Interpretacja 0114-KDIP1-1.4012.1054.2025.1.EW

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

31 grudnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku od towarów i usług, który dotyczy wskazania czy faktury wystawione poza KSEF, pomimo istnienia po stronie podatnika takiego obowiązku są fakturami w rozumieniu ustawy o VAT, oraz prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych i odebranych poza Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

I. Informacje ogólne

Wnioskodawca (dalej: „Wnioskodawca”, „Spółka”) jest spółką mającą siedzibę w Polsce, utworzoną zgodnie z polskim prawem oraz będącą czynnym podatnikiem podatku VAT. Spółka jest polskim rezydentem podatkowym i podlega opodatkowaniu w Polsce od całości osiąganych dochodów niezależnie od miejsca ich uzyskiwania.

Wnioskodawca działa w branży handlu detalicznego. Wnioskodawca jest (...). Wnioskodawca działa w Polsce od (...) roku, a obecnie posiada na terytorium Polski (...) sklepów.

Spółka prowadzi sprzedaż detaliczną towarów w sklepach zlokalizowanych na terytorium Polski oraz sprzedaż wysyłkową towarów zarówno na terenie Polski jak i za granicę za pomocą własnych sklepów internetowych.

II. Faktury dla nabywanych towarów/usług

W toku prowadzonej działalności Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi. Dostawcami/usługodawcami (dalej: „Dostawcy”) nabywanych przez Spółkę towarów/usług mogą być m.in.:

i)    podatnicy VAT - podmioty posiadające siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju, jak i

ii)   podmioty nieposiadające siedziby na terytorium kraju, ale posiadające stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, które uczestniczy w dostawie towaru lub świadczeniu usług.

W przypadku, gdy nabywane przez Spółkę towary lub usługi od Dostawców podlegają opodatkowaniu VAT na terytorium kraju, a Dostawcy są zobowiązani do rozliczenia należnego podatku VAT z tytułu dokonanych dostaw towarów lub świadczenia usług, to Spółka otrzymuje od Dostawców za zakup towarów/usług faktury dokumentujące daną dostawę towarów/świadczenie usług z ujętą kwotą podatku VAT należnego (dalej: „Faktury Zakupowe” lub „FVZ”).

III. Prawo do odliczenia podatku naliczonego

Wnioskodawca podkreśla, że nabywane przez Spółkę towary lub usługi od Dostawców, które zostaną udokumentowane Fakturami Zakupowymi są/będą wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności, w odniesieniu do których powinno Spółce przysługiwać prawo do odliczenia VAT naliczonego, gdyż będą one wykorzystywane do:

(i) czynności opodatkowanych VAT w Polsce lub

(ii) czynności wykonywanych poza terytorium Polski, w odniesieniu do których kwoty VAT naliczonego mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium Polski, a Wnioskodawca posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami.

A dodatkowo w stosunku do wskazanych Faktur Zakupowych nie zaistnieją negatywne przesłanki do odliczenia podatku naliczonego, które wskazano w art. 88 ustawy o VAT.

IV. Krajowy System e-Faktur

W związku z wejściem w życie przepisów o obowiązkowym stosowaniu Krajowego Systemy e-Faktur (dalej również: „KSeF”) od:

a) 1 lutego 2026 r. dla podatników, u których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku VAT przekroczyła w 2024 r. kwoty 200 000 000 zł, oraz

b) 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników (z wyjątkiem tzw. podatników wykluczonych cyfrowo - tj. którzy mogą wystawiać faktury w innej formie w okresie od 1 kwietnia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r., jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł)

Faktury Zakupowe powinny być wystawiane przez Dostawców objętych obowiązkiem stosowania KSeF od jednej z ww. dat w formie faktur ustrukturyzowanych oraz przekazywane Spółce za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur.

Przy tym, Wnioskodawca nie może zupełnie wykluczyć, że niektóre faktury - wbrew obowiązkowi stosowania KSeF dla danego sprzedawcy od 1 lutego 2026 r. lub 1 kwietnia 2026 r. w zależności od wielkości sprzedaży wraz z kwotą podatku VAT za 2024 r. - zostaną jednak wystawione poza Krajowym Systemem e-Faktur np. w formie pliku elektronicznego w postaci pdf. lub papierowej (i tym samym dostarczone Wnioskodawcy poza KSeF). Mogą więc zaistnieć sytuacje, że na dzień ich otrzymania Wnioskodawca nie będzie w posiadaniu danej Faktury Zakupowej wystawionej w postaci faktury ustrukturyzowanej wysłanej przez KSeF.

Przykładowo, Wnioskodawca przewiduje, że może się zdarzyć sytuacja, w której Dostawca nie wystawi Faktury Zakupowej w formie faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF, uznając, że nie posiada w Polsce siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej i nie jest w związku z tym, objęty obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF na podstawie art. 106ga ustawy o VAT, a następnie okaże się, że Dostawca ten posiada jednak stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej i że Faktura Zakupowa powinna była być wystawiona przy użyciu KSeF.

Podobnie, nie można wykluczyć sytuacji, gdy Dostawca nie wystawi Faktury Zakupowej przy użyciu KSeF, powołując się na okoliczności takie jak awaria czy niedostępność KSeF, czy też inne przyczyny, a okaże się, że nie miały one w rzeczywistości miejsca, albo np. w tym zakresie Dostawca nie wypełni przepisów i nie dośle na czas wystawionej faktury ustrukturyzowanej do KSeF, skąd Wnioskodawca mógłby ją odebrać, tylko dostarczy ją poza KSeF.

Pytanie

Czy faktury wystawione poza KSEF, pomimo istnienia po stronie podatnika takiego obowiązku są fakturami w rozumieniu ustawy o VAT, a tym samym czy Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Wnioskodawcy przez Dostawców, również w przypadku gdy - wbrew obowiązkowi - Faktura Zakupowa, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona i odebrana przez Wnioskodawcę poza Krajowym Systemem e-Faktur?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, w opisanym zdarzeniu przyszłym faktury wystawione poza KSEF, pomimo istnienia po stronie podatnika takiego obowiązku są fakturami w rozumieniu ustawy o VAT a tym samym Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Spółki przez Dostawców, również w przypadku gdy - wbrew obowiązkowi - Faktura Zakupowa, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona w innej formie niż faktury ustrukturyzowanej tj. bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur i zostanie odebrana przez Wnioskodawcę poza KSeF.

Uzasadnienie

I. Wejście w życie i stosowanie KSeF

W pierwszej kolejności należy wskazać, że zgodnie z ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598, dalej: „Ustawa zmieniająca 1”), wprowadzono zmiany w zakresie KSeF, które miały wejść w życie 1 lipca 2024 r.

Następnie, zgodnie z ustawą z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852, zwanej dalej: „Ustawa zmieniająca 2”) termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lutego 2026 r. Przy czym zgodnie z ustawą z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2025 poz.1203, dalej: „Ustawa zmieniająca 3”) stosowanie obowiązkowego KSeF przez poszczególnych podatników uzależniono od wartości osiągniętej przez nich w 2024 r. sprzedaży wraz z kwotą podatku. Na mocy bowiem art. 2 pkt 1 lit. o Ustawy zmieniającej 3 wprowadzono zmiany w Ustawie zmieniającej 1 oraz 2 w ten sposób, że art. 145l i art. 145m otrzymały następujące brzmienie:

„art. 145l. W okresie od dnia 1 lutego 2026 r. do dnia 31 marca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników nie przekroczyła w 2024 r. kwoty 200 000 000 zł.”

„art. 145m. 1. W okresie od dnia 1 kwietnia 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł.”

II. Reguły dot. wystawiania faktur VAT oraz faktur ustrukturyzowanych

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4, dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Stosownie do art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT, który wejdzie w życie z dniem 1 lutego 2026 r. podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e- Faktur.

Z tym, że pewne wyjątki od obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych z użyciem KSeF przewidziano w art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT - mającego zastosowanie od 1 lutego 2026 r. - według, którego obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:

1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;

3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;

4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;

5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;

6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.

Natomiast przez fakturę ustrukturyzowaną (dalej również jako: „E-faktura”) należy rozumieć fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie (art. 2 pkt 32a VAT). Faktura zaś jest rozumiana jako dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie (wg art. 2 pkt 31 VAT w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r).

Co również istotne, taka E-faktura zgodnie z art. 106gb ust. 8 ustawy VAT, który wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r. jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Natomiast w myśl art. 106gb ust. 8 ustawy VAT, który wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r. Minister właściwy do spraw finansów publicznych (dalej: „Minister Finansów” lub „MF”) udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej (dalej również: „Schema”).

Jeśli zaś chodzi o moment wystawienia oraz otrzymania E-faktury to co do zasady uznaje się ją za:

i)    wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT, który wejdzie w życie od 01.02.2026 r.) oraz

ii)   otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę (art. 106na ust. 3 ustawy o VAT który wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r.).

Zatem, mając na uwadze wyżej wskazane przepisy dot. wejścia w życie obowiązkowego KSeF, jak i reguły odnoszące się do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, z dniem 1 lutego 2026 r. dla części podatników (objętych obowiązkiem stosowania KSeF w pierwszej kolejności), a następnie z dniem 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałej części podatników (z wyłączeniem tzw. podatników wykluczonych cyfrowo), podstawową zasadą w zakresie wystawiania faktur będzie obowiązek ich wystawiania w formie E-faktury przy użyciu KSeF stosując udostępnioną przez Ministra Finansów Schemę, z wyjątkami wskazanymi w art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, który wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r.

O ile obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF będzie stopniowo obejmował wystawców faktury (sprzedawców) to od strony nabywcy przepisy ustawy o VAT oraz Ustawy zmieniające 3 nie przewidują takiego stopniowego stosowania KSeF, a tym samym z dniem 1 lutego 2026 r. nabywcy w tym (Spółka) będą zasadniczo otrzymywać faktury przy użyciu KSeF za pomocą oprogramowania interfejsowego.

Przy czym, zdaniem Wnioskodawcy, jak wynika z powyższych przepisów to na podatniku (sprzedawcy) będzie ciążył obowiązek wystawienia faktury w postaci E-faktury zgodnie ze Schemą, i to jego będą dotykać konsekwencje niewysłania faktury do KSeF. Natomiast, żaden z przepisów nie nakazuje nabywcy dokonywania weryfikacji zasadności lub prawidłowości wystawiania przez podatnika faktury w określonej postaci (a w szczególności badania, czy faktura powinna być wystawiona w KSeF czy poza KSeF), a tym samym egzekwowania dokumentu faktury w postaci E- faktury wysłanej do KSeF. Przykładowo pod kątem posiadania przez sprzedawcę stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, czy zaistnienia okoliczności uniemożliwiających wystawienie faktury przy użyciu KSeF (awaria, niedostępność KSeF, inna przyczyna).

III. Prawo do odliczenia podatku naliczonego

III.1. Przesłanki pozytywne

Jeśli zaś chodzi o prawo do odliczenia podatku naliczonego to zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT stanowi z kolei, że kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług oraz z tytułu dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Biorąc pod uwagę powyższe przepisy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. i) odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz ii) gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Mając na uwadze, że jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, Spółka jest czynnym podatnikiem VAT to pierwszą z przesłanek pozytywnych, które należy spełnić dla możliwości odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych nie w formie E-faktur przy użyciu KSeF należy uznać za spełnioną.

Ponadto, biorąc pod uwagę, że nabywane przez Spółkę towary lub usługi od Dostawców, które zostaną udokumentowane Fakturami Zakupowymi nawet z pominięciem KSeF są/będą wykorzystywane do:

(i)  czynności opodatkowanych VAT w Polsce lub

(ii) czynności wykonywanych poza terytorium Polski, w odniesieniu do których kwoty VAT naliczonego mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium Polski, a Wnioskodawca posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami - to drugą z przesłanek pozytywnych w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych nie w formie E-faktur przy użyciu KSeF, w ocenie Wnioskodawcy należy uznać również za spełnioną.

III.2. Przesłanki negatywne

Poza wskazanymi powyżej pozytywnymi przestankami odliczenia podatku naliczonego ustawodawca wymienił również w art. 88 ustawy o VAT, zamknięty katalog przesłanek negatywnych, tzn. takich, których zaistnienie uniemożliwia nabywcy obniżenie podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, jednak w zdarzeniu przyszłym będącym przedmiotem niniejszego wniosku, jak już wskazano w jego opisie, nie znajdą one zastosowania. Warto jednak podkreślić, że przepis ten nie uległ zmianie w związku z uchwaleniem przepisów, które mają wprowadzać obligatoryjny KSeF.

Oznacza to, że intencją projektodawcy nie była zmiana zasad w aspekcie prawa do odliczenia z faktur, w zależności od tego w jakiej formie podatnik je dostanie.

W myśl art. 88 ust. 3a ustawy o VAT nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy:

1) sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:

a) wystawionymi przez podmiot nieistniejący;

b) (uchylona)

2) transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

3) (uchylony)

4) wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

a) stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,

b) podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

c) potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności;

5) faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;

6) (uchylony)

7) wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze - w części dotyczącej tych czynności.

W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy o VAT obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7. W związku z czym, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Z przywołanego art. 88 ustawy o VAT nie wynika, aby jedną z przesłanek negatywnych tj. wyłączających prawo nabywcy (będącego czynnym podatnikiem VAT) do odliczenia podatku naliczonego, był przypadek, gdy podatek naliczony wynika z faktury dokumentującej nabycie towarów lub usług, która zostałaby wystawiona wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur. Tym samym, zdaniem Wnioskodawcy żadna z przesłanek negatywnych uniemożliwiających mu odliczenia podatku naliczonego, wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych przez Dostawców wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie będzie spełniona.

IV. Podsumowanie

Biorąc pod uwagę, że:

i)    przesłanki pozytywne odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych poza KSeF wbrew istnieniu tego obowiązku będą spełnione, oraz

ii)   fakt, że z przepisów wprowadzających obowiązkowy KSeF jak również z przepisów ustawy o VAT nie wynika, aby nabywca towarów i usług miał obowiązek weryfikowania czy faktura nie została wystawiona w formie E-faktury przy użyciu KSeF wbrew istnieniu takiego obowiązku,

iii) a zarazem nie stanowi to przesłanki negatywnej ograniczającej prawo odliczenia podatku naliczonego, to zdaniem Wnioskodawcy będzie mu przysługiwało prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia KSeF, które Wnioskodawca otrzyma poza KSeF .

Innymi słowy, wystawienie faktury wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie oznacza taki dokument traci walor prawny faktury w rozumieniu ustawy o VAT a tym samym pozbawia Spółki prawa do odliczenia podatku naliczonego z takiej faktury, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy o VAT.

Co więcej również przedstawiciele Ministerstwa Finansów wyraźnie wypowiadają się, że w związku z wejściem w życie Ustawy nowelizującej 3 nie powinno się zmienić prawo do odliczenia VAT z faktur wystawionych poza KSeF. Taką wypowiedź Wnioskodawca zidentyfikował przykładowo w prasie w artykule z dnia 4 sierpnia br. „Art. 88 ustawy o VAT, który określa sytuacje wyłączające prawo do odliczenia podatku naliczonego, wraz z wejściem w życie obowiązkowego KSeF nie zmieniają się. Brak wystawienia faktury w KSeF pomimo istnienia takiego obowiązku, nie jest przesłanką wyłączającą prawo do odliczenia podatku po stronie nabywcy (zakładając, że są spełnione pozostałe warunki odliczenia VAT).” [Artykuł „Według Ministerstwa Finansów nowe przepisy o Krajowym Systemie e-Faktur są wystarczająco precyzyjne (...).

Powyższe stanowisko Wnioskodawcy znajduje również wyraźne potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej („Dyrektor KIS”) m.in. w:

1)    interpretacji indywidualnej z 20 października 2025 r., sygn. 0114- KDIP1-3.4012.739.2025.1.AMA, w której Dyrektor KIS wskazał: „Powyższe wynika z faktu, że dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadku wskazanym wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, to również najistotniejsze jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku. Ponadto, prawo do odliczenia przysługuje również, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Tym samym, w analizowanej sprawie należy stwierdzić, że będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców i odebranych przez Państwa - wbrew obowiązkowi - bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego.”

2) interpretacji indywidualnej z 12 sierpnia 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.507.2025.1.JG, w której Dyrektor KIS wskazał: „Należy podkreślić, że jedną z fundamentalnych zasad konstrukcji podatku od towarów i usług jest prawo podatnika do odliczenia podatku zapłaconego w cenie przy nabyciu towarów i usług związanych z działalnością gospodarczą. Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej. Analiza powołanego art. 88 ustawy prowadzi do wniosku, że w dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.”

3) interpretacji indywidualnej z 4 marca 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.838.2024.1.MPA, w której Dyrektor KIS wskazał: „W tym miejscu należy jeszcze raz wskazać, że prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis art. 88 ustawy enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Jednakże nie wymienia opisanego we wniosku przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur jako przesłanki negatywnej, powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze). Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że Spółce (czynnemu podatnikowi podatku VAT) będzie przysługiwało - na podstawie art. 86 ust. 1 bądź art. 86 ust. 1 pkt 8 ustawy - prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Spółkę do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.”

4) interpretacji indywidualnej z 21 marca 2024 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.2.2024.2.KK, gdzie Dyrektor KIS wyraził następujące stanowisko: „Powyższe wynika z faktu, że dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadku wskazanym wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, to również najistotniejsze jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.”

5) Interpretacji indywidualnej z 19 marca 2024 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.596.2023.3.KK, w której Dyrektor KIS stwierdził: „W tym miejscu należy jeszcze raz wskazać, że prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust.1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis art. 88 ustawy enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Jednakże nie wymienia opisanego we wniosku przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur jako przesłanki negatywnej, powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze). Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że Wnioskodawcy (czynnemu podatnikowi podatku VAT) będzie przysługiwało - na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy - prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Wnioskodawcę do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Wnioskodawcy prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy."

Wnioskodawca pragnie zaznaczyć, że ma świadomość, iż powołane w niniejszym Wniosku interpretacje indywidualne wydane w podobnych sytuacjach nie wywierają mocy ochronnej w jego indywidualnej sprawie, zgodnie z Ordynacją podatkową. Niemniej jednak, przedstawione orzeczenia interpretacyjne mają istotne znaczenie dla zobrazowania utrwalonej linii interpretacyjnej oraz kierunku wykładni przepisów prawa podatkowego dokonywanej przez organy Krajowej Administracji Skarbowej. Wypracowany przez organy podatkowe kierunek interpretacyjny powinien być brany pod uwagę podczas rozpoznawania niniejszego Wniosku, zwłaszcza w sytuacji, gdy nie nastąpiła zmiana przepisów prawa ani nie wystąpiły inne przesłanki, które mogłyby uzasadniać odejście od dotychczasowego stanowiska. Powołane rozstrzygnięcia, choć nie mają formalnej mocy wiążącej, stanowią bowiem przejaw jednolitej praktyki interpretacyjnej organów podatkowych, której respektowanie służy realizacji zasady zaufania obywateli do organów władzy publicznej oraz zasadzie pewności i przewidywalności prawa.

Ponadto przedstawiony tok rozumowania ma również swoje oparcie w dotychczasowym orzecznictwie, które również ze względu na brak zmiany przepisów które determinują prawo do odliczenia VAT powinny być brane pod uwagę w procesie wykładni. W orzecznictwie konsekwentnie podkreśla się, że puste faktury, to takie które nie dokumentują rzeczywistej transakcji, zdarzenia gospodarczego. [Przykładowo wyrok NSA I FSK 686/19 z dnia 21 czerwca 2023 r.].

Natomiast w odniesieniu do wskazanych przez Wnioskodawcę Faktur Zakupowych - wystawione dokumenty, pomimo że nie będą mieć prawidłowej formy (tj. formy faktury ustrukturowanej), to będą dokumentować rzeczywiste transakcje dotyczące zakupów Wnioskodawcy. Tym samym brak jest podstaw do uznania tych dokumentów jako nierodzących prawa do odliczenia VAT po stronie Wnioskodawcy.

Co istotne, powyższa konkluzja znajduje również silne oparcie w ugruntowanym orzecznictwie Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej („TSUE”). TSUE konsekwentnie wskazuje na konieczność odróżnienia przesłanek materialnych od przesłanek czysto formalnych warunkujących prawo do odliczenia. O ile warunkiem zasadniczym jest faktyczne dokonanie dostawy towaru lub wykonanie usługi pomiędzy podatnikami działającymi w tym charakterze (przesłanka materialna), o tyle braki czy uchybienia w zakresie formy faktury stanowią jedynie niedoskonałości techniczne, które nie mogą same w sobie niweczyć uprawnienia do odliczenia podatku naliczonego. Przykładowo w wyroku TSUE z dnia 1 marca 2012 r. w sprawie C-280/10 Kopalnia Odkrywkowa Polski Trawertyn P. Granatowicz, M. Wąsiewicz spółka jawna przeciwko Dyrektorowi Izby Skarbowej w Poznaniu, podniesiono, że: „podstawowa zasada neutralności podatku VAT wymaga, by prawo do odliczenia naliczonego podatku VAT zostało przyznane w razie spełnienia podstawowych wymagań, nawet jeśli podatnicy nie spełnili niektórych wymagań formalnych. W konsekwencji, jeżeli organy podatkowe posiadają informacje niezbędne do ustalenia, że podatnik, jako odbiorca danych transakcji, jest zobowiązany z tytułu podatku VAT, to nie mogą one wprowadzać dodatkowych warunków w zakresie przysługującego podatnikowi prawa do odliczenia tego podatku, które to warunki mogłyby w efekcie praktycznie uniemożliwić wykonanie tego prawa (w odniesieniu do systemu odwrotnego obciążenia zob. wyrok z dnia 21 października 2010 r. w sprawie C 385/09 Nidera Handelscompagnie, Zb.Orz. s. I-10385, pkt 42)” [Analogiczne podejście zostało wskazane w sprawie C-235/21 Raiffeisen Leasing.]

W praktyce oznacza to, że Faktury Zakupowe, nawet jeśli nie są w formie faktury ustrukturyzowanej (brak wymogu technicznego w postaci otrzymania faktury w KSeF), nadal dokumentują rzeczywistą transakcję i powinny dawać Wnioskodawcy prawo do odliczenia, gdyż są rozumiane jako faktury w rozumieniu ustawy o VAT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Według art. 86 ust. 10 ustawy:

Z art. 86 ust. 10b ustawy wynika, że:

Ponadto, w myśl art. 86 ust. 11 ustawy:

W świetle art. 86 ust. 13 ustawy:

Podkreślić należy, że ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W myśl art. 88 ust. 3a ustawy:

W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy:

Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:

Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Faktura jest dokumentem wystawianym dla potrzeb dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Dane, które powinna zawierać faktura zostały określone w art. 106e ustawy:

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Według art. 2 pkt 32a ustawy:

Stosownie do art. 106ga ust. 1 ustawy, obowiązującego od 1 lutego 2026 r.:

Na podstawie art. 106ga ust. 2 ustawy, obowiązującego od 1 lutego 2026 r.:

Według art. 106ga ust. 3 ustawy, obowiązującego od 1 lutego 2026 r.:

Art. 106ga ust. 4 ustawy, obowiązujący od 1 lutego 2026 r. stanowi, że:

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy, obowiązującego od 1 lutego 2026 r.:

Według art. 106na ustawy, obowiązującego od 1 lutego 2026 r.:

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo spółką mającą siedzibę w Polsce, utworzoną zgodnie z polskim prawem oraz będącą czynnym podatnikiem podatku VAT. Państwa Spółka jest polskim rezydentem podatkowym i podlega opodatkowaniu w Polsce od całości osiąganych dochodów niezależnie od miejsca ich uzyskiwania.

Państwa Spółka działa w branży handlu detalicznego i jest (...).

Państwa Spółka prowadzi sprzedaż detaliczną towarów w sklepach zlokalizowanych na terytorium Polski oraz sprzedaż wysyłkową towarów zarówno na terenie Polski jak i za granicę za pomocą własnych sklepów internetowych.

W toku prowadzonej działalności Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi. Dostawcami/usługodawcami nabywanych przez Państwa Spółkę towarów/usług mogą być m.in.:

i)    podatnicy VAT - podmioty posiadające siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju, jak i

ii)   podmioty nieposiadające siedziby na terytorium kraju, ale posiadające stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, które uczestniczy w dostawie towaru lub świadczeniu usług.

Nabywane przez Państwa Spółkę towary lub usługi od Dostawców, które zostaną udokumentowane Fakturami Zakupowymi są/będą wykorzystywane przez Państwa Spółkę do wykonywania czynności, w odniesieniu do których powinno Państwa Spółce przysługiwać prawo do odliczenia VAT naliczonego, gdyż będą one wykorzystywane do:

(i) czynności opodatkowanych VAT w Polsce lub

(ii) czynności wykonywanych poza terytorium Polski, w odniesieniu do których kwoty VAT naliczonego mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium Polski, a Wnioskodawca posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami.

Przy tym, Państwa Spółka nie może zupełnie wykluczyć, że niektóre faktury - wbrew obowiązkowi stosowania KSeF dla danego sprzedawcy od 1 lutego 2026 r. lub 1 kwietnia 2026 r. w zależności od wielkości sprzedaży wraz z kwotą podatku VAT za 2024 r. - zostaną jednak wystawione poza Krajowym Systemem e-Faktur np. w formie pliku elektronicznego w postaci pdf. lub papierowej (i tym samym dostarczone Państwa Spółce poza KSeF). Mogą więc zaistnieć sytuacje, że na dzień ich otrzymania Państwa Spółka nie będzie w posiadaniu danej Faktury Zakupowej wystawionej w postaci faktury ustrukturyzowanej wysłanej przez KSeF.

Przykładowo, Państwa Spółka przewiduje, że może się zdarzyć sytuacja, w której Dostawca nie wystawi Faktury Zakupowej w formie faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF, uznając, że nie posiada w Polsce siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej i nie jest w związku z tym, objęty obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF na podstawie art. 106ga ustawy o VAT, a następnie okaże się, że Dostawca ten posiada jednak stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej i że Faktura Zakupowa powinna była być wystawiona przy użyciu KSeF.

Podobnie, nie można wykluczyć sytuacji, gdy Dostawca nie wystawi Faktury Zakupowej przy użyciu KSeF, powołując się na okoliczności takie jak awaria czy niedostępność KSeF, czy też inne przyczyny, a okaże się, że nie miały one w rzeczywistości miejsca, albo np. w tym zakresie Dostawca nie wypełni przepisów i nie dośle na czas wystawionej faktury ustrukturyzowanej do KSeF, skąd Państwa Spółka mogłaby ją odebrać, tylko dostarczy ją poza KSeF.

Państwa wątpliwości dotyczą więc kwestii, czy faktury wystawione poza KSeF, pomimo istnienia po stronie podatnika takiego obowiązku są fakturami w rozumieniu ustawy o VAT, a tym samym czy Państwa Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Państwa Spółki przez Dostawców, również w przypadku gdy - wbrew obowiązkowi - Faktura Zakupowa, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona i odebrana przez Państwa Spółkę poza Krajowym Systemem e-Faktur.

Przechodząc do kwestii objętej zakresem Państwa pytania należy podkreślić, że jedną z fundamentalnych zasad konstrukcji podatku od towarów i usług jest prawo podatnika do odliczenia podatku zapłaconego w cenie przy nabyciu towarów i usług związanych z działalnością gospodarczą. Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej.

Analiza powołanego art. 88 ustawy prowadzi do wniosku, że w dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.

Należy podkreślić, że celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami.

Zatem otrzymanie faktury stanowi jeden z elementów niezbędnych do odliczenia podatku VAT. Podatnik, aby móc skorzystać z uprawnienia do odliczenia podatku naliczonego, musi znajdować się w posiadaniu faktury dokumentującej rzeczywiste nabycie określonego towaru/usługi.

W definicji legalnej faktury mieści się zarówno faktura papierowa, faktura elektroniczna, jak i faktura ustrukturyzowana. Zatem wystawienie jakiejkolwiek faktury prawidłowej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Przy czym wskazać należy, że aby dany dokument mógł stanowić fakturę, musi on zawierać dane wymagane ustawą i przepisami wykonawczymi, a w szczególności odpowiadać treści art. 106e ustawy. Zatem każda faktura zawierająca dane wymagane ustawą wystawiona przez Dostawcę w formie papierowej lub elektronicznej, z pominięciem obowiązku jej wystawienia w KSeF jest fakturą w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług.

W tym miejscu należy jeszcze raz wskazać, że prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis art. 88 ustawy enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Jednakże nie wymienia opisanego we wniosku przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur jako przesłanki negatywnej, powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Przy czym podkreślić należy, że wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że jako czynnemu podatnikowi podatku VAT będzie Państwu przysługiwało – na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy – prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych wystawionych wbrew obowiązkowi poza Krajowym Systemem e-Faktur, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie faktur zakupowych wbrew obowiązkowi poza Krajowym Systemem e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.

Zatem w analizowanej sprawie należy stwierdzić, że będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców wbrew obowiązkowi poza Krajowym Systemem e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Państwa stanowisko uznaję za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Jednocześnie wskazuję, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy zdarzenie przyszłe sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywać się będzie ze zdarzeniem przyszłym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.