególności usług świadczonych przez zarząd lub zarządcę na rzecz właścicieli lokali) i nie są obciążone podatkiem od towarów i usług.

Zatem opłaty, które będą Państwo pobierać od wspólnot mieszkaniowych z tytułu wywozu odpadów, nie podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Tym samym stwierdzić należy, że w analizowanym przypadku pobierane przez Państwa od wspólnot mieszkaniowych opłaty za gospodarowanie odpadami nie podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Wobec tego, w związku z otrzymaniem od wspólnot mieszkaniowych zwrotu opłat za gospodarowanie odpadami, nie będą Państwo zobowiązani do wystawienia faktury.

Z kolei na gruncie przepisów dotyczących podatku od towarów i usług brak jest przeciwwskazań do wystawienia przez Państwa na rzecz wspólnot mieszkaniowych noty księgowej. Należy jednak zauważyć, że nota księgowa nie jest dokumentem przewidzianym przepisami o podatku od towarów i usług i jako taka nie jest objęta regulacją tych przepisów.

Tym samym, Państwa stanowisko do pytania nr 3 jest prawidłowe.

Państwa wątpliwości dotyczą również tego, czy w przypadku przenoszenia na rzecz nowo wyodrębnionych wspólnot mieszkaniowych:

• opłat z tyt. znaczków pocztowych,
• opłat skarbowych z tyt. pełnomocnictw urzędowych,
• kosztów związanych z opłatami bankowymi,
• kosztów związanych z polisą ubezpieczenia majątkowego nieruchomości,

powinni Państwo dokumentować te opłaty notą księgową jako niepodlegające opodatkowaniu podatkiem VAT zgodnie z art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy.

W kwestii ustalenia podstawy opodatkowania należy przywołać art. 29a ust. 1 ustawy, zgodnie z którym:

Z przepisu art. 29a ust. 6 ustawy wynika, że:

Z kolei art. 29a ust. 7 ustawy wskazuje, że:

Należy podkreślić, że ostatni element wymieniony w art. 29a ust. 7 stanowi implementację art. 79 Dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 347 s. 1 ze zm.), zwanej dalej Dyrektywą 2006/112/WE Rady, zgodnie z którym:

Z przytoczonej regulacji art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy wynika, że wyłączeniu z podstawy opodatkowania podlegają kwoty otrzymane przez podatnika od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot wydatków poniesionych w imieniu i na rachunek nabywcy lub usługobiorcy. Należy jednak zaznaczyć, że otrzymany przez podatnika zwrot wydatków poniesionych na rzecz zleceniodawcy nie stanowi podstawy opodatkowania podatkiem VAT wówczas, gdy podatnik dysponuje dowodami dokumentującymi rzeczywiste kwoty poniesionych kosztów oraz ww. dowody zostały wystawione na nabywcę (usługobiorcę), w którego imieniu i na rzecz którego poniesione zostały te wydatki.

Podstawowym warunkiem zastosowania wyłączenia określonego w art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy jest działanie podatnika w imieniu i na rachunek nabywcy lub usługobiorcy.

Zgodnie z Państwa wskazaniem, będą Państwo przenosić na rzecz nowo wyodrębnionych wspólnot mieszkaniowych:

• opłaty z tytułu znaczków pocztowych,
• opłaty skarbowe z tyt. pełnomocnictw urzędowych,
• opłaty bankowe,
• koszty związane z polisami ubezpieczenia majątkowego nieruchomości.

Z treści przepisu art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy o VAT wynika, że podstawa opodatkowania nie obejmuje kwot otrzymanych od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot udokumentowanych wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy i ujmowanych przejściowo przez podatnika w prowadzonej przez niego ewidencji na potrzeby podatku. Przepis ten stanowi implementację art. 79 lit. c) Dyrektywy 2006/112/WE Rady, w myśl którego podstawa opodatkowania nie obejmuje kwot otrzymanych przez podatnika od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy, a zaksięgowanych przez podatnika na koncie przejściowym.

Podstawowym warunkiem zastosowania wyłączenia określonego w art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy o VAT jest działanie podatnika w imieniu i na rachunek usługobiorcy. W tej sytuacji usługodawca „niejako” reguluje płatność „za usługobiorcę”, a otrzymane przez niego od usługobiorcy środki pieniężne na pokrycie opłat uiszczanych w imieniu i na rzecz usługobiorcy, nie stanowią wynagrodzenia z tytułu czynności podlegającej opodatkowaniu VAT. Zwrot tego typu kosztów na rzecz usługodawcy nie powoduje konsekwencji w zakresie podatku VAT, gdyż nie stanowi on wynagrodzenia z tytułu wykonania czynności objętej VAT. Natomiast jeżeli podatnik działa we własnym imieniu, lecz na rachunek swojego klienta (usługobiorcy), to przepis ten nie znajduje zastosowania.

Kolejną przesłanką, którą powinien spełnić podatnik, aby skorzystać z instytucji zwrotu poniesionych wydatków, do której odnosi się art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy o VAT, jest ujęcie tych wydatków przejściowo w prowadzonej ewidencji dla potrzeb rozliczenia podatku VAT. Istotne jest bowiem, aby wydatki niewchodzące do podstawy opodatkowania VAT były w ewidencji wyodrębnione (wyróżnione).

Następnym warunkiem wynikającym z ww. przepisu jest udokumentowanie wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz usługobiorcy. Aby otrzymane przez usługodawcę od usługobiorcy środki pieniężne nie stanowiły elementu podstawy opodatkowania, to usługodawca powinien dysponować dowodami dokumentującymi rzeczywiste kwoty poniesionych kosztów w imieniu i na rzecz swoich usługobiorców.

W konsekwencji spełnienie przez podatnika warunków wynikających z art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy o VAT skutkuje nieujmowaniem w podstawie opodatkowania VAT przedmiotowych wydatków.

Jednak do zastosowania tej regulacji prawnej (zarówno krajowej jak i unijnej) niezbędne jest poniesienie przez podatnika wydatków w imieniu i na rzecz usługobiorcy (zaksięgowanych na koncie przejściowym).

Taka okoliczność ma miejsce w przedstawionym opisie sprawy, bowiem ww. opłaty zostały ujęte przejściowo w prowadzonej ewidencji dla potrzeb rozliczenia podatku od towarów i usług.

Zatem, zwrot przez wspólnoty mieszkaniowe na Państwa rzecz opłat z tytułu znaczków pocztowych, opłat skarbowych z tyt. pełnomocnictw urzędowych, opłat bankowych oraz kosztów związanych z polisami ubezpieczenia majątkowego nieruchomości poniesionych przez Państwa nie będzie stanowił elementu Państwa wynagrodzenia i nie będzie wliczany do podstawy opodatkowania podatkiem VAT.

W konsekwencji zwrot ww. opłat nie będzie podlegał opodatkowaniu podatkiem VAT oraz nie będzie zwiększał podstawy opodatkowania Państwa wynagrodzenia z tytułu świadczonych usług na rzecz wspólnot mieszkaniowych. Tym samym, brak jest podstaw do dokumentowania tych czynności na fakturze, ponieważ – jak wynika z powołanego wyżej przepisu z art. 106b ust. 1 ustawy – faktury są dowodami dokumentującymi sprzedaż. Brak jest natomiast przeciwwskazań na gruncie przepisów dotyczących podatku VAT dla dokumentowania zwrotu ww. opłat notą księgową pozostającą bez wpływu na rozliczenia podatku VAT. Wobec tego, nota księgowa będzie dokumentem, który w świetle regulacji prawnych umożliwi udokumentowanie opisanych rozliczeń.

Zatem Państwa stanowisko do pytań nr 4, 5, 9 i 10 jest prawidłowe.

Państwa wątpliwości dotyczą następnie możliwości zastosowania zwolnienia od podatku VAT do usługi zarządzania częścią nieruchomości wspólnej.

Zgodnie z art. 5a ustawy:

Dla prawidłowego określenia wysokości stawki podatku od towarów i usług od czynności, których przedmiotem są poszczególne towary i usługi, ustawodawca odsyła częstokroć do klasyfikacji statystycznych wydanych na podstawie przepisów o statystyce publicznej, powołując w przepisach dotyczących obniżonych stawek podatku, zwolnień od podatku oraz w załącznikach do ustawy symbole PKWiU.

Wskazać należy, że w myśl § 1 rozporządzenia Rady Ministrów z 4 września 2015 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU) (t. j. Dz. U. z 2015 r. poz. 1676 ze zm.):

Jednocześnie zwrócić należy uwagę, że to podatnik jest zobowiązany do prawidłowego określenia przedmiotu opodatkowania, co wiąże się z prawidłowym zdefiniowaniem i zaklasyfikowaniem wykonywanych czynności.

Zarówno w treści ustawy, jak i w przepisach wykonawczych do ustawy, ustawodawca przewidział opodatkowanie niektórych czynności stawkami obniżonymi bądź zwolnienie od podatku.

Zastosowanie zwolnienia od podatku, jako odstępstwo od zasady powszechności i równości opodatkowania, możliwe jest jedynie w przypadku wykonywania czynności ściśle określonych w ustawie oraz w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie jej upoważnienia.

Stosownie do § 3 ust. 1 pkt 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 832 ze zm.), zwanego dalej rozporządzeniem:

Należy przy tym zaznaczyć, że zgodnie z art. 2 pkt 30 ustawy:

Umieszczenie tego dopisku przy konkretnym symbolu statystycznym ma na celu zawężenie stosowania zwolnienia, obniżonej stawki podatku lub wyłączenia tylko do towarów lub usług należących do wymienionego grupowania statystycznego, spełniających określone warunki sprecyzowane przez ustawodawcę w rubryce - nazwa towaru lub usługi. Wynikająca z konkretnego załącznika stawka VAT, zwolnienie, bądź wyłączenie, dotyczy wyłącznie danego towaru lub danej usługi z danego grupowania - konkretnego towaru lub konkretnej usługi wymienionej obok symbolu PKWiU.

Z § 3 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia jednoznacznie wynika, że elementem warunkującym prawo do skorzystania ze zwolnienia od podatku od towarów i usług dla czynności zarządzania nieruchomościami, jest charakter oraz przeznaczenie nieruchomości, w odniesieniu do której usługa ta jest świadczona.

Wobec tego należy wskazać, że zwolnieniem od podatku od towarów i usług objęte są jedynie te usługi zarządzania nieruchomościami, które mieszczą się w grupowaniach PKWiU wymienionych w przywołanym wyżej przepisie § 3 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia, a więc dotyczą nieruchomości mieszkalnych i są świadczone na zlecenie, a jednocześnie nie są usługami w zakresie wyceny nieruchomości mieszkalnych.

W związku z tym, zastosowanie zwolnienia od podatku na mocy § 3 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia, uzależnione jest od mieszkalnego charakteru całej zarządzanej nieruchomości, nie zaś od przeznaczenia poszczególnych, znajdujących się w niej lokali. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy zarządzanie odnosi się nie do nieruchomości jako całości, ale do pojedynczego lokalu znajdującego się w tej nieruchomości. W tej sytuacji bowiem, taki pojedynczy lokal należy traktować jak odrębną nieruchomość.

Odpowiednia kwalifikacja wykonywanych usług, a tym samym zaklasyfikowanie do odpowiedniego grupowania PKWiU jest podstawą prawidłowego zastosowania ww. zwolnienia.

Należy wskazać, że w dziale 68 Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług znajdują się usługi związane z obsługą nieruchomości. Dział ten ma swoje umiejscowienie w sekcji L, która obejmuje:

• kupno i sprzedaż nieruchomości na własny rachunek,
• wynajem i obsługa nieruchomości własnych lub dzierżawionych,
• usługi agencji nieruchomości, usługi zarządzania nieruchomościami świadczone na zlecenie (włączając usługi w zakresie wyceny).

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie definiują pojęcia „nieruchomość mieszkalna”, w tym zakresie należy zatem powołać się na definicję zawartą w Polskiej Klasyfikacji Obiektów Budowlanych (PKOB).

W świetle Polskiej Klasyfikacji Obiektów Budowlanych, budynki dzielą się na mieszkalne i niemieszkalne. Budynki mieszkalne według PKOB, to obiekty budowlane, których co najmniej połowa całkowitej powierzchni użytkowej jest wykorzystywana do celów mieszkalnych, natomiast w przypadkach, gdy proporcja powierzchni wykorzystywanej na cele mieszkalne jest mniejsza, budynek klasyfikowany jest jako niemieszkalny (rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Obiektów Budowlanych - Dz. U. Nr 112, poz. 1316 ze zm.).

Art. 2 pkt 12 ustawy zawiera definicję obiektów budownictwa mieszkaniowego, zgodnie z którą:

Zgodnie z ww. rozporządzeniem w sprawie PKOB, stanowiącym usystematyzowany wykaz obiektów budowlanych, w dziale 11 mieszczą się budynki mieszkalne. Dział ten obejmuje grupy budynków:

1)  w grupie 111:

• w klasie 1110 – budynki mieszkalne jednorodzinne. Klasa obejmuje: samodzielne budynki takie jak: pawilony, wille, domki wypoczynkowe, leśniczówki, domy mieszkalne w gospodarstwach rolnych, rezydencje wiejskie, domy letnie itp., domy bliźniacze lub szeregowe, w których każde mieszkanie ma swoje własne wejście z poziomu gruntu. Klasa nie obejmuje: budynków gospodarstw rolnych (1271), budynków o dwóch mieszkaniach (1121), budynków o trzech i więcej mieszkaniach (1122),

2)  w grupie 112:

• w klasie 1121 – budynki o dwóch mieszkaniach i wielomieszkaniowe. Klasa obejmuje: budynki samodzielne, domy bliźniacze lub szeregowe o dwóch mieszkaniach,
• w klasie 1122 – budynki o trzech i więcej mieszkaniach. Klasa obejmuje: budynki mieszkalne pozostałe, takie jak: budynki mieszkalne o trzech i więcej mieszkaniach. Klasa nie obejmuje: budynków zbiorowego zamieszkania (1130), hoteli (1211), schronisk młodzieżowych, domków kempingowych, domów wypoczynkowych (1212),

3)  w grupie 113:

• w klasie 1130 – budynki zbiorowego zamieszkania. Klasa obejmuje: budynki zbiorowego zamieszkania, w tym domy mieszkalne dla ludzi starszych, studentów, dzieci i innych grup społecznych, np.: domy opieki społecznej, hotele robotnicze, internaty i bursy szkolne, domy studenckie, domy dziecka, domy dla bezdomnych itp., budynki mieszkalne na terenie koszar, zakładów karnych i poprawczych, aresztów śledczych, budynki rezydencji prezydenckich i biskupich. Klasa nie obejmuje: szpitali, klinik i budynków instytucji z opieką medyczną (lekarską lub pielęgniarską) (1264), zabudowań koszarowych (1274).

Zatem, jeżeli przedmiotem zarządzania jest cały budynek mieszkalny, nawet jeżeli znajduje się w nim np. garaż wielostanowiskowy lub inne lokale użytkowe, czynność ta podlega zwolnieniu zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 3 cyt. wyżej rozporządzenia z dnia 20 grudnia 2013 r. Natomiast jeżeli usługa zarządzania dotyczy wyłącznie określonych części nieruchomości mieszkalnej, przy czym części te nie mają charakteru mieszkalnego, wówczas taka usługa zarządzania podlega opodatkowaniu według stawki podatku VAT odpowiedniej dla przedmiotu świadczonej usługi.

Kwestie zarządzania nieruchomościami zostały uregulowane w ustawie z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1145).

Stosownie do art. 185 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami:

Na podstawie art. 184b ustawy o gospodarce nieruchomościami:

Z opisu sprawy wynika, że w sposób bezumowny zarządzali Państwo częścią nieruchomości wspólnej. Symbole Kodów PKWiU, które wykonywali Państwo w ramach realizowanych usług zarządzania częścią nieruchomości wspólnej to:

a)  68.32,

b)  68.32.1,

c)  68.32.11,

d)  68.32.11.0,

e)  68.32.12,

f)   68.32.12.0,

g)  68.32.13,

h)  68.32.13.0.

Budynki, w których świadczyli Państwo ww. usługi zarządzania mieszczą się pod symbolem PKOB 1122.

W ramach wykonywanych usług zarządzania częścią nieruchomości wspólnej świadczyli Państwo następujące usługi:

a)  Obsługi technicznej budynku,

b)  Utrzymanie porządku i czystości,

c)  Dozór i nadzór użytkowy (nie dotyczy ochrony osób i mienia),

d)  Obsługę administracyjno-informacyjną,

e)  Koordynację prac zewnętrznych,

f)   Czynności sezonowe,

g)  Obsługę finansowo-księgową.

Świadczyli Państwo też takie usługi, jak:

a)  Usługi sprzątania;

b)  Usługi konserwacji;

c)  Usługi usuwania śmieci;

d)  Usługi związane z obsługą nieruchomości sklasyfikowane odpowiednio pod kodem PKWiU 81.10.10.0.

W perspektywie najbliższych kilku miesięcy planują Państwo zawrzeć porozumienia z poszczególnymi wspólnotami mieszkaniowymi, które potwierdzą, że pełnili Państwo zarząd nad wyodrębnionymi wspólnotami mieszkaniowymi w ramach czynności zwykłego zarządu.

Państwa wątpliwości dotyczą możliwości zastosowania zwolnienia od podatku VAT do przedmiotowej usługi zarządzania częścią nieruchomości wspólnej na podstawie art. § 3 ust. 1 pkt 3 ww. rozporządzenia w przypadku:

• zawarcia w przyszłości porozumień potwierdzających zarząd nad wyodrębnionymi wspólnotami mieszkaniowymi za lata 2020-2024,
• braku zawarcia w przyszłości porozumień potwierdzających zarząd nad wyodrębnionymi wspólnotami mieszkaniowymi za lata 2020-2024.

Z § 3 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia jednoznacznie wynika, że elementem warunkującym prawo do skorzystania ze zwolnienia od podatku od towarów i usług dla czynności zarządzania nieruchomościami, jest charakter oraz przeznaczenie nieruchomości, w odniesieniu do której usługa ta jest świadczona.

Wobec tego należy wskazać, że zwolnieniem od podatku od towarów i usług objęte są jedynie te usługi zarządzania nieruchomościami, które mieszczą się w grupowaniach PKWiU wymienionych w przywołanym wyżej przepisie § 3 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia, a więc dotyczą nieruchomości mieszkalnych i są świadczone na zlecenie, a jednocześnie nie są usługami w zakresie wyceny nieruchomości mieszkalnych.

Dla rozstrzygnięcia kwestii opodatkowania (zwolnienia z VAT) świadczonych przez Państwa usług w ramach zawartych z kontrahentami umów o zarządzanie nieruchomościami, zasadniczym jest określenie charakteru wskazanych we wniosku czynności - czy poszczególne czynności są czynnościami samoistnymi, czy też są to czynności składające się na usługę kompleksową.

Aby móc wskazać, że dana usługa jest usługą złożoną (kompleksową), winna się ona składać z różnych świadczeń, których realizacja prowadzi do jednego celu. Na usługę złożoną składa się więc kombinacja różnych czynności prowadzących do realizacji określonego celu - do wykonania świadczenia głównego, na które składają się różne świadczenia pomocnicze. Natomiast usługę należy uznać za pomocniczą, jeśli nie stanowi ona celu samego w sobie, lecz jest środkiem do pełnego zrealizowania lub wykorzystania usługi zasadniczej. Pojedyncza usługa traktowana jest zatem jak element usługi kompleksowej wówczas, gdy cel świadczenia usługi pomocniczej jest zdeterminowany przez usługę główną oraz nie można wykonać lub wykorzystać usługi głównej bez usługi pomocniczej.

Co do zasady, każde świadczenie dla celów opodatkowania podatkiem od towarów i usług powinno być traktowane jako odrębne i niezależne, jednak w sytuacji, gdy jedna usługa obejmuje z ekonomicznego punktu widzenia kilka świadczeń, usługa ta nie powinna być sztucznie dzielona dla celów podatkowych. Zatem, z ekonomicznego punktu widzenia usługi nie powinny być dzielone dla celów podatkowych wówczas, gdy tworzyć będą jedną usługę kompleksową obejmującą kilka świadczeń pomocniczych. Jeżeli jednak w skład świadczonej usługi wchodzić będą czynności, które nie służą wyłącznie wykonaniu czynności głównej, zasadniczej, lecz mogą mieć również charakter samoistny, to wówczas nie ma podstaw dla traktowania ich jako elementu usługi kompleksowej.

Jeśli więc wykonywanych jest więcej czynności i są one ze sobą ściśle powiązane oraz stanowią całość pod względem ekonomicznym i gospodarczym, to wówczas dla potrzeb VAT należy potraktować je jako jedną czynność opodatkowaną. Skutkiem tego, świadczenie pomocnicze, co do zasady dzieli los prawny świadczenia głównego, w szczególności w zakresie momentu powstania obowiązku podatkowego, miejsca świadczenia oraz stawki podatku od towarów i usług. Tym samym, świadczeniami powiązanymi ze sobą pod względem ekonomicznym i gospodarczym będą świadczenia pomocnicze oraz świadczenia główne uzasadniające ekonomiczne istnienie świadczeń pomocniczych.

W przypadku, gdy w skład świadczonej usługi wchodzą usługi pomocnicze, czyli takie, które nie stanowią dla klienta celu samego w sobie, a są jedynie uzupełnieniem usługi głównej, opodatkowanie całego świadczenia winno nastąpić według stawki obowiązującej dla usługi zasadniczej.

Z uwagi na powyższe, jeżeli transakcja składa się z zespołu świadczeń i czynności, należy wziąć pod uwagę wszystkie okoliczności, w jakich dokonywana jest rozpatrywana transakcja. Po pierwsze więc, czy są to świadczenia odrębne, czy też jest to jedno świadczenie, a po drugie, czy w tym ostatnim przypadku to jedno świadczenie powinno zostać zakwalifikowane jako świadczenie usług.

Koncepcję opodatkowania świadczeń kompleksowych wypracował Trybunał Sprawiedliwości UE, w wydanych orzeczeniach na podstawie pierwotnie obowiązującej Szóstej Dyrektywy Rady (77/388/EWG) oraz obecnie obowiązującej Dyrektywy 2006/112/WE Rady z 28 listopada 2006 r., w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 347 z 11.12.2006, str. 1, z późn. zm.). W szczególności w wyroku w sprawie C-349/96 Card Protection Plan Ltd., Trybunał uznał, że:

W wyroku TSUE z 11 czerwca 2009 r. w sprawie C-572/07 RLRE Tellmer Property sro przeciwko Finanční ředitelství v Ústí nad Labem, Trybunał wskazał, że:

Jak wskazano powyżej, przepis § 3 ust. 1 pkt 3 ww. rozporządzenia zwalnia od podatku od towarów i usług usługi zarządzania nieruchomościami mieszkalnymi, świadczone na zlecenie, z wyłączeniem wyceny nieruchomości mieszkalnych (PKWiU ex 68.32.11.0 i PKWiU ex 68.32.12.0).

Odpowiednia kwalifikacja wykonywanych usług, a tym samym zaklasyfikowanie do odpowiedniego grupowania PKWiU jest podstawą prawidłowego zastosowania ww. zwolnienia.

W dziale 68 Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług znajdują się usługi związane z obsługą nieruchomości. Dział ten ma swoje umiejscowienie w sekcji L, która to nie obejmuje między innymi: usług związanych z utrzymaniem porządku w budynkach klienta, włączając sprzątanie wnętrz, konserwację i drobne naprawy, usuwanie śmieci, usługi ochrony, sklasyfikowanych w 81.10.10.0. Przepis § 3 ust. 1 pkt 3 ww. rozporządzenia, odwołuje się do grupowania ex 68.32.11.0 i PKWiU ex 68.32.12.0, które to zawiera się w dziale 68, co skutkuje tym, że wyłączenia zawarte w sekcji L dotyczą również tej regulacji.

Zgodnie z Państwa wskazaniem w związku z zarządzaniem częścią nieruchomości wspólnej, świadczyli Państwo takie usługi jak usługi sprzątania, usługi konserwacji, usługi usuwania śmieci oraz usługi związane z obsługą nieruchomości sklasyfikowane odpowiednio pod kodem PKWiU 81.10.10.0.

Nie ma podstaw do uznania, że ww. usługi stanowią usługi pomocnicze wobec usługi głównej, tj. usługi zarządzania nieruchomościami i dzielą los prawny świadczenia głównego. Ww. świadczenia, stosownie do zapisów działu 68 PKWiU, nie mogą korzystać ze zwolnienia od podatku VAT na podstawie § 3 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia.

W związku z powyższym należy przyjąć, że ww. czynności nie podlegają zwolnieniu od podatku na podstawie § 3 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia i należy je opodatkować według zasad właściwych dla danej usługi.

Natomiast dla pozostałych czynności składających się na świadczoną przez Państwa usługę zarządzania nieruchomością sklasyfikowaną w grupowaniu PKWiU 68.32.11.0 i 68.32.12.0 spełnione są przesłanki z § 3 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia warunkujące zwolnienie od podatku VAT.

Państwa stanowisko do pytania nr 6 jest:

• nieprawidłowe w części dotyczącej zastosowania zwolnienia od podatku VAT dla świadczonych przez Państwa usług sprzątania, usług konserwacji, usług usuwania śmieci i usług związanych z obsługą nieruchomości sklasyfikowanych odpowiednio pod kodem PKWiU 81.10.10.0,
• prawidłowe w części dotyczącej zastosowania zwolnienia od podatku VAT na podstawie § 3 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia dla pozostałych czynności wykonywanych w ramach usługi zarządzania nieruchomością świadczonej na podstawie porozumienia ze wspólnotami mieszkaniowymi.

Należy podkreślić, że zwolnieniem od podatku od towarów i usług objęte są jedynie te usługi zarządzania nieruchomościami, które mieszczą się w grupowaniach PKWiU wymienionych w przywołanym wyżej przepisie § 3 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia, a więc dotyczą nieruchomości mieszkalnych i są świadczone na zlecenie, a jednocześnie nie są usługami w zakresie wyceny nieruchomości mieszkalnych.

Tym samym, brak zlecenia (porozumienia) sprawia, że świadczenie nie spełnia wymogów dla zastosowania zwolnienia na podstawie § 3 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia.

Zatem Państwa stanowisko do pytania nr 7 jest prawidłowe.

Państwa wątpliwości dotyczą również możliwości wystawienia faktur korygujących in minus w przypadku niezasadnie zafakturowanych przez Państwa opłat eksploatacyjnych na rzecz podmiotów gospodarczych nieistniejących w obrocie gospodarczym na dzień wystawienia tych faktur korygujących.

W myśl art. 106j ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 106j ust. 2 ustawy:

Z wyżej wskazanych przepisów wynika, że jeżeli po wystawieniu faktury wystąpią zdarzenia mające wpływ na treść wystawionej faktury lub okaże się, że wystawiona faktura zawiera błędy, podatnik wystawia w takim przypadku fakturę korygującą. Fakturę korygującą wystawia się m.in. w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury. Zatem, co do zasady, korygowanie treści pierwotnie wystawionej faktury powinno nastąpić przez wystawienie przez sprzedawcę faktury korygującej. Faktura korygująca wystawiana jest w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych, decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu. Zatem, istotą faktur korygujących jest korekta faktur pierwotnych, tak aby dokumentowały rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych.

Jeżeli więc faktura dokumentująca zdarzenie gospodarcze zawiera pomyłki lub zdarzenie, które faktura ta dokumentowała, uległo zmianie, to powinna zostać skorygowana w ten sposób, aby odzwierciedlała faktycznie dokonaną transakcję między określonymi podmiotami.

Z opisu zdarzenia przyszłego wynika, że wystawili Państwo faktury z tytułu naliczonych opłat eksploatacyjnych na rzecz podmiotów będących właścicielami lokali usługowych, które powinny znaleźć się w zasobach wyodrębnionych wspólnot mieszkaniowych, co oznacza, że to wspólnoty mieszkaniowe, a nie Państwo, powinny wystawić faktury dokumentujące przedmiotowe opłaty eksploatacyjne.

Skoro wspólnoty mieszkaniowe wyodrębniły się i przejęły zarząd, nie mieli Państwo prawa do pobierania opłat we własnym imieniu i wystawiania faktur za utrzymanie nieruchomości wspólnej oraz lokali użytkowych.

Faktura ma odzwierciedlać prawdziwe zdarzenie gospodarcze, zatem nie można uznać za prawidłową takiej faktury, która wskazuje co prawda zaistniałe zdarzenie gospodarcze, ale jednocześnie błędnie wskazuje podmioty, pomiędzy którymi to zdarzenie wystąpiło.

Zmiana całej strony transakcji jest istotnym błędem, który powinien zostać skorygowany poprzez fakturę korygującą.

Zatem, co do zasady, korygowanie pierwotnie wystawionej faktury powinno nastąpić przez wystawienie przez sprzedawcę faktury korygującej. Faktura korygująca wystawiana jest w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych, decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu. Tym samym, istotą faktur korygujących jest korekta faktur pierwotnych, tak aby dokumentowały rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych.

Faktury korygujące wystawia się w celu udokumentowania ostatecznej wielkości sprzedaży w danym okresie rozliczeniowym.

Korekta faktury do zera jest uzasadniona jedynie wówczas, gdy faktura pierwotna nie powinna była zostać w ogóle wystawiona.

W sytuacji opisanej we wniosku, byli Państwo wystawcą faktur dokumentujących opłaty eksploatacyjne na rzecz podmiotów będących właścicielami lokali usługowych. Jak Państwo wyjaśnili, wystawcą tych faktur powinny być wyodrębnione wspólnoty mieszkaniowe.

Wobec powyższego nie byli Państwo podmiotem zobowiązanym do wystawienia faktur dokumentujących przedmiotowe opłaty eksploatacyjne. Faktura wystawiona przez podmiot, który nie jest stroną transakcji, w tym przypadku - Państwa - nie dokumentuje transakcji dokonanej przez Państwa.

W takim przypadku podmiot, który wystawił faktury, jako podmiot, który w rzeczywistości nie był stroną transakcji, zobowiązany jest do skorygowania błędnie wystawionych faktur. Skorygowanie tego błędu powinno nastąpić poprzez wystawienie faktur korygujących „do zera”, zgodnie z art. 106j ust. 1 ustawy bez zmiany określenia zbywcy.

Zatem, w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, będą mieli Państwo prawo do dokonania korekty faktur „do zera” na rzecz podmiotów, które formalnie nie istnieją.

Państwa stanowisko do pytania nr 8 jest więc prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna jest wydana przy założeniu, że poprawnie zakwalifikowali Państwo świadczone usługi do odpowiedniego PKWiU. Interpretacja nie rozstrzyga o prawidłowości tej klasyfikacji (zasady formalnego przyporządkowania towaru lub usługi do grupowania statystycznego nie są przepisami prawa podatkowego).

Jednocześnie wskazuję, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy zdarzenie przyszłe sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywać się będzie ze zdarzeniem przyszłym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.