Interpretacja 0114-KDIP1-1.4012.140.2026.1.MM

Interpretacja indywidualna
– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

18 lutego 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 13 lutego 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktury wystawionej i doręczonej Państwu w postaci elektronicznej lub papierowej wbrew obowiązkowi stosowania KSeF przez danego Dostawcę.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

A. Spółka jawna z siedzibą w (…), NIP: (…), (dalej jako Spółka) jest spółką osobową wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod nr (…), zarejestrowaną jako czynny podatnik podatku od towarów i usług.

Spółka nie jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych.

Spółka prowadzi działalność w zakresie robót budowlanych, w szczególności objętą kodami PKD 41.20.Z - Roboty budowlane związane ze wznoszeniem budynków mieszkalnych i niemieszkalnych; 43.11.Z - Rozbiórka i burzenie obiektów budowlanych; 43.12.Z - Przygotowanie terenu pod budowę.

W związku z prowadzoną działalnością Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi, których dostawcami lub usługodawcami (dalej jako „Dostawcy”) aktualnie są i w przyszłości zapewne również będą m.in.:

a.  inni podatnicy podatku od towarów i usług (dalej jako VAT) - czyli podmioty posiadające siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju w rozumieniu art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.) - dalej jako uVAT, które uczestniczą w dostawie towaru lub świadczeniu usług;

b.  podatnicy korzystający ze zwolnienia podmiotowego z art. 113 ust. 1 lub zwolnienia przedmiotowego z VAT z art. 43 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.) - dalej jako uVAT;

c.   podmioty nieposiadające siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, które uczestniczą w dostawie towaru lub świadczeniu usług.

W przypadku, gdy nabywane przez Spółkę towary lub usługi od Dostawców podlegają opodatkowaniu VAT na terytorium kraju, a Dostawcy są zobowiązani do rozliczenia należnego podatku VAT z tytułu dokonanych dostaw towarów lub świadczenia usług, Spółka otrzymuje od Dostawców faktury dokumentujące daną dostawę towarów lub świadczenie usług z ujętą kwotą podatku VAT należnego. Nabywane od Dostawców towary lub usługi, udokumentowane fakturami są/będą wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych w rozumieniu art. 86 ust. 1 uVAT.

Jednocześnie Spółka oświadcza, że w stosunku do nabywanych od Dostawców towarów i usług udokumentowanych fakturami nie zaistnieją negatywne przesłanki odliczenia podatku naliczonego wskazane w art. 88 uVAT.

W związku z planowanym wejściem w życie przepisów (art. 106ga - art. 106gd, art. 106na - art. 106nha i art. 145l - art. 145m uVAT) o obowiązkowym stosowaniu Krajowego Systemu e-Faktur (dalej jako „KSeF”) od:

a)  1 lutego 2026 r. dla podatników, u których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku VAT przekroczyła w 2024 r. kwotę 200 000 000 zł, oraz

b)  1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich pozostałych podatników, z wyjątkiem podatników wystawiających faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł,

c)  od 1 stycznia 2027 r. dla wszystkich pozostałych podatników dotychczas nie objętych obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych na mocy przepisów obowiązujących od 1 lutego i od 1 kwietnia 2026 r.

- faktury powinny być wystawiane przez Dostawców objętych obowiązkiem stosowania KSeF od jednej z ww. dat w formie faktur ustrukturyzowanych oraz przekazywane Spółce za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur.

Spółka nie może jednak wykluczyć, że z różnych przyczyn, w sposób całkowicie od Niej niezależny, niektóre faktury wbrew obowiązkowi stosowania KSeF przez danego Dostawcę zostaną wystawione np. w formie elektronicznej lub papierowej i w takiej postaci dostarczone Spółce poza KSeF.

Pytanie

Czy w sytuacji otrzymania przez Spółkę od dnia 1 lutego 2026 r. faktury w formie elektronicznej lub papierowej i w takiej postaci dostarczonej Spółce poza KSeF, wbrew obowiązkowi stosowania KSeF przez danego Dostawcę, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z takiej faktury?

Państwa stanowisko w sprawie

Przy spełnieniu warunków z art. 86 ust. 1 uVAT i braku zaistnienia przesłanek negatywnych określonych w art. 88 uVAT Spółka będzie miała prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z wystawionej od dnia 1 lutego 2026 r. faktury w formie elektronicznej lub papierowej  i w takiej postaci dostarczonej Spółce poza KSeF przez Dostawcę wbrew obowiązkowi stosowania przez tego Dostawcę KSeF.

Uzasadnienie stanowiska

Zgodnie z przepisami:

a.  ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598) - dalej jako Nowela 1 lub Ustawa zmieniająca 1,

b.  ustawy z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającej ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852) - dalej jako Nowela 2 lub Ustawa zmieniająca 2,

c.   ustawy z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2025 r. poz. 1203) - dalej jako Nowela 3 lub Ustawa zmieniająca

wprowadzono zmiany w przepisach uVAT polegające na zobowiązaniu podatników do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur.

Wejście w życie obowiązkowego KSeF zaplanowano na 1 lutego 2026 r., przy czym zgodnie z art. 2 pkt 1 lit. o Noweli 3 w okresie od dnia 1 lutego 2026 r. do dnia 31 marca 2026 r. podatnicy, u których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku nie przekroczyła w 2024 r. kwoty 200 000 000 zł mogą nadal do 31 marca 2026 r. wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej (art. 145l uVAT). Ponadto w okresie od dnia 1 kwietnia 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł. Podatnicy ci będą tracić prawo do wystawiania faktur elektronicznych oraz faktur w postaci papierowej począwszy od faktury, którą przekroczono wartość 10 000 zł (art. 145m ust. 1 i 2 uVAT).

Zgodnie z art. 106b ust. 1 uVAT podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1)  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2)  wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3)  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4)  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a)  wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b)  czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4, dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1 b.

Stosownie do art. 106ga uVAT, który wejdzie w życie z dniem 1 lutego 2026 r. podatnicy będą obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e- Faktur (art. 106ga ust. 1).

Wyjątki od obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych z użyciem KSeF przewidziano w art. 106ga ust. 2 uVAT, według którego obowiązek, o którym mowa w art. 106ga ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:

1)  przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

2)  przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;

3)  przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;

4)  na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;

5)  w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;

6)  przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.

Ponadto wyjątki okresowe od obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych z użyciem KSeF przewidują też wyżej przywołane art. 145l oraz art. 145m uVAT.

Pojęcia „faktury” i „faktury elektronicznej” określone zostały w znowelizowanych od 1 lutego 2026 r. art. 2 pkt 31 i pkt 32 uVAT. Faktura to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie, a faktura elektroniczna - to faktura w postaci elektronicznej wystawiona i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Natomiast pod pojęciem faktury ustrukturyzowanej należy rozumieć fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie (art. 2 pkt 32a uVAT).

Faktura ustrukturyzowana zgodnie z art. 106gb ust. 1 uVAT, który wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r. będzie wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Jeśli zaś chodzi o moment wystawienia oraz otrzymania faktury ustrukturyzowanej to co do zasady uznaje się ją za:

• wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF (art. 106na ust. 1 uVAT, który wejdzie w życie od  1 lutego 2026 r.) oraz
• otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę (art. 106na ust. 3 uVAT, który wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r.).

Mając więc na uwadze ww. przepisy, podstawową zasadą będzie obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w postaci elektronicznej przy użyciu KSeF zgodnie z wzorem udostępnionym przez Ministra Finansów.

O ile obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF będzie stopniowo obejmował Dostawców, to od strony nabywcy przepisy uVAT oraz Noweli 1, Noweli 2 i Noweli 3 nie przewidują takiego stopniowego stosowania KSeF, a tym samym z dniem 1 lutego 2026 r. nabywcy, w tym Spółka, będą zasadniczo otrzymywać faktury przy użyciu KSeF za pomocą oprogramowania interfejsowego. Należy tutaj podkreślić, że obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej będzie ciążył na Dostawcy i żaden z przepisów ww. ustaw nie nakazuje nabywcy, w tym Spółce, dokonywania weryfikacji zasadności lub prawidłowości wystawiania przez Dostawcę faktury w określonej postaci, w tym w szczególności badania, czy faktura powinna być wystawiona w KSeF, czy poza KSeF.

Jeśli zaś chodzi o prawo do odliczenia podatku naliczonego to przepisy uVAT z chwilą wejścia w życie obowiązkowego KSeF nie ulegną zmianie w tym zakresie.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 uVAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4,  art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Art. 86 ust. 2 pkt 1 uVAT stanowi z kolei, że kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług oraz z tytułu dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Z powyższego wynika, że warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupu z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Mając na uwadze, że Spółka jest czynnym podatnikiem VAT i nabywane przez Spółkę towary lub usługi od Dostawców będą służyły wykonywaniu przez Spółkę czynności opodatkowanych to ich udokumentowane fakturami wystawionymi przez Dostawcę poza KSeF, mimo ciążącego na Dostawcy obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF, pozwoli na odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych dokumentów, ponieważ spełnione zostaną przesłanki pozytywne warunkujące możliwość odliczenia podatku naliczonego.

Ustawodawca wymienił również w art. 88 uVAT, zamknięty katalog przesłanek negatywnych, których zaistnienie uniemożliwia nabywcy obniżenie podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Należy tutaj zauważyć, że art. 88 uVAT nie uległ zmianie w związku z uchwaleniem przepisów, wprowadzających obligatoryjny KSeF, co oznacza, że intencją ustawodawcy nie była zmiana zasad w aspekcie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur, w zależności od tego w jakiej formie podatnik fakturę otrzyma.

Zgodnie z art. 88 ust. 3a uVAT nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy:

1)  sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:

a)  wystawionymi przez podmiot nieistniejący;

2)  transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

3)  (uchylony)

4)  wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

a)  stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,

b)  podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

c)  potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art.58 i 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności;

5)  faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;

6)  (uchylony)

7)  wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze - w części dotyczącej tych czynności.

Ponadto obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7 (art. 88 ust. 4 uVAT).

Z przywołanego art. 88 uVAT nie wynika, aby jedną z przesłanek negatywnych, tj. wyłączających prawo nabywcy (będącego czynnym podatnikiem VAT) do odliczenia podatku naliczonego, był przypadek, gdy podatek naliczony wynika z faktury dokumentującej nabycie towarów lub usług, która zostałaby wystawiona przez Dostawcę poza KSeF, mimo ciążącego na Dostawcy obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF.

Należy tutaj podkreślić, że w zdarzeniu przyszłym będącym przedmiotem niniejszego wniosku, przypadki określone w art. 88 uVAT nie zaistnieją.

Wobec powyższego jeżeli Spółka od dnia 1 lutego 2026 r. otrzyma fakturę w formie elektronicznej lub papierowej i w takiej postaci dostarczoną poza KSeF wbrew obowiązkowi stosowania KSeF przez danego Dostawcę to przy spełnieniu warunków z art. 86 ust. 1 uVAT i braku zaistnienia przesłanek negatywnych określonych w art. 88 uVAT Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z tych dokumentów. Innymi słowy, wystawienie Faktur Zakupowych przez Dostawców wbrew obowiązkowi bez użycia KSeF, nie pozbawi Spółki prawa do odliczenia podatku naliczonego z takiej faktury.

Stanowisko to znajduje również wyraźne potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej np.:

·      z 20 października 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.739.2025.1.AMA,

·      z 12 sierpnia 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.507.2025.1.JG,

·      z 4 marca 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.838.2024.1.MPA,

·      z 21 marca 2024 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.2.2024.2.KK.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W myśl art. 88 ust. 3a ustawy:

W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy:

Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:

Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Według art. 2 pkt 32a ustawy:

Ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598), wprowadzono zmiany w zakresie KSeF, które miały wejść w życie 1 lipca 2024 r. Jednak, zgodnie z ustawą z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852), zwanej dalej „ustawą zmieniającą” - termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lutego 2026 r.

Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy:

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy:

Według art. 106na ust. 1-3 ustawy:

W świetle art. 106na ust. 4 ustawy:

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo zarejestrowani jako czynny podatnik podatku VAT. Prowadzą Państwo działalność w zakresie robót budowlanych.

W związku z prowadzoną działalnością nabywają Państwo różnego rodzaju towary i usługi  i otrzymują Państwo od Dostawców faktury dokumentujące daną dostawę towarów lub świadczenie usług z ujętą kwotą podatku VAT należnego. Nabywane od Dostawców towary lub usługi, udokumentowane fakturami są/będą wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych. Wskazali też Państwo, że w stosunku do nabywanych od Dostawców towarów i usług udokumentowanych fakturami, nie zaistnieją negatywne przesłanki odliczenia podatku naliczonego wskazane w art. 88 ustawy.

W związku z wejściem w życie przepisów o obowiązkowym stosowaniu Krajowego Systemu e-Faktur, faktury powinny być wystawiane przez Dostawców objętych obowiązkiem stosowania KSeF w formie faktur ustrukturyzowanych oraz przekazywane Państwu za pośrednictwem KSeF.

Nie mogą Państwo jednak wykluczyć, że z różnych przyczyn, w sposób całkowicie niezależny od Państwa, niektóre faktury – wbrew obowiązkowi stosowania KSeF przez danego Dostawcę – zostaną wystawione np. w formie elektronicznej lub papierowej i w takiej postaci dostarczone Państwu poza KSeF.

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii, czy będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktury wystawionej i doręczonej Państwu w postaci elektronicznej lub papierowej wbrew obowiązkowi stosowania KSeF przez danego Dostawcę.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. W dyspozycji tego przepisu jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej. Dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadkach wskazanych wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, również istotne jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku.

Istotną kwestią jest odpowiednie udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Podkreślić należy, że wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że będzie Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) przysługiwało prawo do odliczenia kwoty podatku VAT naliczonego wynikającego z faktury wystawionej i doręczonej Państwu w postaci elektronicznej lub papierowej wbrew obowiązkowi stosowania KSeF przez danego Dostawcę, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy. Wystawienie faktury bez użycia KSeF nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.

W konsekwencji, będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktury otrzymanej przez Państwa od 1 lutego 2026 r. w formie elektronicznej lub papierowej i w takiej postaci dostarczonej Państwu poza KSeF wbrew obowiązkowi stosowania KSeF przez danego Dostawcę, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z tego prawa.

Państwa stanowisko uznaję za prawidłowe.

Podkreślić należy, że korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Jednocześnie wskazuję, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywiste zdarzenie przyszłe sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywać się będzie ze zdarzeniem przyszłym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pełna weryfikacja przedstawionych we wniosku okoliczności możliwa jest jedynie w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego, prowadzonego przez uprawnione do tego organy, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej. Postępowanie w sprawie dotyczącej wydania interpretacji indywidualnej jest postępowaniem szczególnym, mającym charakter uproszczony, odrębny od postępowania podatkowego, uregulowanego w dziale IV Ordynacji podatkowej. Wydając bowiem interpretację indywidualną Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przedstawia jedynie swój pogląd dotyczący wykładni treści analizowanych przepisów i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego bądź zdarzenia przyszłego (którego elementy przyjmuje, jako podstawę rozstrzygnięcia bez weryfikacji).

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.