Interpretacja 0114-KDIP1-1.4012.153.2026.2.KOM

Interpretacja indywidualna
– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

24 lutego 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy uznania, że:

‒    Spółka ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur wystawionych przez Dostawców wbrew obowiązkowi poza KSeF,

‒    Spółka nie ma obowiązku uwzględniania w ewidencji VAT, numeru identyfikującego fakturę w KSeF (numeru KSeF), w przypadku Faktur Zakupowych, wystawionych przez Dostawców, wbrew obowiązkowi ustawowemu tj. w formie tradycyjnej, bez użycia KSeF,

‒    w sytuacji, braku posiadania numeru identyfikującego fakturę w KSeF, w przypadku gdy Dostawca wystawi Fakturę Zakupową bez użycia KSeF, (wbrew ciążącym na nim obowiązkom ustawowym), w momencie składania ewidencji JPK_V7M, właściwym oznaczeniem dla wskazanej Faktury Zakupowej, będzie oznaczenie „BFK”,

‒    Spółka nie będzie obowiązana do dokonania korekty uprzednio złożonej ewidencji VAT, oraz do „wycofania” odliczonego uprzednio podatku VAT naliczonego, z Faktury Zakupowej wystawionej bez użycia KSeF, oraz do ujęcia podatku VAT naliczonego w innym okresie rozliczeniowym, w sytuacji gdy Dostawca, na późniejszym etapie, dopełni ciążących na nim obowiązków ustawowych, wystawiając tę fakturę przy użyciu KSeF.

Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 2 kwietnia 2026 r.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

A. Sp. z o.o. [dalej jako: „Spółka” lub „Wnioskodawca”] jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Wnioskodawca należy do międzynarodowej Grupy (…) [dalej jako: „Grupa”], będącej jednym z wiodących dostawców silników (…), a także zintegrowanych systemów dla (…).

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie produkcji elementów metalowych dla przemysłu (…). Działalność produkcyjna Wnioskodawcy, zasadniczo skoncentrowana jest na wytwarzaniu elementów silników w procesach maszynowych, jak również z wykorzystaniem procesów spawalniczych.

Spółka dokonuje transakcji sprzedaży produktów z zagranicznymi podmiotami powiązanymi.

W toku prowadzonej działalności, Wnioskodawca nabywa różnego rodzaju towary oraz usługi, które są następnie wykorzystywane przez Wnioskodawcę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Dostawcami/Usługodawcami [dalej jako: „Dostawcy”] nabywanych przez Wnioskodawcę towarów oraz usług mogą być m.in.:

 i.       podatnicy VAT - podmioty posiadające siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju, jak również

ii.      podmioty nieposiadające siedziby na terytorium kraju i nieposiadające stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, które mogłyby uczestniczyć w dostawie towaru lub świadczeniu usług.

W przypadku punktu ii), tj. podmiotów nieposiadających siedziby na terytorium kraju i nieposiadających stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, które mogłoby uczestniczyć w dostawie towaru lub świadczeniu usług, Wnioskodawca, na ten moment, może nie posiadać wiedzy, o pełnej obecności oraz o pełnym funkcjonowaniu, wskazanych podmiotów zagranicznych w Polsce.

Wnioskodawca, nie dokonuje bowiem, ciągłych aktualizacji, monitorowania ani analizy informacji na każdym etapie współpracy z Dostawcami, dotyczących ewentualnych zmian ich statusu, funkcjonalności oraz obecności tychże Dostawców w Polsce. W konsekwencji powyższego, nie można zupełnie wykluczyć, że obecność tych podmiotów w Polsce nie ulegnie zmianom na późniejszym etapie prowadzenia działalności gospodarczej, co może skutkować, powstaniem stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, które mogłoby uczestniczyć w dostawie towaru bądź też w świadczeniu usług na rzecz Wnioskodawcy.

W przypadku, gdy nabywane przez Wnioskodawcę towary lub usługi od Dostawców podlegają opodatkowaniu VAT na terytorium kraju, a Dostawcy są zobowiązani do rozliczenia należnego podatku VAT z tytułu dokonanych dostaw towarów lub świadczenia usług, wówczas Wnioskodawca otrzymuje od Dostawców, faktury dokumentujące daną dostawę towarów bądź świadczenie usług z ujętą kwotą podatku VAT należnego [dalej jako: „Faktury Zakupowe”].

We wskazanych powyżej przypadkach: nabywane przez Wnioskodawcę od Dostawców towary bądź usługi nie podlegają zwolnieniu z VAT oraz są wykorzystywane przez Wnioskodawcę do wykonywania czynności, w odniesieniu do których Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego. Wnioskodawca podkreśla, że w stosunku do rzeczonych Faktur Zakupowych nie zaistnieją negatywne przesłanki do odliczenia podatku naliczonego, które ustawodawca wskazał w art. 88 ustawy o VAT.

W związku z wejściem w życie przepisów o obowiązkowym Krajowym Systemie e-Faktur [dalej jako: „KSeF”], od 1 lutego 2026 r. Faktury Zakupowe otrzymywane przez Wnioskodawcę od Dostawców objętych obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, powinny być wystawiane w tej właśnie formie (tj. jako faktury ustrukturyzowane wystawione przy użyciu KSeF).

Przy czym, Wnioskodawca nie może zupełnie wykluczyć, że niektóre Faktury Zakupowe – wbrew przepisom obowiązującym od 1 lutego 2026 r. - zostaną wystawione przez Dostawców poza KSeF oraz dostarczone bez użycia KSeF (np. formie pliku elektronicznego w postaci pdf. lub w formie papierowej) i na dzień ich otrzymania, Wnioskodawca nie będzie w posiadaniu danej Faktury Zakupowej wystawionej w postaci faktury ustrukturyzowanej wysłanej przez KSeF.

Przykładowo, Wnioskodawca przewiduje, że może się zdarzyć sytuacja, w której Dostawca nie wystawi Faktury Zakupowej w formie faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF, uznając, błędnie iż:

 i.       będąc podmiotem posiadającym siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju nie jest objęty tym obowiązkiem;

ii.      nie posiada w Polsce siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej i nie jest w związku z tym, objęty obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF na podstawie art. 106ga ustawy o VAT, a następnie okaże się, że Dostawca ten posiada jednak stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej i że Faktura Zakupowa powinna była być wystawiona przy użyciu KSeF.

Podobnie, nie można wykluczyć sytuacji, gdy Dostawca nie wystawi Faktury Zakupowej przy użyciu KSeF, powołując się na okoliczności takie jak awaria czy niedostępność KSeF, bądź też inne przyczyny, a okaże się, że nie miały one w rzeczywistości miejsca, bądź też Dostawca wbrew nałożonym na niego obowiązkom ustawowym, w zakresie terminu udostępniania ich w KSeF w ramach trybów awaryjnych, skąd Wnioskodawca mógłby dokonać następnie ich odbioru, dokona przekazania tej faktury zakupowej w postaci innej niż ustrukturyzowana (poza KSeF), nie wywiązując się tym samym z obowiązku ustawowego w zakresie wystawienia faktury zakupowej zgodnie ze strukturą logiczną FA.

Wreszcie, wystawienie Faktury Zakupowej bez użycia KSeF może wynikać z braku wiedzy, świadomości obowiązków wynikających z przepisów o VAT, czy też dostępu do wystarczających rozwiązań informatycznych po stronie Dostawcy. Zwłaszcza w pierwszych miesiącach funkcjonowania KSeF, Wnioskodawca oczekuje, że wielu Dostawców może nie zdążyć z wdrożeniem odpowiednich narzędzi umożliwiających im wystawianie Faktur Zakupowych z użyciem KSeF.

Ta sytuacja może też dotyczyć okresu przejściowego, tj. od 1 lutego 2026 r. do 1 kwietnia 2026 r., kiedy to grupa podatników (Dostawców) będzie korzystała ze zwolnienia z obowiązków w zakresie KSeF z uwagi na kryterium przychodowe.

Podobnie, nie można wykluczyć sytuacji, gdy Dostawca nie wystawi Faktury Zakupowej przy użyciu KSeF, powołując się na okoliczności takie jak awaria czy niedostępność KSeF, czy też inne przyczyny, a okaże się, że nie miały one w rzeczywistości miejsca lub też Dostawca wbrew obowiązkom nie udostępni w KSeF faktur wystawianych w ramach trybów awaryjnych.

Powodów takich pomyłek może być wiele i Wnioskodawca w wielu przypadkach, nie będzie w stanie zweryfikować, dlaczego dany Dostawca wystawił fakturę poza KSeF, mimo iż ciążył na nim obowiązek wystawienia faktury przy użyciu KSeF. W konsekwencji powyższego, Wnioskodawca otrzyma fakturę poza KSeF, która powinna zostać udostępniona za pośrednictwem KSeF, choć tak się nie stanie.

Wątpliwości Wnioskodawcy wobec tak przedstawionego zdarzenia przyszłego, dotyczą zachowania prawa do odliczenia VAT z otrzymanych Faktur Zakupowych, będących wystawionymi poza KSeF, oraz sposobu ewidencjonowania tychże faktur.

Uzupełnienie opisu zdarzenia przyszłego

W odpowiedzi na wezwanie wskazali Państwo:

1. Jakie „tryby awaryjne” Wnioskodawca ma na myśli, proszę szczegółowo opisać okoliczności, w których faktury nie będą udostępniane w KSeF. Czy są to przypadki, o których mowa w art. 106nda ustawy o VAT, czy w art. 106ng ustawy?

Odpowiedź: Wskazane we wniosku sformułowanie „tryby awaryjne” odnosi się zbiorczo do wszelkich sytuacji, w których Faktura Zakupowa [tj. faktura elektroniczna lub papierowa] zostaje wystawiona i udostępniona Wnioskodawcy poza systemem KSeF.

Choć mogą pojawić się różne sytuacje, które skłonią Dostawcę do wystawienia faktury poza KSeF, to z punktu widzenia Wnioskodawcy jako nabywcy, wywołują one tożsamy skutek faktyczny i prawny:

• Wnioskodawca wchodzi w posiadanie Faktury Zakupowej [elektronicznej lub papierowej] jako dokumentu, który został wystawiony przez Dostawcę celem udokumentowania dostawy towarów lub usług;
• dokument ten zostaje udostępniony Wnioskodawcy w sposób uzgodniony z Dostawcą (np. pocztą elektroniczną);
• Wnioskodawca nie ma wpływu na powstanie sytuacji, która kierowała Dostawcą do wystawienia faktury elektronicznej lub papierowej – a więc poza KSeF, wbrew istniejącemu obowiązkowi.

Przedstawione przez Wnioskodawcę w treści wniosku o wydanie indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego zdarzenie ma charakter potencjalny oraz przyszły.

Wnioskodawca pragnie podkreślić, iż ze względu na charakter zdarzenia przyszłego, nie jest on w stanie określić a priori precyzyjnych przyczyn technicznych ani rodzaju dysfunkcji systemu po stronie Dostawcy, które wymuszą na nim odstąpienie od standardowego trybu wystawiania faktur przy użyciu systemu KSeF.

Przyczyny te, mogą mieć charakter zewnętrzny, obiektywny, losowy czy technicznie incydentalny. W związku z powyższym, zdarzenia te pozostają całkowicie poza sferą wpływu oraz kontroli Wnioskodawcy. Wnioskodawca tym samym, nie posiada narzędzi prawnych ani technicznych, aby wymusić na Dostawcy, (podmiocie odrębnym) określonych zachowań w sytuacji awaryjnej, ani nie ma wpływu na sprawność systemów informatycznych Ministerstwa Finansów.

Zatem jedyną możliwą reakcją Wnioskodawcy na takie zdarzenia przyszłe, jest dostosowanie się do trybu dokumentowania transakcji narzuconego przez Dostawcę niezależnie od trybów związanych z wystawieniem faktur ustrukturyzowanych.

W związku z powyższym, opisane zdarzenie przyszłe przedstawione we wniosku, obejmuje wszelkie dopuszczalne sytuacje, w których Dostawca dostarczy Wnioskodawcy Fakturę Zakupu w formie innej niż ustrukturyzowana – tj. w formacie faktury elektronicznej lub jako faktura papierowa.

Wnioskodawca zakłada tym samym wystąpienie sytuacji, w których może otrzymać od Dostawcy, Fakturę Zakupową wystawioną bez użycia KSeF.

Niniejszy wniosek ma zatem na celu potwierdzenie skutków podatkowych otrzymania takiej Faktury Zakupowej, wystawionej bez użycia KSeF, niezależnie od konkretnej przyczyny technicznej, która mogła stać po stronie Dostawcy i niezależnie od przesłanek, którymi się kierował i zdecydował na udokumentowanie dostawy towarów lub usług przy użyciu faktury elektronicznej lub papierowej.

2. Czy faktury udostępniane w związku z zaistnieniem „trybów awaryjnych” będą wystawiane przy użyciu KSeF?

Odpowiedź: Wnioskodawca pragnie podkreślić, iż w kluczowym z punktu widzenia obowiązków podatkowych momencie - tj. w chwili uzyskania dokumentu oraz jego ujęcia w bieżących rozliczeniach i ewidencjach - przedmiotowe Faktury Zakupowe, nie będą posiadały statusu faktur ustrukturyzowanych, będą po prostu posiadały status faktur elektronicznych lub papierowych.

Wnioskodawca pragnie wskazać, iż jako nabywca towarów i usług, pozostaje podmiotem zewnętrznym względem infrastruktury informatycznej swoich Dostawców.

W związku z powyższym, Wnioskodawca nie posiada – i z natury rzeczy posiadać nie może – wiedzy o wewnętrznych przyczynach technicznych, które uniemożliwiły Dostawcy wystawienie faktury ustrukturyzowanej w ramach KSeF i udokumentowanie dostawy towarów lub usług w postaci faktury elektronicznej lub papierowej.

Wiedza Wnioskodawcy może ograniczyć się jedynie do identyfikacji statusu otrzymanej faktury i możliwości jej identyfikacji jako faktury elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 32 ustawy o VAT lub faktury papierowej, o której mowa w art. 2 pkt 31 ustawy o VAT.

Wnioskodawca nie posiada instrumentów prawnych ani technicznych, aby weryfikować rodzaj dysfunkcji systemu po stronie Dostawcy, i działając w dobrej wierze będzie uznawał, iż otrzymana od Dostawcy faktura elektroniczna lub papierowa w poprawny sposób dokumentuje zawartą z tym kontrahentem transakcję [oczywiście przy posiadanej wiedzy na temat transakcji].

Podsumowując, w kluczowym dla Wnioskodawcy momencie (tj. uzyskania dokumentu w postaci faktury elektronicznej i ujęcia jej w rozliczeniach), faktury te nie będą posiadały statusu faktur ustrukturyzowanych, wystawionych w KSeF.

Jednocześnie Wnioskodawca pragnie podkreślić, iż jako nabywca nie posiada on wiedzy ani realnych możliwości weryfikacji, czy na późniejszym etapie (po ustaniu jakiejkolwiek przeszkody np. o charakterze technicznym), Dostawca nie dokona jednak ponownego udokumentowania przeprowadzonej transakcji, tj. dostawy towarów lub usług – tym razem w oparciu o wystawioną i udostępnioną Wnioskodawcy fakturę ustrukturyzowaną w ramach KSeF.

W konsekwencji powyższego, Wnioskodawca nie posiada obiektywnych narzędzi prawnych ani technicznych, aby przewidzieć lub zweryfikować przyczyny, które mogą powstać po stronie Dostawcy – które w konsekwencji skierują go do wystawienia faktury elektronicznej lub papierowej celem udokumentowania transakcji, wbrew obowiązkowi wystawienia faktury ustrukturyzowanej.

Przedmiotem niniejszego wniosku jest zatem potwierdzenie prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z Faktur Zakupowych, które z przyczyn niezależnych od Wnioskodawcy i jemu nieznanych, zostały mu doręczone jako faktury elektroniczne [zgodnie z art. 2 pkt 32 ustawy o VAT] lub faktury papierowe [na podstawie brzmienia przepisu art. 2 pkt 31 ustawy o VAT].

Pytania

1.  Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur zakupowych wystawionych przez Dostawców również w przypadku, gdy wbrew obowiązkowi ustawowemu faktura zakupowa, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona poza KSeF?

2.  Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym, Wnioskodawca nie ma obowiązku uwzględniania w ewidencji VAT, numeru identyfikującego fakturę w KSeF (numeru KSeF), dla faktur zakupowych, wystawionych przez Dostawców, wbrew obowiązkowi ustawowemu tj. w formie tradycyjnej, bez użycia KSeF?

3.  W sytuacji, gdy stanowisko Wnioskodawcy w odniesieniu do pytania nr 2 jest prawidłowe, czy właściwym oznaczeniem w części ewidencyjnej JPK_V7M dla tej Faktury Zakupowej, będzie oznaczenie „BFK”?

4.  Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym, Wnioskodawca nie jest obowiązany do dokonania korekty uprzednio złożonej ewidencji VAT, oraz do „wycofania” odliczonego uprzednio podatku VAT naliczonego, z Faktury Zakupowej wystawionej bez użycia KSeF, oraz ujęcia podatku VAT naliczonego w innym okresie rozliczeniowym, w sytuacji gdy Dostawca, na późniejszym etapie, dopełni jednak ciążących na nim obowiązków ustawowych, wystawiając tę fakturę przy użyciu KSeF?

Państwa stanowisko w sprawie

Ad. 1

Zdaniem Wnioskodawcy, w opisanym zdarzeniu przyszłym, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z Faktur Zakupowych, wystawianych od 1 lutego 2026 r. przez Dostawców również w przypadku, gdy wbrew obowiązkowi ustawowemu Faktura Zakupowa, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona w innej formie niż faktura ustrukturyzowana, tj. bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur i zostanie odebrana przez Wnioskodawcę poza KSeF.

I. Prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego

Jedną z fundamentalnych zasad konstrukcji podatku od towarów i usług jest prawo podatnika do odliczenia podatku zapłaconego w cenie przy nabyciu towarów i usług związanych z działalnością gospodarczą. Dyrektywa VAT 2006/112/WE Rady UE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U.UE. L z 2006 Nr 347), podkreśla, iż jedną z podstawowych zasad wspólnego systemu VAT, jest zasada neutralności podatku, rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej.

Literatura natomiast wskazuje, że „neutralność podatku od wartości dodanej dla podatnika wyraża się, m.in. dążeniem do poszukiwania, wdrażania i ochrony rozwiązań legislacyjnych, zapewniających taki stan prawny, w którym wartość podatku zapłaconego przez podatnika w cenie zakupywanych przez niego towarów i usług wykorzystywanych do celów działalności gospodarczej, nie będzie stanowić dla podatnika ostatecznego kosztu. Podatnik musi mieć zapewnioną możliwość odzyskania podatku naliczonego związanego ze swoją działalnością opodatkowaną. Wszelkie korzystne dla podatnika konsekwencje neutralności podatku są traktowane w doktrynie prawa wspólnotowego VAT jako fundamentalne prawo podatnika, nie zaś jako przywilej” (VI Dyrektywa VAT Komentarz do Dyrektywy Rady Unii Europejskiej dotyczącego wspólnego systemu podatku od wartości dodanej pod red. K. Sachsa C.H.Beck Warszawa 2004, str. 736 wydania pdf).

II. Przesłanki pozytywne

Na gruncie krajowych przepisów ustawy o VAT (Dz. U. 2025.775 z późn. zm.), Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone przesłanki, tzn. odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Następnie, art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT wskazuje, że kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Z powyższych regulacji wynika, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki tzw. przesłanki pozytywne tzn:

a)  odliczenia dokonuje podatnik, czyli podmiot prowadzący działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy o VAT;

b)  nabywane przez podatnika towary/usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, lub czynności zrównanych z tymi czynnościami;

c)  kwota podatku wynika z faktury wystawionej dla podatnika.

Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego VAT, jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada, wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Mając na uwadze fakt, iż Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem VAT, zatem pierwszą z przesłanek pozytywnych, które należy spełnić, w celu skorzystania z możliwości odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych bez użycia KSeF, należy uznać za spełnioną.

Ponadto, biorąc pod uwagę, iż nabywane przez Wnioskodawcę towary lub usługi od Dostawców, które zostaną udokumentowane Fakturami Zakupowymi nawet z pominięciem KSeF będą wykorzystywane do:

i)    czynności opodatkowanych VAT w Polsce lub

ii)   czynności wykonywanych poza terytorium Polski, w odniesieniu do których kwoty VAT naliczonego mogłyby być odliczone, tak gdyby czynności te były wykonywane na terytorium Polski, a Wnioskodawca posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami, zatem drugą z przesłanek pozytywnych w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych bez użycia KSeF, w ocenie Wnioskodawcy należy uznać również za spełnioną.

III. Przesłanki negatywne

Poza wskazanymi powyżej pozytywnymi przesłankami odliczenia podatku VAT naliczonego, Ustawodawca wymienił również w art. 88 ustawy o VAT, zamknięty katalog przesłanek negatywnych, tzn. takich, których zaistnienie uniemożliwia nabywcy obniżenie podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Jednak, w zdarzeniu przyszłym będącym przedmiotem niniejszego wniosku, jak zostało to już doprecyzowane w opisie zdarzenia, nie znajdują one zastosowania. Warto również podkreślić fakt, że z przywołanego powyżej art. 88 ustawy o VAT nie wynika, aby jedną z przesłanek negatywnych tj. wyłączających prawo nabywcy (będącego czynnym podatnikiem VAT) do odliczenia podatku naliczonego, był przypadek, gdy podatek naliczony wynika z faktury dokumentującej nabycie towarów lub usług, która zostałaby wystawiona wbrew obowiązkowi, czyli bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Zgodnie z art. 88 ust. 3a ustawy o VAT, nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku, gdy:

1) sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:

a) wystawionymi przez podmiot nieistniejący;

b) (uchylona)

2) transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

3) (uchylony)

4) wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

a) stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,

b) podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

c) potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności;

5) faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;

6) (uchylony)

7) wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze - w części dotyczącej tych czynności.

W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy o VAT, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

W konsekwencji powyższych regulacji, z prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego, skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Z przywołanego art. 88 ustawy o VAT nie wynika, aby jedną z przesłanek negatywnych tj. wyłączających prawo nabywcy (będącego czynnym podatnikiem VAT) do odliczenia podatku naliczonego, był przypadek, gdy podatek VAT naliczony wynika z faktury dokumentującej nabycie towarów lub usług, która zostałaby wystawiona bez zachowania obowiązku ustawowego tj. bez użycia KSeF.

Tym samym, zdaniem Wnioskodawcy, żadna z przesłanek negatywnych uniemożliwiających Wnioskodawcy dokonanie odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z Faktur Zakupowych, dokumentujących nabycie towarów bądź usług, wystawionych przez Dostawców wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie będzie spełniona. W opinii Wnioskodawcy, wystawienie Faktur Zakupowych przez Dostawców wbrew ciążącego na nich obowiązkowi tj. bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Wnioskodawcy prawa do odliczenia podatku naliczonego z takiej faktury, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy o VAT.

Od 1 lutego 2026 r. zgodnie z brzmieniem art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT, na podatnikach podatku od towarów i usług, których wartość sprzedaży przekroczyła w 2024 r. 200 ml zł brutto, będzie ciążył obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Jak wskazują organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych: „celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatnika powinny decydować przede wszystkie ustalenia, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe pomiędzy określonymi podmiotami (m.in. interpretacja z 19 marca 2024 r. sygn. 0112-KDIL1-3.4012.596.2023.3.KK).

Od wskazanego powyżej obowiązku, Ustawodawca przewidział zamknięty katalog wyjątków, zawartych w treści art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, obowiązującego od 1 lutego 2026. Obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF nie będą objęci podatnicy nieposiadający działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, czy też podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, lecz posiadający na terytorium kraju, stałe miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, które jednakże nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług i dla których będzie wystawiana faktura.

Uregulowana została również procedura wystawiania faktur w okresie awarii oraz niedostępności KSeF, a także w przypadku gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria.

Należy podkreślić fakt, iż żaden przepis nie nakazuje nabywcy dokonywania weryfikacji zasadności wystawiania przez Dostawcę faktury w określonej postaci, w szczególności badania oraz monitorowania, czy faktura mogła zostać wystawiona poza KSeF, np. pod kątem posiadania przez Dostawcę stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, czy zaistnienia okoliczności uniemożliwiających wystawienie faktury przy użyciu KSeF (np. awaria systemu). Nie ma również obowiązku weryfikowania Dostawcy pod kątem posiadania lub braku posiadana kryterium przychodowego.

Nie została również nałożona na nabywcę sankcja, w postaci zakazu odliczenia podatku VAT naliczonego w sytuacji, gdy faktura, wbrew obowiązkowi, zostanie wystawiona (i tym samym otrzymana przez nabywcę) poza KSeF. Ewentualne konsekwencje niezastosowania się do takiego obowiązku mają dotyczyć jedynie wystawcy faktury.

Zgodnie z art. 106ni ust. 1 ustawy o VAT w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r., w sytuacji niewystawienia, mimo obowiązku ustawowego, faktury przy użyciu KSeF, wystawcy grozi ryzyko nałożenia kar pieniężnych przez naczelnika urzędu skarbowego. Wskazane kary, mogą osiągnąć wysokość nawet do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza systemem KSeF, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku, wystawcy grozi kara pieniężna w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze wystawionej beż użycia KSeF.

Tym samym, zdaniem Wnioskodawcy, żadna z przesłanek negatywnych uniemożliwiających Wnioskodawcy dokonanie odliczenia podatku naliczonego, wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych przez Dostawców wbrew ciążącego na nich obowiązkowi, tj. bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie będzie spełniona.

Ponadto, prawo odliczenia podatku VAT naliczonego zostanie zachowane przez Wnioskodawcę również w przypadku gdy, wbrew obowiązkowi wynikającemu z ustawy o VAT w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r., Faktura Zakupowa doręczona Wnioskodawcy, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona przez Dostawców bez użycia KSeF.

Faktury Zakupowe otrzymane przez Wnioskodawcę, bowiem, pomimo zaistnienia ryzyka, iż nie zostaną wystawione w prawidłowej formie (tj. w formie faktury ustrukturyzowanej), dokumentują jednakże rzeczywiste transakcje dotyczące zakupów Wnioskodawcy. Tym samym, brak jest podstaw do uznania tychże dokumentów jako nierodzących prawa do odliczenia VAT po stronie Wnioskodawcy.

Powyższe stanowisko znajduje odzwierciedlenie w następujących indywidualnych interpretacjach przepisów prawa podatkowego wydanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej:

• Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 4 marca 2025 r., (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.838.2024.1.MPA): „W tym miejscu należy jeszcze raz wskazać, że prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis art. 88 ustawy enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Jednakże nie wymienia opisanego we wniosku przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur jako przesłanki negatywnej, powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze). Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że Spółce (czynnemu podatnikowi podatku VAT) będzie przysługiwało - na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy - prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Spółkę do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie faktur zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Wnioskodawcy prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy”.
• Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 12 sierpnia 2025 r., (sygn. 0114- KDIP1-3.4012.507.2025.1.JG):„Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej, czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego. Zatem w analizowanej sprawie należy stwierdzić, że Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na jej rzecz przez Dostawców wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Wnioskodawcę do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego.”

Analogiczne stanowisko zaprezentował później wielokrotnie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w następujących indywidualnych interpretacjach przepisów prawa podatkowego:

• Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 13 października 2025 r., (sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.833.2025.2.ALN);
• Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 20 października 2025 r., (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.739.2025.1.AMA);
• Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 18 listopada 2025 r., (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.722.2025.1.MR);
• Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 10 grudnia 2025 r., (sygn. 0114-KDIP4-3.4012.600.2025.1.APR);
• Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 2 stycznia 2026 r. (sygn. 0111-KDIB3-1.4012.857.2025.1.MSO).

Przenosząc zaprezentowany powyżej jednolity pogląd organów interpretacyjnych, na przedstawiony stan faktyczny należy stwierdzić, iż Ustawodawca przewidział ujemne skutki niezastosowania się od ustanowionego w art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT nakazu wystawienia faktury przy użyciu KSeF, jednak dotyczą one podatnika, na którego nałożony został obowiązek wystawienia faktury przy użyciu KSeF.

Zgodnie z art. 106ni ust. 1 ustawy o VAT w sytuacji niewystawienia, mimo obowiązku, faktury przy użyciu KSeF, na podatnika może być nałożona kara pieniężna.

Natomiast żaden przepis nie nakazuje nabywcy dokonywania weryfikacji zasadności wystawiania przez sprzedającego faktury w określonej postaci np. zaistnienia okoliczności uniemożliwiających wystawienie faktury przy użyciu KSeF (awaria, niedostępność KSeF, inna przyczyna).

W związku z powyższym, Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż będzie mu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych przez Dostawców na rzecz Wnioskodawcy, nawet wtedy gdy Faktura Zakupowa, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona wbrew obowiązkowi, tj. bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.

Ad. 2

Zdaniem Wnioskodawcy, w opisanym zdarzeniu przyszłym, Wnioskodawca nie ma obowiązku uwzględniania w ewidencji VAT, numeru identyfikującego fakturę w KSeF (numeru KSeF), w przypadku Faktur Zakupowych, wystawionych przez Dostawców, wbrew obowiązkowi ustawowemu tj. w formie tradycyjnej, beż użycia KSeF.

W przypadku bowiem, otrzymania od Dostawcy, Faktury Zakupowej, wystawionej w formie tradycyjnej (papierowej lub elektronicznej), tj. poza systemem KSeF, pomimo istniejącego po stronie wystawcy faktury obowiązku ustawowego, nabywca nie ma obowiązku ani technicznej możliwości, uwzględniania numeru KSeF w swojej ewidencji VAT.

Faktura wystawiona poza systemem KSeF (nawet z naruszeniem przepisów przez wystawcę) fizycznie nie posiada bowiem numeru identyfikującego nadawanego przez system. Wnioskodawca w konsekwencji powyższego, nie może więc wykazać w ewidencji VAT (strukturze pliku JPK_V7M) danych, które nie istnieją.

Ad.3

Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż w sytuacji, braku posiadania numeru identyfikującego fakturę w KSeF, w przypadku gdy Dostawca wystawi Fakturę Zakupową bez użycia KSeF, (wbrew ciążącym na nim obowiązkom ustawowym), w momencie składania ewidencji JPK_V7M, właściwym oznaczeniem dla wskazanej Faktury Zakupowej, będzie oznaczenie „BFK”.

Zgodnie z ogłoszonym w Dzienniku Ustaw (Dz.U.2025 poz.1800) w dniu 17 grudnia 2025 r., rozporządzeniem Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r., w sprawie zmiany rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług, od rozliczenia za luty 2026 r., nastąpią zmiany techniczne struktury logicznej pliku JPK_V7M z deklaracją.

Każda faktura objęta obowiązkiem wystawienia przy użyciu KSeF, musi od 1 lutego 2026 r., zawierać nadany przez system, numer identyfikujący tę fakturę w KSeF. W przypadku braku wskazanego numeru KSeF, na dzień złożenia pliku JPK_V7M, zastosowanie znajdzie jedno z trzech poniższych oznaczeń:

• OFF - dotyczącym faktury, o której mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy, tj. faktury wystawionej w  trybie awarii KSeF, która na dzień złożenia ewidencji nie ma jeszcze przydzielonego numeru identyfikującego tę fakturę w tym systemie lub nie została do niego przesłana.
• BFK - dotyczącym faktury elektronicznej oraz faktury w postaci papierowej, tj. faktur, o których mowa w art. 2 pkt 31 i pkt 32 ustawy o VAT.
• DI - dotyczącym dowodu innego niż faktura, w tym dokumentów nieobjętych kodami OFF i BFK oraz faktur wystawionych w trybie offline24 (art. 106nda ustawy o VAT), które na dzień przesłania ewidencji nie mają numeru KSeF lub nie zostały przesłane do systemu.

Przy założeniu, iż oznaczenie „BFK”, służy do ewidencjonowania dokumentów, które nie posiadają numeru KSeF, tj. faktur elektronicznych oraz faktur w postaci papierowej, zgodnie z obowiązującą treścią art. 2 pkt 31 oraz pkt 32 ustawy o VAT, w opinii Wnioskodawcy, wskazane oznaczenie „BFK”, będzie miało zastosowanie do Faktur Zakupowych, wystawionych bez użycia KSeF, otrzymywanych przez Wnioskodawcę poza KSeF i uwzględnianych przez niego w części ewidencyjnej JPK_V7M.

Wnioskodawca bowiem, nie jest obowiązany do dokonywania weryfikacji zasadności wystawiania przez Dostawcę faktury w określonej postaci, w szczególności badania oraz monitorowania, czy faktura mogła zostać wystawiona poza KSeF, (a jeżeli tak, to z jakiego powodu) a tym samym, identyfikowania, czy Fakturze Zakupowej został przyporządkowany numer KSeF, czy też nie.

Jak już zostało wskazane powyżej, w przypadku otrzymania od Dostawcy, Faktury Zakupowej, wystawionej w formie tradycyjnej (papierowej lub elektronicznej), tj. poza systemem KSeF, Wnioskodawca nie ma obowiązku ani też technicznej możliwości, uwzględniania numeru KSeF w swojej ewidencji VAT.

W konsekwencji powyższego, wystawiona bez użycia KSeF, a następnie otrzymana przez Wnioskodawcę, bez użycia KSeF, Faktura Zakupowa, nie będzie mieć przyporządkowanego numeru KSeF przez system.

W okolicznościach niniejszej sprawy, w sytuacji gdy Wnioskodawca nie posiada wiedzy na dzień złożenia ewidencji JPK_V7M, odnośnie istnienia numeru KSeF dla danej Faktury Zakupu, zgodnie z obowiązującymi regulacjami, jest obowiązany do oznaczenia wskazanej Faktury Zakupowej jako „BFK” w składanej przez siebie ewidencji VAT.

Ad.4

Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż nie będzie obowiązany do dokonania korekty uprzednio złożonej ewidencji VAT, oraz do „wycofania” odliczonego uprzednio podatku VAT naliczonego, z Faktury Zakupowej wystawionej bez użycia KSeF, oraz do ujęcia podatku VAT naliczonego w innym okresie rozliczeniowym, w sytuacji gdy Dostawca, na późniejszym etapie, dopełni ciążących na nim obowiązków ustawowych, wystawiając tę fakturę przy użyciu KSeF.

W tym miejscu należy wskazać, że prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktury Zakupowej, uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT.

Przepis art. 88 ustawy o VAT, enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Jednakże nie wymienia opisanego we wniosku przypadku, gdy podatek naliczony wynika z Faktur Zakupowych, dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur jako przesłanki negatywnej, powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Jak zostało wspomniane wcześniej, w stosunku do Faktur Zakupowych wystawionych bez użycia KSeF i otrzymanych przez Wnioskodawcę poza KSeF, nie zaistnieją negatywne przesłanki do odliczenia podatku VAT naliczonego, które ustawodawca wskazał w art. 88 ust.3a ustawy o VAT.

Faktura Zakupowa, o której mowa, dokumentować będzie bowiem, zgodnie z posiadaną wiedzą Wnioskodawcy oraz dopełnioną należytą starannością Wnioskodawcy, rzeczywiste zdarzenie gospodarcze, zostanie wystawiona przez podmiot istniejący oraz kwoty w niej zawarte będą prawidłowe. W związku z powyższym, jedyną „wadą” Faktury Zakupowej będzie jej brak wystawienia przy użyciu KSeF.

W konsekwencji powyższego, Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż może dokonać odliczenia podatku VAT naliczonego ze wskazanej Faktury Zakupowej, pomimo iż ta, (wbrew obowiązkom ciążącym na Dostawcy), zostanie wystawiona bez użycia KSeF, a więc z naruszeniem obowiązków formalnych.

W opinii Wnioskodawcy, prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, będzie istniało już w momencie otrzymania Faktury Zakupowej bez użycia KSeF. Samo naruszenie przez Dostawcę obowiązku technicznego (wystawienie faktury poza KSeF) nie pozbawia Wnioskodawcy prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego, jeżeli nie wystąpią przesłanki negatywne z art. 88 ustawy o VAT.

W sytuacji, gdy Dostawca następnie zdecyduje się wystawić tę fakturę przy użyciu KSeF, w opinii Wnioskodawcy, taka czynność będzie mieć jedynie charakter techniczny/formalny, zmierzający do realizacji oraz dopełnienia obowiązku ustawowego ciążącego na Dostawcy.

Niemniej jednak, czynność ta, nie będzie skutkować powstaniem ani nowego prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego, ani nie będzie skutkować zmianą momentu realizacji tego prawa po stronie Wnioskodawcy.

Należy podkreślić fakt, iż dopełnienie obowiązku formalnego w postaci wystawienia Faktury Zakupowej przy użyciu KSeF, nie wiąże się z nową dostawą towarów, świadczeniem usług, ani też ze zmianą podstawy opodatkowania lub kwoty podatku naliczonego.

W konsekwencji, zdaniem Wnioskodawcy, brak jest podstaw prawnych do:

• korygowania uprzednio złożonej ewidencji VAT;
• cofnięcia uprzednio zrealizowanego prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego;
• ujęcia podatku VAT naliczonego wynikającego z tej samej transakcji w innym okresie rozliczeniowym.

W ocenie Wnioskodawcy, samo „ponowne” wystawienie faktury w KSeF nie daje bowiem podstaw nowym zdarzeniom gospodarczym, a stanowi jedynie dopełnienie wymogów formalnych oraz technicznych ciążących na Dostawcy już wcześniej.

Powyższe znajduje potwierdzenie w następujących wyrokach Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (dalej: „TSUE” lub „Trybunał”):

·      wyrok Trybunału (czwarta izba) z 15 września 2016 r., Barlis 06 – Investimentos Imobiliários e Turísticos SA przeciwko Autoridade Tributária e Aduaneira. Sprawa C-516/14., sygn. C-516/14: „Z powyższych rozważań wynika, że na drugą część zadanego pytania należy odpowiedzieć, iż art. 178 lit. a) dyrektywy 2006/112 należy interpretować w ten sposób, że sprzeciwia się on temu, aby krajowe organy podatkowe mogły odmówić prawa do odliczenia podatku VAT tylko ze względu na to, że podatnik posiada fakturę, która nie spełnia wymogów art. 226 pkt 6 i 7 tej dyrektywy, podczas gdy organy te dysponują wszystkimi informacjami koniecznymi do zbadania, że spełnione zostały materialne przesłanki wykonania tego prawa”.

·      wyrok Trybunału (piąta izba) z 21 października 2021 r., Wilo Salmson France SAS przeciwko Agenţia Naţională de Administrare Fiscală – Direcţia Generală Regională a Finanţelor Publice Bucureşti. Sprawa C-80/20, sygn. C-80/20: „Należy jednak przypomnieć, że podstawowa zasada neutralności VAT wymaga, by prawo do odliczenia lub zwrotu naliczonego VAT zostało przyznane w przypadku spełnienia przesłanek materialnych, nawet jeśli podatnicy nie spełnili niektórych wymogów formalnych”.

·      wyrok Trybunału (siódma izba) z 21 listopada 2024 r., SEM Remont EOOD przeciwko Direktor na Direktsia „Obzhalvane i danachno-osiguritelna praktika” Varna pri Tsentralno upravlenie na Natsionalnata agentsia za prihodite. Sprawa C-624/23., sygn. C-624/23: „ O ile Trybunał uznał, iż podstawowa zasada neutralności VAT wymaga, aby odliczenie lub zwrot naliczonego podatku VAT zostały przyznane nawet wówczas, gdy podatnicy nie spełnili niektórych wymogów formalnych, o tyle jest tak pod warunkiem, że zostały spełnione pozostałe wymogi materialne”.

Analogiczne stanowisko prezentuje również w następujących wyrokach Naczelny Sąd Administracyjny (dalej: „NSA”):

·      wyrok NSA z 29 października 2021 r., (sygn. I FSK 1656/21): „Naczelny Sąd Administracyjny podziela w tej materii stanowisko przedstawione w zaskarżonym wyroku. Z orzecznictwa TSUE, w tym powołanego w zaskarżonym wyroku (por. też np. wyroki TSUE z 21 stycznia 2010 r. w sprawie C-385/09, z dnia 21 listopada 2018 r. w sprawie C-664/16) wynika - z uwagi na zasadę neutralności VAT (podatku od towarów i usług) dla przedsiębiorcy - prymat warunków materialnoprawnych przy realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego nad wymogami formalnymi. Trybunał podkreśla, że ta podstawowa zasada wymaga, aby prawo do odliczenia podatku naliczonego zostało przyznane w razie spełnienia przesłanek materialnych, nawet jeśli podatnicy nie spełnili niektórych wymagań formalnych, w szczególności jeśli organy dysponują informacjami, że spełnione są materialne przesłanki do realizacji tego prawa. Ograniczenie prawa do odliczenia, o którym mowa w art. 86 ust. 1 u.p.t.u. gdy podatnik naruszył wymogi formalne, wynikające z przepisów tej ustawy, może wystąpić wówczas gdy te naruszenia uniemożliwiają dostarczenie dowodów na spełnienie wymagań materialnych do przyznania prawa do odliczenia. Nie może natomiast stanowić dodatkowej sankcji w sytuacji, gdy organy nie negują wystąpienia transakcji opodatkowanych u kontrahentów podatnika, ani nie stawiają podatnikowi zarzutów uczestniczenia w oszustwie, czy nadużyciu prawa. W takim przypadku doszłoby także do naruszenia zasady proporcjonalności, która w procedurze podatkowej znajduje odzwierciedlenie w zasadzie prowadzenia postępowania w sposób budzący zaufanie do organów podatkowych (art. 121 § 1 Ordynacji podatkowej)”.

·      wyrok NSA z 27 kwietnia 2023 r., (sygn. I FSK 1162/19): „W tym kontekście zwrócić należy uwagę na orzecznictwo Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej dotyczące wpływu braków formalnych na możliwość odliczenia podatku naliczonego. Kwestia ta była przedmiotem wielu orzeczeń TSUE. Podkreśla się w nich, że podstawowa zasada neutralności podatku VAT wymaga, by prawo do odliczenia naliczonego podatku VAT zostało przyznane w razie spełnienia podstawowych wymagań, nawet jeśli podatnik nie spełnił niektórych wymagań formalnych. Jeżeli organy podatkowe posiadają informacje niezbędne do ustalenia, że podatnik, jako adresat danej transakcji, jest zobowiązany z tytułu podatku VAT, to nie mogą one nakładać dodatkowych warunków dotyczących przysługującego podatnikowi prawa do odliczenia tego podatku, które mogłyby w efekcie praktycznie uniemożliwić wykonanie tego prawa (zob. ww. wyroki: w sprawach połączonych Ecotrade, pkt 63, 64; w sprawie Nidera Handelscompagnie, pkt 42; a także wyrok z 22 grudnia 2010 r. w sprawie C-438/09 Dankowski, Zb.Orz.s. I-14009, pkt 35”.

Podobne stanowisko zostało również zaprezentowane przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w następującej indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego:

• Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 13 stycznia 2026 r., (0114-KDIP1-3.4012.804.2025.1.JG): „Skoro więc podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza KSeF mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF (taki dokument jest bowiem fakturą w rozumieniu ustawy o VAT), to konsekwentnie należy przyjąć, że datą powstania prawa do odliczenia podatku VAT z takiej faktury będzie data jej faktycznego otrzymania poza Krajowym Systemem e-Faktur. Bez znaczenia pozostawać będzie natomiast jej ewentualne (późniejsze) wprowadzenie do systemu KSeF”.

Przenosząc powyższe rozważania na grunt analizowanej sprawy, należy uznać, iż dokonanie jedynie korekty formalnej dokumentu (wystawienie Faktury Zakupowej przy użyciu KSeF), nie spowoduje zmiany okresu odliczenia podatku VAT naliczonego, pod warunkiem, iż pierwotnie dokonane odliczenie podatku VAT, miało materialne uzasadnienie.

W ocenie Wnioskodawcy, samo wystawienie Faktury Zakupowej poza KSeF – w okresie, w którym Dostawca był zobowiązany do jej wystawienia przy użyciu tego systemu – stanowi naruszenie obowiązków formalnych leżących po stronie Dostawcy. Niemniej jednak, okoliczność ta nie wpływa na powstanie ani na realizację prawa do odliczenia podatku VAT po stronie Wnioskodawcy, o ile faktura ta dokumentuje rzeczywiste zdarzenie gospodarcze i spełnia materialne warunki odliczenia.

W konsekwencji, Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego w pierwotnie przyjętym okresie rozliczeniowym (na podstawie Faktury Zakupowej otrzymanej bez użycia KSeF). Późniejsze wystawienie tejże Faktury Zakupowej w KSeF przez Dostawcę, nie kwestionuje uprzednio zrealizowanego prawa do odliczenia podatku VAT, jak również nie wpływa na powstanie nowego prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego, co skutkowałoby obowiązkiem dokonania korekty rozliczeń podatkowych po stronie Wnioskodawcy.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W myśl art. 88 ust. 3a ustawy:

W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy:

Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:

Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Według art. 2 pkt 32a ustawy:

Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy:

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy:

Według art. 106na ust. 1-4 ustawy:

Z opisu sprawy wynika, że Spółka jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług i należy do międzynarodowej Grupy będącej jednym z wiodących dostawców silników odrzutowych oraz turbośmigłowych, a także zintegrowanych systemów dla samolotów komercyjnych, wojskowych, biznesowych, jak również lotnictwa ogólnego. Spółka prowadzi działalność gospodarczą w zakresie produkcji elementów metalowych dla przemysłu lotniczego i w toku prowadzonej działalności nabywa różnego rodzaju towary oraz usługi, które są następnie wykorzystywane przez Spółkę o wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Dostawcami nabywanych przez Wnioskodawcę towarów oraz usług mogą być m.in.: podatnicy VAT - podmioty posiadające siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju, jak również podmioty nieposiadające siedziby na terytorium kraju i nieposiadające stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, które mogłyby uczestniczyć w dostawie towaru lub świadczeniu usług. W przypadku podmiotów nieposiadających siedziby na terytorium kraju i nieposiadających stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, które mogłoby uczestniczyć w dostawie towaru lub świadczeniu usług, Spółka na ten moment, może nie posiadać wiedzy, o pełnej obecności oraz o pełnym funkcjonowaniu, wskazanych podmiotów zagranicznych w Polsce. Nie można zatem zupełnie wykluczyć, że obecność tych podmiotów w Polsce nie ulegnie zmianom na późniejszym etapie prowadzenia działalności gospodarczej, co może skutkować, powstaniem stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, które mogłoby uczestniczyć w dostawie towaru bądź tez w świadczeniu usług na rzecz Spółki.

W przypadku, gdy nabywane przez Spółkę towary lub usługi od Dostawców podlegają opodatkowaniu VAT na terytorium kraju, a Dostawcy są zobowiązani do rozliczenia należnego podatku VAT z tytułu dokonanych dostaw towarów lub świadczenia usług, wówczas Spółka otrzymuje od Dostawców Faktury Zakupowe z ujętą kwotą podatku VAT należnego. Nabywane od Dostawców towary bądź usługi nie podlegają zwolnieniu z VAT oraz są wykorzystywane do wykonywania czynności, w odniesieniu do których Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego. W stosunku do Faktur Zakupowych nie zaistnieją negatywne przesłanki do odliczenia podatku naliczonego, które ustawodawca wskazał w art. 88 ustawy o VAT.

W związku z wejściem w życie przepisów o obowiązkowym Krajowym Systemie e-Faktur, od 1 lutego 2026 r. Faktury Zakupowe otrzymywane przez Spółkę od Dostawców objętych obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF, powinny być wystawiane w tej właśnie formie (tj. jako faktury ustrukturyzowane wystawione przy użyciu KSeF).

Przy czym, Spółka nie może zupełnie wykluczyć, że niektóre Faktury Zakupowe – wbrew przepisom obowiązującym od 1 lutego 2026 r. - zostaną wystawione przez Dostawców poza KSeF oraz dostarczone bez użycia KSeF (np. formie pliku elektronicznego w postaci pdf. lub w formie papierowej) i na dzień ich otrzymania, Spółka nie będzie w posiadaniu danej Faktury Zakupowej wystawionej w postaci faktury ustrukturyzowanej wysłanej przez KSeF.

Przykładowo, może się zdarzyć sytuacja, w której:

a) Dostawca nie wystawi Faktury Zakupowej w formie faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF, uznając błędnie, iż:

i)    będąc podmiotem posiadającym siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju nie jest objęty tym obowiązkiem;

ii)   nie posiada w Polsce siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej i nie jest w związku z tym, objęty obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF na podstawie art. 106ga ustawy o VAT, a następnie okaże się, że Dostawca ten posiada jednak stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej i że Faktura Zakupowa powinna była być wystawiona przy użyciu KSeF.

b) Dostawca nie wystawi Faktury Zakupowej przy użyciu KSeF, powołując się na okoliczności takie jak awaria czy niedostępność KSeF, bądź też inne przyczyny, a okaże się, że nie miały one w rzeczywistości miejsca, lub też Dostawca wbrew obowiązkom nie udostępni w KSeF faktur wystawianych w ramach trybów awaryjnych,

c) Dostawca wbrew nałożonym na niego obowiązkom ustawowym, w zakresie terminu udostępniania ich w KSeF w ramach trybów awaryjnych, skąd Spółka mogłaby dokonać następnie ich odbioru, dokona przekazania tej faktury zakupowej w postaci innej niż ustrukturyzowana (poza KSeF), nie wywiązując się tym samym z obowiązku ustawowego w zakresie wystawienia faktury zakupowej zgodnie ze strukturą logiczną FA,

d) wystawienie Faktury Zakupowej bez użycia KSeF może wynikać z braku wiedzy, świadomości obowiązków wynikających z przepisów o VAT, czy też dostępu do wystarczających rozwiązań informatycznych po stronie Dostawcy.

Wskazane we wniosku sformułowanie „tryby awaryjne” odnosi się zbiorczo do wszelkich sytuacji, w których Faktura Zakupowa [tj. faktura elektroniczna lub papierowa] zostaje wystawiona i udostępniona Spółce poza systemem KSeF, a więc Dostawca dostarczy Fakturę Zakupową w formie innej niż ustrukturyzowana – tj. w formacie faktury elektronicznej lub jako faktura papierowa.

W chwili uzyskania dokumentu oraz jego ujęcia w bieżących rozliczeniach i ewidencjach - przedmiotowe Faktury Zakupowe, nie będą posiadały statusu faktur ustrukturyzowanych wystawionych w KSeF, będą po prostu posiadały status faktur elektronicznych lub papierowych.

Spółka zakłada tym samym wystąpienie sytuacji, w których może otrzymać od Dostawcy Fakturę Zakupową wystawioną bez użycia KSeF.

Państwa wątpliwości w pierwszej kolejności dotyczą kwestii, czy będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego z Faktur Zakupowych, które z przyczyn niezależnych od Spółki i jej nieznanych, zostały Spółce doręczone jako faktury elektroniczne lub faktury papierowe, tj. z faktur wystawionych przez Dostawców, wbrew obowiązkowi, poza KSeF.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. W dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu
e-Faktur (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej. Dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadkach wskazanych wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, również istotne jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku.

Istotną kwestią jest odpowiednie udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Podkreślić należy, że wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że będzie Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT), na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy, przysługiwało prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych przez Dostawców bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (wbrew obowiązkowi), które z przyczyn niezależnych od Spółki i jej nieznanych, zostały Spółce doręczone jako faktury elektroniczne lub faktury papierowe, dokumentujących nabycie towarów i usług. Wystawienie faktur przez Dostawców w przypadkach opisanych we wniosku bez użycia KSeF, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.

W konsekwencji, będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur, które zostały i zostaną wystawione przez Dostawców wyłącznie poza Krajowym Systemem e-Faktur, pomimo że mieli taki obowiązek, przy założeniu, że spełnione są i będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z tego prawa.

Należy dodatkowo podkreślić, że korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie.

Państwa stanowisko w odniesieniu do pytania nr 1 uznaję za prawidłowe.

Państwa wątpliwości dotyczą także ustalenia, czy Spółka nie ma obowiązku uwzględniania w ewidencji VAT, numeru identyfikującego fakturę w KSeF (numeru KSeF), dla Faktur Zakupowych, wystawionych przez Dostawców, wbrew obowiązkowi ustawowemu, tj. w formie tradycyjnej, bez użycia KSeF, czy właściwym oznaczeniem w części ewidencyjnej JPK_V7M dla takiej Faktury Zakupowej, będzie oznaczenie „BFK” i czy Spółka nie jest obowiązana do dokonania korekty uprzednio złożonej ewidencji VAT, oraz do „wycofania” odliczonego uprzednio podatku VAT naliczonego, z Faktury Zakupowej wystawionej bez użycia KSeF, oraz ujęcia podatku VAT naliczonego w innym okresie rozliczeniowym, w sytuacji gdy Dostawca, na późniejszym etapie, dopełni jednak ciążących na nim obowiązków ustawowych, wystawiając tę fakturę przy użyciu KSeF.

Art. 86 ust. 10 ustawy:

Art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy:

Art. 86 ust. 11 ustawy:

Art. 86 ust. 13 ustawy:

Analiza przywołanych wyżej przepisów wskazuje, że prawo do odliczenia podatku naliczonego generalnie skorelowane jest z momentem, w którym podatek VAT staje się wymagalny, czyli z momentem powstania obowiązku podatkowego. Jednakże, aby podatnik nabył prawo do odliczenia muszą zostać spełnione jeszcze dwie przesłanki, tj. transakcja faktycznie zaistniała i podatnik posiada fakturę dokumentującą tę transakcję.

Zatem należy stwierdzić, że odliczenia podatku naliczonego na podstawie przepisów ustawy w odniesieniu do nabytych towarów lub wyświadczonych usług – co do zasady – można dokonać dopiero w rozliczeniu za okres, w którym spełnione są łącznie następujące przesłanki:

·      powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabywanych towarów i usług, doszło do faktycznego nabycia tych towarów i usług,

·      podatnik jest w posiadaniu faktury dokumentującej tę transakcję.

Jeżeli podatnik nie dokonał odliczenia podatku naliczonego w oparciu o art. 86 ust. 10 ustawy (z uwzględnieniem warunku wskazanego w art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy), to na podstawie art. 86 ust. 11 ustawy, będzie mógł dokonać tego odliczenia w trzech kolejnych okresach rozliczeniowych. Przy czym – co należy podkreślić – termin „trzech kolejnych okresów rozliczeniowych” do odliczenia podatku będzie liczony dopiero od okresu, w którym zostaną spełnione łącznie wskazane wyżej przesłanki do odliczenia.

W sytuacji natomiast, gdy podatnik nie odliczy podatku naliczonego, ani zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy, (z uwzględnieniem art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy), ani w terminie, o którym mowa w art. 86 ust. 11 ustawy, będzie mógł – na podstawie art. 86 ust. 13 ustawy – zrealizować to prawo poprzez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, tj. za pierwszy okres rozliczeniowy, w którym spełnił wszystkie warunki do dokonania odliczenia, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Według przywołanego art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, jednym z warunków dokonania odliczenia podatku VAT jest posiadanie przez podatnika faktury dokumentującej zakup związany z działalnością opodatkowaną podatkiem VAT.

Zatem otrzymanie faktury przez podatnika wyznacza moment, od którego możliwe jest zrealizowanie tego prawa.

Jak już wyżej wskazano, prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej, czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Na mocy art. 99 ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 99 ust. 11b-12 ustawy:

Zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy:

W myśl art. 109 ust. 3b ustawy:

Zgodnie z art. 81 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.), zwanej dalej „Ordynacją podatkową”:

W myśl art. 81 § 2 Ordynacji podatkowej:

Podatek od towarów i usług należy do grupy podatków powstających z mocy prawa, który pobierany jest w trybie tzw. samoobliczenia. Istotną rolę w tym podatku odgrywają deklaracje podatkowe. Przy ich pomocy podatnik określa i zgłasza organowi podatkowemu (deklaruje) wysokość zobowiązania podatkowego. Każda deklaracja odnosi się do konkretnego, zamkniętego już okresu rozliczeniowego. W związku z powyższym deklaracja musi uwzględniać stan prawny istniejący w momencie zamknięcia okresu rozliczeniowego. Deklaracja podatkowa stanowi opis zdarzeń zaistniałych w określonym przedziale czasowym, oceniany z punktu widzenia przepisów podatkowych w tym przedziale obowiązujących, a który w efekcie ma doprowadzić do wykonania przez podatnika obowiązku zapłaty podatku lub zrealizowania przez niego swego uprawnienia do uzyskania od organu podatkowego zwrotu podatku.

Wskazane wyżej przepisy art. 81 Ordynacji podatkowej formułują ogólną zasadę prawa podatnika do korygowania wcześniej złożonych deklaracji. Korekta deklaracji zastępuje deklarację pierwotną, co oznacza, że za wiążące uznaje się dane zawarte w deklaracji skorygowanej. W konsekwencji złożona korekta wywołuje skutki prawne w miejsce deklaracji pierwotnej, która traci moc obowiązującą.

Szczegółowy zakres danych, jaki powinien być zawarty w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2019 r. poz. 1988 ze zm.)

W § 11 ust. 4a ww. Rozporządzenia wskazano, że:

Regulacja ta odnosi się do sytuacji, w których numer taki został nadany i jest możliwy do ustalenia na moment sporządzenia i złożenia JPK_VAT z deklaracją.

Natomiast § 11 ust. 8 pkt 1 ww. Rozporządzenia wskazuje, że:

Oznaczenie „BFK” odnosi się do faktur elektronicznych i faktur wystawianych w postaci papierowej bez zastosowania Krajowego Systemu e-Faktur.

Podanie numeru KSeF dotyczy natomiast faktur wystawionych w KSeF.

Jak wskazali Państwo we wniosku, Spółka nie ma wpływu na powstanie sytuacji, która kierowała Dostawcą do wystawienia faktury elektronicznej lub papierowej – a więc poza KSeF, wbrew istniejącemu obowiązkowi i nie jest w stanie określić precyzyjnych przyczyn technicznych ani rodzaju dysfunkcji systemu po stronie Dostawcy, które wymuszą na nim odstąpienie od standardowego trybu wystawiania faktur przy użyciu systemu KSeF. Przyczyny te, mogą mieć charakter zewnętrzny, obiektywny, losowy, czy technicznie incydentalny. Zdarzenia te pozostają całkowicie poza sferą wpływu oraz kontroli Spółki, która nie posiada narzędzi ani prawnych ani technicznych, aby wymusić na Dostawcy, (podmiocie odrębnym) określonych zachowań w sytuacji awaryjnej, ani nie ma wpływu na sprawność systemów informatycznych Ministerstwa Finansów. Spółka nie będzie mogła zatem stwierdzić, czy wystawiona w postaci innej niż ustrukturyzowana Faktura Zakupowa prawidłowo została wystawiona przez Dostawcę w tej formie, czy też powinna była zostać wystawiona w postaci ustrukturyzowanej, o której mowa w art. 2 pkt 32a ustawy VAT i dostarczona Spółce w sposób przewidziany ustawą.

Wniosek Spółki dotyczy sytuacji otrzymania w formie papierowej/elektronicznej Faktur Zakupowych od Dostawców, które są wystawione wbrew obowiązkowi poza KSeF. Jednocześnie Spółka pragnie podkreślić, iż jako nabywca nie posiada wiedzy ani realnych możliwości weryfikacji, czy na późniejszym etapie (po ustaniu jakiejkolwiek przeszkody np. o charakterze technicznym), Dostawca nie dokona jednak ponownego udokumentowania przeprowadzonej transakcji, tj. dostawy towarów lub usług – tym razem w oparciu o wystawioną i udostępnioną Spółce fakturę ustrukturyzowaną w ramach KSeF.

Z opisu przedstawionego przez Spółkę wynika, że na moment sporządzenia i złożenia JPK_VAT z deklaracją za dany okres Spółka będzie dysponowała wyłącznie fakturą papierową/elektroniczną wystawioną przez Dostawcę poza KSeF, a więc fakturą, która nie będzie posiadała statusu faktury ustrukturyzowanej.

W konsekwencji, w sytuacji, gdy Spółka otrzyma fakturę w formie papierowej/elektronicznej (nieustrukturyzowanej) i ujmie ją w ewidencji, a następnie Dostawca – już po dokonaniu odliczenia przez Spółkę (na podstawie otrzymanej w formie papierowej/elektronicznej faktury, do czego prawo zostało potwierdzone w odpowiedzi na pytanie nr 1 powyżej) – wystawi i udostępni w KSeF fakturę ustrukturyzowaną odnoszącą się do tej samej transakcji, późniejsze pojawienie się faktury ustrukturyzowanej z numerem KSeF nie może samo w sobie powodować obowiązku korekty wcześniej złożonej przez Spółkę deklaracji i ewidencji VAT wyłącznie w celu uzupełnienia identyfikatora dokumentu.

Obowiązek wykazywania numeru KSeF faktury ustrukturyzowanej w ewidencji VAT powinien być oceniany według informacji dostępnych podatnikowi na moment składania przez niego deklaracji za dany okres rozliczeniowy. Zatem w realiach opisanego zdarzenia przyszłego brak jest podstaw do przyjęcia, że późniejsze (tj. po złożeniu przez Spółkę deklaracji VAT za dany okres, w którym dokonane zostanie odliczenie na podstawie faktury w formie nieustrukturyzowanej) udostępnienie faktury w KSeF dokumentującej to samo zdarzenie gospodarcze (które zostało wcześniej udokumentowane fakturą dostarczoną Spółce poza KSeF w formie papierowej/elektronicznej i na tej podstawie ujęte w deklaracji VAT i ewidencji VAT za ten dany okres), powinno skutkować obowiązkiem korekty deklaracji VAT za ten okres wyłącznie w celu wykazania numeru identyfikującego fakturę w KSeF.

Zatem Państwa stanowisko w zakresie pytań 2-4, zgodnie z którym:

‒    Spółka nie ma obowiązku uwzględniania w ewidencji VAT, numeru identyfikującego fakturę w KSeF (numeru KSeF), w przypadku Faktur Zakupowych, wystawionych przez Dostawców, wbrew obowiązkowi ustawowemu tj. w formie tradycyjnej, bez użycia KSeF,

‒    w sytuacji, braku posiadania numeru identyfikującego fakturę w KSeF, w przypadku gdy Dostawca wystawi Fakturę Zakupową bez użycia KSeF, (wbrew ciążącym na nim obowiązkom ustawowym), w momencie składania ewidencji JPK_V7M, właściwym oznaczeniem dla wskazanej Faktury Zakupowej, będzie oznaczenie „BFK”,

‒    Spółka nie będzie obowiązana do dokonania korekty uprzednio złożonej ewidencji VAT, oraz do „wycofania” odliczonego uprzednio podatku VAT naliczonego, z Faktury Zakupowej wystawionej bez użycia KSeF, oraz do ujęcia podatku VAT naliczonego w innym okresie rozliczeniowym, w sytuacji gdy Dostawca, na późniejszym etapie, dopełni ciążących na nim obowiązków ustawowych, wystawiając tę fakturę przy użyciu KSeF,

uznaję za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Jednocześnie wskazuję, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywiste zdarzenie przyszłe sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywać się będzie ze zdarzeniem przyszłym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pełna weryfikacja przedstawionych we wniosku okoliczności możliwa jest jedynie w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego, prowadzonego przez uprawnione do tego organy, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej. Postępowanie w sprawie dotyczącej wydania interpretacji indywidualnej jest postępowaniem szczególnym, mającym charakter uproszczony, odrębny od postępowania podatkowego, uregulowanego w dziale IV Ordynacji podatkowej. Wydając bowiem interpretację indywidualną Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przedstawia wykładnię treści analizowanych przepisów i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego bądź zdarzenia przyszłego, którego elementy przyjmuje jako podstawę rozstrzygnięcia, bez ich weryfikacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.